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Taller Gestión Documental IILINO HOKER PADILLAYASMID PINEDA VELOSANANCY ANDREA TELLO VILLAMILGrupo 4Universidad del Quindio2014
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GESTIÓN DOCUMENTAL II
TALLER 2
LINO HOKER PADILLA
YASMID PINEDA VELOSA
NANCY ANDREA TELLO VILLAMIL
GRUPO G4
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ COLOMBIA
2014
CONTENIDO
Introducción
Objetivos
Taller:
• ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
• Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
• Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
• ¿Qué se refleja con la Clasificación?
• ¿Qué implica la clasificación?
• ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste
cada uno de ellos?
• ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
• ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
• ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
• Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y
de dos ejemplos de cada una
• Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
• Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la
gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y trámite,
Organización, Transferencia, Disposición de documentos,
Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo en cuenta estos
procesos, visite una entidad pública e indague paso a paso cuáles son
las actividades que se realizan en cada uno de dichos procesos,
teniendo en cuenta lo indicado en el Decreto 2609, ilustre con
fotografías cada uno de los procesos.
• ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o
etapas?
• ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en
una organización?
• identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,
Central e Histórico).
• Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción.
• Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
• Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la
circular externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04,
05 de marzo 15 de 2013.
Conclusiones
Referencias bibliográficas.
INTRODUCCIÓN
Este trabajo tiene como fin dar a conocer la importancia que tiene los
procesos de gestión documental en las empresas. Los volúmenes de
información que se producen, creo la necesidad de tener políticas y
procedimientos bien establecidos para el ordenamiento y manejo de los
archivos, permitiendo con esto tener claridad en cuanto a la gestión
administrativa de las empresas se refiere y tener control legal y jurídico en el
momento que sea necesario. Igualmente, un programa de gestión
documental garantiza que el ciclo vital de los documentos se desarrolle
efectivamente y la memoria institucional sea preservada.
OBJETIVO GENERAL
Afianzar los conocimientos y resaltar la importancia de los procesos de la
gestión documental, enfatizando en el Ciclo vital de los documentos, la
clasificación documental y obteniendo experiencia real con una visita de
campo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Conocer y ampliar diferentes conceptos archivísticos.
Obtener un conocimiento más amplio de la Clasificación
documental
Tener claridad sobre el ciclo vital de documentos y sus
características
Visitar una entidad pública con el fin de identificar como es el
manejo de los documentos teniendo en cuenta los procesos de
gestión documental Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012.
Adquirir información relevante de normas archivísticas
Mejorar los procesos documentales que realizamos en nuestras
empresas.
1. ¿Qué son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?
Es la agrupación de documentos que genera una entidad donde se
identifican la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la
estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una entidad a lo largo
de su gestión, según su jerarquía establecida en el organigrama.
Lo originan:
• Los fondos: Es la totalidad de la documentación producida y recibida
por una entidad o persona natural en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Los fondos suelen identificasen con el archivo cuando la
documentación es conservada en la entidad productora, cuando la
documentación es trasferida a otra entidad tiene la categoría de un
fondo más de la entidad que lo recibe.
De acuerdo a la vigencia administrativa pueden encontrarse los
siguientes fondos:
• Las Secciones: Son subdivisiones del fondo identificadas con la
producción documental de una unidad o división administrativa o
funcional de la institución que produce el fondo.
• Las subsecciones: Es una subdivisión de la sección documental (
división administrativa) Llamadas oficinas o divisiones.
• Las series: Es el testimonio documental continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una
función determinada. Cada sección y subsección está constituida por
documentos agrupados en series.
• Las Subseries: Son subdivisiones de la serie documental, está
conformada por un conjunto de unidades documentales producidas
en acciones administrativas semejantes
• Los tipos documentales Unidad documental simple originada en una
actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido
distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y
asignarle categoría diplomática.
2. Defina clasificación, ordenación Archivística y Descripción.
• Clasificación Documental: Es la labor mediante la cual se
establecen las agrupaciones documentales más grandes (fondo) y las
más pequeñas (series documentales con los tipos que la conforman),
procede determinando las unidades administrativas, funciones que
cumple. La clasificación no determinan como deben arreglarse los
grupos de documentos si no cuales son de cada unidad función y
serie.
• Ordenación Archivística: ya clasificada la documentación se procede
a establecer con claridad las relaciones entre los documentos de una
serie, la ordenación hace referencia a la secuencia y continuidad entre
los documentos de una serie.
• Descripción: La descripción documental es el proceso de análisis de
los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que facilitan su
identificación, localización, recuperación y consulta de su información.
3. Establezca la diferencia entre ordenación y organización de archivos.
Ordenación Documental
Organización Documental
Es la operación de unir un conjunto
de documentos, relacionando unos
con otros de acuerdo a una unidad
de orden establecida de antemano,
la cual puede ser alfabética,
numérica o alfanumérica.
