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El archivo de la Diputación Provincial de Soria se pone en marcha a mediados del año 2005. A la vez hay una importante preocupación por el estado de los archivos municipales de la provincia. De forma que desde mediados del año 2005 hasta mediados del 2006 se llevan a cabo visitas a los Ayuntamientos para comprobar la realidad de los mismos. A estas visitas corresponden las fotografía, que, ya no volverán a repetirse, puesto que son precisamente archivos ya organizados. FORMA DE ACTUACIÓN: -Traslado de las unidades de instalación a Diputación
Personal del servicio de Vías y obras traslada la documentación en
cajas de cartón al Archivo de la Diputación Provincial de Soria.
-Cómo nos encontramos esa documentación en los ayuntamientos:
Instalación en el archivo municipal: Normalmente se trata de documentación recogida en cajas de madera
y de cartón, depositadas, en unos casos, sobre estanterías metálicas, de madera, sobre el suelo ó hacinada en mesas, altillos….no correctamente instalada. Muchas veces las condiciones medio ambientales temperatura – humedad han dañado seriamente los documentos, en ocasiones un incendio ha dejado restos en los mismos ó los ha destruído, ó las termitas están presentes entre la documentación.
-Desarrollo del trabajo: Poco a poco se va sacando la documentación de las cajas (en las que
ha sido introducida sin ningún criterio de clasificación) y tiene lugar:
Separación física de las series documentales a partir de las anotaciones que aparecen en los lomos de los legajos y de las cajas en los que han permanecido hasta el momento.
Limpieza del polvo y suciedad acumulados sobre los documentos con brochas y bayetas suaves
Eliminación de elementos plásticos y metálicos (gomas, clips, grapas, etc.).
Descripción de las unidades documentales simples y compuestas, individualizando cada una de ellas en carpetillas en las que se anota la propia descripción, la fecha del documento y la signatura (número de unidad de instalación – número de lugar que ocupa el expediente en dicha unidad de instalación).
Extracción del interior de los expedientes de la documentación de apoyo informativo que se limita a establecer las pautas sobre la instrucción de los trámites (boletines, fotocopias, etc.)
Elaboración del cuadro de clasificación, partiendo del modelo propuesto en las XVII Jornadas de Archivos Municipales celebradas en San Sebastián de los Reyes (27-28 de mayo de 2010) por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid.
Con las descripciones finalizadas y efectuadas las correspondientes modificaciones en el cuadro de clasificación del Grupo de Archiveros de Madrid, por ejemplo el cambio en la denominación de algunas de las secciones y series para que queden reflejadas con mayor claridad las particularidades de la provincia, o la incorporación de determinados tipos documentales que se considera que tienen cabida, se confecciona el cuadro de clasificación
Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie, empleando, principalmente, el método cronológico.
Introducción del contenido de las descripciones en la aplicación confeccionada al efecto para recuperar la información. Uno de los principales temas que se nos plantearon fue idear una aplicación informática de muy fácil manejo, no sólo para el personal auxiliar contratado en el archivo para la realización de este proyecto, si no también para el personal auxiliar y secretarios de los diferentes Ayuntamientos de la Provincia de Soria, y posibles usuarios en general, no familiarizados con términos archivísticos.
La aplicación permite que cada Ayuntamiento pueda acceder sólo a la consulta de su Ayuntamiento, ó que puedan introducir datos sólo de su municipio, según los permisos que se les den desde Diputación.
Digitalización de los documentos que por su carácter histórico, por su valor administrativo ó jurídico, (se ha estimado que sería conveniente tener una copia de seguridad, para poder hacer frente a una eventual pérdida ), como por ejemplo, los libros de actas, se ha considerado que merecen este tratamiento.
Instalación de los documentos en cajas de archivo definitivo rotuladas con la signatura, empleando números correlativos para su control.
De forma que se han llevado a cabo labores de carácter físico: ordenación e instalación, junto a otras intelectuales: identificación de series y clasificación. Actuaciones que se llevan a cabo simultáneamente en la mayoría de las ocasiones.
Finalizada la mecanización de datos, se genera el inventario, en papel y PDF, que se da a los ayuntamientos, así como una copia de la documentación digitalizada. Y se procede a la devolución del archivo ya organizado al local que hayan habilitado para el depósito de la documentación.
-Continuidad:
El personal de los ayuntamientos cuyo archivo se ha organizado, cuenta con un gran trabajo ya hecho, queda como tarea suya continuar con la labor hasta aquí desarrollada, sobre todo en un momento de recorte de presupuesto como es el actual. Si bien sería lo ideal la contratación de archiveros, la realidad actual no lo va a permitir, y esperando un futuro más prometedor ellos deberían continuar con el trabajo.
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