Curso de Formación de Auditores Líderes OK

FORMACIÓN DE AUDITORES

EN SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

“Es un elemento clave en la Organización, o te llevaa tu meta de calidad o te desvía”

El Auditor Interno

Presentación del instructor y participantes

Primero,vamos a enmarcar el taller

¿A quién va dirigido? A todos los que:

Están iniciando un equipo de trabajo en la EmpresaTienen el privilegio de tener un trabajo que tiene que ver con la MejoraA los curiosos que siempre desean explorar nuevas oportunidadesLos que creen en las oportunidades de hacer crecer la OrganizaciónA aquellos que creen en las personas

Son muchos motivos. Y yo, ¿por qué estoy aquí?..........

Mis expectativas o …qué me quiero llevar

1. .............................................................................

2. .............................................................................

3. .............................................................................

Sugerencias por parte del grupoExternar dudas por mínimas que parezcanSer tolerante y respetoParticipación y comunicación dentro y fuera del curso3:00 pm la comidaCelular en vibrador

Reglas del curso

Al finalizar el curso los participante estarán en condiciones de aplicar métodos, técnicas y

comportamientos para realizar auditorías con base en la norma ISO 19011: 2011 a un Sistema

de Gestión de la Calidad (ISO 9001:2008)

Objetivo General

MODULO TEMA HORASI. El Sistema de Gestión de Calidad y sus Principios 1

II. Interrelación de las normas ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004, ISO 19011 2

III. Enfoque por procesos en un Sistema de Gestión y el ciclo PHVA. 1

IV. Las normas ISO 9000 desde la perspectiva de auditoría y el valor al usuario. 1

V.Terminología, diferencias entre requisitos de la norma ISO 9001 (conformance) y legales (cumpliance) 1

VI.Rol del Auditor en la Planificación, Conducción, Reporte y Seguimiento de una auditoría de un sistema de gestión de la calidad según la norma ISO 19011 2

VII. Responsabilidades del auditor 2

VIII. Planificación de una auditoría 4

IX. Conducción de una auditoría 4

X. Reporte y seguimiento de una auditoría 4

XI.Practica de planificar, conducir, reportar y hacer seguimiento de una auditoría según los requisitos de la ISO 19011, mediante estudio de casos. Explicación del método. 1

XII. Planificación de Auditoría 4

XIII. Conducción de una Auditoría 4

IX. Reporte y Seguimiento 5

X. Aplicación de examen final para evaluación de conocimiento 2 Total 40

Recordando la Norma ISO 9001:2008

0 – 1 – 2 – 3 – 4 – 5 - 6 – 7 - 8NO AUDITABLES AUDITABLES

INTRODUCCIÓN

OBJETO Y C

AMPO DE

APLICACIÓN

REFERENCIAS NORMATIVAS

TÉRMINOS Y DEFIN

ICIONES

SISTEMA DE GESTIÓ

N DE LA CALID

AD

RESPONSABILID

AD DE LA DIRECCIÓN

GESTIÓN DE LO

S RECURSOS

REALIZACIÓN DEL

PRODUCTO

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y M

EJORA

ESTRUCTURA DE LA NORMA

Sección 4: Sistema de Gestión de Calidad

Diseño del Sistema de Gestión de Calidad (4.1)

Manual de Calidad (4.2.2)

Documentos y Registros del Sistema de

Calidad (4.2.1)Control

de Documentos y Registros(4.2.4)

Cualquier nivel de documentación en esta jerarquía puede ser separada,

usada con referencias, o combinada.

Procedimientos

Manual de

Calidad

Generación de Registros

RegistrosDocumentos de origen externo

Instrucciones trabajo

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Nivel 4

Sección 5 : Responsabilidad

de la Dirección

Compromiso de la Dirección (5.1)

Planificación (5.4)

Responsabilidad, Autoridad y

Comunicación (5.5)

Revisión Directiva (5.6)

Enfoque al

Cliente (5.2)

Política de Calidad (5.3)

5.4.1. Objetivos de Calidad

OBJETIVOS DE CALIDAD

Establecidos por la Organización

Necesarios para cumplir con los requisitos del producto= +

Consistentes con la Política de Calidad

Llevados a niveles y funciones relevantes

Sección 6 : Gestión de Recursos

Infraestructura (6.3)

