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MUNICIPIO LIBERTADOR
MÉRIDA – ESTADO MÉRIDA
Unidad de Auditoría Interna
CAPITULO I
1- ASPECTOS PRELIMINARES
1.1 ORIGEN DE LA ACTUACIÓN
Siguiendo instrucciones del ciudadano XXXXXXXXXXXXXXXX, titular de la
Unidad de Auditoría Interna de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado
Mérida, según oficio N° UAI-0077-2011, UAI-0076-2011, UAI-0075-2011 de fecha
23 de Mayo del 2011, se procedió a realizar la INSPECCIÓN FISCAL, EN LA
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO
LIBERTADOR DEL ESTADO MÉRIDA, SOBRE EL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO CORRESPONDIENTE AL EJECICIO FISCAL 2010. Con el objeto de
verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los procedimientos administrativos
y presupuestarios, la cual se efectuó de conformidad con las disposiciones legales
aplicables al caso.
1.2 BASAMENTO LEGAL
Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del Sistema Nacional de Control Fiscal
con su Reglamento.
Las Normas Generales de Control Interno.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público.
Reglamentos N°4 de la Ley Orgánica de la
Administración Financiera del Sector Público.
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Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
Manual de Normas y Procedimientos Gerencia de
Administración y sus Dependencias Gaceta Municipal
Extraordinaria N°37 Año IV 31/12/2007.
Ley del Estatuto de la Función Pública.
Reforma del Manual de Organización y Funciones del
Concejo y la Alcaldía del Municipio Libertador del
Estado Mérida, Publicada en Gaceta Municipal
Extraordinaria Nº 95, Año IV, del 17/07/2003.
1.3ALCANCE
La actuación fiscal tuvo carácter aleatorio y se orientó en la revisión y análisis de
las normas, procedimientos y mecanismos que regulan los actos de
administración, los requisitos y condiciones que deben cumplirse en la
autorización de las transacciones presupuestarias y financieras que conforman el
control interno aplicados en la Gerencia de Administración, para el ejercicio fiscal
2010.
1.4OBJETIVO GENERAL
Verificar las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados que garanticen la exactitud, cabalidad y
veracidad de la información presupuestaria , financiera, administrativa y técnica,
en la Gerencia de Administración que garanticen el cumplimiento del sistema de
Control Interno para el ejercicio Fiscal 2010.
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1.5 OBJETIVO ESPECÍFICO
Determinar las garantías del cumplimiento del Sistema de Control
Interno en la aplicación de los procedimientos administrativos
ejecutados por la Gerencia de Administración de la Alcaldía del
Municipio Libertador.
Verificar los documentos que soportan las órdenes de pago por
concepto de bienes y servicios, contrataciones de obras, pagos de
los distintos beneficios que establecen las cláusulas de las
convenciones colectivas de trabajadores y contrato de servicios
profesionales llevados por la Gerencia de Administración de la
Alcaldía del Municipio Libertador del Estado Mérida, correspondiente
al ejercicio fiscal 2010.
Verificar el cumplimiento de las normas legales aplicadas a los
procedimientos llevados por la Gerencia de Administración.
1.6ENFOQUE DE LA ACTUACIÓN
De acuerdo a la facultad conferida a la Unidad de Auditoría Interna del Municipio
Libertador del Estado Mérida en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República y del sistema Nacional de Control Fiscal, en su Artículo 41, la actuación
fiscal se orientó hacia el control posterior, en la revisión y análisis a los fines de
verificar la legalidad, exactitud y sinceridad de los sistemas y procedimientos que
garanticen la correcta aplicación de un sistema de control interno en la Gerencia
de Administración para el ejercicio fiscal 2010.
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1.7 MÉTODOS PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS
Para el cumplimiento del objetivo planteado, se realizó lo siguiente:
Recopilación de la Información mediante oficios dirigidos al
Departamento de Registro Contable de la Gerencia de
Administración.
Revisión analítica y examen de exactitud en forma aleatoria.de las
órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y
ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.
Verificación y comprobación de la documentación que soporta las
órdenes de pago, ordenes de compras, ordenes de servicios y
ordenes de perdido, para el ejercicio Fiscal 2010.
Indagación y confirmación de información obtenida.
Revisión de los libros de registros de las órdenes de compras y
servicios.
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CAPITULO II
2. CARACTERÍSTICAS GENERALES:
2.1 Gerencia de Administración
La Gerencia de Administración de la Alcaldía del Municipio Libertador del Estado
Mérida, fue creada el 26 de Noviembre de 2001, según Gaceta Municipal N° 76
año III en la Ordenanza de Presupuesto de Ingresos y Gastos. Las modificaciones
de la estructura organizativa fueron realizadas en la Gerencia de Hacienda
Municipal, se eliminaron las Unidades Administrativas relacionadas con Compras y
Suministros, Contabilidad y Tesorería, las cuales fueron adscritas a las Gerencia
de Administración, cuyo objetivo es ejecutar la política administrativa para
garantizar el apoyo al cumplimiento de los programas y proyectos que asegure el
logro de los objetivos del Municipio. Entre las funciones principales que debe
ejecutar cada Departamento tenemos:
Departamento de Contabilidad:
Organizar, realizar y supervisar los registros contables, llevar la contabilidad de la
ejecución del presupuesto, analizar las transacciones financieras y verificar el
ingreso y existencias de los bienes muebles e inmuebles.
Departamento de Tesorería: Custodiar los fondos y valores del Municipio
manteniendo sus registros, así como exigir, recibir y custodiar las finanzas de los
contribuyentes que tengan esa obligación con la Municipalidad para emitir
información confiable sobre los Fondos de Ingresos recaudados.
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Departamento de Compras y Suministros:
Planificar y ejecutar las compras de materiales de consumo y equipo, suministrar a
las dependencias de la Alcaldía de materiales fungibles y útiles de oficina.
Ordenación de Pagos:
Verificar y garantizar que se cumpla las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas del presupuesto de gastos de la administración activa.
2.2. Organigrama funcional.
De acuerdo a lo que establece la mencionada reforma, la estructura
organizativa de la Gerencia de Administración se describe a continuación
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2.3. Datos Presupuestarios y Financieros
Según la Ordenanza sobre Presupuesto Reconducido de Ingresos y Gastos
Públicos del Ejercicio Económico Financiero 2.010, la Partida Presupuestaria Nro.
0110000051, la cual corresponde a la Dirección y Coordinación Administrativa,
tiene asignado un monto global de ocho millones seiscientos un mil quinientos
treinta y ocho bolívares con cero céntimos (BsF.8.601.538, 00).