Conjunto de acciones orientadas a la:
Clasificación, Ordenación y
Descripción de los documentos de
una institución, como parte integral
de los procesos Archivísticos.
Diferencia entre Ordenación y Organización de Archivos
No podemos decir que haya una diferencia, puesto que como vemos en los
enunciados la Ordenación Documental es uno de los tres procesos
principales de la Organización Documental.
4. ¿Qué se refleja con la Clasificación?
Clasificación Documental
Que refleja
Es la labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen las
Series que componen cada
agrupación documental (Fondo,
Sección, subsección), de acuerdo
con la estructura orgánico-funcional
de la entidad.
La estructura orgánica funcional de
una empresa y/o entidad, y los
trámites administrativos que
adelantan las dependencias en el
ejercicio de sus funciones.
5. ¿Qué implica la clasificación?
Implica identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la
estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo
largo de su gestión.
6. ¿En qué principios debe basarse la clasificación y en qué consiste
cada uno de ellos?
Principios en que debe basarse la Clasificación Documental
Principio de la Procedencia
Principio de Orden Original
Consiste en identificar a los
creadores de documentos, que bien
pueden ser institucionales (fondos
documentales) y administrativos
(secciones y subsecciones
documentales)
Consiste en identificar el orden en
que los documentos se producen
para el desarrollo de un trámite.
7. ¿Qué determinan las funciones comunes y específicas de una
organización en la Clasificación?
Funciones Comunes Funciones Especificas
Son aquellas funciones
administrativas genéricas que sirven
de apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier entidad
(personal, presupuesto, asuntos
jurídicos, etc.).
Son aquellas que desarrollan la
Misión de la entidad y constituyen su
razón de ser, haciéndola diferente
de cualquier otra.
8. ¿Cuáles son los pasos metodológicos de la clasificación?
Pasos metodológicos de la
Clasificación
Identificación de Productores
Estructura Orgánica
Series Documentales y Asuntos
9. ¿Qué son UNIDADES DOCUMENTALES?
La unidad documental, archivísticamente es el elemento fundamental de una
serie documental, que puede constituirse por un solo documento o por
varios. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo
de los documentos que hagan parte de esta unión.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y
de dos ejemplos de cada una
• Unidad Documental Simple: Cuando está constituida por el mismo
tipo documental.
Ejemplo: Acuerdos, decretos actas.
• Unidad Documental Compleja: Está compuesta por varios tipos
documentales diferentes entres si pero relacionados en razón de un
trámite determinado.
Ejemplo: Historias Laborales, Expedientes, Historias académicas.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
Tipos documentales: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.
Ejemplos:
Contrato laboral
Hoja de vida
Fotocopia de cedula
Certificaciones
Son algunos documento que
conforma la serie documental
historia laboral.
Orden de compra
Entrada de almacén
Notas créditos
Son algunos documentos que
conforma la serie documental
Compras.
Reporte de estudiante proceso de
admisión (Pre-jardin a grado11).
Formulario de admisión
Son algunos documentos que
conforman la serie documental de
Admisiones.
12. Según el Artículo 9° del Decreto 2609 de 2012 Los Procesos de la
gestión documental son: Planeación, Producción, Gestión y
trámite, Organización, Transferencia, Disposición de
documentos, Preservación a largo plazo, y Valoración. Teniendo
en cuenta estos procesos, visite una entidad pública e indague
paso a paso cuáles son las actividades que se realizan en cada
uno de dichos procesos, teniendo en cuenta lo indicado en el
Decreto 2609, ilustre con fotografías cada uno de los procesos.
Colegio Técnico CLASS I.E.D El Conocimiento y el Arte como Herramientas
para la Comunicación, el Liderazgo y la Convivencia Social” Entidad Pública
a la cual se le realizó la visita e investigación de las actividades que se tienen
en cuenta en cada paso para la ejecución de un PGD.
Planeación:
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
a. “Conjunto de actividades encaminadas a la planeación,
generación, y valoración de los documentos de la entidad, en
cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y
técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y registro
en el sistema de gestión documental.”
En esta parte la secretaria General de la Institución nos muestra el
procedimiento, “PROCEDIMIENTO: PLANEACION DE LA GESTION
DOCUMENTAL” Documento U-PR-11.005.002.
De ella nos explica que se maneja por medio de un Archivo General, que es
quien expide todas las comunicaciones tendientes a la planeación y
retroalimentación de proyectos, planes y actividades referentes al archivo; y
que sean aprobados por la Secretaria de Educación Distrital, este es un
colegio con sedes a nivel nacional y es semi-privado, pero está bajo las
directrices de un colegio público, cada sede tiene una secretaria y de esa
secretaria depende el archivo para cada sede, esto quiere decir que el
archivo de gestión de cada sede es manejado por las secretarias, el jefe es
el rector académico quien maneja todas las sedes junto con el Jefe de
Archivo General. (Hay un solo jefe de archivo para todas las sedes a nivel
nacional).
