คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์doc.skru.ac.th/DocClient/download/EDocForWindowsUserManual.pdf ·...

E-Document Windows Application User Manual

Service by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 148

คมอการใชงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

การเขาสระบบ .............................................................................................................................................................. 3

หนาแรก (HOME) .......................................................................................................................................................... 7

เมนการใชงาน ............................................................................................................................................................. 10

ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน ......................................................................................................................... 29

กลองสรางเอกสาร (DOCUMENT BOX) .................................................................................................................... 34

1 สรางเอกสาร DOCUMENT .................................................................................................................................. 35

2 สรางเอกสารแลวสงออก ................................................................................................................................... 49

3 รบเอกสาร ........................................................................................................................................................ 54

4 รบเอกสารแลวสงออก ....................................................................................................................................... 55

กลองเอกสารออก (SENTBOX) .................................................................................................................................. 57

กลองเอกสารเขา (INBOX) .......................................................................................................................................... 60

กลองเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) .................................................................................................................... 79

กลองไฟลเอกสารเผยแพร (SHARED BOX) .............................................................................................................. 81

การแกไขเอกสาร ........................................................................................................................................................ 83

TEMPLATE DOCUMENT ........................................................................................................................................... 90

การสแกนเอกสาร ....................................................................................................................................................... 93

เครองมออ านวยความสะดวก ................................................................................................................................... 101

ตราประทบ ............................................................................................................................................................ 110

มอบและถอนอ านาจ .............................................................................................................................................. 114

สงเอกสารอตโนมต ................................................................................................................................................ 117

การขอ / จองเลขเอกสาร ......................................................................................................................................... 119

3.1 จากการสรางเอกสารใหม ....................................................................................................... 122

3.2 จากการ แนบไฟลเอกสาร ...................................................................................................... 127

3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว ....................................................................................... 130

การสรางเอกสารจากหนาแรก (HOME) ................................................................................................................... 136

การรบเอกสารเปนชด ............................................................................................................................................. 136

การสงเอกสารเปนชด ............................................................................................................................................. 138

การแสกนเอกสารทนท............................................................................................................................................ 139

การออกเลขและสรางเอกสารใหมทกๆปลายทางทสง ............................................................................................... 139

การคนหาเอกสาร ................................................................................................................................................... 140

การสรางโฟลเดอรในคนหาเอกสาร .......................................................................................................................... 142

ภาคผนวก .................................................................................................................................................................. 143

ภาคผนวก ก .......................................................................................................................................................... 144

ภาคผนวก ข .......................................................................................................................................................... 147

ภาคผนวก ค .......................................................................................................................................................... 148

การเขาสระบบ

เปดโปรแกรม Internet Explorer

จากนนระบ URL ของระบบสารบรรณอเลกทรอนกสในชอง Address (โดยท URL ทจะระบนนจะแตกตางกนออกไปในแตละ Site)

จากนนท าตามขนตอนดงตอไปน

1. กด

2. กรอกขอมล ในหนาเขาสระบบใหครบถวน

2.1 กรณทมรหสผาน ใหกรอกชอผใชงานและรหสผาน ใหถกตองแลวกด

2.2 กรณทไมมรหสผาน ใหกรอกเฉพาะชอผใชงานแลวกด จะปรากฎหนาจอแจงใหตง

รหสผาน เรมตนใหกด

2.3 ในหนาเปลยนรหสผาน ใหกรอกรหสผานทใชในปจจบน ในชองรหสผานเดมกอน แลวจงกรอก รหสผานทตองการเปลยนใหมในชองรหสผานใหม และชองรหสผานทวน โดยตองกรอกใหรหสผานใหมและรหสผานทวนเหมอนกน จากนนกด

จะปรากฎหนาจอแจงยนยนการเปลยนแปลง Password เมอกด กจะเสรจสนขนตอนการเปลยนแปลง

หนาแรก (Home)

หนาแรกเมอเขาสการใชงานระบบ แบงสวนการใชงานออกเปน 3 สวน คอ

1. สวนเมนการใชงาน ซงประกอบไปดวยเมน ไฟล, มมมอง , รายงาน ,เครองมอ , ชวยเหลอ ซงจะอธบายในสวนถดไป

2. สวนแสดงกลองเอกสาร ซงจะแสดงรายชอ กลองเอกสาร ทผใชงานสามารถเขาใชงานหรอไดรบสทธ

ตางๆในการด าเนนงานในกลอง กลองนนได

3. สวนแสดงผล จะเปลยนแปลงแสดงผลไปตามการท างานในแตละสวน ในหนาแรกน จะแสดงรายชอ

เอกสารทยงไมไดเปดอานในกลอง Inbox โดยแบงตามสทธในการเขาดเอกสาร ดงตวอยาง

เมนการใชงาน

เมนการใชงานแบงออกเปน 4 หมวด หลกๆ คอ

1 เมน ไฟล ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน

1.1 บนทก : บนทกเอกสารทตองการ 1.2 พมพ : สงพมพเอกสารทตองการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม : ส าหรบใหโปรแกรมตรวจสอบวา มเอกสารใหมเขามาหรอไม 1.4 เปลยนรหสผาน : เปลยนรหสผานของผใชโปรแกรมปจจบน 1.5 Lock Screen : เขาสหนาจอกรอกรหสผานเมอตองการพการท างานชวคราว 1.6 ปด :

ออก : ออกจากโปรแกรม

เปลยนผใชงาน : ออกจากโปรแกรมและใหบคคลอนเขาใชงาน

ปดและตงตนโปรแกรม : ปดหนาการใชงานโปรแกรมระบบสารบรรณนทงหมด

2 เมน มมมอง เมนในกลมของ “มมมอง” ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน

2.1 แสดง/ซอนแถบ Folders : ซอนแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซายมอ 2.2 ขนาดอกษร : ปรบขนาดตวอกษรในหนาการแสดงผลทวไป โดยขนาดตวอยางอกษรจะเทากบ A

ดงภาพ 2.3 แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ : เรยกดตนแบบเอกสาร และเอกสารส าคญทเกบอยใน

ระบบ (ถาม)

3 เมน เครองมอ ประกอบไปดวยฟงกชนการท างานตางๆ ดงตอไปน

3.1 ปดหนาตางทงหมด : ปดหนาการท างานของระบบทงหมด 3.2 สมดรายชอ : แสดงรายชอผใชงานหรอหนวยงานทใชโปรแกรมในระบบทงหมด เพอใช

คนหารายชอและจดกลมรายชอผใชงานหรอหนวยงาน

3.3 เลขรบและสงเอกสาร : ส าหรบการสรางและแกไข เลขรบและเลขสงเอกสาร

3.4 มอบและถอนอ านาจ : มอบอ านาจใหบคคลอนเขามากระท าการตางๆ แทนตนเองและถอนอ านาจทมอบใหบคคลอนได ในสวนของหนวยงานกด าเนนการดวยวธเดยวกนน

ไปท มอบอ านาจหรอบทบาทของ(ผมอบอ านาจ) โดยเลอกบคคลหรอหนวยงานใดเปนผมอบ

อ านาจ และจะมอบอ านาจใหแกบคคลใด โดยกดทป ม จะปรากฎหนาตางมอบอ านาจขนมาดงตวอยาง

กด จะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา

ใหท าการเลอกรายชอทตองการมอบอ านาจใหแลวกดทป ม จะกลบสหนาจอเดม ดงภาพ

ท าการเลอกอ านาจหรอบทบาทจากรายการขางลาง วาตองการใหรายชอบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธใด

3.5 สงเอกสารอตโนมต : ควบคมการสงเอกสารอตโนมต โดยสามารถก าหนดการสงไปยงบคคลหรอหนวยงานได

ดงภาพ ผใชสามารถสงเอกสารอตโนมต เมอมเอกสารเขาหรอออกจากระบบ โดยเลอกวาจะสงจากกลองเอกสารใด ทงกลองของบคคลหรอหนวยงาน แตโดยสวนมากจะใชในสวนของหนวยงานเปน

หลก โดยจะสงเอกสารอตโนมตไปยง บคคลหรอหนวยงานใดใหกดทป ม จะปรากฎหนาตางสงเอกสารอตโนมต ใหท าการเลอกเงอนไขในการสงเอกสารดงตวอยางภาพ

สงเอกสารอตโนมตตอเมอ

- มเอกสารเขามายงบคคลหรอหนวยงาน - มสงเอกสารออกบคคลหรอหนวยงาน

เงอนไข - ไมก าหนด / สงออกอตโนมตโดยไมค านงถงผ รบและผสง - เมอผสงตรงกบทระบ (การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าไดโดย

กดทป ม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ)

สงไปท

- การระบรายชอบคคลหรอหนวยงานสามารถท าไดโดยกดทป ม จะปรากฎหนาสมดรายชอขนมาใหผใชท าการเลอกรายชอหรอหนวยงานทตองการ

ลงนามสงการ - ใหท าการกดท จะมเปาหมายในการลงนามสงการใหเลอก ดงภาพ

ตวอยาง

และกดทป ม ระบบจะท าการบนทกรายชอดงกลาวและกลบสหนาจอมอบและถอนอ านาจ โดยมรายชอหนวยงานหรอบคคลปรากฎทชอเงอนไขการสงเอกสาร ดงภาพตวอยาง

หากตองการเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานเปนชดใหผใชกดทป ม ระบบจะปรากฎหนาตาง สมดรายชอขนมา ดงภาพ

ผใชสามารถท าการเลอกเพมรายชอบคคลหรอหนวยงานไดครงละหลายรายชอ โดยกดป ม Shift

ทแปนพมพบนเครองคอมพวเตอร แลวเลอกรายชอทตองการทงหมด และกดทป ม ระบบจะท าการเพมรายชอทเลอกทงหมดและกลบเขาสหนาจอ สงเอกสารอตโนมต ดงภาพดานลาง

และหากตองการลบรายชอใดใหท าการกดไปทรายชอนน และกดป ม ระบบจะขนหนาตางยนยน ดงภาพ

ใหท าการกดท ป ม รายชอนนจะหายไป จากนนเมอท าการก าหนดคาตาง ๆ

เรยบรอยแลวให กดท เพมท าการปดหนาตางการตงคาการสงเอกสารอตโนมต

3.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขทหนงสอเพอใชส าหรบการออกเลขรบหรอเลขสงเอกสารประเภทตางๆ

3.7 Administrative Tools : ส าหรบผดแลระบบ เมอกดแลวระบบจะใหกรอกรหสผานดงภาพ

3.8 ตวเลอก : ชวยในการปรบแตงหนาจอและการใชงานใหเหมาะสมตามความตองการ ทงรปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจงเตอนเมอมเอกสารเขา อปกรณ Scanner รวมถงการปรบคาการใชงาน โดยสามารถอนญาตใหหนวยงานอนสามารถท าการคนหาเอกสารทกครงทสรางหรอรบเอกสารอตโนมต

เครอขาย : จะแสดงเครองแมขาย ทท าการจดเกบเอกสาร

การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเขาใหมในหนาแรกของโปรแกรม โดยสามารถตงรายการแสดงเอกสารไดสงสดถง 250 รายการ

แจงเตอน : สามารถก าหนดระยะเวลาการแจงเตอนเอกสารเขาใหมได ตงแต ไมแจงเตอน จนถง 1 ชวโมง

สแกนเนอร : ตงคาเครองสแกนเอกสารวาตวเครองเปนการท างานแบบ คอ แบบปกต หรอ อตโนมต

ความปลอดภย : สามารถก าหนดระยะเวลาการลอคหนาจอเมอไมมการใชงานได ตงแต ไมตองลอคหนาจอ จนถง 1 ชวโมง

