View
215
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Evaluatie van de werkvolume Evaluatie van de werkvolume van een eerstelijns sociale van een eerstelijns sociale
dienst van een OCMWdienst van een OCMWBotton Jean-Claude Botton Jean-Claude
MW Diensthoofd OCMW CineyDirecteur van de VZW A L’Ovradge,
EFTSchatbewaarder van de VZW Féwasc
De evolutie in de sector sinds 20 jaarMeerderjarigheid op
18 jaarSociale coördinatieSocioprofessionele
herinschakelingLOIWet van 2002 SchuldbemiddelingEnergiebegeleidingSociale inschakeling
LOIIDESSEnz.
Ciney, geen dorp, geen grote stadIn 20 jaar, + 2500
inwoners15500 inw. in 2012
Algemene sociale dienst
HerinschakelingSociale coördinatieVZW A L’Ovradge
(EFT)Schuldbemiddeling
Dienst familiehulpDienst huishoudhulpMaaltijdbedelingIDESSSociale
energiebegeleidingHulp in het dagelijks
levenProject "Pré-caution"90 appartementen
P.A.
Evolutie van het aantal maatschappelijk werkers en adminstratief medewerkers
1988
3 voltijdse maatschappelijk werkers
3 administratief medewerkers voor 2,5 VTE
1 voltijds reizend medewerker
2013
15 maatschappelijk werkers voor ongeveer 13 VTE
7 administratief medewerkers voor 6,3 VTE
1 voltijds reizend medewerker
Effecten van deze ontwikkelingTalrijke interne
evenwichtenMoeilijk te bereiken
cohesieVerdeling van het
werk in voortdurende evolutie
Aanpassing van de bureaus
Informaticamateriaal
Aangepaste software-
Vanaf het begin van de jaren 2000
Verlies van professionele aanknopingspunten
Teveel interne vergaderingen
Neiging om het arbeidsvolume te vergelijken met uiteenlopende criteria
Er bestond nog geen functie van diensthoofd op korte of middellange termijn
Begin van het verslechteren van de relaties tussen sommige leden van de sociale dienst van individuele gevallen, terwijl het team toen bestond uit 4-5 personen
Dat had rechtstreeks of onrechtstreeks een weerslag op de andere diensten
Begin 2006
Naar aanleiding van een verslechtering van het interne klimaat, dat onhoudbaar was geworden, werd een vergadering samengeroepen van de maatschappelijk werkers en de administratief medewerkers
Resultaat: invoering van interne vergaderingen van een halve dag om de twee weken om te antwoorden op de problemen en zich beter te organiseren.
De reactie van de OCMW-
secretaris, Personeels
-chef
ARBEIDSVOLUME Het aantal dossiers is
een ontoereikend criterium: eenparigheid
Arbeidstijd hangt af van de complexiteit van het dossier
Vaststelling: iedereen voert gelijkaardige handelingen uit
Nadenken samen met de
eerstelijns sociale dienst
ARBEIDSVOLUME
Voorstel om een systeem in te voeren door een extern MW bij de eerstelijnsdienstIdentificatie en keuze van gelijkaardige criteriaAkkoord over een middellange termijn om ze uit te voerenMaandelijkse statistieken
Akkoord van de
eerstelijns sociale dienst
Tabel maandelijkse statistieken 2006CANVAS – INFORMATIE VOOR DE BEREKENING VAN HET ARBEIDSVOLUME VAN DE MW
Inlichtingen vergaard van 01/04/2006 tot 31/03/2007
Naam van de MW: …………………………………….
Criteria Verklaring Detail Totale aantal Beheersrekening per MW Maandelijkse som van het aantal
rekeningen (bijv.: 12+14+...)
Dossiers voorgelegd aan de Raad door MW
Som van het aantal voorgelegde dossiers
Bijstandsdossiers per MW Som van het aantal voorgelegde dossiers 2 x per jaar (juni en december)
Dossiers LL of equivalent LL Maandelijkse som van de dossiers LL (bijv.: 30+28+31 ...)
Niet LL dossiers Idem
Personen ontvangen aan de permanentie
Maandelijkse som van het aantal personen ontvangen tijdens de permanentie
Criteria Verklaring Detail Totale aantalHuisbezoeken Maandelijkse som van het aantal
huisbezoeken
Post Maandelijkse som van het aantal opgestelde en verstuurde post
Verslag Rechtbank Maandelijkse som van het aantal verslagen
Integratie-overeenkomst Maandelijkse som van het aantal opgestelde overeenkomsten voor de nieuwe dossiers
Rondvraag Identificatie van de verantwoordelijkheid en raming van de tijd die dit zal kosten gedurende een jaar voor de totale case
Rondvraag
Verklaring van het planMaandelijkse
statistieken die gedurende 6 maanden moeten worden uitgevoerd
Op het einde van de periode, verwerking van de arbeidstijd in eenheden van arbeidsvolume: toevoeging van de tijd in minuten x 2 (een jaar) en teruggaan tot twee decimalen.
