View
0
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Empreender no setor de food service, ou alimentação
fora do lar, é o desejo de muitas pessoas, afinal essa é
uma área lucrativa, mesmo em época de crise e reces-
são. Para se ter uma ideia, somente em 2014, o merca-
do faturou R$ 140 bilhões, de acordo com a Associação
Brasileira de Bares e Restaurantes e foi responsável
por 2,4% do PIB.
Todos esses dados significam mais de 1 milhão de em-
presas no ramo em todo o país, 2 milhões de pequenos
empresários e quase 6 milhões de empregos gerados,
afinal quase 32% dos orçamentos de uma família bra-
sileira é gasto com alimentação – e a estimativa é que
essa taxa aumente para 40% até 2025.
Porém, é preciso atenção, porque os mesmos dados
revelam que a cada 100 restaurantes abertos, apenas
3 sobrevivem mais de 10 anos, sendo que 35 fecham
em menos de um ano.
E o que isso significa? Que nem sempre os empresários
estão preparados para enfrentarem os inúmeros desa-
fios que empreender no setor pode trazer, e nem para
gerirem de maneira profissional os seus negócios.
E quem deseja entrar nesse ramo que não se engane,
os desafios na gestão são vários, mas hoje já existem
soluções tecnológicas interessantes, como o ERP para
restaurantes, que podem lhe ajudar a superar essas
dificuldades e a tornar o seu empreendimento um su-
cesso de vendas e de lucro.
Quer saber como? Continue a leitura desse e-book. Nele, você entenderá:
Boa leitura!
f A importância de uma gestão eficiente
para a área de food service;
f Os desafios mais importantes do controle
financeiro;
f Como melhorar o seu estoque e evitar o
desperdício;
f Por que contar com um software de
gestão pode lhe ajudar;
f Como definir o ERP para restaurantes mais
adequado ao seu negócio.
Introdução1
Pelos números que apresentamos no início desse
e-book, você já deve ter notado que o setor é bastan-
te aquecido, mas também é capaz de fazer com que
muitas empresas acabem não prosperando.
E isso se deve, principalmente, pelo despreparo de al-
guns empresários que podem acabar se assustando
com a quantidade de informações que precisam ser
gerenciadas e que, quando ignoradas, podem trazer
grandes problemas. Os principais pontos que você
deve se atentar são:
A importância de uma gestão eficiente para a área de food service
2
f Controle financeiro (contas a pagar e receber, fluxo
de caixa, margem de lucro, valor dos serviços, etc.);
f Controle do estoque e dos fornecedores;
f Controle do desperdício de comida;
f Controle de todas as lojas da cadeia;
f Formas de atrair mais clientes;
f Controle dos funcionários, horas extras e outras
demandas de RH;
Entre outros.
Todas essas são informações vitais
no dia a dia de qualquer negócio
no ramo de food service e que não
podem ser ignoradas, porém, com
tantas exigências, nem sempre é
fácil ter noção de tudo o que está
acontecendo no seu estabeleci-
mento.
Se você oferece serviços agrega-
dos, como o delivery, por exemplo,
é preciso ter ainda cuidados adicio-
nais, garantindo que o valor cobra-
do pela entrega realmente cobre
os seus custos com locomoção,
motoboy, central de atendimento
e outros que você possa ter.
Já deu para perceber que, sem
uma gestão eficiente, fica fácil se
perder e acabar desconsiderando
algum dado vital para o seu negó-
cio, não é mesmo?
Por isso, entender muito bem como
a sua empresa funciona, quem é o
seu principal cliente, quais serviços
oferece e com qual margem de lu-
cro e quais são as suas demandas
financeiras é essencial.
Uma boa gestão garante que tudo
funcionará de maneira adequada,
que os valores cobrados pelos seus
serviços conseguem pagar pelos
seus custos fixos e variáveis e ainda
manterem o seu fluxo de caixa, que
a quantidade de itens comprados é
exatamente a mesma do que será
usada no período analisado, que
você não será surpreendido com
problemas e questões trabalhistas
e que o seu restaurante estará sem-
pre com mesas ocupadas.
