View
239
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Introductiebrochure voor nieuwe
medewerkers en studenten (A2)
Studiesecretariaat Hartcentrum Hasselt
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 2
Versie augustus 2018
Welkom
Het team van het Studiesecretariaat Cardiologie heet je van harte welkom. Wij zullen ons best doen
opdat jij je zo snel mogelijk thuis voelt in onze groep.
Deze brochure biedt je een eerste kennismaking met onze dienst. De volgende pagina’s geven je
een overzicht van de gebruiken, modaliteiten en afspraken. Zo kan je je op een vlotte en aangename
manier inwerken op onze dienst.
Uiteraard staan niet alle details in deze brochure. Als je nog vragen hebt of meer informatie wenst,
kan je altijd terecht bij een collega. Geef gerust een seintje, want jouw opvang en begeleiding
behoren tot ons takenpakket en zijn ook onze verantwoordelijkheid.
We wensen je alvast veel werkgenot en veel succes!
Voornaamste stelregel:
als je twijfelt, vraag dan hulp!
Dit doe je beter te vroeg dan te laat
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 3
Inhoud 1. Voorstelling van de studiedienst Cardiologie .................................................................................. 4
1.1. Algemeen ................................................................................................................................. 4
1.2. Locatie ..................................................................................................................................... 4
1.3. Plaats binnen de organisatie ................................................................................................... 5
1.4. Het multidisciplinair team ....................................................................................................... 6
1.5. Specialismen .......................................................................................................................... 10
1.6. Afdelingsopdrachten ............................................................................................................. 11
2. Procedures en protocollen ............................................................................................................ 13
2.1. SOP’s ...................................................................................................................................... 13
2.2. Medisch-verpleegkundige technieken .................................................................................. 13
2.3. Studiespecifieke aandachtspunten ....................................................................................... 13
3. Communicatie ............................................................................................................................... 16
3.1. Telefonie ................................................................................................................................ 16
3.2. ICT .......................................................................................................................................... 16
3.3. Extra informatie ..................................................................................................................... 16
4. Personeelsinformatie .................................................................................................................... 17
4.1. Ziekenhuisbreed .................................................................................................................... 17
4.2. Dienstspecifiek ...................................................................................................................... 18
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 4
1. Voorstelling van de studiedienst Cardiologie
1.1. Algemeen
Binnen de dienst cardiologie staat een gemotiveerd team van 6 studiemedewerkers in voor de
opvolging van de verschillende klinische studies. De studiemedewerkers coördineren zelfstandig
diverse onderzoeksprojecten, voeren prospectie en screening uit van patiënten en fungeren als spil
tussen de cardioloog, de huisarts en de patiënt inzake de lopende studies. Daarnaast worden heel
wat administratieve en verpleegtechnische handelingen uitgevoerd waaronder het opnemen van
fysische parameters, afname van ECG en bloedstalen, verzorgen van de briefwisseling met de
huisarts en met de ethische toetsingscommissie, het uitvoeren van patiënten follow-ups en het
kritisch analyseren van datarapportage.
1.2. Locatie
Het studiesecretariaat ligt op de 1ste verdieping van de G-vleugel. De verschillende studie lokalen
bevinden zich op de gang waar ook de raadplegingen van cardiologie doorgaan. De twee bureaus
(G116 en G117) bevinden zich op het einde van deze gang. Vooraan bevindt zich het
onderzoekslokaal van de studiedienst (G124). Er kan vaak ook gebruik gemaakt worden van
raadpleging 3 (G119).
Grondplan afdeling
De overige diensten van cardiologie bevinden zich hoofdzakelijk op de tweede verdieping van de A-
vleugel (A2, B2, CCU, cathlab, functiemeting) en in de achterbouw van Huis 9 (telemonitoring,
studenten, dokterslokaal). Ook hier zijn de studiemedewerkers regelmatig te vinden.
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 5
Grondplan Campus Virga-Jesse
1.3. Plaats binnen de organisatie
Onze afdeling maakt deel uit van de zorgcluster Circulatie & vitale organen.
