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Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 1
FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010
Commission Développement et Vitalité des Clubs
Formation
.
Secrétaire de club:un poste-clé
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 2
2 - GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE
1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE
3 - R.M.E (Rapport Mensuel d’Effectif) par internet
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District Centre-SudFévrier 2009 3
1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE
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District Centre-SudFévrier 2009 4Février 2009 4
organisation
ponctualité
communication
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District Centre-SudFévrier 2009 5
Le Secrétaire est le conseiller et le soutien du Président
Il effectue les tâches sous la responsabilité du Président et en collaboration avec le Trésorier
Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club
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District Centre-SudFévrier 2009 6
Le Secrétaire aide le Président dans la conception et la réalisation du calendrier-dépliant du club.
Conseiller et soutien du PrésidentConseiller et soutien du Président
Le Secrétaire participe à l’élaboration de l’ordre du jour des réunions, en liaison avec le Président et, si possible, le diffuse avant la réunion.
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District Centre-SudFévrier 2009 7
Conseiller et soutien du PrésidentConseiller et soutien du Président
Le Secrétaire aide le Président à élaborer le DOCUMENT PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR (doc téléchargeable sur le site du District)
Le Secrétaire aide le Président à la rédaction le LIVRE BLANC et le LIVRE BLANC INTERNATIONAL (FORMULAIRE A1) (également téléchargeable sur le site du District)
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District Centre-SudFévrier 2009 8
Calendrier dépliant du ClubCalendrier dépliant du Club
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District Centre-SudFévrier 2009 9
Le Secrétaire établit ou met à jour un fichier individuel complet des membres du club.
Ce fichier débute par le formulaire ME6, proposition d’affiliation. Il comprend également :
• adresse exacte, n° de téléphone, date de naissance,
e-mail,• situation professionnelle et familiale• numéros de membre Oak Brook et France (D M)• les fonctions assurées dans le Lionisme
Calendrier dépliant du ClubCalendrier dépliant du Club
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District Centre-SudFévrier 2009 10
ME 6
Document restant au Club
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District Centre-SudFévrier 2009 11
Le Secrétaire collabore à l’élaboration du calendrier :
• dates des actions nationales, visite du Gouverneur, du Président de Zone, du Président de Région et dates des Comités Consultatifs de Zone
• dates des Congrès, Conventions Nationale et Internationale
• dates des actions et manifestations du club
• dates de formation des nouveaux Bureaux
• dates des réunions statutaires, Assemblées Générales et Conseils d’Administration
Calendrier dépliant du ClubCalendrier dépliant du Club
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District Centre-SudFévrier 2009 12
Le Secrétaire, en liaison avec le Président, établit l’ordre du jour des réunions
Il envoie les convocations pour les réunions de club, de Bureau, de Conseil d’administration
Il envoie les convocations aux 2 (ou plus) Assemblées Générales, établit les feuilles d’émargement
L’envoi peut se faire par courrier ou par e-mail, par l’intermédiaire du Bulletin de club ou le CR de réunion.
Ordre du Jour des RéunionsOrdre du Jour des Réunions
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District Centre-SudFévrier 2009 13
Réunions du CONSEIL D’ADMINISTRATION
Réunions du BUREAU
Réunions des MEMBRES en ASSEMBLEES GENERALES
Réunions des MEMBRES en REUNIONS STATUTAIRES
Quelles réunions ?Quelles réunions ?
Comités consultatifs de Zone (CCZ)
Congrès
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District Centre-SudFévrier 2009 14
Exécution des tâchesExécution des tâchessous la responsabilité du Présidentsous la responsabilité du Président
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District Centre-SudFévrier 2009 15
LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS A JOUR (si nécessaire)
Veiller à la bonne marche administrative du ClubVeiller à la bonne marche administrative du Club
IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER LES MISES A JOUR (si nécessaire)
En 2004-2005 les clubs ont du adopter les « nouveaux » statuts et règlement intérieur (statuts-types sur le site du District).
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District Centre-SudFévrier 2009 16
LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
EN RESPECTANT LES DÉLAIS
Ce n’est pas parce qu’il n’y a pas de mouvement dans le mois qu’il ne faut pas effectuer le RME.
Veiller à la bonne marche administrative du ClubVeiller à la bonne marche administrative du Club
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District Centre-SudFévrier 2009 17
POURQUOI ACCOMPLIR
CES TÂCHES ?
