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EDIFICIO CAJA AGRARIA - CARRERA 3 No 15 - 31 - PISO QUINTO – TEL: 2613578 - 2614209 – 2614838
www.gestoraurbanaibague.gov.co e-mail: cinterno@gestoraurbanaibague.gov.co
GESTORA URBANA DE IBAGUE – NIT 809.009.742-2 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno o quien haga sus veces: Luis Fernando Rojas Castro
Periodo Evaluado : Julio 12 a Nov 11 / 2106 Fecha de Elaboración : Nov 11 de 2016
“Un funcionario es una persona que simplemente cumple sus funciones, aquella persona que
probablemente lo haga bien porque hay un manual de funciones que le dice lo que tiene que
hacer. Un servidor público es una persona que sirve, es quien está en disposición de servicio, es
quien entiende que los ciudadanos son sus jefes, que con su dinero producto de impuestos y
Arriendos, se les paga su salario” D.A.F.P.
La Gestora Urbana de Ibagué en cumplimiento de lo dispuesto en al artículo 9 de la
Ley 1474 de 2011, presenta por parte de su jefe de control interno, el informe
pormenorizado cuatrimestral, del estado de control interno de la Entidad, basándose
en tres puntos centrales: Control de Planeación y Gestión, Control de Evaluación y
Seguimiento y el eje transversal de Información y Comunicación, acorde con la
estructura del modelo estándar de control interno MECI (Decreto 943 de mayo 21
de 2014).
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
1.1. TALENTO HUMANO
1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos.
Se cuenta con Código de Ética y Valores, socializado durante el primer semestre de
2016, aun no se realiza las inducciones y reinducciones, estaban programadas para
el mes de agosto y no se han realizado.
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1.1.2 Desarrollo del Talento Humano.
En agosto se realizaron las evaluaciones al personal de planta, y las calificaciones
obtenidas por los funcionarios son:
Gerencia Recursos Inmobiliaria Jurídica Vivienda
María Otilia Rodríguez Navarro Cargo: T.A – Asistente de Gerencia Calificación: 98.35
Gloria Viviana Martínez Cargo: P. U - Tesorera Calificación: 92.03
Dumar Castillo Lozano Cargo: P. U Calificación: 95.42
Diego Leonardo Botero Díaz Cargo: P. U Calificación: 95.35
Jasón Jaramillo Gutiérrez (No se realizó evaluación, en razón a que ingreso el 28 de Julio de 2016, lo cual será evaluado para el II semestre)
Martha Cecilia Trujillo Lozano Cargo: P. U - Contadora Calificación: 93.98
Claudia Cecilia Soto Prada Cargo: T.A - Dibujante Calificación: 95.35
Liliana Marcela Roa Avilés Cargo: P. E – Talento Humano Calificación: 91.05
Blanca Nelly Sánchez Torres Cargo: T.A – Facturación Calificación: 95.63
Sonia Patricia Reinoso Vanegas Cargo: T.A – Almacenista Calificación: 94.06
Luis Alberto Suarez Guzmán Cargo: T.A – Contabilidad Calificación: 89.18
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También se ha realizado actividades, de acuerdo al programa de bienestar y
capacitación así:
Celebración de los cumpleaños para los empleados al finalizar el respectivo
mes.
Gimnasia laboral, en una jornada a cargo de la ARL Colmena.
Curso “ISO 9001- 2015, dirigido por la Escuela de Administración Publica –
ESAP Territorial Tolima, Duración 24 Horas, 2ª Sesión el día 3 de Agosto de
2016 y 3ª Sesión el día 10 de Agosto, donde asistió todo el personal de la
Entidad.
Diplomado en Contratación Estatal dirigido por la Escuela de Administración
Publica - ESAP Territorial Tolima, Duración 80 Horas, donde asistieron los
siguientes funcionarios: Ana María Caro Zambrano, Jefe Oficina Jurídica y
de Contratación. Diego Leonardo Botero Díaz, Profesional Universitario –
Contratación. Liliana Marcela Roa Avilez, Profesional Especializado – Área
Talento Humano.
