I d VI'JU11tlDlaudit.dmh.go.th/books/admin/gf4.pdfสารบัญ หน้า...

I dVI'JU11tlDl~ f1f1 a~a~.GY1/1 lei-9~ .., ..•

m1l'Uqj"1lf1m-:l

~'U'U~';j~';j111 b f1'Vl1l. <9la~aa

3W I9lmfl1l l!>~~~•b~eN fiij€Jm';jtJ-r'U,.h-:l';j1t1m';j'tJfll~ ~ l'U~'UtJ-:I'UtJ';j~1I1ru ~1'U GFMISWeb Online~ . .~

, ,eJ1-:1'i-:l ""r-:l~€Jm1l'tJqj~mn-:l VI f1f1 a~a~.GY1/1 l!>~gJ/ "-:ll'UVI GY1<9l~-:I'H1f111l!>~~~

~-:lVlG1-:1111~1t1fiij€Jm';jtJ-r'UtJ';j-:l';j1t1m';j'tJfll~ ru l'U~'UtJ-:I'UtJ';j~1I1ru ~1'U GFMISWeb Online "il1'Ul'U <9l b~1I~ . .~(~1111';j~~11'U'1 'H"~ 1~\I1 m 1'U1'1l~"lI€J-:lm1l'tJqj~f1"1-:1 www.cgd.go.th)

\91111'H'I1-:I~€I~ eJ1-:1'i-:l f1':i1l 'tJru~ f1" 1-:11~-;ij~ 'V11 fiij€J f11';j'lJ'U VIf1bb" ~tJ -r'UtJ ';j-:I';j1tI f11 ';j'lJf11~~ ~ 1 a~

~1'U GFMIS Web Online 1~Wll1t1-:11'Ul~-r'U'Vl';j1'U.rr'UI9l€J'Um';jtJ~'tJ&!-:l1'Ul 'UG11'U~b~t11n'Um';j'tJ'UVlmb"~

tJ-r'UtJ~-:I';j1t1m';j'tJqjm'U';j~'U'U GFMIS f1d111"~bBtI~bb~-:lbb~1 ,r'U

f1':i1l'tJqj~f1"1-:1~\I1';jru1 bb~l "lI€Jb~t1'U11 byj€J1~WUl t1-:11'U~1111';j~'lJ'UVlf1':i1 tI f11';j'tJqj~

ru l'U~'UtJ-:I'U'l.h~1I1ru ~1'U';j~'U'U GFMIS Web Online 1~ ~-:I~9lJ'U1';j~'U'U-:l1'Ub~1Ib&!1I~-r€J1I~~vl1

~ij€Jm';jtJ-r'UtJ~-:I';j1t1m';j'tJqj~ ru l'U~'UtJ-:I'UtJ';j~1I1ru ~1'U GFMISWeb OnLine 1~'H'I.11t1-:11'U~€JtJ~'tJ&!biJ'U

bb'Ul b~t11n'U ';j1t1"~ bBt1~tJ';j1f1!l19l111~-:I~G1-:1111~1tI

~-:lb~t1'U1I1byj€J1tJ';j~'Vl';j1'U bb"~bb~-:ll~b~1'H,j'1~~b~m-u€J-:I~mJ~llii ~-:lbb91'tJ~dbiJ'U~'UltJ

('U1-:1nl9l&!111'Ul"'Vl1)

';j€J-:I€J5'U~tJ~'U1i';j1"1lm';jbb'Vl'UoIl:lIt, q cv lClI

€J5'U~m1l'Uqj"1lf1m-:l

OCVOCV QJ .c:lrit. Q, Q.I Q.I A~ Q,tf

~1'U f1f11f1'Ubb"~~9lJ'U1 ';j~'U'Um ';j'U';j'H1';jm ';jb-:l'Um';j f1"-:I.fl1 f1';j~bb'U'U€Ib" f1'Vl';j€J'Uf1~.•.f1~1I-:l1'Un1n'U bb"~~ 9lJ'U1';j~ 'U'U-:l1'U•1'Vl';j~~vi a l!><9ll!>gJ/ gJ/aaa 91€Jb~b