Deze zorgcluster bestaat uit de volgende diensten:
• Cardiologie
• Cathlab
• Pneumologie
• Thoracale heelkunde: Cardiologische / Pneumologische heelkunde
• Vasculaire heelkunde
• Hart-, long- en vaatrevalidatie
• ICCU Hartbewaking
• Endocrinologie
• Nefrologie en dialyse
• Infectieziekten & immuniteit
• Zorgprogramma cardiale pathologie
Management
Medisch manager Dr. Jos Vandekerkhof 011 33 71 10 jos.vandekerkhof@jessazh.be
Zorgmanager Els Nelissen 011 33 51 86 els.nelissen@jessazh.be
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 6
1.4. Het multidisciplinair team
Het studiesecretariaat
Diensthoofd
Arne Janssen
Studiecoördinator
Julie Bollen
Studiecoördinator
Emily Dekimpe
Studiecoördinator
Nele Mommen
Studiecoördinator
Annick Schoonis
Studiecoördinator
Gregory Van Genechten
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 7
Het medisch team
Medisch diensthoofd Cardioloog-revalidatiearts
Prof. Dr. Paul Dendale
Interventiecardioloog
Dr. Edouard Benit
Cardioloog-elektrofysioloog
Dr. Dagmara Dilling-Boer
Cardioloog-echografist
Dr. Robert Geukens
Cardioloog-echografist
Dr. Lieven Herbots
Cardioloog - elektrofysioloog – geneticus Dr. Pieter Koopman
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 8
Cardioloog – revalidatiearts
Dr. Veerle Reenaers
Cardioloog-elektrofysioloog
Dr. Joris Schurmans
Cardioloog
Dr. Didier Stroobants
Cardioloog-hartfalenspecialist
Dr. Philippe Timmermans Junior
Cardioloog-intensivist
Dr. Philippe Timmermans Senior
Cardioloog-revalidatiearts
Dr. Johan Vaes
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 9
Cardioloog-echografist-hartfalenspecialist
Dr. Jan Verwerft
Cardioloog-elektrofysioloog
Dr. Johan Vijgen
Cardioloog-intensivist
Dr. Pascal Vranckx
Afdelingen en specialisatieverpleegkundigen cardiologie
A2 Kortverblijf
Jacqueline Gauthier
Tel: 011 33 92 51 E-mail: jacqueline.gauthier@jessazh.be
B2 Longstay Cardiologie
Najate Oussaih
Tel: 011 33 92 41 E-mail: najate.oussaih@jessazh.be
CCU + Cathlab
Kris Duchateau
Tel: 011 33 97 31 E-mail: kris.duchateau@jessazh.be
PAN (Pysician Assistant Nurse)
Hanne Verheyen Tel: 011 33 70 55
E-mail: hanne.verheyen@jessazh.be
Nele Thys Tel: 011 33 70 56
E-mail: nele.thys@jessazh.be
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 10
Functiemetingen cardio
Peter Vanvoorden Tel: 011 33 70 41
E-mail: peter.vanvoorden@jessazh.be
Hartfalenverpleegkundigen
Marita Houbrechts Tel: 011 33 70 33
E-mail: marita.houbrechts@jessazh.be
Hanne Goris Tel: 011 33 70 34
E-mail: hanne.goris@jessazh.be
Secretariaat cardiologie
Hilde Rossillon
Tel: 011 33 70 00 (balie) Email: hilde.rosillon@jessazh.be
1.5. Specialismen
Op de studiedienst Cardiologie wordt onderzoek verricht naar alle cardiologische
ziektebeelden, onderzoeken, interventies, behandelingen en devices.