Structure administrative du Lions ClubsStructure administrative du Lions Clubs
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District Centre-SudFévrier 2009 18
Le club fait partie d’une association internationale, dont le siège social est à Oak Brook aux USA.
Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est rue Saint-Jacques, à Paris.
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District Centre-SudFévrier 2009 19
Le club fait partie du District Centre-Sud dont le siège est
26 rue Smith LYON (2°)
derrière la gare de Perrache
15 Districts en France
Le club est soumis à la loi française :
• Loi 1901 sur les associations
• Le club doit, pour toute manifestation présentant un risque, faire une déclaration d’assurance
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District Centre-SudFévrier 2009 20
L.C.I. Oak-BrookPdt internal + Board200 pays, 42.000 clubs1.350.000 membres
D.M. 103 FranceRue St Jacques, ParisConseil des Gouveurs
15 Districts, 1.250 clubs30.000 membres
District Centre-SudRue Smith, LyonGouverneur + Cabinet103 clubs, 2.900membres
7 RégionsPR10 à 20 Clubs
19 ZonesPZ4 à 8 Clubs
Club Pdt + Bureau10 à 60 membres
ZONE
REGION
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District Centre-SudFévrier 2009 21
1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres du Bureau.
Après l’A.G. de Printemps, le nouveau Bureau doit être porté dans la base de données du site internet du D.M.
La liaison D.M. Oak-Brook s’éffectue automatiquement chaque nuit.
AA- Lions Clubs International- Lions Clubs International
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District Centre-SudFévrier 2009 22
2- Oak Brook tient un fichier des membres de chaque club.
Le RME est envoyé, via internet, au Secrétariat Général du DM qui le retransmet, via internet, à Oak Brook.
Il doit comprendre toutes les informations demandées.
AA- Lions Clubs International- Lions Clubs International
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District Centre-SudFévrier 2009 23
1- Le DM tient un fichier des membres Lions de France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par internet.
Le Formulaire Unique de Mise à Jour (FUMJ) n’est plus à remplir lors de l’arrivée d’un nouveau membre.
BB- District Multiple 103 France- District Multiple 103 France
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District Centre-SudFévrier 2009 24
2- La mise à jour de l’annuaire se fait maintenant par internet.
Il n’est plus nécessaire d’envoyer le BDS3 en avril.
Par contre il faut indiquer le nouveau Bureau dès qu’il est connu après l’AG de printemps.
Chaque membre a la possibilité de tenir à jour les informations le concernant, sur le site du D.M.
BB- District Multiple 103 France- District Multiple 103 France
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District Centre-SudFévrier 2009 25
Le District tient un fichier de ses membres à partir le la base de données du D.M.
CC- Secrétariat du District- Secrétariat du District
Il appartient au Secrétaire de vérifier la liste et les coordonnées des membres du club dans la base de données du D.M.
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District Centre-SudFévrier 2009 26
Le nouveau Bureau est à déclarer à la Préfecture du siège social du club, et au service du protocole de la ville, dès tenue de l’Assemblée Générale de printemps et avant le 30 juin.
DD- Le Club est une association Loi 1901- Le Club est une association Loi 1901
La Préfecture délivre une déclaration de conformitéune déclaration de conformité, document à produire lors de la visite du Gouverneur dans le club.
Elle permet d'obtenir chéquiers + signatures à la banque pour le Trésorier et le Président.
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District Centre-SudFévrier 2009 27
En cours d’année, dans les trois mois, toute modification des statuts (extrait du PV de l’AG) et tout changement de siège.
DD- Le Club est une association Loi 1901- Le Club est une association Loi 1901
Ces modifications sont à déclarer en Préfecture également et la déclaration est alors payante du fait de la parution dans un Journal Officiel d’annonces
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District Centre-SudFévrier 2009 28
Rappel Bureau et Conseil AdministrationRappel Bureau et Conseil Administration
PRESIDENT
VICE - PRESIDENTS
GOUVERNEURANCIENS GOUVERNEURS PRESIDENT FONDATEUR
SECRETAIRE TRESORIER
CHEF DU PROTOCOLE
BUREAU
4 ADMINISTRATEURS
Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au cours d ’une ASSEMBLEE GENERALE, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR (Club)
PDT EXTENSION-EFFECTIFS
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District Centre-SudFévrier 2009 29
Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat comportant 3 garanties
la responsabilité civile générale
des indemnités contractuelles en cas d’accident
la protection juridique(auprès du groupe Montcalm Assurances)
Documents sur le site du District, page de la Commission « Statuts – Assurances »
Déclaration pour assurer les manifestationsDéclaration pour assurer les manifestations
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District Centre-SudFévrier 2009 30
2 – GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNEE
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 31
Les tâches selon leur périodicité
Guide du travail sur une annéeGuide du travail sur une année
Comment transmettre ou recevoir les informations ou documents ?
