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Implementacin Nuevo Software Contable
Contenido
MODELO ACTUAL DE PROCESOS
FUNCIONALIDADES DEL NUEVO SISTEMA
SUGERENCIA DE NUEVO MODELO DE PROCESOS
NUEVAS FUNCIONES PROPUESTAS
POSIBILIDADES Y MEJORES PRACTICAS
CONSIDERACIONES PRELIMINARES
BENEFICIOS POTENCIALES
Marzo, 2006
Implementacin Nuevo Software
La estructura, funciones y forma de trabajo del rea de contabilidad, obedecen a las restricciones y capacidades del actual sistema informtico.
Consideraciones Preliminares
Muchos de los procesos de negocio deben adaptarse y acomodarse a las actuales posibilidades del sistema de control contable. Ejemplo: Conciliacin de la cobranza diaria.
Estas restricciones conllevan a la centralizacin de requerimientos, demora en los procesos contables y baja integracin de la informacin hacia otras reas.
El rea como tal, procesa, decide, autoriza y ejecuta el ciclo contable de toda la compaa, debido a que la informacin no se encuentra en lnea.
Jefe de
Contabilidad
Aux.
SCZ
Implementacin Nuevo Software
Modelo Actual de Procesos
Aux.
CBB
Aux.
LPZ
Aux. SCR,
TRIN, MONT.
Aux. Contab.
Corp.
Gerencia Nal. de
Adm. y Finanzas
Jefe de
Contabilidad
Implementacin Nuevo Software
Organizacin Actual de los Procesos
REQUERIMIENTOS
ASIGNACION Y PROCESAMIENTO CONTABLE
COORDINACION Y EJECUCION CENTRALIZADA
Aux.
LPZ
Aux.
CBB
Aux.
SCZ
Aux. SCR,
TRIN, MONT.
Aux. Contab.
Corp.
Jefe Adm.
LPZ
Jefe Adm.
CBB
Jefe Adm.
SCZ y NAL
Gte. Reg.
SUCRE
TCorp
Nacional
Asistencia
Jefe Adm.
LPZ
Jefe Adm.
CBB
Jefe Adm.
SCZ
Gte. Reg.
SUCRE
Nacional
Asistencia
TCorp
Modulo de Administracin:
Usuarios:
- Usuarios
-Accesos a Usuarios
Men:
-Administracin de Men
-Administracin de Programas
Mantenimiento:
-Locales
-Conceptos
-Parmetros de la Empresa
-Pases
Implementacin Nuevo Software
Funcionalidades del ERP de UponSoft
Directorio
Mantenimiento:
- Registro de Personas
- Registro de Empresas
- Registro de Grupos
- Preferencias
Reportes:
- Listado de Directorio
- Listado de Directorio por Rol
- Listado de Directorio por
Categoras
Contabilidad
Mantenimiento:
- Plan de Cuentas
- Parmetros Diarios
- Unidades de Anlisis
- Clases de Cuentas
Transacciones:
- Traspasos
- Pago en Efectivo
- Pago con Cheque
- Depsito Bancario
- Cobranza en Efectivo
- Cobranza con Cheque
- Cobranza con Tarjeta
- Cuenta por Pagar
- Cuenta por Cobrar
Presupuesto:
- Definicin de Presupuesto
-Avance Presupuestario
Implementacin Nuevo Software
Funcionalidades del ERP de UponSoft
Reportes:
-Balance General y EERR
- Balance de Sumas y Saldos
- Balance de Cuentas de Orden
- Libro Mayor
- tem de Anlisis por Cuenta
- Libro Diario
- Ctas. X Unidad de Anlisis
- Movs. por Unidad de Anlisis
-Libro Mayor Detallado
-EERR Comparativo
-Comp. por Unidad de Anlisis
Procesos:
-Cierre de Gestin
-Reexpresin Monetaria
Tesoreria
Bancos:
- Cheques Perjudicados
-Entrega de Cheques
-Transaccin de Deb./Crd.
