View
1
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
FORMULARIOS
PROCEDIMIENTO PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCION DE PERIÓDICOS
PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE INGRESA A LA INSTITUCIÓN
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA
ESTRUCTURA
POLÍTICAS
BASE LEGAL
OBJETIVOS
GENERALIDADES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
ASAMBLEA NACIONAL
RUBEN DE LEÓN SÁNCHEZ
PRESIDENTE
LUIS EDUARDO QUIRÓS
PRIMER VICEPRESIDENTE
YANIBEL ÁBREGO SMITH
SEGUNDA VICEPRESIDENTE
FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
ANELIS BERNAL
SUBSECRETARIA GENERAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
LICDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ DIRECTORA
EQUIPO TÉCNICO
LICDA. BERTA HISLOP ANALISTA
LICDA. MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA
LICDA. MELINA OROCÚ ANALISTA
TEC. GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA
SEÑORA MATILDA BUSTAMANTE SECRETARIA
POR LA DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES
LICDA. REBECA SAONA DIRECTORA
SEÑORA CARMEN ORTEGA JEFA DEL DEPARTAMENTO DE
CORRESPONDENCIA
REVISADO POR:
DEPARTAMENTO DE CORRECCIÓN Y ESTILO
DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE ASERORÍA EN ASUNTOS PLENARIOS
LICDA. ROSAURA RIVERA CORRECTORA
2016
ÍNDICE
Página
INTRODUCCIÓN i
I. Generalidades 1
Objetivo del manual 1
Ámbito de aplicación 1
II. Base legal 1
III. Estructura 3
IV. Funciones 5
V. Políticas 7
VI. Responsabilidad 8
VII. Servicios de correspondencia 8
VIII. Recepción de correspondencia 8
IX. Trámite o distribución de correspondencia 9
X. Servicio de correo postal 10
XI. Clasificación de correspondencia por su contenido 11
XII. Clasificación de correspondencia según su origen 11
XIII. Procedimientos y mapeos 13
Procedimiento para la distribución de la correspondencia interna 14 Mapeo 16 Procedimiento para la distribución de la correspondencia externa 17 Mapeo 19 Procedimiento para realizar el registro de correspondencia oficial
externa que ingresa a la Institución 20 Mapeo 23 Procedimiento para realizar el registro y distribución de los periódicos 24 Mapeo 26 Procedimiento para el envío de correspondencia a través del servicio Postal 27 Mapeo 29
XIV. Anexos 30
Formularios e instructivos
El Manual de Procedimiento del Departamento de Correspondencia ha sido elaborado
conforme a las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para la
recolección, registro y distribución de las comunicaciones escritas en el desarrollo de las
funciones relacionadas con la correspondencia.
Los procedimientos adoptados en este Manual se deben aplicar en los procesos de flujo de
las comunicaciones escritas, para lograr agilidad en la distribución oportuna y eficiente en
la toma de decisiones de la Entidad, por esta razón se expresan en forma clara y sencilla
los pasos a seguir para el desarrollo de sus funciones.
Este Manual también describe las funciones, actividades, procesos, mapeos, formularios e
instructivos que intervienen en esta actividad, precisando la responsabilidad de los
funcionarios involucrados.
El Manual es un importante instructivo que deben conocer todos los funcionarios de la
Asamblea Nacional; su aplicación es de carácter obligatorio para toda persona que produzca
documentos de carácter institucional.
Este Manual se caracteriza por su flexibilidad, ya que permite modificaciones y
adecuaciones con el fin de garantizar su vigencia.
i
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 1
I. GENERALIDADES
Para poder desempeñar adecuadamente las actividades cotidianas dentro de una
institución debemos establecer normas institucionales para las comunicaciones;
internas y externas, que regulen la distribución adecuada de los documentos.
En este sentido, la organización y administración de la correspondencia recibida y
de la correspondencia enviada, debe regirse por normas que salvaguarde sus
valores.
1.1. Objetivos del Manual
Fijar políticas, responsabilidades y procedimientos para la gestión de recepción,
distribución y seguimiento de la correspondencia institucional.
1.2. Ámbito de aplicación
El acatamiento del presente Manual es de carácter obligatorio para todos los
servidores de la Institución, que en ejercicio de sus funciones y responsabilidades
asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o
documentación institucional.
II. BASE LEGAL
El presente Manual se ha elaborado bajo las normas vigentes, contempladas en la
Constitución Política de Panamá, en las leyes y acuerdos reglamentarios expedidos por la
Asamblea Nacional.
- Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos
Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983 y los Actos Legislativos 1
de 1993 y 2 de 1994; y por el Acto Legislativo N° 1 de 2004.
- Ley 16 de 17 de febrero de 1998, Por la cual se reforma el Texto Único del
Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,539
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 2
de 11 de mayo de 1998).
- Ley 35 de 30 de julio de 1999, Por la cual se modifica el Reglamento Orgánico del
Régimen Interno de la Asamblea Legislativa (G. O. 23,855 de 3 de agosto de 1999).
- Resolución N° 42 de 9 de junio de 1998, Por la cual se aprueba la nueva estructura
administrativa del Órgano Legislativo.
- Resolución N° 8 del 5 de octubre de 1998, Por la cual se realiza modificaciones a la
Resolución N° 42 de 9 de junio de 1998 en la nomenclatura del Departamento de
Archivo y Correspondencia, estructura y reubicación.
- Resolución N° 80 de 9 de agosto de 2001, Por la cual se modifica la estructura
organizativa de la Asamblea Legislativa.
- Resolución Nº 117 de 7 de agosto de 2002, Por la cual se modifica la estructura
organizativa de la Asamblea Legislativa y modifica la resolución Nº.80 de 9 de agosto
de 2001 y a todas las que les sean contrarias.
- Resolución Nº 263 del 30 de junio de 2008, Por la cual se modifica la estructura
organizativa de la Asamblea Nacional y modifica la Resolución Nº117 de 7 de agosto
de 2002 y a todas las que les sean contrarias.
- Resolución N° 52 de 12 de agosto de 2009, Por la cual la Directiva de la Asamblea
Nacional deroga la Resolución N° 263 de 30 de junio de 2008, modificada por la
Resolución N° 314 de 14 de agosto de 2008 y modifica la Resolución N° 216 de 5 de
julio de 2007.
- Resolución N° 47 de 5 de agosto de 2010, Por la cual se modifica la estructura
organizativa de la Asamblea Nacional.
- Resolución N° 45 de 3 de agosto de 2012, Por la cual se modifica la estructura
organizativa de la Asamblea Nacional.
- Resolución N° 99 de 14 de septiembre de 2015, Que modifica la estructura
organizativa y crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea Nacional.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 3
III. ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 4
ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y
PUBLICACIONES
DEPARTAMENTO DE
CORRESPONDENCIA
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 5
IV. FUNCIONES
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 6
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
OBJETIVO
Asegurar la recepción y distribución de la correspondencia y servicios de mensajería interna y
externa de la Asamblea Nacional, con el propósito de brindar un servicio de calidad, eficiente
y eficaz.
