El Backlog o Acumulacion de Trabajo

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El Backlog o Acumulación deTrabajo

Juan Carlos Orrego BarreraIngeniero MecánicoEspecialista en Finanzas – Preparación y Evaluación de Proyectoswww.mantonline.comMedellín - Colombia

Que es el BacklogEs la acumulación de trabajos o son todos los trabajos, que han sido

identificados, pero que no han sido completados, hace referencia altrabajo incompleto o hecho a medias ( mientras tanto, mientras hayuna parada, mientras aguante) , su unidad de medida son semanas.

Flujo de la Orden de Trabajo

MANTENIMIENTOPREVENTIVO

PRIORIZACION

PLANIFICACION

PROGRAMACION

EJECUCION

CONTROL

FallaAVISO

PRIORIZACION

PLANIFICACION

PROGRAMACION

Problema Resuelto CONTROL

EJECUCION

Puntos de Generación delBacklog

MANTENIMIENTOPREVENTIVO

BACKLOG

Problema Resuelto

FallaAVISO

PRIORIZACION

PLANIFICACION

Problema Resuelto CONTROL

EJECUCION

PROGRAMACION

Síntomas del BacklogAlta accidentalidadAusentismo en alzaEstrés del personalAumento de stocks de partesAltos costos de mantenimientoOrdenes de trabajo DuplicadasDisminución o baja DisponibilidadAumento de pagos en horas extrasReducción del Tiempo medio entra FallasQuejas permanentes de los clientes del área

Nivel Optimo para el Backlog

Depende de cada empresa, mundialmentees aceptado entre 2 y 4 semanas.

Relativo

Análisis

Backlog Optimo “2 a 4 Semanas”

La gerencia de mantenimientotiene mas trabajo del que

puede manejar bajolas condiciones actuales

No hay suficiente trabajodisponible para elaborar una

buena programación

¿Por que?

buena programación

Poco personal

Falta de control

Presupuesto bajo

Baja capacitación

Falta de programación

Poca o nula herramienta

Desmotivación del personal

Escasa cantidad de repuestos

¿Por que?

buena programación

Falta de control

Baja capacitación

Demasiado personal

Falta de programación

Exceso de trabajo contratado

Los mayores generadores• El jefe• El clima• El clima laboral• El jefe de mi jefe• La falta de control• El desconocimiento• Repetición de trabajos• La falta de jerarquización• El trabajo de emergencias• Los repuestos poco confiables• El software usado para mantenimiento ( Si su

programación fue inadecuada)

Claves para el éxito de lagestión del Backlog

• Establecimiento de objetivos• Configuración de prioridades• Establecimiento de responsabilidades• Implementación de procesos para cumplir los

objetivos• Medición del desempeño• Revisión de la interpretación o ejecución• Auditoría del proceso

Gestión del Backlog

1. La gestión de las ordenes de trabajo.2. El desarrollo de las órdenes de trabajo,

preparación y procedimientos dereparación.

3. Programación del Trabajo.4. Seguimiento de la ejecución de los

trabajos

Manejo del BacklogOrganización de actividadesacumuladas por antigüedad

Zona DZona C

Zona A Zona B

Manejo del BacklogPriorización de actividadesacumuladas según prioridadinicial

Zona B

Prioridad 0 Prioridad 1

Prioridad 2 Prioridad 3

Prioridad 4

Como calcularlo

O.Ts = Ordenes de TrabajoHE = Horas Estimadas para realizar el trabajoIA = Indicador de Acumulación ( % de Horas programadas del total de O.Ts)

Cuanto de lo programado bajo estascaracterísticas representa ese tiempo

Como calcularlo

Ejemplo: de la prioridad 0 (cero) se tenían programadas 3 OT quesupuestamente tardarían 10 horas, y 3 quedaron acumuladas, es decir queIA=.100%Por su parte de prioridad 1 (uno) se tenían programadas 4 OT que debian detardar 10 horas, y las dos que quedaron pendientes se presupuesta tardaran2 horas, entonces el IA=20%

10 100%2 20%

Como calcularlo

Representa el % de lo que en verdadse puede ejecutar de lo que se encuentre

sobre esta línea

10 100%2 20% 80%

8200100

Como calcularlo

Si solo se cuenta con untécnico y este trabaja enColombia, es decir 48horas a la semana,entonces

Semanas de Acumulación = 320/48 = 6,67 semanas

Como calcularlo

El N° Total de técnicos para realizar eltrabajo pendiente en 6.67 semanas seríasegún la ecuación igual a:

= 320/ (6,67 * 48) = 1 Técnico adicional

Si deseamos que se haga en una semana,deberíamos usar 6,67 = 7 técnicos

Que más podemos encontrar?• Sobrecargas de trabajo• Ajuste de tareas pendientes con recurso adicional• Costo de horas extras para atender la sobrecarga de trabajo• Costo de personal adicional para atender la sobrecarga de trabajo• Elección de forma de atender la sobrecarga, horas extras vrs personal

adicional

A que nos ayuda?• Reducción de costos de mantenimiento• Reducción en perdidas de producción• Aumento de la responsabilidad de los técnicos• Fortalecimiento de la unidad de mando

Backlog

Competitividad

GraciasPreguntas

Juan Carlos Orrego Barrerawww.mantonline.comMedellín - Colombia

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