1'Vl';j~1';j a l!> <9ll!>gJ/ gJ/ GY1agJ/

คมอ

การปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online

สานกกากบและพฒนาระบบการบรหารการเงนการคลงภาครฐแบบอเลกทรอนกส กลมงานกากบและพฒนาระบบงาน

ตลาคม 2555

Government Fiscal Management Information Systems : GFMIS

สารบญ

หนา

บทท 1 บทนา 1

บทท 2 สทธการเขาใชงานใน GFMIS Web Online 2

บทท 3 ภาพรวมการปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online 8

บทท 4 การบนทกรายการวสดคงคลงหรอคาวสด 10

บทท 5 การบนทกรายการคาใชจายคางจาย 49

บทท 6 การบนทกรายการรายไดแผนดนรอนาสง 58

บทท 1

บทนา

ความเปนมา กรมบญชกลางไดพฒนาการบนทกรายการในระบบ GFMIS จากการใช Excel Loader มาเปนการบนทกผาน GFMIS Web Online ซงในสวนของระบบบญชแยกประเภทไดพฒนาการบนทกและปรบปรงรายการบญช ผาน GFMIS Web Online ตามหนงสอกรมบญชกลาง ท กค 0409.3/ว297 ลงวนท 31 สงหาคม 2554 สาหรบในสวนของการปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online ไดพฒนาขนใหมเพอใหหนวยงานสามารถบนทกขอมลไดเชนเดยวกบการปฏบตทเครอง GFMIS Terminal ทงนหนวยงานสามารถเรยกรายงานเพอตรวจสอบการบนทกรายการ (Sap Log) ในทานองเดยวกบการบนทกขอมลผาน Excel Loader วตถประสงค

1. เพ อใหหนวยงานทราบวธการบนทกการปรบปรงรายการบญช ณ วนส นปงบประมาณผาน GFMIS Web Online

2. เพอใหหนวยงานมความรความเขาใจเกยวกบปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online

3. เพอใหผตรวจสอบภายในและผตรวจสอบภายนอกสามารถใชเปนแนวทางในการตรวจสอบ ประโยชนทไดรบ

1. หนวยงานใชเปนคมอการปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online 2. ผปฏบตงานในระบบ GFMIS มความร ความเขาใจในการบนทก และสามารถปรบปรงรายการบญช

ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online 3. ผตรวจสอบภายในและผตรวจสอบภายนอก ใชเปนเครองมอในการตรวจสอบ และกาหนดวธการ

ควบคมการปฏบตงานระบบบญชแยกประเภท ผาน GFMIS Web Online เปนไปในแนวเดยวกน

ขอบเขต คมอการปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online จดทาขน เพอใชในการปฏบตงานในระบบ GFMIS และสอดคลองผงบญชมาตรฐานสาหรบหนวยงานภาครฐ Version 2551

- 2 - 

บทท 2

สทธการเขาใชงานใน GFMIS Web Online

การบนทกรายการในระบบ GFMIS ผาน GFMIS Web Online แทนการบนทกรายการผาน Excel Loader หนวยงานจะไดรบสทธการบนทกรายการเชนเดยวกบการนาสงขอมลผาน Excel Loader กลาวคอ การบนทกรายการ GFMIS Web Online ผานเครอง GFMIS Terminal หรอผานเครอขาย Intranet หรอผานเครอขาย Internet โดยใชประกอบอปกรณ GFMIS Token Key โดยนาสงขอมลผานเวบไซตของ GFMIS Web Online รหสผใชงาน (User name) และรหสผาน (Password) มดงน