FUNCIONES
- Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia, a todas las unidades administrativas de
la Asamblea Nacional, incluyendo la de los Diputados y Diputadas y demás
funcionarios de la Institución, cuando así lo soliciten.
- Recibir, clasificar, distribuir y controlar toda la correspondencia, tanto parlamentaria y
administrativa.
- Elaborar los informes de la distribución de periódicos y de la correspondencia
parlamentaria y administrativa.
- Realizar los servicios de mensajería a nivel interno y externo.
- Coordinar el servicio de distribución de correspondencia de la Institución.
- Velar por el buen desarrollo de las actividades administrativas de distribución del
servicio de mensajería.
- Efectuar reuniones periódicas con el personal subalterno para dar seguimiento y
conocer resultados de las actividades que se ejecutan.
- Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos F-01A
- Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores F-02A.
- Elaborar los informes de evaluación de resultados F-03A.
- Formular el anteproyecto de presupuesto del Departamento.
- Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 7
V. POLÍTICAS
a. El Departamento de Correspondencia deberá contar con personal capacitado y los
medios necesarios para recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones institucionales, mediante servicios de mensajería interna y externa,
fax, correo electrónico y otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas
por los usuarios y las comunicaciones expedidas por la Asamblea Nacional.
b. La atención al público para la recepción física de las comunicaciones se realizará en
horario de oficina, acorde con sus políticas y necesidades.
Deberá atender al usuario de manera cortés y oportuno.
c. Las comunicaciones institucionales internas deberán tramitarse por correo electrónico,
por documentación en papel, (correspondencia interna impresa) o fotocopiada, para
fines legales o de conservación documental, en tales casos, el original enviado (acuse
de recibo) reposará en la oficina que lo elaboró. Posteriormente, cuando pierda su
vigencia administrativa será remitido al Departamento de Archivo.
d. Todos los colaboradores del Departamento de Correspondencia deberán conocer y
aplicar las normas sobre manejo de correspondencia.
e. El Departamento de Correspondencia designará un colaborador que se encargará de la
recepción, registro y trámite de la correspondencia.
f. En caso de presentarse alguna observación o consulta sobre la correspondencia, la
persona encargada de la Dirección de Documentación y Publicaciones deberá
comunicarse con jefe del Departamento de Correspondencia para su aclaración.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 8
VI. RESPONSABILIDADES
a. La Secretaría General de la Asamblea Nacional es responsable de dirigir, coordinar
y controlar las funciones de comunicaciones y correspondencia, al igual que el
sistema de información documental y la organización de los archivos de las
unidades administrativas.
b. El Departamento de Correspondencia está comprometido en asegurar la gestión
oportuna de distribución de la documentación externa e interna mientras
permanezca bajo su cuidado.
c. El Departamento de Correspondencia es el responsable de velar por la seguridad,
confidencialidad e integridad de la correspondencia que maneja al ser distribuida.
d. Todas las unidades administrativas de la Institución son responsables de elaborar,
recibir y gestionar la documentación conforme a las normas de calidad y a los
parámetros establecidos por la Asamblea Nacional.
VII. SERVICIOS DE CORRESPONDENCIA
El Departamento de Correspondencia presta los siguientes servicios:
a. Recepción, captura y distribución de la correspondencia que recibe la Institución y de
la correspondencia que se genera.
b. Fotocopiado de documentos administrativos.
c. Diligenciar el correo postal.
VIII. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
a. Las comunicaciones que ingresen a la Asamblea Nacional, así como las que se
tramiten internamente, deberán ser verificadas por el personal de la oficina
receptora para determinar si es de su competencia, revisando el asunto, anexos,
destino y datos de origen.
b. Al momento de recibir la correspondencia se debe dejar constancia de la fecha y
la hora de recibido, así como el nombre legible de la persona que la recibe (No la
firma).
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 9
c. La correspondencia externa de carácter institucional que llegue a la Asamblea
Nacional será verificada, recibida, registrada y distribuida por los funcionarios
del Departamento de Correspondencia.
d. Todas las comunicaciones institucionales recibidas, tanto externas como internas,
deberán ser registradas en la Base de datos del Departamento de Correspondencia,
si hay.
e. La correspondencia externa de carácter confidencial se enviará a la unidad
administrativa correspondiente sin ser abierta, igualmente se registrará en el
formato electrónico o en la Base de datos del Departamento de Correspondencia.
f. Las facturas y cuentas de cobro enviadas por los proveedores a la Asamblea
Nacional serán remitidas a la Dirección General de Administración y Finanzas.
g. La correspondencia personal será recibida, pero no será registrada en la Base de
dato del Departamento de Correspondencia, su distribución se realizará en el
horario establecido para los recorridos de reparto de correspondencia.
h. Los documentos, como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación,
muestras de libros, boletines, catálogos, formatos y revistas de promoción, no se
ingresarán a la Base de datos del Departamento de Correspondencia. Las revistas
de suscripción se seleccionarán para su registro.
IX. TRÁMITE DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
a. El Departamento es responsable de organizar, programar y distribuir la
correspondencia de acuerdo en las prioridades y necesidades de la de la Asamblea
Nacional.
b. El Departamento organiza la forma más eficiente para entregar la
correspondencia, en términos de celeridad, economía, eficiencia y eficacia.
Para tal efecto, el Departamento contará con los medios de mensajería electrónica,
mensajería interna y servicios de correo postal nacional e internacional y
transporte, cuando se requiera.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 10
c. Los documentos que, por error, sean remitidos a una oficina diferente a la
destinataria deberán ser reportados inmediatamente al Departamento de
Correspondencia, que los tramitará debidamente con el fin de no dilatar los
trámites institucionales.
d. Las unidades administrativas deberán planear la entrega de la correspondencia
institucional, tanto externa como interna, para realizar su trámite en tiempo
oportuno.
e. La correspondencia, será recogida por el Departamento de Correspondencia
dentro del horario establecido para los recorridos. Cuando en una oficina no se
encuentre el responsable de recibir o entregar la correspondencia, el funcionario
que efectúa el recorrido deberá dejar constancia de la fecha y de la hora en la que
se realizó el recorrido.
f. El Departamento de Correspondencia no asumirá las consecuencias de las
diligencias que no se pudieran realizar oportunamente por falta de planeación o
coordinación de las oficinas responsables de la gestión.
X. SERVICIO DE CORREO POSTAL
a. Diligenciar debidamente los sobres de la correspondencia, de acuerdo con las
pautas establecidas por la Oficina de Correo Postal, con datos claros, correctos,
completos y buena presentación.
b. Entregar al Departamento de Correspondencia la documentación a enviar a través
del servicio de correo postal, antes las 9:00 a.m., para poder tramitarla el mismo
día; después de esta hora, su trámite se hará el día siguiente.
c. Toda correspondencia que se va a enviar a través del servicio de correo postal,
deberá pesarse previamente para establecer su costo.
d. Se elaborará una nota dirigida a la Dirección General de Administración y
Finanzas solicitando el pago del porte postal de la correspondencia y se debe
especificar si es entrega personal, correo ordinario o correo certificado.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 11
e. Cuando los envíos sean masivos; se deberá entregar, mínimo 24 horas antes, al
Departamento de Correspondencia con la información de los destinatarios, para
generar la impresión de las correspondientes guías.
f. El Departamento de Correspondencia deberá conservar las guías de correo como
constancia de su entrega.
g. Registrar las comunicaciones institucionales en la Base de datos del Departamento
de Correspondencia.