Todas las decisiones que se toman respecto al archivo van encaminadas a
acciones futuras para todas las sedes cuya finalidad es armonizar los
recursos en cuanto a la documentación en todos sus aspectos y soportes, en
este archivo su matriz son los expedientes académicos, estos tienen una
permanencia de 80 años y se está promoviendo un proyecto de digitalización
por medio de la Secretaria de Educación Distrital, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.
En este punto también se puede decir que se realiza un cronograma de
actividades en donde se especifica cómo, cuándo y quien realizara las
actividades planeadas y que sean con base a un plan de trabajo, en este
sentido algunos de los aspectos a considerar son volumen y tipo de
documentos a trabajar pero sobre todo los recursos que se utilizarán, las
fechas de las transferencias documentales, o las directrices de la forma en
cómo se deben abrir los expedientes de cada estudiante, en cuanto a los
documentos que debe contener y la toma de los datos, estos formatos ya
han sido establecidos por el colegio – Comité de archivo y avalados por la
Secretaria de Educación.
PRODUCCION:
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
b. “Actividades destinadas al estudio de los documentos en la
forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad,
área competente para el trámite, proceso en que actúa, y los
resultados esperados”.
El colegio Class es encargado de producir su propia documentación es
autónoma en cuanto a su producción documental aunque con parámetros del
comité de archivo y este a su vez con parámetros de la Secretaria de
Educación Distrital., la documentación académico – administrativa y
documentos ya tienen un formato establecido, ya que todas las
comunicaciones oficiales van en papel membreteado, este membrete
autorizado y avalado por las entidades competentes; los documentos como
menciones de honor, diplomas de grado, actas de grado circulares
informativas para padres de familia, certificaciones académicas, boletines de
notas, carnets, reglamentos internos, manuales de convivencia, organigrama
institucional, memorandos, fichas de actualizaciones de datos, libros de acta
de consejo académico van de igual forma con su respectivo membrete pero
las firmas de autorización de esta documentación cambian dependiendo la
serie documental, por ejemplo los diplomas de grado van firmadas por el
rector y la secretaria de Educación, mientras que una circular solo va firmada
por el rector, sin estas firmas o sin los membretes los documentos son
inválidos o con un valor nulo.
Los documentos mencionados están a disposición del alumno cuantas veces
sea necesario ya que si algún documento se le extravía al alumno se podrá
dirigir a la secretaria de la sede y solicitarlo en el horario establecido por el
colegio que es de Lunes a Viernes de 8:00 de la mañana a 12:00 y de 2:00 a
4: 00 de la tarde, para solicitar el duplicado de un diploma de grado o Acta de
grado específicamente el egresado se debe acercar con la fotocopia de su
documento de identificación ya sea T.I. o C.C y establecer una consignación
monetaria al banco popular de $ 15.000 . En caso de que el documento
fuese el carnet estudiantil se debe presentar la denuncia para tener el
soporte de la perdida y así general su duplicado con el mismo procedimiento
que el anterior pero este con un costo de $ 5.000, Mismo procedimientos
para la expedición de certificados estudiantiles todos estos documentos se
entregan tres días hábiles después de radicada su solicitud. (el personal
encargado de todo lo anterior son las secretarias de cada sede).
GESTION Y TRAMITE:
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
c. “Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la
vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones
o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad,
recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el
control y seguimiento a los tramites que surte el documento
hasta la resolución de los asuntos”.
En este punto es donde se reciben todos los documentos externos e internos
de la institución y se reparten a cada departamento de ella, para la
recepción de documentos se tienen establecidos horarios de lunes a viernes
de 8 a 12: del medio día; En cuanto a la radicación de correspondencia esta
es recibida con su respectivo sello y firma de la persona quien recibe. Se
realiza dentro del colegio en una ventanilla única de correspondencia.
La empresa que utilizan para el envió de correspondencia es “TCC” esta
debe recoger la documentación en horarios también establecidos (4 a 5 de la
tarde de lunes a viernes) y deben dejar su respectiva guía de entrega de
correspondencia.
En cuanto a documentación interna como solicitudes o expedición de
documentos, esta se recibe incluso por los mismos estudiantes acudientes o
padres de familia en los horarios anteriormente establecidos, con sus
respectivos soportes de pago ante el banco Popular y se entrega tres días
hábiles después de radicada la solicitud.
Cuando llega correspondencia suelta (sin sobre- o solo cosida con gancho)
esta debe ser foliada frente a la persona que la radica, y escribir el número
de hojas foliadas como contenido de la correspondencia entregada, como
también debe ir en el sello de radicado la respectiva fecha y hora de entrega.
Para la entrega de la correspondencia a su respectivo destinatario se maneja
un formato donde se estipula el nombre y la firma de recibido de la
correspondencia en mención.