Recursos Humanos

(6.2)

Ambiente de trabajo

(6.4)

Provisión de

Recursos (6.1)

Sección 7 : Realización del

ProductoPlanificación

de la realización del

Producto7.1 Procesos

relacionados con el cliente

7.2

Diseño y Desarrollo

7.3

Compras7.4

Producción y prestación del

servicio 7.5

Control de los dispositivos de seguimiento y

medición 7.6

Preservación del Producto

Propiedad del

Cliente

Identificación y Trazabilidad

Validación de los Procesos

Control de la Producción

Sección 8 : Medición, Análisis y Mejora

Satisfacción del Cliente (8.2.1)

Auditorias Internas (8.2.2)

Seguimiento y medición a

procesos (8.2.3)

Seguimiento y Medición al

Producto (8.2.4)

Control del Producto No

Conforme (8.3)

Análisis de Datos (8.4)

Mejora continua (8.5) Generalidades

de Medición,

Análisis y Mejora (8.1)

ClientesInsumos ¨Productos

Partes interesadas•Clientes•Proveedores•Accionistas

RequisitosEvaluación de

la satisfacción

8.1 Planificar procesos seguimiento, medición, análisis y mejora

• Conformidad del producto• Conformidad del SGC• Mejora continua de eficacia del SGC

8.2 Seguimiento y medición8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.2 Auditoría interna8.2.3 Procesos8.2.4 Producto

8.3 Control de producto no conforme• Identificación, control.• Responsabilidad y autoridad para su manejo• Acciones para eliminar la no conformidad• autorización de uso o liberación• impedir su uso o aplicación

8.4 Análisis de datos

8.4Análisis de datos• Resultados del seguimiento y medición• Satisfacción del cliente (8.2.1)• Conformidad de los requisitos (7.2.1)• Procesos y productos, • Oportunidades para acciones preventivas• Proveedores

8.5.1 Mejora continua• Política y Objetivos de calidad• Resultados de auditorias• análisis de datos• acciones correctivas y preventivas• revisión por la dirección

8.5.2 Acciones correctivas

8.5.3 Acciones preventivas

8.1 Generalidades

8.2 Seguimiento y medición

8.3 Control de producto no conforme

8.5 Mejora

8. Medición Análisis y Mejora

Entrada

Nombre del Proceso

Salida

¿Quién?

¿Indicadores?¿Procesos

de Soporte?

¿Instrucciones- Procedimientos?

¿Equipo-Recursos?

VerificarVerificar HacerHacer

ActuarActuar PlanearPlanear

8.1 Planificación8.1 Planificación 6.0 Gestión delos Recursos

6.0 Gestión delos Recursos

7.0 Realizacióndel producto

7.0 Realizacióndel producto

8.2 Seguimiento ymedición

8.2 Seguimiento ymedición

8.3 Control deProducto No

Conforme

8.3 Control deProducto No

Conforme8.4 Análisis de

datos8.4 Análisis de

datos

5.0 Responsabilidadde la Dirección

5.0 Responsabilidadde la Dirección

8.5 Mejora8.5 Mejora

8. Medición Análisis y Mejora

Implementación Verificación y acción correctiva

Auditorias internas

Revisión porla dirección

Planificación de los procesos

Política y objetivos

Enfoque al clienteMejora

Innovación yAprendizaje

8.5.1.Mejora Continua

EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y SUS PRINCIPIOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Un sistema de gestión de la calidad es una estructura operacional de trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.

En otras palabras, un Sistema de Gestión de la Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.

Enfoque alCliente

Liderazgo

Participación del personal

Beneficiomutuo con

proveedores

Decisionescon hechos einformación

MejoraContinua

Enfoque deProceso

Enfoque deSistema

de Gestión

Los 8 Principios

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

ISO 9000:2005 Fundamentos y

VocabularioISO 9001:2008

Requisitos

ISO 9004:2010 Directrices para el

Éxito SostenidoNORMAS DE APOYO

(Serie 10000)

Guías de aplicación474R2/524R2/544R3/525R/630R2

ISO 19011:2011 Directrices para la

Auditoría

ISO 9000:2005 Fundamentos y Vocabulario

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

La Norma ISO 9000 describe los fundamentos de los sistemas de gestión de la calidad y especifica la terminología para los sistemas de gestión de la calidad.