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CAPITULO III
3. OBSERVACIONES DERIVADAS DEL ANÁLISIS:
3.1. ANALISIS DE LAS OBSERVACIONES CONTENTIVAS EN EL INFORME
PRELIMINAR, EN RELACION A LOS DESCARGOS PRESENTADOS POR LA
GERENCIA DE ADMINISTRACION.
PUNTO 3.1.1.
Se determinó la carencia de firma autógrafa y sellos en anexos contentivos en
la tramitación de órdenes de pago por parte del Despacho del Alcalde, la
Gerencia de Administración y el Departamento de Ordenación de Pago, lo
que contraviene LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 :
establece “El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento
contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el
caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifiquen, se podrá disponer
mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por
medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad”. En concordancia
con la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, publicada en Gaceta Oficial
Nº 37.347 del 17 de Diciembre de 2001, que indica en su Artículo 39: “Los
Gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección
o cuadro organizativo específico deberá ejercer vigilancia sobre el
cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y
políticas y de los instrumentos de control interno a que se refiere el Artículo
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35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las
unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa
supervisión”. En consecuencia, no se aplican los mecanismos óptimos de control
por parte de la Gerencia de Administración, por lo que la información generada no
proporciona transparencia y confiabilidad.
En los cuadros que siguen se detalla la omisión incurrida por los Despachos y
funcionarios responsables:
CUADRO Nº 1
(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DESPACHO DEL ALCALDE)
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
1 08/12/2010 OOOO5411-1366 Constructora YARUHA C.A.
2 08/12/2010 OOOO5413 PRAKA Construcciones y Proyectos
3 08/12/2010 OOOO5417 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez
4 13/12/2010 OOOO5422 De Romnyna Mariossi Fernández Pérez
5 13/12/2010 OOOO5427 Márquez M. José Ramón
6 13/12/2010 OOOO5428 Guerrero Ramón
7 13/12/2010 OOOO5437 Molina de Fernández
8 13/12/2010 OOOO5474 Constructora Ramolca C.A.
9 14/12/2010 OOOO5491 Leal Viloria José Manuel
10 14/12/2010 5492 Sarcos Acevedo Inti Yosu
11 16/12/2010 OOOO5551 Asociación Cooperativa SERVIMAMPRO
12 16/12/2010 OOOO5553 TRAFFIC VIAL C.A.
13 17/12/2010 OOOO5611 Zambrano Sánchez Lizbeth Coromoto
14 20/12/2010 OOOO5653 Centro Clínico Dr. Marcial Ríos
15 20/12/2010 OOOO5667 Bloque de Prensa, Cine y Televisión Gabriel P.
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16 20/12/2010 OOOO5686 Figueroa Evelyn May
17 20/12/2010 OOOO5689 Zerpa Mary
18 20/12/2010 OOOO5690 Sánchez Dugarte Yoraima
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
19 20/12/2010 OOOO5688 Peña Alarcón Eliomar
20 21/12/2010 OOOO5760 Sergio Tulio Peña Izarra.
21 21/12/2010 OOOO5767 Sánchez Jesús Alberto
22 21/12/2010 OOOO5784 Producciones Lucabem
23 21/12/2010 OOOO5789 Andina de Sistemas
24 21/12/2010 OOOO5790 Andina de Sistemas
25 22/12/2010 OOOO5816 AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L.
26 22/12/2010 OOOO5820 Foto Grabadas Premiaciones y Grados 3000
27 22/12/2010 OOOO5827 Asociación Cooperativa TECMASER
28 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A
29 22/12/2010 OOOO5837 Corporación TX de Venezuela
30 22/12/2010 OOOO5844 Continua Comunicación
31 31/12/2010 OOOO5872 Rivas Sánchez José del Carmen
32 31/12/2010 OOOO5878 Oviedo Quintero José Alberto
33 31/12/2010 OOOO5879 Ingeniería de Construcciones C.A.
34 31/12/2010 OOOO5883 Villasmil Daniel
35 31/12/2010 OOOO5893 Auto Repuestos el Gordo
36 31/12/2010 OOOO5896 Producciones LUCABEN
37 31/12/2010 OOOO5887 COMDUTEL
38 31/12/2010 OOOO5898 Deportes Mérida
39 31/12/2010 OOOO5899 Andina de Sistemas
40 31/12/2010 OOOO5903 Producciones Noel Pabón Osorio
41 31/12/2010 OOOO5907 REVIC C.A.
42 31/12/2010 OOOO5917 Aguas de Mérida C.A.
43 31/12/2010 OOOO5918 CADAFE
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44 31/12/2010 OOOO5928 Multimoto
CUADRO N°2
(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
1 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACIÓN FERIA INTERNACIONAL DEL SOL
2 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA
3 29/01/2010 OOOOOO36 OCCIDENTAL DE HOTELES C.A
4 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE
5 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON
6 27/04/2010 OOOO1345 MINCA
7 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.
8 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.
903/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)
10 08/07/2010 OOOO2814 GONZALEZ R. EVER ROLANDO
11 10/08/2010 OOOO3705 FERNANDEZ GUTIERREZ ANA CAROLINA
12 13/12/2010 OOOO5422 DE ROMYNA MARIOSSI FERNANDEZ PEREZ SECARI
13 13/12/2010 OOOO5451 MOLINA MONTES PEDRO MARIA
14 16/12/2010 OOOO5539 TOPACA MATERIALES DE CONSTRUCCION C.A.
15 21/12/2010 OOOO5790 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
16 08/12/2010 OOOO5417 KHARYMAR DE MARTHA ELENA GUTIERREZ
17 21/12/2010 OOOO5789 ANDINA DE SISTEMAS, C.A. ANDISIST
18 22/12/2010 OOOO5827 ASOC COOP TECNICA DE MANTEN Y SERVICIO
19 22/12/2010 OOOO5832 SAMCECA C.A
20 22/12/2010 OOOO5837 CORPORACION TX DE VENEZUELA C.A.
21 22/12/2010 OOOO5844 CONTINUA COMUNICACION
22 31/12/2010 OOOO5872 RIVAS SANCHEZ JOSE DEL CARMEN
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23 31/12/2010 OOOO5877 CONSTRUCCIONES Y ASFALTO ANDES C.A.
24 31/12/2010 OOOO5878 OVIEDO QUINTERO JOSÉ ALBERTO
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
25 31/12/2010 OOOO5883 VILLASMIL DANIEL
26 31/12/2010 OOOO5895 PODIVM SOPORTE Y LOGISTICA C.A.
27 31/12/2010 OOOO5887 COMPUTEL GLORIAS PATRIAS C.A.