Gemeenschappelijke definitie van een actief dossier
Boeken van het totale aantal actieve dossiers
Definitie van het gemiddelde arbeidsvolume van een dossier (regel van drie)
Onderscheid met een dossier dat een GPMI bevat
Opstart van het systeem
Bij het begin van elke maand worden de statistieken en het totale aantal nieuwe dossiers, gearchiveerde dossiers en dossiers die werden heropgestart per MW ingediend.
Om de 4 maanden wordt het systeem volledig bijgewerkt door de gegevens over te nemen van de laatste vergadering bijstand.
De respectieve maatschappelijk werkers (- en + 25 jaar) wiens arbeidsvolume
lager was dan de andere werden
aangeduid om de nieuwe toestand over te nemen
vanaf de volgende maand.
Definitie van het begrip archiveringNa zes maanden
zonder aanvraag (controle)
Na een maand, bij verhuis
Na drie maanden bij overlijden, behalve bij een moeilijke toestand
Na drie maanden wanneer de persoon een arbeidsovereenkomst heeft gesloten
Drie maanden na afloop van een overeenkomst art. 60 of 61, wanneer de situatie duidelijk is.
Starttabel van het arbeidsvolumeMW
IN MINUTENBerheersrekeni
ng
X 20
Dos CAS
X 15
DosSEC
X 45
DosLL
X 60
DosNiet LL
X 60
AantalPers
Perm.X 15
Bezoeken
Huis
X 45
Post
X 5
Verslag
Rechtb.
X 90
Contr.Int.
X 240
Div. Div.
MW 1 (Voltijds)103125
2595180
3905850
482160
69441640
47028200
78711805
562520
9744870
2180
00
Subs.cult.720
0
MW 2 (Voltijds)130020
52810560
4927380
813645
37722620
104862880
109716455
351575
6093045
2180
00
Vergadering arr.
960
Art. 27
720
MW 3 (Voltijds) -2594930
881760
3725580
7315
98653760
1287680
4967440
281260
6243120
00
5613430
Nieuwe
Doss.585
MW 4 (halftijds) - 25 46005
24480
2133195
753375
34220520
633780
2854275
18810
5192595
00
276480
Nieuwe
Doss.405
Circus90
MW 5 (Voltijds)79800
2645280
5287920
542430
24014400
52831680
95414310
301350
4502250
2180
00
0
MW 6 (Voltijds)78280
1122240
3535295
22990
1488880
72443440
4967441
421890
12586290
190
00
Nieuwe
Doss.1725
Voorbeeld van tabel maandelijkse statistieken NAAM EN VOORNAAM MW:MW 1 + 25 JAARMAART 2011 VORIG ARBEIDSVOLUME: 957,5 HUIDIG ARBEIDSVOLUME: 1024
Dagen Post Huisbezoeken
Permanentie of
afspraken
Budgetbeheer
Integratie-
overeenkomst
en
Dos LL of
equivalent LL
Dos niet LL
Dos bijstand
(juni/sept. )
Versl. Recht
b.
