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试剂耗材采购管理平台服务手册
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目 录
一、 试剂采购平台概况.....................................................................................................2
二、 平台流程.....................................................................................................................3
三、 采购人员管理.............................................................................................................5
3.1用户管理.......................................................................................................................... 5
3.2 角色管理......................................................................................................................... 6
四、 平台登录演示.............................................................................................................8
4.1平台登陆方式一.............................................................................................................. 8
4.2平台登陆登录方式二...................................................................................................... 9
五、试剂耗材采购管理平台系统操作流程.......................................................................... 10
5.1广西医科大学试剂耗材采购管理平台登陆方式........................................................ 10
5.2 首次登录平台需要完善的信息管理........................................................................... 11
5.3 采购管理....................................................................................................................... 14
5.4 全部订单....................................................................................................................... 16
5.5 数据库外采购............................................................................................................... 19
5.6 个人发起结账............................................................................................................... 20
5.7 验货程序登录............................................................................................................... 22
六、联系方式.......................................................................................................................... 23
试剂耗材采购管理平台服务手册
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一、试剂采购平台概况
为进一步加强广西医科大学实验用试剂耗材的管理,规范试剂、
耗材采购行为,提高教学科研资金使用效益,实现对试剂耗材的全流
程管理,根据国家有关法律法规和规章制度,结合桂医大国资【2010】
5号《广西医科大学实验试剂和耗材采购管理暂行办法》学校管理办
法及实际情况,特建设试剂耗材采购管理平台。
(一)平台介绍
广西医科大学试剂耗材采购管理平台,在平台原有基础上经过升
级开发,实现了集合试剂采购、审批、存量管理、结算、资料查询、
安全教育宣传于一体的整体解决方案,旨在方便师生,寓管理于服务,
以服务促管理。
“平台”内设实验试剂耗材电子商城,提供对渠道实验试剂耗材
供货体系。商城内供应商来源主要为国内知名实验试剂耗材供应商和
校内用户推荐供应商,“平台”内货品的价格公开透明,比价方便。
(二)纳入“平台”交易范围的商品与分类