XI. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU CONTENIDO
CORRESPONDENCIA ORDINARIA
Trata asuntos de carácter general, memorandos comunicativos entre las unidades
administrativas, que informan sobre operaciones administrativas, asuntos entre unidades,
ordinarios e información especial, que no se consideren confidenciales, y tarjetas de
invitación.
CORRESPONDENCIA CONFIDENCIAL
Informa sobre temas referentes al personal y trámites administrativos, informes y asuntos de
investigación de carácter directivo, que no deben trascender a otros empleados, y otros
asuntos de índole administrativo que requieren tratamiento reservado de los cuales solo
tendrán conocimiento determinados empleados.
XII. CLASIFICACION DE LA CORRESPONDENCIA POR SU ORIGEN
CORRESPONDENCIA EXTERNA
Es toda clase de comunicación escrita dirigida a entidades, empresas y organismos en la cual
la Asamblea Nacional emite conceptos o decisiones sobre políticas, fija criterios o
especificaciones de alto nivel que comprometen opiniones, recursos y actividades de la
Institución.
De igual manera, comprende a aquella comunicación escrita que versa sobre aspectos o
actividades que surgen de la interrelación entre una entidad externa y una dependencia interna
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 12
de la Institución, la cual tiene como fin cumplir o atender una determinada solicitud o un
determinado trámite operativo.
CORRESPONDENCIA INTERNA
Es la comunicación escrita que surge del intercambio de información entre las diferentes
unidades administrativas de la Institución en la que se emiten conceptos, se ordenan trabajos o
actividades, se trazan políticas y se determinan planes específicos a desarrollar.
HORARIO, DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA
Una vez registrada la correspondencia, se colocan las que han sido registradas en las rutas, y
se envían a las diferentes unidades administrativas, a través de la mensajería interna en el
horario de: 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 13
XIII. PROCEDIMIENTOS Y MAPEO
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 14
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OBJETIVO:
Estandarización de las actividades para la prestación del servicio de distribución de la correspondencia interna de la Asamblea Nacional.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
UNIDAD SOLICITANTE
Elabora nota para ser distribuida y la envía al Departamento de Correspondencia con el listado
correspondiente.
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Recibe la correspondencia con el listado de los despachos para su distribución.
Revisa la correspondencia recibida y verifica los despachos que se les entregarán la
correspondencia.
Asigna la correspondencia al personal de mensajería para su oportuna distribución.
MENSAJERO
Recibe y verifica el listado vs documentos.
Procede a distribuir la correspondencia a los despachos indicados, según en el listado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTOS DE DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA
PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP
REVISADO POR: CARMEN ORTEGA
UNIDAD EJECUTORA
FECHA:26/4/16 PAG.: 1-2
LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
VERSIÓN N0. 1
P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 15
Entrega acuse de recibo a la oficial de correspondencia.
JEFA DEL DEPARTAMENTO
Revisa acuse de recibo y verifica la adecuada distribución, según listado.
Remite acuse de recibo a la unidad solicitante.
UNIDA SOLICITANTE
Recibe y verifica acuse recibo.
Archiva documento.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTOS:PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA
PAG.: 2 - 2
PR
OC
ESO
DE
PA
RA
LA
DIS
TR
IBU
CIÓ
N D
E L
A C
OR
RE
SPO
ND
EN
CIA
IN
TE
RN
A
MA
NU
AL
DE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
EL
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
Ela
bora
nota
para
ser
dist
ribu
ida
yla
enví
aal
Dep
arta
men
tode
Cor
resp
onde
ncia
con
su
resp
ecti
vo li
stad
o.R
ecib
ey
veri
fica
elli
stad
ovs
docu
men
toy
proc
ede
asu
dist
ribu
ción
.P
oste
rior
men
te e
ntre
ga r
ecib
ido
a la
jefa
tura
.
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SPO
ND
EN
CIA
ME
NS
AJE
RO
12 3
14
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
6
4
5
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
ES
AR
RO
LL
O I
NS
TIT
UC
ION
AL
16
AS
AM
BL
EA
NA
CIO
NA
L
Rec
ibe
yre
visa
laco
rres
pond
enci
aco
nel
list
ado
delo
sde
spac
hos
para
sudi
stri
buci
ón
Asi
gna
la c
orre
spon
denc
ia a
un
pers
onal
de
men
saje
ría
para
su
dist
ribu
ción
.
Rev
isa
el a
cuse
de
reci
bo y
ver
ific
a la
ade
cuad
a di
stri
buci
ón, s
egún
el l
ista
do.
La
unid
ad s
olic
itan
te r
ecib
e, v
erif
ica
y ar
chiv
a ac
use
de r
ecib
o.
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SPO
ND
EN
CIA
ME
NS
AJE
RO
12 3
1 2 3
4 5
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
6
6
4
5
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 17
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OBJETIVO:
Estandarización de las actividades para la prestación del servicio de distribución de
correspondencia externa de la Asamblea Nacional.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
UNIDAD SOLICITANTE
Remite al Departamento de Correspondencia una lista que describe los datos generales
del documento junto con la correspondencia que va ser distribuida y entregada por los
mensajeros de la Institución.
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Recibe y coteja la correspondencia con el listado entregado.
Establece la ruta para la distribución de la correspondencia.
Entrega la correspondencia al mensajero externo para su distribución.
Nota: Los documentos que no tienen acuse de recibo, el departamento los registra en el formulario de entrega de correspondencia, para la firma de la persona que lo recibe, y lo archiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA
PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP
REVISADO POR: CARMEN ORTEGA
UNIDAD EJECUTORA
FECHA:26/4/16 PAG.: 1-2
LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
VERSIÓN N0. 1
P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 18
MENSAJERO
Recibe y verifica los documentos.
Revisa la ruta para la distribución de los documentos.
Procede a distribuir la correspondencia a las diferentes instituciones.
Entrega a el jefe(a) del Departamento de Correspondencia el acuse de recibo y la lista
de entrega de correspondencia.
JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Recibe, verifica y coteja el listado con el acuse de recibo.
Remite acuse de recibo a la unidad solicitante.
UNIDA SOLICITANTE
Recibe acuso de recibo.
Verifica.
Archiva.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA
PAG.: 2 - 2
MA
NU
AL
DE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
EL
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
PR
OC
ESO
DE
PA
RA
LA
DIS
TR
IBU
CIÓ
N D
E L
A C
OR
RE
SPO
ND
EN
CIA
EX
TE
RN
A
Rem
ite
alD
epar
tam
ento
deC
orre
spon
denc
iaun
ali
sta
que
desc
ribe
los
gene
rale
sde
ldo
cum
ento
ya
quie
nva
ase
rdi
stri
buid
o,ju
nto
con
laco
rres
pond
enci
a.
