HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2. COMUNICACION Comunicación: Es la transferencia de información de...

HABILIDADES DIRECTIVAS HABILIDADES DIRECTIVAS MODULO 2MODULO 2

COMUNICACIONCOMUNICACION

Comunicación:

• Es la transferencia de información de una persona a otra.

• El propósito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo a lo previsto

Su interpretación siempre es subjetiva y está sujeta

a un amplio margen de error

Símbolos

• Palabras• Imágenes • Acción – comunicación no verbal

Acción: algo que se hace Omisión: algo que no se hace Vacío de credidibilidad: cuando no coincide lo que se dice con lo que se hace

• El lenguaje corporal Contacto visual Movimiento de ojos Sonrisas Fruncimiento de cejas o arrugar la frente Otros:

Movimiento de manos Inclinación hacia delante o atrás Cruzar brazos y piernas Suspirar o bostezar

Tipos de comunicación

Ascendente

Descendente

Instrucciones de

trabajo

Reunionessociales

Políticade

puertasabiertas

Reunionescon

empleados

Ascendente: distintos tipos

Escucha

Cuestiona-miento

Otras formas de comunicación

• Comunicación lateral

• Redes

• Defensor de derechos de los trabajadores

Comunicación informal

• Redes naturales

• El rumor

Lineamientos para reuniones Lineamientos para reuniones grupales eficacesgrupales eficaces

Distribuya con anticipación el temario y el material de referencia Especifique el objetivo Integre el grupo adecuadamente Aliente la expresión de puntos de vista minoritarios Separe la generación de ideas de la evaluación de ideas Haga explícitos los supuestos Legitime actitudes de cuestionamiento Controle discusiones irrelevantes Ponga a prueba el apoyo a una decisión Evalúe la eficacia del grupo Concluya con un comentarios positivo y asigne responsabilidades

TRABAJO EN EQUIPOTRABAJO EN EQUIPO

EQUIPOS DE TRABAJOEQUIPOS DE TRABAJO

Desde los principios de la humanidad existe la unión de fuerzas.

Por que el trabajo en equipo es importante:•Mezcla de habilidades.•Promueven el cambio en una organización•Desarrollan habilidades individuales que sirven para la misión del equipo•Las tareas cada vez mas complejas requieren sumar mas esfuerzos

Definición de Grupo Definición de Grupo

•Un numero de personas que se comunican unas con otras a menudo en un Lapso de tiempo y que son tantas como para que cada una de ellas pueda Comunicarse con todas las demás, no a través de otras personas sino indirectamente.

•Conjunto de personas que establecen una relación que los lleva a unir sus Esfuerzos para alcanzar objetivos o propósitos comunes, aceptando algunas Normas o reglas de funcionamiento generales.

Etimológicamente

Proviene de la palabra Germana KROPT, que significa bulto.

CONCEPTOSCONCEPTOS

Definición de Equipo de TrabajoDefinición de Equipo de Trabajo

Conjunto de personas altamente organizadas y orientadas hacia la consecución de una tarea común. Lo compone un numero reducido de personas que adoptan e Intercambian roles y funciones con flexibilidad de acuerdo con normas establecidas y que disponen de habilidades para manejar sus relaciones con otras personas en un clima de mutuo respeto y confianza.Un numero pequeño de personas, con destrezas y habilidades complementarias, quienes están comprometidos a una misión o tarea

Etimológicamente

Del francés equipage, que se entiende como tripulación.

CONCEPTOSCONCEPTOS

Grupo y EquipoCuadro Comparativo de Diferencias

CARACTERISTICAS GRUPO EQUIPO

Cantidad de miembros

Numero de miembros

Objetivo Común

Etimología

Nivel de Organización

Normas

Tareas y Funciones

Numeroso (mas de 15)

Variable

Definido

Kropt= Bulto

Bajo

Muy flexible

Indefinida

Reducido (menos 15)

Estable

Definido

Equipage= Tripulación

Alto

Flexible

Definidas

CONCEPTOSCONCEPTOS

Características de los equiposCaracterísticas de los equipos

Todos los grupos tienen características que los hacen únicos a cualquier otra forma de interacción humana.