Les principaux documents
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District Centre-SudFévrier 2009 32
2 fois par mois : Les réunions statutaires du club
Convoquer les participants Les informer de l’ordre du jour
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
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District Centre-SudFévrier 2009 33
Les réunions de club : établir le compte-rendu (avec le relevé des présents, absents, excusés)
à envoyer à chaque membre (courrier ou mail) à envoyer au Président de Zone (courrier ou mail) à archiver (papier sur l’année, puis informatique)
Ne pas oublier d’établir également le compte-rendu des Conseils d’Administration (1 par trimestre)
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
Il n’est pas utile d’adresser copie des CR de réunions aux Gouverneur, Secrétaire de District, Maison des Lions.
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District Centre-SudFévrier 2009 34
1 fois par mois, établir le R M E par internet
en renseignant toutes les cases ……..
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
2 fois par an (minimum), établir le compte-rendu des Assemblées Générales
Les archiver dans le « Registre de l’Association »
2 fois par an, établir le Tableau de bord des effectifs : ventilation des membres du club selon l’âge et les catégories socio-professionnelles,
au 31 décembre 2009 et au 30 juin 2010.
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District Centre-SudFévrier 2009 35
Réunions en ASSEMBLEE GENERALE
Assemblées Générales Ordinaires = 2 par an
Assemblées Générales Extraordinaires
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
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District Centre-SudFévrier 2009 36
AG d’automne, avant le 30 septembre 2009
approuve le rapport d’activité de l’année écoulée
décide de l’affectation de l’excédent des fonds du compte de fonctionnement
approuve les comptes de l’exercice écoulé donne le quitus au Président sortant renouvelle ou change le contrôleur aux
comptes.
les Assemblées Généralesles Assemblées Générales
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District Centre-SudFévrier 2009 37
les Assemblées Généralesles Assemblées Générales
AG de printemps, avant le 15 mars 2010 élit les membres du Conseil d’Administration
de l’année suivante élit le nouveau membre à la Commission
Extension des effectifs vote le budget de l’année suivante, ce qui
permet de fixer le montant de la cotisation à recouvrer le 1er juillet
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District Centre-SudFévrier 2009 38
Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret
Le membre élu :• 1ère année : membre de la Commission• 2ème année : vice-Président• 3ème année : Président
Le Président de la Commission fait, de droit, partie du Conseil d’Administration
Commission extension des EffectifsCommission extension des Effectifs(pour info)(pour info)
Très important
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District Centre-SudFévrier 2009 39
1 fois par an, établir
La déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau.
La déclaration du nouveau Bureau sur le site internet du D.M.
Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook, indiquant le nouveau Bureau, n’est plus nécessaire.
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
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District Centre-SudFévrier 2009 40
1 fois par an, établir
Le Livre Blanc de l’année écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club
Il est conseillé de remplir Le Livre Blanc, au cours de l’année, régulièrement pour en simplifier sa rédaction annuelle.
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
Créez une Fiche Action Sociale à remplir à chaque AS, la rédaction du Livre Blanc sera très rapide. Le Rapport Annuel d’activités :
ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc
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District Centre-SudFévrier 2009 41
Exemple de Fiche Action Sociale
à remplir pour chaque action
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District Centre-SudFévrier 2009 42
Livre blanc
Au niveau de chaque District, au Niveau National et International, une synthèse de tous les Livres Blancs est faite.
Elle permet de présenter un bilan (financier et heures de don de soi) des actions réalisées par l ’ensemble des Lions.
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
Outil de communication
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District Centre-SudFévrier 2009 43
1 fois par an, demander
La récompense 100% PrésidentLa demande de récompense, décidée par Oak Brook, est à envoyer au District
Les récompenses 100% Secrétaire et 100% Trésorier sont demandées par le Président. La demande est à envoyer au Président de Zone qui transmet au District.