Rec
ibe
acus
ede
reci
boy
veri
fica
list
ado
vsdo
cum
ento
sy
proc
ede
asu
dist
ribu
ción
y e
ntre
ga r
ecib
ido
a la
s un
idad
es s
olic
itan
tes.
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IA/J
EF
A(E
)M
EN
SAJE
RO
12
14
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
5
3
4
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
ES
AR
RO
LL
O I
NS
TIT
UC
ION
AL
19
Rec
ibe
yve
rifi
cael
docu
men
to,
revi
sala
ruta
para
ladi
stri
buci
ónde
docu
men
tos
ypr
oced
ea
ladi
stri
buci
ónde
laco
rres
pond
enci
ay
entr
ega
acus
ede
rec
ibo
a la
s se
cret
aria
s de
las
dife
rent
es u
nida
des
adm
inis
trat
ivas
.
AS
AM
BL
EA
NA
CIO
NA
L
Rec
ibe
yre
gist
raen
laba
seo
enel
libr
ode
corr
espo
nden
cia
exte
rna
los
docu
men
tos
reci
bido
sde
unid
ades
adm
inis
trat
ivas
ode
desp
acho
sde
dipu
tado
s. E
ntre
ga la
cor
resp
onde
ncia
al m
ensa
jero
par
a su
dis
trib
ució
n.R
ecib
e, v
erif
ica
y ar
chiv
a ac
use
de r
ecib
o.
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IA/J
EF
A(E
)M
EN
SAJE
RO
12
1 2 3
4 5
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
5
3
4
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 20
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OBJETIVO
Registrar y distribuir las comunicaciones oficiales externas que ingresen al
Departamento de Correspondencia, con el propósito de cumplir con los lineamientos de
recepción, registro, y distribución de las comunicaciones oficiales externas.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
USUARIO EXTERNO
Entrega correspondencia, sobres, paquetes, revistas y otros documentos.
Diligencia su constancia de recibido.
OFICIAL DE CORRESPONDENCIA
Recibe la correspondencia.
Revisa las generales de la correspondencia antes de registrar su recibo, luego la
selecciona para determinar si es de carácter oficial o personal y si amerita su registro.
Verifica la información que recibe para confirmar si está completa, tiene la fecha, hora, firmas, sello, anexos y si se encuentra en buen estado.
Procede a firmar acuse de recibo o lista de entregada.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA QUE INGRESA A LA INSTITUCIÓN
PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP
REVISADO POR: CARMEN ORTEGA
UNIDAD EJECUTORA
FECHA:26/5/16
PAG.: 1-2
LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
VERSIÓN N0. 1
P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 21
Organiza y clasifica la correspondencia, según el lugar donde va dirigida.
Registra en el formato respectivo las generales de la correspondencia, sobre, paquete,
revista, tarjeta, señalando el número de nota, la fecha, la procedencia, el remitente, el
tema y los anexos si existen.
Registra y señala el número de nota correspondiente, si lo tiene, la clasifica de acuerdo
con la dependencia que le corresponde, registra y digita la información requerida por
el sistema, para la base de datos.
Imprimir el formato y anexa a la correspondencia que se envía a las diferentes
unidades administrativas y programar las rutas para el envió de la documentación en
los horarios establecidos de entrega.
Entrega al mensajero verificando que hayan quedado bien registradas para su debida
distribución.
MENSAJERO
Verifica y coteja que los documentos y anexos enunciados estén debidamente
descritos en el formulario de reparto, y luego proceder a su distribución.
Realiza el recorrido 3 o 4 veces al día, según el volumen de correspondencia recibida,
al llegar a cada unidad administrativa para entregar los documentos y recoge las firmas
del recibido.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Recibe los documentos. Antes de firmar el recibido o el formulario, según sea el caso,
abre y verifica que el asunto de su competencia, que tenga la dirección para enviar la
respuesta y si hay anexos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL EXTERNA QUE INGRESAN A LA INSTITUCIÓN
PAG.: 2 - 3
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 22
Verifica que esté adjunto para proceder a efectuar el registro del documento, aunque el
nombre del funcionario no corresponda.
Firma el formulario de entrega de correspondencia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA OFICIAL EXTERNA QUE INGRESAN A LA INSTITUCIÓN
PAG.: 3 - 3
MA
NU
AL
DE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
EL
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
PR
OC
ES
O D
E P
AR
A R
EA
LIZ
AR
EL
RE
GIS
TR
O D
E L
A C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IA O
FIC
IAL
ES
QU
E I
NG
RE
SA
N A
LA
IN
ST
ITU
CIÓ
N
Ent
rega
corr
espo
nden
cia,
sobr
es,p
aque
tes,
vesi
sta,
entr
eot
ros,
ydi
lige
ncia
suco
nsta
ncia
de
reci
bo.
Rec
ibe
yve
rifi
caqu
elo
sdo
cum
ento
sy
anex
oso
adju
ntos
enun
ciad
os,e
nca
sode
que
hay
a an
exos
con
el l
ista
do y
pro
cede
a s
u di
stri
buci
ón.
USU
SAR
IO E
XT
ER
NO
OFI
CIA
LD
E
CO
RR
ES
PO
ND
EN
CIA
ME
NSA
JER
O
12
14
UN
IDA
D
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
45
3
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
ES
AR
RO
LL
O I
NS
TIT
UC
ION
AL
23
A
SA
MB
LE
A N
AC
ION
AL
Pas
ael
docu
men
topa
rain
gres
arla
info
rmac
ión
reco
gida
enel
paso
2,a
laco
mpu
tado
rae
impr
ime
elfo
rmat
odi
gita
doy
anex
ala
corr
espo
nden
cia
yen
treg
a al
men
saje
ro e
ncar
gado
de
su d
istr
ibuc
ión.
Rec
ibe
laco
rres
pond
enci
aex
tern
a,or
gani
za,
ycl
asif
ica
segú
nel
luga
rdo
nde
vadi
rigi
day
lare
mit
epa
raqu
ese
are
gist
rada
enel
form
ato
esta
blec
ido,
colo
cand
ola
fech
a,nú
mer
ode
nota
,pr
oced
enci
a,re
mit
ente
,te
ma
yan
exos
silo
s ha
y.
Rec
ibe
laco
rres
pond
enci
a,ve
rifi
cael
asun
toqu
ese
ade
suco
mpe
tenc
iay
firm
a de
rec
ibid
o.
USU
SAR
IO E
XT
ER
NO
OFI
CIA
LD
E
CO
RR
ES
PO
ND
EN
CIA
ME
NSA
JER
O
12
1 2 3
4 5
UN
IDA
D
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
45
3
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 24
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OBJETIVO
Establecer procedimientos para que se realice la recepción, registro, control y distribución de periódicos de manera expedita y eficiente para evitar demoras en el desahogo de los trámites de su competencia.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO
SERVICIO DE DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS DE MEDIOS IMPRESO DE LA
REPÚBLICA
Entrega los periódicos y la factura con la cantidad de periódicos adquiridos por la
Asamblea Nacional a un agente de seguridad del Departamento de Seguridad
Parlamentaria, ubicado en la garata de entrada, responsable de recibirlos y
custodiarlos.
DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD PARLAMENTARIA
Entrega los periódicos con la factura correspondientes al Departamento de
Correspondencia.
OFICIAL DE CORRESPONDENCIA
Recibe los periódicos y la factura, dirigida a la Asamblea Nacional, y verifica la
cantidad de periódicos que le son entregados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS
PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP
REVISADO POR: CARMEN ORTEGA
UNIDAD EJECUTORA
FECHA:11/7/16 PAG.: 1-2
LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
VERSIÓN N0. 1
P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 25
Anota y distribuye los periódicos al mensajero de acuerdo con la cantidad de
periódicos asignados a cada oficina. Ver el Formulario (AN/DISG/DC/02).
MENSAJERO INTERNO
Realiza el recorrido, según el Formulario (AN/DISG/DC/02) utilizado para realizar
la distribución de los periódicos a cada oficina que se le haya asignado.
Entrega los periódicos y recoge las firmas de recibido en el formulario que le
corresponde.
Entrega al jefe (a) del Departamento de Correspondencia el formulario con las
respectivas firmas de recibido.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR EL REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE PERIÓDICOS
PAG.: 2 - 2
MA
NU
AL
DE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
EL
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
PR
OC
ES
O D
E P
AR
A R
EA
LIZ
AR
EL
RE
GIS
TR
O Y
DIS
TR
IBU
CIÓ
N D
E P
ER
IÓD
ICO
S
Ent
rega
los
peri
ódic
osy
lafa
ctur
aco
nla
cant
idad
depe
riód
icos
adqu
irid
ospo
r la
Asa
mbl
ea N
acio
nal a
un
agen
te d
e se
guri
dad
parl
amen
atar
ia.
Ano
tay
dist
ribu
yelo
spe
riód
icos
alm
ensa
jero
deac
uerd
oco
nla
cant
idad
depe
riód
icos
asi
gnad
os a
cad
a of
icin
a.
SER
VIC
IO D
E D
IST
RIB
UC
IÓN
D
E P
ER
IÓD
ICO
SD
EPA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
PA
RL
AM
EN
TA
RIA
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
12
14
ME
NSA
JER
O IN
TE
RN
O
435 6
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
ESA
RR
OL
LO
IN
STIT
UC
ION
AL
26
A
SAM
BL
EA
NA
CIO
NA
L
Rec
ibe
los
peri
ódic
osy
lafa
ctur
adi
rigi
daa
laA
sam
blea
Nac
iona
l,re
spon
sabl
e de
exa
min
ar la
can
tida
d de
per
iódi
cos
que
le s
on e
ntre
gado
s.
Ent
rega
los
peri
ódic
osy
firm
asde
reci
bido
enel
form
ular
ioqu
ele
corr
espo
nde,
yen
treg
ael
reci
bido
alje
fede
lD
epar
tam
ento
deC
orre
spon
denc
ia.
Ent
rega
los
peri
ódic
osco
nla
fact
ura
corr
espo
ndie
ntes
alD
epar
tam
ento
deC
orre
spon
denc
ia.
Rea
liza
el r
ecor
rido
y d
istr
ibuy
e lo
s pe
riód
icos
a c
ada
ofic
ia q
ue s
e le
asi
gna.
SER
VIC
IO D
E D
IST
RIB
UC
IÓN
D
E P
ER
IÓD
ICO
SD
EPA
RT
AM
EN
TO
DE
SE
GU
RID
AD
PA
RL
AM
EN
TA
RIA
OFI
CIA
L D
E
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
12
1 2 3
4 5
ME
NSA
JER
O IN
TE
RN
O
435 6
6
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 27
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
OBJETIVO
Establecer el procedimiento de envío de correspondencia, nacional e internacional a
través del servicio de correo postal para la entrega oportuna a su destinatario.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Y FUNCIONARIOS QUE INTERVIENEN EN EL
PROCESO
UNIDAD SOLICITANTE
Remite nota solicitando el envío de correspondencia a través servicio postal, adjunto la
correspondencia y la paquetería.
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Recibe nota con la correspondencia y la paquetería, si lo hay.
Revisa que la información del remitente y del destinatario estén correctas.
Procede a llevar la correspondencia o paquete al servició de correo postal a través de
un mensajero externo.
SERVICIO DE CORREO POSTAL
Verifica que la correspondencia cumpla con los requisitos establecidos sobre la
identificación de esta.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
PROCEDIMIENTOS PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES
PREPARADO POR: MAGISTRA BERTA HISLOP
REVISADO POR: CARMEN ORTEGA
UNIDAD EJECUTORA
FECHA:11/7/16 PAG.: 1-2
LICENCIADA LUZ MARINA NAVARRO DIRECTORA DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
APROBADO POR: MAGÍSTER FRANZ O. WEVER Z.
SECRETARIO GENERAL
VERSIÓN N0. 1
P.A. AN/SG/DDI/CCAC/01
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 28
Pesa la correspondencia o paquete y establece la tarifa de envío y procede a entregar
la información al mensajero.
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Solicita a través de nota a la Dirección General de Administración y Finanzas el pago
de la tarifa del servicio de correo postal mediante caja menuda.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Recibe nota y procede a gestionar la caja menuda de acuerdo con el procedimiento.
Notifica al Departamento de Correspondencia que retire la caja menuda.
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Retira la caja menuda.
Procede a realizar el pago del servicio de correo postal.
Solicita comprobante de pago.
Remite copia del recibo de pago a la unidad solicitante y el recibo original a la
Dirección General de Administración y Finanzas.
Archiva copia.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
P.A. AN/DDP/DC/01
PROCEDIMIENTOS PARA EL ENVÍO DE CORRESPONDENCIA A TRAVÉS DE LOS SERVICIOS POSTALES
PAG.: 2 - 2
MA
NU
AL
DE
PR
OC
ED
IMIE
NT
O D
EL
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ESP
ON
DE
NC
IA
PR
OC
ES
O D
E P
AR
A R
EA
LIZ
AR
EL
EN
VÍO
DE
CO
RR
ES
PO
ND
EN
CIA
A T
RA
VÉ
S D
E L
OS
SE
RV
ICIO
S P
OS
TA
LE
S
Rem
ite
nota
soli
cita
ndo
elen
vío
deco
rres
pond
enci
aa
trav
ésde
lse
rvic
iopo
stal
adju
nta
laco
rres
pond
enci
ay
lapa
quet
ería
Pes
ala
corr
espo
nden
cia
opa
quet
ey
esta
blec
ela
tari
fade
enví
oy
proc
ede
aen
treg
arla
info
rmac
ión
alm
ensa
jero
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IAS
ER
VIC
IO D
E C
OR
RE
O
PO
ST
AL
12
15
DIR
EC
CIÓ
N G
EN
ER
AL
DE
A
DM
NIS
TR
AC
IÓN
Y
FIN
AN
ZA
S
4
35
6
7
8
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
ES
AR
RO
LL
O I
NS
TIT
UC
ION
AL
AS
AM
BL
EA
NA
CIO
NA
L
29
post
al, a
djun
ta la
cor
resp
onde
ncia
y la
paq
uete
ría.
entr
egar
la in
form
ació
n al
men
saje
ro.