La secretaria es la encargada de archivar la guía de entregado y enviado de
correspondencia en su archivo de gestión, al igual que las planillas que utiliza
para entregarla al personal a quien va dirigida. Estas planillas y guías se
guardan en el archivo de gestión 1 año y al siguiente se envía al archivo
central para ser conservado por tres años más y finalmente de elimina. (Se
elimina ya que en la página de envíos en la web se puede verificar la entrega
digitando las respectivas fechas y destinatarios).
En cuanto al tramite los documentos son revisados por la persona
correspondiente, generalmente todos pasan por manos del Rector él las
firma y las autoriza para que estos sigan con su trámite, se distribuyan para
su oportuna respuesta, y finalmente se archiva una copia como soporte. Los
responsables de este proceso son la recepcionista y el auxiliar del archivo de
cada sede.
Organización:
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
d. “Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el
sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo, en el nivel
adecuado ordenarlo y describirlo adecuadamente”.
Para este paso se puede tomar como base la apertura del expediente
(carpeta de yute tamaño oficio) del alumno ya que para su ingreso a la
educación primaria, básica o media el colegio solicita que presente
documentos para así dar cumplimiento con los procesos y procedimientos
que se realizan para legalizar la matricula, los documentos que se deben
presentar para la apertura del expediente o carpeta del alumno son:
Fotocopias de los documentos de identidad de los padres de familia y del
alumno,
Fotocopia del Sisben
Fotocopia del certificado del carnet de la EPS al cual este afiliado el alumno
3 fotos x 4 fondo azul.
Certificado de año anterior promovido o boletín del último periodo cursado
este aplica para estudiantes que ya hayan estudiado en el mismo colegio o
vengan de traslados de otros colegios, teniendo estos documentos se hace
la ficha de matrícula por parte de la secretaria académica del colegio donde
se legaliza con firma del padre de familia y/o acudiente y firma y sello de la
secretaria académica, y pasa al archivo de gestión del colegio.
Toda esta documentación es archivada físicamente y subida al sistema de la
Secretaria de Educación, para que el estudiante quede en el sistema como
activo.
Las carpetas de los estudiantes las maneja inicialmente la secretaria y
después de terminado el proceso de matrícula y de estar completos los
documentos, se pasan al archivo central, que es quien maneja todos estos
expedientes, allí se archivan inicialmente de forma alfabética, donde la
primera letra del primer apellido es la que se cuenta para archivar la carpeta.
Cabe agregar que dentro de las carpetas debe existir un orden y van
separados los tipos documentales, de identificación del estudiante, de los
médicos, y de los académicos, la ficha de actualización de datos del
estudiante siempre va encima de todos los demás. Finalmente estos
expedientes van archivados en cajas X200 para su conservación y consulta.
Este archivo es manejado por personal contratado y un aprendiz SENA.
Para las consultas de estos expedientes, manejan un cartón en formato
“AFUERA” y los expedientes solo son prestados a la secretaria, si en algún
momento el estudiante necesita un documento, este es entregado solo
fotocopia, si los docentes llegan a necesitar dicho expediente, deben estar
autorizados por el rector del colegio, de lo contrario la carpeta del estudiante
no puede ser extraída del archivo. Estos expedientes tienen un plazo máximo
de consulta de 3 días, vencido el plazo se deben entregar o reactivar el
préstamo.
También encontramos listados de asistencia, observador del alumno, actas
de los comités académicos, memorandos internos, fichas de actualización de
datos del estudiante, ya que son documentos generados o producidos por el
colegio Class en donde podemos demostrar que en estos documentos tienen
una organización cronológica de tal forma que si abrimos la carpeta
encontramos de la fecha más antigua a la más reciente en las series actas, y
correspondencia interna donde encontramos los memorandos internos, y
alfabética como son los listados de asistencia, observador del alumno y
fichas de actualización de datos. Teniendo en cuenta que para archivar cada
documento este tiene una unidad de conservación la cual esta rotulada con
la serie o subserie documental, fechas extremas, en forma que permita su
ubicación al hacer una consulta. Por otro lado tenemos las historias
académicas, los expedientes laborales están organizados internamente con
la hoja de vida, contrato laboral, fotocopia de la cedula de ciudadanía, libreta
militar para los hombres, pasado judicial, certificado de la EPS, certificado de
Pensiones, fotocopia de certificados académicos, fotocopia de títulos grados,
posgrados y demás documentos durante su ejecución esto para las Historias
Laborales Activas, ya que también están las Historias Laborales Inactivas
donde se anexa la carta de desvinculación del funcionario administrativo con
los documentos de liquidación de sus prestaciones sociales.
Los estudiantes tienen su espacio llamado biblioteca donde tienes fuentes de
información
ya sea análoga y vía internet para consultar documentación o hacer
investigaciones de las actividades dadas por los docentes, adicionalmente
hay material para la investigación del personal administrativo teniendo en
cuenta que esta maneja un documento llamado Reglamento de la Biblioteca
Escolar normalizado y establecido por los funcionarios del colegio en donde
se especifica los horarios de atención al personal administrativo, docentes y
alumnos de las diferentes sedes y servicios a ofrecer por parte de la
biblioteca.