Dos CAS
Andere (aantal uren, vb.: 1.30 uur = 1,5)
Identificatie andere
1
2
3
…
31
TOTAAL:
228 0 77 25 1 16 55 0 0 0 1,5
Aantal heropgestarte dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B, ...)Aantal gearchiveerde dossiers: 3 (NAMEN: dhr. A, dhr. B, ...)Aantal nieuwe dossiers: 5 (NAMEN: dhr. X, dhr. Y,…)
Berekening van de gemiddelde tijd voor een dossierBeheersrekening: (totaleaantal beheersrekeningen x 20 min. / totaal aantal dossiers LL en niet LL)Dossiers voorgelegd aan de HRW: (totale aantal voorgelegde dossiers x 15 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL)Dossiers bijstand: (totale aantal dossiers voorgelegd door iedereen x 45 min. / totale aantal dossiers LL en niet LL) Dossiers LL: (totale aantal dossiers LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Dossiers niet LL: (totale aantal dossiers niet LL / totale aantal dossiers LL en niet LL) x 60 Totale aantal personen in permanentie: (totale aantal pers. ontvangen in perm./ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 15 Huisbezoeken: (totale aantal bezoeken/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 45 Brieven: (totale aantal brieven/ totale aantal dossiers LL en niet LL) x 5 Verslagen rechtbanken: (totale aantal verslagen / totale aantal dossiers voorgelegd aan HRW) x 90 Integratie-overeenkomsten: (totale aantal nieuwe overeenkomsten op een jaar/ totale aantal dossiers LL) x 240 Divers: te bekijken volgens MW
Totale aantal dossiers LL en niet LL per MW + algemeen totaal:
MW 2 MW 1 MW 5 MW 6 MW 3 (-25)
MW 4 (-25)
LL 377 694 240 148 986 342
Niet LL 1048 470 528 724 128 63
TOTAAL 1425 1164 768 872 1114 405
ALGEMEEN TOTAAL DOSSIERS LL EN NIET LL:
GEMIDDELDE TIJD VOOR EEN DOSSIER:
1) Totaal rekening beheer voor iedereen: 1275 x 20 = 25500 / 5748 = 4,42) Dossiers HRW: 2348 x 15 = 35220 / 5748 = 6,133) Totaal dossiers bijstand: 287 x 45 = 12915 / 5748 = 2,254) Dossiers LL: 2787 / 5748 = 0,4849 x 60 = 29,095) Dossiers niet LL = 2961 / 5748 = 0,5151 x 60 = 30,916) Permanenties: 4115 / 5748 = 0,7159 x 15 = 10,747) Bezoeken: 209 / 5748 = 0,0363 x 45 = 1,638) Post: 4434 / 5748 = 0,7714 x 5 = 3,869) Verslag Rechtbank: 7 / 5748 = 0,0012 x 90 = 0,1110) Integratiecontracten: 83 / 1328 = 0,0625 x 240 = 15
BESLUIT:
Dossier + 25 jaar: 4+6,13+2,25+29,09+30,91+10,74+1,63+3,86+0,11 = 88,72 minuten
Dossier – 25 jaar:88,72 min. + 15 min. = 103,72 min.
Voorstel: dossier – 25 jaar = 103,72 min. x 12 = 1244,74 min. dossier + 25 jaar = 88,72 min. x 12 = 1064,64 min.
Voorbeeld van maandelijks bijgewerkte tabel
update van het arbeidsvolume van de MW op 4 april (09/10 - 03/11) 2011
MW start nieuw Gearchi-veerd
Herop-gestart Verschil Nieuwe
toestand
Recht-zetting 04/11
MW 1 957,5 5 (+1) 3 3+ 5 x 10,5 = + 52,5
(52,5 x 5/4 ) + 957,5 = 1023
1024 1115,5
MW 2 1007 0 1 5 + 4 x 10,5 = + 42 1049 1124
MW 3 (- 25 jaar)
741,5 3 (+0,5) 6 4+ 1 x 12,5 = +12,5
( 12,5 x5/4) + 741,5 = 757
757,5 759,5
MW 4(- 25 jaar)
467 5 (+1) 1 0+ 4 x 12,5 = + 50
( 50 x 5/3,5) + 467 = 538
539,5 607
MW 5 976,5 1 5 5 + 1 x 10,5 = + 10,5 987 877
MW 6 863,5 6 (+1) 3 0 + 3 x 10,5 = + 31,5 896 829,5
NB: Omgezette waarde voor MW 1: 1115,5 en voor MW 3: 759,5 voor MW 4: 607MW 4 neemt de nieuwe dossiers - 25 jaar en MW 6 neemt de nieuwe dossiers + 25 jaar en bij problemen, MW 5
Voorbeeld van algemene update MW: 6 Oude toestand: 896 Nieuwe toestand begin april 2011: 829,5
Maand Post Bezoe-ken
Perma-nenties
Reke-ningenbeheer
Integratie
contracten
LL of equiva-lent LL
Niet LL Dossiers HRW bijstand
Versl.Recht
b.