Curso Organización de Archivos y Gestión Documental, dirigido por el SENA
– Territorial Tolima, los días 24 y 31 de agosto de 2016, donde asistió todo el
personal de la Entidad.
Curso en Seguridad Social, asistió Todo el Personal
Curso en Inteligencia Financiera, asistió todo el personal de la Entidad.
Revisión del estado de la documentación del Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, proporcionada por la el Profesional
Especializado del Área de talento Humano
Aplicación y consolidación de encuestas de perfil sociodemográfico, por la profesional especializada de talento humano a los siguientes funcionarios:
- Ana María Caro Zambrano
- Blanca Nelly Sánchez Torres
- Diego Leonardo Botero
- Mariela Vallejo Salazar
- Mirna Magaly Rincón Ruiz
- Norma Constanza Acosta Vásquez
- Heriberto Cruz Oviedo
Revisión del Plan Anual de Trabajo en SST, incluyendo las necesidades y debilidades en cada uno de sus componentes, para su posterior revisión con la Gerencia.
Recolección de información de la actividad de fumigación efectuada en el archivo central de la Entidad, proporcionada por la almacenista.
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Actualización del plan de capacitaciones en SST, con las realizadas en la vigencia 2016.
Revisión del control del ausentismo laboral, suministrado por la Profesional especializada de TH.
Realización de la evaluación al sistema de gestión con el apoyo y
coordinación de la ARL COLMENA, dando cumplimiento al Decreto 1072 de
2015 capitulo 6 implementaciones del SG-SST.
Esta visita arrojó los siguientes resultados:
AÑO 2016
FECHA GRABADO Agt. 5-2016
PUNTAJE
ETAP
A ETAPA DE MEJORA CONTINUA % ALTO MEDI
O BAJ
O
1 Política En Seguridad Y Salud En El Trabajo 100% 100% - -
2 Organización Del Sistema De Gestión De
Seguridad Y Salud En El Trabajo 80% 80% - -
3 Planificación 80% 80% - -
4 Aplicación 75% 75% - -
5 Auditoría Y Revisión De La Alta Dirección 30% - - 30%
6 Mejoramiento 0% - - 0%
PROMEDIO 61%
Cuyas recomendaciones generales fueron las siguientes:
- Se recomienda actualizar la matriz legal con toda la normatividad vigente en
el sector y especificar el cumplimiento (Referencia documental) de cada
normatividad legal identificada en la matriz.
- Se recomienda que el plan de trabajo este alineado a los objetivos del SG
SST que establecieron en el manual y/o política SST.
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- Se recomienda que el plan de capacitación se revise con la alta gerencia y el
COPASST dejando constancia de la revisión.
- Se recomienda realizar las inducciones al personal nuevo de planta y/o
contratista durante el proceso de contratación.
- Se recomienda establecer indicadores de estructura, proceso y resultado.
- Se recomienda capacitar al personal de servicios generales en riesgo
biológico de acuerdo a los controles de la matriz de peligros y evaluación de
riesgos.
- Se recomienda capacitar al personal en las diferentes áreas de trabajo sobre
los peligros/ riesgos expuestos y las medidas de intervención establecidas.
- Se recomienda una matriz técnica de EPP con especificaciones técnicas por
cargo y riesgos.
- Se recomienda establecer un programa de orden y aseo incluyendo el
manejo de la disposición de residuos sólidos (ordinarios, papel y plástico).
- Se recomienda entregar los perfiles de riesgo al proveedor que presta el
servicio de los exámenes ocupacionales para el respectivo profesiograma.
- Se recomienda análisis y tabulación de las encuestas del perfil
sociodemográfico.
- Se recomienda solicitar el informe diagnóstico de condiciones de salud al
proveedor de los exámenes ocupacionales y desarrollar actividades de
promoción y prevención conforme al informe.
- Se recomienda evaluar e incluir en el plan de emergencias.