Lle
va la
cor
resp
onde
ncia
o p
aque
te a
l ser
vici
ó de
cor
reo
post
al, a
trav
és d
e un
m
ensa
jero
ext
erno
.
Rec
ibe
nota
ypr
oced
ea
gest
iona
rla
caja
men
uda
deac
uerd
oco
nel
proc
edim
ient
oy
noti
fica
alD
epar
tam
ento
deC
orre
spon
denc
iaqu
ere
tire
laca
ja m
enud
a.
Ver
ific
aqu
ecu
mpl
aco
nlo
sre
quis
itos
esta
blec
idos
por
else
rvic
iopo
stal
,so
bre
la id
enti
fica
ción
de
la c
orre
spon
denc
ia.
Ret
ira
laca
jam
enud
a,pr
oced
ea
real
izar
elpa
gode
lse
rvic
iode
corr
eopo
stal
,so
lici
taco
mpr
oban
tede
pago
,re
mit
eco
pia
del
reci
bode
pago
ala
unid
adso
lici
tant
ey
elre
cibo
orig
inal
ala
Dir
ecci
ónG
ener
alde
Adm
inis
trac
ión
yFi
nanz
as;
yar
chiv
ala
copi
a.
Rec
ibe
nota
con
laco
rres
pond
enci
ay
lapa
quet
ería
,si
laha
y,y
revi
saqu
ela
info
rmac
ión
del r
emit
ente
y d
el d
esti
nata
rio
este
n co
rrec
tas.
Sol
icit
aa
trav
ésde
nota
ala
Dir
ecci
ónG
ener
alde
Adm
inis
trac
ión
yFi
nanz
asel
pag
o de
la ta
rifa
del
ser
vici
o de
cor
reo
post
al m
edia
nte
caja
men
uda.
UN
IDA
D S
OL
ICIT
AN
TE
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IAS
ER
VIC
IO D
E C
OR
RE
O
PO
ST
AL
12
1 2 3 4
5
DIR
EC
CIÓ
N G
EN
ER
AL
DE
A
DM
NIS
TR
AC
IÓN
Y
FIN
AN
ZA
S
4
35
6
6 7
7
8
8
MANUAL DEL DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA 2016
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL ASAMBLEA NACIONAL DE PANAMÁ Página 30
XIV. ANEXOS FORMULARIOS
TEMA: ___________________________________________________________________________
NOMBRE FIRMA FECHA
Unidad de Seguridad Informática
Página 1
Oficina del Asesor Ismael Herrera (Oficina 410)
DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Presidencia
Primera Vicepresidencia
ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Dirección de Promoción de la Participación Ciudadana
Dirección de Desarrollo Institucional
Dirección de Documentación y Publicaciones
Oficina de Fiscalización de la Contraloría
Dirección de Auditoría Interna
Secretaría General (Magíster Franz Wever)
Subsecretaría General (Licda. Anelis Bernal)
UNIDAD ADMINISTRATIVA HORA
Segunda Vicepresidencia
Unidad de Asesoría de la Presidencia
Departamento de Archivos
Departamento de Correspondencia
Departamento de Digitalización
Unidad de Protocolo
Departamento de Biblioteca
Unidad de Estadística
Sección de Proveeduría
Secretaría Técnica de Infraestructura Pública
Secretaría Técnica de Relaciones Internacionales
Unidad de Relaciones Internacionales
Secretaría Técnica de Justicia Interior
Secretaría Técnica de Gobierno
Departamento de Litigios Institucionales
Dirección Nacional de Asesoría en Asuntos Plenarios
Departamento de Revisión y Corrección de Estilo
Departamento de Actas y Anales
Dirección Nacional de Asesoría Legal y Técnica de Comisiones
Departamento de Compras y Proveeduría
Departamento de Contabilidad
Departamento de Transporte
Departamento de Imprenta
Secretaría Técnica de Asuntos Económicos
Secretaría Técnica de Asuntos Sociales
Secretaría Técnica de Presupuesto
Departamento de Actas de Comisiones
Departamento de Presupuesto
Dirección Nacional de Asesoría Legal en Asuntos Administrativos
Secretaría Técnica de Población y Ambiente
Dirección General de Administración y Finanzas
Departamento de Derecho Administrativos
Dirección Nacional de Asesoría Legal y Técnica de Comisiones
Centro de Estudios Parlamentarios y Red Global de Información
AN/DDP/DC/01 31
Sección de Proveeduría
Sección de Bienes Patrimoniales
NOMBRE FIRMA FECHA
Página 2
ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Departamento de Desarrollo de Sistemas Informáticos