28 21/01/2010 OOOOOOO9 URBASER MERIDA C.A
29 26/01/2010 OOOOOO11 FUNDACION FERIA INTERNACIONAL
30 27/01/2010 OOOOOO14 IMVIVIENDA
31 03/02/2010 OOOOOO59 URBASER MERIDA C.A
32 04/02/2010 OOOOOO60 ALTUVE G. OSTMAN E.
33 11/02/2010 OOOOO112 TELCEL C.A
34 17/02/2010 OOOOO135 RODRÌGUEZ JORGE
35 17/02/2010 OOOOO136 ANGULO CALANCHE NELSON
36 17/02/2010 OOOOO156 SONIDO IMPACTO 22 C.A
37 01/03/2010 OOOOO247 INVERSIONES H.G.M C.A
38 04/03/2010 OOOOO303 COPRORIC
39 04/03/2010 OOOOO308 SOSA CARRILLO HECTOR ENRIQUE
40 23/03/2010 OOOOO732 CONSTRUCTORA PEÑA PEÑA C.A.
41 15/04/2010 OOOO1079 ALCALDIA DEL MUNICIPIO LIBERTADOR
42 27/04/2010 OOOO1345 MINCA
43 27/04/2010 OOOO1346 CELOR C.A.
44 19/05/2010 OOOO1898 MINCA
45 28/05/2010 OOOO2032 CORPORACION ARFA C.A.
46 28/05/2010 OOOO2033 EMP. DE PROD. SOCIAL DE SEÑALIZACIONES DEMARC. CONSTRUC. C.A.
47 03/06/2010 OOOO2161 FERRETERIA INSUMOS EQUIPOS Y MATERIALES C.A (FEMAINCA)
48 27/07/2010 OOOO3312 Minca
49 09/09/2010 OOOO4135 Día Consa
50 20/09/2010 OOOO4318 Construcciones y Asfaltos Andes C.A.
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51 06/10/2010 OOOO4474 Kharymar de Martha Elena Gutiérrez
Nº FECHA N° ORDEN DE PAGO BENEFICIARIO
52 28/10/2010 OOOO4839 Construcciones LOSE C.A.
53 01/11/2010 OOOO4861 ESPROCOM 13 C.A.
54 12/11/2010 OOOO5025 GIANPA C.A.
55 24/11/2010 OOOO5134 - OOOO1501 IMSEIN C.A.
56 30/11/2010 OOOO5257 Asociación Cooperativa "Horizonte 07005"
57 03/12/2010 OOOO5311 Constructora ESBELCA C.A.
58 07/12/2010 OOOO5408 Ramos de Álvarez Ángela
CUADRO N°3
(CHEQUE CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN)
COMPROBANTES BENEFICIARIO FECHA BANCOS Nº OBSERVACIONES
DE EGRESO CHEQUES
3929 TX de Venezuela, C.A. 22/12/2010 Del sur 19024Solo firma Gerente General
3933 Fotogrados premiaciones grado 3000 22/12/2010 Del sur 19019028Solo firma Gerente General
3608 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 21001658Solo firma Gerente General
3615 Industrias Free Ways 21/12/2010 Del sur 86000147Solo firma Gerente General
S/N 27/12/2010 Del sur 38019037Cheque No presenta firma
3934 Copras S.R.L. Solo firma Gerente General
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CUADRO N°4
(ORDENES DE PAGO CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE ORDENACIÓN DE PAGO)
CUADRO Nº 5
(PLANILLAS DE RETENCIÓN CON CARENCIA DE FIRMA AUTÓGRAFA Y SELLO DEL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA)
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FECHA N° DE ORDEN DE PAGO
Beneficiario
27/01/10 00000014 Instituto Municipal de Vivienda
16/12/10 00005536 Construcciones Las Lajas C.A.
22/12/10 00005849 Alcaldía Municipal Libertador
31/12/10 00005874 Secomsa
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3.1.2 Se
determinó que la Orden de Pago N° 2814, se realizo para dar cumplimiento con
la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de Trabajo de Empleados
Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a SEGURO DE
HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre de Ever
Rolando Gonzales R., de fecha 08/07/2010, por la cantidad de Bs. 39.327,34; Se
observó que el procedimiento administrativo se realizó con una COTIZACIÓN Nº
201006018, expedida por NEUROMED CON R.I.F. J-30649760-9 Y N.I.T.
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FECHA N° Orden de Pago Beneficio
21-01-10 00000009 Urbaser Mérida
26-01-10 00000011 Fundación Feria del sol
24-02-10 00000080 Corporación TX de Venezuela
17-02-10 00000156 Sonido Impacto C.A.
01-03-10 00000247 Inversiones HGM C.A.
19-05-10 00001898 Minca
03-06-10 00002161 Ferretería Insumos Equipos y Materiales C.A.
08-12-10 00005413 Praka.
20-12-10 00005667 Bloque de Prensa Cine y Televisión
21-12-10 00005784 Producciones Lucaben
22-12-10 00005832 Samceca c.a.
22-12-10 00005844 Continua Comunicación
22-12-10 00005849 Alcaldía
31-12-10 00005920 Globalprint
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0109356360 por la cantidad de Bs. 11.972.34 y un PRESUPUESTO
APROXIMADO expedido por el INSTITUTO CLINICO MÉDICO QUIRÚRGICO por
la cantidad de Bs. 27.355,00, y el CHEQUE Nº 62006524, se elaboró a la orden
de EVER ROLANDO GONZALES R., cabe mencionar que una COTIZACIÓN no
implica ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la
factura que comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE
ASISTENCIA MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue
elaborado a la orden del funcionario antes mencionado y no a nombre de la
Institución Médico Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre
del Instituto Médico que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado
contraviene el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA
ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de
Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los
organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria
y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación
debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,
finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En
concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente
lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa
y exacta..” y LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal y de lo que dispongan otras
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leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa
los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión
del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar
cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al
desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se
deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto
administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
3.1.3. Se evidenció que la Orden de pago N° 0527 fecha 16/03/2010 se realizo
para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de
Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a
SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre
Ever Rolando Gonzales R.. Se determinó que el procedimiento administrativo se
ejecutó con dos (2) presupuestos uno expedido por el CENTRO CLINICO DR.
