KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢ -...

1

KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢNG CƠ BẢN

2

MỤC TIÊU BÀI HỌC

• Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bảnvề đàm phán và thương lượng.

• Giúp học viên có khả năng tiến hành nhữngcuộc đàm phán thương lượng hiệu quả

3

NỘI DUNG BÀI HỌC

• Khái niệm đàm phán• Bản chất của hoạt động đàm phán• Các hình thức đàm phán• Quy trình đàm phán• Đo lường thành công của cuộc đàm phán

4

1. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN

• Đàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến 1 thỏa thuận, nhất trí với nhau.

• Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mongmuốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại đượcthiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có nhữngquyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng.

5

2. BẢN CHẤT CỦA HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN

6

2.1. ĐÀM PHÁN LÀ HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH TẤT YẾU CỦA CON NGƯỜI

• Mỗi con người là một chủ thể nhận thức có năng lực, tính cách, quan điểm, sở thích riêng.

• Nhưng mỗi con người không thể tồn tại 1 mình nên phải tìmcách thỏa thuận hợp tác với người khác để cùng tồn tại.

• Xu thế tất yếu của thế giới là đối thoại chứ không đối đầu.

7

• Quá trình đàm phán diễn ra ở khắpnơi, ở mọi lĩnh vực ( kinh tế, vănhóa, xã hội,…)

• Trong mỗi con người ( khi phải suynghĩ cân nhắc từng vấn đề)

• Trong mỗi gia đình• Trong quan hệ hàng xóm• Trong cơ quan doanh nghiệp• Trong các bộ, ngành• Trong khu vực• Trên toàn cầu

2.2. ĐÀM PHÁN LÀ HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH PHỔ BIẾN CỦA CON NGƯỜI

8

3. CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

Dựa vào thái độ, phương pháp và mục đíchcủa người đàm phán, có thể chia thành 3 kiểuđàm phán:

• Đàm phán kiểu mềm• Đàm phán kiểu cứng• Đàm phán kiểu nguyên tắc

9

• Là kiểu thương lượng hữu nghị. Người đàm phán hết sức tránh xungđột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.

• Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế.• Cách thức thông thường là tin cậy đối tác, đề ra kiến nghị, chịu

nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện.• Kiểu đàm phán này thường được sử dụng trong gia đình, bạn bè….

3.1. ĐÀM PHÁN KIỂU MỀM

10

• Còn gọi là thương lượng kiểu lậptrường, trong đó người đàm phán đưara một lập trường cứng rắn nhằm ápđảo đối phương.

• Đàm phán kiểu lập trường thực sự làmột cuộc tranh đấu vầ ý chí để đạtđược thỏa thuận có lợi chỉ cho 1 phía.

Các bên dễ nảy sinh cảm xúc bấtbình, tức giận vì bị thua thiệt.

Các bên càng cố gắng để tranhgiành hơn thua,làm cho mối quan hệtrở nên căng thẳng nguy cơ mốiquan hệ bị cắt đứt.

3.2. ĐÀM PHÁN KIỂU CỨNG

11

3.3. ĐÀM PHÁN KIỂU NGUYÊN TẮC

• Đàm phán kiểu nguyên tắc (hay còn gọi là thuật thương lượng harvard)

• Có 4 đặc điểm:o Tách biệt cảm xúc và công việco Hai bên tập trung vào lợi ích thực sự chứ không cố giữ lấy lập trườngo Cần đề ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thếo Kết quả của thỏa thuận cần dựa trên những tiêu chuẩn khách quan

12

BẢNG SO SÁNH 3 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN

Khuất phục nguyệntắc chứ không khuấtphục sức ép

Tăng sức ép khiến đốitác khuất phục

Khuất phục sức ép củađối tác

Kết quả

Căn cứ tiêu chuẩnkhách quan để đạtthỏa thuận

Tranh đua sức mạnh ý chí

Tránh xung đột đếnmức tối đa

Biểu hiện

Tìm nhiều phương ánđể 2 bên lựa chọn

Đưa ra phương án cólợi cho mình

Đưa ra phương án màđối phương có thể tiếpthu được

Phương án

Cùng kiếm lợi íchchung

Uy hiếp đối tácĐề xuất kiến nghịPhương pháp

Chú ý tới hiệu quảKiên trì giữ vững lậptrường

Dễ thay đổiLập trường

Ôn hòa với người, nguyên tắc với việc

Việc và người đều cứngrắn

Việc và người đều ônhòa

Chủ trương

Tách biệt cảm xúc vàcông việc

Bắt ép đối tác nhượngbộ

Nhượng bộ để giữ quanhệ

Điểm xuất phát

Giải quyết vấn đề hiệuquả và thân thiện

Giành được thắng lợibằng mọi giá

Đạt thỏa thuận,giữ mốiquan hệ

Mục tiêu

Coi đối tác như nhữngcộng sự

Coi đối tác như địchthủ

Coi đối tác như bạn bèĐối tác

Đàm phán kiểunguyên tắc

Đàm phán kiểu cứngĐàm phán kiểu mềm

13

4. QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN

14

4.1. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ

• Abraham lincol:“Nếu tôi có 9h để đốn ngã 1 cái cây, tôisẽ dùng 6h để mài sắc lưỡi búa của tôi”

của

16

• Tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếucủa mình.

• Nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phụctrong cuộc đàm phán.

• Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán- Sự kiên nhẫn,khả năng kiềm chế cảm xúc;- Nhạy cảm để tiên đoán hành động của đối tác;- Kỹ năng nghe chủ động;- Kỹ năng nói;- Kỹ năng hỏi;- Kỹ năng trả lời, vv…

4.1.2. TỰ NHẬN THỨC VỀ BẢN THÂN

17

• Tìm hiểu thực lực của đối tác, đẳng cấp, uy tín của đối tác.

• Sự thiết thực và tính khẩn trương của việc đàm phán.

• Nhu cầu và ý định của đối tác.

• Nhân viên đàm phán của phía đối tác ( địa vị tính cách, kinhnghiệm đàm phán của mỗi người…).

• Quan hệ trong nhóm đàm phán ai là người giữ vai trò quyết định?

• Kiểm định lại các thông tin về đối tác qua nhiều kênh.

4.1.3. TÌM HIỂU VỀ ĐỐI TÁC

18

SỬ DỤNG SWOT ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH TRẠNG 2 BÊN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN

WT*:Kết hợp điểm yếuvà nguy cơ cần tránhné j?( chiến lược gì?)

WO*:Kết hợp giữađiểm yếu và cơ hội sẽkhắc phục được gì?( chiến lược gì?)

Wecknesses (điểm yếu):

ST *:Kết hợp điểmmạnh và nguy cơ sẽđưa ra chiến lược gì?

SO *:Kết hợp điểmmạnh và cơ hội sẽ đưara chiến lược gì?

Strengths (điểm mạnh):

Threats (nguy cơ):Opportunities (cơ hội):SWOT

19

4.1.4. TỔ CHỨC ĐỘI NGŨ ĐÀM PHÁN

• Tùy thuộc vào nội dung thương lượng để lựa chon 1 đội ngũ đàm phánthích hợp (các thành viên trong đoàn đàm phán không chỉ cần phù hợpvới yêu cầu về những phẩm chất chất định mà còn cần phải bổ sung cho nhau về các mặt).

• Thông thường tổ đàm phán được tổ chức theo 3 chức năng:chức năngthương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát.

• Chọn ê-kíp, phân chia công việc,chiến lược và chiến thuật khi nào,với ai

• Sắp xếp nội dung đàm phán một cách logic.

• Tham khảo các chuyên gia, những người có kinh nghiệm thẩm định lại.

• Tập dượt, diễn tập, dự kiến các tình huống,chuẩn bị các phương án lựachọn (alternatives).

20

• Xác định BATNA (best alternative to a negotiated agreement) trướckhi tiến hành đàm phán.

• BATNA_ best alternative to a negotiated agreement _ phương án tốtnhất cho một thỏa thuận được thương lượng.

- Nên xác định rõ giải pháp thay thế tốt nhất (BATNA) nếu thỏa thuậnkhông được hoàn toàn như ý muốn.

- Cố gắng xác định BATNA của đối tác bằng cách tìm kiếm các thôngtin liên quan, đặt mình vào vị trí đối tác,tham khảo ý kiến của nhữngngười hiểu biết về đối tác,…vv..

- Tìm và vận dụng được BATNA thành công là một nghệ thuật.

4.1.5. XÁC ĐỊNH BATNA

21

4.2. GIAI ĐOẠN TIẾN HÀNH ĐÀM PHÁN

22

4.2.1. TẠO KHÔNG KHÍ THÂN THIỆN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN

• Tạo bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫnnhau,thành thật hợp tác là điều vôcùng cần thiết khi bắt đầu tiến hànhđàm phán.

• Những động tác không hợp lễ nghi, những câu nói không đúng chỗ có thểgây mất thiện cảm ban đầu.

• Cần tìm cách bày tỏ thành ý của mình, chiếm được sự tin cậy của đối tác.

23

• Việc đưa ra yêu cầu cần hợp tình hợp lýnếu không, bạn sẽ bị đánh giá là thiếuthành ý gây ra sự không tin tưởng.

4.2.2. HAI BÊN ĐƯA RA YÊU CẦU CỦA MÌNH

24

• Ví dụ: một cuộc đàm phán thương lượng mua bán. Việc đưa ra giá cảthích đáng là rất cần thiết đặc biệt là giá cả do bên bán đưa ra lúcđầu. Vì cuộc đàm phán sẽ được tiến hành xoay quanh giá đó và thỏathuận đạt được cũng nằm trong giới hạn đó.