Departamento de Procesamiento Informático
Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
Dirección de Tecnología Informática y Comunicaciones
Departamento de Soporte Técnico
Sección Clínica Médica
Departamento de Comunicación
UNIDAD ADMINISTRATIVA HORA
Departamento de Planillas
Departamento de Equiparación de Oportunidades
Asociación de Servidores Públicos de la Asamblea Nacional
Departamento de Registro y Control de Recursos Humanos
Departamento de Contratos
Departamento de Capacitación
Departamento de Bienestar Social y Laboral
Departamento de Seguridad Parlamentaria
Dirección de Recursos Humanos
Departamento Técnico de Administración de Recursos Humanos
DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
Departamento de Radio y Televisión
/ / /
Comisión de Asuntos Municipales
32
Comisión de Relaciones Exteriores
Comisión de Comercio y Asuntos Económicos
Comisión de Asuntos Agropecuarios
Comisión de Comunicación y Transporte
Comisión de la Mujer, Derecho del Niño, la Juventud y la Familia
Comisión de Economía y Finanzas
Comisión de Trabajo, Salud y Desarrollo Social
Comisión de Población, Ambiente y Desarrollo
Comisión de Presupuesto
Comisión de Credenciales, Reglamento, Ética Parlamentaria y Asuntos Judiciales
Comisión de Educación, Cultura y Deportes
Comisión de Gobierno, Justicia y Asuntos Constitucionales
Dirección de Comunicación
Departamento de Relaciones Públicas
Departamento de Medios de Comunicación
Comisiones
Departamento de Registro y Control de Fondos
Departamento de Arquitectura e Ingeniería
Departamento de Mantenimiento
Departamento de Servicios Generales
Dirección de Tesorería
Departamento de Recaudación y Pagos
AN/DDP/DC/01 32
NOMBRE FIRMA FECHA
FOPREL
ENTREGA DE CORRESPONDENCIA INTERNA
Bancada PRD
Despacho de Suplentes
Cooperativa
Central Telefónica
Comisión de Asuntos Indígenas
Bancada Panameñista
Bancada Molirena
DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA HORA
Comisión de Infraestructura Pública y Asuntos del Canal
DIRECCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONES
Contrataciones Públicas
Bancada Cambio Democrático
Página 3
AN/DDP/DC/01 33
34
Instructivo Entrega de Correspondencia Interna A. Contenido
1. Unidad administrativa Contendrá el nombre de la unidad administrativa donde se recibe la correspondencia.
2. Nombre Se registrará el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.
3. Fecha Se anotará el día, mes y año.
4. Hora Se anotará la hora en que se recibe la correspondencia.
AN/DDP/DC/01
Fech
a:
Subs
ecre
taría
SE
CR
ET
AR
ÍA G
EN
ER
AL
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
OC
UM
EN
TA
CIÓ
N Y
PU
BL
ICA
CIO
NE
S
Dep
arta
men
to d
e C
orre
spon
denc
ia
CO
NT
RO
L D
IAR
IO D
E E
NT
RE
GA
DE
PE
RIÓ
DIC
OS
Y R
EV
IST
AS
PREN
SAPA
NA
MÁ
A
MÉR
ICA
Can
tidad
de
Perió
dico
s En
treg
ados
:
UN
IDA
D A
DM
INIS
TRA
TIVA
CR
ITIC
AEL
SIG
LOLA
EST
REL
LAR
ECIB
IDO
PO
R
Pres
iden
cia
Prim
era
Vice
pres
iden
cia
Segu
nda
Vice
pres
iden
cia
Com
isió
n de
Asu
ntos
Agr
opec
uario
s
REV
ISTA
S
Secr
etar
ía G
ener
al
Com
isió
n de
Pre
supu
esto
Com
isió
n de
Sal
ud, T
raba
jo
35
AN
/DIS
G/D
C/0
2Firm
a de
l Jef
e de
l Dep
arta
men
to d
e C
orre
spon
denc
iaFi
rma
del F
unci
onar
io q
ue E
ntre
ga lo
s Pe
riódi
cos
Com
isió
nde
Cre
denc
iale
s,Ju
stic
iaIn
terio
r,R
egla
men
to y
Asu
ntos
Jud
icia
les
Dire
cció
n d
e M
edio
s de
Com
unic
ació
n
Com
isió
n de
Eco
nom
ía
Banc
ada
de C
D
Banc
ada
de P
RD
Ofic
ina
de D
iput
ados
Sup
lent
es
Dep
arta
men
to d
e Bi
blio
teca
Dire
cció
n N
acio
nal d
e As
unto
s Pl
enar
ios
VER
INST
RU
CTI
VO E
N L
A P
AR
TE D
E A
TRÁ
S
Com
isió
n de
Am
bien
te
36
Instructivo Control diario de entrega de periódicos y revistas A. Contenido
1. Fecha Se anota el día, mes y año de entrega de los periódicos para su distribución.
2. Cantidad de periódicos entregados Se anota la cantidad de periódicos entregados al funcionario para su distribución.
3. Unidad administrativa Nombre de la oficina que recibe los periódicos. En este caso ya están colocadas las oficinas que se les entregan los periódicos.
4. Nombre de los periódicos Se coloca el nombre de los periódicos que van a ser distribuidos. En este caso ya están colocados los nombres de los periódicos.
5. Nombre del jefe del Departamento de Correspondencia: Nombre del jefe(a) responsable del Departamento de Correspondencia.
6. Nombre del funcionario que entrega los periódicos
Se registrará el nombre del colaborador responsable de la entrega de los periódicos.
AN/DDP/DC/02
DIR
EC
CIÓ
N
NO
MB
RE
DE
L Q
UE
RE
CIB
EF
EC
HA
Y H
OR
A
1D
irecc
ión
de A
udito
ría
Inte
rna
2D
irecc
ión
de P
rom
oció
n de
la P
artic
ipac
ión
Ciu
dada
na
3D
irecc
ión
de D
esar
rollo
Ins
tituc
iona
l
4D
irecc
ión
de D
ocum
enta
ción
y P
ublic
acio
nes
5D
irecc
ión
de E
stud
ios
Par
lam
enta
rios
y R
ed G
loba
l de
Info
rmac
ión
Lega
l
6D
irecc
ión
de C
ultu
ra y
Dep
orte
s
7D
irecc
ión
Nac
iona
l de
Ase
sorí
a en
Asu
ntos
Ple
nario
s
8D
irecc
ión
Nac
iona
l de
Ase
sorí
a Le
gal e
n A
sunt
os A
dmin
istr
ativ
os
SE
CR
ET
AR
ÍA G
EN
ER
AL
DIR
EC
CIÓ
N D
E D
OC
UM
EN
TA
CIÓ
N Y
PU
BLI
CA
CIO
NE
S
DE
PA
RT
AM
EN
TO
DE
CO
RR
ES
PO
ND
EN
CIA
EN
TR
EG
A D
E C
OR
RE
SP
ON
DE
NC
IA P
AR
A D
IRE
CT
OR
ES
8g
9D
irecc
ión
Nac
iona
l de
Ase
sorí
a Le
gal y
Téc
nica
de
Com
isio
nes
10D
irecc
ión
Gen
eral
de
Adm
inis
trac
ión
y F
inan
zas
11D
irecc
ión
de T
esor
ería
12D
irecc
ión
de In
frae
stru
ctur
a y
Ser
vici
os G
ener
ales
13D
irecc
ión
de R
ecur
sos
Hum
anos
14D
irecc
ión
de T
ecno
logí
a In
form
átic
a y
Com
unic
acio
nes
15D
irecc
ión
de C
omun
icac
ión
37
Ver
inst
ruct
ivo
en
la
par
te d
e at
rás
AN
/DD
IP/D
B03
Fir
ma
del
fu
nci
on
ario
qu
e h
ace
la e
ntr
ega
Fir
ma
del
jefe
de
Co
rres
po
nd
enci
a
38
Instructivo Entrega de correspondencia para directores A. Contenido
1. Unidad administrativa Contendrá el nombre de la dirección que recibe la correspondencia. En este caso la tiene impresa.
2. Nombre Se registra el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.
3. Fecha y hora Se anota el día, mes, año y hora de recibo de la correspondencia.
4. Nombre del jefe(a) del Departamento de Correspondencia Nombre del Jefe(a) responsable del Departamento de Correspondencia
5. Nombre del funcionario que hace entrega
Se registrará el nombre del colaborador responsable de la entrega de la correspondencia.
