Gestión de Proyectos - ING. VICTOR ANDRES OCHOA ... n •Presiones del Contexto...

Gestión de Proyectos

Introducción al Gerenciamiento

de Proyectos

REMINGTON

Introducción

• Presiones del Contexto

• Complejidad y volumen

• Fundamentos de la Gestión de Proyectos

• Requisitos y necesidades

• El Gerente de Proyecto

• Interfases gerenciales en las Organizaciones

• Roles Gerenciales

Objetivos

• Conocer los fundamentos que rigen la

gestión de proyectos, sus áreas de

conocimiento y su gerencia.

• Identificar el papel de las

herramientas informáticas en la

gestión de los proyectos.

Dinámica del momento actual

• Cambio constante de las condiciones

económico-sociales

• Cambios consecuentes en el mercado

• Avance tecnológico y costos decrecientes

• Intensa competencia en todos los ámbitos

• Información amplia y accesible

Obstáculos a superar

• complejidad

• requerimientos especiales

• reorganizaciones

• prospección

• determinación precios futuros

CONCEPTUALIZACION DE

LOS PROYECTOS

• PROYECTO:

es un esfuerzo temporario,

llevado a cabo para lograr un

producto o servicio objetivo

Definición 1

PROYECTO

“Es la combinación de recursos humanos y no humanos reunidos

en una organización temporal para conseguir un propósito

determinado”

David I. Cleland and William R. King“Systems Analysis and Project Management”

“Emprendimiento temporario realizado para crear un producto o servicio único”

Project Management Institute

Los Proyectos:

Cesan cuando el objetivo ha sido alcanzadoo cuando no es posible alcanzarlos y secancelan.

Son instrumentos para responder arequerimientos.

PROYECTO

Principio y un final.

Recursos finitos – presupuesto.

Jefe de proyecto y personal de desarrollo.

Planificarse.

Debe medir su progreso frente al plan.

Suele coexistir con otros proyectos y competir por los recursos.

Existen fuerzas internas y externas, que deben identificarse y tratarse, que influyen en él.

CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS

ENTORNO DE DESARROLLO DE LOS PROYECTOS

Cambios acelerados tecnológicos.

Presiones económicas.

Recursos limitados.

Trabajos complejos.

Trabajo en equipos multidisciplinarios.

Utilización de múltiples tecnologías técnicas,

herramientas y métodos en la solución.

Presiones de tiempo.

Características del Proyecto

• Serie de actividades y tareas con:

objetivo específico

exigencia cumplimiento de especificaciones

inicio y final claramente definidos

fondos limitados

uso de recursos

Resultados / Tecnología

Resultados / Tecnología

Master en Evaluación de

Proyectos

Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo

15

Recursos

Resultados / Tecnología

Fuente: Harold Kezner

Personas

Información y

Tecnología

Recursos del Proyecto

Proyecto exitoso

• Cuando finaliza

en el tiempo previsto

cumpliendo el presupuesto

con los resultados y especificaciones esperadas

con la aceptación del cliente

nos permite usar al cliente como referencia

sin perturbar el flujo de trabajo de la organización

sin conflictos con la cultura de la organización

CONCEPTUALIZACION DE

LA GERENCIA DE

PROYECTOS

PROJECT MANAGEMENT

es el conjunto de

conocimientos,

habilidades,

herramientas y

técnicas;

aplicadas a las actividades a

realizar,

para satisfacer los requerimientos

del Proyecto

Definición 2

¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

“La aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto a fin de cumplir con los requerimientos de

un proyecto”

Implica realizar un ejercicio permanente entre:

Alcance, Tiempo, Costos y Calidad

Requisitos explícitos (necesidades) e

implicitos (expectativas)

Recursos disponibles (personas y dinero)

¿QUÉ ES GERENCIA DE PROYECTOS?

Una Gerencia disciplinada provee:

– Metodología para las comunicaciones,

coordinación y control efectivos.

– Un plan para medir el avance.

– Énfasis en un desempeño que logre proyectos

dentro del presupuesto, en el tiempo establecido y

que satisfaga los requerimientos del cliente.

¿POR QUÉ GERENCIA DE PROYECTOS?

BENEFICIOS DE LA GERENCIA DE

PROYECTOS PARA LA ORGANIZACIÓN

• Mejora el monitoreo y control a través del

seguimiento de tareas e hitos.

• Expande la comunicación entre los participantes.

• Refina la proyección de los requerimientos de

recursos.

• Provee un mecanismo para medir el desempeño.

• Incrementa la confianza y credibilidad de los

stakeholders.

• Mejora los siguientes aspectos del proyecto:– Control (Tiempo, Plazo, etc.)

– Alineamiento con objetivos del proyecto

GESTIÓN DE PROYECTOS

Son las personas -- y no algunos cálculos y gráficos --, las que hacen que un proyecto alcance el éxito.

