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Fachseminar «ELEKTRONISCHE DOSSIERVERWALTUNG & KREDITOREN-WORKFLOW»
05.02.2020 2
AXEPT FACHSEMINAR
«ELEKTRONISCHE DOSSIERVERWALTUNG & KREDITOREN-WORKFLOW»
Leitung Fachseminar
05.02.2020 3
FABIO TRUFFERBusiness Software Beraterfabio.truffer@axept.chTelefon 058 871 94 76
Spezialgebiete
Abacus Finanz- und Rechnungswesen
Abacus Lohnbuchhaltung
Telefonischer Abacus Support
Branchenlösung AXcare
Erfahrungen
Abacus seit 2012 als Anwender
Ausbildungen
Kaufmännische Grundausbildung
Berufsmatura
Bachelor of Science (BSc) in Business Administration
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Vorstellung und Erwartungen
5
1 Begrüssung, Vorstellung, Einleitung und Agenda, Voraussetzung und Wissenswertes 15 Min.
2 Elektronische Dossierverwaltung (Scanning / Ablage) Scannen von Originaldokumenten mit AbaScan
Ablage und Verwaltung aller Abacus Auswertungen
Integration von Fremdformaten und E-Mail
AbaScan Job Manager / Automatische Verarbeitung
Dokumentenmanagement für einen lückenlosen Belegnachweis
Abacus EasySignature
Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV)
Einfache und schnelle Suche mit Stichworten mit AbaSearch
Digitale Portale mit Personal- und Kundendossier im MyAbacus
75 Min.
3 Pause 30 Min.
4 Kreditoren-Workflow (Visumsprozess) Digitaler Visierungsprozess
Übersicht AXview – Business Intelligence für Abacus
45 Min.
5 Fragen und Antworten 15 Min.
Agenda
05.02.2020
AbaScan
Grundversion beinhaltet 10 Mandanten
Archivierung ist ohne AbaScan einsetzbar. AbaScan setzt jedoch das Modul Archivierung voraus.
Netzwerkfähiger Scanner mit Dokumenteneinzug.
Es muss genügend Speicherkapazität auf dem Server vorhanden sein.
Nur Scans in schwarz / weiss oder Graustufe, da farbige Scans ~10 x mehr Platz und für die Verarbeitung / Vorschau wesentlich mehr Zeit benötigen.
Voraussetzung und Wissenswertes
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Digitale Archivierung
Grundversion beinhaltet 10 Mandanten
Abacus Tools
AbaSearch wird für die Volltextsuche über die ganze Datenbank benötigt
Kreditoren: Visumskontrolle
Einfache Visumskontrolle (eine Visumsstruktur, Visums-Pool, Rechnungsprüfer)
Erweiterte Visumskontrolle (Visumsstrukturen, Visums-Pool, Rechnungsprüfer)
Visumsbenutzer (Beleg & Kontierung mutierbar)
Visumsbenutzer erweitert (Beleg, Kontierung, Betrag etc. auf dem Beleg/Position mutierbar)05.02.2020 7
Voraussetzung und Wissenswertes
05.02.2020 8
ARCHIVIERUNG
Ein Archiv ist eine Institution oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, benutzbar gemacht und erhalten wird (Archivierung). Mit dem Begriff können auch Gebäude oder Räumlichkeiten gemeint sein, in denen ein Archiv oder Archivgut untergebracht ist (Magazin).
Geschichte
Die älteste Art der «Archivierung des Menschen» dürfte wohl die Höhlenmalerei sein.
Herausforderungen
Besondere Probleme wirft die Langzeitarchivierung von digitalen Informationen auf, da die Haltbarkeit der derzeit üblichen Datenträger sehr begrenzt ist. Beispielsweise sind bereits heute Daten nicht mehr lesbar, weil die Computer, Betriebssysteme und Programme von damals nicht mehr verfügbar sind oder die Daten nicht auf neuere Systeme übernommen wurden.
