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CSP AG Competence Solutions Projects www.csp-ag.ch
HERMES 5 und die projektorientierte Organisation – ein Traumpaar?
Dr. Peter Duwe, CSP, HERMES-de-Suisse 4. Juli 2017
2für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
Wer bin ich?
Dr. Peter DuweSenior Berater / Projektleiter bei CSP AG in St. GallenJahrgang 1966, verheiratet, 3 KinderDipl.-Phys. (Univ.), Dr. rer. Nat.Projektmanagement-Profi seit 1995,zertifizierter Projektleiter IPMA Level Bund Hermes 5 AdvancedOrganisations- & Informatikprojektein öffentlicher Verwaltung und IndustriePM-Ausbildungen in Unternehmen und an HochschulenHobbies: Familie, Aikido & Iaido, Bergsport, Fahrradreisen
3für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
CSP über uns
Aktiengesellschaft seit 1998
24 Beratende / Projektleitende
Standorte St. Gallen, Bern und Zürich
Über 250 Personal-Jahre Projekterfahrung
Hohes Ausbildungsniveau
Interne Branchenteams mit Innovationsaufträgen
Zahlreiche Mitgliedschaften u.a.
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Unsere Dienstleistungen
Wir unterstützen unsere Kunden von den ersten strategischen Ideen bis zur erfolgreichen Umsetzung im operativen Geschäft mit wirkungsvoller Beratung und zielorientierter Projektleitung.
PerformanceProjektmanagementÖffentliche Beschaffungen & Requirements-EngineeringResilienz & Sicherheit
AlignmentStrategie- & Projekt-ControllingProjektportfolio- & Programm-ManagementService-Management & Sourcing
Business TransformationStrategieInnovationDigitalisierung
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Projektorientierte Organisationen nutzen Projekte dann, wenn sie am besten geeignet sind!
Die projektorientierte Organisation entwickelt und liefert den größten Teil ihrer aktuellen oder zukünftigen Wertschöpfung in einer temporären Organisationsform „Projekt“ oder „Programm“.
Kennzeichen und Merkmale projektorientierter Unternehmen: Management by Projects als angemessene Wahl der Organisationsform zur Durchführung von Geschäftsprozessen ist strategische Vorgabetraditionelle Linienorganisation sehr schwach ausgeprägt Projektorganisation dominiert Umsatz kann sehr starken Schwankungen unterliegen. Extrembeispiel Werften.Keine vorgezeichneten (Linien-) Karrierewege für die AngestelltenRessourcenpools oder interne Dienstleister statt Unternehmens-abteilungen oder Business Units.Unternehmen sind sehr klein oder sehr gross, mit weitgehend selbstständig arbeitenden Organisationseinheiten. Zusammenarbeit findet projektbezogen statt.
www.projektmagazin.de
Gemünden & Lehner, 2015
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Welchen Beitrag kann HERMES 5 zur Projektorientierung leisten?
Strategie
Kultur
Projekt-orientierte
Organisation
Struktur
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Struktur von HERMES 5.1
Quelle: HERMES 5.1 Referenzhandbuch
8für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
Sichten auf das Projekt machen den «Fremd-körper Projekt» in der Organisation handhabbar
Sicht des zeitlichen AblaufsWas wird wann erarbeitetWelche Entscheide liegen wann anWann ist das Projekt abge-schlossen
Sicht der PartnerWelcher Partner besetzt typisch welche RollenFür welche Aufgaben verant-wortlichAn welchen Ergebnissen beteiligt
Sicht der HierarchieWelche Entscheide sind auf welcher Ebene angesiedeltWelche Ergebnisse fallen auf welcher Ebene anWelcher Ebene sind die Rollen zugeordnet
9für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
Management by Projects muss mit geeigneten Strukturen und einer passenden Kultur einhergehen
Projekt-orientierte
Organisation
Strategie: Management byProjects als angemessene
Wahl der Organisationsformzur Durchführung vonGeschäftsprozessen
Kultur: Projektorientierte Kultur mit passenden Werten (Umgang mit Unsicherheit,
Machtdistanz, …)
Struktur: Temporäre Projekte ergänzen permanente
Strukturen; PPM als zentraler Führungsprozess
Nach Gareis, 2006, und Huemann, 2015
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Strategie: Management by Projects ist darauf aus-gerichtet, andere Führungsmodelle zu ergänzen
Anwendung systematischen Projektmanagements mit unternehmensweiten Standardsflache Hierarchien mit wechselnden (!) Rollendefinierte Laufbahn für ProjektleiterErgebnisorientierung mit quantitativer Überprüfung (Management by Results)Kundenorientierung (Total Customer Orientation)interdisziplinäre Zusammenarbeitprojektorientierte Buchhaltung
Spezifische Organisationseinheiten im MbP gemäss ICB:ProgrammleitungLenkungsausschusszentrales ControllingProjektbüro, Direktion für ProjekteKonferenz der Projektmanager
www.projektmagazin.de
Befund: HERMES unterstütztdies teilweise
Zu den Wesensmerkmalen des Managements by Projects zählen:
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Struktur: «Duales Betriebssystem» als Struktur einer projektorientierten Organisation
John P. Kotter: Accelerate
Permanente Strukturen,«Linie» Sicherheit
Temporäre Strukturen,Projekte & Programme Flexibilität
HERMES eignet sich, um in einer starken Linie mit klaren Hierarchien Raum für temporäre Strukturen zu schaffen und diese für die Linie verständlich und «steuerbar» zu machen.