Meest voorkomende ziektebeelden
• Angor
• Acuut coronair syndroom (acuut myocardinfarct, instabiele angina pectoris)
• Hartfalen
• Hartdecompensatie
• Kleplijden
• Hartritmestoornissen: VKF, VT, bradycardie, pauze, tachycardie
• Syncope
• Endocarditis, myocarditis, pericarditis
• Atrium Septum Defect (ASD) en Patent Foramen Ovale (PFO)
Meest voorkomende onderzoeken op cardiologie
• Klinisch onderzoek
• Labo
• Radiologie (NMR, RX, CT, coronarografie)
• Cathlab
o Elektrofysiologisch onderzoek
o Coronarografie
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 11
• Functiemeting
o ECG
o Electrocardiografie met farmaca
o Duplex halsvaten
o TTE: Transthoracale echo, echocardiografie
o Dobutamine-stresstest (met MIBl)
o Inspanningsechografie
o Cyclo-ergometrietest (met MIBl)
o Spiro-ergometrietest
o Late potentialen
o Tilttest
o Autonome functietesten
o Ajmalinetest
o Pacemakeranalyse + ICD analyse
o Bloeddrukmeting
o Holter
o Endoscopie: Transoesofagale echo (TOE of TEE)
o Opvolging hartritme via telemetrie monitoring
Meest voorkomende behandelingen
• Medicamenteus
• Procedures (al dan niet met devices)
o PCI (Percutane Coronaire Interventie)
o Pacemaker implantatie of –vervanging
o Elektrische reconversie
o Ablatie
o ICD implantatie of –vervanging
o PTAV, TAVI
• Operaties
Secundaire preventie
• Cardiale revalidatie
• Telemonitoring
• Voeding en dieet
• Psychologische begeleiding
• Rookstopbegeleiding
1.6. Afdelingsopdrachten
Op de studiedienst cardiologie worden alle studies verdeeld onder de verschillende
studiemedewerkers. Er wordt hierbij rekening gehouden met de huidige drukte van het team en de
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 12
voorkeur van de verschillende teamleden. Doorgaans wordt de studie toegewezen enkele weken
voor de officiële start van de studie (studie initiatie). Er wordt tevens een back-up aangewezen per
studie die kan overnemen in geval van verlof bijvoorbeeld. Onderstaande taken behoren tot de
kerntaken van een studiemedewerker.
Studie opvolging
Binnen de dienst heeft iedere studiemedewerker enkele studies waar hij/zij verantwoordelijk voor is,
samen met de PI’s (verantwoordelijke artsen). De studies worden van het moment van de toewijzing
tot aan de archivering door deze persoon gecoördineerd en opgevolgd. Hij/zij is het eerste
aanspreekpunt en zorgt dat alles goed verloopt en dat alle taken uitgevoerd worden.
Prospectie en screenen patiënten
Het zoeken van geschikte patiënten aan de hand van de criteria van de studie is doorgaans de
verantwoordelijkheid van de studiemedewerker. Voor de studie van start gaat, wordt er een
screeningstrategie afgesproken met de PI. Als enkel de arts patiënten kan aanleveren, moet de
studiemedewerker zorgen dat de studie onder de aandacht blijft bij de artsen en kan deze in de mate
van het mogelijk de patiënten pre-screenen.
Opvolgen van patiënten
Patiënten die worden geïncludeerd in een studie moeten doorgaans gedurende een bepaalde tijd
opgevolgd worden door de studiemedewerker. De organisatie en de uitvoering van deze opvolging
gebeurt door de studiemedewerker.
Technische handelingen
Voor de meeste studies moeten er diverse (verpleegtechnische) handelingen gebeuren bij de
patiënten. Dit zijn onder andere de volgende handelingen: bloednames, ECG afname, urine
staalafname, parameter controle, 6 minuten wandel test, inspuitingen, anamnese, ondersteuning
echografie, …
Administratie
Bij klinisch onderzoek dient alles nauwkeurig geregistreerd en gerapporteerd te worden. Deze
rapportage gebeurt gedeeltelijk elektronisch en gedeeltelijk op papier.