1. ผานเครอง GFMIS Terminal ใหเขาเวบไซต http://webonline Username : AAAAAAAAAA+10

A คอ รหสหนวยเบกจายจานวน 10 หลก 10 คอ คาคงท

Password : รหสเดมทหนวยงานใชบนทกขอมลผานเครอง GFMIS Terminal 2. ผานเครอขาย Internet ใหเขาเวบไซต https://webonlineinter.gfmis.go.th

Username : AAAAAAAAAA+10 A คอ รหสหนวยเบกจายจานวน 10 หลก 10 คอ คาคงท

Password : รหสเดมทหนวยงานใชบนทกขอมลผาน Internet 3. ผานเครอขาย Intranet ใหเขาเวบไซต https://webonlineintra.gfmis.go.th

Username : AAAAAAAAAA+10 A คอ รหสหนวยเบกจายจานวน 10 หลก 10 คอ คาคงท

Password : รหสเดมทหนวยงานใชบนทกขอมลผาน Intranet

- 3 - 

http://webonline

ขนตอนการเขาเวบไซดเพอบนทกขอมลผาน GFMIS Web Online 1. การเขาเวบไซด 1.1 ดบเบลคลกท 1.2 ระบชอเวบไซต การปฏบตงานระบบบญชแยกประเภทในระบบ GFMIS ผาน GFMIS Web Online สาหรบหนวยงานทนาเขาขอมลใหระบชอเวบไซต ตามชองทางทนาเขาขอมล แบงเปน 3 กรณ คอ

กรณท 1 การนาเขาขอมลผานเครอง GFMIS Terminal ระบชอเวบไซต http://webonline เพอเขาสระบบ GFMIS Web Online ตามภาพท 1

ภาพท 1

กรณท 2 การนาเขาขอมลผานระบบ Intranet ระบชอเวบไซต https://gfmiswebonlineintra.gfmis.go.th เพอเขาสระบบ GFMIS Web Online ตามภาพท 2

ภาพท 2

https://gfmiswebonlineintra.gfmis

- 4 - 

กรณท 3 การนาเขาขอมลผานระบบ Internet - ใหเสยบอปกรณ GFMIS Token Key สาหรบสทธของผบนทก รอใหไฟของอปกรณ GFMIS Token Key หยดกะพรบ และ - ระบชอเวบไซต https://gfmiswebonlineinter.gfmis.go.th เพอเขาสระบบ GFMIS Web Online ตามภาพท 3

ภาพท 3 2. การเขาสระบบ ระบบเชอมโยงขอมลระหวางสทธการเขาระบบกบเวบไซต โดยแสดงกรอบขอความเขาสระบบ GFMIS Web Online ตามภาพท 4 ใหระบ - User Name ระบชอผใช XXXXXXXXXX10 (รหสหนวยเบกจาย 10 หลก ตามดวย 10) - Password ใหระบรหสผานของ User name

ภาพท 4

https://gfmiswebonlineinter.gfmis.go.th

- 5 - 

- ระบบแสดงหนาจอหลก ปรากฏระบบงานตาง ๆ ตามภาพท 5

ภาพท 5

- 6 - 

กดปม เพอเขาสระบบบญชแยกประเภท ตามภาพท 6

ภาพท 6

กดปม เพอเขาสประเภทการบนทกรายการ ตามภาพท 7

ภาพท 7

- 7 - 

กดปม เพอเขาสหนาจอการบนทก บช 01 บนทกรายการบญชแยกประเภท ตามภาพท 8

ภาพท 8

- 8 - 

บทท 3

ภาพรวมการปรบปรงรายการบญช ณ วนสนปงบประมาณ ผาน GFMIS Web Online

หนวยงานภาครฐมหนาทตองมการจดทาบญชและรายงานการเงนประจาป สงใหสานกงาน การตรวจเงนแผนดนตรวจสอบภายใน 60 วนนบจากวนสนปงบประมาณ โดยหนวยงานตองตรวจสอบความครบถวนถกตองของขอมลทางบญช รวมทงปรบปรงรายการบญชตามเกณฑคงคาง ซงการบนทกรายการปรบปรงบญชผาน GFMIS Web Online จาแนกเปน 3 กรณ ดงน