Rond-vraag Totaal
01/2011 49 8 47 8 0 19 60 32 0 0 1,5
02/2011 103 0 69 8 0 18 60 32 0 1 7,5
03/2011 101 3 58 9 0 21 61 22 0 0 2
09/2010 57 2 79 8 0 19 47 27 0 0 2,45
10/2010 47 0 38 8 0 19 48 24 0 0 2,5
11/2010 100 3 54 8 0 18 62 19 0 0 6
12/2010 95 0 78 8 1 18 63 46 17 0 0
TOTAAL 552 16 423 57 1 132 401 202 17 1 21,95 0
TOTAAL x min. aantal
2760(X 5)
720(x 45)
6345(x 15)
1140(x 20)
240(x 240)
7920(x 60)
24060(x 60)
3030(x 15)
765(x 45)
90(x 90)
1317(x 60) 48387
48387/7 maanden = 6912,43 x 12 maanden = 82949 (jaarlijkse waarde)
Effecten van het systeemNieuwe motivatie door een collectieve herstructureringHet vertrouwen van de groep terugwinnen en in zijn vermogen om samen te werkenNadenken over de samenwerking met de andere diensten
Informatie-aanvragen van externe structuren
Aanvragen tot opleidingen
Nadenken over de steun
Gezond en regelmatig beheer van de dossiers
Evolutie van het systeemAanvraag tot
aanpassing in verband met de arbeidstijd (4/5
Analyse van de cijfers "in time" want bij updat om de 4 maanden, niet in real timeEen opleiding gevolgdDeelgenomen aan een vergaderingDe tijd genomen om een stagiaire te helpen……
Systeem momenteel nog steeds in
gebruik
Hier nog aan toevoegen dat dit systeem gebaseerd is op het vertrouwen dat aan de medewerkers moet gegeven worden.
(controles mogelijk van de statistieke door het diensthoofd)
Momenteel heeft nog geen controle plaatsgevonden (geen 1ste lijns diensthoofd)
Naar aanleiding van de laatste
wijziging heeft de ganse groep beslist om de statistieken te blijven opstellen
en om de archiveringen,
reactiveringen en nieuwe aanvragen
aan te duiden.
Factoren die het project Factoren die het project vereenvoudigen en vereenvoudigen en
afremmenafremmenVaststelling van bepaalde interne en externe
evoluties in de omgeving tijdens de ontwikkeling van het systeem van het arbeidsvolume
Gebrekkige hiërarchische Gebrekkige hiërarchische structureringstructurering
Herinnering aan de inhoud van de omzendbrief
van Minister Taminiaux (23/5/1996)
bijlage
Gebrekkige hiërarchische structureringVerwarring tussen de functie van verantwoordelijke en van hoofd sociale dienstAantal diensthoofden en nut van de functie van specifieke bureauchef A1Van het belang om een diensthoofd te hebben en van de eventuele moeilijkheid om er een (of meer) te tellenVan de reden om een specifieke bureauchef A1 te hebben
Het financieel belang om een hoofd sociale dienst en/of een bureauchef A1 te hebbenImpact op het werk van de OCMW-secretarissenImpact op het werk van de OCMW-ontvangersImpact op het werk van de Voorzit(s)terBesluiten
Diverse factorenHuisbezoeken
beoordeeld als ontspanningsmomenten door een andere dienst
Om de zes jaar, zelfs meer, moet het werk van MW opnieuw worden uitgelegd. Deontologie, ethiek,…, want risico's dat het uit de hand loopt (rechtbank, controle, onderzoeken, ...)
Belangrijke rol van de Secretaris die een sterke, correcte, rechtvaardige, coherente rol moet uitoefenen en die geschikt is voor de goede ontwikkeling van de persoonlijkheden op elk moment
Regels voor de start van een prikklok en secundaire effecten (bijv.: mobiliteit)
Ingewikkeldheid beroep (artikel OCMW + reactie studenten)
Effecten van de factoren die het project vereenvoudigen en afremmen Gebrek aan en verlies van aanknopingspunten
zonder diensthoofd Gebrek aan zelfvertrouwen en vastberadenheidDemotivatie om het OCMW te "verlaten"Verstarde sociale dienst door een onevenwicht
tussen een veelheid aan managementbeslissingen (alle niveaus: Federaal, WG, gemeentelijk, intern, …) nood aan een minimum aan vrijheid op het vlak van kritische geest en het nemen van initiatieven om dit beroep uit te oefenen.
Moeilijk om het beroep van MW van een OCMW te aanvaarden in vergelijking met andere sociale sectoren, omdat het complexer is
BESLUITENHet systeem voor de
berekening van het arbeidsvolume functioneert en zal blijven functioneren.
Het is evolutief, constructief en vereist het akkoord en het vertrouwen van iedereen om zijn geloofwaardigheid te behouden.
Dit systeem is des te meer nodig wanneer de hiërarchische structuur gebrekkig is en de rollen of functies te weinig gedetailleerd zijn.
Ongetwijfeld werkpistes om de toestand te verbeteren ... !!!
Recommended