ลายเซน : สามารถแนบรปลายเซนทจะปรากฎทายขอความแนบทายได

ขนสง : สามารถอนญาตใหหนวยงานอนท าการคนหาเอกสารทสราง/รบเอกสารอตโนมตได

4 เมน รายงาน ส าหรบการพมพเอกสารใหออกมาเปนรปแบบรายงาน เมอกดเลอกจะปรากฎหวขอ

4.1 รายงานมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสารดงตอไปน

4.1.1 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.1]

4.1.2 รายงานเอกสารการสงออก กรองหนวยงาน [SYS.STD.01.2]

4.1.3 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.1]

4.1.4 รายงานเอกสารการสงออก กรองหมายเลขสง [SYS.STD.02.2]

4.1.5 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.1]

4.1.6 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยงาน [SYS.STD.03.2]

4.1.7 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.1]

4.1.8 รายงานเอกสารรบเขา กรองหนวยหมายเลขรบ [SYS.STD.04.2]

4.1.9 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.1]

4.1.10 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.STD.05.2]

4.1.11 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.1]

4.1.12 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ[SYS.STD.06.2]

4.1.13 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.1]

4.1.14 รายงานเอกสารทด าเนนการแลวเสรจ / ระหวางด าเนนการ [SYS.STD.07.2] 4.2 รายงานlสรปมาตรฐานประจ าระบบ โดยมสวนยอยเพอส าหรบเลอกพมพเอกสารดงตอไปน

4.2.1 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.01.1]

4.2.2 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง[SYS.SUM.01.2]

4.2.3 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ [SYS.SUM.02.1]

4.2.4 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามหนวยงานตนทาง และกรองหมายเลขรบ [SYS.SUM.02.2]

4.2.5 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามกลมหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.03.1]

4.2.6 รายงานรบเอกสารแยกสรปตามกลมหนวยงานตนทาง [SYS.SUM.03.2]

4.2.7 รายงานสถตการตอบรบหนงสอสงออก [SYS.SUM.04.1]

4.2.8 รายงานสถตการตอบรบหนงสอสงออก [SYS.SUM.04.2]

หมายเหต สามารถเลอกพมพรายงานแบบ ไฟลนามสกล .PDF และสามารถเลอกพมพ

แบบไฟลนามสกล .XLS ซงจะมเนอหารายงานเหมอนกนโดยแตกตางกนเฉพาะไฟลนามสกลทตองการสงพมพเทานน (ดสญลกษณภาพประกอบ)

5 ชวยเหลอ แสดงคมอการใชงาน เพออ านวยความสะดวกในการใชงานแกผใชหรอหนวยงานทใชในการศกษาขนตอนหรอวธการใชงานระบบ

5.1 About : จะแสดงขอมลเกยวกบตวโปรแกรมทใชงาน

5.2 View user manual : จะแสดงคมอการใชงานโปรแกรม ซงจะเปนไฟล .pdf โดยผใชระบบหรอหนวยงานสามารถสงพมพเปนเอกสารได

ประเภทกลองเอกสารและการใชงาน

กอนทจะเรมใชงานระบบนน ผใชควรท าความรจกกบสวนประกอบหนาจอการท างานตางๆของระบบเสยกอน

ปมค าสงในการสงงาน ประกอบไปดวยป มจากทางซายไปขวาตามล าดบดงตอไปน

1. ป มดภาพกอนพมพ โดยสามารถพมพหนารายงาน , รายการขอมลในสวนหนาแสดงรายละเอยดออกสเครองพมพได

2. ป ม Refresh ส าหรบการเรยกดรายการในกลองเอกสารจาก Server อกครง โดยให Server สงขอมลลาสดมาให

3. ป มคนหา เพอการคนหาเอกสารหรอรายการตางๆ หรอเปนการก าหนดเงอนไขในการแสดงรายการเอกสาร ใชงานไดโดยการคลกทรปแวนขยาย หรอพมพค าทตองการคนหาลงในชองวางหลงรปแวนขยาย จากนนกด Enter

รายการกลองเอกสารของผใชและของหนวยงาน

คอรายชอบคคลของผใชกลองเอกสารนน หากเปนหนวยงานหรอต าแหนงจะเปน

สญลกษณดงภาพ ภายในกลองเอกสารแตละกลองจะประกอบไปดวยสวนตางๆ ดงน

: รายการเอกสารเขา เกบรายการเอกสารทสงเขามายงผ ใชหรอหนวยงาน โดยใน inbox สามารถสราง Folder ยอย ๆ ไดอก

: กลองรายการเอกสารทบคคลหรอหนวยงานเผยแพรเอกสารสสาธารณะ

: รายการเอกสารออก เกบรายการเอกสารทผ ใชหรอหนวยงานสงออก

: รายการเอกสารทสรางขนหรอจดเกบกอนการสงเอกสารออกไปยงผ อน หรอหนวยงานอน เพอความสะดวกตอการใชงานของผใช

: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากสทธผถอครองต าแหนงนนๆ (ซงแตละสถาบนจะก าหนดสทธของผ ถอครองต าแหนงนนหรอไมกได โดยจะขนอยกบความเหมาะสมของแตละหนวยงาน)

: เปนกลองเอกสารทใชส าหรบเอกสารทถกสงเขา หรอ สงออกจากหนวยงานของผใชระบบ

: รายเอกสารทผใชหรอหนวยงานเปดชองทางใหผ ทตองการทราบสามารถสบคนได แตตองไดรบสทธในการเขาดเอกสารจากหนวยงานหรอบคคลผสรางเอกสารนน

: เมอผใชหรอหนวยงานไมตองการเอกสารชนใด สามารถไปยงกลองเกบเอกสารทไมตองการนนๆ แลวเลอกเอกสารทตองการจะลบดจาก List ของเอกสารกลองๆ นน (ดงภาพตวอยาง จะเปน List ของกลองเอกสาร Sentbox)

แลวกดทป ม Delete บนแปนพมพ จะมหนาตางแสดงขนมาทหนาจอระบบเพอถามวา “คณแนใจหรอทจะท าการยายรายการหลกนไปยง Recycle Bin” ดงภาพตวอยาง

ใหผใชกดทป ม Yes เพอยนยนการยายเอกสารไปยงถงขยะ โดยทจะเอกสารเหลานนจะยงอยในระบบ แตจะอยในสวนทเปน Recycle Bin หากท าการซอนไวกจะมองไมเหนเอกสารในกลองน

รายการเอกสารทอยในกลองตางๆ

เมอกดเลอกทตวเอกสารแลวท าการกดทป ม ทางดานขวามอจะปรากฎหนาตางของเอกสารทเลอกโดยสงเขป และหากตองการซอนใหท าการกดทป ม

อกครง หนาตางทปรากฎขนกจะหายไป

กลองสรางเอกสาร (Document box)

1 สรางเอกสาร Document

1.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดทรายชอในกรอบทางซาย ดงตวอยางในภาพประกอบ

1.2 กดทป ม เลอกประเภทเปน

1.3 พมพหวเรองเอกสารในชองของ “หวเรอง” 1.4 กรอกขอความรายละเอยดตางๆในชอง “บทคดยอ”

1.5 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม โดยจะมชองใหกรอกรายละเอยดตางๆ (ดงภาพประกอบ)

วนทเขา (วนทผใชหรอหนวยงานท าการสรางเอกสาร หรอวนทเอกสารเขาใน Inbox ในกรณผใชหรอหนวยงานเปนผ รบ)

ประเภทเอกสาร (สามารถกดเลอกระบประเภทของเอกสารทสรางไดโดยกดป ม )

เลขหนงสอ (เมอกดทป ม จะปรากฎหนาตาง ขนมาดงตวอยางตอไปน)

จะม ป ม และ ทงนผสรางเอกสารจะตองท าการขอหรอท าการจองเลขกอน

กรณการขอเลข ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองไดโดย

คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนใหเลอกรายการเลขหนงสอทตองการขอเลข ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผ ไดรบสทธใชเลข

ตวอยาง หนวยงานตวอยาง2 (เลขสงหนงสอภายนอก) – ขอใหกบหนวยงาน

คลกทป ม จากนนกรอกขอมลหนงสอทตองการจะขอเลข โดย 2.1. เลอกรปแบบเลขหนงสอทตองการ 2.2. กรอกชอเรองของหนงสอ 2.3. กรอกวนทหนงสอ 2.4. กรอกในสวนของ เรยน 2.5. กรอกในสวนของ จาก 2.6. กรอกในสวนของ หมายเหต 2.7. ในสวนบคคลหรอหนวยงานผใชเลขจะถกก าหนดโดยสทธทเจาของเลขก าหนดมาไมสามารถเลอกได

2.8. คลกทป ม เพอบนทกการขอเลขหนงสอ 2.9. รายการเลขหนงสอทขอไดจะแสดงในหนาแรกดงรป

โดยสวนนจะมไวส าหรบผใชทมสทธเปนผ ถอสมดคมเลข โดยระบบจะแสดงใหเหนวาไดมการจองเลขใดไวแตยงไมไดน าเลขทของหนงสอนนไปใช โดยสงเกตจากสญลกษณ ดงกลาว และหากเลขหนงสอทไดท าการจอง และ มการน าเลขนนไปใชจะสงเกตจากสญลกษณ ดงภาพ โดยจะมเครองหมายถก ในชอง ดงภาพตวอยาง

ระดบชนความเรว (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความเรวได)

ระดบชนความลบ (สามารถกด เพอท าการเลอกระดบชนความลบได)

วนทเอกสาร (คอวนททระบในตวเอกสาร)

เรยน ( ในสวนของชองนสามารถกรอกตวอกษรหรอกดทป ม กไดจะปรากฎสมดรายชอ / Address Book และเมอตองการจะลบรายชอทไดเลอกไปแลวเพอท าการแกไข ใหกดทป ม

จะลบรายชอนนออก แลวจงท าการเลอกรายชอใหมเขาไป ) o อธบาย (เรยน) (ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะ

เปนการขยายความเขาใจ ในชอง “เรยน”)

อางถง (ขอความ) (ในทนอาจกรอกรายละเอยดหรอไมกรอกกได) o อางถง (รายการ) (ในทนคอการแนบสงทอางถงเปนไฟลขอมลทตองการเขาสระบบ)

กดท มสองสวนใหเลอก คอ หากท าการเลอกท เชอมโยงหนงสอเดมทมอยในระบบจะปรากฎหนาตาง ดงภาพ

ใหผใชท าการคนหาเอกสารจากกลองเอกสราง (Document box) หรอ กลองเอกสารเขา (Inbox)

แลวจงกดเลอกเงอนไขในการคนหาเอกสาร เชนถากดป ม จะเปนการคนหาเอกสารอยางรวดเรว ตวอยางดงภาพ

ใหผใชงานก าหนดเงอนไข คอ ค าคนหา และชวงวนท ทตองการและกดท ป ม แตหาก

ตองการคนหาแบบ Quick Search คอ สามารถระบแหลงทคนหาเอกสารไดใหกดป ม จะปรากฎ

หนาจอดงภาพ โดยผใชตองท าการก าหนดแหลงทคนหา และจงกดป ม

หรอหากตองการคนหาแบบอนกสามารถกดป ม ได เชน ถาเลอกการคนหาแบบ Advance Search จะปรากฎหนาจอดงภาพ ซงเปนการคนหาเอกสารอยางละเอยด

โดยผใชสามารถกดทสญลกษณ เพอก าหนดหวขอในการคนหา ดงภาพตวอยาง

ซงสามารถคนหาไดจากวนทเขาของเอกสาร, หวเรอง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร,ระดบชนความลบ, ระดบชนความเรว, บทคดยอ, Full text search, วนทเอกสาร, วนทรบ, วนทสง, วนทสราง, เรยน, อธบาย(เรยน) , จาก อธบาย (จาก) , ผสงเอกสาร, เลขรบ,สถานะการรบเอกสาร, เลขรบ, สถานะการรบเอกสาร, หมายเหต, Folder ทคนหา, แหลงทคนหา

หรอหากไมตองการก าหนดหวขอในการคนหาใหกดสญลกษณ เพอเปนการปดหวขอทไมตองการใชคนหา

สงทสงมาดวย (ทงนจะมหรอไมกได)