-Depsitos
-Emisin de Cheques
Caja:
-Ingreso / Egreso
-Compra/Venta Monedas
-Traspasos
Valores:
-Recepcin de Cheques
Mantenimiento:
-Manten. de Bancos
-Manten. de Ctas. Bancarias
-Mantenimiento de Chequeras
Implementacin Nuevo Software
Funcionalidades del ERP de UponSoft
Reportes:
-Arqueo de Caja
-Extracto de Cuentas
-Cheques Emitidos/Recibidos
-Depsitos
-Movimiento con Tarjeta
-Cheques Pendientes
-Detalle de Mov. de Caja
-Estado General de Tesorera
-Detalle de Mov. de Cheques
- Cheques Emitidos por
Beneficiarios
-Arqueo de Caja por Usuarios
Cuentas
Mantenimiento:
-Tipos de Cuenta
-Cargos
-Descuentos
Transacciones:
-Cuentas por pagar
-Cuentas por cobrar
-Compensacin de cuentas
-Liquid. de cuentas por pagar
-Liquid. de cuentas por cobrar
Implementacin Nuevo Software
Funcionalidades del ERP de UponSoft
Reportes:
-Detalle de Cuentas
-Estratif. de Vencimientos
-Detalle de CXC Impagas
-Estado de Cuentas
-Detalle de C X Deudor
-Cobranza X Responsable
-Estado General de Cobranza
-Detalle Individual de Cuentas
-Detalle de Operacin
-Resumen de Cobranza
-Resumen de Cuentas
-Detalle de C X Ventas
-Detalle de C X Usuario
-CXC por Locales
-Kardex de Clientes
-Estratificacin de Mora X
Local
Impuestos
Mantenimiento:
-Dosificacin Centralizada
-Recepcin de Facturas
Reportes:
-Libro de Compras I.V.A.
-Libro de Ventas I.V.A.
Implementacin Nuevo Software
Funcionalidades del ERP de UponSoft
Implementacin Nuevo Software
Automatizacin de tareas rutinarias para el mejoramiento de los
procedimientos y tiempos de ejecucin.
Gestin descentralizada a travs de operacin desde las
Regionales.
Sistema multicompaa ideal para el manejo de un Holding de
empresas.
Mayor exactitud y diferenciacin a travs de los Centros de
Costo.
Creacin de mejores elementos para el control de Gestin.
Mejor enfoque de los Recursos Humanos a cargo del proceso
contable.
Coordinacin rpida y dinmica para la toma de decisiones desde/hacia
las Oficinas Regionales.
Capacidad de gestin de un alto volumen de transacciones.
Mayor exactitud y transparencia en las operaciones en lnea.
Alta capacidad de seguimiento de los proveedores de bienes y
servicios.
Beneficios Potenciales
Implementacin Nuevo Software
Beneficios del Nuevo Sistema
GAP Anlisis Area Contabilidad
83%
30%
17%
70%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Actual
Con Nuevo Software
Brecha (GAP)
Situacin
Implementacin Nuevo Software
Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos
Jefe de
Contabilidad
Aux.
SCZ
Aux.
CBB
Aux.
LPZ
Aux. SCR,
TRIN, MONT.
Aux. Contab.
Corp.
Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas
Implementacin Nuevo Software
Conciliacin
y Fondos
Cuentas Por
Cobrar
Cuentas Por
Pagar
Tesorera
Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas
Jefe de
Contabilidad
Sugerencia de Nuevo Modelo de Procesos
Control de
Gestin
Implementacin Nuevo Software
Organizacin Propuesta del Flujo de Trabajo
Jefe de
Contabilidad
Control de
Gestin
Conciliacin
y Fondos
Cuentas Por
Cobrar
Cuentas Por
Pagar
Tesorera
Gerencia Nal. de
Adm. y FInanzas
NUEVO SISTEMA DE CONTABILIDAD
Descentralizacin
Contable
Centros
de Costo
Jefe Adm.
LPZ
Jefe Adm.
CBB
Jefe Adm.
SCZ, MONT, TRIN
Gte. Reg.
SUCRE
TCorp
Nacional
Asistencia
REQUERIMIENTO Y PROCESOS CONTABLES
COORDINACION, SEGUIMIENTO Y CONTROL
Implementacin Nuevo Software
Planificar, Organizar, dirigir y controlar el proceso contable
en base a polticas internas, Plan de Cuentas y normas
regulatorias.
Elaborar los Estados Financieros requeridos por la compaa,
reportando fielmente la situacin patrimonial de la Compaa.
Administrar la informacin y documentacin relacionada con el proceso
contable segn normas y principios contables.
