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Interkulturelles Projektmanagement
Projektmanagement Grundlagen &
Planungstechniken
Dipl.-Ing. Thorsten Giehler
AgendaGrundlagen des Projektmanagements
Definition „Projekt“ Definition „Projektmanagement“ Phasen eines Projektes Projektorganisation
PM Planungstechniken Nicht-ökonomische Planungstechniken
(Netzplantechnik, Nutzwertanalyse, ZOPP) Ökonomische Planungstechniken
(Investitionsrechnung)
Beispiele für Projekte Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 - 1550 v. Chr.)
z.B. Cheops-Pyramide• 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader• 20 Jahre Bauzeit • ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven
Turmbau zu Babel (600 v. Chr.)• Stufentempel in den Himmel• Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer
Sprachverwirrung Manhattan-Project (1941 - 45) Apollo-Programm (1968 - 1972)
• Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969)• 2.000 Institutionen und Firmen• 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $
Drei-Schluchten Staudamm
Beispiele für ProjekteProjekte in Unternehmen
Entwicklung eines neuen Produktes Entwicklung einer neuen Serviceleistung Abwicklung eines Kundenauftrags Neuorganisation der Firma / einer Abteilung Entwicklung / Einführung eines neuen
InformationssystemsUnternehmensüberschreitende Projekte
Anlagenbau Infrastrukturprojekte Entwicklungszusammenarbeit Unternehmensfusionen
Merkmale von Projekten
Komplexi-tät
ProjektklareZielsetzung
Inter-disziplinär
begrenzteRessourcen
Risiken
Einmalig-keit
Innovation, Neuartigkeit
Termin
Definition „Projekt“
Zielvorgabe Zeitliche, finanzielle, personelle und andere
Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben Projektspezifische Organisation“ [DIN
69901]
„[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B.
Ist eine Diplomarbeit ein Projekt?Eindeutiges „JA“
Einmaligkeit des VorhabensHohe KomplexitätZeitliche Begrenzung Klare ZielsetzungBegrenzte RessourcenBesondere RisikenNeuartige, außergewöhnliche Aufgabe
Wann liegt kein Projekt vor?Immer wieder vorkommende
RoutinetätigkeitenStandard-Aufgaben, die von einer Person
oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden können
Regelmäßige Betriebsabläufe Beispiele: Verkauf von Waren Serienherstellung des neuen Modells: kein ProjektABER: Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt Optimierung der Scheinwerfer: Projekt
Projektbeispiel: SoftwareentwicklungSchlechte Performance
*) Quelle: IT Management, 3/2000
16,2%
52,7%
31,1%vor Projektabschlußeingestellt
gepantes Budgetdeutlich überschritten(durchschnittlich 189%)
zeitlich und finanziellund vom Funktions-umfang her im Rahmen
Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte
13,9%
2,4%
2,9%
5,3%
7,2%
7,7%
8,2%
9,6%
13,0%
13,9%
15,9%Einbeziehung der Anwender
Unterstützung des Managements
Genaue Anforderungsbeschreibung
Passende Planung
Realistische Erwartungen
Kleine Projektschritte (Meilensteine)
Kompetente Mitarbeiter
Eigene Leitung
Klare Visionen und Vorgaben
Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter
Andere Gründe*) Quelle: IT Management, 3/2000
Projekt-Management
Projekt Einmaligkeit Komplexität Klares Ziel Begrenzte Ressourcen Risiko
Management Führung Zielsetzung Organisation Planung Kontrolle & Steuerung
+
Projekt-Management
Definition „Projektmanagement“
„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln
für die Abwicklung eines Projektes.“[DIN 69 901]
Projektmanagement Führungsaufgaben Zieldefinition
Kontrolle und Steuerung
Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung
Führungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter
Besprechungs- und Präsentationstechniken
Entscheidungsfindungstechnik Führungsmittel Projektplanungs- und
Steuerungssysteme(Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)
PM-BereicheProjektkoordinations-ManagementProjektumfangs-ManagementProjekttermin-ManagementProjektkosten-ManagementProjektqualitäts-ManagementProjektpersonal-ManagementProjektkommunikations-ManagementProjektrisiko-ManagementProjektbeschaffungs-Management
Das magische Dreieck des PM
Die drei Kernziele des PMs sind abhängig voneinander.Eine höhere Qualitätsforderung hat z.B. Auswirkungen auf Termin und Kosten.
