Gymnázium Vysoké Mýto nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto · Hromadná korespondence...

Gymnázium Vysoké Mýto

nám. Vaňorného 163, 566 01 Vysoké Mýto

2

Registrační číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/34.0951

Šablona III/2 INOVACE A ZKVALITNĚNÍ VÝUKY

PROSTŘEDNICTVÍM ICT

Autor Mgr. Jana Kubcová

Název materiálu / Druh 13.Word – Hromadná korespondence

Ověřeno ve výuce dne 4. 6. 2013

Předmět Informatika

Ročník Kvinta

Klíčová slova Hromadná korespondence, Databáze, Pole, Slučovací pole

Anotace

Prezentace seznamuje s pojmem Hromadná

korespondence, jeho významem a praktickým využitím.

Zdrojová data Hromadné korespondenci poskytují

Databáze. Vysvětlíme, co je databáze. V příloze je

databáze, vytvořená, jako tabulka ve Wordu, v minulých

cvičeních.

Metodický pokyn

Prezentace je určena jako výklad do hodiny i jako

materiál určený k samostudiu.

Počet stran 18 slidů

Pokud není uvedeno jinak, použitý materiál je z vlastních zdrojů autora.

WORD

Hromadná korespondence.

Databáze.

Hromadná korespondence

Předpokládejme, že jsme v situaci, kdy chceme

vytvořit dopis, který je potřeba rozeslat na padesát

různých adres. Chceme, aby na určeném místě v

dopise byla vždy jedna adresa, aby byl dopis vytištěn

padesátkrát, pro každého adresáta jedenkrát. Vznikne

50 dopisů se stejným textem, ale jinou adresou.

Toto je jedna ze situací, pro které je vhodné využít

funkci Hromadná korespondence.

Jejím prostřednictvím je možné vytisknout hromadné

dopisy.

Databáze

Databáze je jakási evidence, seznam potřebných

informací o lidech, zboží nebo libovolných jiných

věcech.

Protože potřeba něco evidovat a následně z

evidence vybírat, třídit, vypisovat a provádět s

evidovanými údaji početní úkony existuje téměř v

každé lidské činnosti, jsou databáze nejdůležitějšími

počítačovými programy v podnikové sféře.

Databáze je soustava navzájem propojených

tabulek.

Tabulka

Jednoduchá databáze je vlastně tabulka, která se

skládá z jednotlivých záznamů /vět, řádků tabulky/.

Každý záznam má předem definovanou strukturu,

která se skládá z určených polí.

Pole je jedna položka v záznamu. Například: Jméno.

Je to také sloupec tabulky.

První řádek v tabulce musí obsahovat vždy názvy

polí.

Použití hromadné korespondence

Co je potřeba připravit, aby mohla být použita

hromadná korespondence?

1. Hlavní část dokumentu, který bude stejný pro

všechny věty databáze.

2. Databázi dat, která budou do dokumentu

vstupovat. Databáze musí být k dispozici v

elektronické podobě, nejlépe v Excelu, v tabulce

Wordu, databázi Accessu nebo jiném

databázovém souboru. Využít lze i kontaktů z

aplikace Outlook.

Postup při vytváření HK

1. Vytvoření zdroje dat. Zdrojem dat se rozumí

například seznam adres.

2. Vytvoření vzorového dopisu, štítku nebo

jiného dokumentu. Vzorovým dopisem se

rozumí běžný dokument ve Wordu, kde jsou

vynechána místa pro údaje načtené z databáze.

3. Nastavení vstupních údajů ze zdroje dat do

vzorového dokumentu. Názvy položek se

speciálním postupem umístí do dokumentu.

4. Sloučení dat. Dojde k spárování vzorového

dopisu a zdrojů z databáze.

Body č. 1. a č. 2. je možné prohodit.

Vytvoření zdroje dat

Vytvoření vzorového souboru 1 Word 2010:

Vytvoření vzorového souboru 2 Word 2010:

Vytvoření vzorového souboru 3 Word 2010:

Vytvoření vzorového souboru 4 Word 2010:

Vytvoření vzorového souboru 5 Word 2010:

HK Bez průvodce 1. Vytvoříme tabulku s názvy sloupců.

2. Karta Korespondence.

3. Najdeme a otevřeme soubor s připravenou

tabulkou volbou Vybrat příjemce.

4. Do dokumentu vložíme Slučovací pole tam,

kde chceme mít data z tabulky.

5. Spustíme Náhled výsledků a prohlédneme

výstup.

6. Po klepnutí na Dokončit a sloučit, buď hned

tiskneme, nebo vytvoříme N-stránkový

dokument, ve kterém můžeme jednotlivé

stránky ještě upravit. N = počet záznamů v

tabulce.

Ukázka vzorového souboru Word 2013:

Cvičení: Vytvořte dopis jako poděkování dárcům za zaslané dary s obsahem:

Pro <Jméno> <Příjmení>

Děkujeme Vám za Váš příspěvek

pro naši charitativní akci

Potvrzujeme, že jsme obdrželi Vaše dary:

Věcný dar <Věcný_dar>.

Finanční dar <Finanční_dar>.

Vážíme si Vaší pomoci. Společnost ANDR

Dokument spojte s přiloženou databází 13_Seznam.docx. Doplňte návrh

dokumentu o grafické efekty.

Použité zdroje

[1] KLATOVSKÝ, Karel. Microsoft WORD 2010. Computer Media s.r.o.,

Kralice na Hané, 2010. ISBN 978-80-7402-075-9.