1. Misión Clara. Objetivos comunes y tareas aceptadas2. Numero Reducido de personas3. Organización y funciones decididas4. Unicidad y totalidad5. Compromiso personal 6. Limites y disciplina7. Presencia de un vinculo interpersonal8. Convergencia de esfuerzos9. Aprovechamiento del conflicto10.Conciencia de situación interna

CONCEPTOSCONCEPTOS

Tipos de equipos de trabajo Tipos de equipos de trabajo

oPropósito (Reducir la merma)oDuración (una campaña)oFuncionales o interfuncionales (Equipo de ventas, Gerencias)oDirigido o Auto administrado (Milán, Gotcha)

Motivos por los cuales se integra un equipo de trabajo

•Para fijar metas

•Para analizar o asignar la forma de realizar una actividad o proceso

•Para analizar la forma en que el equipo opera y establecer normas

•Establecer las relaciones entre las personas que hacen el trabajo

•Para fortalecer procesos y relaciones interpersonales

INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

Quienes pueden integrar un Quienes pueden integrar un equipo de equipo de

trabajo en su organizacióntrabajo en su organización

1. Toda empresa esta conformada por un grupo

2. Todo grupo tiene subsistemas

3. Seleccionar los puestos clave para la conformación del equipo

INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

Empresa YDirección

Departamento ventas Departamento Administrativo Almacén y logística

Sucursales Recursos Humanos Contabilidad Jefe Compras Jefe repartos

Meta A. Aumento de ventas analizando el mercadoMeta B. Entregas deficientes, quejas de clientes

INTEGRAR EQUIPO DE TRABAJOINTEGRAR EQUIPO DE TRABAJO

Tarea Clave Tarea Clave

Consenso.Consenso. Significa que cada miembro del grupo tenga la oportunidad De influenciar la decisión final.

El consenso no puede ser alcanzado por mayoría o por promedio

Se dice que se tomo una decisión por medio del consenso cuando todas las partes están satisfechas con el resultado final. Nadie siente que sus intereses vitales o valores, son violados por la decisión

TAREAS CLAVETAREAS CLAVE

Habilidades para el logro del consensoHabilidades para el logro del consenso

Presentar ideas en la forma mas lógica y lúcida posibleNo asumir que alguien debe ganar y alguien debe perder cuando la discusión llega a un punto de estancamientoDistinguir entre lo que son ideas relevantes de simples opinionesEvitar las técnicas para reducir conflictos. (Mayoría, promedios y regateo)Las diferencias de opinión deben considerarse no solo normales sino necesariasPosponer las decisiones para dar tiempo de reconsiderar y analizar las implicaciones de una soluciónPiensa antes de hablar, escucha antes de objetar

TAREAS CLAVETAREAS CLAVE

Técnica Tormenta de ideas para solución de problemasTécnica Tormenta de ideas para solución de problemas

5 REGLAS DE LA TORMENTA DE IDEAS

1. No debe criticarse ninguna idea2. Fomentar la libertad de pensamientos3. Concentrarse en conseguir el numero máximo de ideas4. Registrar cada idea, aun si se repiten 5. Incubar todas las ideas, sin rechazar nada de entrada

6 PASOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNIÓN DE TORMENTA DE IDEAS

1. Escribir las reglas de la tormenta de ideas y pegarlas en una pared2. Escribir el tema de la tormenta de ideas 3. Hacer que las ideas fluyan4. Registrar todas las ideas fluyan5. Incubar las ideas6. Evaluar las ideas y recopilar todos los datos

TECNICASTECNICAS

Roles de los integrantes

•Existen 8 roles basados en la contribución útil para un equipo de trabajo

1. Trabajador de la compañía. Es conservador, cumplidor del deber, predecible. Tiende a la falta de flexibilidad, no responde a ideas nuevas.

2. Presidente. Calmado, seguro de si mismo, controlado. Capaz de relacionarse y aceptar a todos los que puedan contribuir, juzga por meritos, gran apego al objetivo. Manipulador

3. Dirigente. Muy tenso, simpático y dinámico. Con empuje y capacidad para cuestionar y sincero consigo mismo. Tiende a ofenderse a la irritación y es impaciente

4. Cerebro. Es individualista, serio, heterodoxo. Genio, imaginativo, creativo. Vive en los sueños, descuida detalles y protocolo.

ROLESROLES

5. Investigador de Recursos. Sombrío, flemático, prudente. Capacidad para relacionarse, exploración de lo nuevo, habilidad para responder al reto. Tiende a perder interés rápidamente, proyectos incompletos

6. Evaluador-monitor. Extrovertido, entusiasta, curioso, comunicativo. Carece de inspiración y no es capaz de motivar a los demás.

7. Trabajador en equipo. Orientado socialmente, suave, sensible con habilidad para responder a las personas y ante las situaciones, negociador, indeciso en momentos de crisis.