HERMES Sichten
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Eine projektorientierte Kultur ist teamorientiert, intrinsisch motiviert und offen für Unsicherheit
Kulturdimension nach Hofstede
Projektorientierte Kultur
Linienkultur
Nachgiebigkeit (vs.Beherrschung, IVR)
Hoch Gering bis Mittel
Langfrist-Orientierung Mittel HochMaskulinität (vs. Femininität, MAS)
Mittel bis Hoch Mittel
Unsicherheits-Vermeidung (UAI)
Gering Hoch
Individualismus (IDV) Gering bis Mittel Mittel bis HochMachtdistanz (PDI) Gering bis Mittel Mittel bis Hoch
HERMES kann durch Strukturen und Vorgaben helfen, eine Projektkultur für eine stark hierarchische Linienkultur verträglich zu machen.
Strategie-Ausr.
SichtenVorgaben
SichtenVorgaben
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Der APM Guide to Governance postuliert vier Kern-Komponenten für eine projektorientierte Organisation
Portfolio DirektionAusrichtung aller Projekte an denstrategischen Ziele, wirkungsvolleEinbindung PPM in Unternehmens-prozesse
Project SponsorshipProjektsponsoren und Projektleiter sindin der Organisation einflussreich, undsie interagieren wirksam
Project Management CapabilityAlle Projekte professionell und mithoher Erfolgswahrscheinlichkeit auf-gesetzt
Disclosure and ReportingProjekte berichten aussagekräftig; Offene und transparente Kommuni-kation, Vertrauenskultur
Association for Project Management: Directing change. A guide to governance of project management. 2nd ed2011
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Die HERMES Definition zur Projekt-Governance bleibt vage
Projekt-Governance ist ein Teil der Unternehmens-Governance. Die Kennzeichen guter Projekt-Governance sind:
funktionsfähige Projektsteuerung und -führung Berücksichtigung der Stakeholder-Interessen Zusammenarbeit von Projektorganisation und Stammorganisation Abstimmung der Projektziele mit Strategien und Zielen der Stammorganisation Transparenz in der Projektkommunikation Nachvollziehbarkeit der Projektdurchführung angemessener Umgang mit Risiken effizienter und nachhaltiger Mitteleinsatz
Aus <http://www.hermes.admin.ch/onlinepublikation/index.xhtml?element=supportingmaterial_hinweis_governance.html>
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Portfolio Direction –Projektportfoliomanagement
Darum geht es:Ausrichtung aller Projekte an der UnternehmensstrategieGezielte Projektauswahl treffenBewusste Steuerung des Port-folios im Rahmen der Möglich-keiten der OrganisationStandards für das Management der Einzelprojekte durchsetzenWirtschaftlicher Ressourcen-einsatz sicherstellenSupport für Projekte
Das bringt HERMES:Rechtfertigung des Projekts durch Studie / Business CaseGenerische Berücksichtigung von Vorgaben der LeitungGenerische Berücksichtigung von Vorgaben eines Kompetenz-zentrums PM / PMOSehr vage Aussage zur Aus-richtung der Projekte an Zielen und Strategie des Unternehmens
HERMES trifft keine Aussagen über das PPM. Die sehr gene-rische Nennung der Vorgabe-stellen verschleiert den immensen Aufwand bei der konkreten Implementierung von HERMES.
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Project Sponsorship
Darum geht es:Klar benannte AuftraggeberKlare Rollenbeschreibung mit definierter VerantwortungVereinbarter, wirksamer SteuerungsprozessSicherstellung eines ausreichen-den Management Commitmentund Vertretung des Projekts in der Stammorganisation
Das bringt HERMES:Klar benannter AuftraggeberKlare Rollenbeschreibung mit definierter VerantwortungVereinbarter, wirksamer SteuerungsprozessEinbindung der Stakeholder
Project Sponsorship ist durch HERMES sehr gut abgebildet.
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Project Management Capability –Projektmanagement Kompetenzen
Darum geht es:Projektteams sind befähigt, Projektergebnisse zu erreichenWirksame Kontrollpunkte im zeitlichen Ablauf sind definiertAusbildung der PM FachpersonenKontinuierliche Verbesserung der PM FähigkeitenPM, PPM und Governance Rollen klar definiert und mit den erforderlichen Kompetenzen ausgestattetDelegationsprinzip passend angewendet
Das bringt HERMES:Hierarchie-SichtPartner-SichtSicht des zeitlichen Ablaufs Szenarien, Module, Rollen, Aufgaben, Ergebnisse
HERMES befähigt die Akteure zu einem systematischen, standar-disierten PM. Es gibt ihnen jedoch keine konkreten Werk-zeuge und Methoden an die Hand. Die Einbindung in die Stammorganisation ist nur skizziert.
