View
233
Download
4
Category
Preview:
Citation preview
DASARDASAR MANAJEMENMANAJEMEN
Oleh:
Chabib Musthofa
Fakultas DakwahIAIN Sunan AmpelSurabaya
Pengertian organisasiarti statis
Organisasi adalah wadah kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
arti dinamis
Organisasi adalah sebuah sistem atau kegiatan sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu
Prinsip-prinsip organisasi
Menurut Henri Fayol Menurut Max Weber1. Pembagian tugas & kerja2. Kesatuan pengarahan3. Sentralisasi4. Jenjang organisasi
1. Kegiatan berbasis skill2. Keseuaian tugas dg
kebijakan, prosedur dan peraturan
3. Tanggung jawab tugas4. Decision making dibuat
secara formal, tdk subyektifitas pribadi
5. Tugas berdasar sistem kecakapan (merit skill)
PERSEPSI CLOSED ORGANIZATIONAL
OPEN ORGANIZATIONAL
Lingkungan Bersifat statis dan tidak menghendaki perubahan
Bersifat dinamis menghendaki perubahan
Hakikat manusia
obyek, alat dan tujuan organisasi yang bersangkutan
Subyek bagi organisasi yg bersangkutan
Manfaat manajemen
Merupakan wewenang pimpinan semata
Pimpinan membuka partisipasi terhadap anggota
Peranan organisasi
Tertutup bagi pihak luar
Organisasi saling berinteraksi dg masyarakat
CLOSED ORGANIZATIONAL
SINTESIS OPEN ORGANIZATIONAL
1. Bureaucracy(Max Weber)
2. Scientific Management(Taylor, Gilbreth)
3. Administrative Management(Money, Gullick, Urwick, Fayol, Follett)
Contingency(Henry, Nicholas)
1. Aliran Human Relations(Maslow, Mayo, etc)
2. Organization Development(Lewin, McGregor, etc)
3. The organizatio as unit in its environment(barnard)
4. Theory System
SESI 1
FUNGSI MANAJEMENDALAM
ORGANISASI
Pengertian MANAJEMEN
Proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian yg dilakukan untuk menetapkan dan mencapai tujuan dg menggunakan sumber daya yang ada dalam organisasi
(George R. Terry)
Prinsip-prinsip MANAJEMEN
Adanya division of workAdanya authorityDisiplinKesatuan perintahKesatuan pengarahanKepentingan organisasi diatas kepentingan pribadi
Pemberian rangsangan kerjaSentralisasi sebagian kekuasaanGaris wewenang jelas batasnyaTatanan yang baikStabilitas anggotanya
Tree management
Keyakinan, Prinsip
Pelayanan, pengabdian
kedewasaan
Pengayoman, damai
Mutualisme, Ekosistem, ekosofi
Ketenangan, diamRendah hati, pegetahuan
Spiritual, energi
O2CO2
kejernihan
Soft Competence
Hard Competence
Fotosintesis, Gerak Motivasi
Terkadang, antara 2 orang juga terjadi kekeliruan penafsiran
Tingkatan MANAJEMEN
TOPMANAGEMENT
MIDDLE MANAGEMENT
LOWER MANAGEMENT
CP T H
CP T H
CP T H
TOPMANAGEMENT
MIDDLE MANAGEMENT
LOWER MANAGEMENT
Keterangan :C = Conseptual SkillsH = Human SkillsP = Political SkillsT = Technical Skills
Diversifikasi keterampilan dlm manajemen
The Dream Team
Team DynamicTeam Spirit
Team Creativity
Communication
SESI 2
PERENCANAANDALAM ORGANISASI
PERENCANAAN
adalahPenentuan arah kebutuhan komunitas pada
masa yang akan datang (1,3,5,10 th mendatang)
atauPemetaan langkah-langkah strategis dan
taktis untuk mengatasi masalah yg sedang/akan terjadi
Langkah-langkah PERENCANAAN