Somente com uma gestão eficien-
te é possível não cair na estatísti-
ca que mostramos na introdução e
manter o seu restaurante ou outro
estabelecimento na área de food
service crescendo e lucrando por
muitos anos.
O controle financeiro é, sem dúvida, um dos principais
desafios dos empresários do setor, afinal são várias as
informações que precisam ser pensadas e analisadas
com cuidado.
Veja alguns pontos essenciais para ter um controle fi-
nanceiro efetivo no seu food service.
Os desafios do controle financeiro
3
A importância do planejamento financeiro
Antes de investir na compra de um equipamento novo
ou em reformas pontuais no seu negócio, por exemplo,
é essencial consultar o seu planejamento financeiro,
entendendo quais contas você precisa pagar naquele
período, qual o valor a receber, qual é o seu contingen-
te para emergências, entre outros.
O planejamento financeiro ajuda você a prever cená-
rios e a planejar ações antecipadamente, evitando que
alguma mudança no mercado lhe pegue de surpresa.
Você poderá pensar em como agir caso as vendas se-
jam superiores ao esperado, ou também o que cortar
em casos de recessão, evitando dar “um passo maior
que a perna”, por exemplo.
Como você pode estimar em quanto tempo o seu ne-
gócio começará a dar lucro, ou quais os gastos e inves-
timentos necessários para que ele prospere, ou ainda
se este é o momento certo de abrir uma nova filial, por
exemplo, se você não tiver um bom planejamento fi-
nanceiro?
Ele é o responsável por oferecer um controle adequa-
do de todos os lucros e despesas do seu negócio, per-
mitindo que você entenda exatamente onde, quando
e como deverá investir, sem que isso coloque em risco
a sua estrutura financeira.
Um bom planejamento financeiro deverá contar com:
f Controle de contas a pagar e receber;
f Capital de giro;
f Estoque (quantidade de produtos e valor financei-
ro deles);
f Lucro ou prejuízo por período;
f Preço de venda e margem de lucro;
f Pró-labore dos sócios;
f Custos fixos e variáveis;
f Valor patrimonial da sua empresa.
Somente com um controle adequado de
todas essas informações, você poderá co-
meçar a entender como funciona a parte fi-
nanceira da sua empresa, qual a quantida-
de você pode poupar todos os meses para
investimentos, quanto deve guardar para
possíveis emergências e quais os setores
que podem ser passíveis de corte caso seja
necessário.
Fluxo de caixaO fluxo de caixa é o controle de todas as receitas e
despesas do seu negócio dentro de um determinado
período. Como ele é algo extremamente importante
na sua gestão financeira, a recomendação é que seja
feito diariamente, permitindo que você tenha contro-
le sobre as contas a pagar e receber.
Se você ainda não faz um controle do seu fluxo de
caixa, o ponto de partida é fazer um levantamento
de quanto você tem em caixa no momento, somando
todos os saldos disponíveis, como: contas bancárias,
caixas registradoras, cofre e outros.
A partir de então, comece a analisar a quantidade de
contas que você tem a pagar na próxima semana, den-
tro do mês vigente ou para um período maior. Some
tudo dentro do período analisado. Se você for anali-
sar o mês vigente e tiver créditos de parcelamento
a receber dos seus clientes, inclua esse valor no seu
saldo. O mesmo vale para as dívidas parceladas.
Diante desse controle, você já começará a ter uma no-
ção mais clara de como serão os seus próximos dias
ou meses. Atualizar diariamente esses dados, evi-
ta que você perca o controle da situação, ou que se
esqueça de alguma conta importante que, caso seja
paga antecipadamente, por exemplo, pode lhe gerar
descontos importantes.
Outra dica é não confundir dinheiro a ser recebido
com dinheiro em conta. O que isso significa? Que no
seu fluxo de caixa devem apenas estar presentes os
valores já recebidos. Aquela parcela que o cliente ain-
da vai lhe pagar deve ser lançada no mês equivalente
ao pagamento (e de preferência depois de ele já ter
sido feito).