- Se recomienda que en el alcance del procedimiento de auditorías internas se
actualice la normatividad vigente.
- Se recomienda documentar y comunicar la rendición de cuentas de las
responsabilidades del SG SST, es decir el mecanismo por medio del cual los
niveles de la organización [gerencia, líder SG SST, COPASST, comité de
convivencia laboral y trabajadores] informan sobre su desempeño.
- Se recomienda que la alta gerencia formalice la designación del responsable
del SG SST con funciones específicas y tiempo destinado para el
cumplimiento de las mismas.
Se gestionó cotización para la realización de los exámenes periódicos de los
funcionarios de la Entidad, con la empresa MEDELAB S.A.S, SORE S.A.S y
SAES P&P, la cual incluye los siguientes exámenes:
- Examen médico ocupacional periódico
- Optometría
- Perfil lipídico
- Glicemia
- Audiometría
- Espirometría
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Se analizaron los auto reportes de condiciones de trabajo y de salud en el
puesto de trabajo, de los funcionarios:
- Claudia Soto - Diego Leonardo Botero - María Eugenia Muñoz - Mauricio Fernando Pedroza - Ana Marisa Caro Zambrano - Otilia María Rodríguez Navarro - Sonia Patricia Reinoso Vanegas - Luis Fernando Osman Cabezas
Durante el periodo, no se presentó ningún tipo de accidentalidad laboral.
Se ha desarrollado el plan de Incentivos: así:
Incentivo por antigüedad Laboral: Este tipo de incentivo, fue otorgado a
los siguientes funcionarios, por encontrarse laborando en la Entidad desde
su creación, los cuales fueron merecedores del disfrute de dos (02) días para:
Dumar Castillo Lozano, Profesional Universitario
Blanca Nelly Sánchez Torres, Técnico Administrativo – Facturación.
Incentivo al mejor funcionario Bimensual: Este tipo de incentivo fue
entregado a la señora Otilia María Rodríguez Navarro, en su calidad de
Técnico Administrativo – Asistente, dado a que es la persona que tiene primer
contacto con los usuarios y los demás funcionarios de la Entidad, además
por la personalidad que la identifica (Cordial, amable, respetuosa y alegre),
haciendo que el trabajo que desempeña genere óptimos resultados.
Incentivo a Mejor Funcionario de Atención Al Público: Este tipo de
incentivo fue otorgado al Ingeniero FERNANDO GONZALEZ ROA
identificado con cedula de ciudadanía No. 93.392.143, en su calidad de Jefe
de la Oficina de Vivienda y Proyectos Especiales, en razón a que, los
resultados de los últimos tres meses del “Registro de Atención Personalizada
de Clientes” adoptado por la Entidad, da como resultado que es el funcionario
que mayor número de usuarios atiende de manera cordial y satisfactoria.
Levantamiento de la matriz de elementos de protección personal F-GTH-004
para los cargos de Técnico documental y supervisores de espacio, enviada
por correo electrónico a la Dra. Marcela Roa para su revisión, por parte de la
Contratista encargada del SG-SST,.
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Actualización y ajuste del Plan Anual de Trabajo vigencia 2016, con los
requerimientos de seguridad y salud. Enviado por correo electrónico a la
Profesional especializada de Talento Humano para su revisión y aprobación
por parte de la Gerencia, actividad que la realizo la Contratista encargada del
SG-SST.
Realización por parte de la Contratista encargada del SG-SST, de la visita de
inspección programada el día 14 de septiembre de 2016, en compañía del
Asesor de control interno y la asesora de planeación y SGC, en las siguientes
áreas:
- Radicación
- Cocina y baños
- Almacén
- Atención al ciudadano y facturación
- Oficina de control interno y planeación
- Oficina inmobiliaria
- Oficina de vivienda y proyectos especiales
- Oficina de recursos físicos y financieros.
- Oficina Jurídica
Levantamiento de la información en formato F-GTH-008 Visita de Inspección General de Seguridad.