AN/DDP/DC/03
N° NOMBRE CIRCUITO N° DE OFICINA FECHA
1 ROBINSON GRAJALES, BENICIO E. 1-1 313 B
2 MILLER B. MARIO L. 1-1 307 A
3 GUARDIA JAÉN, NESTOR ANTONIO 2-1 214 B
4 ARROCHA R., JORGE IVÁN 2-1 222 B
5 HERNANDÉZ L, RAÚL A. 2-2 414 B
6 CASTAÑEDA GUARDIA, DANA D 2-3 417 B
7 SALERNO, NORIEL 2-4 422 B
8 AYARZA PARRA DE DALE,IRACEMA 3-1 312 A
9 DELGADO BLANDÓN, MARÍA DEL CARMEN 3-1 415 B
10 SALAS OGLESBY, MIGUEL LORENZO 3-1 206 A
11 LAZARUS NAVALO, MARIO AUGUSTO 3-1 303 A
12 JACKSON PALMA,NELSON 3-2 310 A
13 FANOVICH TIJERINO, MIGUEL ÁNGEL 4-1 322 B
14 GOZAIME, SAMIR 4-1 220 B
15 ABREGO LEZCANO, FLORENTINO 4-1 223 B
16 MOTTA NUQUES,CARLOS ALBERTO 4-2 219 B
17 CASTILLO GÓMEZ, JOSÉ LUIS 4-3 413 B
18 ARAÚZ GONZÁLEZ, RONY RONALD 4-3 419 B
19 SERRANO JIMÉNEZ, JUAN BAUTISTA 4-4 209 A
20 ATHANASIADIS, ATHENAS 4-5 217 B
21 ROSAS, ALBERTO JORGE 4-6 318 B
22 VARGAS VARGAS, FELIPE 5-1 321 B
23 REAL CHEN, SALVADOR 5-2 308 A
24 COHEN SALERNO, MANUEL 6-1 416 B
25 VARELA RODRÍGUEZ, JOSÉ LUIS 6-2 417 B
26 RÍOS GONZÁLEZ, JUAN MIGUEL 6-3 205 A
27 AFÚ DECEREGA, CARLOS AGUSTÍN 7-1 402 A
28 VEGA A. DE DONOSO, MARIELA DEL C 7-2 423 A
29 SOTO MATÍNEZ, GABRIEL 8-1 309 A
30 VALLARINO DE SELLHORN, MARYLÍN E. 8-1 204 A
31 ATENCIO DÍAZ, ROSA CANTO 8-1 316 B
32 ÁBREGO SMIT DE GARCÍA, YANIBEL Y. 8-2 421 B
33 ARANGO REESE, JUAN CARLOS 8-3 324 B
34 PÉREZ DÍAZ, ALFREDO VÍCTOR 8-4 302 A
35 DE ICAZA HIDALGO, ARISTIDES 8-5 407 A
36 AYALA, ROBERTO ANTONIO 8-5 304 A
37 FRÍAS ORTEGA, RUBÉN DARÍO 8-5 408 A
38 BERNAL YÁÑEZ, DALIA MIRNA 8-6 401 A
39 ALEMÁN MENDOZA, FRANCISCO JOSÉ 8-6 323 B
40 VALDÉS CARRASQUILLA, HÉCTOR 8-6 305 A
41 DOMÍNGUEZ ÁLVAREZ, JOSÉ ANTONIO 8-6 306 A
42 ÁVILA, LEANDRO 8-6 311 A
43 PINEDA VERGARA, RAÚL GILBERTO 8-6 314 B
44 RODRÍGUEZ LU, ZULAY LEYSET 8-6 215 B
39
FORMA: AN/SG/DDP/DC-05
PROVINCIA DE COLÓN
PROVINCIA DE CHIRIQUÍ
PROVINCIA DE DARIEN
PROVINCIA DE HERRERA
PROVINCIA DE PANAMÁ
PROVINCIA DE LOS SANTOS
ASAMBLEA NACIONALSECRETARÍA GENERAL
DIRECCION DE DOCUMENTACIÓN Y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA HONORABLES DIPUTADOS
FIRMA
PROVINCIA DE BOCAS DEL TORO
PROVINCIA DE COCLÉ
N° NOMBRE CIRCUITO N° DE OFICINA FECHA
45 ADAMES NAVARRO, CRISPIANO 8-7 315 B
46 GALVES EVERS, SERGIO RAFAEL 8-7 404 A
47 GÓMEZ RUILOBA, ANA MATILDE 8-7 201 A
48 PICOTA BENITEZ, IVÁN NICANOS 8-7 420 B
49 VALDERRAMA RODRÍGUEZ, ADOLFO TOMÁS 8-7 208 A
50 MOYA MONTES, JUAN BAUTISTA 8-8 224 B
51 CARRILLO SILVESTRI, FERNANDO GUILLERMO 8-8 405 A
52 CASTILLO GONZÁLEZ, ELIAS ARIEL 8-8 424 B
53 ORTEGA SÁNCHEZ, JAVIER ORLANDO 8-8 203 A
54 QUIRÓS BERNAL, LUIS EDUARDO 8-8 211 A
55 BARRÍA MOSCOSO, LUIS ALEXANDER 8-9 412 A
56 GARCÍA VIDAL 8-9 409 A
57 PANAY GONÁLEZ, QUIBIAN TERIBE 8-9 319 B
58 LEVY G. DE CORBILLÓN, KATLEEN NYREE 8-10 406 A
59 MUÑOZ MOLINA, JOSÉ 8-10ANEXO‐ a un costado de
la Banca CD
60 VERGARA, DIÓGENES 8-10 301 A
61 ZUÑIGA MENCOMO, EDWIN A. 8-10 317 B
62 DE LEÓN SÁNCHEZ, RUBEN 9-1 213 A
63 SANTANA, CARLOS 9-1 207 A
64 APARICIO DÍAZ, HECTOR EDUARDO 9-2 403 A
65 GONZÁLEZ PINZÓN, PEDRO MIGUEL 9-3 320 B
66 POVEDA GUEVARA, JUAN MANUEL 9-4 221 B
67 VELARDE CHIARI, AIBAN JESUS 10-1 217 B
68 HERRERA GARCÍA, ABSALON 10-2 411 A
69 PALACIO PINEDA, AUSENCIO 12-1 210 A
70 GUERRA PEDROL, JAIME 12-2 212 A
71 PRADO GARCÍA, CRESCENCIA 12-3 218 B
40
PROVINCIA DE VERAGUAS
COMARCA GHUNA YALA
SECRETARÍA GENERALASAMBLEA NACIONAL
DIRECCION DE DOCUMENTACIÓN y PUBLICACIONESDEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA
ENTREGA DE DOCUMENTOS PARA HONORABLES DIPUTADOS
FIRMA
PROVINCIA DE PANAMÁ
FORMA: AN/SG/DDP/DC-05
COMARCA NGÄBE BUGLÉ
41
Instructivo Entrega de correspondencia a diputados A. Contenido
1. Nombre del diputado Contendrá el nombre del diputado donde se recibe la correspondencia. Ya lo tiene impreso. 2. Circuito Se coloca el número de circuito y provincia al que pertenece el diputado. Ya lo tiene impreso. 3. N°. de oficina: Se coloca el número de oficina que le corresponde al diputado. Ya lo tiene impreso. 4. Fecha y hora Se anotará el día, mes, año y hora en que se recibe la correspondencia. 5. Nombre de la persona que recibe la correspondencia Se registrará el nombre de la persona responsable de recibir la correspondencia en la unidad administrativa correspondiente.
AN/DDP/DC/05
Recommended