View
4
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
FINANCIJSKO UPRAVLJANJE EU PROJEKTIMA
- Ugovor o bespovratnim sredstvima
Zagreb, 20. studenoga 2012. godine
04.05.2011.
Sadržaj
• Struktura ugovora o bespovratnim sredstvima
• Grant izvještaji
• Proces kontrole grant izvještaja
• Najčešće pogreške u financijskom izvješću
04.05.2011.
Struktura ugovora o dodjeli bespovratnih
sredstava
Posebni uvjeti
Annex I – Opis aktivnosti
Annex II – Opći uvjeti
Annex III – Proračun
Annex IV – Procedure podugovaranja
Annex V – Zahtjev za plaćanje i FIF
Annex VI – Model narativnog i financijskog izvješća
Annex VII – Obrazac revizorskog izvješća
04.05.2011.
Posebni uvjeti
Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom
provedbe financijske kontrole su:
Datum početka provedbe čl. 2.2
Trajanje čl. 2.3
Ukupna vrijednost granta (proračun) čl. 3.1
Maksimalan iznos financiranja (IPA) čl. 3.2
Izvještavanje čl. 4.1
Rate financiranja čl. 4.2
Ostali specifični uvjeti koji se
primjenjuju na projekt čl. 7
04.05.2011.
Opći uvjeti
Članci na koje posebno treba obratiti pozornost prilikom
provedbe financijske kontrole su:
Članak 9 – Izmjene ugovora
Članak 14 – Prihvatljivi troškovi
Članak 15 – Plaćanja i kamate zbog kašnjenja
Članak 16 – Računi i tehničke i financijske provjere
Članak 17 – Konačni iznos koji financira ugovorno tijelo
Članak 18 – Povrat novčanih sredstava
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora – članak 9. Izmjene
ugovora
• Dodatak ugovoru (addendum) korisnik mora
zatražiti najmanje 30 dana prije nego što bi izmjena
ugovora trebala stupiti na snagu.
• Realokacije su manje izmjene
aktivnosti koje ne mijenjaju bitno
svrhu projekta ili je izmjena
proračuna manja od 15% ukupne
vrijednosti pojedinog budžetskog
poglavlja, unos nove stavke u budžet.
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi
troškovi
Prihvatljivi troškovi su troškovi koji su nastali tijekom
implementacije projekta, osim troškova revizije i
evaluacije projekta.
• Contingency reserve
• Administrativni troškovi
• Neprihvatljivi troškovi
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora – članak 14. Prihvatljivi
troškovi
Neprihvatljivi troškovi:
• Dugovanja i davanja za gubitke i dugove
• Kamate na dugovanja
• Stavke financirane iz drugih izvora
• Gubici nastali zbog tečajnih razlika
• Porezi, uključujući i PDV
• Kupovina zemljišta ili zgrada, osim onih kupovina koje
su potrebne za direktno provođenje aktivnosti
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora - Članak 15. Plaćanja i
kamate kod kašnjenja uplata
Za ugovore do 12
mjeseci:
1. Predujam – 80%
2. Konačno plaćanje – 20%
Za ugovore iznad 12
mjeseci:
1. Predujam – 80% troškova predviđenih za prvih 12
mjeseci provedbe
2. Međuplaćanje – godišnja isplatna rata (do 90%
ugovora)
3. Konačno plaćanje - 20%
• Preračunavanje troškova – tečaj
• Rok za odobrenje izvještaja
• Kamate kod kašnjenja uplate
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora -Članak 16.
Računovodstvo, te tehničke i financijske
provjere
• Grant korisnik mora voditi računovodstvo vezano za
projekt na način da su jasno vidljivi troškovi projekta.
• U roku od 7 godina nakon završnog plaćanja,
Europska Komisija i tijela ovlaštena od njene strane
imaju pravo tražiti od korisnika svu dokumentaciju
vezanu uz implementaciju projekta, pristup svim
sustavima kao i pravo da izvrše on the spot check
kontrolu.
