Gerente de Operaciones. FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar...

Gerente de Operaciones

FileStorage

La solución para• Administrar – Almacenar – Ordenar

Depurar – Transportar - Digitalizar

archivos

Estadísticas

TOMEMOS CONCIENCIASeamos ordenados y

utilicemos menos papel

informaciónarchivodigital

archivofísico

La solución para

• Administrar• Almacenar• Ordenar• Depurar• Transportar• Depurar• Digitalizar

archivos

FileStorage S.A.

Instalaciones

Quito: San Isidro del Inca,

Calderón y Granados

Guayaquil: Vía Daule

Servicios

• Seguridad• Capacidad• Capacitación• Seguro• Facturación

detallada• Acceso vía web• Consultas

1 800 ARCHIVOS

www.file.com.ec

• Instituciones públicas y privadas• Bancos y entidades financieras• Aseguradoras• Industrias• Importadores• Farmacéuticas• Empresas de servicios• Comercios

Clientes +250

Gracias a todos

Gracias a todos

Gracias a todos

Gracias a todos

Archivos

Problemas

• Falta de control de los documentos y su localización

• Altos índices de demoras, errores y extravío

• Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos

• Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos

• Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información

Soluciones

• Valorar el orden• Cuantificar el valor

del archivo• Comprometerse

con la tarea • Invertir tiempo

Seguridad

• Codificación de las cajas

• Vigilancia las 24 Hs• Control de accesos• Sist. de prevención de

incendios• Alarma con monitoreo• Control de plagas y

roedores

Cajas

• Cajas especialmente diseñadas para archivos.

• Construidas bajo normas ISO 9001.

• Permiten precintos de seguridad.

• Medidas: alto 27largo 42ancho 37

Empaque

Guía de Remisión

• Empresa• Departamento• Numero de

caja• Fecha de

vencimiento• Fecha hasta• Fecha desde• Subdescripción• Descripción

Guía de Remisión

• Empresa• Departamento• Numero de

caja• Fecha hasta• Fecha desde• Subdescripción• Descripción

OPCIONAL

Solicitud de Servicio

• Empresa• Nombre• Apellido• Cedula de

Identidad• Nivel de acceso• Firma del

autorizante• Firma del

autorizado

Empaque• No mezclar en una caja

diferentes documentos• No sobrepasar el limite de altura

de la caja• No escribir nada en el exterior

de la caja• No forzar la caja al momento de

ser llenada• No archivar diferentes

departamentos en la misma caja

Sugerencias

• Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja

• Siempre archivar de la misma forma• No colocar archivos de diferentes años

en la misma caja• Para la fecha de fin de

almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida

Herramientas

Herramientas

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mejorar@file.com.ecmejorar@file.com.ec

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Consultas

Servicio de Consultas

• Consultas puerta a puerta

• Consultas Normales• Consultas Urgentes• Consultas en File• Revisión personal• Entregas o retiros

programados• Consulta E-MAIL• Consulta FAX

Solicitud de Cajas

• pedidos@file.com.ec

• 1-800-ARCHIVO• www.file.com.ec

• Solo Personas autorizadas

Recomendaciones

• No modificar el contenido de la caja

• Devolver la caja al terminar de utilizarla

• No escribir nada en el exterior de la caja

• No retirar las etiquetas identificatorias

Facturacion

Facturación

• Se realiza un corte mensual (día 20)

• Los insumos y servicios de empaque (mes vencido)

• El servicio de Custodia y administración se factura por mes adelantado.

• Se entrega una detalle por unidad de costos

• contabilidad@file.com.ec

Preguntas

Agenda

PREGUNTAS

FINMUCHAS GRACIAS