Ein weiteres Problem ist die Archivierung von Papierdokumenten, die nicht holzfrei sind oder schädliche Zusatzstoffe wie Leim und Pigmente enthalten. Während Dokumente auf altem Hanfpapier sehr dauerhaft über Jahrhunderte lagerfähig sind, zerfallen europäische Dokumente aus dem 19. Jahrhundert oft durch Säurefrass.
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Archivierung
Die Archivierung im Wandel der Zeit ~ 2000 v. Chr. Papier
pro:
leicht in der Handhabung
günstig
braucht nicht viel Platz
contra:
anfällig gegen Umwelteinflüsse
Suche gestaltet sich je nach Ablagesystem aufwändig
kein dezentraler Zugriff möglich
Papierzerfall / Brand
Warum archivieren?
05.02.2020 10
Die Archivierung im Wandel der Zeit ~ heute PDF
pro:
Verkürzen Sie Ihre Geschäftsprozesse – leicht in der Handhabung
Schaffen Sie Platz – Aktenordner und Papierstapel werden durch Dateien ersetzt
Sparen Sie Zeit – schnelle und einfache Suche dank integrierter Texterkennung
Unempfindlich gegenüber Umwelteinflüssen
Dezentraler Zugriff
Schützen Sie Ihre Dokumente – durch revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
contra:
???
Warum archivieren?
05.02.2020 11
Abacus AbaScan bietet viele Funktionen, die es erlauben, den Digitalisierungs-prozess von Originaldokumenten flexibel an die verschiedenen Arbeitsabläufe in den Unternehmen anzupassen.
Durch die Hardwareunabhängigkeit und Internettauglichkeit von AbaScan wird auch die dezentrale Verarbeitung von Belegen und deren zentrale Weiterverarbeitung, sei es am Hauptsitz eines Unternehmens oder beim Treuhänder (AbaWeb) möglich.
Scannen von Originaldokumenten mit AbaScan
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Im Programm «AbaScan Upload» werden Dokumente (nach dem Scannen) zur weiteren Verarbeitung auf den zentralen Server gespeichert. Dies dürfte speziell im Treuhand-Umfeld oder in grösseren Firmen zum Einsatz kommen, wo dezentral gescannt wird.
Sind die Dateien auf dem Server abgelegt, lassen sie sich auch unverzüglich oder automatisch zur Verarbeitung starten (scan to folder).
Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges
05.02.2020 13
Nach der Verarbeitung können die Dokumente im «AbaScan Control» getrennt nach Lieferant in einer Vorschau überprüft werden und bei Bedarf manuell zugeordnet, getrennt oder gelöscht werden. Ebenfalls ist der OCR-Text jeden Dokumentes ersichtlich.
Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges
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Nach der Verarbeitung sind die eingescannten Kreditorenbelege in einer Inbox ersichtlich und können als Kreditorenbeleg erfasst werden.
Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges
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Aufgrund des erkannten Textes und der ESR-Referenznummer ist die Lieferantenrechnung, in der Fakturenerfassung von Abacus, bereits vollständig ausgefüllt ersichtlich und mit dem entsprechenden Originaldokument im Dossier verknüpft.
Ablauf anhand eines Kreditorenbeleges
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Eine Lohnabrechnung wird beim Ausdruck automatisch ins richtige Dossier (pro Mitarbeiter/in) abgelegt, wo sie jederzeit wieder aufgerufen werden kann (Zugriff für den Mitarbeitenden bspw. via MyAbacus).
Ablage Beispiel - Lohnabrechnung
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Weitere Dokumente können auch direkt in ein entsprechendes Dossier-verzeichnis von den Mitarbeitenden abgelegt bzw. gescannt werden.
Neu kann nun auch ein Unterordner erstellt werden.
Ablage Beispiel - Mitarbeiterdossiers
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Die abgelegten Dokumente des Mitarbeiters können auf dem MyAbacusPortal abgerufen werden.