Principal objetivo de la gestión de proyectos:

Orientar y motivar al personal y apoyarlo en la toma de decisiones.

Perspicacia creativa del personal, rendimiento.

Asegurarse de que se trabaje a gusto y no en entornos agobiados.

• Personas

Roles (Jefe de Equipo)

Estructura del Equipo (Centralizados & Descentralizados)

Dificultad problema a resolver.

Tamaño de la aplicación.

Tiempo de vida del equipo.

Grado de modularidad.

Fiabilidad del programa a construir.

Rigidez de la fecha de entrega.

Grado de sociabilización.

Confianza entre los miembros del equipo

Exclusión de inconformistas …. !!!

• Producto

GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P.

• Proceso

–Actividades estructurales» Comunicación Cliente

» Planificación

» Análisis de Riesgo

» Ingeniería

» Construcción y Entrega

» Evaluación del Cliente

–Actividades protectoras

• Proyecto

GESTIÓN DE PROYECTOS. LAS 4 P.

IniciaciónPlanificación

EjecuciónSeguimiento

y Control

Cierre

CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

“Serie de acciones que producen un resultado”

STAKEHOLDER

• STAKEHOLDER

– personas u

– organizaciones

– activamente comprometidas en el proyecto o

– cuyos intereses puedan ser afectados como

resultado de la ejecución o finalización del

Proyecto

Definición 3

Gerente del proyecto

PatrocinadorEquipo del proyecto

Otros stakeholdersCliente

Organización ejecutante

¿QUIÉNES SON LOS INTERESADOS EN

EL PROYECTO?

Planificación Irreal1

2 Mala Calidad del Trabajo

3 Personal Inapropiado

¿POR QUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?

LIDERAZGO Y GERENTES

DEL PROYECTO

ÁREAS DE EXPERIENCIA QUE NECESITA EL

EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PROYECTO

Fundamentos de la

dirección del proyecto

Habilidades

interpersonales

Conocimientos, normas

y regulaciones del

área de aplicación

Comprensión del

entorno del proyecto

Conocimientos y

habilidades de

dirección general

HABILIDADES CLAVES EN LA

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

1 Liderazgo

2 Comunicación

3 Negociación

4 Resolución de problemas

5 Influencia en la organización

QUÉ SE PLANIFICA, EJECUTA Y CONTROLA

EN TÉRMINOS DE DIRECCIÓN PROYECTOS

1 Integración

2 Alcance

3 Tiempo

4 Costos

5 Adquisiciones

6 Recursos Humanos

7 Comunicaciones

8 Riesgos

9 Calidad

• Necesidad del Liderazgo

Dinámica cambiante del entorno

Presiones de tiempo

Complejidad de los problemas

Interacciones personales internas y externas

Multiplicidad de factores intervinientes

Liderazgo del Proyecto

• Perfil del Gerente de Proyecto

Visión integradora

Capacidad conducción

Planificador

Organizador

Capacidad determinar necesidades

Negociador amplio

Manejo de conflictos

Capacidad técnica

Motivador

Liderazgo del Proyecto

GERENTE DEL PROYECTO (1/2)

• Persona responsable de gerenciar el proyecto.

• Debe tener autoridad y responsabilidad necesaria

para completar el trabajo.

• Su autoridad varía dependiendo de la estructura

organizativa.

• Debe ser capaz de tratar con elementos no

realistas y con la autoridad de decir “NO”.

• Integra los componentes del proyecto en un todo

cohesivo que cumple con las necesidades del

proyecto.

GERENTE DEL PROYECTO (2/2)

• Lidera y conduce los esfuerzos de planeamiento

del proyecto.

• Asiste al equipo y stakeholders durante la

ejecución del proyecto.

• Mantiene el control del proyecto al medir el

rendimiento y tomar medidas correctivas.

• Desarrolla competencias apropiadas para operar

en un ambiente que favorezca el trabajo en equipo.

GERENTE DEL PROYECTO.

COMPETENCIAS (1/3)

1- Liderazgo/Interpersonales- Visionario

- Creíble- Orientado a la acción- Con conocimiento de la organización- Capacidad de gestionar en una ambiente

de trabajo no estructurado- Excelente comunicador- Provee claras y poderosas direcciones- Construye equipos multidisciplinarios- Inspira al equipo un alto rendimiento- Capacidad para ganar apoyo de la altagerencia

- Sensitivo a metas personales, necesidadesprofesionales y oportunidades de desarrollo

2- Gestión de proyectos- Planeamiento

- Organización- Comunicación efectiva- Estimaciones y negociaciones de los recursos- Atrae y mantiene talentos- Programa actividades- Prepara presupuestos- Monitorea y reporta estado del trabajo,progreso, rendimiento y pronósticos decumplimento

- Entiende las políticas, procedimientos,regulaciones y preocupaciones de los stakeholders

GERENTE DEL PROYECTO.