Socialización de los resultados obtenidos el día 14 de septiembre de 2016
con la Gerente, Dra. María del Pilar Hurtado.
Realización de visita de inspección de seguridad programada el día 19 de
septiembre de 2016, al archivo de la Entidad con del Asesor de control
interno, la asesora de planeación y SGC y la profesional especializada de
Talento Humano. Nos acompañaron Mariela Vallejo técnico documental y
Sonia Mercedes Salamanca Osorio Contratista de la Entidad.
Resolución para adopción de la política de seguridad y salud y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud.
Actualización de la matriz de peligros, de acuerdo a los resultados de la visita de inspección programada, realizada el 14 de septiembre de 2016.
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Reunión del Comité Paritario de Seguridad y Salud, donde se trataron los siguientes temas.
o Socialización Matriz de peligros 2016 o Integración del plan de capacitaciones con el de seguridad y salud. o Solicitar capacitaciones de riesgo químico y biológico para la auxiliar
de servicios generales. o Solicitar capacitaciones para los brigadistas o Integración de los documentos de seguridad y salud en el SIG. o Realización de exámenes periódicos el día 27 de octubre y 2 de
noviembre de 2016. o Elección de los integrantes del COPASST y brigadas de emergencia. o Ausentismo laboral
1.2. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1 Planes y Programas.
La Entidad cuenta con los siguientes planes:
Plan Anual De Adquisiciones, publicado en la página web y en el SECOP.
Plan Anticorrupción Y De Atención Al Ciudadano 2016, al que se le realizó
seguimiento con corte a 30 de marzo, 30 de abril y 30 de agosto de 2016.
Plan De Capacitaciones, el cual se ejecuta regularmente.
Plan De Bienestar Social Estímulos E Incentivos, se ejecuta regularmente.
Plan De Acción Institucional 2016, se desarrolla deficientemente, los
informes se entregan extemporáneos y procesos como Vivienda y Proyectos
especiales, no ha presentado informes desde febrero de 2016, Inmobiliaria
presenta retraso en algunos meses, Jurídica no ha presentado el informe de
septiembre de 2016.
Plan Estratégico, se desarrolla deficientemente.
Plan de incentivos, se desarrolla regularmente.
La Entidad cuenta con los siguientes manuales y políticas:
Manual Buenas Practicas Estrategia Cero Papel
Manual Del Sistema Integrado De Gestión
Manual Plan De Acción Gobierno En Línea
Manual De Contratación
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Manual De Funciones
Manual De Cartera
Manual De Depuración De Cartera
Políticas Contables
Política Cero Papel
Manual De Calidad
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.
Los compromisos se ejecutan siguiendo las políticas de operación establecidas,
mediante una estructura de procesos y procedimientos igualmente definidos en el
Sistema de Gestión.
El proceso de Direccionamiento Estratégico, para el periodo ha trabajado con las
siguientes metas, cabe destacar:
Implementación del proceso gestión de las TICS – Ley 1712 de 2014 y políticas de GEL y pagina web.
Con la vinculación del ingeniero de sistemas, se tiene adelantado esta labor,
se publica oportunamente la información en la página web:
www.gestoraurbanaibague.gov.co, a la fecha el avance es del 75%.
Aplicación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, el cual se publicó en la página web de la entidad, el plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se realizó seguimiento, se está brindando atención personalizada a los ciudadanos los días martes y jueves de 2 a 5 p.m, se dispuso línea telefónica móvil y fija para la recepción de los PQRS, se está realizando la encuesta de satisfacción al ciudadano.
NOTA:
Cabe mencionar que la Gerencia ejercida por la Doctora María del Pilar
Hurtado, no trabajo de la mano con la oficina Asesora de Control Interno, fui
ignorado durante su periodo y no me dejo participar en comités, juntas,
reuniones; no conto con mis asesorías. Quise intervenir en el proceso y no
me permitió trabajar eficientemente, no acato los memorandos enviados, en
donde expongo obrar disciplinariamente a los funcionarios que no vienen
cumpliendo con su deber funcional.