La organización y manejo de este lugar lo llevan los mismos estudiantes que
realizan su trabajo social bajo la supervisión del bibliotecólogo.
Transferencia:
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
e. “conjunto de operaciones adoptadas por
la entidad para transferir los documentos
durante las fases del archivo, verificando la
estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing,
emulación o conversión, los metadatos
técnicos de formato, los metadatos de
preservación y los metadatos descriptivos.”.
El Jefe de archivo debe organizar al inicio del año el plan o el cronograma de
transferencias documentales para todas las sedes, ya que la documentación
se centraliza en el archivo central de la sede principal en Bogotá.
Cumplidas estas fechas se da paso a la transferencia verificando cada serie
documental en la TRD para constatar sus respectivos tiempos en el archivo
de gestión y es sus respectivas edades.
Verificando que ya es viable para la transferencia se procede a levantar los
inventarios de los documentos que se van a trasferir llenando los formatos
con sus respectivos espacios diligenciados (fechas extremas, nombre y
contenidos de cada carpeta o soporte en que se encuentre la
documentación).
Se centralizan en el archivo central y allí se le da paso a la siguiente fase, es
decir si los documentos deben ser archivados en el central, o si se
seleccionan, eliminan o pasan directamente al archivo histórico. Lo
elementos básico de estas transferencias son la TRD, y los formatos
pertinentes para esta intervención (inventario de transferencia y acta de
transferencia documental).
Disposición de documentos , Valoración y Preservación a largo plazo
Decreto 2609 de 2012 Articulo 9
f. “Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación de
acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en
las tablas de valoración documental.
g. “Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos
durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.
h. “Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de
los documentos y por medio del cual se determinan sus valores
primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o
conservación temporal o definitiva).
Como lo mencione anteriormente cuando el archivo se centraliza en un solo
lugar “Archivo Central” se da paso a la valoración de la documentación que
ingresa por medio de la transferencia documental,
Se inicia por la selección y clasificación de la series verificándoles sus
tiempos de retención, se pasa a legajos, se ingresan a los inventarios o
bases de datos del colegio, si es un documento para conservación total se le
da un tratamiento especial, ya que no deben contener materiales adicionales
que puedan afectar la legitimidad a largo plazo del documento como por
ejemplo los ganchos legajadores o clips estos con el pasar del tiempo se
oxidan y manchan el papel, estos documentos quedan sueltos e ingresan a
bolsas plásticas, posterior a cajas X200 y al archivo histórico, estos
documentos también se recuperan, quitándoles los quiebres que adquieren
en su trámite, o la suciedad que van acumulando en sus recorrido de vida,
este se quita con borrador de nata y en caso de estar rasgado o con muchas
perforaciones se recupera con cinta mágica y pedazos pequeños de papel.
Si son documentos que ya han perdido completamente su valor y su tiempo
de retención se eliminan ingresando por pequeñas partes de 10 folios a la
maquina picadora de papel, y se realiza el acta de eliminación.
Para la documentación que continua en archivo central se establece
mediante estanterías fijas debidamente identificadas donde nos permite
ubicar los documentos rápidamente, libros empastados, medios magnéticos
como CD, se hace una limpieza semanal al archivo, las unidades de
conservación en su interior se le quita todo el material abrasivo metálico
como son los gachos de cosedora clip y demás materiales metálicos
adicionalmente a los documentos que están producidos e impresos en papel
químico acostumbran a fotocopiarlos por su permanencia ya que en este
papel al pasar el tiempo su contenido se borra y teniendo en cuenta las TRD
y se hace la disposición final según los tiempos de retención establecido para
algunas series
En el caso de las actas de consejo académico, actas o documentos de
carácter histórico – probatorio, legal son transferidas cumplido su tiempos de
retención en las diferentes etapas, son entregadas a compañías contratadas
directamente por el distrito para que estas sean microfilmadas.
Como medidas preventivas el archivo histórico está equipado con
temporizador, alarmas contra incendio, extintores, cajas desacificadas,
aspiradoras de polvo, sistemas de luz adecuada, se realiza fumigación
anual, y una limpieza general cada mes.
Todas las directrices e instrucción suministradas en el
presente programa, están establecidas en los
documentos como manuales, procedimientos y
programas mencionados por cada proceso y están
siendo controlados por la Secretaria de Educación a
través del área de Gestión Documental (Jefe de
archivo, rector del colegio y secretarias de cada sede).
13. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases o
etapas?
Son las distintas etapas por las que pasa el documento desde su creación
hasta su destino final (eliminación o su conservación). Todos los documentos
bajo el criterio de su entidad pasan por las diferentes etapas del archivo
(archivo general, archivo central y archivo histórico) en la ultima etapa se
toma la decisión de eliminar parcial o totalmente el documento por no tener
valores secundarios.