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
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District Centre-SudFévrier 2009 44
de manière ponctuelle
Les tâches à accomplir pendant une annéeLes tâches à accomplir pendant une année
Demander les chevrons d’ancienneté (au DM)les clés de parrainage, les distinctions Melvin Jones
adresser un courrier d'information aux clubs de la Zone (minimum), 30 jours avant l'intronisation d'un nouveau membre
Commander les fournitures nécessaires au club
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District Centre-SudFévrier 2009 45
Modifications apportées aux statuts Changements de bureau Changement de siège social Récépissés des déclarations en préfecture
OBLIGATOIRE
Sous peine de sanctions pénales
et de dissolution de l’association
REGISTRE SPECIAL
Quels registres ?Quels registres ?
Garder les ArchivesGarder les Archives
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District Centre-SudFévrier 2009 46
- Procès-verbaux de réunions de bureau- Procès-verbaux de réunions du Conseil d’administration- Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales- Procès-verbaux des réunions statutaires
AUTRES REGISTRES
- Liste des officiels- Liste des responsables des commissions- Fichier des membres (par poste),- etc…
Garder les ArchivesGarder les Archives
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District Centre-SudFévrier 2009 47
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 48
Comment transmettre ou recevoirComment transmettre ou recevoirles informations et documents ?les informations et documents ?
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 49
Sur papier imprimé, en utilisant les services de la poste, ou la remise de la main à la main
Comment transmettre ou recevoirComment transmettre ou recevoirles informations et documents ?les informations et documents ?
Par Internet
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District Centre-SudFévrier 2009 50
Envoyer des informations, recevoir des informations,
Communiquer
LeLion
PR, PZ, District, DM,autre Lion
Que permet facilement internet ?Que permet facilement internet ?
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District Centre-SudFévrier 2009 51
Une précaution et une nécessité administrative et juridique
Original envoyé
Double à conserver dans les archives
Les documentsLes documents
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District Centre-SudFévrier 2009 52
Gain de temps
Diminution du coût
Fiabilité des informations transmises
Quels avantages offre internet ?Quels avantages offre internet ?
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District Centre-SudFévrier 2009 53
avec le District Multiple Courriel : maisondeslions@lions-france.org Site Web : www.lions-france.org
avec le District Centre-Sud Courriel : lions-centre-sud@wanadoo.fr Site Web : www.lions103cs.org
Comment communiquer ?Comment communiquer ?
On espère que le site du District s’intègrera prochainement dans celui du D.M.
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District Centre-SudFévrier 2009 54
Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District
Situation administrative :
Statuts et Règlement intérieur (types)
Document préparatoire à la visite du Gouverneur
Calendrier du Gouverneur
Procédure pour la mise à jour du fichier du DM, par Internet (remplace le BDS3 par papier)
Les documentsLes documents
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District Centre-SudFévrier 2009 55
Communication :
Charte graphique, Dossier de Presse, Guides d’utilisation, matériel disponible…
Centre-Sud Infos
En direct des clubs
Bulletins de club
En direct de Saint Jacques, sur le site du D.M.
The Lion en français, sur un site dédié
Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District
Les documentsLes documents
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 56
Effectifs : Tableau de bord des effectifs R M E: mode d’emploi Demandes de récompense 100% président, secrétaire,
trésorier Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à vie Imprimé pour la réintégration d’un Lion Formulaire d’affiliation M 6
Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District
Les documentsLes documents
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 57
Actions du club :
Livre Blanc
Formulaire A1 (livre blanc international, destiné à Oak Brook)
Formulaire d’assurance au groupe Montcalm
Les documentsLes documentsListe des documents pouvant être téléchargés sur le site du District
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District Centre-SudFévrier 2009 58Où trouver sur le site du District ?
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 59
Pour la bonne marche du Lionisme
Permet de définir le montant des cotisations
Pour éviter que le Gouverneur ne reçoive des rappels du Siège international
33- - RRAPPORTAPPORT MMENSUELENSUEL DESDES EEFFECTIFSFFECTIFS
R.M.E.
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 60
RME tous les mois Pour l’effectif global du Club
Systématiquement, même s’il n’y a pas de modification
se fait désormais uniquement par INTERNET
Informer le District sur l’Effectif du ClubInformer le District sur l’Effectif du Club
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District Centre-SudFévrier 2009 61
RME sur Internet
A faire tous les mois, impérativement avant la fin du mois !