จาก ใชวธการเดยวกนกบ “เรยน” คอ สามารถกรอกตวอกษร หรอกดทป ม กไดจะปรากฎ

สมดรายชอ และหากตองการลบกใหกดสญลกษณ o อธบาย (จาก) ในสวนของชองนผสรางเอกสารสามารถพมพตวอกษรตางๆได โดยจะ

เปนการขยายความเขาใจ ในชอง “จาก”

จ านวนหนา สามารถกรอกจ านวนหนา ไดในกรณทเอกสารทแนบมจ านวนมากกวาหนง

กรอบระยะเวลาด าเนนการ ผสรางสามารถเลอกไดทงแบบก าหนดระยะเวลาหรอไมก าหนดและสามารถก าหนดใหผ รบเอกสารปรบสถานะของเอกสารนนๆได โดยท าเครองหมายถกทชองหนาขอความ อนญาตใหผ รบทกคน สามารถปรบสถานะการด าเนนการแลวเสรจ ในสวนของกรอบระยะเวลาด าเนนการ ดงภาพ

ซงผใชงานจะสามารถปรบสถานะลาสดของเอกสารได ทงในสวนของเอกสารขาเขา(Inbox),

เอกสารขาออก(Sent box) และเอกสารสราง(Document box) โดยเปดเอกสารทตองการปรบสถานะ

แลวเลอกสถานะลาสดของเอกสารแลวกดป ม ระบบจะท าการปรบสถานะเอกสารใหอตโนมตพรอมแสดงขอมลผปรบและวนเวลาทแกไขครงลาสด ดงภาพ

อายเอกสาร เรมใชงานตงแต โดยจะมใหเลอกทงวนทปจจบน หรอ สามารถก าหนดวนทไดเอง

หมายเหต (สามารถกรอกรายละเอยดเพมเตมไดตามตองการ) ซงจะมชอง เพอใหใสเครองหมาย หากตองการเผยแพร / อนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสารนได

1.6 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน ผใชสามารถกรอกไดตามตองการ ตามแตละประเภทของเอกสาร โดยสามารถก าหนดใหเอกสารแตละประเภทมดชนและขอมลเพมเตมได โดยตองตดตอ Admin ของระบบและเมอท าการเลอนเมาทลงมาดานลางสดในสวนของการกรอกรายละเอยดทเปนเนอหาจะเปนสวนของสทธในการแนบเอกสารเพมเตม

1.7 สทธในการแนบเอกสารเพมเตม ผใชตองก าหนดสทธในการแนบเอกสารสาธารณะของผ รบเอกสาร โดยอนญาตใหผ รบทกคน แนบเอกสารเพมเตมได หรอ จะอนญาตบางบคคลหรอ

หนวยงานทจะสามารถแนบเอกสารเพมได โดยกด จะเขาสหนา “สมดรายชอ” เพอท าการเลอกรายชอทตองการ ตวอยางจะปรากฎหนาตางดงภาพดานลาง

และเมอเลอกรายชอหรอหนวยงานเรยบรอยแลวใหกดท ป ม เพอปดหนาจอสมดรายชอ

รายชอหรอหนวยงานทเลอกกจะปรากฎอยในชอง ดงภาพตวอยาง

จากนนใหท าการ กดท ป ม ทมมขวามอเพอปดหนาจอน ระบบจะท าการบนทกขอมลทกรอกไปแลวขางตนโดยอตโนมต และจะกลบเขาสหนาการสรางเอกสาร

1.8 สามารถท าการแนบเอกสารเพมเตมไดโดยกดทป ม แลวเลอกประเภทการแนบเอกสารตามความตองการ ตวอยางดงภาพ

1.9 เมอกรอกรายละเอยดตางๆในเอกสารครบถวนแลว ใหกดทป ม ระบบจะท าการ

สรางเอกสาร แลวเกบเอกสารทถกสรางนนไวในกลอง เปนอนจบขนตอนการสรางเอกสาร

2 สรางเอกสารแลวสงออก

2.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย เหมอนกบการสรางเอกสาร ในหนา 35

กรณตวอยางดงภาพ จะเปนการสรางเอกสารจากกลอง ในนามของบคคล ชอ นางสาวเยาวด ใจด

2.2 กดทป ม เลอกประเภทการสรางเอกสารเปน

2.3 พมพหวเรองเอกสารทตองการสราง ในชองของ “เรอง” 2.4 กดท เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน

ขนตอนการสรางเอกสาร) 2.5 กรอกขอมลรายละเอยดเนอหาเอกสารอยางยอลงในชอง “บทคดยอ/เนอหาเอกสาร (Abstract)” 2.6 กดทป ม เพอระบปลายทางผ รบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทง

ระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางหนาใหมขนมา ซงสามารถท าเพมเตมรายชอปลายทางผ รบไดในหนาน โดยจะอธบายในขอ 2.9

2.7 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดทป ม ผ ทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถ

มองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการสงตอไปอกกครง ผ รบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได 2.9 ในหนาสงถงจะเปดเขาสหนาสมดรายชอเพอเพมรายการปลายทางผ รบ

โดยเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ แลวกดแถบเมาทไปทชอนน เพอใหชองดาน

ขวามอแสดงรายละเอยดดงภาพดานลาง แลวจงกด ซงวธใชงานหนา “สมดรายชอ” อยางละเอยดจะอธบายในภายหลง

และเมอกด แลวระบบจะบนทกชอหรอหนวยงานทผใชเลอกและออกมาสหนา Forward & Reply Document ตวอยางดงภาพประกอบ

2.10 เลอกก าหนดเปาหมายในการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน

2.11 เลอกก าหนดวธการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.12 เลอกก าหนดระดบการสง แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน

2.13 เลอกก าหนดวนทตองเปดอาน, วนทตองรบ, วนทตองสงตอ แยกตามรายบคคลหรอหนวยงาน 2.14 สามารถปรบแตงล าดบรายชอกอนหลง (ล าดบนจะมผลตอล าดบในการสงเอกสารในกรณทเลอก

ประเภทวธการสงออกเปนแบบ “ตามขนตอน” หรอเลอกรปแบบการสงเอกสารเปนแบบ “ตามล าดบ”) โดยเลอกรายชอแลวกดป ม หรอ

2.15 กรณทตองการเพมผ รบปลายทางสามารถเพมได โดยกดไปทป ม

2.16 กรณทมการเพมปลายทางผ รบผดพลาด สามารถลบออกได โดยกดไปทป ม 2.17 ระบวาเอกสารฉบบใดเปนเอกสารตนฉบบและใครเปนผมารบเอกสารตนฉบบ โดย

- กดป ม

- ใสชอผมารบตนฉบบแลว กดป ม ดงภาพ

- ระบบจะแสดงในชองตนฉบบตอทายชอผ รบ

- หากตองการลบ ใหกดป ม ดงภาพ

2.18 ก าหนดรปแบบการสงเอกสารออก วาตองการสงเอกสารแบบใด 2.19 บนทกการเตอน โดยก าหนดเมอผ รบด าเนนการใดๆ กบตวเอกสารทสงไป 2.20 ก าหนด “การออกเลขสง” 2.21 เพมเอกสารแนบ ซงเอกสารทแนบในสวนน ไมไดถกแนบตดไปกบตนฉบบเอกสาร ผ ทไดรบไฟล

แนบนมเพยงผ ทมรายชออยในรายการปลายทางผ รบ ทจะรบเอกสารเทานน หากเกดการสงเอกสารฉบบนออกไปอก ผ ทรบตอกจะไมเหนไฟลแนบน ท าไดโดยการกดป ม

จากนนเลอก ประเภทการแนบไฟล แลวท าตามขนตอนเลอกไฟลทตองการแนบ

2.22 เมอระบรายละเอยดครบถวนตามตองการแลวจง กดปดหนาจอน

2.23 เมอตรวจสอบจนแนใจวาไดระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทป ม

3 รบเอกสาร

3.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย

3.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ

สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทป ม 3.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทป ม เพอเลอก 3.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ 3.6 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน

ขนตอนการสรางเอกสาร) 3.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ”

3.8 แนบเอกสารเพมเตม ไดโดยการกดทป ม

3.9 เมอตรวจสอบวาไดกรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลการรบเอกสาร

4 รบเอกสารแลวสงออก

4.1 เลอกวาตองการสรางเอกสารในนามของใคร (กรณทคณไดรบมอบสทธจากบคคลหรอหนวยงานใดๆ) โดยการกดเลอกทรายชอในกรอบทางซาย

4.3 เลอกระบประเภทการออกเลขรบ วาจะออกหมายเลขรบหรอไม โดยถาเลอกออกหมายเลขรบ

สามารถท าการปรบเลขได โดยท าการกดทป ม 4.4 เลอกระบเปาหมาย ตามจรงของเอกสาร โดยกดทป ม เพอเลอก 4.5 ระบหวเรองเอกสารทตองการรบ 4.6 กดทป ม เพอระบรายละเอยดปลกยอยเพมเตม (ดงมรายละเอยดทไดกลาวไวใน

ขนตอนการสรางเอกสาร) 4.7 กรอกเนอความโดยสงเขปของเอกสารทตองการ ลงในชอง “บทคดยอ” 4.8 กดทป ม เพอระบปลายทางผ รบเอกสาร ระบจดมงหมายในการสงเอกสาร รวมทง

ระบรายละเอยดปลกยอยอนๆแยกตามรายบคคล ระบบจะท าการเปดหนาตางใหมขนมา ซงสามารถท าการเพมเตมรายชอปลายทางผ รบไดในหนาน วธการใชงานดงทไดกลาวไวในขอ สรางเอกสารแลวสงออก

4.9 กรอกรายละเอยดลงในชองขอความแนบทาย (ถาม) 4.10 แนบเอกสารสาธารณะ ผ ทไดรบเอกสารฉบบนทกคน จะสามารถมองเหนไฟลน ไมวาจะเกดการ

สงตอไปอกกครง ผ รบทกคนกจะสามารถมองเหนไฟลนได โดยการกดป ม

4.11 เมอตรวจสอบวากรอกขอมลจนครบถวนแลว จงกดป ม ระบบจะท าการบนทกการสรางเอกสารรบแลวสงออกกจะเสรจสมบรณ

กลองเอกสารออก (Sentbox)

1 กลองเอกสารออก

1.1 สามารถเชครายการสงเอกสาร สถานะของเอกสาร แยกตามรายบคคล ไดจาก Sent box โดยการ

กดท 1.2 ตรวจดสถานะของเอกสาร จากสญลกษณหนารายการทแสดงขนมา

1.3 ดบเบลคลกทรายการเอกสารทสนใจ หรอ เรอง เพอเขาสหนาเนอหาเอกสารทไดสงออก

2 การยกเลกการสงเอกสาร สามารถท าไดทกลองเอกสารออก ในกรณทคณเปนผสงเอกสารออก และผ รบนนยงไมไดท าการเปดดเอกสารเทานนจงท าการยกเลกได (โดยยกเลกได แยกตามรายบคคล)

2.1 ในหนา เนอหาเอกสารของ กดทป ม 2.2 จะปรากฎหนาจอยนยนการยกเลกเอกสาร ใหกรอกเหตผลในการยกเลกลงในชองวาง

2.3 จากนนกดป ม

2.4 หากการยกเลกเอกสารเสรจสมบรณ ระบบจะแสดงกรอบโตตอบ ยนยนการยกเลกเอกสาร เสรจสน

กลองเอกสารเขา (Inbox)

1. กลองเอกสารเขา

1.1 เขาสกลองเอกสารเขาโดยการ คลกท

1.2 เมอตองการเขาไปดเนอหาเอกสารอยางครบถวน ใหดบเบลคลกทรายการเอกสาร

1.3 สามารถกดป ม เพอท าการซอนแสดงหนาจอรายละเอยด เอกสารอยางยอ โดยในหนารายละเอยดเอกสารจะเหนรายละเอยดตางๆ ดงภาพตวอยาง