Ansicht Dossier via MyAbacus
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Eine Rechnung ist direkt auf dem Debitorenbeleg hinterlegt und kann direkt eingesehen werden (keine ABEA-Rechte erforderlich).
Ablage Beispiel – ABEA (Fakturierung)
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Auf der Kreditoren-OP-Liste können die gescannten Belege direkt(ohne Umweg via Beleg) zur Ansicht aufgerufen werden.
Ablage Beispiel – Kreditoren-OP-Liste
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Finanzbuchhaltung
Kontoauszug/Kostenstellenauszug/Journal
MwSt.-Abrechnung/Verprobung
Debitorenbuchhaltung
Kontoauszug
Belegjournal
Mahnungen
OP-Liste
Kreditorenbuchhaltung
Kontoauszug
Beleg-/Fakturenjournal
Zahlungslauf/Überweisungsliste
OP-Liste
Ablage und Verwaltung – vielfach verfügbar
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Mittels «Drag und Drop» oder Import-Funktion können beliebige Daten-formate in die einzelnen Dossiers gezogen werden.
Integration von Fremdformaten
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Der Job Manager ist das zentrale Hauptprogramm von AbaScan. In diesem Programm lässt sich der gesamte Prozess für das Verarbeiten von Originalbelegen mit wenigen Parametern komplett automatisieren.
Die Scan-Prozesse können auch unter Anwendung vom AbaNotifyautomatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt gestartet werden.
AbaScan Job Manager / Autom. Verarbeitung
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Grösstmögliche Transparenz über Daten und Informationen wird erreicht, weil die digitalisierten Originalbelege den Transaktionen resp. den Buchungen in der Buchhaltung direkt zugeordnet sind. Ein Mausklick auf die entsprechende Buchung genügt und der zugeordnete Originalbeleg wird angezeigt. Durch diese Technik wird ein lückenloser Belegnachweis ermöglicht.
Des weiteren ist es möglich, im Abacus elektronische Signaturen zu hinterlegen. Im PDF-Format gespeicherte Auswertungen lassen sich mit einer elektro-nischen Signatur versehen, welche die Authentizität und Originalität der Daten garantiert. Abacus unterstützt die SuisseID oder Abacus EasySignature.
Lückenloser Belegnachweis
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Das Speichern von elektronischen Dokumenten auf veränderbaren Datenträgern wird
hier als zulässig erachtet, falls auch technische Verfahren zur Anwendung gelangen,
welche die Integrität der Dokumente garantiert (z.B. digitale Signaturverfahren) und der
Zeitpunkt der Speicherung der Information fälschungssicher nachweisbar ist
(Zeitstempel).
Genau hier setzt Abacus EasySignature an. Ist die Option EasySignature auf einem
Dossier oder Archiv eingeschaltet, wird jedes PDF-Dokument, welches in diesem
Dossier abgelegt wird, automatisch vom System im Hintergrund signiert. Die Swisscom
Time Stamping Authority bürgt dabei für den integrierten Zeitstempel.
Der Signaturdienst erfüllt alle Vorgaben der Schweizer Gesetzgebung (ZertES, GeBüV,
ElDI-V) und ist KPMG-auditiert.
Abacus EasySignature
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Preisliste Abacus EasySignature
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Am 27. September 2016 hat die ESTV auf ihrer Internetseite eine Präzisierung zu den Themen
«Elektronischer Geschäftsverkehr EGV» und «Beweismittelfreiheit» publiziert. Die Präzisierung betrifft
die Beweiskraft elektronischer Daten ohne elektronische Signatur.
Es wird insbesondere darauf hingewiesen, dass eine digitale Signatur den besten Schutz vor nicht
feststellbaren Veränderungen bietet. Aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit kann der
Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit aber auch dann als erbracht gelten, wenn die
Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung nach Artikel 957a OR eingehalten sind.
Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV):
https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/elektronischer-
geschaeftsverkehr.html
Beweismittelfreiheit:
https://www.estv.admin.ch/estv/de/home/mehrwertsteuer/fachinformationen/beweismittelfreiheit.html
Elektronischer Geschäftsverkehr (EGV)
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Dokumente können mit der Funktion AbaSearch in Dossiers und Archiven gesucht werden.
Die Volltextsuchprogramme sind im Abacus Menü ebenfalls unter Dossier / Archiv
angeordnet. Es wird unterschieden zwischen Dossiersuche und Archivsuche, damit die
Zugriffsrechte zwischen aktiven und archivierten Dokumenten unterschiedlich gehandhabt
werden kann.
Einfache und schnelle Suche mit AbaSearch
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DIGITALER VISIERUNGSPROZESS
Schneller Visierungsprozess (iPad-Integration)
Automatisierte Prozesse und Vermeidung von Medienbrüchen
Jederzeit Überblick, bei wem sich der Beleg befindet
Rechnungen können dank Originalbild im Belegdossier direkt im System eingesehen werden
Belege gehen nicht mehr «verloren»
Mehrstufiger Visumsprozess kann automatisiert abgebildet werden
Verschiedene Visumstrukturen können abgebildet werden
Inbox pro Verantwortlichen mit den zugewiesenen Belegen
Nachvollziehbarkeit der Visierungsprozesse
Verhindern unerlaubter Freigaben von Belegen
Kein Zugriff auf die Applikation Kreditorenbuchhaltung notwendig
Visumskontrolle
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Soll jeweils nur Beleg, nur Position oder beides visiert werden?
Anpassungen Visumsverlauf möglich?
Mehrfachvisum / Anzahl Minimumvisa?
E-Mail-Versandeinstellungen
Firmendefinition
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Der Ablauf wird in einer Baumstruktur definiert und so können beliebig viele
Stufen erstellt werden.
Visumsstruktur
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Pro Visumsverantwortlichen kann eine Visumslimite festgelegt werden.
Das Arbeiten mit einer Limite macht nur bei einer mehrstufigen Visumsstruktur Sinn.
Wird z.B. eine Limite von CHF 1’000.-- definiert, kann der Verantwortliche einen Beleg über <CHF 1’000.-- alleine visieren, egal auf welcher Stufe er sich befindet. Bei höheren Beträgen folgt der Beleg der normalen Visumsstruktur.
Visumslimite
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Prozesse
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Mehrfachvisum
Visums-Pool
Rechnungsprüfer
Mehrere Visumsstrukturen
Abacus hat ab Version 2014 die Visumskontrolle mit folgenden Optionen ergänzt:
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Eine Option der Visumskontrolle ist das Mehrfachvisum. Diese bietet folgende Möglichkeiten:
Anzahl Minimum Visum kann pro Struktur definiert werden
Ist die Anzahl Visum erreicht, aber die Visumsstruktur noch nicht beendet, kann definiert werden, dass der Beleg vollständig visiert ist oder die Visumsstruktur normal weiter folgen soll.
Ist die Anzahl Visum nicht erreicht, aber die Visumsstruktur zu Ende, d.h. der Beleg von der obersten Stelle visiert, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste ist, dass der Beleg zu einem fix definierten Visumsverantwortlichen in die Inbox wandert oder zweitens einem Visumspool zugewiesen wird.
Mehrfachvisum
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Mehrfachvisum
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In einem Visums-Pool können verschiedene Visumsverantwortliche enthalten sein und den Beleg visieren. Auch innerhalb des Pools kann eine Anzahl Visum definiert werden. Zusätzlich kann der Pool noch in Gruppen aufgeteilt werden.
Der Visums-Pool wird wie ein Visumsverantwortlicher abgebildet und kann normal in der Struktur integriert werden.
Visums-Pool
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Visums-Pool
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Der Rechnungsprüfer kommt jeweils am Schluss des Visierungsprozesses um jeweils den vollständig visierten Kreditorenbeleg nochmals zu prüfen (Kontierung, KST, MwSt., Betrag etc.).