Archivo de Gestión
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa. Su función es
controlar y dar seguimientos de la documentación, respalda la toma de
decisiones.
Archivo Central
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Facilita el
cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia, legalidad y
transparencia de la administración.
Archivo Histórico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la
documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede
conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario,
adquisición o expropiación.
Este tipo de archivo permite la elaboración o reconstrucción de cualquier
actividad, suministrando una calidad y excelencia en el servicio, además es
testimonio de la memoria colectiva de una nación.
Valores Primarios
Son los valores que poseen los documentos desde su producción, dentro de
estos están los de valor legal, administrativo técnico, fiscal, jurídico. Entre los
valores se distinguen:
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y
salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o privada
Valores técnicos: atributos de los documentos producidos por una
institución en virtud de su aspecto misional
Valores Secundarios
Son los valores que adquieren algunos documentos una vez finalizan los
valores primarios, estos son: valor cultural, histórico, investigativa y científico,
estos documentos hacen parte del Archivo Histórico, fuente que sirve para la
investigación historia y acción de la cultura.
Valor histórico: Admite conocer la situación social, económica, política y
cultural de una época o de una región
Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores modo de vida o desarrollo económico, social político, religioso,
estético propio de una comunidad y útil para el conocimiento.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada
con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la práctica hace la
sociedad sobre teoría y la aplicación de los resultado científicos
14. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en
una organización?
Que es la Unidad de Correspondencia
Importancia en la organización
O Ventanilla Única de
Correspondencia, es el lugar u
oficina donde se gestiona de manera
centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y
distribución de las comunicaciones
Consiste en que estos
procedimientos contribuyen en el
desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de
conservación, integrándose a los
procesos que se llevarán en los
archivos de gestión, centrales e
históricos.
15. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos y cuáles son los procesos de la Gestión
Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión,
Central e Histórico).
Clase de Archivos
Procesos que se desarrollan en cada
fase.
Archivo de Gestión Activo
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final
Archivo Central
Semiactivo
Organización
Consulta
Conservación
Disposición Final
Archivo Histórico
Inactivo
Organización
Consulta
Conservación
Disposición Final
16. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento
y explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas
desde su producción.
Yasmid Pineda Velosa:
Documento Solicitud Servicio de Cafetería
Paso 1: Producción del documento
Se diseñó el documento “Solicitud Servicio de Cafetería”, formato que
contiene la siguiente información:
Fecha de solicitud.
Fecha de servicio.
Solicitado por.
Motivo de evento, lugar y hora.
Tipo de servicio.
Descripción de servicio.
Valor.
Firma de solicitante.
Jefe de sección.
Firma de servicio recibido.
Paso 2: Recepción del documento
Se solicita el formato a la coordinadora de Cafetería, se diligencia la
información solicitada. La Coordinadora de Cafetería lo recibe el formato,
verifica que tenga las firmas, fecha de recibido, sello y numero consecutivo
para dar inicio al trámite.
Paso 3: Distribución del documento
Se identifica la dependencia y se en ruta a sus competentes. En este caso se
saca una copia para entregar a la empresa contratista para el evento,
quienes producen y despachan el servicio.
Paso 4: Organización del documento
Ya identificada la serie “control operaciones”, se procede a ubicar
físicamente el documento en la carpeta “Relación eventos”
Paso 5: Descripción del documento
Es un documento de Control Operativo, de Solicitud de Servicio de Cafetería,
donde se le asigna una serie y fue organizado para su consulta y desarrollo
logístico.
Paso 6: Consulta de documento
El documento se consulta para verificar si el servicio por parte de la empresa
contratista para el evento despacho, entrego el servicio.
Paso 7: Conservación del documento
Se toman las medidas para garantizar la integridad, conservación física del
documento.
Paso 8: Disposición final
Cuando el documento ha perdido su valor administrativo, primario y
secundario a enviarlo al archivo histórico según lo indique la TRD o la TVD.
Nancy Andrea Tello.
DOCUMENTO Y PASO A PASO EN SUS DIFERENTES ETAPAS
ACTA COMITÉ DISCIPLINARIO
PLANEACION Y PRODUCCION
Documento institucional producido por la secretaría administrativa quien es
la responsable de asistir a las respectivas reuniones establecidas por este
comité, teniendo en cuenta que a este se convocara cuando algún estudiante
por su condición disciplinaria haya cometido faltas al manual de convivencia
establecido por la secretaria de educación y conocido por los estudiantes,
los integrantes que deben asistir a este comité son: Presidente del comité
disciplinario (un padre de familia elegido por voto anteriormente) quien tiene
voz y voto, Coordinador (a) de la jornada quien tiene voz y voto, orientador
(a) quien tiene voz pero no tiene voto, dos representantes de los profesores
quien tiene voz y voto, acudiente quien tiene voz, representante de los
estudiantes quien tiene voz mas no tiene voto. Este comité genera un
documento llamado Acta de comité Disciplinario este es un documento de
orden probatorio que queda como evidencia de lo dicho y ocurrido en el
comité, el debe tener su respectivo formato, numero consecutivo fechas y
firmas autorizadas.