1.4 ขอมลของผสง โดยระบบจะแสดงเลขทสง สงจาก วนทสง ระดบการสง และวตถประสงคลงนาม/สงการของการสงเอกสารฉบบนน

1.5 ขอมลเอกสาร ระบบจะแสดง เลขเอกสาร ระดบชนความเรว ระดบชนความลบ ประเภทเอกสาร วนททระบในเอกสาร เรยนถง อางถง สงทสงมาดวย จ านวนหนา (ถาม) เจาของเอกสาร (บคคลหรอหนวยงาน) วนทสรางเอกสารฉบบนน

1.6 บทคดยอ หรอ เนอหาเอกสาร 1.7 หมายเหต (ถาม) 1.8 ขอมลเพมเตมและดชนสบคน 1.9 สถานะการด าเนนการแลวเสรจ จะแสดงสถานะและรายละเอยดของการด าเนนงาน 1.10 ประวตการแกไข จะม Link แถบสญลกษณ เพอแสดงขอมล หากกดแลวไมมการแกไขเอกสาร

ระบบจะแจงวา “ไมมรายการ / No record” 1.11 ขอความแนบทาย จะม Link แถบสญลกษณใหกดเพอแสดงรายการ 1.12 เอกสารแนบจากตนเรอง ผ รบสามารถกดท Link เพอแสดงขอมลทตนเรองแนบมากบเอกสาร

ฉบบนไดคณสามารถเรยกด ไฟลตางๆทถกแนบมากบเอกสารโดยกดทรายชอไฟลทแนบมา กรณไฟลทแนบมาเปนภาพ จะเปดหนาตางการแสดงภาพขนมา และสามารถพมพออกสเครองพมพ

ได กรณไฟลทแนบเปนไฟลประเภทเอกสาร เชน Word, PowerPoint, Excel ฯลฯ โปรแกรมจะเปลยนจากการเปดหนาตางแสดงภาพเอกสาร เปนการใหคณบนทก (Save) เอกสารสคอมพวเตอรของคณ เพอใหคณสามารถเปดดในภายหลง

1.13 ขอมลการรบเอกสาร ระบบจะแสดงวนทรบ เลขรบ และใครเปนผ รบเอกสาร 1.14 ผลการลงนาม/สงการ ทงนผสงจะเปนผระบเปาหมายเพอใหผ รบลงนาม หากผสงไมไดระบ

เปาหมายระบบจะ แจงเปน เพอทราบ 1.15 หมายเหต หากผสงมการหมายเหต ขอความจะแสดงทสวนน 1.16 การปฏบต 1.17 ขอมลการสงเอกสาร หากมการตงแสดง 1.18 ทางเดนเอกสาร ผ รบและผสงสามารถกด Link เพอแสดงขอมลทางเดนเอกสารได วาไดมการสง

เอกสารตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอนๆหรอไมอยางไร โดยระบบจะแสดงเปนกราฟ และสามารถตรวจดสถานะเอกสารในแตละเสนทางไดดวยการกดทรายการทางเดนเอกสารทคณสนใจ จะแสดงหนา “Route Information” ขนมา

รายละเอยดทจะแสดงในหนาน จะประกอบไปดวย ขอมลทวไป (เอกสารจากใคร ถง ใคร) Date/Time (วนท เวลา ของทางเดนเอกสาร)

หมายเลข (หมายเลขสง หมายเลขรบเอกสาร) เปาหมาย ( เพอ , ลงนามโดย ) ขอความแนบทาย

2. การรบเอกสาร

2.1 ในหนาแสดงรายการเอกสารใน Inbox วธรบเอกสามารถท าไดโดย กดเลอกทรายการเอกสารทตองการรบ ดบเบลคลกเขาสหนาเนอหาเอกสาร ดงภาพ

2.2 กดทป ม จะเปดหนาการรบเอกสารขนมา

2.3 เลอกประเภทในการรบเอกสาร จากนนกดทป ม เปนอนเสรจสนการรบเอกสาร

2.4 ดงภาพจะเหนวาเมอท าการลงรบ ตรงทเปนป มคลกทนเพอรบเอกสาร จะเปลยนเปนเลขหนงสอรบทตวบคคลหรอหนวยงานไดด าเนนการรบเอกสาร

3. การตอบกลบเอกสาร

3.1 ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทป ม จะเปดหนาตางโตตอบส าหรบการตอบกลบ

3.2 ในรายการชอปลายทางผ รบจะปรากฏชอของผ ทสงเอกสารมาหาคณใหโดยอตโนมต ในชองสงไปท

3.3 เลอกประเภทการสงเปาหมายในการสงเอกสาร

3.4 การสงตามล าดบคอวธการสงท ระบบจะสงหาบคคลหรอหนวยงานแรกในรายการผ รบเอกสาร และจะบงคบวาบคคลแรกในรายการผ รบเอกสารตองเปนผสงเอกสารตอไปยงบคคลทสองในรายการผ รบเอกสาร และจะบงคบใหสงตอไปเรอยๆ จนครบทกรายชอในรายการ บคคลสดทายในรายการผ รบเอกสารนนจงสามารถทจะสงตอใหบคคลอนได แตหากผสงตองการใหผ รบไดรบเอกสารพรอมกนทกคน ใหน าเครองหมายถกออกจากชอง

3.5 รปแบบการสงเอกสารมใหเลอก 2 แบบ โดยจะมรปแบบ สงออก และ รปแบบ เวยนออก

3.6 กรอกขอความแนบทาย ทตองการสงใหแกผ รบหรอหนวยงานทรบ (ถาม)

และหากท าเครองหมายถกทชอง ระบบจะท าการแนบไฟลเอกสารและขอความแนบทาย(ถาม) ของบคคลหรอหนวยงานกอนหนาไปยงผ รบหรอหนวยงานรบทไดรบเอกสารตอจากเรา แตหากไมไดท าเครองหมายใดๆผ รบหรอหนวยงานรบจะเหนเพยงขอความแนบทายจากบคคลหรอหนวยงานทสงมาเทานนตามปกต โดยผ รบหรอหนวยงานรบจะไมเหนขอความแนบทายทมการแนบมาจากตนเรอง

ถาคณไมตองการใหบคคลหรอหนวยงานทรบเอกสารตอจากคณ เหนขอความแนบทายทบคคลหรอหนวยงานสงใหคณ ท าไดโดยการน าเครองหมายถกออกจากชอง

3.7 การออกหมายเลขสง o ไมออกเลข o ใชหมายเลขรบ o [ชดเลขเอกสารทเราสรางขนมา โดยสามารถแกไขปรบเลขได]

3.8 วธการแนบไฟล กดป ม จะปรากฎ ลงค ใหเลอกวธการแนบไฟล ดงภาพ

โดยสามารถ น าเขาจากไฟลในเครอง (File) น าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) น าเขาจาก เอกสารเดม น าเขาจาก ทอยอนเตอรเนต (URL)

โดยวธการน าเขาใหเลอกไฟลทตองการแนบและท าตามวธการ เชน เมอน าเขาจากไฟลในเครองระบบกจะแสดงลงค ใหเลอกไฟลทตองการดงภาพ ใหผใชเลอกไฟลทตองการแลวกด ป ม

หรอเมอเลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner) จะปรากฎหนาจอดงภาพ หากเราไดท าการตอเครองสแกนเนอรไวเรยบรอยแลว

โดยเราตองท าการตงคา เลอกเครองใหเหมาะกบคณสมบตของเครองสแกน เพยงครงแรกในการใชงาน ครงเดยว จากนนใหกดท ป ม โปรแกรมจะท าการสงค าสงไปยงเครอง

สแกนเนอร เพอท าการสแกนและจดเกบเอกสารเขาในระบบ จากนน เลอกไปทป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการตอบกลบ จากนนระบบจะแสดงลงคแจงขนมาวา ระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ ใหกด

ป ม

4. การสงตอ

4.1 ในหนาเนอหาเอกสารในหนา Inbox กดทป ม

4.2 จะเปดหนา “สมดรายชอ” ขนมาใหเลอกรายชอทจะก าหนดเปนปลายทางผ รบ ซงจะอธบายการใชงานหนา “สมดรายชอ” ในภายหลง

4.3 เมอเลอกปลายทางผ รบเสรจแลว จะเปดเขาสหนา “Forward & Reply Document” เพอใหระบรายละเอยดทตองการ เชน เงอนไขการสงเอกสาร รายชอบคคลหรอหนวยงานผ รบเอกสาร , ขอความแนบทาย

ซงเมอเลอนเมาทมาดานลางจะมใหเลอก ในสวนทผใชสามารถก าหนดผ รบขอความแนบทาย , บนทกการเตอน , เลขสง , และเอกสารแนบ ไดเหมอนวธการ ตอบกลบ

5 การตอบกลบแบบงาย

5.1 การตอบกลบเอกสารแบบงาย ใหผ ใชกดทป ม ระบบจะใหผใชเลอก ดงภาพประกอบ

โดยระบบจะขนรายชอบคคลหรอหนวยงานทสงเอกสารมา โดยทผใชไมตองเลอก แตอยางใด ซงผใชสามารถเลอก ลงนาม/สงการ และ เลอกระดบความส าคญของการสงเอกสารฉบบนได ซงจะตองพมพ

ขอความแนบทายดวย จากนนกดทป ม จากนนระบบจะแจงขนมาวาระบบสงเอกสารเสรจสน ดงภาพ

6 ยกเลกรายการ

6.1 การยกเลกรายการ ใหกดป ม ระบบจะขนลกษณะดงภาพ

โดยใหผใชใสเหตผลทตองการยกเลกรายการเอกสารน และใหกดทป ม ระบบจะท าการยกเลกเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการยกเลกเอกสารใหเหนดงภาพ

6.2 การยกเลกเอกสารทท าการรายการยกเลกไปแลว เมอผใชไดท าการยกเลกเอกสารและตองการน าเอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการยกเลกจะเหนสญลกษณการยกเลกเอกสาร

ดงภาพ กดป ม จะมลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป

ใหผใชกดทป ม อกครงหนง ระบบจะถามวา ผใชแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการยกเลกจากเอกสารน ดงภาพ ใหกดป ม สญลกษณการยกเลกจะหายไป

7 เมนเพมเตม

7.1 ในหนาเนอหาเอกสาร กดทป ม จะมสวนเพมเตมใหเลอก ดงภาพตวอยาง

o “ ตกลบ ” คอการทผใชสงเอกสารกลบไปยงผสง เพอใหผสงแกไขเอกสาร หรอ เอกสารฉบบนนไมเกยวของกบผใช ลกษณะเหมอนการ ตอบกลบเอกสาร เพยงแตเอกสารทถกตกลบอาจเปนเอกสารทมขอมลไมสมบรณจงถกตกลบเพอใหผสงน ากลบไปแกไข

o “ ขอความสาธารณะ ” คอ ผใชสามารถน าเอกสารทไดรบเผยแพรสสาธารณะ โดยสามารถเขยนขอความเพมเตมได สามารถกระท าไดในสวนของ Document box, Sent box และ inbox การฝากขอความลกษณะนเปรยบไดกบการปดประกาศบนบอรด ทกคนทรบเอกสารจะสามารถมองเหนขอความไดทกคน

o “แนบเอกสารเพมเตม” คอ ผใชสามารถแนบไฟลเพมเตมในตวเอกสารฉบบทไดรบตอมาไดหากผสงไดท าการเปดสทธไว

o “แนบเอกสารตนเรอง” คอ ผ ใชสามารถแนบไฟลเอกสารซงเปนเปนการแนบเอกสารจากหนวยงานตนเรอง

o “เปดเอกสาร” คอ ผใชสามารถเปดหนาไฟลเนอหาเอกสารไดจากหนานเชนกน o “แกไขเนอหา” คอ ผใชงานสามารถแกไขรายละเอยดของเอกสารได