En la Auditoria realizada en talento humano, en las hojas de vida de los
funcionarios vinculados existen hallazgos no solucionados.
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Solicité grupo auditor, para desarrollar una auditoria más compleja a los
procesos judiciales y no le pareció importante, no contestó el memorando.
Solicite la revisión en la nivelación de mi cargo, pues según el acuerdo 0003
del 14 de abril de 2016 que emitió el concejo municipal, el grado 18 le
corresponde una asignación fija establecida la cual no se ajusta a lo
devengado actualmente.
Solicite verbalmente información y participación en el tema de San Gabriel y
Arrendamiento de Paraderos, al cual verbalmente me respondió que a partir
de la fecha de su posesión solamente ella se encargaría del tema, debido a
que como vengo de la administración anterior no confía en nadie. De tal modo
durante todo su periodo, exclusivamente la Gerencia, la Oficina de Vivienda
y el abogado asesor de Gerencia, se ocuparon del tema y no compartieron
información.
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1.2.3 Estructura Organizacional
La GESTORA URBANA DE IBAGUE tiene definida su estructura organizacional de
acuerdo a lo establecido en la Resolución No.285 del 24 de Octubre de 2007, y
su manual de funciones aprobado por Resolución No.49 del 12 de Diciembre de
2014.
Se realizó un convenio con la ESAP, para el diagnóstico y reestructuración de la
Planta de Personal, a la fecha no se ha ejecutado.
Se espera modificar el manual de funciones, labor que no se ejecuta totalmente.
El organigrama de la GESTORA URBANA DE IBAGUE es el siguiente:
JUNTA DIRECTIVA
Gerencia
Oficina de Control
Interno
Oficina Planeación y del
Sistema de Gestión de
Oficina Jurídica y de
Contratación
Oficina de Recursos
Oficina Inmobiliaria
Oficina de Vivienda
y Proyectos
Tesorería
Presupuesto y
Contabilidad
Almacén
Gestión Documental
Espacio Público
Bienes Fiscales
Talento Humano
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1.2.4 Indicadores de Gestión
Se establecieron 15 Indicadores, a los que se les hará seguimiento trimestral,
semestral y anual, de acuerdo a su periodicidad. A continuación relaciono por
proceso los indicadores de la entidad para la vigencia 2016.
No. PROCESO NOMBRE DEL INDICADOR
1Cumplimiento Plan Estrategico
(Efectividad)
2 Cumplimiento de Indicadores (Efectividad)
3 Auditorias Internas (Eficacia)
4Evaluaciòn el Sistema Integrado de Gestiòn
(Eficiencia)
5 Atencion al Ciudadano Tramites a Peticiones, Sugerencias, Quejas
y Reclamos (Eficacia)
6 Presupuesto (Eficacia)
7 Razon Corriente (Eficacia)
8 Capacitaciones Recurso Humano (Eficacia)
9 Gestiòn Documental Transferencias Documentales (Eficacia)
10Actualizacion Predios de la G.U
(Efectividad)
11 Convenios de Pago (Eficacia)
12 Formulaciòn de proyectos (Eficiencia)
13 Ejecuciòn Proyectos (Eficiencia)
14Atender los Procesos Judiciales en Tèrmino
(Efectividad)
15 Tramites Derechos de Petición (Eficacia)
GESTORA URBANA DE IBAGUE
MATRIZ DE INDICADORES 2016
Inmobiliaria
Direccionamiento de la Entidad
Recursos Físicos y Financieros
Gestiòn Talento Humano
Gestión Jurídica
Evaluacion Control y Mejora
Vivienda y Proyectos Especiales
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ANALISIS GENERAL DE LOS INDICADORES
Los 15 indicadores presentados se clasifican así:
2 Indicadores son de una periodicidad Anual.
6 indicadores son de periodo Semestral.
7 indicadores son de periodo trimestral.
Se cumplió con siete indicadores.
No se cumplió con seis indicadores.