Administrar en forma integral las obligaciones fiscales y las
normas regulatorias inherentes al proceso contable.
Administrar los requerimientos regulatorios en base a los plazos
definidos.
Planificar y controlar los movimientos presupuestarios asignados a
las Oficinas Regionales.
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.
Nuevas Funciones Propuestas
CONTABILIDAD
Implementacin Nuevo Software
Formular objetivos de calidad para el proceso contable.
Formular estndares contables para la planificacin de las
actividades mensuales.
Evaluar la consistencia y calidad de las transacciones registradas
por las Oficinas Regionales.
Controlar el cumplimiento de las normas contables y del proceso
contable interno.
Evaluar el cumplimiento de las polticas internas definidas por la
GAF.
Medir la calidad de la informacin en los resultados financieros y
el presupuesto.
Controlar el cumplimiento de los plazos y compromisos de la compaa
ante la SPVS y el SIN.
Nuevas Funciones Propuestas
CONTROL DE GESTIN
Implementacin Nuevo Software
Aplicar las polticas de crdito y cobranza definidos por la
compaa.
Registrar y procesar las distintas formas de cobro (al contado,
efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXC como producto de la gestin comercial y de
Cobranzas de compaa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada con las
CXC a favor de la compaa.
Controlar los cronogramas de vencimientos de las CXC con los
clientes internos y externos.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con
Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin de la compaa.
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.
Nuevas Funciones Propuestas
CUENTAS POR COBRAR
Implementacin Nuevo Software
Registrar y procesar las distintas formas de pago (al contado,
efectivo, diferido, etc.)
Registro de las CXP y obligaciones de la compaa producto de la
gestin comercial y Administrativa.
Administrar y registrar toda la documentacin relacionada con las
CXP.
Planificar y controlar los cronogramas de vencimientos de CXP de
clientes y proveedores.
Coordinar estrechamente actividades relacionadas con
Tesorera.
Controlar los procesos fiscales y de Facturacin.
Administrar los planes de pago y pagos diferidos.
Aplicar las polticas de CXP de la compaa y su correcta
aplicacin.
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.
Nuevas Funciones Propuestas
CUENTAS POR PAGAR
Implementacin Nuevo Software
Planificar y controlar el flujo de caja producto de los ingresos y
egresos de toda la compaa.
Determinar la capacidad de solvencia y/o suficiencia de capital en
los saldos de tesorera.
Coordinar y planificar con contabilidad las actividades
relacionadas con las CXC y CXP.
Autorizar el desembolso de efectivo y las distintas formas de pago
(giro de cheques, etc.)
Administrar todo tipo de valores y monedas recibidos por la
compaa.
Detectar y reportar diferencias en los fondos de la compaa.
Administrar los cronogramas, vencimientos y fondos para el pago a
proveedores.
Administrar la Caja General y Caja Chica, controlando los saldos
mnimos y mximos segn poltica interna .
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.
Nuevas Funciones Propuestas
TESORERIA
Implementacin Nuevo Software
Desarrollar conciliaciones diarias de Caja/Bancos.
Administrar y controlar la aceptacin, rechazo, protesta de cheques
girados a favor de la compaa.
Revisar y controlar permanentemente la conciliacin bancaria y los
fondos.
Reportar diariamente el estado de los Fondos y su respectiva
conciliacin.
Coordinar las acciones necesarias para garantizar la oportunidad de
las transacciones bancarias.
Verificar, controlar y reportar los dbitos/crditos de los Fondos de
la compaa.
Controlar las transferencias desde/hacia las cuentas de la Compaa
por los distintos conceptos.
Respaldar las transacciones con documentacin segn corresponda.
Nuevas Funciones Propuestas
CONCILIACION Y FONDOS
Posibilidades y Mejores Prcticas
La tecnologa actual y las mejores prcticas en mercado altamente competitivos estn generando nuevas posibilidades de automatizacin de procesos financieros, en concordancia con la constante bsqueda de nuevas herramientas que permitan optimizar el costo como fuente de ahorro y mejor uso de recursos.
A continuacin se muestran algunas posibles mejoras que podran ser implementadas en una SEGUNDA ETAPA como nuevos requerimientos:
Posibilidades y Mejores Prcticas
Control de pagos diferidos en base a facturas recibidas
(indicador) con opciones de reprogramacin y control de
porciones.