1. Identifikasi masalah2. Analisis masalah3. Perencanaan pemecahan
masalah (pilihan)4. Memilih pilihan
1. Identifikasi Masalah
Pendataan fakta dari dua hal:a.Cerita masyarakat (wawancara)b.Fakta lapangan (observasi)
Biarkan mereka berbicara sesukanya & biarkan fakta berbicara sejujurnya
2. Analisis Masalah
Dengan melakukan:1. Pemetaan data & masalah2. Kategorisasi perilaku (mendukung masalah
atau menghambat masalah)3. Cross-check data dg perilaku4. Narasi situasi terjadinya masalah
3. Perencanaan Pemecahan Masalah
Dengan melakukan:1. Pemilahan rintangan problem solving2. Menemukan alternatif tindakan3. Pembagian peran4. Pembiayaan & waktu5. Istimasi ketidak berhasilan6. Rangking rencana solusi
4. Memilih Pilihan
Dengan melakukan:1. Menentukan skala prioritas2. Jawab “siapa melakukan apa” atau
“apa dilakukan siapa”3. Penentuan waktu tindakan
PENGORGANISASIAN
adalahMembagi peran subyek dalam
rencana solusi yang telah dimusyawarahkan
terdiri:1. Job Design2. Job Analysis
Job Design
1. Job Content (muatan tugas)2. Job Functions (fungsi tugas)3. Job Relationships (hubungan tugas)
Job Analysis1. Wawancara2. Observasi3. Daftar pertanyaan4. Catatan harian (pengalaman)
Job Design
Job Analysis
JOBDESCRIPTION
JOBSPECIFICATION
PENGARAHAN
Dengan melakukan:1. Menentukan tujuan & target tugas2. Memberikan gambaran teknis pelaksanaan3. Deskripsi wilayah koordinasi
PENGAWASAN
adalah:Usaha mendapatkan kepastian bahwa upaya
mengatasi problem telah dilakukan oleh tiap elemen
dengan langkah:1. Monitoring2. Evaluasi partisipatif
Pengertian PLANNING
Fungsi manajemen yg berkaitan dg pemilihan alternatif pencapaian tujuan, pelaksanaan kebijakan, prosedur dan program organisasi
(Harold Koonty & Cyril O’Donnel)Hakekat PLANNING
1. Planning = proses berkesinambungan2. Planning = melibatkan semua elemen organisasi3. Planning = disusun secara bertingkat4. Planning = kegiatan dimasa mendatang5. Planning = jawaban dr keadaan organisasi tertentu
Macam-macam perencanaan
BERDASARKAN WUJUD BERDASARKAN WAKTU
Perencanaan fisikBerkaitan dg fasilitas fisik
Perencanaan jangka pendekAntara 1 – 2 tahun
Perencanaan non fisikPerencanaan menyeluruh tapi tidak berkaitan dg yg fisik
Perencanaan jangka menengahAntara 2 – 10 tahun
Perencanaan umum-kimbinasiKombinasi antara unsur fisik dan non fisik
Perencanaan jangka panjangUntuk 10 tahun ke atas
Prinsip-prinsip perencanaan
☺ Prinsip Kontribusi sasaran
☺ Prinsip sehat dan teraturnya organisasi
☺ Prinsip faktor pembatas
☺ Prinsip keterikatan organisasi
☺ Prinsip perencanaan yang terkoordinasi
☺ Prinsip penggunaan waktu
☺ Prinsip efisiensi☺ Prinsip keluwesan☺ Prinsip perubahan
situasi dan kondisi secara terkendali
☺ Prinsip penerimaan
Bahan PERENCANAAN
1PROYEKSI
3KONJEKSI
2PREDIKSI
Prakiraan dgdasar analisisderet berkala(time series)
Prakiraan dgdasar hukum
kausalitas
Prakiraan dgdasar intuisi
MenurutWilliam N. Dunn
Mengapa menangispun kita perlu rencana ?
6HOW ?
6HOW ?
5WHEN ?
5WHEN ?
4WHERE ?
4WHERE ?
3WHO and
WHO ?
3WHO and
WHO ?
2WHY ?
2WHY ?
1WHAT ?
1WHAT ?