COMPETENCIAS (2/3)

3- Técnicas- Creatividad técnica

- Entiende la tecnología, tendencias del mercado, aplicaciones del producto, herramientas técnicasa usar, ...

- Comunicación con personal técnico- Unifica el equipo y fomenta su creatividad- Resolución de problemas

GERENTE DEL PROYECTO.

COMPETENCIAS (3/3)

ENTORNO

ORGANIZACIONAL

Planeamiento, organización, dirección y control

de los recursos de una organización

Alta Dirección:

Política

Gerencia:

Planeamiento

Supervisión:

Programación

Operación: Procesos

Brechas Jerárquicas Brechas Funcionales Fragmentación en Islas

+ =

Entorno ambiental de Gestión

Gerente de proyecto

• comprensión

métodos cuantitativos

estructuras organizativas

comportamientos organizacionales

• acción sobre funciones

coordinar

integrar

Actividades de NegociaciónPlaneamiento

Estratégico

Gestión

Financiera

Asignación de

Recursos,

Programación

e Integración

de

•-personal

•-materiales

•-equipos

•-fondos

Funciones

Gerenciales:

•Planeamiento

•Asignación

•Coordinación

•Control

•Dirección

Proveer el

Programa y la

Dirección

Técnica

ALTA

GERENCIA

ZONA DE

NEGOCIACION

GERENCIA

FUNCIONAL

Gerente de Proyecto

Interfase de Gestión

• Relaciones humanas en la Organización del

Proyecto

• Balance entre las funciones técnicas y de

administración

• Enfrentar los riesgos asociados al proyecto

• Superar las limitaciones de la Organización

Relaciones

Gerente de Proyecto

Alta Gerencia

Gerente Funcional

La Necesidad de un Modelo de Gestión

de Proyectos

• Nos brinda una perspectiva global

• Nos permite generar un lenguaje común

• Provee un marco de referencia

• Explica funcionamientos

reglas

mecanismos

• Ayuda a evitar riesgos y costos

Características de Efectividad

• aplicable en todo contexto

• fácil comprensión para todos los

involucrados

• definido en forma clara y

explícita

• validado en la práctica

Project Management Institute

• Fundado en 1969 por cinco miembros en Pennsylvania, con el propósito de difundir las prácticas de Project Management

• Durante 1980 se llevó a cabo el primer examen para la certificación PMP (Project Management Professional) que actualmente posee reconocimiento ISO.

• En 1990 publicó los primeros estándares en PM: “The Guide to the Project Management Body of Knowledge”. PMPBOK® convertido actualmente en estándar a nivel global

• Posee más de 1.200.000 asociados en 130 países

Procesos en la Dirección de Proyectos

Cierre

Control Ejecución

PlaneamientoIniciación

Recursos

HumanosComunicación AdquisicionesRiesgos

MODELO

Areas de Conocimientos

Dirección

de

Proyectos

AlcanceIntegración

CalidadCostosTiempos

Procesos

Areas de

ConocimientoIniciación Planeamiento Ejecución

Seguimiento

y Control Cierre

1.- Integración

2.- Alcance

3.- Tiempos

4.- Costos

5.- Calidad

6.- Recursos

Humanos

7.- Comuni-

cación

8.- Riesgos

9.-

Adquisiciones

Procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Seguimiento y

Control

Cierre

1.- Integración Desarrollar el

Acta de Constitución

del Proyecto

Desarrollar del Plan de

Dirección del Proyecto

Dirigir y gestionar la

Ejecución del Proyecto

Monitorear y Controlar

el trabajo

Control Integrado de

Cambios

Cerrar el Proyecto o

Fase

2.- Alcance Recopilar requisitos

Definir Alcance

Crear EDT

Verificar Alcance

Controlar el alcance

3.- Tiempos Definir actividades

Secuenciar actividades

Estimar recursos

Estimar duración

Desarrollar Cronograma

Controlar el

Cronograma

4.- Costos Estimar los costos

Determinar el

Presupuesto

Controlar los Costos

5.- Calidad Planificar la Calidad Realizar el

Aseguramiento de la

Calidad

Realizar el Control de

Calidad

6.- Recursos

Humanos

Desarrollar el Plan de

Recursos Humanos

Adquirir equipo

Desarrollo equipo de

Proyecto

Gestionar el equipo de

Proyecto

7.- Comunicación Identificar a los

interesados

Planificar las

Comunicaciones

Distribuir Información

Gestionar expectativas

de los Interesados

Informar el desempeño

8.- Riesgos Planificar Gestión de Riesgos

Identificar Riesgos

Análisis Cualitativo

Análisis Cuantitativo

Plan de Respuestas

Monitorear y Controlar

los Riesgos

9.- Adquisiciones Planificar

Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones Administrar

Adquisiciones

Cerrar las

Adquisiciones

Areas Conoc.