1. วสดคงคลงหรอคาวสด 2. คาใชจายคางจาย 3. รายไดแผนดนรอนาสงคลง

รายการทปรบปรง แบบฟอรม /

ประเภทเอกสาร แหลงของเงน / วนทผานรายการ

คบญช

1. วสดคงคลงหรอคาวสด 1 . 1 บ นท กปร บปร ง จ ากสนทรพย(บญชวสดคงคลง) เปนคาใชจาย (บญชคาวสด)

บช.01 / JM

YY31300 /

วนสนปงบประมาณ

เดบต บญชคาวสด (5104010104) เครดต บญชวสดคงคลง (1105010105)

1 . 2 บ นท กปร บปร ง จ ากคาใชจาย (บญชคาวสด) เปนสนทรพย (บญชวสดคงคลง) * เมอขนปงบประมาณใหม ใหกลบรายการทางบญช

บช.01 / JM

บช.01 / JM

YY31300 / วนสนปงบประมาณ

YY31300 / วนตนปงบประมาณ

เดบต บญชวสดคงคลง (1105010105) เครดต บญชคาวสด (5104010104)

เดบต บญชคาวสด (5104010104) เครดต บญชวสดคงคลง (1105010105)

1.3 บนทกปรบปรงหมวดพสด บช.01 / JM YY31300 / วนสนปงบประมาณ

เดบต บญชวสดคงคลง (1105010105) เครดต บญชวสดคงคลง (1105010105)

- 9 - 

รายการทปรบปรง แบบฟอรม /

ประเภทเอกสาร แหลงของเงน / วนทผานรายการ

คบญช

2. รายการคาใชจายคางจาย ก รณ ห น ว ย ง านภ าค ร ฐ มค า ใ ช จ า ย เ ก ด ข น ใ น ร อ บระยะเวลาบญชปจจบนแตยงไมไดมการจายชาระ จะรบรเปนคาใชจายคางจาย * เมอขนปงบประมาณใหม ใหแจงหนวยงานตนสงกด กลบรายการทางบญช ผานเครอง GFMIS Terminal ดวยคาสงงาน F.81 จะไดประเภทเอกสาร RW

บช.02 / SW

YY31000 /

วนสนปงบประมาณ

เดบต บญชคาใชจาย (51XXXXXXXX) เครดต บญชคาใชจายคางจาย (2102XXXXXX)

3. รายไดแผนดนรอนาสงคลง กรณหนวยงานภาครฐจดเกบรายไดแผนดนแตนาสงคลงไมทนในปงบประมาณท รบเ งนรายไดแผนดน ใหปรบปรงรบรเปนหนสน(บญชรายไดแผนดนรอนาสง) * เมอขนปงบประมาณใหม กรมบญชกลางจะกลบรายการบญชใหอตโนมต

บช.04 / SQ

YY91000 /

วนสนปงบประมาณ

เดบต บญชรายไดรฐบาลรอรบ จากสวนราชการ (1103020113) เครดต บญชรายไดแผนดน รอนาสง (2104010101)

- 10 - 

บทท 4

การบนทกรายการวสดคงคลงหรอคาวสด 1. การบนทกรายการปรบปรงจากสนทรพย (บญชวสดคงคลง) เปนคาใชจาย (บญชคาวสด) ใหบนทกปรบปรงดวยแบบฟอรม บช 01 ประเภทเอกสาร JM บนทกปรบปรงบญชวสดคงคลง มขนตอนการบนทกรายการดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 1

ภาพท 1 เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 01 >> บนทกรายการบญชแยกประเภท ตามภาพท 2

- 11 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร กดปมเลอก

- วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทผานรายการ ระบวนสนปงบประมาณ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 12 - การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชนในการ อางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 55JM000001 รายละเอยด ตามภาพท 2

ภาพท 2

กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 3

- 12 - 

ภาพท 3 ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 5104010104 บญชคาวสด - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ

- 13 - 

- รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหมวดพสด ไมตองระบ - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง

รายละเอยดตามภาพท 4

ภาพท 4  

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 5

- 14 - 

ภาพท 5

- 15 - 

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 1105010105 บญชวสดคงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005 - รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000 - รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank)

- รหสหมวดพสด ระบหมวดพสด จานวน 8 หลก ตวอยางระบ 10101500 - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง รายละเอยดตามภาพท 6

- 16 - 

ภาพท 6

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 7

หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

- 17 - 

ภาพท 7

กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 8

- 18 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ

หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 8

- กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 7 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ ตามภาพท 9 ระบบบนทกรายการปรบปรง

หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 07XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 9 - กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 10 และ 11 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 01 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 19 - 

ภาพท 10

ภาพท 11

- 20 - 

1.2 การบนทกรายการปรบปรงจากคาใชจาย (บญชคาวสด) เปนสนทรพย (บญชวสดคงคลง) ใหบนทกปรบปรงดวยแบบฟอรม บช 01 ประเภทเอกสาร JM บนทกปรบปรงบญชวสดคงคลง มขนตอนการบนทกรายการดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 12

ภาพท 12 เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 01 >> บนทกรายการบญชแยกประเภท ตามภาพท 13

- 21 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร กดปมเลอก

- วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทผานรายการ ระบวนสนปงบประมาณ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 12 - การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชน ในการอางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 55JM000001 รายละเอยด ตามภาพท 13

ภาพท 13

กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 14

- 22 - 

ภาพท 14 ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสระบรหสบญช 1105010105 บญชวสดคงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ

- 23 - 

- รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ

- รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหมวดพสด ระบหมวดพสด จานวน 8 หลก ตวอยางระบ 10101500 - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง

รายละเอยดตามภาพท 15

ภาพท 15 

- 24 - 

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 16

ภาพท 16

- 25 - 

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 5104010104 บญชคาวสด - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531000 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005 - รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000 - รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank)

- รหสหมวดพสด ไมตองระบ - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง รายละเอยดตามภาพท 17

- 26 - 

ภาพท 17

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 18

หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

- 27 - 

ภาพท 18

กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 19

- 28 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 19

- กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 18 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ

ตามภาพท 20 ระบบบนทกรายการปรบปรง หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 07XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 20

- กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 21 และ 22 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 01 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 29 - 

ภาพท 21

ภาพท 22

- 30 - 

เมอขนปงบประมาณใหม ใหกลบรายการทางบญช โดยใหบนทกปรบปรงดวยแบบฟอรม บช 01 ประเภทเอกสาร JM บนทกปรบปรงบญชวสดคงคลง มขนตอนการบนทกรายการดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 23

ภาพท 23 เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 01 >> บนทกรายการบญชแยกประเภท ตามภาพท 24

- 31 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร กดปมเลอก

- วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 1 ตลาคม 2555 - วนทผานรายการ ระบวนทปรบปรงรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 1 ตลาคม 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 1 - การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชนในการ อางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 56JM000001 รายละเอยด ตามภาพท 24

ภาพท 24 กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 25

- 32 - 

ภาพท 25

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 5104010104 บญชคาวสด - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5631300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ

- 33 - 

- รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหมวดพสด ไมตองระบ - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง

รายละเอยดตามภาพท 26

ภาพท 26 

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 27

- 34 - 

ภาพท 27

- 35 - 

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 1105010105 บญชวสดคงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5631300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005 - รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000 - รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank)

- รหสหมวดพสด ระบหมวดพสด จานวน 8 หลก ตวอยางระบ 10101500 - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง รายละเอยดตามภาพท 28

- 36 - 

ภาพท 28 กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 29 หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