Como você pode notar, o fluxo de caixa e o plane-
jamento financeiro andam sempre “de mãos dadas”.
Afinal é a partir de um que você consegue ter mais
informações para o outro.
Contas do dono x contas do negócioEssa parece uma dica óbvia, mas muitos empresários
ainda se perdem no controle financeiro justamente
por não fazerem essa separação entre o que é dinhei-
ro da empresa e o que é seu pró-labore.
Por isso, nunca use o seu dinheiro pessoal para cobrir
despesas da sua empresa, e nem o contrário. Estipule
um salário para você e para os seus sócios, que seja
adequado com a realidade do seu negócio, e inclua
esse valor no seu planejamento financeiro, como pa-
gamento dos funcionários.
Ter essa distinção clara ajuda a manter o controle
e evita a falta de caixa na empresa para decisões
importantes, devido a retiradas não programadas,
por exemplo.
Controle dos fornecedoresUm dos pontos específicos do planejamento finan-
ceiro no food service diz respeito ao controle dos
fornecedores, afinal é comum que muitas das “maté-
rias-primas” sejam compradas semanalmente ou até
diariamente, oferecendo sempre alimentos frescos
aos seus consumidores.
Mas, nem sempre esse pagamento é feito dessa for-
ma. Alguns fornecedores podem trabalhar com um sis-
tema diferenciado, entregando todos os pedidos an-
tecipadamente, para só receberem no final do mês – e
sem um controle adequado isso pode significa muita
dor de cabeça para o empresário.
Por isso, é essencial que você consiga gerir todas as
demandas feitas junto ao fornecedor, analisando a real
necessidade de se fazer uma nova solicitação. Além dis-
so, vale à pena pesquisar por diferentes fornecedores
antes de fechar o negócio.
Lembre-se que nem sempre um fornecedor com pre-
ço mais baixo pode ser o melhor. É preciso considerar
também as condições de pagamento, a capacidade
de suprir as suas necessidades, a qualidade do produ-
to oferecido e a rapidez de entrega.
Um fornecedor com preço baixo, mas que não ofe-
rece descontos para as compras altas ou pagas den-
tro do prazo, ou ainda que não tem uma entrega
rápida, por exemplo, pode significar custos extras
com compras feitas diretamente no varejo, preju-
dicando o seu caixa e o serviço que oferece ao seu
cliente. Assim, ter controle sobre todas essas vari-
áveis também é indispensável.
Se a parte financeira costuma deixar muitos empre-
sários perdidos, é em relação ao estoque e ao desper-
dício que vários restaurantes podem ver suas contas
se complicarem.
No mercado de food service, ter um estoque grande
pode significar prejuízo, já que os alimentos são pere-
cíveis e itens estragados são compras que não se trans-
formam em lucros.
Como melhorar o estoque e evitar o desperdício4
Por isso, é essencial que você conheça muito bem os
seus clientes, os serviços oferecem e a demanda que
costuma ter diariamente. Quanto mais conhecimento
sobre o seu negócio, mais fácil será estimar um esto-
que adequado.
Um método bem interessante para o controle de es-
toque em food services é o CMV (Custo de Mercado-
ria Vendida), um índice usado para estimar o custo da
operação, ou seja, o quanto você gasta para manter
o seu estoque.
Em geral, na gestão de um restaurante, é recomendado
que você tire entre 25% e 30% do seu lucro bruto para
manter o seu estoque em dia. Por exemplo, se você fa-
turou R$ 150 mil em um mês, é possível gastar entre R$
37.500 a R$ 45 mil com compras de mercadorias.
Um CMV abaixo de 20% indica que os produtos com-
prados não são de boa qualidade, CMV acima de 35%
é sinal de que uma parte significativa do seu lucro está
sendo direcionada para a compra de mercadorias.
O desperdícioO desperdício é uma realidade em inúmeros negócios
na área de food service e pode acontecer por vários
motivos, desde hábitos dos proprietários que não in-
vestem em equipamentos de qualidade capazes de
evitar esse desperdício, até em formas de produzir os
pratos que nem sempre levam em consideração algu-
mas boas práticas na cozinha.