GESTION Y TRÁMITE
En este paso se tendrá por escrito en un documento en Word donde quedara
por escrito el desarrollo de la reunión teniendo en cuenta todas las
sugerencias, soluciones y tomas de decisiones planteadas frente a la falta
cometida por el estudiante teniendo así un soporte escrito e impreso en
donde será firmado por los integrantes de la reunión, posteriormente se hará
la observación de falta en el libro llamado Observador del Alumno, se le
archivara una copia del acta al expediente académico del estudiante y el
original se almacenara en el libro de actas.
ORGANIZACIÓN
Esta se archiva en la carpeta de actas del archivo de gestión del rector
teniendo en cuenta que este archivo lo maneja la secretaria del rector,
cuando esta carpeta cumple con sus 300 folios organizados por su
consecutivo de acta se procederá a empastarlo donde su titulo de empastado
deberá ser Actas de Comité Disciplinario y debe ir referida por tomos.
TRANSFERENCIA
Teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental este documento
está custodiado en el archivo de gestión por 6 años, pasados estos seis años
procederá a hacerse la transferencia al archivo central donde allí estará
custodiado durante 10 años más.
DISPOSICION DE DOCUMENTOS
Después de la verificación en las Tablas de Retención Documental acerca de
la serie actas y determinando su tiempo de permanencia y estableciendo su
transferencia documental al archivo central se procede a hacer la
actualización en el Inventario Documental que maneja el archivo central
descargando a su vez los registros del inventario del archivo de gestión para
tener control, custodia y conservación durante los 10 años posteriores que
debe permanecer esta documentación, cabe resaltar que cuando esta
documentación pasa al archivo central debe estar empastada y libre de
material metálico para conservarlas en las unidades de conservación que se
manejan en cajas x 300 .
PRESERVACION A LARGO PLAZO Y VALORACION
Mantener la documentación en condiciones ambientales como
deshumidificador y un termohigrometro el cual nos ayudaran a mantener la
temperatura y humedad relativa de un archivo central e histórico para que la
documentación se conserve adecuadamente, sin olvidar su adecuación de la
infraestructura como son la santería preferiblemente rodante metálica,
iluminación preferiblemente que sea fluorescente ya que se debe evitar la
luz natural debido a su intensidad y altos contenidos de rayos ultravioletas ya
que estos pueden afectar la prolongación ocasionando deterioro a los
documentos, la limpieza del depósito se debe mantener ya que el polvo
genera agentes contaminantes no se debe barrer preferiblemente se
recomienda aspirar y limpiar con un trapo húmedo la estantería para evitar la
contaminación al documento. Teniendo en cuenta que ese es un documento
público su valoración o disposición final va ser histórica lo cual hay que tener
todas las medidas preventivas para su respectiva conservación y
preservación.
16.3 LINO HOOKER PADILLA Documento: Contrato de Prestación de Servicio
Etapas
Explicación
Producción Se toma un formato de minuta preestablecido por la Oficina Asesora Jurídica, para contratos de Prestación de Servicios.
Recepción Se recepcionan todos los documentos que debe anexar la persona a contratar, previa solicitud de la entidad.
Distribución Los documentos recepcionados se envían a la oficina correspondiente.
Trámite Después de que la minuta esté redactada y los documentos exigidos estén completos, se envía a la Oficina Asesora Jurídica para su revisión, visto bueno, asignación de número, firma y legalización.
Organización Después de legalizado el contrato, se le envía al responsable del archivo de gestión de la Oficina Asesora Jurídica para que le haga el proceso correspondiente a la organización (Encarpetado, foliación y se guarda en la caja y estante correspondiente)
Consulta El contrato permanece en el Archivo de Gestión de la Oficina Asesora Jurídica, para su consulta por el lapso de 2 años, después de terminado su objeto contractual.
Conservación Dependiendo el tipo y el objeto del contrato se toman las medidas necesarias para su conservación, la cual la determina la TRD. El contrato permanece 2 años en el Archivo de Gestión y 20 años en el Archivo Central, según la TRD.
Disposición final Por disposición de la TRD, se seleccionan los contratos más relevantes para entidad y se conservan permanentemente.
17. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de
estas fases o etapas.
Yasmid Pineda Velosa:
“Documento Solicitud Servicio de Cafetería”
Paso 1 al 4:
Se realiza la creación y el trámite del documento.
Estos pasos pertenece a la fase Archivo de Gestión.
Documento que se consulta constantemente.
Paso 5 y 6:
Su valor es administrativo, sus procedimientos y actividades son vigentes.
Estos pasos pertenecen a la fase Archivo Central.
Su consulta es ocasional.
Paso 7 y 8:
Conservación permanente.
Estos pasos pertenecen a la fase Archivo Histórico.