Se hace necesario fortalecer los controles en todos los procesos y
procedimientos para que esta herramienta prevenga y contribuya al logro de
los objetivos propuestos.
Capacitar y sensibilizar al personal a cargo de los diferentes procesos, sobre
la importancia de la matriz de Indicadores a efecto de minimizar los riesgos
que puedan afectar el desarrollo de los procedimientos y poder alcanzar los
objetivos y metas trazadas.
Se recomienda elaborar, presentar e implementar un plan de mejoramiento
que permita avanzar y corregir en las dificultades que retrasan la operatividad
de los diferentes procedimientos para poder cumplir con los objetivos de la
Entidad.
1.2.5 Políticas de Operación
La Entidad cuenta con Planes de Acción y Plan Indicativo, que son los lineamientos
para el desarrollo de las actividades que debe realizar la Gestora Urbana, en
procura de brindarles al ciudadano e Ibagué desarrollo social.
Se cuenta con buzón de PQRS, disponible para la ciudadanía en general. Las
quejas que se reciben se les dan el respectivo trámite en pro de la mejora continua.
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1.3. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LOS PROCESOS.
En la vigencia 2016, se revisaron y actualización de los mapas de riesgos de la
Entidad, por parte de los jefes de proceso, por la Oficina Asesora de Planeación y
Control Interno.
Falta mayor fortalecimiento y seguimiento a las políticas de administración del
riesgo, para estructurar aún más los criterios orientadores en la toma de decisiones
al interior de la entidad.
Con corte a junio 30 de 2016, se presentó el informe de riesgos, el Contexto
Estratégico de la Gestora Urbana, refleja las condiciones y aspectos Externos e
Internos que rodean a la entidad y pueden afectar el logro de los Objetivos y Metas
de los Procesos.
Para el seguimiento que realiza la Oficina de Control Interno, al Cumplimiento de
los mecanismos de Control propuestos en el Mapa de Riesgos por Procesos, se
evidenció que parte de estas acciones no tienen soporte de cumplimiento, y en otras
no es clara la efectividad de las mismas.
En total son treinta los riesgos institucionales que se han clasificado así:
Como se observa en el anterior cuadro, la Entidad no contaba con riesgos bajos,
ahora podemos apreciar que se han podido minimizar siete riesgos extremos y se
han moderado tres riesgos altos.
Aun así los riesgos que están en una zona extrema y alta que se deben minimizar
son:
Clase de Riesgo Evaluacion Inicial Evaluacion Final
Riesgos Bajos 0 7
Riesgos Moderados 1 4
Riesgos Altos 10 7
Riesgos Extremos 19 12
Total Riesgos 30 30
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1. Pérdida de imagen institucional. 2. Desinterés en atender solicitudes de los clientes tanto internos como
externos. 3. Perdida de Información 4. Prescripción de la acción de cobro persuasivo 5. No dar respuesta en el término a los requerimientos. 6. Falta de medios tecnológicos. 7. No dar respuesta en el término a las actuaciones judiciales, administrativas
y derechos de petición. 8. Carencia de recurso humano 9. Invasión de bienes inmuebles 10. Iliquidez en la cuenta de fondos comunes
Por lo anterior, los procesos deben realizar esfuerzos para seguir minimizando los
riesgos, debemos hacer campañas de identificación, socialización y prevención de
riesgos al interior de la entidad.
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2. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1. AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL.
F-ECM-015
V-00
F.A: 17/12/2014
No. Val.
1 3
2 3
3 3
4 2
5 4
6 3
7 3
8 3
9 3
10 3
11 3
12 3
13 3
14 3
15 3
Numero de Participacion % Participacion
0 No sabe 0 0.0%
1 No se cumple 0 0.0%
2 Se cumple insatisfactoriamente 1 6.7%
3 Se cumple aceptablemente 13 86.7%
4 Se cumple en alto grado 1 6.7%
5 Se cumple plenamente 0 0.0%
TOTAL 100%
Objetivo: Determinar si las actividades contenidas en los procesos se ejecutan de manera efectiva en
cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Calificacion
Los medios de comunicación contribuyen a la retroalimentación para el
mejoramiento continuo.