MARCIAL A. RIOS MORILLO C.A. por la cantidad de Bs. 13.250,00 y el otro por
el GRUPO CARDIOVASCULAR ANDINO C.A. por la cantidad de Bs. 15.435,00,
y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de Bs. 11.750,00, presentando
inconsistencia en las cantidades, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001210 y la
ORDEN DE PAGO Nº 0527, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte
del Despacho del Alcalde, el CHEQUE Nº 49006200, fue elaborado a la orden de
Ever Rolando Gonzales R, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica
ninguna erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que
comprometa dicho gasto expedida por la INSTITUCIÓN DE ASISTENCIA
MÉDICA que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden
del funcionario antes mencionado y no a nombre de la Institución Médico
Quirúrgico, en éste caso el cheque debió elaborarse a nombre del Instituto Médico
INFORME DEFINITIVO Página 17
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que realizó la intervención quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el
MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO PROVIDENCIA
ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece “Documentos de
Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza, que realicen los
organismos o entes públicos deben contar con la documentación necesaria
y suficiente que la respalde y demuestre su validez. Dicha documentación
debe contener la información adecuada para identificar la naturaleza,
finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis”. En
concordancia con lo que establece las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa, en éste aspecto se tendrá presente
lo siguiente: Literal a) los documentos deben contener información completa
y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 :
Numeral 8 establece: “El sello de la oficina. El original del respectivo
instrumento contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la
suscriban. En el caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se
podrá disponer mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea
estampada por medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad”. y
LA LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y
DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “ Sin perjuicio de
la responsabilidad civil o penal y lo que dispongan otras leyes, constituyen
supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos
u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión del control
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previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar cheques sin
haber cumplido los requisitos de control interno previo al desembolso y
cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se deben a la falta
de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto administrativo no
éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
3.1.4. Se evidenció que la Orden de pago N° 0787 fecha 26/03/10, se realizo
para dar cumplimiento con la Cláusula Nº 29 de la IV Convención Colectiva de
Trabajo de Empleados Municipales de fecha 2006-2008, correspondiente a
SEGURO DE HOSPITALIZACIÓN, CIRUGIA Y MATERNIDAD (HCM) a nombre
Nelson José Oxford Belisario, Se determinó que el procedimiento administrativo
se ejecutó con dos (2) presupuestos expedidos por la UNIDAD
OFTALMOLÓGICA DEL VALLE ubicada en Porlamar Estado Nueva Esparta, por
la cantidad de Bs. 7.168,00 C/U, y la Orden de pago se elaboró por la cantidad de
Bs. 14.336,00, la SOLICITUD DE PAGO Nº 00001555 y la ORDEN DE PAGO Nº
0787, tiene carencia de la firma autógrafa y sello por parte del Despacho del
Alcalde, el CHEQUE Nº 45006250, fue elaborado a la orden de Nelson José
Oxford Belisario, cabe destacar que un PRESUPUESTO no implica ninguna
erogación de dinero ni compromiso, tampoco se evidenció la factura que
comprometa dicho gasto expedida por la UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL
VALLE que realizó la intervención quirúrgica, el cheque fue elaborado a la orden
del funcionario antes mencionado y no a nombre de la UNIDAD
OFTALMOLÓGICA DEL VALLE, en éste caso el cheque debió elaborarse a
nombre UNIDAD OFTALMOLÓGICA DEL VALLE que realizó la intervención
quirúrgica. Todo lo antes señalado contraviene el MANUAL DE NORMAS DE
CONTROL INTERNO PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005,
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NUMERAL 4.3.12, establece: “Documentos de Respaldo: Toda operación
cualquiera sea su naturaleza, que realicen los organismos o entes públicos
deben contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde y
demuestre su validez. Dicha documentación debe contener la información
adecuada para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada
operación para facilitar su análisis”. En concordancia con lo que establece las
NORMAS DE CONTROL INTERNO en su Artículo 23 “Todas las transacciones
y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar
respaldadas con la suficiente documentación justificativa, los documentos
deben contener información completa y exacta..”. LEY ORGÁNICA DE
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS publicada en Gaceta Oficial Nº 2818
del 01de julio de 1981, en su Artículo 18: Numeral 8 establece: “El sello de la
oficina. El original del respectivo instrumento contendrá la firma autógrafa
del o de los funcionarios que la suscriban. En el caso de aquellos actos cuya
frecuencia lo justifique, se podrá disponer mediante decreto, que la firma de
los funcionarios sea estampada por medios mecánicos que ofrezcan
garantías de seguridad”. y LA LEY DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FICAL, Artículo 91 “
Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y lo que dispongan otras
leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa
los actos, hechos u omisiones que se mencionan en el Numeral 9 La omisión
del control previo”. En consecuencia se debe prohibir explícitamente firmar
cheques sin haber cumplido los requisitos de control interno previo al
desembolso y cuya documentación no esté completa, tales circunstancias se
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deben a la falta de mecanismos de control interno, lo que origina que el acto
administrativo no éste debidamente justificado y válidamente respaldado.
3.1.5 Se determinó que en la Orden de Pago N° 00005784 de fecha 21/12/10 a
nombre de PRODUCCIONES LUCABEN, en el trámite del procedimiento
administrativo no se encontró el contrato firmado entre las partes lo que
contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12, establece
“Documentos de Respaldo: Toda operación cualquiera sea su naturaleza,
que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la
documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su
validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para
facilitar su análisis”. Tales circunstancias se deben a la falta de mecanismos de
control interno, lo que origina que el acto administrativo no éste debidamente
justificado y válidamente respaldado.