Overige taken
De taken van een studiemedewerker zijn zeer gevarieerd. Ze hebben veelal betrekking tot
organisatie, planning en opvolging. De volgende taken behoren eveneens tot het takenpakket:
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 13
• Contact met (huis)artsen
• Contact met betrokken werknemers/cardiologen
• Afspraken maken met betrokken diensten
• Contact en afspraken maken met firma’s
• Uitwerken van werkdocumenten en overzichten
• Bijwonen en organiseren van vergaderingen (binnen -en buitenland)
• Bijscholing en inwerken in diverse protocols
2. Procedures en protocollen
2.1. SOP’s
De studiedienst heeft diverse ‘standard operating procedures ‘(SOP’s) om de taken en procedures,
die horen bij klinische studies, in kaart te brengen en te standaardiseren. Het is belangrijk dat deze
procedures strikt worden gevolgd om te voldoen aan de Belgische en Europese wetgeving en om te
handelen volgens Glood Clinical Practice (GCP). De SOP’s zijn te raadplegen op de dienst. Er bestaan
SOP’s voor o.a. de volgende procedures:
• Temperatuurbewaking
• Archivering
• Deblindering
• Informed consent
• Medicatiebeheer en logistiek
• Calibratie toestellen
• Audit richtlijnen
• SAE rapportering
• Financiële opvolging studies
2.2. Medisch-verpleegkundige technieken
De procedures van verschillende medisch-verpleegkundige technieken zijn terug te vinden op
JessaZorgnet.
2.3. Studiespecifieke aandachtspunten
Bij een klinische studie wordt er doorgaans een nieuw medicament of een nieuwe interventie
uitgetest, die soms nog niet werd getest op een mens of een patiënt. Dit maakt dat observatie van
uw patiënt zeer belangrijk is. Neem de klachten van de patiënt serieus en neem bij de minste twijfel
contact op met uw PI of een andere cardioloog. Ga na hoe lang de klachten al bestaan, verminderen
of verergeren deze bij bepaalde handelingen (bv. bij inspanning), wat is de ernst van de klachten, etc.
Daarnaast is de anamnese van uw patiënt zeer belangrijk. Welke medische voorgeschiedenis heeft
hij/zij, welke chronische aandoeningen zijn aanwezig, etc.
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 14
Tenslotte is het zeer belangrijk om een goed beeld te hebben van welke medicamenten uw
patiënten inneemt (frequentie, dosis, sinds wanneer). Volg dit ook goed op gedurende de studie
aangezien een verandering van medicatie bepaalde klachten kan veroorzaken, die dan niet door de
studiemedicatie veroorzaakt worden. Hou steeds rekening met alle aspecten die een impact kunnen
hebben op de gezondheid van uw patiënt.
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 15
10 standaarden
In het Jessa Ziekenhuis volstaat patiëntvriendelijkheid niet. We streven bewust naar patiëntgericht- heid. Dat betekent dat je niet enkel passief vriendelijk bent, maar oplossingsgericht en proactief handelt. Door het overtreffen van de verwachtingen van je patiënt zorg je ervoor dat hij niet enkel te- vreden maar ook loyaal is. Als werkinstrument gebruiken we 10 standaarden die aangeven op welke manier je het verschil kan maken in je omgang met patiënten.
1. Zie de mens achter de patiënt: geef de patiënt het gevoel dat hij gezien en gehoord wordt.
2. Toon de mens achter de medewerker: zorg voor een menselijke connectie.
3. Geef informatie in de juiste dosis: doseren en herhalen is de boodschap.
4. Bouw samen aan het zorgverhaal: betrek je patiënt actief bij het proces.
5. Maak er een familieverhaal van: verlies de familie niet uit het oog.
6. Respecteer de privacy: gun de patiënt zijn veilige plek.
7. Maak wederzijdse afspraken: stel je grenzen.
8. Trek als team aan één koord: laat de patiënt voelen dat hij in veilige handen is.
9. Vergeet het eilandgevoel: ga in dialoog met andere diensten.
10.Vertrouw op de expertise van anderen: bundel de krachten met experts buiten de eigen muren.
Meer informatie vind je op Jessanet!