ISO 9001:2008 RequisitosINTERRELACION DE LAS

NORMAS ISO 9000

La Norma ISO 9001 especifica los requisitos para los sistemas de gestión de la calidad aplicables a toda organización que necesite demostrar su capacidad para proporcionar productos que cumplan los requisitos de sus clientes y los reglamentarios que le sean de aplicación, y su objetivo es aumentar la satisfacción del cliente.

ISO 9004:2010 Directrices para el

Éxito Sostenido

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.

ISO 19011:2011 Directrices para la

Auditoría

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

La Norma ISO 19011 proporciona orientación relativa a las auditorías de sistemas de gestión de la calidad y de gestión ambiental.

NORMAS DE APOYO(Serie 10000)

Guías de aplicación

INTERRELACION DE LAS NORMAS ISO 9000

Todas estas normas juntas forman un conjunto coherente de normas de sistemas de gestión de la calidad que facilitan la mutua comprensión en el comercio nacional e internacional.

PROCESOS Y CICLO PHVA

¿Qué es un proceso?

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan y transforman elementos de entrada en salidas o

resultados

Proveedor Usuario

Salida (Requisito)

Entrada (Requisito)

InformaciónInterna Externa

Diagrama de flujo

Recursos:

FinancierosMaterialesHumanos

Mediciones:

Indicadores Criterios(mín / máx)

P

HV

A

Enfoque Basado en Procesos

Solicitud Producto o Servicio

OPORTUNIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN(Antes, durante y después del proceso)

Proveedor

Organización o persona que proporciona un producto (que se constituye en un elemento

de entrada para un proceso de la organización).

Ejemplo: productor, distribuidor, minorista, contratista o vendedor de un producto o prestador de un servicio o

información.Un proveedor puede ser interno o externo a la organización.

Entrada

Producto, servicio o insumo proporcionado por un proveedor a la organización para la realización de uno o más procesos.

Pueden ser máquinas, equipos, componentes, refacciones, materias primas, materiales, productos en proceso o terminados, energía, información, recursos financieros y recursos humanos.

Cliente o UsuarioOrganización o persona que recibe

un producto.

El cliente puede ser interno o externo a la organización.

Es lo que se obtiene de un proceso

Producto tangibleProducto intangible

”Software”: generalmente información, intangible (ejemplo: métodos, conocimientos, sistemas, transacciones)

“Hardware”: bien tangible y la cantidad es una de sus características.

Producto o Resultado

ENFOQUE DE PROCESOS

Procesos de la alta dirección incluyen actividades relacionadas con: definir la política y los objetivos de la calidad, comunicación, planificación del SGC, asignación de recursos, revisión por la dirección.

Procesos de realización del producto incluyen actividades relacionadas con: planificación de la calidad, relaciones con el cliente, diseño y desarrollo del producto, producción del producto, compras.

Procesos de soporte incluyen actividades relacionadas con: formación, mantenimiento de instalaciones, medición de la satisfacción del cliente, auditorias internas.

Proveedor Proceso de realización del

productoENTRADAS SALIDAS

Procesos de la alta dirección

Procesos de apoyo

Clientes

CICLO PHVA

PLANEARESTABLECER

METAS Y OBJETIVOS

DETERMINAR MÉTODOS PARA

ALCANZAR METAS

PERSONAL COMPETENTE

REALIZAREL

TRABAJOHACER

MEDIREL

DESEMPEÑOVERIFICAR

COMPARAR CONTRA METAS Y

OBJETIVOS

ACTUAR

TOMARAC. CORRECTIVA,AC. PREVENTIVA

Y/O AC. MEJORA

ESTANDARIZAR

Modelo de un SGC basado en procesos

Modelo de un SGC basado en procesos

Información

C

L

I

E

N

T

E

REQUISITOS

Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad

ResponsabilidadDe la Dirección

Gestión de Recursos

Medición, Análisis y Mejora

EntradasSalidas

ProductoRealización del

Producto

Valor Agregado

Satisfacción

C

L

I

E

N

T

E

Sistema de Gestiónde la Calidad

TERMINOLOGIA

TERMINOLOGIAAuditoría

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Criterios de auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

TERMINOLOGIA

Evidencia de la auditoría

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son

pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Hallazgos de la auditoríaResultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los

criterios de auditoría.