กลองเอกสารสาธารณะ (Public box)

จะสงเกตจากดานซายมอในสวนทเปนกลองเอกสาร จะเหนกลอง ซงเปนกลองเอกสาร

สาธารณะ ส าหรบใหบคคลหรอหนวยงานทสามารถเขาใชงานระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส เขาดเอกสารทผใช หรอหนวยงานแตละหนวยงานยนยอมเผยแพรเอกสารใหผ อนไดทราบเพยงอยางเดยวโดยจะไมสามารถท าการแกไขใดๆ กบตวเอกสารได ซงสวนมากมกจะใชกบค าสงหรอประกาศ ลกษณะการเผยแพรน จะ คลายกบ แผนบอรดตดประกาศ ใหผใชงานไดทราบ เชนหากผ ใชหรอหนวยงานใดตองการทราบขาวทราบสารหรอเอกสารประกาศ หรอค าสง ทมไดเปนความลบแตอยางใด กสามารถทจะคนหาเอกสารไดจากกลองน แตทงน ตองขนอยกบผสรางเอกสารฉบบนน วายนยอมเผยแพรเอกสารดงกลาวใหเปนเอกสารสาธารณะหรอไม

ซงจะสงเกตจากภาพดานบนวา กลอง จะมอยใน Inbox ของทกๆกลองท ผใชมสทธเขาใชงาน โดยหากเปนเอกสารหนวยงาน หากตองการดประกาศหรอค าสง จ าเปนจะตองเขาดเอกสารเผยแพรใน

กลอง ของหนวยงานทผใชงานสงกดอย

กลองไฟลเอกสารเผยแพร (Shared box)

ใหผใชหรอหนวยงานทเปนเลอกกลอง ทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทตวเอกสาร ดงภาพตวอยาง ดานลาง

การแกไขเอกสาร

การแกไขเอกสาร จะสามารถท าการแกไขเอกสารได ไมวาจะเปนเอกสารทอยกลองขาเขา (Inbox), กลองเอกสารขาออก (Sent box) และกลองเอกสารสราง (Document box) ดงน

1. กดเลอกทกลองเอกสารทตองการแกไข(Inbox, Sent box หรอ Document box) 2. เปดเอกสารโดยดบเบลคลกทรายการเอกสารทตองการแกไข

3. เลอก และกดทป ม เพอเปดหนาขอมลเอกสารขนมา

4. ท าการแกไขรายละเอยดตางๆ ภายในเอกสาร ใหครบถวนเรยบรอย จากนนจงกดป ม

การแนบเอกสารเพมเตมเขาสตนฉบบกรณแกไขเอกสาร

ใหกดทป ม จะปรากฎหนาตางเพอใชเลอกไฟลทจะแนบเอกสาร

เลอกไฟลทตองการ จากนนกดป ม เพอเปนการยนยนการน าเอกสารเขาสระบบ

การสงตอเอกสาร

ดวยการกดทป ม จะปรากฎ หนาสมดรายชอ ใหด าเนนวธการเดยวกนกบ ขอ 4 หนา 75 การสงตอเอกสาร

การระงบเอกสาร

กดทป ม เพอเปดเขาสหนาระงบการใชงานเอกสาร

กรอกเหตผลทระงบการใชงานเอกสาร

จากนนกดป ม เพอเปนการยนยนการระงบการใชงานเอกสาร

ระบบจะท าการระงบเอกสารฉบบนน และ กลบเขาสหนาจอเนอหาเอกสารโดยจะแสดงสญลกษณการระงบเอกสารใหเหนดงภาพ

การยกเลกเอกสารทท าการระงบไปแลว เมอผใชไดท าการระงบเอกสารและตองการน า

เอกสารกลบมาใชใหม ใหเปดทหนาเอกสารทท าการระงบจะเหนป ม ม

ลกษณะเหมอนถกกดสวทซ ลงไป ใหผใชท าการกดทป ม อกครงหนง ระบบ

จะ ถามผใชวาแนใจหรอไมทจะลบ สญลกษณการระงบเอกสาร ดงภาพ ใหกดป ม สญลกษณการระงบเอกสารจะหายไป

แลวจงสามารถท าการใดๆกบเอกสารฉบบนนไดอยางเดม

Template Document แมแบบเอกสาร

หนาการสรางเอกสาร ยงมฟงกชนการท างานเพออ านวยความสะดวกอนๆอก นนคอ แมแบบเอกสารและเอกสารส าคญ โดยน ามาใชในกรณทจ าเปนตองมการสงเอกสารทมรปแบบตายตว หรอแบบฟอรมตางๆ สามารถใชงานไดโดยกดไปทเมน แลวเลอกไปท มมมอง แลวท าการเลอกไปทแมแบบเอกสารและเอกสารส าคญดงภาพ

จะปรากฎหนาตางดงภาพ หากเราตองการใชแบบฟอรมใดทมอยในไฟลทปรากฎใหกดเลอกทรายการ “ฟอรมเอกสาร” ทตองการ

จะปรากฎหนาตางไฟลใหกดเลอก หากตองการใชไฟลนน กดป ม เพอท าการบนทกเอกสารเอาไว หลงจากนนจงไปเปดเอกสาร เพอแกไขเนอหาภายใน แลวน าไปแนบกบเอกสารอเลกทรอนกสทตองการตอไป

เลอกไฟลทตองการแลวดบเบลคลกทไฟลนนๆ

การสแกนเอกสาร

การปรบตงคากอนการสแกน

ใหผใชเลอกกลองทจะน าเขาเอกสาร แลวเลอกทป ม ตวอยางเปนการเลอก เพมรายการสแกนในกลอง หนงสอเขาภายใน ดงภาพตวอยาง ดานลาง

เลอกไปท จะปรากฎหนาจอ ดงภาพ

เพอใหผใชเลอกรายการเพมเอกสารแนบ โดยผใชตองใสรายละเอยด รหส เรอง หรอค าอธบาย เพอ

สะดวกในการคนหาไฟล จากนนกดทป ม ดงภาพ เลอกน าเขาจาก สแกนเนอร (Scanner)

เมอกดเลอกแลวจะปรากฎหนาตางขนมา แถบเมนจะอยท “ทวไป” ดงภาพ

ผลลพธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอก นามสกลของไฟลทจะสแกน การเลอกนามสกลไฟล คอการเลอกความละเอยดของเอกสารทจะสแกนออกมาจากตนฉบบ

ชอไฟล จากนนเลอกการตงชอไฟลทจะสแกน วาตองการก าหนดเอง หรอ ใหระบบก าหนดให โดยใชวนทและเวลา เปนตวก าหนด แลวเลอกไปทแถบเมน “ตงคา”

อปกรณ / สแกนเนอร เมอกดเลอกกจะปรากฎหนาตางส าหรบการตงคาเครองสแกนขนมา โดยหากมการตอเครองสแกนมากกวา 1 เครองขนไป ใหผ ใชระบเครองสแกนทตองการใช

ความละเอยดของภาพ ทงนระบบจะก าหนดไวใหเรยบรอยแลว โดยสวนมากผใชจงไมจ าเปนตองตงคาในสวนน หากเมอไดเลอกนามสกลไฟลทมความละเอยดสงไวแลว เชน เลอก > ( .PDF )

ส หากเครองสแกน สามารถสแกนสได ระบบกมเมนรองรบการสแกนส เชนกน

สแกนเอกสารและการแปลงไฟล ระบบสามารถใหสแกนและแปลงเอกสารออกเปนไฟล .PDF ได ทงนเพอปองกนการแกไขไฟลตางๆ จากไฟลของตนฉบบตน โดยสามารถเลอกแนวและขนาดกระดาษได แลวเลอกไปทแถบเมน “คณภาพ”

คณภาพไฟล ผใชสามารถเลอกคณภาพไฟล นามสกลตางๆ ได ดงภาพตวอยาง จากนน กดป ม

เปนอนเสรจสนกระบวนการการตงคา กอนการสแกนเอกสาร

1. วธการสแกนเอกสาร

1.1. เลอกรปแบบไฟลจากการสแกน

o Image file (JPG) - ผลจากการสแกน จะไดไฟลรปภาพ จะไดหนงไฟลตอหนงหนากระดาษ o Adobe Acrobat Document (PDF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล PDF ไฟลประเภทน

สามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได โดยเครองทจะเปดไฟลประเภทนไดนน จะตองตดตงโปรแกรม Acrobat reader กอน

o Multi-Page Fax Document (TIFF) - ผลจากการสแกน จะไดไฟล TIFF ไฟลประเภทน สามารถบรรจหลายๆหนากระดาษในหนงไฟล สามารถอานและพมพเปนชดได ภาพทไดเปนเอกสารขาวด า ขนาดเลก เหมาะส าหรบเอกสารทประกอบดวยตวหนงสอเปนสวนใหญ

1.2. ระบชอไฟลทเกดจากการสแกนเอกสาร

1.3. กดป ม ภาพทไดจากการสแกนจะปรากฏในรายการในชองดานลาง

1.4. กดป ม เมอคณสแกนเอกสารครบตามตองการ

1.5. หากตองการ แปลงไฟลใหกดทป ม

1.6. ระบบจะปรากฎหนาตางขน ผใชตองการแปลงไฟลเปนแบบใด ใหกดเลอกไฟลนามสกลทตองการ

และเมอกดกจะปรากฎ หนาตางขนเพอใหกรอกชอไฟลใหมทตองการสราง

1.7. กรอกชอไฟลในชอง และกดป ม 1.8. โปรแกรมจะแปลงไฟลรปภาพทผานการสแกน ใหเปนไฟล PDF หรอ TIFF ตามตองการ

เครองมออ านวยความสะดวก

การปรบแตงการใชงานของโปรแกรม

เรยกโปรแกรมนโดยการไปยง เมนหลกดานบน > เครองมอ > ตวเลอก ดงภาพตวอยาง

ตวเลอก > เครอขาย ดงภาพ ซงหากมมากกวา 1 ใหเลอกเครอขายทตองการ แตโดยสวนมากระบบจะตงเครอขายทใชงานไวอยแลว ผใชจงไมตองก าหนดตรงสวนน

ตวเลอก > การแสดงผล ซงผใชสามารถก าหนดไดวา เมอมเอกสารใหมเขามาตองการใหแสดงรายการลาสดในหนาแรกของโปรแกรมจ านวนกรายการ โดยสามารถตงใหแสดงผลไดสงสดถง 250 รายการ

และผใชสามารถเลอกรปแบบการแสดงผลได โดยเลอก แบบ กรอบเลอนลง หรอ เปดหนาตางใหม

แลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผใชตงไว

ตวเลอก > การแจงเตอน โดยระยะเวลาการแจงเตอนนนสามารถระบไดและสามารถยกเลกการแจงเตอนได โดยผใชสามารถตงแจงเตอน

เมอมเอกสารเขาใหม ไดสงสด 60 นาท หรอจะไมตงแจงเตอนกสามารถท าได o สวนทเปนเสยงแจงเตอน ระบบจะตงคาใหใชเสยงจากระบบ แตหากผใชมไฟลเสยงก

สามารถน าเขามาเพอใชแจงเตอนเมอมเอกสารใหมเขามาได

o สงจดหมายเตอนมายงทอยทระบขางลาง โดยผใชงานสามารถสง จมหมายแจงเตอนมายงทอยทผ ใชตองการใหสงไปหา โดยทงนตองไดรบการอนมตจากทางมหาวทยาลยดวยวาสามารถสงเมลแจงเตอนไปยงเมลอนๆ ทนอกเหนอจากการใชงานเครอขายภายในองคกรหรอไม