8. Completador. Callado, analista, mesurado. Toma las ideas de los demás y las pone en practica. Egoísta y con ideas de superioridad. ROLESROLES

Colaboración VS CompetenciaColaboración VS Competencia

Colaborar. Realización conjunta de un trabajo o tarea

Competencia. Rivalidad, oposición de quienes aspiran a conseguir lo mismo

• La mayor parte de las empresas fomentan la competencia .

• La colaboración es el camino para lograr resultados satisfactorios

• Cuando el clima es de competencia, solo unos cuantos ganan.

• La competencia es reflejo de equipos disfuncionales.

ColaborarColaborar

Características que nos hacen competitivos Características que nos hacen competitivos

I. Prejuicios.II.Ego desarrolladoIII.Exageración de nuestras fortalezasIV.IndividualismoV.Ignorar las ideas brillantes (Inseguridad)VI.Rigidez en las ideasVII.Falta de reconocimiento de talentosVIII.Ganar es lo importante

ColaborarColaborar

Reconocer y Dominar estas características de personalidad, desarrollara la colaboración

Signos que demuestran un equipo de trabajo disfuncional

1. Existen visiones de futuro diferentes e incompatibles entre sí

2. Algunos miembros no pueden describir la misión del equipo

3. Las reuniones son improductivas y largas4. Una pequeña minoría tiene una participación

mayoritaria5. Los desacuerdos se discuten en privado6. Las decisiones son tomadas por unos pocos 7. Hay falta de transparencia y confianza8. Existe confusión en cuanto a las funciones y

tareas9. Existe un exceso de personas con los mismos

recursos y/o carencias10.No hay auto-evaluación periódica de

funcionamiento

“Si tu no piensas como yo, tu estas equivocado”

Equipos disfuncionalesEquipos disfuncionales

Etapas de desarrollo de los equipo de trabajoEtapas de desarrollo de los equipo de trabajo

ETAPA CARACTERISTICAS

PRE- EQUIPO Reconocer la necesidad del cambioDudas con respecto al éxitoInseguridad de cual será el rol a desempeñarSe están definiendo valores organizacionalesRediseño de los procesos Reconfiguración de rolesMas apego a roles de carácter personal

NUEVO EQUIPO

Se transfieren responsabilidades programadas con orden y calendarizaciónTareas sin barreras departamentalesEstablecimiento metas apegadas a misión, visión y valoresActitudes de trabajo en equipoEnfoque mas en necesidades del equipoMayor información para compartir con el equipo

EtapasEtapas

ETAPA CARACTERISTICAS

EQUIPO MADURO Inversión de gran cantidad de tiempo en mejoras.Manejo de responsabilidades en forma exitosaSe asumen responsabilidades mas especializadasSe asumen responsabilidades y cooperación para lograr el objetivo común.

ETAPASETAPAS

Posibles Disfunciones del trabajo en equipo

Toma de decisiones prematuras

Dominio personal

Formas contrarias

Consumo de tiempo para toma de decisiones

Dominio minoría

Responsabilidad ambigua

Trabajo en equipo: cuando los integrantes de un equipo conocen los objetivos, contribuyen responsable y

entusiastamente a las tareas y se apoyan entre sí.

4 elementos: Un entorno de apoyo Coincidencia entre habilidades y requerimiento

de roles Metas supremas Retribuciones a los equipos (no necesariamente

económicas)

Ciclo de vida de un equipo

Formación

Ajuste

Equilibrio

Desempeño

Desintegración

Etapas usuales de la consolidación de equipos

Identificación de un problema

Recolección de datos relevantes

Retroalimentación y confrontación de datos

Experiencia de resolución de problemas

Aplicación al trabajo y seguimiento

Comparación de roles de supervisión

Estructura tradicional

• Figura de autoridad• Experto• Maestro• Solucionador de

problemas• Coordinador

Estructura de equipos autodirigidos

• Entrenador y asesor• Dirigente y alentador• Asignador de recursos• Administrador de

enlace• Facilitador

NEGOCIACIONNEGOCIACION

Esquema de una negociación

Posición (lo que digo que quiero)

Interés (lo que realmente quieroy no estoy dispuesto a resignar)

Opciones (todas las ideas que se nos ocurren)

Estándarobjetivo

(por ej.: niveles de salarios del mercado)

Alternativa (fuera de la mesa de negociaciones)

Propuesta

Acuerdo No acuerdo