View
246
Download
11
Category
Preview:
Citation preview
InovasiInovasi LayananLayananpadapada LPSE LPSE ProvinsiProvinsi JawaJawa BaratBarat
Balai LPSE Provinsi Jawa Barat2011
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI BAGAN STRUKTUR ORGANISASI
KEPALAKEPALA
JabatanJabatanFungsionalFungsional
KasiKasiLayananLayananInformasiInformasi
KasiKasiPendayagunaanPendayagunaandandan DukunganDukungan
TIKTIK
KasubagKasubagTata UsahaTata Usaha
Admin (Admin (SistemSistem, , AplikasiAplikasi, , dandanJaringanJaringan) 3) 3
HelpHelpddeskesk (5)(5)VerifikatorVerifikator (3)(3)
PrakomPrakom (0)(0)ArsiparisArsiparis (0)(0)
PengelolaanPengelolaanKeuanganKeuangan & & BarangBarang (1)(1)
PersonilPersonil LPSE [1]LPSE [1]
IKA MARDIAHDEDI KUSWANDI
3
TATA BINA UDIN
ANDHYPURWOKO
Kepala Balai LPSE
Kasubag Tata Usaha
Kasi Pendayagunaan & Dukungan TIK
Kasi Layanan Informasi
PersonilPersonil LPSE [2]LPSE [2]
helpdesk verifikator
4
Dari Darohman
Ruslan
Rachmat T.
SyariefHendra
Tanti Sulianti
Eka Zulandari
Dadang H.
PersonilPersonil LPSE [3]LPSE [3]
Admin Tata usaha
5
Admin Sistem
Rachmad H.
Fera Tri Hartanti
Admin Aplikasi
Asep Suryadi
Admin Jaringan
Margo Raharjo
Staf Administrasi
PeningkatanPeningkatan LayananLayanan RegistrasiRegistrasidandan VerifikasiVerifikasi RekananRekanan
Inovasi yang Telah Dilaksanakan di LPSE Provinsi Jawa Barat
6
1. 1. PerubahanPerubahan ProsesProses
Layanan melibatkan semua personil pada Balai LPSE (satpam, helpdesk, verifikator, admin dan pelaksana padaSubbag TU serta semua pejabat struktural);
Perubahan paradigma pelayanan: menempatkan rekanansebagai citizen (warga Negara) bukan customer (pelanggan);
Menetapkan SOP Layanan;
Menanamkan semangat layanan: ikhlas;
Mereview setiap masalah dan solusinya setiap hari(meeting staff pagi dan sore).
7
ProsesProses AlurAlur PenerimaanPenerimaan RekananRekanan
Rekananditerima
satpam diLobby
RekananMengecek
Persyaratan
Mengisi BukuTamu (Terpisahantara CV dan
PT)
MendapatNomor Antrian
Menuju RuangHelpdesk
8
PengecekanPengecekan didi RuangRuang HelpdeskHelpdesk
Apakah sudahregistrasi online ?
apakah dokumensudah lengkap /
sesuai ?
Rekanan yang telahdisetujui dipanggil, dan dokumen aslidikembalikan serta
mendapat kartutanda lolos
9
ApakahApakah SudahSudah RegistrasiRegistrasi Online ?Online ?
Bila belum, langsung diarahkan ke komputer di ruang bidding.
Pengecekan oleh helpdesk dilakukan dengan menggunakan Pakar Report.
10
Home Home PakarPakar ReportReport11
FiturFitur PencarianPencarian RekananRekanan12
HasilHasil PencarianPencarian RekananRekanan13
ApakahApakah DokumenDokumen SudahSudahLengkapLengkap//SesuaiSesuai ??
Disiapkan lembar checklist persyaratan. Bila sesuai, Helpdesk menyerahkan berkas kepada verifikator di ruang verifikasi.