แตระบบการแจงเตอนจะท างานเมอเปดโปรแกรมนไวเทานน ดงนนถาตองการใหโปรแกรมนแจงเตอนทกครงทมเอกสารเขา สามารถท าไดโดยเปดโปรแกรมนเมอเรมใชงานคอมพวเตอร เมอโปรแกรมนถกยอลง โปรแกรมจะกลายเปน Tray icon แตผใชยงสามารถใชโปรแกรมไดโดยการ Double click ท icon ของโปรแกรม ดงภาพ

ตวเลอก > สแกนเนอร วธการสแกนเอกสาร ใหผใชเลอกก าหนดวา เครองสแกนทตออย เปนเครองสแกนรนใด เพอความสอดคลองในการใชโปรแกรมระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

เมอเลอกแลวกดป ม ระบบจะท าการบนทกขอมลตามทผ ใชตงไว

ตวเลอก > ความปลอดภย ระบบสามารถตง ลอกหนาจอ เมอผใชไมไดมการใชงานโปรแกรมเปนระยะเวลาสงสดไดถง 60 นาท

ตวเลอก > ลายเซน ในกรณททางสถาบนเหนควรใหเอกสารสารบรรณอเลกทรอนกส สามารถแนบลายเซน เปนไฟลได ผใชสามารถสแกนลายเซนเพอน ามาใชในโปรแกรมได

ตวเลอก > ขนสง ซงผ ใชสามารถเลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครงทสราง / รบเอกสารอตโนมต ได

โดยท าเครองหมาย ในชอง เลอกรายการอนญาตใหหนวยงานอนๆ ท าการคนหาเอกสาร ทกครง

ทสราง / รบเอกสารอตโนมต แลวกด ระบบจะบนทกขอมลตามทผใชตงไว

สมดรายชอ โดยเลอกท เครองมอ > สมดรายชอ

จะปรากฎสมดรายชอ ดงภาพดานลาง

เลอกสมดรายชอใน > ชองสมดรายชอของ ซงในสวนนจะมผลในกรณทผใชงานไดท าการสรางกลมปลายทางผ รบ เอาไวใชงานเปนการสวนตว หากเลอกสมดรายชอทไมถกตองกจะไมแสดงรายการกลมดงกลาวทไดสรางเอาไว โดยปกตจะม 1 รายการ คอสมดรายชอสวนตวของบคคล คณสามารถทจะสรางและบนทกปลายทางหรอกลมปลายทางทผใชสงถงบอยๆ โดยรายชอทอยในสมดรายชอของผใช จะไมสามารถดหรอใชงานไดโดยบคคลอน และในกรณทคณมรายการใน “สมดรายชอของ” มากกวา 1 รายการ รายการทเพมขนนนคอสมดรายชอของหนวยงานทผใชรบผดชอบ ผใชสามารถจดการสมดรายชอของหนวยงานได โดยการเลอกสมดรายการของหนวยงานในชองเลอก สมดรายชอของหนวยงานจะมประโยชนอยางมาก ในกรณทหนวยงานของคณตองการทจะจดท ารายชอและกลมใหเปนมาตรฐานเดยวกนทงหนวยงาน เพราะสมดรายชอหนวยงานสามารถอนญาตใหบคคลในหนวยงานเขาใชงานได ทกคนกจะมรายชอกลมเหมอนกน ถามการแกไขกจะแกไขทจดเดยว ทกๆคนกเหนความเปลยนแปลง ในสวนบนนยงรวมไปถงการก าหนดเงอนไขในการคนหารายชอทตองการ (จะอธบายในสวนตอไป)

เลอกกลมรายชอในกรอบทางซายมอ มกลมพนฐานทระบบจดเตรยมเอาไวคอ o รายชอทงหมด ในกลมนจะรวบรวมรายชอทงหมดทม จากทกๆกลมในสมดรายชอของผใชท

ถกสรางขนมาแสดงรวมกน กลมนจะชวยในการคนหารายชอทงหมดทมอยในระบบ (จะกลาวถงในสวนถดไป)

o กลมสงตอเอกสาร กลมนจะชวยอ านวยความสะดวกในกรณทจ าเปนจะตองมการสงเอกสารตอไปยงหลายๆปลายทางผ รบและเปนปลายทางผ รบกลมเดยวกน หรอชวยในการกระจายเอกสาร กลมนจะท าหนาทจดเกบรายชอบคคลหรอหนวยงานทมกจะใชในการกระจายเอกสารออกไป

o รายชอลาสด คอกลมทผใชงานสงเอกสารไปใหลาสด o กลม โดยภายในกลมนจะม Folder กลมยอย เชน รายชอทใชประจ า หรอกลมอนๆ แลวแตท

ผใชจะก าหนด โดยจะชวยอ านวยความสะดวกแกผใช ในกรณทมปลายทางผ รบใดๆ ทมการใชงานบอยครง ผใชสามารถเพมรายชอปลายทางผ รบนนเขาในกลมนได เพอลดขนตอนในการคนหาปลายทางผ รบได

o ถงขยะ ในกรณทตองการลบรายชอบคคลหรอกลมใดๆ สามารถท าไดโดยคลกทรายการทตองการลบแลวลากมาใสไวทถงขยะ ผใชสามารถเพมกลมไดโดยการกดป ม หรอลบกลมได (โดยจะไมสามารถลบกลมทระบบจดเตรยมใหได)

o สามารถสรางกลมเพมเตมไดโดยการกดทป ม โปรแกรมจะแสดงหนาตางขนมาใหผ ใชกรอกชอกลมใหมทตองการสราง

แลวกดทป ม ระบบจะท าการเพมกลมรายชอทสรางเขาส กลม ดงภาพตวอยาง

ดงตวอยาง จะมรายชอ กลม งานสารบรรณ เพมเขามาใน กลมรายชอ o หรอตองการลบกลมรายชอทสรางขนกสามารถท าไดโดยการคลกทกลมรายชอทตองการ

แลวลากมาวางท “ถงขยะ”

o เมอเลอกกลมรายชอในชอง “รายชอทงหมด” ชอง “รายชอทงหมด” (ชองกลาง) จะแสดงรายชอทอยภายใตกลมนนๆ

o สามารถเลอกคนหารายชอไดโดยระบชอทตองการคนหาลงในชอง

o สามารถระบขอบเขตในการคนหาไดดวยการคลกทรปแวนขยาย จากนนจงเลอกก าหนดขอบเขตทตองการคนหา ดงภาพ คนหาทงหมด คนหาในสงกดเดยวกน คนหาในสงกดเดยวกนและระดบต ากวา ดงภาพ

ตราประทบ

เปนตวแทนของตราประทบออกเลขรบ/สง ทอยในรปแบบดจตอล เพอใชในการรบสงเอกสาร แตไมจ าเปนวาผ ทจะรบหรอสงเอกสารจ าเปนตองมตราประทบ เพราะโปรแกรมสามารถใหคณรบหรอสงเอกสารโดยไมตองออกเลขรบหรอเลขสงได

เขาสหนาจอการใชงาน (สรางและแกไข) ไดโดย เมนเครองมอ > เลขรบ/สงเอกสาร

สามารถทจะเพมตราประทบโดยการกดป ม เพอเปดหนาตาง “Create new running number”

1. ขอมลทวไป

1.1 ระบชอลงในชอง สรางใหกบ วาจะสรางตราประทบใหใคร เหตทตองเลอกบคคลเพราะตรา

ประทบทสรางขนนนจะใชแยกกนแตละหนวยงาน จะไมมการใชปนกน 2. ประเภท

2.1 เลขรบ ผใชสามารถตงวาจะใหหนวยงานหรอบคคลอนเหนหมายเลขรบนหรอไม กรณทสรางเลขรบเอกสารเฉพาะหนวยงาน โดยทมใชหนวยงานกลาง ทออกเลขใหกบทางองคกร

2.2 เลขสง ผใชสามารถก าหนดวาตองการสรางเลขใหมใหกบทกๆปลายทางหรอไม ในกรณทสง

เอกสารเรองเดยวใหกบหลายหนวยงาน

3. การสรางรหส

3.1 ระบปท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “ปท” 3.2 ระบเลมท : ใชส าหรบการสรางรหส ในชอง “เลมท” 3.3 ระบขนเลมใหมเลขท : จ านวนเลขสงสดเมอถงเลขนแลว เลขใน “เลมท” จะถกปรบขนหนง

หมายเลข และ ”เลขปจจบน” จะถกปรบเปนเลข 1 ถาคณไมตองการใหมการปรบเลขใหกรอกเปน “9999999”

3.4 ระบเลขปจจบน : เลขทจะถกประทบสเอกสาร และจะปรบขนหนงหมายเลขหลงจากการประทบ

3.5 ระบรปแบบการสรางรหส : โปรแกรมจะใชรปแบบในชองนในการประทบเลขบนเอกสาร ถาชองนไมถกกรอกขอความใดๆ โปรแกรมจะไมประทบเลขใดบนเอกสาร ดงนนจงตองก าหนดรปแบบการสรางรหสใหกบตราประทบ (สามารถศกษารปแบบในการสรางรหสไดในภาคผนวก)

3.6 ท าเครองหมายถกท “ใชตวเลขไทย” ในกรณทตองการใชตวเลขไทย 3.7 ท าเครองหมายถกท “ใชระบบตงตนเลขอตโนมต” ในกรณทตองการใชงาน (สามารถระบการ

ตงตนเลขไดอตโนมต ไดโดยการระบวนท)

3.8 ท าเครองหมายถกท ”ก าหนดเลขทหนงสอตาม ปท” ในกรณทตองการแสดงปท ของเลขทหนงสอนน

มอบและถอนอ านาจ

เปนการมอบอ านาจใหบคคลอน สามารถเขามากระท าการตางๆแทนได จะใชในกรณทมอบอ านาจใหบคคลในหนวยงานเขามาจดการเอกสารของหนวยงาน

เขาใชงานไดโดยกดทเมน เครองมอ > มอบและถอนอ านาจ

เลอกผมอบอ านาจหรอบทบาทของ (ผมอบ) วาตองการมอบอ านาจของบคคลหรอหนวยงาน (ในรายการทคณมสทธ)

กดทป ม เพอมอบอ านาจ หรอเลอกผ รบมอบอ านาจทตองการเพม/ถอนอ านาจ

เลอกทป ม จะขนหนาสมดรายชอมาใหเลอก ใหท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงานทตองการ

เลอกท าเครองหมาย ทหนาชองรายการขางลางเพอมอบอ านาจหรอบทบาท หรอท าเครองหมาย

ทหนาชองรายการขางลางเพอถอนอ านาจหรอบทบาท แลวกดป ม เปนการเสรจสนการมอบอ านาจ

สงเอกสารอตโนมต

ควบคมกฎการสงเอกสารแบบ 4

จะปรากฎหนาจอดงภาพดานลาง เลอกทชอหนวยงานหรอบคคล หากตองการสงเอกสารอตโนมตไป

ยงบคคลหรอหนวยงานใด ใหกดทป ม

จะขนหนาจอสงเอกสารอตโนมต

.1 ใหผใชงานท าการเลอกวาตองการสงเอกสารตอเมอมเอกสารเขามา หรอมการสงเอกสารออก

.2 เงอนไข ใหผใชก าหนด เมอสงออกอตโนมตมหรอไมก าหนด

.3 สงไปท ใหกดท จะปรากฎสมดรายชอขนมาใหผ ใชท าการเลอกรายชอบคคลหรอหนวยงาน

.4 ลงนาม / สงการ ใหระบเปาหมายในการสงเอกสารวาตองการใหผ รบ ลงนาม เลอก “เปาหมายเพอ” กดป ม ระบเปาหมายของการสงเอกสาร ถาไมระบจะใชเปาหมายเดยวกบการสงเอกสารเขาสหนวยงาน หรอสงเอกสารอกจาหนวยงาน

.5 จากนนกดทป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการ

การขอ / จองเลขเอกสาร

ส าหรบการออกเลขหนงสอสงออกภายนอก นนสามารถใชงานจากสวนของเครองมอจองและขอเลขเอกสาร

ได โดยคลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ ดงรป

ส าหรบหนาการขอ/จองเลขเอกสารน จะเปนหนาการจดการเลขเอกสาร ททางผใชงานไดรบมอบอ านาจในการดแลและใชงานนน ดงรป