3.1.6 Se evidenció que la Orden de pago N° 00005900 de fecha 31/12/10 a
nombre de “Floristería Flores de Yola”, se ejecutó para pagos de arreglos de
floristería correspondiente a enero a diciembre, pero el acta de licitación se realizó
en el mes de Octubre existiendo inconsistencia en las fechas de adquisición y
adjudicación, los soportes anexos al trámite administrativo presentan tachaduras y
enmendaduras. Lo que contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO en los Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la
exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
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presupuestaria, financiera, administrativa y técnica, y Artículo 23 señala que
“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y
administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización” en consecuencia lo anterior se presenta por la falta de
aplicación de un adecuado y eficiente sistema de control interno por lo que, no
existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
3.1.7 Se determinó la tramitación de órdenes de pago a proveedores por la
adquisición de COMPRAS Y SERVICIOS, las cuales carecen de orden de
entrega, lo cual contraviene lo establecido en el MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y SUS
DEPENDENCIAS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37 año IV
31/12/2007 correspondiente al DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y
SUMINISTROS en el Numeral 4 “La Unidad Consumidora tiene la
responsabilidad de verificar en el momento de recibir el servicio, la
mercancía, o el bien, que estos coincidan con la orden de compra o la orden
de servicio” y el Numeral 5 “ La factura y la nota de entrega son
documentos necesarios para recibir la mercancía, los cuales deben ser
presentados sin tachaduras ni enmiendas y contener la descripción exacta
de la mercancía, y en los casos que corresponda, seriales, marca, modelo,
así como cualquier otro dato que se considere importante para evidenciar la
propiedad del bien”. En concordancia con LAS NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
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en el Artículo 23 señala que: “Todas las transacciones y operaciones
financieras, presupuestarias y administrativas deben estar respaldadas con
la suficiente documentación justificativa. En este aspecto se tendrá presente
lo siguiente: a) Los documentos deben contener información completa y
exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de
archivo que faciliten su oportuna localización,” por lo que se determina que no
existe garantía en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
Las órdenes de Pago se detallan a continuación:
CUADRO Nº 6
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3.1.8 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 6495 a nombre de
AUTOREPUESTO ACCEL S.R.L. por la cantidad de Bs. 212.004,92 en la
licitación Consulta de Precio sin número, por la cantidad de Bs. 13.080,00 anexa
al trámite corresponde a la adquisición de REPUESTO Y SUMINISTROS, sin
embargo la NOTA DE PEDIDO se realizó por MATERIALES DE
CONSTRUCCIÓN, presentándose incoherencia en la información al encontrar
vacios u omisiones conforme a los métodos y procedimientos utilizados. Lo que
contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO en los
Artículo Nº 3, Literal b) Establece que se debe “Garantizar la exactitud,
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cabalidad, veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,
financiera, administrativa y técnica, y el Artículo 23 señala que: “Todas las
transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas
deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En
este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben
contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna
localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”. Por lo
que se determina que no existe garantía en la correcta aplicación de los
procedimientos administrativos.
3.1.9 Se evidenció que la Orden de Pago N° 5928 a nombre de” Multimoto”, con
fecha 31-12-10, presenta una adjudicación de consulta de precio para la
adquisición de dos (2) neumáticos para moto y las características de los
neumáticos no se corresponden con las medidas solicitadas, produciéndose
inconsistencia en la recepción de la mercancía, y por consiguiente existen vacíos
y omisiones en la información. Lo que contraviene el MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE
COMPRAS Y SUMINISTROS publicada en Gaceta Municipal Extraordinaria Nº 37
año IV 31/12/2007, en las Normas que Regulan el Procedimiento sobre la
recepción de bienes muebles, materiales, suministros y servicios, señala en el
numeral 4, “La Unidad Consumidora tiene la responsabilidad de verificar en
el momento de recibir el servicio, la mercancía, o el bien, que estos
coincidan con la orden de compra o la orden de servicio” y el numeral 5 “
La factura y la nota de entrega son documentos necesarios para recibir la
mercancía, los cuales deben ser presentados sin tachaduras ni enmiendas y
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contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que
corresponda, seriales, marca, modelo, así como cualquier otro dato que se
considere importante para evidenciar la propiedad del bien”. Así como
también LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que
“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y
administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. Este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización, y conservarse durante el tiempo estipulado
legalmente” y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA
REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91
“Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan
otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad
administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a
continuación: Numeral 9. La omisión de control previo”; y el Artículo 39
señala: “Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada
departamento, sección o cuadro organizativo especifico deberán ejercer
vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales de
los planes y políticas y de los instrumentos de control interno a que se
refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades
realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo
su directa supervisión”. En consecuencia, se determina que no existe garantía
en la correcta aplicación de los procedimientos administrativos.
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3.1.10 Se determinó que en la Orden de Pago Nº 2943 a nombre del proveedor
Carlos Luis Bovea, la cual se realizó para la adquisición de trescientos sesenta y
ocho (368) mercados populares, de los cuales se entregaron a sus beneficiarios
trescientos cincuenta y dos (352), donde los dieciséis (16) mercados restante no
presentan registro de su destino ni soporte alguno de los beneficiarios y tienen un
valor de Bs. 150,00 C/U lo que ascienden a la cantidad dos mil cuatrocientos
bolívares (Bs. 2.400,00), por consiguiente, la documentación encontrada es
insuficiente lo que no garantiza la veracidad de la información incumpliendo lo
establecido en LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, l Artículo 23 que
señala:“Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias
y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los
documentos deben contener información completa y exacta, archivarse
siguiendo un orden cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su
oportuna localización y conservarse durante el tiempo estipulado
legalmente”, y el MANUAL DE NORMAS DE CONTROL INTERNO
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA Nº 004/2005, NUMERAL 4.3.12,
“Documentos de Respaldo: Toda operación, cualquiera sea su naturaleza,
que realicen los organismos o entes públicos deben contar con la
documentación necesaria y suficiente que la respalde y demuestre su
validez. Dicha documentación debe contener la información adecuada para
identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para
facilitar su análisis”. Lo antes señalado trae como consecuencia que no existe
coordinación ni control en la aplicación de los procedimientos administrativos.