Apabila tidak lengkap/sesuai, berkas dikembalikan kepada rekanan
14
15
Ceklist Kelengkapan DokumenCeklist Kelengkapan DokumenNo Uraian Asli Copy Keterangan
1 - Formulir Keikutsertaan
- Penunjukan Admin
2 - Surat Kuasa
- Pengangkatan Pegawai
- KTP Kuasa/Pembawa Dokumen
3 - Formulir Pendaftaran
4 KTP Direktur
5 NPWP Perusahaan
6 - SIUP
- IUJK
- SBU
- PAK
- PAB
- IUI/TDI
7 TDP
8 - SITU
- DOMISILI
- HO/IG/UUG
9 - PKP
10 - Akta
- Kepmenkumham
- Map
RekananRekanan yang yang TelahTelah DisetujuiDisetujui
Nomor Antriannya dipanggil,
Dokumen asli dikembalikan
Mendapat kartu tanda lolos.
16
2. 2. DukunganDukungan PeralatanPeralatan dandanAplikasiAplikasi
Banner yang memuat Syarat Verifikasi dan Tata Cara Registrasi online di pintu masuk kantor,
Meja penerimaan di lobby dan meja untuk merapikandokumen,
Meja layanan helpdesk, komputer 2 di meja helpdesk,
Lembar checklist,
Komputer di masing-masing verifikator (3 unit)
Aplikasi yang membantu helpdesk untuk pengecekanrekanan adalah Pakar Report
17
Banner Banner SyaratSyarat VerifikasiVerifikasi18
Banner Cara Banner Cara MendaftarMendaftar dandan MejaMejadidi LobbyLobby
19
3. 3. KebutuhanKebutuhan BiayaBiaya
Membuat banner 2 @ Rp. 70.000,-= Rp. 150.000,-
Membuat kartu antrian Rp. 100.000,-
Meja layanan helpdesk: Rp. 9.000.000,-
Komputer di meja layanan helpdesk 2 unit (sudah tersedia)
Kertas untuk checklist persyaratan Rp. 2.500.000,- (untukperbanyakan formulir selama 1 tahun)
Cetak kartu lolos verifikasi Rp. 2.500.000,- (untuk 2.500 rekanan/tahun).
Buku Tamu Rp. 300.000 (6 buah per tahun)
20
4. 4. ManfaatManfaat
Mempercepat dan memudahkan layanan (rekanan yang disetujui rata-rata per minggu 100 perusahaan);
Meningkatkan semangat kerja;
Membangun kekompakan tim
21
5. 5. DurasiDurasi WaktuWaktu ImplementasiImplementasi
Persiapan dimulai sejak Pebruari 2011 dan telah berjalan sesuai SOP mulai awal Maret 2011
22
6. 6. TantanganTantangan yang yang DihadapiDihadapi
Jumlah rekanan yang mendaftar setiapminggu antara 350 s.d. 400 perusahaan, tidak sebanding dengan jumlah personilhelpdesk (3) dan verifikator (3);
Rekanan yang memaksa untuk diverifikasi, padahal persyaratan tidak lengkap/sesuai;
Error pada aplikasi SPSE misalnya antrian e-mail, sehingga konfirmasi e-mail dari sistemke Rekanan terlambat diterima
23
SaranaSarana dandan PrasaranaPrasarana
24
Peralatan KerjaPeralatan Kerja
• 2 unit Komputer
• 1 line Telepon
Di Meja Helpdesk
• 4 unit Komputer
• 1 unit Printer• 1 unit Scanner
Di Ruang Verifikator
• 5 unit Komputer
• 5 unit Scanner• 16 unit Kursi
TungguDi Ruang Tunggu/Bidding Room
25
Front OfficeFront Office26
Ruang HelpdeskRuang Helpdesk27
Ruang Tunggu dan Ruang BiddingRuang Tunggu dan Ruang Bidding28
Ruang VerifikatorRuang Verifikator29
Meja Pemeriksaan Kelengkapan Meja Pemeriksaan Kelengkapan DokumenDokumen
30
Pelayanan VerifikasiPelayanan Verifikasi31
Klarifikasi DokumenKlarifikasi Dokumen32
Ruang MeetingRuang Meeting
6/3/2011 33
Terima Kasih
Dago Pakar Permai VI No. 20 Bandung
No. Tlpn/Fax : 022-2536093/022-82521053(022) 61114013 (mobile)
E-mail : helpdesk@lpse.jabarprov.go.idinfo@lpse.jabarprov.go.id
34
Recommended