โดยจะแบงการท างานไดดงนคอ 1. จองเลขหนงสอ ในกรณทเปนหนวยงานเจาของเลขหนงสอสงออก จะสามารถท าการออกเลข

หนงสอเองไดโดยการจองเลขเอกสาร ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานเปนเจาของนน จะแสดงสถานะความเปนเจาของโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงาน (ชอเลมของเลขหนงสอ) – สถานะเจาของ ตวอยาง งานการเงน – ทะเบยนคมหนงสอสงภายนอก – เจาของ

1.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร

1.2 สามารถจองเลข โดยกดป ม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง

1.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงานสาร

บรรณกลาง จะตองท าการเลอกทป ม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด จากนนใสจ านวนการจอง

1.2.2 แลวกดป ม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว

2. ขอเลขหนงสอ ในกรณทไดรบสทธการขอเลขหนงสอจากเจาของเลขหนงสอนน ผใชงานสามารถขอเลขหนงสอผานระบบเองได ส าหรบเลขหนงสอทบคคลหรอหนวยงานไดรบสทธในการขอเลขจากเจาของเลขนน จะแสดงสถานะความเปนการไดรบสทธโดยมรปแบบการแสดงเปน

รปแบบ ชอบคคลหรอหนวยงานเจาของเลข (ชอเลมของเลขหนงสอ) – ผ ไดรบสทธใชเลข ตวอยาง งานการเงน – ทะเบยนคมหนงสอสงภายนอก – ขอเลขใหกบ นางสาวเยาวด ใจด

2.1 เขาสหนาการจองเอกสารโดย เมน เครองมอ > ขอ/จองเลขเอกสาร

2.2 สามารถขอเลข โดยกดป ม แลวระบบจะแสดงหนาจอขนมาใหผใชงานเลอก เพอใสรายละเอยดการจอง

2.2.1 รปแบบ, เรอง, วนทจองเอกสาร, เรยน, จาก, หมายเหต และในชองจองใหกบ คอ หากหนวยงานหรอตวบคคลไมมสทธจองเลขแอกสารเองตองใหหนวยงานสารบรรณกลางเปนผจองให หนวยงานสารบรรณการจะตองท าการเลอกทป ม เพอเลอกวา เลขทจองนน จองใหหนวยงานหรอบคคลใด เรองอะไร, เรยน ใคร, จาก ใคร

2.2.2 แลวกดทป ม ระบบจะกลบมาสหนาเดม ดงภาพดานลาง แตจะมรายการเลข เรองทท าการจองเอาไว

3. การน าเลขหนงสอกลบไปใชงาน สามารถน าเลขหนงสอไปใชงานได 3 แบบ ดงน

3.1 จากการสรางเอกสารใหม ในขนตอนการสรางเอกสารสามารถน าเลขหนงสอทจองหรอขอไวมาใชงานได หรอหากมสทธในการ

เปนเจาของหรอขอเลขหนงสอสามารถ จอง/ขอเลขหนงสอ และน ามาใชไดทนทดงน 3.1.1. เลอกสรางเอกสารในนามของบคคลหรอหนวยงานทเปนเจาของเรอง และมสทธในการใชเลขหนงสอ

3.1.2. คลกสรางเอกสารและเลอกรายการสรางเอกสาร

3.1.3. กรอกเรอง และเนอหา/บทคดยอเอกสาร และคลกทป ม เพอท าการกรอกเนอหางานสารบรรณและใชเลขหนงสอ

3.1.4. กรอกเนอหางานสารบรรณตางๆ และท าการใชเลขหนงสอไดโดยคลกทป ม

3.1.5. จะแสดงหนาการใชเลขเอกสาร

โดยตองเลอกเลขหนงสอทตองการใชงาน

3.1.6. เลอกเลขหนงสอทเคยจอง/ขอไวเพอใชงานไดหรอหากมสทธในการขอ/จองเลขหนงสอก

สามารถคลกท เพอจอง/ขอเลขใหมและใชเลขหนงสอนนไดทนท และสามารถใชเลข

หนงสอโดยคลกท

3.1.7. เมอเลอกใชเลขหนงสอทตองการจะกลบเขาหนาสรางเอกสารเดมเพอท าการ สามารถทจะแนบไฟลเอกสารเขาสระบบและบนทกรายการหนงสอสงออกเกบไวได

3.2 จากการแนบไฟลเอกสาร

สามารถใชเลขหนงสอทตองการโดยการแนบไฟลเอกสารไดในหนาของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร โดยระบบจะสรางเอกสารเกบใหอตโนมต

3.2.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช

3.2.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท

และเลอกรายการ

3.2.3. จะแสดงหนาการแนบไฟลเอกสาร ผใชงานสามารถแนบไฟลจากเครองคอมพวเตอรหรอ แสกนเอกสารนนเขาสระบบได จากนนคลกท เพอบนทกรายการหนงสอ

3.2.4. เมอบนทกหนงสอเรยบรอยจะกลบสหนาจอการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสารจะถกปรบเปน ถกใชงานและมเอกสารแนบ

3.2.5. รายการเอกสารทมการแนบไฟลเอกสารสามารถเปดดเอกสารทน าไปใชไดทนทโดยคลกเลอก

รายการ และคลกท และเลอกรายการ

3.2.6. จากนนจะแสดงเอกสารทมการใชเลขนน

3.3 จากการผกเอกสารเดมทเคยสรางไว จะใชในกรณทมการสรางเอกสารและแนบไฟลเขาสระบบเรยบรอยกอนแลว แตยงไมไดใชเลขหนงสอ

สามารถเลอกรายการหนงสอทสรางไวผกกบเลขหนงสอทจอง/ขอไวได ขนตอนการผกเอกสารท าไดดงน

3.3.1. คลกทเมน [เครองมอ] แลวเลอกรายการ จากนนเลอกรายการเลขหนงสอทตองการใช

3.3.2. คลกเลอกเลขหนงสอทตองการแนบไฟลเอกสารใหเปนแถบสน าเงน และคลกท

และเลอกรายการ

3.3.3. จะแสดงหนาการคนหาเอกสาร จากกลอง Document Box ท าการคนหาเอกสารและเลอกรายการทตองการผกเอกสาร

3.3.4. จากนนคลกท เพอผกเอกสารเขากบเลขทหนงสอ

4. การกรองขอมลเลขหนงสอ ในหนาการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถทจะท าการคนหา

เอกสารทออกเลขหนงสอไดโดยกดทป ม

4.1 ระบค าคนหา (โดยคนหาจากหวขอหรอหมายเหตทระบในขนตอนของการขอหรอจองเลข) เลอกสถานะของเลข ก าหนดชวงวนท ทตองการ(เลอกไดจากวนทเอกสารหรอวนทสราง) จากนนกดป ม

5. การยกเลกเลข ในการณทมการจองเลขไปแลวไมมการน าเลขนนไปใช หรอจองผด ฯลฯ โดยกดเลอกทรายการทตองการยกเลก จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท ยกเลกการจองเลข

จะปรากฏหนาตาง “ยกเลกการจองเลข” ดงภาพดานลาง

5.1 เลอกประเภทการยกเลกเลข เปนแบบยกเลกเลข โดยจะเปนสญลกษณ มเครองหมาย แสดงใหทราบ (โดยสามารถน าเลขกลบมาใหไดใหม)

5.2 ยกเลกเลข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระยะเวลาทก าหนด(เลขทถกยกเลกระบบจะน ามาออกใหกบผขอรายใหมภายใตกรอบระยะเวลาทก าหนด) แลวกด จะแสดงกรอบแจง สถานะการยกเลกเสรจสมบรณใหกด อกครง เปนอนเสรจสนขนตอนการยกเลกเลข

โดยระบบจะกลบมาสหนาจอเดม และจะมสญลกษณเกดขนทหนาตวเอกสารทจองเลข สงเกตดงภาพดานลาง

- ยกเลกเลข โดยไมมเงอนไข สามารถน าเลขกลบมาใชใหมได หากเมอไดมการน าเลขกลบมา ใชใหม ผขอเลขรายถดไปจะไดเลขนอตโนมต

- ยกเลกเลขโดยมเงอนไข โดยอนญาตใหมการจองเลขนไดอกภายในระหวาง วนเวลาทก าหนด

สามารถน าเลขทยกเลกแลวกลบมาใชใหมได โดยกดทรายการทท าการยกเลกไปแลว จากนนกดคลกขวา จะปรากฎหนาจอดงภาพ ใหเลอกท น าเลขกลบมาใชใหม

กรอกรายละเอยดเชนเดยวกบการจองเอกสารใหครบถวนแลวกด

กรอกรายละเอยดตางๆใหครบถวนเชนเดยวกบการจองเลข และระบประเภทการแทรกซงเปนสวนส าคญทจะมสวนในการก าหนดวาเลขทจะไดจากการแทรกจะออกมาเปนเลขใด

จากนนจงกดป ม ระบบจะท าการแทรกเลขเอกสารใหและแสดงขนในรายการจองเลขเอกสาร

สามารถแกไขวนทเอกสารและรปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได โดยการคลกขวาทรายการทตองการแกไข เลอกรายการ “แกไขเลขและวนทเอกสาร

ท าการแกไขเลขเอกสารหรอวนทเอกสารตามตองการ (เลขเอกสารทเปนเลขหลกจะไมสามารถแกไขได)

จากนนกดป ม ระบบจะท าการแกไขรายละเอยดทไดระบไวและแสดงในรายการเลขเอกสาร

การสรางเอกสารจากหนาแรก (HOME)

อ านวยความสะดวกในการสรางเอกสาร ผใชสามารถสรางเอกสารในนามบคคลหรอหนวยงานทไดรบมอบอ านาจไดจากหนาแรกของระบบ ดงภาพตวอยาง

การรบเอกสารเปนชด

อ านวยความสะดวกในการรบเอกสาร ในกรณทหนงวนมเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากมาย ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย

ใชป ม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ

กดทเมนเพมเตม > [รบเปนชด…]

จะเขาสหนารบเอกสารเพอท าการรบเอกสาร ใหเลอกรปแบบในการรบเอกสาร ซงมดวยกน 3 วธ คอ 1. ไมออกเลขรบ ในกรณทผ รบไมมหมายเลขรบ หรอไมจ าเปนตองออกเลขรบ 2. ใชหมายเลขเดม จากบคคลหรอหนวยงานกอนหนา 3. ออกเลขรบ โดยเลอกจากเลขรบทตองการใช คณสามารถปรบเลขตราประทบทเลอกโดยกด

ป ม จะปรากฎหนาตางใหคณกรอกเลขใหมทตองการปรบ

จากนนกดป ม เปนอนเสรจสนกระบวนการรบเอกสารเปนชดโดยการปรบเลข

การสงเอกสารเปนชด

อ านวยความสะดวกในการสงเอกสาร ในกรณทตองการสงเอกสารเขามาท “Inbox” ของคณมากกวาหนงเรอง ท าไดโดยเลอกทกรอบรายการเอกสาร คณสามารถเลอกไดมากกวา 1 รายการโดย

ใชป ม Shift หรอ Ctrl บนแปนพมพชวยในการเลอกรายการเอกสารทตองการรบ

กดทเมนเพมเตม > [สงเปนชด…]

จะเขาสหนาจอสมดรายชอ ดงภาพ ผใชงานสามารถเลอกผ รบปลายทาง เขาสกระบวนการสงเอกสารตามปกต

เมอระบรายละเอยดครบถวน พรอมสงแลว จงกดทป ม

การแสกนเอกสารทนท ผใชงานสามารถแสกนเอกสารเขาสระบบทนท ในกรณผ ใชงานตองการแนบเอกสารเขาสระบบผาน