DETALLE
El Sistema Integrado de Información permite conocer si se cumplen los
objetivos y metas institucionales
Las actividades que conforman los procesos de la entidad, están plenamente
identificadas.
ENCUESTA
AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
La entidad cuenta con mecanismos de comunicación para llegar a las partes
interesadas.
La vinculación de los servidores corresponde a los requerimientos de los
empleos.
Las funciones se realizan en cumplimiento al manual de funciones y
competencias
El proceso de Inducción permite la adaptación e integración del nuevo servidor
público a la cultura organizacional.
Con la reinducción se cumple el propósito de cambio de actitud de los
funcionarios hacia la entidad y reorientar la integración a la cultura
organizacional
Conozco la misión y la visión de la entidad.
Se realizaron encuestas o reunión con los funcionarias para conocer las
necesidades de capacitación.
Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad por la
Constitución y la Ley.
La políticas de información han contribuido al fortalecimiento de la imagen
institucional.
Los planes, programas y proyectos se han ejecutado de acuerdo con el
presupuesto y tiempo asignado.
Los objetivos institucionales están orientados al deber ser de la entidad.
Cuenta la entidad con acciones tendientes a prevenir, eliminar o mitigar los
riesgos, que puedan afectar los procesos y por ende al logro de los objetivos
institucionales.
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2.2. AUDITORIA INTERNA
Al cierre de la vigencia se realizaron nueve (9) auditorías internas, con las cuales se
entablaron planes de Mejoramiento. El principal hallazgo es por no cumplir con los
procedimientos, pues las actividades no se realizan de acuerdo al procedimiento y
no se registran las actividades en los respectivos formatos, también se resalta el
incumplimiento a la entrega de informes, la no respuesta oportuna a las peticiones
y la falta de actualización en las TRD y arreglo del archivo ubicado en el Andrés
López.
2.3. PLANES DE MEJORAMIENTO
La Contraloría Municipal de Ibagué, realizó Auditoria a los Estados Financieros y la
Contratación 2015, se evaluó el plan de mejoramiento 2014 el cual no se cumplió,
la calificación obtenida alcanzó un 36%, razón por la cual las metas no cumplidas
se incorporarán en el nuevo plan.
Los hallazgos encontrados producto de la Auditoría realizada de la vigencia 2015
fueron 25, se presentó la respectiva controversia, poco satisfactoria para la
Contraloría Municipal o presuntamente no revisada ni tenida en cuenta, mediante
RE-01881 recibido de la Contraloría Municipal el 08 Julio de 2016, aprobaron el plan
de mejoramiento, el cual mediante memorando 47 la oficina de Control Interno,
distribuyó a los líderes de proceso para su respectivo conocimiento y ejecución.
La oficina de Control Interno, ha enviado memorandos a las respectivas áreas,
solicitando soportes que garanticen el cumplimiento, empezó a realizar actas para
verificar el cumplimiento a las metas, y aun no se consolida un informe satisfactorio.
EJE TRANSVERSAL : INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
A partir de la ley 1712 de 2014, la entidad adopto las recomendaciones de la ley,
pero para su implementación, se recibió capacitación por parte de la Procuraduría
Provincial para el diligenciamiento de la matriz recibida y su posterior publicación en
la página web. Junto al Ingeniero de Sistemas se ha consolidado la información para
ser publicada y que sea conocida por la ciudadanía.
Se reporta todos los informes de manera oportuna y real a los diferentes entes de
control.
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RECOMENDACIONES DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
Trabajar en los indicadores, para medir el comportamiento de la gestión aún
no se consolidan como herramientas claves para mediciones oportunas y
alarmas tempranas, que en la práctica ayuden a la toma de decisiones.