UNSURPLANNING
UNSURPLANNING
SWOT dlm PLANNING
Munculnya SWOT
Individu/kelompok/organisasi lingkungan (internal & eksternal) analisa SWOT perencanaan/pemecahan masalah.SWOT awalnya muncul sebagai instrumen bagiorganisasi profit menyusun perencanaan & penyelesaian problemnya.SWOT memiliki corak analisis 3-1-5Artinya : analisis saat ini (1) mengumpulkan data 3 tahun yang lalu (3) untuk menemukan strategi bagi 5 tahun kedepan (5)
Strength, Weakness, Opportunity, Threat
Pengertian item SWOTPearce & Robinson, 1997
Strength (kekuatan) sumberdaya, keterampilanatau keunggulan khas atas orang/organisasi lain.Weakness (kelemahan) keterbatasan ataukekurangan sumberdaya, keterampilan, kapabilitas ygmenghambat.Opportunity (peluang) situasi penting ygmenguntungkan.Threat (tantangan) situasi penting yg tidakmenguntungkan.
Strength juga disebut distinctive competence (kompetensi khusus) (Campbell danLuch, 1997) atau core distinctive (kompetensi inti)
Apa yang anda lihat ?
Apakah anda dapat melihat:1. Seorang kakek-nenek ?2. Lelaki bertopi yg sedang bernyanyi
membawa gitar ?3. Dan seorang perempuan bertopi yg
terlihat asyik memperhatikannya ?4. Apakah anda melihat botol minuman ?5. Dan apakah anda temukan pot digambar
tersebut?6. Sudahkah anda lihat sebuah pintu ?7. Dan juga wanita berlengan satu ?
swot Pendekatankualitatif
PendekatanKuantitatif =
= DikembangkanKearns, 1992
DikembangkanPearce & Robinson
1998
PendekatanCurah pendapat
Alternatif : menggunakan teknik Delphi dlm menemukan data,Tapi memerlukan waktu lama & mahal
Pendekatan curah pendapat faktor-faktor SWOT, dg syarat
Setiap poin (statemen) variabel SWOT harusmemiliki satu pengertian ygutuh dan tdk memungkinkanterjadinya duplikasi ataukontradiksi dg poin lain.Pada tiap tahapan skoring & pembobotan, seluruh poinvariabel SWOT diupayakanlahir dr satu penilaianbersama dg obyektifitas. brainstrorming verbal
No Kekuatan (strength)
1.
2. Dst.
No Peluang (opportunity)1.2. Dst.
No Kelemahan (weakness)
1.
2. Dst.
No Tantangan (threat)1.2. Dst.
Terkadang kita tidak kuasa menyalahkan diri sendiri
Pendekatan kualitatif matrik SWOTKearns, 1992
EKSTERNAL
INTERNAL
Peluang(opportunity)
Tantangan(threats)
Kekuatan(strength)
Keunggulan komparatif(comparatif advantage)
Mobilisasi(mobilization)
Kelemahan(weakness)
Divestasi/investasi(divestment/ investment)
Kendali kerusakan(damage control)
Sel A = Keunggulan Komparatif
Pertemuan antara peluang & kekuatan, sehingga organisasi tidak boleh
membiarkan peluang tsb hilang begitusaja, sebaliknya, organisasi harusberusaha memperkuatnya denganberbagai perencanaan yg mampu
mendukungnya
Sel B = Mobilisasi
Pertemuan antara ancaman & kekuatan. Disini organisasi harus melakukan
mobilisasi sumberdaya yg merupakankekuatan organisasi untuk memperlunakancaman dari luar tersebut, bahkan jika
mungkin, organisasi mengubahnya menjadipeluang
Sel C = Investment atau Divestment
Pertemuan antara kelemahan & peluang. Peluang yang ada sangat meyakinkan,
namun organisasi tidak memilikikemampuan menggarapnya. Jika
dipaksakan, akan menghadapi resikotinggi. Haruskah melakukan sesuatu, atau
diam ?
Sel D = Mengendalikan kerusakan
Pertemuan antara tantangan & kelemahan. Adalah sel yg paling lemah diantarasemua sel.