Su consulta da soporte y testimonio de la actividad o servicio.
Nancy Andrea Tello
IDENTIFICACION DEL VALOR ARCHIVISTICO
Documento Acta de Comité Disciplinario
Este documento Acta de Comité Disciplinario, contiene dentro del ciclo vital
del documento, valores primarias y secundarios dependiendo su edad;
1 edad – Archivo de Gestión valor primario de carácter técnico.
2 edad – Archivo Central valor secundario Histórico, ya que
independientemente cual sea su fecha, forma o soporte es producido y
conservado por sus creadores para la necesidad de la institución, ya que su
contenido aporta un testimonio, hechos y evidencias el cual son útiles para el
conocimiento de su institución sin olvidar que este va ligado a la
investigación o consulta de los funcionarios y estudiantes de dicha entidad.
17.3 LINO HOOKER PADILLA
Documento: Contrato de Prestación de Servicio
Etapas
Valor
Producción Recepción Distribución
Trámite Organización
Consulta
Administrativo (Primario) Legal (Primario)
Conservación Legal (Primario)
Disposición final Investigativo (Secundario) Científico (Secundario)
18. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en la
circular externa AGN 002 de marzo 6 de 2012 y los Acuerdos 03, 04, 05
de marzo
Norma
Aspectos importantes
Circular externa 002/2012 del AGN
Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. Las entidades públicas que requieran adelantar la adquisición o desarrollo de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) de acuerdo con sus propias necesidades deberán además atender las recomendaciones que al respecto formule el Archivo General de la nación, en desarrollo de sus atribuciones legales, como ente rector de la política archivística nacional.
Acuerdo 03/2013 AGN
Artículo 1°. Definición. El Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con miras a proteger el patrimonio documental del país y propender por su conservación permanente. Parágrafo 2°. Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, se podrá invitar al Jefe de Archivo o al Secretario General o quien haga las veces de estos de la Entidad productora de los documentos cuya Tabla de Retención Documental (TRD) o Tabla de Valoración Documental (TVD), se esté evaluando, así como a los funcionarios o especialistas que considere pertinente, quienes tendrán voz pero no voto.
Acuerdo 04/2013 AGN
Artículo 3°. Equipo Interdisciplinario para su elaboración. Las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras. Artículo 4°. Cuadros de Clasificación Documental. La elaboración de las tablas de retención
documental y las tablas de valoración documental deberá llevarse a cabo a partir de los cuadros de clasificación documental, siguiendo la estructura orgánico-funcional de cada entidad.
Acuerdo 05/2013 AGN
Artículo 3°. Organización de documentos de archivo. Las entidades del Estado están en la obligación de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa. Artículo 20. Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística. Las entidades del Estado deben desarrollar procesos de descripción documental mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, interoperables y compatibles que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos y los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación.
Conclusiones
La importancia que tiene el ciclo vital de los documentos en sus
diferentes etapas desde su creación, eliminación y selección, se
puede observar el valor de los documentos y su uso frecuente.
De acuerdo a la normativa establecida hoy en día las empresas deben
implementar un programa de gestión documental que facilite la
correcta administración de sus documentos, siendo este de vital
importancia frente a las necesidades de acceso y consulta rápida de
cualquier dependencia de su organización. Con esto se evitara
almacenar información, descentralizar y duplicidad de la
documentación.
Según la revista Ciencia de la información 2002, Vol 33, comenta que
Los sistemas de gestión documental suponen un modelo estático de la
información. Su integración con los Sistemas de Flujo de Trabajo
(Workflow), los cuales conforman un modelo dinámico, supone la
obtención de una tecnología capaz de lograr el desarrollo eficiente y
efectivo de los procesos de la organización. El resultado de tal fusión
da lugar a los Sistemas de Gestión Integral de Expedientes,
herramientas que combinan las prestaciones de ambas tecnologías y
permiten establecer los modelos de datos para la información a
gestionar, y asociar esos modelos a flujos de trabajo, que contienen
las especificaciones de los procesos a realizar, con lo que se consigue
una gestión integral de los procesos y una optimización evidente de
los mismos.
Referencias bibliográficas
Archivo General de la Nación. (2003). Ordenación documental, división de
Clasificación y descripción. Sistema Nacional de Archivo. [recurso digital].
Disponible en:
http://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd
=2&ved=0CCUQFjAB&url
=http%3A%2F%2F190.26.215.130%2F%3Fidcategoria%3D2329%26downlo
ad%3DY&ei=OqIGVM7nENLNgg
TAnILQDg&usg=AFQjCNGlleRr-
hKwrdn5BBqCezvGbvLWsw&sig2=MGzFEz9J45sCPDv8E271Xw
Procuraduría General de la Nación. (2009). Proceso de gestión documental.
Sub- Proceso Administración de Documentos y registros. Instructivo para
la aplicación de las tablas de retención y valoración documental, las
transferencias documentales y la eliminación. [recurso digital].Disponible
en:
http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proce
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