- 37 - 

ภาพท 29 กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 30

- 38 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 30

- กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 29 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ ตามภาพท 31 ระบบบนทกรายการปรบปรง หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 07XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 31 - กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 32 และ 33 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 01 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 39 - 

ภาพท 32

ภาพท 33

- 40 - 

1.3 การบนทกรายการปรบปรงกรณรายละเอยดวสดคงคลงมรหสหมวดพสดไมถกตอง ใหบนทกปรบปรงดวยแบบฟอรม บช 01 ประเภทเอกสาร JM บนทกปรบปรงบญชวสดคงคลง มขนตอนการบนทกรายการดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 34

ภาพท 34 เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 01 >> บนทกรายการบญชแยกประเภท ตามภาพท 35

- 41 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร กดปมเลอก

- วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทผานรายการ ระบวนสนปงบประมาณ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 12 - การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชนในการ อางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 55JM000002 รายละเอยด ตามภาพท 35

ภาพท 35

กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 36

- 42 - 

ภาพท 36

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 1105010105 บญชวสดคงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ

- 43 - 

- รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหมวดพสด ระบหมวดพสด จานวน 8 หลก ตวอยางระบ 14111600 - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง

รายละเอยดตามภาพท 37

ภาพท 37  

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 38

- 44 - 

ภาพท 38 ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 1105010105 บญชวสดคงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY31300 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5531300 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005 - รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000 - รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ

- 45 - 

- รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank)

- รหสหมวดพสด ระบหมวดพสด จานวน 8 หลก ตวอยางระบ 10101500 - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงวสดคงคลง รายละเอยดตามภาพท 39

ภาพท 39

- 46 - 

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 40

หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

ภาพท 40 กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 41

- 47 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 41

- กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 40 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ ตามภาพท 42 ระบบบนทกรายการปรบปรง หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 07XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 42

- กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 43 และ 44 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 01 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 48 - 

ภาพท 43

ภาพท 44

- 49 - 

บทท 5

การบนทกรายการคาใชจายคางจาย ใหบนทกปรบปรงดวยแบบฟอรม บช 02 ประเภทเอกสาร SW บนทกรายการบญชคางรบ - คางจาย มขนตอนการบนทกรายการดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 1

ภาพท 1

เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 02 >> บนทกรายการบญชคางรบ-คางจาย ตามภาพท 2

- 50 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร ระบบแสดง SW-บนทกรายการบญชคางรบ-คางจาย

- การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชน ในการอางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 55SW000001 - วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทผานรายการ ระบวนสนปงบประมาณ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทกลบรายการ ระบบแสดงวน เดอน ป ใหอตโนมต ตวอยางระบ 1 ตลาคม 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 12 รายละเอยด ตามภาพท 2

ภาพท 2 กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 3

- 51 - 

ภาพท 3

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 51xxxxxxxx บญชคาใชจายระบประเภท ตวอยางระบ 5104020101 บญชคาไฟฟาสาหรบใชงาน - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบแหลงของเงนใหอตโนมต ตวอยางระบ 5531000 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ

- รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ

- 52 - 

- รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหนวยงานคคา ระบ X ตามดวยรหสหนวยงาน จานวน 4 หลกทเปนหนวยงานคคา

(Trading Partner) Trading Partner (เฉพาะบญชแยกประเภททตองระบหนวยงาน คคา Trading Partner)

- จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ

ตวอยางระบ ปรบปรงคาไฟฟาเดอนกนยายน 2555 รายละเอยดตามภาพท 4

ภาพท 4  กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 5

- 53 - 

ภาพท 5

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 2102xxxxxx บญชคาใชจายคางจาย ตวอยางระบ 2102040101 บญชคาสาธารณปโภคคางจาย - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบแหลงของเงนใหอตโนมต ตวอยางระบ 5531000 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ

- รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank)