1.“平台”可交易范围的商品:
教学、科研实验过程中采购的试剂耗材,包括材料和易耗品,单
笔订单总价在 10 万元以内。材料:凡一次使用即消耗或不能复原的
物资,如化学生物试剂、金属、非金属的各种原材料等。易耗品:指
在使用过程中易于损耗的物资,如玻璃器皿、电子器件、配件、劳动
保护用品等。“平台”可交易范围的商品还包括:I 类手术器械(科
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研实验用)、基因测序、检测等科研服务。如有新增其的类别,
可向科技处提出申请,待科技处审核批准后再另行通知。
2.暂不纳入“平台”可交易范围的商品细目:
耗材类,如:常温下为气态的气体(干冰、液氮、液氦、液氩等)
微生物类,如:细胞、细菌、病毒、病毒构建、病毒包装等。
药品类,如:中药、西药、注射液等。
动物类,如:实验用的兔、鼠、猪、狗、猴等。
易制毒、易制爆危险化学品,如:硫酸、硝酸、盐酸、乙醚、三
氯甲烷、高锰酸钾、甲基乙基酮、甲苯、丙酮、醋酸酐、苯乙酸、哌
啶等,具体可参照《易制毒化学品管理条例》、《易制毒-易制爆化学
品名录》。此类危险化学品的采购不论金额多少,都须经过国资处审
批后采购,通知详见国资处网站“申请单位专栏”。
设备类,如:移液器、电子血压计、干燥箱、离心机等。
3.平台采购的金额范围:订单总价在 10万元以内。
4.采购商品的来源分类:
4.1 商品库采购:商品库里有且可供采购的试剂耗材。
4.2 商品库外采购:商品库里没有,但属于平台可交易范围的商
品。
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二、平台流程
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三、采购人员管理
3.1用户管理
3.1.1 统一认证用户:试剂耗材采购管理平台与学校统一身份认
证平台对接,校本部人员及非小本部人员均无需注册账号(账号由学
校统一身份认证平台分配)。
3.1.2 学生账号,由老师在成员管理中统一新增发放。
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3.2 角色管理
试剂材料询购平台将课题组的角色划分为 4 种:课题组负责人
(又称 PI)、科秘、采购员和成员。一个课题组中不同角色具有不同
的功能权限,具体如下:
PI:是课题组中的最高权限角色,具有提交订单、结账管理、课
题经费管理和成员管理等全部权限。
科秘:比 PI 缺少成员管理的权限,但具有结账管理和提交订单
的权限。
采购员:比 PI 缺少结账管理、课题经费管理和成员管理权限,
但具有提交订单的权限。
成员:只能将需要购买的试剂耗材加入购物车,购物车中的商品
需通过 PI、科秘或采购管理员来提交订单。
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3.3 平台报账说明
3.3.1 成交公示:订单成交在平台平台公示三天异议后,申请人
可在平台中打印出“公示无异议单”结果作为报账依据之一。未按规
定公示或者未按规定采购试剂、耗材原则上不给予报账。
3.3.2 “结账单”和“公示单”的打印:在“个人发起结账”—
结账单查询,看查询打印已确认结账的订单信息。可按结账单号找到
报账订单,点击下载“结账单”和“公示单”文件即可。
3.3.3 采购人员凭证成交公示单(公示三天无异议后)、结账单、
发票等材料到财务处进行报账,具体要求以财务处为准。
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四、平台登录演示
4.1平台登陆方式一
4.1.1 登录对象:有统一身份认证的校本部人员(校本部在职人
员)及非校本部人员,可以通行通过统一身份认证系统的方式进入“试
剂耗材采购管理平台”。
4.1.2 登录网址:浏览器地址登陆栏“http://portal.gxmu.edu.cn/”
网址,登陆学校统一身份认证系统。
4.1.3 登陆账号和密码
“统一身份认证系统”用户账户密码如下:
校本部人员:由学校统一身份认证系统分配(如:职工号 00000),
初始密码统一为:123456 。
非校本部人员:由学校统一身份认证系统分配(如:在财务处的
登录号),初始密码统一为:123456 。
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4.2平台登陆登录方式二
4.2.1 平台所有用户,均可以通过“试剂耗材采购管理平台”
首页网址进行登录。
4.2.2 登录网址:浏览器地址登陆栏 http://210.36.49.30/gxmu
网址,登陆学校统一身份认证系统。
4.1.3 登陆账号和密码
“统一身份认证系统”用户账户密码如下:
校本部人员:由学校统一身份认证系统分配(如:职工号 00000),
初始密码统一为:123456 。
非校本部人员:由学校统一身份认证系统分配(如:在财务处的
登录号),初始密码统一为:123456 。
学生:学生学号,初始密码为:学生自己注册的密码。
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五、试剂耗材采购管理平台系统操作流程
5.1广西医科大学试剂耗材采购管理平台登陆方式
登陆“http://210.36.49.30/gxmu”系统网址
5.1.1教职工(PI):点击右上角的“登录”按钮;
5.1.2校外人员、学生:点击右上角的“校外人员登录”按钮
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5.2 首次登录平台需要完善的信息管理
5.2.1 “点击实验室管理中心”进入管理页面
5.2.2完善个人信息(“*”星号为必填项)
5.2.3完善收货地址(收货地址可以添加多个,设置常用地址为
默认地址,避免供应商派送错误,影响到货时间)