Generacin automtica de cartas preimpresas para el pago a
proveedores va Bancos.
Generacin de transacciones automticas en Bancos a travs de
transferencias de Archivos magnticos.
Proyeccin y priorizacin de gastos en base a la planificacin de CXP
y el presupuesto definido.
Asignacin paramtrica de fondos fijos para gastos menores y caja
chica.
Procesos dinmicos y parametrizables de cierres de gestin.
Conciliacin Bancaria automtica a travs de aplicaciones
comparativas.
Integraciones contables para la administracin de cartera.
Generacin automtica del proceso de emisin de cheques (CXP).
Control de cheques en proceso, custodio y en transito.
Anulacin de cheques y facturas con reversiones automticas.
Control automtico de adelantos a proveedores en base a contratos y
compromisos adquiridos.
Gestin Integral de Recursos Humanos (Planilla, Recursos Humanos,
Control de Personal).
1
2
3
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5
6
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10
11
Gestin Integral de Recursos Humanos
SOLUCION
IDEAL
El activo ms valioso de una compaa es su cartera, pero el capital ms preciado son sus Recursos Humanos.
RECURSOS
HUMANOS
ADM. DE
PLANILLA
CONTROL DE
PERSONAL
Evaluacin del desempeo en base a mltiples
parametrizaciones.
Funciones y posicin en el organigrama.
Registro de datos del personal, en base a perfiles y
categoras.
Tipos de trabajador y contrato.
Control de asistencia mdica.
Programacin de vacaciones.
Administracin de procesos de capacitacin.
Capacitacin de personal, registro de resultados e informes.
Encuestas de satisfaccin laboral.
Definicin de escala salarial y grados de instruccin
reconocidos.
Control de gestin en evaluacin, potenciamiento de cargos, ascensos,
etc.
Reclutamiento y Seleccin de personal en base a competencias.
Lista y aprobacin/rechazo de requerimientos.
Registro de postulantes y Evaluacin de Candidatos.
Ponderaciones sobre evaluaciones psicolgicas.
Plan de induccin de personal contratado.
Registro de personas con referencias negativas (personas no
gratas).
Recursos Humanos
Calculo de la planilla con detalle de descuentos y aportes
laborales y patronales.
Movimientos de personal por ingresos, cese, falta, permiso,
abandono, etc.
Control y Provisiones por vacaciones, gratificaciones.
Manejo de medios de pago (efectivo, cheque, transferencia, etc.) y
monedas.
Generacin de archivos para envo de pagos de salarios en bancos
definidos.
Manejo de cuentas corrientes mltiples para el pago de la
planilla.
Definicin de frmulas de remuneraciones fijas/variables.
Categorizacin de personas, reas, niveles de dependencia,
responsables, etc.
Administracin de vacaciones, adelantos, proceso de fin de mes
(premios, comisiones, etc.)
Aportes patronales (AFPs), Seguro Mdico, Provivienda, etc.
Imputacin contable de la planilla a los respectivos centros de
costo o proyecto.
Emisin, consulta de Boletas de Pago en formato pre impreso o
libre.
Generacin de archivos predeterminados (IVA, IT, etc.) para envo de
datos.
Consultas totalmente paramtricas con distintos niveles de
agregacin.
Liquidaciones parametrizables con definiciones segn legislacin
vigente.
Administracin paramtrica de jornadas de trabajo, feriados, etc.
Administracin de Planillas
Control de la puntualidad y asistencia del personal.
Definicin de polticas de premiacin (puntualidad) y castigo
(impuntualidad).
Definicin de tramos de aceptacin/rechazo de tiempos de
tolerancia.
Control diario, semanal, mensual, anual o acumulada del control de
asistencia.
Integracin directa a la contabilidad para el registro de posibles
descuentos.
Manejo de conceptos de acceso: tipo de horario, registro de entrada
y salida.
Definicin de calendario laboral en base al modulo de
planillas.
Manejo de excepciones particulares en el control de la
asistencia.
Autorizacin para horas extras, as como la duracin y
frecuencia.
Registro y aceptacin/rechazo de justificaciones por retraso,
inasistencia, etc.
Reportes estadsticos con las distintas variables del control de
asistencia.
Control de Personal
GRACIAS POR SU ATENCIN
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