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 16
3. Communicatie
3.1. Telefonie
Alle telefoonnummers, DECT-nummers en e-mailadressen zijn gemakkelijk terug te vinden via
Jessanet, zoekfunctie ‘Wie is Wie’.
Algemene DECT studiebureau cardiologie: Tel: (011 33) 70 30
DECT nummers studiesecretariaat
Julie Bollen 32030
Emily Dekimpe 32031
Arne Janssen 32032
Nele Mommen 32033
Annick Schoonis 32034
Greg Van Genechten 32035
Noodnummers
Brand 9999
M.U.G. 9600
Alarm bij acute agressie 5555
Dringende technische interventie 3333
3.2. ICT
• De introductie van informaticatoepassingen is sterk merkbaar op de dienst. We beschikken
over een aantal vaste pc’s en laptops. Deze geven toegang tot: beddenbeheer (Poema),
elektronisch medicatiebeheer, elektronisch patiëntendossier (GEMS), Ultragenda, Jessa
(Zorg)net, Cybertrack, etc.
• De pc’s worden enkel gebruikt voor professionele doeleinden.
• Iedere medewerker werkt met zijn/haar eigen login (code gebruiker en paswoord).
3.3. Extra informatie
Website: www.jessazh.be
Website Hartcentrum: www.hartcentrumhasselt.be
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 17
4. Personeelsinformatie
4.1. Ziekenhuisbreed
Op Jessanet vind je:
• Algemene personeelsinformatie (ziektemelding, verlof, uurrooster verzekering,
arbeidsreglement,...)
• Informatie over de evaluatieprocedure
• Informatie over de vormingsprocedure
Een groot deel van deze informatie vind je ook in de infomap die je ontvangt bij je aanwerving.
Tijdsregistratie
Het Jessa Ziekenhuis heeft een 38 urenstelsel, waarbij 7u36 per dag gewerkt wordt. Het
studiesecretariaat werkt in dagposten en hanteert de uurrooster G76, met de volgende stam-en
glijtijden:
• Glijtijd: 7:00-9:00
• Stamtijd: 9:00-11:30
• 30’ pauze tss: 11:30-13:00
• Stamtijd: 13:00-15:00
• Glijtijd: 15:00-17:00
Tikklok
Gewerkte uren worden geregistreerd aan de hand van een tijdsregistratiesysteem. Dit
systeem is van toepassing op alle werknemers van de vzw Jessa Ziekenhuis. Alle personeelsleden die
in het tijdsregistratiesysteem zijn opgenomen, worden in het bezit gesteld van een persoonlijke
badge die verplicht gedragen moet worden voor identificatie.
Maandelijks wordt het saldo van tikklokuren afgesloten. Houdt daarom steeds je saldo van
tikklokoveruren goed in de gaten. Tikklokoveruren boven 7u36 worden niet overgedragen
naar de volgende maand. Vraag het afsluitingsrooster op aan je diensthoofd.
Overuren
Overuren zijn uren die gepresteerd worden buiten de glij- en stamtijden. Overuren dienen tot een
minimum beperkt te worden en zullen pas goedgekeurd worden na toestemming van het
diensthoofd.
Teambuilding
Jaarlijkse vinden een aantal activiteiten plaats die variëren van jaar tot jaar, bv. blote
voetentocht, etentje, fietstocht, bezoek modemuseum, etc. Voorlopig heeft nog ieder personeelslid
recht op een halve dag tijdscompensatie.
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 18
Vorming
Vanuit het ziekenhuis worden er momenteel slechts weinig opleidingen gegeven die van toepassing
zijn op studiemedewerkers. Regelmatig worden bijscholingen gegeven binnen cardiologie waar wij
ons voor kunnen inschrijven. Geef zelf aan als er opleidingen (interne of externe) zijn die je nodig
acht of die je graag zou volgen. Vormingen worden enkel goedgekeurd na overleg met het
diensthoofd.