TERMINOLOGIA

Programa de auditoríaConjunto de una o más auditorías planificadas para un intervalo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoríaDescripción de las actividades en sitio y de los preparativos para una

auditoría.

TERMINOLOGIACompetencia

Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

RequisitoNecesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria

TERMINOLOGIA

Conclusiones de la auditoríaResultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Cliente de la auditoríaOrganización o persona que solicita una auditoríaNOTA El cliente de la auditoría puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditoría.

AuditadoOrganización que es auditada.

TERMINOLOGIAAuditor

Persona con atributos personales demostrados y competencia para llevar a cabo una auditoría.

Equipo auditorUno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

Alcance de la auditoríaExtensión y límites de una auditoría.

Programa de auditoríaConjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoríaDescripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Alcance de la auditoríaExtensión y límites de una auditoría.

TERMINOLOGIA

Acción correctiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no-conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción preventiva.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.

Corrección.- Acción tomada para eliminar una no-conformidad detectada.

No conformidad.- Incumplimiento de un requisito.

TERMINOLOGIA

3.1.2requisitonecesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoriaNOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la organización (3.3.1), sus clientes (3.3.5) y otras partes interesadas (3.3.7) que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.NOTA 2 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.NOTA 3 Un requisito especificado es aquel que está establecido, por ejemplo en un documento (3.7.2).NOTA 4 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas (3.3.7).NOTA 5 Esta definición difiere de la proporcionada en el apartado 3.12.1 de las Directivas ISO/IEC, Parte 2:2004.3.12.1requisitoexpresión en el contenido de un documento formulando los criterios a cumplir a fin de declarar la conformidad con el documento, y para los que no se permite ninguna desviación.

EL AUDITOR

El auditor:• Debe asegurar que los requisitos que contiene “cuando

sea aplicable” sean “aplicables” en relación al alcance.

• Necesitará entender cómo los requisitos “cuando sean aplicables” entran en el contexto de cómo el proceso es desarrollado y los resultados esperados de éste y auditar con la evidencia objetiva para demostrar que el sistema es eficaz y los requisitos se cumple consistentemente.

• Debería ser seleccionado para asegurar que tiene la competencia específica para la institución.

Atributos personales del auditor de calidad

* Observador

* Diplomático

* Mentalidad abierta

* Tenaz

* Imparcialidad * Ético

*Versátil

*Decidido

*Perceptivo

* Seguro de si mismo

Mensaje de 1 minuto

• Bienvenida.- Agradecimiento por estar presentes.• Presentarse como auditor interno de ISO

9001:2008• Explicación de el objetivo de la auditoría:

– Evaluar el sistema de gestión de la calidad para determinar su avance.

• Mensaje amable.

IMPORTANCIA DE LA PARTICIPACIÓN DEL AUDITOR LIDER EN LAS AUDITORÍAS INTERNAS DE CALIDAD

• Es la imagen del grupo auditor• Coordina las actividades del equipo auditor

desde el inicio del programa de auditorías.• Unifica criterios.• Ayuda a llegar a conclusiones sobre el grado

de implementación y madurez del sistema de calidad.

• Ayuda a identificar áreas de mejora. • Lleva al equipo auditor a la identificación y

corrección de problemas y definición de acciones preventivas.