Se o seu desperdício é alto, veja algumas dicas para
reduzi-lo:
f Prazo de validade: ter um controle sobre a data
de vencimento de todos os itens do seu estoque
é essencial, e pode ajudar você a pensar nos
cardápios e no que será servido para seus clientes;
f Alimentos congelados: determinados alimentos
podem ser mais sensíveis e estragarem
rapidamente, nesses casos uma boa saída pode ser
congelá-los, como por exemplo, legumes, frutas
e carnes – que sempre devem ser congelados
fracionados;
f Reaproveite determinados alimentos: você
pode reaproveitar alguns alimentos para elaborar
pratos mais simples, gerando economia e ainda
diversificando o que você oferece aos seus clientes;
f Reduza a quantidade de comida em dias de
menos público: todo restaurante tem dias
de baixa de cliente, nesses períodos faça uma
quantidade menor de comida e use recipientes
menores para deixar a comida a mostra.
Como você pode notar, existem inúmeros pontos
que merecem a atenção na gestão adequada de um
food service. Muito além do que apenas a vida fi-
nanceira do seu negócio, você precisa ter controle
sobre o estoque, as compras, as vendas, as margens
de lucro, os custos agregados, o atendimento e inú-
meras outras variáveis.
Nem sempre é possível ter controle sobre todos es-
ses itens manualmente, afinal são muitos pontos re-
cheados de detalhes – e se esquecer de algum deles
pode se configurar em problemas em longo prazo.
Como um software de gestão pode ajudar a superar esses desafios?5
Justamente por tudo isso, contar com um software
de gestão específico para o setor de food service,
como um ERP para restaurantes, pode ser a solução
que faltava no seu negócio, capaz de modificar a for-
ma como você entende e administra a sua empresa,
favorecendo a tomada de decisões mais acertada e,
claro, o seu crescimento sustentável.
Com um ERP para restaurantes, você pode:
f Monitorar vários dos seus es-
tabelecimentos com um mes-
mo sistema, obtendo informa-
ções sobre cada loja e também
sobre a realidade macro do
seu negócio;
f Ter acesso a inventários, requi-
sições, entradas e conferência
de mercadorias, além do fe-
chamento diário caixa;
f Monitorar todas as notas fiscais
eletrônicas emitidas, capturar e
armazenar os XMLs de todas as
transações, evitando que infor-
mações contábeis e fiscais im-
portantes sejam perdidas;
f Gerir de maneira integrada os
estoques dos seus estabele-
cimentos, fazendo uma leitu-
ra automática dos itens que
estão em baixa, dos que es-
tão com a data de vencimen-
to próxima e muitas outras
ações programáveis;
f Conciliar pagamentos como
cartões de crédito, débito e
de alimentação, mantendo os
arquivos recebidos das opera-
doras, tornando o seu fluxo de
caixa mais rápido e eficiente.
Como você pode notar, um bom ERP
para restaurantes pode ajudar você a
ter acesso a dados muito mais precisos
e ainda acompanhar os pontos mais crí-
ticos e que precisam de cuidado dife-
renciado, melhorando a sua tomada de
decisões e o seu controle sobre setores
importantes para a saúde financeira e
o crescimento do seu negócio.
f Integrar as informações dos
principais fornecedores da sua
cadeia dentro do seu sistema;
f Gerir de maneira integrada to-
das as suas rotinas financei-
ras, como estoque, compras,
dados estatísticos e relatórios
completos que facilitam a sua
tomada de decisões;
f Integrar informações sobre
documentos fiscais e contá-
beis, garantindo que todas as
exigências legais estão sendo
cumpridas e que nenhum pra-
zo importante será esquecido;
Depois de ler todo esse e-book, você acredita que um
ERP para restaurantes pode ajudar a tornar o seu negó-
cio mais eficiente, produtivo e lucrativo? Porém, para
conseguir todos esses benefícios, é muito importante
que você considere alguns pontos fundamentais, fa-
zendo uma escolha certeira.