Hukumnya:Semakin dekat isu dg visi & misi
organisasi, maka semakin perludiberikan prioritas utk dilakukan
Model analisa SWOT dengan pendekatankualitatif tersebut dapat
dikembangkan/diterapkan pada model analisadengan pendekatan kuantitatif
Paham nggaaak....?
Pendekatan kuantitatif SWOTPearce & Robinson, 1998
1Melakukan perhitungan skor (a) dan bobot (b) poin faktor serta
jumlah total perkalian skor dan bobot (c = a x b) pada setiap faktorSWOT
menghitung skor (a) masing-masing poin faktor dilakukan salingbebas > penilaian thd sebuah poin faktor tdk boleh dipengaruhi
atau mempengaruhi penilaian poin faktor lainnya. Utk memudahkan, digunakan rentang skor dari 1-5 atau 1-10.
Menghitung bobot (b) masing-masing poin dilakukan secara salingberketergantungan > penilaian thd satu poin faktor dg
membandingkan tgk kepentingan poin tsb dg poin lainnya ( b = poin : jumlah poin faktor)
PendekatanPendekatan kuantitatifkuantitatif dalamdalam analisaanalisa SWOT SWOT menggunakanmenggunakan tigatiga langkahlangkahpenghitunganpenghitungan gejalagejala item item secarasecara kuantitatifkuantitatif
2Melakukan pengurangan antara jumlah total faktor S dengan W, ( d = S – W) dan faktorO dengan T, ( e = O – T). Perolehan angka(d = x) selanjutnya menjadi nilai atau titikpada sumbu X, sementara perolehan angka(e = y), selanjutnya menjadi nilai atau titik
pada sumbu Y
3Mencari posisi organisasi
yang ditunjukkan olehtitik (X,Y) pada kuadran
SWOT
Tabulasi SWOT (i)
No Kekuatan (strength) Skor bobot total1.2. Dst.
Total Kekuatan
No Kelemahan (weakness) skor bobot Total1.2. Dst.
Total Kelemahan
Selisih Total Kekuatan – Total Kelemahan, S - W = x
Skoring hasil curah pendapat Analisis Internal
Tabulasi SWOT (ii)
No Peluang (opportunity) Skor bobot total1.2. Dst.
Total Peluang
No Tantangan (threat) skor bobot Total1.2. Dst.
Total Tantangan
Selisih Total Peluang – Total Tantangan, O - T = y
Skoring hasil curah pendapat Analisis Eksternal
Strengths (S)1.2.3.
Weaknesses (W)1.2.3.
Threats (T)1.2.3.
Strategi STGunakan S untukmenghindari T
Strategi WTMinimalkan W danhindari T
Opportunities(O)1.2.3.
Strategi SOGunakan S untukmemanfaatkan O
Strategi WOAtasi W denganmemanfaatkan O
TOWS MatrixStrategic issues
Kuadran SWOTopportunity
strengthweakness
threat
W
O
T
S
Kuadran I
Kuadran II
Kuadran III
Kuadran IV
(-,+)Ubah
strategi
(+,+)progresif
(-,-)Strategibertahan
(+,-)Diversifikasi
strategi
Hiiii.....wong iku medheni...
Santaiaja
booossss
Aku lebihnyantai...
Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUALITATIF
problemlesunya aktifitas lembaga
mahasiswa
Eksternal
Internal
Opportunities-Tema tindakan luas-Minimnya kompetitor-Ketertarikan pemula-Basis pemula besar
Threats- Keraguan pihak luarmenerima inovasi
- Isu determinan- Kebijakan upper kampus
Strengths-Visi & misi dimiliki-Konsep kerjasama intern-Output yg unik-Motivasi SDM-Jaringan
Penguatan & ekspansiwilayah gerakan
Peningkatan kerjasamadg organ lain
Weakness-Garis manajemen baku-SOP belum mapan-Efisiensi lemah-Antipati internal-Kecurigaan internal
Penguatan manajemenkelembagaan
Penguatan & sosialisasimanajeman lembaga
Rekomendasi strategisMOBILISASI
Rekomendasi strategisMOBILISASI
Aplikasi analisis SWOTpendekatan KUANTITATIF
problemlesunya aktifitas lembaga mahasiswa
AnalisisAnalisis InternalInternal
No Kekuatan (strength) Skor bobot total1. Kepemimpinan kuat & terpercaya 4 3/3 42. Memiliki struktur organisasi lengkap 3 2/3 23. Pemahaman yg baik dari pengurus 5 3/3 5
Total 11
No Kelemahan (weakness) Skor bobot total
1. Kakunya garis manajerial 4 4/5 32. SOP tidak ada, koordinasi lemah 3 3/5 23. Pemborosan sering terjadi 4 4/5 34. Kompetisi internal tdk jelas & tdk sehat 3 3/5 25. Cenderung individual 3 3/5 2
Total 12
SelisihSelisih antaraantara kekuatankekuatan & & kelemahankelemahan S S -- W = 11 W = 11 -- 12 = 12 = --11
AnalisisAnalisis EksternalEksternalNo Peluang (opportunity) Skor bobot total
1. Ketersediaan SDM yg memadai 5 6/8 4
2. Adanya basis riil dari SMA/Pontren 3 7/8 3
3. Basis semua muslim 5 8/8 5
4. Komunitas makro ramah tamah 4 5/8 3
5. Terbuka thd ide-ide 4 7/8 4
6. Rasa kekeluargaan masih kental 4 6/8 3
7. Lingkungan relatif aman 3 5/8 2
8. Relatif tersedia fasilitas kegiatan 2 5/8 1
Total 25
No Tantangan (threat) Skor bobot total
1. Pengangguran ide/material tinggi 3 5/7 2
2. Pengetahuan agama tdk aplikatif 4 7/7 4
3. Masih ada sikap kontraproduktif 4 6/7 3
4. Lembaga upper bersifat non-kooperatif 3 5/7 2
5. Kelompok elit struktur antipati 4 6/7 3
6. Isu pemojokan terhadap lembaga/organisasi 3 5/7 2
7. Kecenderungan strutur upper utk monoton 4 7/7 4
total 20
SelisihSelisih antaraantara PeluangPeluang & & TantanganTantangan O O –– T = 25 T = 25 –– 20 = 520 = 5
Kuadran SWOT
opportunity
strengthweakness
threat
W
O
T
S
5
-1
posisiaktifitaslembaga
mahasiswa
Jangan macak paham dooonk mas !!!
LATIHAN
☺Coba analisa organisasi dimana anda berada
dengan analisis SWOT, ukur kekuatan, kelemahan, peluang beserta ancamannya
lalu tentukan ren-stranya !
CURRICULUM VITAENama : Chabib Musthofa
Lahir : Sidoarjo, 30 Juni 1979Alamat : Ngelom Megare 05/I, no 699 Taman Kode Pos: 61257
atau Banjar Kemantren 09/I BuduranPhone number HP : 081330721998
Home : 031-7874901, 8050973Email : habibatul@yahoo.co.id.
chabib7@sunan-ampel.ac.id.
Education :MI Salafiyah Bahauddin Ngelom lulus 1991
MTs Program Khusus YPM lulus 1994MA Program Khusus Wachid Hasyim 2 Taman lulus 1997
S1 Fak Dakwah IAIN Sunan Ampel lulus terbaik Institut 2003Magister PSDM PPs UNAIR lulus 2007
Organization :Ketua HMJ Pengemb. Masy. Islam Fak. Dakwah 1998-2000 (2 periode)
Presidium BEM Fak. Dakwah 2000-2001Ketua Cabang PMII Surabaya Selatan 2001-2002
Research :Dinamika Masyarakat Pedagang Kecil Sidoarjo (1999)Pengembangan SDM di Kalangan Kaum Muda NU (2003)
Tradisi Islam Pesisiran (Disertasi PPs UNAIR, 2003-2004)Dakwah dan Perubahan Perilaku Keagamaan (2006)
Perilaku Politik Santri dlm Pilgub Jatim 2008 (2007)Agama Pelacur (2007)
Respon Santri Terhadap Khilafah Islamiyah (2007)Motto :
“Sekali layar terkembang, surut kembali berpantang. Sekali bendera dikibarkan, hentikan ratapan dan tangisan. Tangan terkepal dan maju kedepan”
Recommended