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3.1.11 Se determinó incumplimiento en el procedimiento administrativo utilizado
en la modalidad de adjudicación por consulta de precios y concurso cerrado
(acta de inicio y modalidad, invitación u ofertas, acta de apertura de sobres e
informes de recomendación), presentando discrepancia entre fechas (ver cuadro
anexo Nº 7) y Órdenes de pago sin sus respectivos soportes (ver cuadro anexo Nº
8), lo que contraviene la LEY DE CONTRATACIONES PUBLICAS en su Artículo
54 que establece: “La Comisión de Contrataciones una vez concluido el lapso
de entrega de los sobres contentivos de las manifestaciones de voluntad u
ofertas, procederá al acto fijado, a la apertura y verificación de su contenido,
dejando constancia en el acta de esto, y de cualquier observación que se
formule al respecto”; el Artículo 45 “ La comisión de contrataciones teniendo
en cuenta la complejidad de la obra o del suministro del bien o servicio, debe
fijar un lapso para la preparación de manifestación de voluntad de participar
o de ofertar, para cada modalidad de contratación que no podrá ser menor
de los indicados a continuación: numeral 4. Consulta de precios, tres días
hábiles para bienes y servicios y cuatro días hábiles para obras”; y el
Artículo 84 “Dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción del
informe que presente la comisión de contrataciones o la unidad contratante,
la máxima autoridad del órgano o ente contratante debe otorgar la
adjudicación o declarar desierto el procedimiento”. Y LEY ORGÁNICA DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL
DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil
o penal, y de lo que dispongan otras leyes, constituyen supuestos
generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u
omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La adquisición de
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bienes, la contratación de obras o de servicios, con inobservancia total o
parcial del procedimiento de selección de contratistas que corresponda, en
cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o en la normativa
aplicable”, así como también el Numeral 7 “La ordenación de pagos por
bienes, obras o servicios no suministrados, realizados o ejecutados, total o
parcialmente, o no contratados, así como por concepto de prestaciones,
utilidades, bonificaciones, dividendos, dietas u otros conceptos, que en
alguna manera discrepen de las normas que las consagran. En estos casos,
la responsabilidad corresponderá a los funcionarios que intervinieron en el
procedimiento de ordenación del pago por cuyo hecho, acto u omisión se
haya generado la irregularidad” y Numeral 9. La omisión de control previo”
Tal situación obedece a la falta de controles administrativos, por lo que no se
obtiene la información veraz y oportuna de modo que sirva para satisfacer
razonablemente las necesidades de los diferentes usuarios. Las Órdenes se
detallan a continuación:
CUADRO Nº 7ORDENES DE PAGOS QUE NO CUMPLEN CON EL CRONOGRAMA DE EJECUCION
DE LA MODALIDAD DE SELECCION
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CUADRO Nº 8
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3.1.12 Se observó que la Orden de Pago Nº 5875, a nombre de Ferretería
Insumos y Materiales C.A. (FERRECASA), de fecha 31/12/2010, en el
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procedimiento administrativo no se cumplió con el proceso de licitación, lo que
infringe LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL Artículo. 91 “Sin perjuicio
de la responsabilidad civil o penal, y de lo que dispongan otras leyes,
constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los
actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación: Numeral 1.” La
adquisición de bienes, la contratación de obras o de servicios, con
inobservancia total o parcial del procedimiento de selección de contratista
que corresponda, a cada caso, según lo previsto en la Ley de licitaciones o
en la normativa aplicable”, y Numeral 23, “Quienes ordenen iniciar la
ejecución de contratos en contravención a una norma legal o sub-legal, al
plan de organización, las políticas, normativa interna, los manuales de
sistemas y procedimientos que comprenden el control interno”.
3.1.13 Se evidenció que el CHEQUE Nº 09019109, del Banco del Sur, de fecha
03/02/2011, se emitió a nombre de AUTORESPUESTOS ACCEL S.R.L. por la
cantidad de Bs. 335.341,35, bajo las Ordenes de Pago Nº 5816 y Nº 5876, por
la cantidad de Bs 70.784,91 y Bs. 264.556,44 respectivamente. Cabe destacar
que la cantidad de Bs. 264.556,44, no se encuentra registrado bajo ningún soporte
o concepto donde los hechos contables deben reconocer y registrase
oportunamente, de una sola vez, en orden cronológico, consecutivo, sin que
existan vacios u omisiones en la información y en moneda de curso legal,
conforme a los sistemas, métodos y procedimientos que se estimen adecuados a
fin de garantizar la coherencia de la información. Por lo que, contraviene LAS
NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA, en el Artículo 23 señala que “Todas las
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transacciones y operaciones financieras, presupuestarias y administrativas
deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En
este aspecto se tendrá presente lo siguiente: a) Los documentos deben
contener información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden
cronológico u otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna
localización y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente”, y EL
REGLAMENTO PARCIAL Nº4 DE LA LEY ORGANICA DE LA
ADMINISTRACION FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO, SOBRE EL
SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA en el Artículo 12 establece: ”El
sistema de contabilidad pública debe registrar todas las transacciones
económicas y financieras que tengan o puedan tener efectos sobre el
patrimonio de la República y de sus entes descentralizados funcionalmente.
El registro de estas transacciones se realizará en función de los momentos
contables vigentes, utilizando el sistema de contabilidad prescrito por la
Oficina Nacional de Contabilidad Pública” y Articulo 13, “Cada transacción
económica y financiera se registrará por única vez, de modo que a partir de
ese registro sea factible generar todas las salidas de información que
requiera la administración financiera del sector público. Dicho registro, que
constituirá la entrada única de información, deberá realizarse con todos los
datos necesarios para su posterior procesamientos”
3.1.14. Se observó en el Departamento de Registros Contables, que las
órdenes de pago procesadas son archivadas sin un orden correlativo, es decir,
que no se mantienen los archivos ordenados en forma cronológica trayendo como
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consecuencia retardo en el suministro de la información para su revisión,
quebrantando las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-
015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha
17 de junio de 1997, en su Artículo 23, señala: “ Todas las transacciones y
operaciones financieras, presupuestarias y administrativas deben estar
respaldadas con la suficiente documentación justificativa. En este aspecto
se tendrá presente lo siguiente: a) los documentos deben contener
información completa y exacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u
otros sistemas de archivo que faciliten su oportuna localización, y
conservarse durante el tiempo estipulado legalmente. b) Las autoridades
competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas necesarias
para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios, sustracción
o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducción no
autorizada”; Lo antes expuesto, indica debilidades de control interno lo que impide
la rápida localización de la información.
3.1.15. Se determinó que el Departamento de Contabilidad no cuenta con el
espacio físico adecuado que le permita el archivo, la conservación y resguardo
de los documentos que respaldan las operaciones técnicas, administrativas y
financieras lo que incumple con lo establecido en la LEY DEL ESTATUTO DE
LA FUNCIÓN PÚBLICA Capítulo IV, Artículo 33 “Además de los deberes que
impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias
públicos estarán obligados a: numeral 7.”Vigilar conservar y salvaguardar los
documentos y bienes de la administración pública confiados a su guarda,
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uso o administración”; y así mismo en las NORMAS GENERALES DE
CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA,
según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997, publicada en
Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, que en su Artículo 23,
señala:“ Todas las transacciones y operaciones financieras, presupuestarias
y administrativas deben estar respaldadas con la suficiente documentación
justificativa. En este aspecto se tendrá presente lo siguiente: literal b) Las
autoridades competentes del organismo o entidad adoptarán las medidas
necesarias para salvaguardar y proteger los documentos contra incendios,
sustracción o cualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su
reproducción no autorizada”; esta situación indica que no se cumplen con los
mecanismos de control interno en cuanto al área utilizada para el reguardo de los
documentos.
3.1.16. Se comprobó, en el Departamento de Ordenación de Pago que existen
formatos de órdenes de pago impresos pre numerados, que no son utilizados por
la mala calidad del material, elaborando la orden de pago en papel bond sin el
orden correlativo impreso, incumpliendo con lo establecido en las NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997, en su
Artículo 27 que señala: “las formas pre-impresas tales como recibos de caja,
ordenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de
contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán numerados correlativamente al momento de su
impresión y sus uso será controlado permanentemente. Lo antes expuesto,
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se origina por ausencia de mecanismos de controles internos, lo que impide que
la información sea confiable y consecutiva, y garantice la legalidad en el control
de las ordenes de pago emitidas en los diferentes ejercicios fiscales.