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora - Članak 17. Iznos
završnog plaćanja od strane
provedbenog tijela
• Iznos svih plaćanja ne smije prelaziti iznos iz članka
3.2. Posebnih uvjeta ugovora.
Ukupni troškovi iz završnog financijskog izvještaja
- Neprihvatljivi troškovi
x Postotak EU komponente iz čl. 3.2 posebnih uvjeta
- Kamate (u slučaju da je isplaćen predujam u iznosu većem od 250.000,00 Eur čl. 15.9 Općih uvjeta)
- Iznos već isplaćenog predujma i međuplaćanja
= Iznos završnog plaćanja
04.05.2011.
Opći uvjeti ugovora - Članak 18. Povrat
• Korisnik je dužan izvršiti povrat sredstava u roku od 45
dana od dana kada Provedbeno tijelo izda zahtjev za
povratom
• Kamate kod kašnjenja uplate povrata
• Povrat može biti izvršen u ratama
04.05.2011.
Annex III - Proračun Annex 3 – Proračun
Budget
Justification
Sources of funding
04.05.2011.
Annex III - Proračun Annex 3 – Proračun
04.05.2011.
Grant izvještaji
• Mjesečni i kvartalni izvještaji
• Međuizvještaj (Interim report)
• Završni izvještaj (Final report)
• Međuizvještaj i završni izvještaj sastoje se od
financijskog dijela (sažeta i detaljna tablica) i
narativnog dijela.
04.05.2011.
Međuizvještaj
• Vezan uz međuplaćanje
• Kod ugovora kojima je implementacija duža od 12
mjeseci
• Uz međuizvještaj se dostavlja i zahtjev za plaćanjem -
članak 15. Općih uvjeta ugovora
• Krajnji rok za plaćanje je 45 dana od odobrenja
međuizvještaja
04.05.2011.
Završni izvještaj
• Vezan uz zadnje plaćanje
• Pokriva ukupne troškove provedbe projekta Primjer
završnog izvješća.xls
• Obveza dostave Ugovornom tijelu najkasnije 3
mjeseca nakon završetka provedbe projekta; 6
mjeseci u slučaju da grant korisnik nema sjedište u
zemlji provedbe projekta – čl. 2.3. Općih uvjeta
04.05.2011.
Revizorski izvještaj
Revizorski izvještaj se dostavlja u sljedećim slučajevima:
• kod međuplaćanja kada je iznos ugovorenih bespovratnih sredstava 750 000 EUR ili veći
• kod konačnog plaćanja kada je iznos bespovratnih sredstava veći od 100 000 EUR
• Revizorski izvještaj dostavlja se u skladu s Annexom VII(Expenditure Verification) ugovora 1.7 Expenditure verification.doc
04.05.2011.
Dokumenti koji čine završni izvještaj
• Završni izvještaj – narativni dio
• Završni izvještaj - financijski dio
• Revizorsko izvješće (Annex VII)
• Izjava o suglasnosti (Letter of endorsement) 1.6c
Endorsement letter.doc
• Izjava o ostvarenoj dobiti (Statement of Income)
• Izjava o ostvarenim kamatama (Statement of interest incurred)
Izjava o prijenosu vlasništva (Statement of transfer of
ownership) 3.2a Transfer of Ownership.doc
• Kopija dokumentacije sekundarne nabave (Annex IV ugovora)
• Potvrde o porijeklu robe (Certificates of origin) 2.1c RH
Certificate.pdf
• Materijali koji potvrđuju vidljivost projekta (Visibility proofs)
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
• Prilikom dostavljanja izvještaja (narativni i financijski
dio) korisnik ga šalje u elektronskoj verziji na e-mail
adresu voditelja projekta u Provedbenom tijelu, te
putem pošte Provedbenom tijelu, Delegaciji i u JPP
(PIU)
• Rok za komentiranje/odobrenje izvještaja je 45 dana od
primitka istog
• Ugovorno tijelo ima pravo tražiti sve dodatne informacije
u bilo kojem trenutku, članak 2.2. Općih uvjeta
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
• Korisnik je dužan u roku od 30 dana od primitka
komentara poslati ispravljenu verziju izvještaja i
eventualno traženu dodatnu dokumentaciju
• Prilikom slanja izvještaja, on mora biti ovjeren žigom i
potpisom od strane potpisnika ugovora i poslan u
pismenom obliku
• Nakon zaprimanja izvještaja prvu kontrolu vrši voditelj
projekta koji provjerava da li je financijski dio u skladu sa
narativnim dijelom, te da li upisane realokacije
odgovaraju odobrenima
• Nakon voditelja projekta kontrolu vrši savjetnik u Odjelu
za Financije
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
Financijski savjetnik provjerava sljedeće:
• Da li su stavke proračuna, broj ugovora i period
implementacije ispravni
• Da li su stvarni troškovi konvertirani u EUR po
prosječnom tečaju svih mjeseci pokrivenih izvješćem u
skladu sa člankom 15.8. Općih uvjeta
InforEuro tečaj se može pronaći na sljedećoj stranici:
http://europa.eu.int/comm/budget/inforeuro/index.cfm?lan
guage=en
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
Financijski savjetnik također:
• Vrši usporedbu sve popratne dokumentacije i podataka
prikazanih u financijskom izvještaju
• Provjerava postotak administrativnih troškova
• Provjerava postotak sufinanciranja u slučaju kada je
korisnik javno tijelo i sudjeluje u financiranju kroz isplatu
plaća svojih djelatnika
04.05.2011.