Es kann eine Person oder Personengruppe als Rechnungsprüfer definiert werden.
Die Freigabe für die Zahlung erfolgt, sobald der Beleg von dieser Person geprüft wurde.
Rechnungsprüfer (gilt nicht als Visum)
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Rechnungsprüfer
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Mit der Option «Visumskontrolle erweitert» können verschiedene Visumsstrukturen abgebildet werden. Diese können unterschiedliche Visumsbenutzer, Visum-Pools oder Rechnungsprüfer enthalten. So kann bspw. pro Unternehmensbereich bzw. Themengebiet ein anderer Standard-visumsverlauf festgelegt werden.
In der Regel wird bei der Belegerfassung die Visumsstruktur und der 1. Visumsverantwortliche manuell erfasst.
Die Struktur sowie der erste Visumsverantwortliche kann als Vorschlag im Lieferantenstamm oder auf dem Fibu-Konto hinterlegt werden.
Mehrere Visumsstrukturen
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In der Inbox werden dem Visumsverantwortlichen die zu visierenden Belege angezeigt. Diese können visiert oder abgelehnt werden.
Visums-Standardverlauf kann individuell übersteuert werden.
Beleg kann je nach Berechtigungen bearbeitet werden (Kontierung, Betrag, KST, MwSt., etc.).
Visums-Inbox
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Auf dem Beleg ist jeweils ersichtlich, wann der Beleg zugewiesen und von wem bereits visiert wurde.
Über das Programm K123 kann ein Umlaufprotokoll ausgegeben werden.
Nachvollziehbarkeit der Visierung
05.02.2020 47
Eine Stellvertretung kann über die Inbox vom Visumsberechtigten selber definiert werden. Somit ist es möglich den administrativen Aufwand bei Abwesenheit relativ gering zu halten.
Stellvertretung
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SOFTWARE–PRÄSENTATIONAXview – BUSINESS INTELLIGENCE FÜR Abacus
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grafische und aktuelle Analysen von Geschäftsdaten
einfache und intuitive Bedienung
Standardlösung mit 200 Views
updatefähig
mehrere Quellen anschliessbar
sehr kurze Einführungszeit
datenbankübergreifende Auswertungsmöglichkeiten
standardisierte Anbindung an Abacus
mobile Lösungen für Tablets und Smartphones
Standardlösung AXview
05.02.2020 52
Was ist AXview?
Sammeln von Daten(overnight)
Analysieren der Daten
Aufbereiten von Informationen
Input aus DB’s von verschiedenen Geschäftsbereichen
Visualisieren der Informationen
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Zentrale BI-Plattform
Datenbanken
Finanzapplikationen
CRM
Anlagenbuchhaltung
Lohnbuchhaltung
AbaProject
Auftragsbearbeitung
Dossier / Archive
MicrosoftLösungen
Branchenlösungen
Weitere Formate
Planungslösung
05.02.2020
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Traditionelle BI
Begrenzte Sicht und Zugriffe auf Daten
Vorgegebene lineare Suchpfade
Begrenzte what-if und on-the-fly Analyse
Traditionelle Suchwege vs. neue Flexibilität
QlikView
Freie Sicht auf alle Daten von jedem Punkt
Analyse in interaktiver Oberfläche
Fragen und Antworten on-the-fly
IT-ORIENTIERT ANWENDERORIENTIERT
05.02.2020
Nächste Fachseminare & Webinare
Februar 2020 58
Fachseminar Warenbewirtschaftung und Produktion
St.Gallen (06.05.2020) Zürich (20.05.2020)
Bern (13.05.2020) Basel (27.05.2020)
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St.Gallen (03.06.2020) Bern (10.06.2020)
Zürich (04.06.2020) Basel (11.06.2020)
Axept Webinare
EB-Shop (19.03.2020) QR-Rechnung (23.04.2020)
EB-Rechnungen (25.03.2020)
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