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5.2.4 完善课题组信息管理:选择课题组所在院系→设置课题组
名称
5.2.5 完善课题经费管理
试剂材料询购平台已与学校财务系统实现无缝对接,平台会自动
读取 PI 在财务系统的课题经费信息,老师提交订单时可以直接选择
经费卡进行支付。PI 根据实际需要可以在“课题经费管理”中设置每
张经费卡是否可用,同时还能为各课题组成员授权每张经费卡的使用
权限。也可以设置每张经费卡使用金额。
5.2.6 申请加入课题组
师生可以通过此功能申请成为其他课题组科秘、采购员或成员,
待 PI 审批通过后即可成为其课题组的成员。从而实现一个账号可兼
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具多个课题组角色,师生采购的时候再根据实际情况进行不同课题组
间切换。
5.2.7 成员管理
课题组负责人(PI)可以在此功能中管理本课题组成员,新增或
修改课题组成员角色或停用成员帐号,另外还可以对申请加入本课题
组的新成员进行审批。
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5.3 采购管理
5.3.1 搜索功能:试剂材料询购平台支持中英文品名、品牌、货
号、CAS 号、供应商名称等信息搜索。以“氯化钠”为例,搜索结果
出来后还可点击所需品牌、供货商和销售级别进行二次筛选,价格的
降序或者升序,能更精准地查找到优质商家的产品。
选购试剂耗材流程:搜索商品→加入购物车
5.3.2 点击“购物车”,进入到管理界面
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5.3.3 提交订单选卡支付:
选择合适的商品加入购物车后,在“我的购物车”中选择商品,
点击“提交订单”。提交订单之前老师可以修改单价、数量、采购要
求和删除商品,其中产品的单价必须与供应商协商后才能进行修改,
以免产生纠纷。师生“提交订单”后需在跳转的新界面中选择收货地
址和收货人,“选卡支付”前请再次确认订单是否有误,如有问题请
返回购物车修改,成功支付后将无法再次修改。
提交订单流程:勾选商品(修改单价(单价必须与供应商协商)、选
择数量、采购需求)→提交订单→确认收货地址、收货人→选卡支付
选卡支付:选择经费级别、项目来源
提交订单示意图
确认收货示意图
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选卡支付示意图
5.4 全部订单
5.4.1 订单查询:可以查询所有订单;也可以按照商品名称、品
牌、货号、包装规格进行单个订单搜索或者导出;查看订单详情;再
次购买;取消订单。
5.4.2 待发货:可以看到所有在等待发货的商品及订单详情。
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5.4.3 待审核:所以订单大于 3 万元小于 10 万,都需要审核部
门审核通过后正常进行采购,在这里看到等待审核的订单及详情。
5.4.4 待收货:在这里看到所有等待确认到货入库的订单及详情。
5.4.5 待结账:在这里看到所有到货入库等待结账的账单及详情。
5.4.6 经费统计:可以看到每个课题需要采购商品经费总和及详
情,详情—可以查看单个课题下需要具体采购明细。
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5.4.7 垃圾箱:可以看到所有取消和购买失败的订单。
5.4.7 收藏夹:选择上但是没有购买的产品。
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5.5 数据库外采购
数据库外采购:
5.5.1 新建采购订单流程:填写供应商→采购原因→课题卡→上
传采购依据、合同单子搞→添加明细→保存订单
5.5.2 历史订单:所以数据库外采购订单都可以在这里查看。
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5.6 个人发起结账
个人发起结账分为:生产结账单、发票管理、结账单详情、订单换卡,
使用角色为:PI、科密。
结账步骤:勾选到货结账订单→订单换卡(如不需要更换,跳过此步
骤)→发票管理→收到发票→打印冰推送财务→已结账单
5.6.1 发起结账, 勾选到货确认订单,点击“生成结账单”,订
单浏览确认订单无误,点击“确认”,系统推送到供应商,通知供应
商送发票。
5.6.2 发票管理
5.6.2.1 收到供应商发票后点击“确认收票”,发票推送到推送
财务。
5.6.2.2点击打印,推送结账单后将无法打印结账单或撤销,确
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认无误后点击“打印”键,订单信息将自动推送到财务系统并无法修
改,点击打印确认后没有连接打印机将自动弹出打印下载界面,选择
下载位置,下载保存。
5.6.2.3 已结账,结账订单查询,均可以通过查询结账单号查询
结账订单及结账历史订单。
也可以查看订单详情、取消结账、打印公示单、打印结账凭证。
注意:公示单在公示栏展示三天后才可以打印
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5.7 验货程序登录
验货管理是指老师对已经收到的商品进行到货确认的功能,目
前系统所有订单都需要经过小程序到货处理。收货人收到供货商配送
单时,需登录平台的微信到货小程序,登录后再扫描配送单的二维码
进行收货,签名后将收货信息上传至服务器。
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六、联系方式联系人:黎老师、黄老师 0771-5330611
易老师 0771-5358884
QQ群:789765904
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