Termin Kosten
Qualität/Funktionalität
Steuerung
Projektverlauf: Phasenkonzept
Projekt läuft in mehreren Phasen abHauptphasenPCM
Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes
Definition Planung Durch-
führung &
Kontrolle Abschluss
OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Funktionale Organisation - Organisationsmodell: Funktionale Organisation
Leitung
Produktion Finanzen Absatz
(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Verrichtung!(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Verrichtung!
OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Divisionale Organisation- Organisationsmodell: Divisionale Organisation
Leitung
Geschäfts-kunden
Privat-kunden
öffentlich rechtlicheKunden
(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Objekt(Haupt-) Abteilungen gebildet nach dem Merkmal Objekt(z. B. Produktgruppen, Märkte, Kundengruppen, Regionen)(z. B. Produktgruppen, Märkte, Kundengruppen, Regionen)
Sie wird auch Spartenorganisation genannt!Sie wird auch Spartenorganisation genannt!
OrganigrammOrganigramm- Organisationsmodell: Matrixorganisation- Organisationsmodell: Matrixorganisation
Leitung
AsienAbteilung
Personal
EuropaAbteilung
NordamerikaAbteilung
Buchhaltung Marketing Einkauf Öffentlichkeit
(Haupt-) Abteilungen gebildet nach 2 Merkmalen!(Haupt-) Abteilungen gebildet nach 2 Merkmalen!
OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Einliniensystem - Organisationstyp: Einliniensystem (Stammorganisation)(Stammorganisation)
Jede nachgeordnete Stelle erhält WeisungenJede nachgeordnete Stelle erhält Weisungenvon nur einer vorgesetzten Stelle!von nur einer vorgesetzten Stelle!
Leitung
Organisations-bereich 1
Ausführungs-stellen
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Stab-Linien-System- Organisationstyp: Stab-Linien-System
Leitung
Organisations-bereich 1
Ausführungs-stellen
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
Stab
Einlinien-System + Stabsstelle!Einlinien-System + Stabsstelle!
Eine Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis. Eine Stab besteht aus Stellen ohne Weisungsbefugnis. Er unterstützt die Linie durch entscheidungsvorbereitende AufgabenEr unterstützt die Linie durch entscheidungsvorbereitende Aufgaben. .
OrganigrammOrganigramm- Organisationstyp: Mehrliniensystem- Organisationstyp: Mehrliniensystem
Leitung
Organisations-bereich 1
Ausführungs-stellen
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
Einige oder alle nachgeordneten Stelle erhalten Einige oder alle nachgeordneten Stelle erhalten Weisungen von mehreren vorgesetzten Stellen!Weisungen von mehreren vorgesetzten Stellen!
Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit
Klare Zieldefinition mit fester Terminierung Sorgfältige detaillierte Planung Feste Ressourcen (Personen aus
unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden
Klare Verantwortlichkeiten Flexible, auf die jeweilige Problemstellung
ausgerichtete OrganisationSicherstellung, dass die vorhandenen
Ressourcen optimal eingesetzt werden Schafft einen abteilungsübergreifenden
Blick
Stabs-ProjektorganisationStabs-Projektorganisation(auch Einflußorganisation oder „Einfluß-PM“)(auch Einflußorganisation oder „Einfluß-PM“)
Leitung
Organisations-bereich 1
Ausführungs-stellen
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
StabProjekt-
leiter
Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?
Matrix - ProjektorganisationMatrix - Projektorganisation
Leitung
Organisations-bereich 1
Ausführungs-stellen
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
Stab
Projekt-leiter
Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?