3.1.17 Se observó que en el Departamento de Compras y Suministros se
procesaron Órdenes de Compras y Órdenes de Servicios sin las firmas y sellos de
la Gerencia de Administración, Departamentos de Compras y Suministros,
Gerencia de Planificación y Presupuesto por lo que se incumple con lo
establecido en la LEY ORGÁNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
publicada en Gaceta Oficial Nº 2818 del 01de julio de 1981, en su Artículo 18 ,
numeral 8: “El sello de la oficina. El original del respectivo instrumento
contendrá la firma autógrafa del o de los funcionarios que la suscriban. En el
caso de aquellos actos cuya frecuencia lo justifique, se podrá disponer
mediante decreto, que la firma de los funcionarios sea estampadas por
medios mecánicos que ofrezcan garantías de seguridad” y LAS NORMAS
GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA, Resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: ” El Control Interno de cada organismo o entidad debe
organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados
de sistema y estar constituido por las políticas y normas formalmente
dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados, y los
recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes:
Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la
información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes
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expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control interno, lo que
imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las operaciones
administrativas.
CUADRO Nº 9
ORDENES DE COMPRAS Y SERVICIOS SIN FIRMA Y SELLOS
PROVEEDORES FECHA
ORDEN DE
SERVICIO
N°
ORDEN DE
COMPRA
N° MONTO
OBSERVACIONES
NºSIN FIRMA
SIN
SELLO OMISIONES
1 PCTA C.A. 05/04/2010 103 27.720,00 X X Gerente de Administración
2 Asoc. Cooperativa La Pañota 08/02/2010 7 11.856,00 X X Gerencia Administración y Unidad Usuaria
3 Materiales Los Andes 06/04/2010 152 40.279,66 X X Gerente de Administración
4 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 107 4.082,42 X Unidad Usuaria
5 Taller y Creaciones Yegag C.A 12/04/2010 163 24.626,43 X Gerencia Administración y Unidad Usuaria
6 Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X Contrato Alcalde
7
Sonido Impacto 22 04/03/2010 3 10.080,00 X X
Departamento de Compras y Suministros , y
Unidad Usuaria
8 D´OASIS C.A. 10/05/2010 186 12.071,36 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
9 D´OASIS C.A. 10/05/2010 187 4.211,20 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
10 Auto Repuestos Accel C.A. 08/01/2010 95 560,00 X X Unidad Usuaria
11 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 94 640,00 X X Unidad Usuaria
12 Auto Repuestos Accel C.A. 15/01/2010 63 540,00 X X Unidad Usuaria
13 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 26 1.489,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad
Usuaria
14 Auto Repuestos Accel C.A. 01/02/2010 18 3.800,00 X X Unidad Usuaria
PROVEEDORES FECHA
ORDEN DE
SERVICIO
N°
ORDEN DE
COMPRA
N° MONTO
OBSERVACIONES
NºSIN FIRMA
SIN
SELLO OMISIONES
15 Auto Repuestos Accel C.A. 18/01/2010 97 14.000,00 X X Unidad Usuaria
16 Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 213 52.065,00 X Gerencia de Planificación y Presupuesto -
Gerencia de Administración
17 FERRECASA 02/02/2010 200 11.198,95 X X Departamento de Compras y Suministros
18 Carlos Luis Bovea 20/05/2010 231 52.200,00 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto
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19 González Q. Juan Diego 11/02/2010 24 18.000,00 X Gerente de Administración
20 Carlos Luis Bovea 02/11/2010 374 3.516,32 X X Gerencia de Planificación y Presupuesto -
Gerencia de Administración
21 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 399 17.300,00 X X Departamento de Compras y Suministros -
Gerencia de Administración
22 Producciones Lucaben 30/11/2010 336 55.776,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto - Unidad
Solicitante
23 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X Unidad Usuaria
24 Castillo Rojas Widly 25/02/2010 30 784,00 X Unidad Solicitante
25 C.A. Sistemas Financieros 17/06/2010 227 177.527,00 X X Gerencia Planificación y Presupuesto
26 Ferrecasa 19/08/2010 337 15.794,08 X X Gerencia de Administración
27 Ferrecasa 19/08/2010 280 3.111,67 X X Gerencia de Administración
28 Andina de Sistema C.A. 09/09/2010 342 4.027,99 X X Gerencia Planificación y Presupuesto
29 Widly Otoniel Castillo R 02/09/2010 253 1.831,01 X Gerencia Planificación y Presupuesto
30 Ferrecasa 02/02/2010 280 8.038,97 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
31 Ferrecasa 02/02/2010 247 222,67 X X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
32 Ferrecasa 02/02/2010 281 X X Gerencia Administración
33 Ferrecasa 16/03/2010 245 824,58 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
34 Ferrecasa 10/03/2010 283 10.470,13 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
35 Ferrecasa 10/03/2010 284 7.267,19 X Gerencia Administración y Gerencia de
Planificación y Presupuesto
36 Ferrecasa 04/06/2010 286 8.758,24 X Gerencia de Administración
37 Ferrecasa 04/06/2010 285 20.183,52 X Gerencia de Administración
3.1.18 Se evidenció disparidad en las cantidades registradas en los libros de
compras y servicios con respecto a las órdenes emitidas, como se detallan a
continuación:
CUADRO Nº 10
PROVEEDORESORDENES DE PAGO
EMITIDASORDENES DE COMPRAS Y
SERVICIOSREGISTROS EN LIBROS ORDENES
COMPRAS Y SERVICIOS
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Nº
NUM (Nº) FECHA
NÚM (N°) FECHA
MONTO + IVA
CANTIDADBs.
FECHA DE ENVIO A GERENCIA DE ADMINISTRACION
AUTO REPUESTOS ACCEL 22/05/2010 213 29/01/2010 46665,01 52.065,00 * 16/06/2010
1 2544
2 FERRECASA 2622 26/06/2010 200 02/02/2010 11579,11 11.198,95 18/06/20103 CARLOS LUIS
BOVEA 5842 22/12/2010 399 04/02/2010 16742,15 17.300,15 20/12/2010
Lo que contraviene las Normas Generales de Control Interno de la Contraloría General
de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril de 1997,
publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su Artículo 3:
“El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a
conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituido por
las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y procedimientos
efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y materiales,
cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos
siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad
de la información presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”.