เครองแสกนเนอรทเชอมตอไว โดยกดป ม Scan Now! ในขนตอนการสรางเอกสาร ดงภาพ

การออกเลขและสรางเอกสารใหมทกๆปลายทางทสง

ในกรณทผใชงานตองการสรางและสงเอกสารใหผ รบปลายทางมากกวาหนง ผใชงานสามารถก าหนดเลขหนงสอให running ตามล าดบของผ รบเอกสารได โดยการท าเครองหมายถก หนาขอความ ออกเลขและสรางเอกสารใหมทกปลายทางทสง ดงภาพ

การคนหาเอกสาร

คลกเลอกทกลองเอกสารทตองการคนหา (ดตวอยางจากภาพประกอบ)

คลกทรปแวนขยาย แลวเลอกก าหนดขอบเขตการคนหา ในหวขอ “คนหาขอมความในเอกสาร”

ก าหนดประเภทการคนหา (Quick search หรอ Advance search)

เลอกประเภทการก าหนดเงอนไขในการคนหา โดยตางกนทความสามารถในการเพมเงอนไขในการคนหา มดวยกนสองประเภทคอ Quick search : เปนการคนหาทรวดเรวและงาย โดยระบค าทตองการคนหา ชวงวนทตองการ

คนหาเอกสาร และ Folder ทคนหา

Advance search : เปนการคนหาทมความละเอยดสง สามารถระบเงอนไขทตองการคนหาไดมากกวาการคนหาทวไป เชน วนทเอกสารเขา, วนทสงเอกสาร, หวเรอง, บทคดยอ, หนวยงานทสงเอกสารมา, หนวยงานทรบเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชนความลบ, เลขรบ-เลขสง เปนตน สามารถคนหาค าไดมากกวา 2 ค าไดโดยใช AND, OR

หรอคณสามารถใชวธคนหาอยางงายไดโดยการกรอกค าทตองการคนหาลงในชองวาง แลวกดป ม Enter บนคยบอรด ระบบจะท าการแสดงผลจากการคนหาขนทรายการเอกสารในกลองทคณเลอก

การสรางโฟลเดอรในคนหาเอกสาร

ผใชงานสามารถสรางโฟลเดอรคนหาอยางงายดวยตนเอง ดงน

เลอกกลองเอกสารทตองการคนหา (Inbox, Sent box, Document) จากนน คลกขวาเลอก Advance

Search

จากนนก าหนดเงอนไขในการคนหา แลวกดป ม

ตงชอโฟลเดอรคนหา

ระบบจะท าการสรางโฟลเดอร ภายใตโฟลเดอรนนๆและคนหาเอกสารตามเงอนไขทก าหนดใหอตโนมต

ภาคผนวก

ภาคผนวก ก

ค าอธบายรายการสทธ ส าหรบการมอบสทธหรอมอบอ านาจ

รายการสทธ ความหมาย อานรายการเตอน / Read alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box (เทานน) ของผ ทมอบ

สทธให เพอดรายการเตอนเทานน จดการรายการเตอน / Manage alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box(เทานน) ของผ ทมอบ

สทธให โดยสามารถจดการรายการเตอนได เชนการ เปด การลบรายการเตอน การจดการโฟลเดอรภายใน เปนตน

ลบรายการเตอน / Delete alert list มสทธในการเขาสกลอง Alert box(เทานน) เพอเปดอาน/ลบรายการเตอน ของผ ทมอบสทธให

รบเอกสาร/ Receive document มสทธในการเขาถง Inbox(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเปดอานรายการเอกสาร/สามารถรบเอกสาร ไดเทานน

อานเอกสารเขาเทานน / Read inbox only มสทธในการเขาถง Inbox (เทานน)ของผ ทมอบสทธให แตการเขาถงดงกลาว ท าไดเพยงเปดอานรายการเอกสารเทานน ไมสามารถท าการแกไข รบเอกสาร หรอกระท าการตางๆกบรายการเอกสารได

จดการเอกสารรบ / Manage inbox มสทธในการเขาถง Inbox(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยมสทธเตมทในการจดการรายการเอกสารทอยภายใต Inbox เชนการรบเอกสาร การจดโฟลเดอรเอกสาร การลบเอกสาร แตไมไดรวมถงการสงเอกสารออก(Reply และ Forward)

มสทธรบ E-Mail แจงเมอมเอกสารเขา/ Mail alert

มสทธในการรบ E-mail เมอมเอกสารเขาสกลอง Inbox (กรณนผก าหนดสทธคอผดแลระบบวาจะอนญาตใหผใชงานคนใดสามารถรบ E-Mail แจง เมอมเอกสารเขา แตทงนระบบจะตองเปดสทธในการใชงานฟงกชนดงกลาวเอาไวดวย )

สงเอกสาร / Send document มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให เพอดรายการ สงเอกสารออกทงหมด

รายการสทธ ความหมาย จดการเอกสารออก / Manage Sent box มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให

โดยมสทธในการจดการรายการเอกสารขาออก ภายในกลองไดทงหมด

ถอนเอกสารทสง / Revoke sent document

มสทธในการเขาถง Sent box(เทานน) ของผ ทมอบสทธในกรณทเอกสารยงไมถกเปดอาน)

สรางงานสแกนเอกสาร / Create scan job มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถสรางงานสแกนเอกสารเพมได

จดการกลองเอกสารสแกน / Manage scan box

มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถสรางงานสแกนเอกสาร/จดการรายการสแกนภายใตกลองน

ลบรายการงานสแกนเอกสาร / Delete scan job

มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปท าการลบรายการสแกนได

แกไขรายการงานสแกนเอกสาร / Edit scan job

มสทธในการเขาถง Upload box(เทานน) ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปเปดและท าการแกไขรายการสแกนได

สรางเอกสาร / Create document มสทธในการเขาถง Document box(เทานน)ของผ ทมอบสทธให โดยสามารถเขาไปท าการสรางเอกสาร(เทานน)แลวบนทกเกบไวใน Document box นนได แตไมสามารถท าการสงเอกสารออก หรอกระท าการอนๆกบรายการเอกสารได

แกไขเอกสาร / Edit document box มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให โดยสามารถเขาไปจดการแกไขเนอหาภายในเอกสาร รวมถงการแนบไฟลเพมเตม แตไมสามารถท าการสงเอกสารได

อานเอกสารสรางเทานน / Read document only

มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให แตการเขาถงดงกลาว ท าไดแคเพยงอานรายการเอกสารภายในเทานน

จดการเอกสารสราง / Manage document box

มสทธในการเขาถง Document box(เทานน) ของผ ทไดมอบสทธให โดยสามารถเขาไปจดการโยกยายรายการเอกสารภายในได

รายการสทธ ความหมาย เปนเจาของ / Owner ผ ทไดรบสทธน สามารถกระท าการใดๆกได(ทงหมด) กบ

เอกสารทงหมดของผ ทมอบสทธให เสมอนเปนเจาของ รบสบทอดอ านาจ / Right inheritance ผ ทไดรบสทธน จะไดรบการสบทอดรายการสทธตางๆ

จากผ ทมอบสทธให นนหมายความวา หากผมอบสทธไดรบการมอบสทธใดๆ จากบคคลกอนหนา ผ ทรบมอบสทธ จะสบทอดรายการสทธตางๆเหลานนมาจากผมอบสทธดวย

จดการและใชงานสมดรายชอ / Manage address book

ผ ทไดรบสทธนจะสามารถเขาไปจดการและเรยกใชงานสมดรายชอ ของผ ทมอบสทธได

ภาคผนวก ข

ความหมายของสญลกษณตางๆ โดยจะแยกไดเปนกลมตาง ๆ ดงน

แสดงสถานะเอกสาร หมายถง เอกสารเขาทยงไมไดเปดอาน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสเหลองเขมทยงไมมการเปดซอง”

หมายถง เอกสารทผสงยงไมไดท าการสงแตจะตองมการสงไปยงผ รบแนนอน คอจะเปนรป “ซองจดหมายดานทอยผ รบ” (สญลกษณนจะเหนไดในกลอง Document box ของผสรางเทานน)

หมายถง เอกสารรบทเปดอานแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว” หมายถง เอกสารรบทเปดอานและไดท าการลงรบแลว คอจะเปนรป “ซองจดหมายสขาวทมการเปดซองแลว และมเอกสารแนบอยขางซอง”

หมายถง เอกสารทไดตอบกลบหรอสงตอไปยงบคคลหรอหนวยงานอน คอจะเปนรป “ซองจดหมาย สขาวทมการเปดและมลกศรชออก”

หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนนและคณยงไมไดเปดอานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวขนาดเลกทยงไมมการเปดซอง”

หมายถง เอกสารเขามายงหนวยงานซงคณไดรบสทธในการเขาถงเอกสารนน มการแกไขและคณยงไมไดเปดอานเอกสารรายการนน คอจะเปนรป “ซองจดหมายปดสขาวขนาดเลกและมสเหลองทซองจดหมาย”

หมายถง ระดบชนความลบ

หมายถง ระดบชนความลบมาก

หมายถง ระดบชนความลบทสด

แสดงสถานะการสงตอเอกสารโดยอตโนมต หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผ รบไดรบเอกสาร คอจะมสญลกษณรป “cc สน าเงน” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน

หมายถง ระบบไดท าการสงส าเนาเอกสารฉบบนออกโดยอตโนมตเมอผสงไดสงเอกสาร คอจะ มสญลกษณรป “cc สเขยว” ทมมลางซายของสถานะเอกสารตางๆ ดงตวอยางตอไปน

แสดงสถานะการยกเลกเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการยกเลกเอกสารฉบบนแลว โดยสญลกษณรปจะปรากฎทมมบนขวาของสถานะเอกสารตาง ๆ

แสดงสถานะการระงบเอกสาร หมายถง ระบบไดท าการระงบเอกสารฉบบน โดยสญลกษณรปเครองหมาย “กญแจลอค” จะปรากฎทหนาเนอหาเอกสารทไดท าการระงบไว

ภาคผนวก ค

ความหมายของสญลกษณทใชในการก าหนดรปแบบของตราประทบ พรอมแสดงตวอยางการประยกตใช

สญลกษณ ค าอธบาย %Y เลขปท ทระบในชองกรอก %B เลขเลมท ทระบในชองกรอก %N เลขปจจบน ทระบในชองกรอก %y ป ค.ศ. ปจจบนของระบบ %b ป พ.ศ. ปจจบนของระบบ %% เครองหมาย “%”

ตวอยางการสรางรหส การประยกตใช สมมตวา

ปท ทระบในตราประทบของคณคอ 2546 เลมท ทระบในตราประทบของคณคอ 2 เลขปจจบน ทระบในตราประทบของคณคอ 471 ป พ.ศ.ปจจบนคอ 2547

รปแบบการสรางรหส เลขทจะประทบในเอกสาร %N/%b 471/2547 %5N 00471 %2b-%N 47-471 %2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์doc.skru.ac.th/DocClient/download/EDocForWindowsUserManual.pdf ·...

Documents

Download (2.051Mb)

Download (Ukazania_Puteshestvie_iz_Bulgaria.pdf)

Download (4073Kb)

Link download(download trang đơn)

File Download

Download (3884Kb)

Download (3.241Mb)

aea2045.dyndns.orgaea2045.dyndns.org/download/download/Pelan Pembangunan...aea2045.dyndns.org

Download file Download file

Download (1791Kb)

Link download (download trang đôi)

Download (2511Kb)

EDU3102 Perkembangan Kanak DOWNLOAD!DOWNLOAD!

Download (2463Kb)

Download - 818,4kb

Download Case

Download (373.4Kb)

2. ขั้นตอนการ Download โปรแกรม หลังจากที่สมัครสมาชิก ... · 1 2. ขั้นตอนการ . Download

Download (1.310Mb)

Download (4.018Mb)