Ziekte
Bij ziekte dien je zo snel mogelijk te verwittigen. Neem telefonisch contact op met de dienst
vòòr de aanvang van de shift. Verwittig ook steeds je diensthoofd om de afwezigheidsduur
door te geven nadat je bij een arts bent geweest. Ook de personeelsdienst dient verwittigd te
worden door de afwezige medewerker. Verder dien je de verplichtingen van het arbeidsreglement
inzake ziekteverzuim na te leven.
Beroepsgeheim, privacy en datacollectie
Sinds 25 mei 2018 geldt er in heel Europa een nieuwe privacywet: de General Data Protection
Regulation (GDPR). GDPR is in het leven geroepen om de privacy van alle burgers die zich op
Europees grondgebied bevinden beter te beschermen.
Organisaties die persoonsgegevens verwerken, moeten kunnen aantonen:
- dat ze enkel die gegevens verzamelen die ze nodig hebben om de gevraagde dienst te
leveren en dat ze de toelating hebben om de verzamelde gegevens te verwerken,
- dat ze de gegevens enkel gebruiken voor het doel waarvoor ze een toestemming verkregen
hebben en ze niet langer bijhouden dan nodig
- welke gegevens ze verzamelen, hoe ze deze data gebruiken en up-to-date houden en hoe ze
de data beveiligen tegen ongeoorloofde inzage en verlies.
Iedere werknemer dient conform deze wetgeving te handelen. Meer informatie omtrent de GDPR
wetgeving kan je terugvinden op: https://www.jessazh.be/deelwebsites/gdpr. De GDPR-wetgeving is
niet van toepassing op anonieme gegevens
4.2. Dienstspecifiek
Verlof
Verlof dient via het diensthoofd aangevraagd te worden via mail. In de mate van het mogelijke zal
hieraan gevolg worden gegeven. Er dienen 5 officiële verlofdagen (overuren, feestdagen tellen apart)
voor eind mei opgenomen te worden en 20 officiële verlofdagen voor eind september. Na
goedkeuring dient ieder afzonderlijk zijn of haar verlof door te geven aan Hilde Rossillon van het
Introductiebrochure studiesecretariaat cardiologie 19
secretariaat. Alle goedgekeurde verlofdagen worden door het diensthoofd in een overzicht
toegevoegd die iedere werknemer kan raadplegen.
Verdere dienstspecifieke regels mbt het verlof kunnen geraadpleegd worden op de netwerkschijf van
de dienst onder afspraken en richtlijnen.
Dienstvergaderingen
Maandelijks wordt er een dienstvergadering gehouden. De inhoud hiervan kan variëren
van algemene info onder de vorm van een bijscholing, vragen of voorstellen van collega’s, tot
beleidsmatige info door het diensthoofd.
Back-up
Bij drukte of kortdurende afwezigheid van de studiecoördinator, worden de taken overgenomen
door de back-up van de studie. Een goede schriftelijke en mondelinge briefing wordt voorzien. Bij
langdurige afwezigheid kunnen de taken verdeeld worden onder de andere collega’s.
Permanentie
Er dienen steeds drie personen aanwezig te zijn op de dienst. Gelijktijdig langdurig verlof
(>5dagen) van meer dan drie personen wordt niet toegestaan.
Dagverantwoordelijke
Elke studiemedewerker is 1 dag per week verantwoordelijk voor de telefonie en het nazicht
van temperatuurloggers. Deze persoon start die dag ook om 8:00. Bij verlof of afwezigheid van de
verantwoordelijke, neemt de volgende dagverantwoordelijke deze taken over.
Kledij
Als studiemedewerker kom je in je eigen kledij werken. Het is niet nodig om andere outfit te dragen.
Bij patiëntencontact en bij verplaatsingen naar andere afdelingen is het nodig om een short te
dragen met uw identificatie goed zichtbaar. De schorten kan je bekomen via de dienst en wordt op
de eerste werkdag in orde gebracht.
Alle interne afspraken zijn terug te vinden op de P-schijf (cardio trials/Standaard-
documenten/Procedures en afspraken/Afspraken studiesecretariaat)
Recommended