Como escolher o ERP para restaurantes
mais adequado para o meu negócio?
6
Entenda o foco do softwareSoftwares de gestão não são novidades e é pos-
sível encontrar uma gama variada de opções
no mercado, contudo, a grande maioria não é
pensada e nem construída para a realidade dos
foods services.
Como você pode notar ao longo desse e-book,
esse é um setor com inúmeras peculiaridades
e diversidades que precisam ser entendidas e
analisadas e um software de gestão que não in-
corpora esses dados pode não ser tão eficiente.
Credibilidade da marcaQuem é a empresa responsável pela criação do
ERP para restaurantes? Essa é uma informação
extremamente importante e que precisa ser
considerada antes de você se decidir por algu-
ma opção.
É essencial que a marca esteja acostumada a
criar e desenvolver bons softwares de ERP e
gestão e tenha experiência e expertise aten-
dendo a área de food service, estando acostu-
mada com as questões diárias dessa área.
Busque saber também sobre a reputação da
marca, conversando com outros usuários ou
fazendo uma pesquisa pela internet (nas re-
des sociais da empresa ou em sites específicos
como o Reclame Aqui).
Diferenciais do ERP para restaurantesNão se esqueça de analisar o que o software
apresenta de diferenciais dos concorrentes –
e como essas funções podem ser realmente
aproveitadas no seu negócio.
Um bom diferencial, por exemplo, pode ser
um monitor exclusivo de compras, pelo qual o
sistema automaticamente gera a necessidade
de compras do estabelecimento, baseado no
consumo médio e nas requisições anteriores,
além de outras variáveis importantes, como:
prazo de entrega, giro médio, programação
de vendas, etc.
Facilidade de usoDe nada adianta o ERP para restaurantes ter uma tecno-
logia avançada e recursos incríveis se você, ou seus fun-
cionários, não conseguirem utilizá-lo. Um bom software
de gestão deve ter uma interface intuitiva, ser fácil de
integrar com as tecnologias que a sua empresa já possui
e de ser incluído em suas rotinas diárias.
Por isso, tente negociar uma versão Trial sem custos para
testes ou peça para usar o software antes da compra.
Relatórios diversificadosUm bom ERP para restaurantes é aquele que oferece
uma vasta quantidade de informações que ajudem na
tomada de decisão dos administradores da empresa.
Assim, confira quais são os tipos de relatórios possí-
veis de serem criados – e o quanto esses dados são
realmente essenciais para o dia a dia da sua empresa.
Como você pode notar, a gestão adequada de um
food service possui vários desafios que precisam ser
considerados e analisados continuamente, uma vez
que, infelizmente, o número de estabelecimentos
que acabam fechando nesse setor é alto.
Para conseguir crescer e prosperar na área é indis-
pensável ter um bom controle financeiro, um ótimo
gerenciamento do seu estoque, bons fornecedores e,
claro, uma estratégia clara de combate ao desperdí-
cio. Em todas essas situações, um bom ERP para res-
taurantes pode ser a solução.
Conclusão7 Esses sistemas ajudam você a ter um controle mais
preciso sobre todos os seus estabelecimentos, contas
a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação de recebi-
mentos, controle de estoque e muito
mais. É claro que, além dessas dicas,
entender muito bem quem são seus
clientes, ficar de olho na concorrên-
cia e nas principais tendências do se-
tor e prestar um ótimo atendimento
também ajudam a diferenciar a sua
marca e o seu negócio.
Com essas informações, ficou mais
fácil gerir o seu food service? Se
você se interessou pelos softwares
de gestão, entre em contato com
um dos nossos consultores e des-
cubra os diferenciais exclusivos do
nosso ERP para restaurantes!
41 3303-0050 | 11 3429-8787
Curitiba - PRCentro Empresarial Champs Elysees
Rua Carneiro Lobo, 468 – 10º andar – Batel
São Paulo - SPR. Itapeva, 87 - A - Conj. 22
www.acomsistemas.com.br
Recommended