Izuzeće od poreza
• Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost– JPP je
nadležna za oslobađanje od PDV-a
Pravilnik o PDV-u nn 149-09.doc
Instructions_for_VAT_Exemption.pdf
Poglavlja budgeta
04.05.2011.
10. Administrativni troškovi (indirektni)
(max. 7%)
1. Ljudski resursi
(Human Resources)
2. Putovanja
(Travel)
3. Oprema i roba (Equipment and
supplies)
4. Lokalni ured (Local office)
5. Ostali troškovi, usluge (Other costs, services)
6. Ostalo
(Other)
8. Contingency reserve (max. 5%)
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
Human resources
Dokumentacija koju provjeravamo:
• Platne liste i evidencije prisutnosti na radu za sve
zaposlene koji rade na projektu (postotke rada
izračunavamo uzimajući u obzir radne dane/sate
iskazane na evidenciji radnih sati i broj redovnih radnih
dana/sati za taj mjesec iskazanih na platnoj listi)
• Ugovore o radu
• Per diem – postoji li dokaz o noćenju, te potvrda o isplati
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
Travel / Equipment and supplies
Dokumentacija koju provjeravamo:
• Putne naloge i potvrde o isplati
• Putne karte
• Evidenciju korištenja službenog vozila
• Račune i potvrde o plaćanju
04.05.2011.
Proces kontrole grant izvještaja
Local office / Other costs and services / Other
Dokumentacija koju provjeravamo:
• Račune i potvrde o plaćanju
• Ukoliko se radi o npr. održavanju treninga – dostavlja se
i ugovor s trenerom i potvrda o plaćanju
• Radovi – troškovnik, ugovor, račun, potvrda o plaćanju
04.05.2011.
Procedura kontrole/odobrenja
izvještaja u SAFU
• Narativni dio odobrava SPO / BRPM dopisom odobrenja i
popunjenom kontrolnom listom
• SAFU odobrava cjelokupni izvještaj
• Po odobrenju izvještaja šalje se dopis odobrenja
odobrenje final reporta-dopis.doc, odobrenje
finala,povrat.doc
04.05.2011.
Pogreške u financijskom dijelu
izvješća
• Ne korištenje srednjeg tečaja ili pogrešan izračun istog
• Neusklađenost podataka u sažetku proračuna i detaljnoj
tablici troškova
• Neusklađenost prikazanih troškova u izvještaju s onima
u popratnoj dokumentaciji
• Pogrešan izračun broja jedinica (no. of units)
• Pogrešno prikazivanje odobrenih realokacija
04.05.2011.
Praktičan primjer
Praktična vježba 3
Kontrola financijskog izvješća
04.05.2011.
Pitanja
04.05.2011.
Kontakti Središnja agencija za financiranje i ugovaranje
programa i projekata Europske unije
Ulica grada Vukovara 284/c
www.safu.hr
Hvala na pažnji…
Mandica Barnjak
~ ~ ~
Ured za financije i računovodstvo
Odjel za financije
@: mandica.barnjak@safu.hr
Tel: 01 / 4585 868
Recommended