Se observa que algunos de los controles establecidos para el manejo de los
riesgos identificados en los procesos, no siempre se aplican de la forma
adecuada. Para garantizar la operatividad de los controles, y evitar la
materialización de los riesgos; es necesario además de fortalecer el
seguimiento oportuno a los riesgos de los procesos, realizar actividades de
socialización y capacitación, especialmente cuando se actualizan los mapas
de riesgos dando a conocer de forma inmediata los cambios incorporados, y
reforzando la importancia de los seguimientos y aplicación de controles por
parte de los líderes e integrantes de los procesos.
Se observan temas como el caso de actualización de las tablas de retención
documental, aun no se consolidan ni socializan.
Los PQRS, no se contestan de manera oportuna, mensualmente se envía
memorando recordando la obligación que tienen los funcionarios de dar
respuesta oportuna, mediante memorando 44 del 20 de junio de 2016 y
memorando 72 del 6 de octubre de 2016, la oficina de control interno solicitó
a la Gerencia, Jefe Jurídica y la jefe de Recursos, iniciar las acciones
disciplinarias por incumplimiento a la contestación oportuna de los PQRS.
Recomendación al área de contratación y proyectos para la liquidación de los
contratos de vigencias anteriores.
Sensibilizar a los funcionarios para que trabajen y cumplan los planes de
mejoramiento.
Revisar y modificar los procedimientos, indicadores y manual de funciones
para ser socializados conforme a los cambios organizacionales de la entidad.
Se debe adquirir sede propia y mobiliario.
Se deben realizar capacitaciones acordes a los cargos y funciones
desempeñadas socializándose con todo el personal de la entidad.
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Se debe seguir incentivando a los funcionarios para el mejoramiento del clima laboral.
En cada proceso, revisar y buscar nuevos riesgos con el objetivo de mitigarlo,
reducirlo y eliminarlo.
Sensibilizar sobre el rol que cumplen los servidores públicos en el desarrollo
de sus funciones.
Continuar con la jurisdicción coactiva.
Crear y fortalecer el área de cartera de la entidad.
Poner a funcionar el parqueadero público de la entidad, se compró hace
más de un año, y aun no funciona.
Promover el total cumplimiento del objeto social de la entidad como
herramienta efectiva y eficaz para el desarrollo de la ciudad.
Falta la Revisión de los cánones de arrendamiento, Aun no se tiene definido
el procedimiento exacto para el reajuste.
Falta Adquirir un nuevo Software de gestión documental, por falta de
recursos no se ha logrado mejorar el sistema actual.
Realizar gestión para el arrendamiento del parqueadero del centro comercial
Andrés López, se recuperó hace 4 meses, está desocupado, a la fecha no se
recibe dinero, ni se tiene un plan de arrendamiento.
Recuperar el funcionamiento de los comités internos, la Gerencia de la
entidad, cerró sus puertas y únicamente se limitó a trabajar con la oficina de
vivienda, no existen actas de comités directivos.
Revisar el tema de la contratación por servicios, la entidad cuenta con once
(11) abogados, distribuidos por todas las áreas, no están centralizados,
también hay seis (6) arquitectos, que para los pocos proyectos que se tienen
es un número muy desproporcionado.
La auditoría realizada al proceso de Talento Humano, genero una tabla con
varias inquietudes, respecto a la incorporación de los funcionarios, hay
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personal que presuntamente no cumple con su perfil y fue contratado, a la
fecha no responden el memorando que reitere.
Organizar el archivo de la entidad, especialmente el ubicado en el centro
comercial Andrés López, contratar los arreglos y enviar personal para que
adelante trabajo.
Exigir que los jefes de proceso, logren hacer gestión suficiente para cumplir
con el plan de mejoramiento de la Contraloría Municipal, que se vence en
gran parte, el 31 de diciembre de 2016.
Exigir que los jefes de proceso, logren hacer gestión suficiente para cumplir
con el plan de mejoramiento interno, que se vence el 30 de noviembre de
2016.
Cordialmente,
FERNANDO ROJAS CASTRO Asesor de C.I
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