Aller sur le site du District Multiple : www.lions-france.org
Voir le diaporama « comment effectuer le RME ? »
Attention ! On n’a plus
jusqu’au 5 du mois suivant.
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District Centre-SudFévrier 2009 62
RME sur Internet
Il n’est plus nécessaire de diffuser de copies
- Votre intervention a mis à jour la base de données du D.M.
- Le Secrétariat de notre District a accès à cette base de données.
- Un transfert de données est réalisé, chaque nuit, du D.M. vers Oak-Brook.
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District Centre-SudFévrier 2009 63
Pour mémoirePour mémoire
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District Centre-SudFévrier 2009 64
FIN JUIN 2009
Etablir le RME de Juin avec le Secrétaire sortant
et le communiquer au Trésorier
JUILLET 2009
Faire la déclaration en Préfecture, si pas déjà fait
1ère réunion du Club en SEPTEMBRE 2009
Présenter le calendrier-programme de l’année
Bien Débuter l’annéeBien Débuter l’année
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District Centre-SudFévrier 2009 65
TOUS LES MOIS Réunions de BUREAU
Envoyer les comptes rendus au PZ
Envoyer le RME au plus tard le dernier jour du mois le mieux c’est de l’envoyer après la dernière réunion
Tenir à jour la liste des membres du Club
Au cours de l’annéeAu cours de l’année
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District Centre-SudFévrier 2009 66
OCTOBRE 2009
Assemblée Générale d’ AUTOMNE du Club
MARS 2010 Assemblée Générale de PRINTEMPS du Club
Convoquer, Faire le compte rendu, le Diffuser et l’Archiver
Au cours de l’annéeAu cours de l’année
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 67
AVANT LA FIN MAI 2010
Vérifier les coordonnées des membres et indiquer le
nouveau Bureau sur la base de données du DM
pour la mise à jour de l’ ANNUAIRE NATIONAL
AVANT LA FIN JUIN 2010
Envoyer le LIVRE BLANC
et le rapport annuel des actions (A-1)
pour quantifier NOS ACTIONS
Fin d’annéeFin d’année
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District Centre-SudFévrier 2009 68
Terminer l'année et préparer la Terminer l'année et préparer la suivantesuivante
AG DE PRINTEMPS en mars 2010 Proposer le budget prévisionnel 2010/2011
Présenter le Bureau
PASSATION DE POUVOIRS en juin 2010Communiquer au Club les orientations
Distribuer la LISTE DES MEMBRES DU CLUB à jouret la nouvelle pyramide téléphonique
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 69
Organise les réunions Garde les archives Tient à jour l’effectif du Club
Avec la société civile, en liaison avec le Délégué Communication du club
Avec les autres structures du Lions Clubs
Au sein du Club
Et à l’extérieur du Club
Le Secrétaire de Club, courroie de transmissionLe Secrétaire de Club, courroie de transmission
envers tous les membres,
pour le Président
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 70
La liste des membres du Club est modifiée quand :- Changement de statut d’un membre, démission, radiation, exclusion- Arrivée d’un nouveau membre
Le secrétaire va inscrire ces changements sur la liste interne au club
Le faire savoir aux membres du Club mais aussi à l’extérieur du club au moyen du RME par internet
Quand ?
Tenir à jour l’ Effectif du ClubTenir à jour l’ Effectif du Club
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 71
ZONES (Régions) = (4 à 8 Clubs)
= les Lions Clubs voisins
PRESIDENT DE ZONE ( = le PZ )
Organiser des Comités Consultatifs de Zone (= les CCZ ) Participer aux Comités Consultatifs de Zone (3 + 1 par an) Diffuser les informations recueillies lors des réunions de Zone, aux membres de votre Club
Quel interlocuteur ? Que faire dans votre Zone ?
Formation SecrétairesFormation Secrétaires
District Centre-SudFévrier 2009 72
QuizzQuizz
A-1
C.C.Z
D.M
P.R
P.Z
R.M.E
C Q F DC Q F D
?
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District Centre-SudFévrier 2009 73
FUTURS SECRETAIRES DE CLUB
BON COURAGEET BONNE ANNEE 2009/2010 !
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District Centre-SudFévrier 2009 74
Et n’oubliez pas:
organisation
ponctualité
communication
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