• Ayuda a evitar y resolver conflictos.• Auxiliar importante en la mejora del proceso

de auditorías

El Rol el Auditor Interno

Hay cambios vertiginosos que operan en el contexto de negocios frente al concepto de “Calidad”. Este contexto lo es también para el auditor interno, quien puede y debería asumir un rol destacado.Más aún, la participación de la auditoría interna en la calidad es factible plantearla endos dimensiones:

a) participando en los procesos de calidad de la organización

b) desarrollando un proceso de calidad dentro de la auditoría interna

En la primera de las alternativas, el auditor interno puede brindar su asesoramiento y experiencia, conformando un servicio de alto valor agregado a partir de:− Su ubicación jerárquica dentro de la organización− Su visión global.− Su comprensión sobre las variables potenciales de distorsión y conflicto.− Su actitud juiciosa y metodológica.− Su habilidad de integración a grupos o equipos de trabajo de conformación habitualen este tipo de proyectos.

El Rol el Auditor Interno

Y en ese rol, la posibilidad de brindar una evaluación independiente respecto de si el Sistema de Calidad implementado por la organización, se encuentra adecuadamente descrito, documentado e implementado.

Si consideramos la segunda alternativa, nos encontramos frente a un nuevo desafío:

Desarrollar un proceso de aseguramiento de calidad dentro de la actividad de Auditoría Interna.

Responsabilidades del auditor

3 principios de los auditores:

Conducta ética – el fundamento de la profesionalidad

Presentación imparcial – la obligación de informar con veracidad y exactitud

Debido cuidado profesional – la aplicación de diligencia y juicio al auditar

Responsabilidades del auditor

2 principios de la auditoría:

Independencia – la base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría

Enfoque basado en la evidencia – el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático

PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA

Planificación de una auditoría

Autoridad para el programa de auditoría(5.1)

Establecimiento del programa de auditoría(5.2, 5.3)

Implementación del programa de auditoría(5.4, 5.5)

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

(5.6)

Mejora del programa de

auditoría(5.6)

Actuar

Verificar

Hacer

Planificar

Competencia y evaluación de los

auditores

Actividades de auditoría

5.1 AUTORIDAD PARA EL RESPONSABLE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA:

Identificar recursos y asegurarse que se proporcionan

Mejorarlo

Revisarlo

Darle seguimiento

Implementarlo

Establecer programa

5.2 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (PLANIFICAR)

Amplitud del programa.- Incluye conceptos como alcance, duración, frecuencia, número e importancia de las actividades a auditar, normas aplicables, auditorías previas, sitios, etc.

Incluir todo tipo de auditorías.- Internas, de certificación, de vigilancia, a proveedores, de clientes, etc.

Objetivos.- Se definen para cada auditoría.

• Responsabilidades.- Definición de objetivos, recursos, implementación, registros, seguimiento, revisión, mejoras, evaluaciones, etc.

5.3 ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (PLANIFICAR)

• Recursos.- Identificarlos para realización, mantenimiento de competencia, formación, viáticos, etc.

• Procedimientos.- Incluir planificación, calendario, competencia, selección del equipo auditor, asignación de funciones, realización , registros, desempeño, comunicaciones,

5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (HACER)

Registros.- De la propia auditoría, del programa de auditoría y los relacionados con los auditores.

Auditorías.- Realización vs. Programa, informes y seguimiento eventual.

Auditores.- Evaluación, desarrollo, selección de equipos y provisión de sus recursos.

Calendario.- Elaboración, comunicación y coordinación.

5.5 REGISTROS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (HACER)

Registros relacionados con el personal de la auditoría.

Resultados de la revisión del programa de auditoría.

Registros relacionados con auditorías individuales.

5.6 SEGUIMIENTO Y REVISIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA (VERIFICAR / ACTUAR)

Indicadores. Comportamiento en la calidad, conformidad con programas, satisfacción de clientes.

Actuar. Aplicar acciones correctivas, acciones preventivas o acciones de mejora, según proceda.

Revisar. Resultados y tendencias del programa, conformidad con procedimientos, control de registros, practicas de auditoría.

CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA

FINALIZACIÓN DELA AUDITORIA (6.7)

INICIO

DE LA

AUDITORÍA (6.2)

REVISIÓN

DE LA

DOCUMENTACIÓN (6.3)

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

IN SITU (6.4)

ACTIVIDADES TÍPICAS DE AUDITORÍA

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

IN SITU (6.5)

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL

INFORME DE AUDITORÍA (6.6)

SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA (6.8)

INICIO DE LA AUDITORÍA• Designación del líder

• Definición de objetivos, alcance y criterios

• Determinar la viabilidad

• Selección del equipo auditor

• Contacto inicial con el auditado

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Se realiza antes de la auditoría para verificar el apego con la norma

Debe incluir todo lo que demanda la norma

Debe incluir la interacción

Debe incluirse los registros

Debe incluir procedimientos

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES IN SITU

o PLAN DE AUDITORÍA

o PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

o ASIGNACIÓN DE TAREAS

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADESIN SITU

REUNIÓN DE APERTURA

REUNIÓN DE CIERRE

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

GENERACIÓN DE HALLAZGOS

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE AUDITORÍA (APLICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE AUDITORÍA)

PAPEL DE GUÍAS Y OBSERVADORES

COMUNICACIÓN DURANTE LA AUDITORÍA

TÉCNICAS DE AUDITORÍA• Lista de verificación.- Orden, control de tiempo,

atención al auditado, tipo de preguntas, utilizar el lenguaje de la norma en forma de pregunta.

Observación.- Abierta, inicio, solicitar permiso, poco tiempo, agradecer.

Muestreo.- Experiencia, tiempo disponible, horizonte a muestrear, criticidad del proceso.

Entrevista.- Inicio, tranquilizar, notas breves, contacto visual, confirmar comprensión, aplicar el 80-20 para el auditado, agradecer.

• Siguiendo el hilo.- De principio a fin del proceso, de final a principio, de arriba hacia abajo de documentos.

TÉCNICAS DE AUDITORÍA

Enfoque de procesos.- Planeación de todo el proceso, su ”Hacer, el “Verificar” sus resultados y las Acciones conducentes; incluye recursos, infraestructura, competencia, seguimiento del producto, mejora continua, A.C., A.P.

Punto profundo.- De la punta del “iceberg” hasta el fondo.

LISTA DE VERIFICACIÓN

• ¿Para qué sirve?• ¿Qué ventajas da?• ¿Cómo se hace?• ¿Qué preguntar?• ¿Qué no preguntar?• ¿Cómo preguntar?• ¿Cómo no preguntar?

Métodos para auditar* Entrevista personal * Revisión documental

* El rastreo

* Observación directa

*Punto profundo o microcosmos

Otros métodos para auditar…

REPORTE Y SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORIA

PREPARACIÓN, APROBACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME

• Preparación del informe

• Aprobación del informe

• Distribución del informe

REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES• ¿En dónde se encontró algo?

• ¿Qué se encontró?

• ¿Qué evidencias hay de ello?

• ¿Qué punto de la norma no se respetó?

• ¿Qué dice ese punto?

FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA• Finaliza con la distribución del informe al

responsable del SGC

• Conservación o destrucción de documentos recabados durante la auditoría

• Salvo por ley, no se revela el resultado de la auditoría

Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas, o de mejora, según sea

aplicable.

Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado y no se consideran

parte de la auditoría.

Debería verificarse si se implementó la acción correctiva y su eficacia. Esta verificación puede ser parte de una auditoría

posterior.

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA• Identificar y acordar la no conformidad• Especificar las acciones correctivas• Programar pasos clave incluyendo fechas para: Identificar la causa raíz Desarrollar una solución Implementar una solución Evaluar su efectividad Volver a auditar

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA• El reporte de acción correctiva debe ser:• Rastreable• Descriptivo de los resultados de la auditoría• Incluye:– Identificación de la no conformidad– Plan de acción correctiva– Cuándo y cómo las acciones fueron tomadas– Efectividad de las acciones– Cuándo fueron terminadas las acciones

SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA•Verificar acciones correctivas•Dar seguimiento con el auditado Son los pasos finales en la clausura de una auditoría.Recuerde que el objetivo final de la auditoría esMejorar la operación.No es suficiente la simple identificación de los problemas u oportunidades.Asegúrese que se haya establecido un límite de tiempo con fechas para puntos clave en el proceso de la acción correctiva.

Reglas del Grupo (ejemplos)• Puntualidad• Breaks• Respeto• Participación• Comunicación• Ser Concreto• Hacer espacio para dudas y respuestas• No suponer• Relevante • Tolerante