Autonome ProjektorganisationAutonome Projektorganisation
Leitung
Organisations-bereich 1
Organisations-bereich 2
Organisations-bereich 3
Ausführungs-stellen
Ausführungs-stellen
Stab
Projekt-leiter
Projekt-ausschuß
Ausführungs-stellen
Projekt-team
Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?Was sind die Vor- und Nachteile dieser Organisationsform?
Art der Projekt- organisation(PO)
Vorteile Nachteile
Reine PO
PL hat volle Kompetenz Kürzeste Kommunikationswege
und geringster „Overhead" optimale Ausrichtung auf das
Projektziel
Versetzungsprobleme nach Projektende Gefahr von Parallel-Entwicklungen im Projekt und in benachbarter Linie
Matrix-PO
Schnelle Zusammenfassung von interdisziplinären Gruppen
Förderung des Synergieeffekts keine Versetzungsprobleme bei
Projektbeginn und -ende
Stabs-PO
Geringste Veränderung in der bestehenden Organisation
relativ gute Nutzung der Personalkapazitäten
PL hat kaum Weisungsbefugnis Hoher Koordinierungsaufwand
Projekt-Managementin Linie
Alle Vorteile der reinen Projektorganisation
Keine Notwendigkeit von Personalversetzung
Nur kleinere Entwicklungsaufgaben möglich
Nicht immer das fachlich und qualitativ richtige Personal verfügbar
problematische Kompetenzabgrenzung
Hohe Konfliktträchtigkeit zwischen Projekt
und Linie
Projekt-Aufbauorganisationsformen im Vergleich
Wie entsteht ein Team? Forming (Verhalten/Atmosphäre: höflich, gespannt,
unpersönlich) Storming (Cliquenildung, Konfrontation) Norming (Entwicklung neuer Verhaltensweisen, feed-
back) Performing (ideenreich, leistungsfähig, offen,
solidarisch)
Konfliktlösungsmethoden & Konfliktfähigkeit (Flucht, Kampf, Delegation, Kompromiß, Konsens)
Vorteile des Teams: Großes Entdeckungspotential, viel Erfahrung, Stimulierung individueller Assoziationen, weniger Widerstand bei Durchsetzung
Nachteile: langwierige Entscheidungsfindung, Gefahr risikoreicherer Entscheidungen
PM-TechnikenKreativitätstechniken: Visionen- bzw.
Ideensammlung (Brainstorming, Metaplan) IST-Analysetechniken: IST-Aufnahme und
Problemanalyse (Portfolioanalyse, SWOT, Einflussmatrix, Achsendiagramm etc.)
Entscheidungstechniken (Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen, Nutzwertanalyse, ZOPP)
Zeitplanungstechniken (Netzplan, Balkendiagramm)
Monitoringtechniken (Netzplan, ZOPP)Verhandlungstechniken (To-Do-Liste)Präsentationstechniken
Weitere PM-GrundbegriffeMeilensteine
Meilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse Wichtig, wesentlich für ProjekterfolgÜberprüfbarEindeutig festgelegtIm Voraus definiert
Meilenstein-Termin: FertigstellungsterminWerden im Rahmen der Projektplanung ermittelt
Teilprojekt Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung
in sog. Teilprojekte mit Teilprojektleitern Projektstrukturplan
Weitere PM-Grundbegriffe Programm
Reihe von Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiel: Apollo-Programm)
Projektportfolio Alle Projekte eines Unternehmens oder eines
Geschäftsbereichs Kickoff
Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes» Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter» Klärung der Ziele
Brainstorming Grundregeln
Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Kritik ist grundsätzlich verboten Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die
eines Einzelnen, zu betrachten Basis und Ablauf
Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend
Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten
Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee
To-Do-Liste
Termin BeteiligteVerantwort-licherAktivität
Festlegung der durchzuführenden AktivitätenWer? - macht was? – mit wem? - bis wann?
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