3.1.19 Se observó que la Orden de Compra número 318 de fecha 27/08/10 por
Bs. 4.849,20 a nombre de Creaciones Neduymari, no está registrada en el libro de
compras, en su lugar aparece registrado el proveedor Andina de Sistema C.A. con
un monto de Bs. 453.60, lo que presenta vacios u omisiones en la información conforme
a los sistemas, métodos y procedimientos utilizados lo que no garantiza la coherencia en
la información, de esta manera contraviene Normas Generales de Control Interno de la
Contraloría General de la República, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de
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abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: “El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y
técnica”. Lo antes expuesto indica que hay ausencia de los mecanismos de control
interno, lo que imposibilita verificar la legalidad, sinceridad y veracidad de las
operaciones administrativas.
3.1.20 Se evidenció que las Ordenes de Pago procesadas incluyen las Órdenes de
Compra y/o Servicios anexas al trámite administrativo, sin desglosar las copias, por lo
que, no son enviadas a las unidades correspondientes, lo que contraviene la LEY
ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Y DEL SISTEMA
NACIONAL DE CONTROL FISCAL en su Artículo 39 señala: “Los gerentes, jefes o
autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo
especifico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas
constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de
control interno a que se refiere al Artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y
actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las
mismas, bajo su directa supervisión”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un
adecuado sistema de control interno.
3.1.21 Se evidenció que la Orden de Compras Nº 000407 de fecha 20/12/10, a nombre
INFORME DEFINITIVO Página 40
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de Computel Glorias Patrias, no presenta el código presupuestario. Lo que contraviene
LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de fecha 30 de abril
de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio de 1997 en su
Artículo 3: ”El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con
arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar
constituido por las políticas y normas formalmente dictadas, los métodos y
procedimientos efectivamente implantados, y los recursos humanos, financieros y
materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse al cumplimiento de
los objetivos siguientes: Literal b) Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y
oportunidad de la información presupuestaria, financiera, administrativa y
técnica”. Lo antes expuesto, indica la ausencia de un adecuado sistema de control
interno.
3.1.22 Se comprobó que se tramitaron Órdenes de Compras y Servicios sin su
respectivo número correlativo impreso y la Requisición u Órdenes de Pedido anexas no
presentan la fecha de emisión ni están pre numeradas de forma impresa, lo que
contraviene las NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO DE LA
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, según resolución Nº 01-00-00-015 de
fecha 30 de abril de 1997, publicada en Gaceta Oficial Nº 36229, de fecha 17 de junio
de 1997 en su Artículo 27. Señala: “ Las formas pre- impresas tales como recibo de
caja, órdenes de compra y venta, facturas, cheques, comprobantes de asientos de
contabilidad y demás documentos que se utilicen para la sustentación de
operaciones, serán enumerados correlativamente al momento de su impresión y
su uso será controlado permanentemente. y Artículo 3: ”El Control Interno de cada
organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios
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generalmente aceptados de sistema y estar constituido por las políticas y normas
formalmente dictadas, los métodos y procedimientos efectivamente implantados,
y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento
coordinado debe orientarse al cumplimiento de los objetivos siguientes: Literal b)
Garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidad de la información
presupuestaria, financiera, administrativa y técnica”. Lo antes expuesto, indica la
ausencia de un adecuado sistema de control interno. Las mismas se detallan a
continuación:
CUADRO N° 11
ORDENES DE COMPRA PROCESADAS CON ÓRDENES DE PEDIDO Y ÓRDENES DE SERVICIO ANEXA, SIN FECHA
INFORME DEFINITIVO Página 42
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3.1.23 Se constató la ausencia del Registro de Proveedores actualizado y Lista de
Precios de los artículos de mayor consumo. Omitiendo lo establecido en LA REFORMA
DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DEL CONCEJO Y LA ALCADIA
DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO MERIDA publicada en Gaceta Municipal
Extraordinaria Nº 95 año IV el 17 de julio de 2003, en el numeral 2 de las Funciones del
INFORME DEFINITIVO Página 43
PROVEEDORES
FECHA
ORDENES
COMPRAS Y
SERVCIOS
Nº ORDEN DE
SERVICIO
Nº ORDEN DE
COMPRA
MONTO ORDENES DE
COMPRAS Y SERVICIOS
Nº ORDENES DE PEDIDO O
REQQUISICION SIN FECHAS
1 Asociación Cooperativa La Patriota 08/02/210 X 7 11.856,00 X
2 Corporación Arfa 02/07/2010 X 338 125.595,36 X
3 Corporación Arfa 29/09/2010 X 339 5.598,88 X
4 Corporación Arfa 06/07/2010 X 323 10.500,00 X
5 Corporación Arfa 20/09/2010 X 336 16.296,00 X
Nº
PROVEEDORES
FECHA
ORDENES
COMPRAS Y
SERVCIOS
Nº ORDEN DE
SERVICIO
Nº ORDEN DE
COMPRA
MONTO ORDENES DE
COMPRAS Y SERVICIOS
ORDENES DE PEDIDO O
REQQUISICION SIN FECHAS
6 Corporación Arfa 18/10/2010 X 353 74.178,19 X
7 Corporación Arfa 18/10/2010 X 354 43.915,29 X
8 D´Oasis C.A. 10/05/2010 X 187 4.211,20 X
9 Auto Repuestos Accel C.A. 03/09/2010 X 303 105.600,00 X
10 Auto Repuestos Accel C.A. 29/01/2010 X 213 46.665,01 X
11 Ferrecasa 02/02/2010 X 200 11.759,11 X
12 Carlos Luis Bovea 04/02/2010 X 400 7.400,00 X
13 Producciones Lucaben 01/11/2010 324 75.040,00 X
14 Sistemas Financieros C.A. 17/06/2010 X 227 177.527,89 X
15 Topaca C.A. 01/12/2010 X 393 1.060,57 X
16 Ferrecasa C.A. 10/05/2010 X 276 23.627,45 X
17 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 285 8.738,24 X
18 Ferrecasa C.A. 04/06/2010 X 286 20.183,52 X
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Departamento de Compras y Suministros que señala lo siguiente: “Mantener un
registro de proveedores y Numeral 3. Mantener un listado de precios de los
artículos de mayor consumo”; y la LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
en su Artículo 38 “El sistema de control interno que se implante en los entes y
organismos a que se refieren el artículo 9, numerales 1 al 11, de esta Ley, deberá
garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la
elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los
responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes: numeral
4, que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas
en otras leyes.” Tal situación indica la ausencia de un adecuado sistema de control
interno, lo que trae como consecuencia procedimientos no ajustados a la normativa
legal.
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CAPITULO I
4. ALEGATOS DEL ENTE AUDITADO
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