- 54 - 

- รหสหนวยงานคคา ระบ X ตามดวยรหสหนวยงาน จานวน 4 หลกทเปนหนวยงานคคา (Trading Partner) Trading Partner (เฉพาะบญชแยกประเภททตองระบหนวยงาน คคา Trading Partner)

- จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ

ตวอยางระบ ปรบปรงคาไฟฟาเดอนกนยายน 2554 รายละเอยดตามภาพท 6

ภาพท 6

กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 7 หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

- 55 - 

ภาพท 7 กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 8

- 56 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 8 - กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 7 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ

ตามภาพท 9 ระบบบนทกรายการปรบปรง หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 06XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 9 - กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 10 และ 11 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 02 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 57 - 

ภาพท 10

ภาพท 11 เมอขนปงบประมาณใหม ใหแจงหนวยงานตนสงกด กลบรายการทางบญช ผานเครอง GFMIS Terminal ดวยคาสงงาน F.81 จะไดประเภทเอกสาร RW

- 58 - 

บทท 6 การบนทกรายการรายไดแผนดนรอนาสง

เมอสนปงบประมาณ สวนราชการจะตองบนทกปรบปรงรายการรายไดแผนดนทจดเกบแตนาสงไมทนภายในปงบประมาณทจดเกบ โดยบนทกปรบปรงรายการดวยแบบฟอรม บช 04 ประเภทเอกสาร SQ ตงคางรอนาสง สถานะเอกสารเปนเอกสารพก โดยระบบจะทาการผานรายการใหอตโนมตจนถงสนเดอนธนวาคม มขนตอนการบนทกรายการ ดงน Log on เขาระบบ GFMIS Web Online โดยระบรหสผใช และรหสผานแลว ระบบแสดงหนาจอระบบงาน กดปม บนทก/ปรบปรงรายการบญช ตามภาพท 1

ภาพท 1 เขาสระบบงานบญชแยกประเภท บช 04 >> บนทกรายการบญช สาหรบเอกสารทพกไว ตามภาพท 2

- 59 - 

ขอมลทวไป - รหสหนวยงาน ระบบแสดงรหสหนวยงาน จานวน 4 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1205 - รหสพนท ระบบแสดงรหสพนท จานวน 4 หลก ใหอตโนมต

ตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1000 - รหสหนวยเบกจาย ระบบแสดงรหสหนวยเบกจาย จานวน 10 หลก

ใหอตโนมตตามสทธทใชบนทกขอมล ตวอยางระบ 1200500001 - ประเภทเอกสาร กดปมเลอก

- วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม - วนทเอกสาร ระบวนทบนทกรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - วนทผานรายการ ระบวนทปรบปรงรายการ ใหกดปม ระบบแสดง (ปฏทน) เลอก เดอน ป และดบเบลคลกทวนท เพอใหระบบแสดงคา วน เดอนป ดงกลาว ตวอยางระบ 30 กนยายน 2555 - งวด ระบบแสดงงวดบญชทบนทกรายการใหอตโนมต ตวอยางระบ งวด 12 - การอางอง ระบเลขทของเอกสารทเกยวกบการบนทกรายการบญชเพอประโยชนในการ อางองและคนหาเอกสารในระบบ ตวอยางระบ 55SQ000001 รายละเอยด ตามภาพท 2

ภาพท 2

กดปม เพอบนทกรายการลาดบท 1 ตอไป ตามภาพท 3

- 60 - 

ภาพท 3 ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 1 - ลาดบท 1 เลอก PK เครดต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 2104010101 บญชรายไดแผนดนรอนาสงคลง - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบรหสศนยตนทน 10 หลกของหนวยงาน ตวอยางระบ 1200500001 - รหสแหลงของเงน ระบ YY19000 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5519000 - รหสงบประมาณ ระบรหส 5 หลกแรกของศนยตนทน ตวอยางระบ 12005

- รหสกจกรรมหลก ระบ PXXXX โดย P คอคาคงท X คอ รหสพนทของเจาของรายการปรบปรง ตวอยางระบ P1000

- รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ

- 61 - 

- รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ - รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงรายไดแผนดนรอนาสง

รายละเอยดตามภาพท 4

ภาพท 4  กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 5

- 62 - 

ภาพท 5

ขนตอนการบนทกรายการบญช รายการบญช ลาดบท 2 - ลาดบท 2 เลอก PK เดบต - รหสบญชแยกประเภท ระบรหสบญช 1103020113 บญชรายไดรฐบาลรอรบจากสวนราชการ - เลขทเอกสารสารองเงน ไมตองระบ - รหสศนยตนทน ระบ 9999999999 - รหสแหลงของเงน ระบ YY19000 โดย Y คอ 2 หลกทายของปงบประมาณ พ.ศ. ตวอยางระบ 5519000 - รหสงบประมาณ ระบ 99999 - รหสกจกรรมหลก ระบ P1000 - รหสกจกรรมยอย ไมตองระบ - รหสบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสเจาของบญชเงนฝากคลง ไมตองระบ - รหสบญชยอย ไมตองระบ - รหสเจาของบญชยอย ไมตองระบ

- 63 - 

- รหสบญชธนาคารยอย ไมตองระบ (Book bank) - รหสหนวยงานคคา ไมตองระบ (Trading Partner) - รหสรายได ไมตองระบ - จานวนเงน ระบจานวนเงนทตองการปรบปรง ตวอยางระบ 100 - รายละเอยดบรรทดรายการ ระบคาอธบายรายการ ตวอยางระบ ปรบปรงรายไดแผนดนรอนาสง รายละเอยดตามภาพท 6

ภาพท 6 กดปม เพอบนทกขอมลลงในตาราง ตามภาพท 7 หลงจากกดปม “จดเกบรายการนลงในตาราง” ทงดานเดบตและดานเครดต ระบบแสดงรายละเอยดของคบญชประกอบดวย ลาดบท PK ชอบญช รหสบญชแยกประเภท รหสศนยตนทน แหลงของเงน รหสงบประมาณ รหสกจกรรมหลก และจานวนเงน ใหตรวจสอบความถกตองของการบนทกรายการ

- 64 - 

ภาพท 7

กดปม เพอตรวจสอบความถกตองของการบนทกโดยระบบแสดงผลการตรวจสอบ ตามภาพท 8

- 65 - 

ระบบแสดงผลการตรวจสอบ หลงจากกดปม “จาลองการบนทก” ระบบแสดงรายละเอยดผลการตรวจสอบ ประกอบดวย ผลการบนทก รหสขอความ และคาอธบาย ใหตรวจสอบและดาเนนการ ดงน

ภาพท 8

- กดปม กรณทมความผดพลาดใหกดปมน เพอยอนกลบไปหนาจอรายการ บนทกปรบปรงตามภาพท 7 - กดปม กรณทไมมรายการผดพลาดใหกดปมน เพอใหระบบบนทกรายการ

ตามภาพท 9 ระบบบนทกรายการปรบปรง หลงจากกดปม “บนทกขอมล” ระบบบนทกรายการปรบปรง โดยแสดงผลการบนทกเปน “สาเรจ” ไดเลขทเอกสาร 06XXXXXXXX ใหเลอกกดปมใดปมหนง เพอกลบไปหนาจอหลก กอนทจะออกจากระบบ ดงน

ภาพท 9

- กดปม เพอแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 10 และ 11 - กดปม เพอบนทกรายการตอไป หรอ

- กดปม เพอคนหารายการทบนทกผานแบบ บช 04 หรอ - กดปม เพอพมพรายงาน Sap Log

- 66 - 

ภาพท 10

ภาพท 11 และเมอผานรายการ ระบบจะแสดงขอมลทไดบนทกรายการ ตามภาพท 12 และ 13

- 67 - 

ภาพท 12

ภาพท 13

เมอขนปงบประมาณใหม กรมบญชกลางจะกลบรายการบญชใหอตโนมต