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Disclosure and Reporting –Vertraulichkeit und Berichtswesen
Darum geht es:Aussagekräftiges Projekt-reporting unterstützt Entschei-dungsprozesse wirksamOrientierung an kritischen ErfolgsfaktorenKultur der offenen Kommuni-kationUmfassende Information der interessierten ParteienÜbergreifendes Qualitäts- und Risikomanagement für alle Projekte
Das bringt HERMES:Rahmenbedingungen und Vorgaben für Reporting und BerichtswesenTemplatesRolle Qualitäts- und Risiko-manager
HERMES formuliert ein wirk-sames Berichtswesen in der Projektorganisation und benennt den Kommunikationsbedarf in die Stammorganisation. Eine Kultur der offenen Kommuni-kation wird nicht adressiert.
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Die Betrachtung der Entwicklungsperspektive zeigt ein ähnliches Bild
=Kultur
Lehner 2018
Strategie
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Praxisbeispiel: HERMES kann Organisationen auf dem Weg zur Projektorientierung Richtung geben
Steuerung
Lenkungs-Ausschuss
Stammorganisation
Projektorganisation
Führung
Ausführung
Auftraggeber
Projekt-verantwortung
Teilprojektleitung Führungsfunktion
ExternesControlling
ProjektteamProjektteam
Wasserfall Agil
CEOGeschäftsbereichsleitungen
PMO Personal Einkauf Group Accounting Controlling
xxx xxxMuss-Rolle Kann-Rolle
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Fazit: HERMES unterstützt die projektorientierte Organisation - ein Traumpaar sind sie aber nicht
Eine Organisation, die HERMES 5.1 anwendet, ist noch lange nicht projektorientiert – eine Organisation kann projektorientiert sein ohne HERMES zu kennen
HERMES befähigt die Akteure zu einem strukturierten, standardisierten Management von Einzelprojektenist für alle Organisationen hilfreich durch Sichten (insbes. Hierarchie), Rollen, und Ergebnisorientierung ist speziell für stark hierarchische Organisationen hilfreichweist sehr generisch darauf hin, dass es Verbindungen zu Vorgabestellen und Linienstrukturen geben mussmacht jedoch keine Aussagen über Projektportfolio-Management
Beim Aufbau einer projektorientierten Organisation liegt die Arbeit in der Integration der Methode in den Unternehmenskontext. Der Aufwand hierfür wird regelmässig drastisch unterschätzt.
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Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Dr. Peter Duwe
Direkt +41 71 231 10 64Peter.Duwe@csp-ag.ch
CSP AGTeufener Strasse 5CH-9000 St.GallenTel +41 71 231 10 60www.csp-ag.ch
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Reserve
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Reporting
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Überblick über 5 verschiedene Organisationsformen (1/3)
1) Hierarchische Organisation
Kommunikation von oben nach untenInnovation stagniert Kaum ZusammenarbeitFördert den Erhalt des status quoSinnvoll für lineare Arbeit ohne Eigeninitiative und selbständiges Denken
Quelle: Jacob Morgen, The 5 Types of Organizational Structure, in: Forbes Jul 6, 2015
2) Abgeflachte hierarchische Organisation
Weniger Hierarchiestufen als 1)Zweiseitige Kommunikation und KooperationVoraussetzung sind technolog. Anforderungen bzgl. Verfügbarkeit von InformationenWeit verbreitetes ModellErlaubt Skalierung
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Überblick über 5 verschiedene Organisationsformen (2/3)
Sich selbst führende OrganisationMitarbeiter machen in Selbstregie bei Projekten mitGefahr von informellen HierarchienKaum skalierbar, ab einer gewissen Grösse eines Unternehmens wird Struktur unabdingbar
3) Flache Organisation 4) «Flacharchie»
Zwischen hierarchischer und flacher OrganisationAd-hoc Teams flacher oder strukturierter Art Sehr dynamisch Teams als interner Inkubator für InnovationenEignet sich für kleine und grosse Unternehmen
Quelle: Jacob Morgen, The 5 Types of Organizational Structure, in: Forbes Jul 6, 2015
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Überblick über 5 verschiedene Organisationsformen (3/3)
5) Holokratische Organisation
Verteilte Entscheidungs- und HandlungsmachtStarker TeamfokusMitarbeiter arbeiten in ihren StärkenInformation offen zugänglichFür kleinere und mittlere Unternehmen teilweise geeignet
Quelle: Jacob Morgen, The 5 Types of Organizational Structure, in: Forbes Jul 6, 2015
28für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
… und 13 Prinzipien
29für Ihren Projekterfolg www.csp-ag.ch CSPecoHERMES 20180704.pptx
In einer projektorientierten Organisation ist PPM ein zentraler Management-Prozess
Kernprozesse
Management-Prozesse
Unterstützungs-Prozesse
PPMStrategie
Auftrags-Mgmt.
…
Beschaf-fung Faktura
HR
…
… …
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