• Giá cả như thế nào là hợp lý?

o Là giá cả thể hiện lợi ích chung của hai bên.

o Là giá cả có thể thỏa mãn yêu cầu hợp tác lâu dài của hai bên.

o Là giá cả thống nhất giữa yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu kinh tế….

25

4.2.3. ĐIỀU CHỈNH YÊU CẦU

• Sự chênh lệch nhau về yêu cầu của haibên là điều không tránh khỏi. Vì vậycần phải có sự bàn bac, điều chỉnh lợiích cho hợp lý.

• Thông thường thì hai bên đều muốngiữ lập trường của mình. Nhưng để điđến thỏa thuận chung cần phải có sựnhượng bộ lẫn nhau.

26

XÁC ĐỊNH RANH GIỚI PARETO

X

Z

W

Y

BATNA của B

Khu vực có thể thỏathuận (ZOPA)

BATNA của A

Đơn vị hài lòngcủa A

27

• Ví dụ:

ZOPA

Giá tối thiểu của người bán Giá tối đa của người mua

500.000 VND 700.000 VND

ZOPA là khu vực hay mức độ mà tại đó có thể xuất hiệnmột thỏa thuận làm vừa lòng cả hai bên

28

• Khi cần phải nhượng bộ đối tác bạn nên để đối tác thấy được việcnhượng bộ của bạn là một bước quan trọng, biểu thị sự thành ý muốn hợp tác của bạn chứ không phải là bạn sợ áp lực của họ hoặchấp tấp vội vàng.

29

• Khi cần nhượng bộ đối tác bạn hãy đổi lấy phương án thay thế cógiá trị ngang nhau. Có nghĩa là nên lấy nhượng bộ để đổi lấynhượng bộ chứ không nên nhượng bộ đơn phương.

30

• Để đối tác nhìn nhận đúng yêu cầu của mình, bạn nên tuân thủnhững điểm sau đây:

o Giữ bầu không khí chan hòa, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực.

o Cần chú ý lắng nghe ý kiến của họ, không cướp lời, không vộivàng đưa ra ý kiến nhận xét.

o Cần hiểu thấu đáo ý kiến của họ trong từng lời nói hành vi củahọ, hiểu động cơ đích thực đằng sau lời nói hành vi đó.

o Tóm tắt lại ý kiến của đối tác xem mình đã hiểu hết ý của họchưa rồi mới tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo.

31

• Diễn đạt chính xác ý kiến của bạn, làmcho lời nói có tính thuyết phục. Dùngngôn ngữ giản dị, rõ ràng, kết hợp vớinhững yếu tố phi ngôn ngữ để biếu thịcảm xúc và thành ý của mình.

• Muốn lời nói có trọng lượng hơn bạn phảiđưa ra con số bằng chứng cụ thể, chứkhông phải chỉ bằng lời nói trừu tượng.

32

• Bạn cần lường trước những câu hỏi mà đối tác đặt ra cho bạn và sẵnsàng trả lời những câu hỏi đó. Muốn thế, trước khi đàm phán, bạncần phải chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Khi trả lời câu hỏi bạn cần tựtin, dứt khoát.

• Đừng để đối tác bị mất thể diện. Trong đàm phán làm sao vừa phảilàm cho đối tác nhượng bộ từng bước, vừa phải đảm bảo thể diệncủa họ. Cần chuẩn bị những nấc thang để họ nhượng bộ trong danhdự và thoải mái về tinh thần.

33

4.3. KẾT THÚC ĐÀM PHÁN

34

• Sau khi đã thỏa thuận xong mọi điều khoản, hai bên có thể tiến hànhsoạn thảo hợp đồng.

• Những quy định trong hợp đồng cần phải cụ thể, chi tiết, rõ nghĩa, thống nhất về thuật ngữ,…

• Hai bên nên tiến hành kiểm tra lại nội dung đàm phán một cách kỹlưỡng, trước khi ký kết hợp đồng.

35

5. ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG CỦA MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN

1. Làm tốt hơn phương án tốt nhất của bạn cho một hợp đồng đượcthương lượng (BATNA).

2. Thỏa mãn các lợi ích:- Của chúng ta thật tốt- Của họ, ít nhất là chấp nhận được- Của những người khác, ở mức độ vừa phải

3. Kết quả đạt được là lựa chọn tốt nhất trong số nhiều lựa chọn màbạn đã tham khảo.

4. Các bên xem kết quả và quy trình là công bằng theo các tiêu chímục đích đã đề ra.

5. Những cam kết được hoạch định tốt, đầy đủ và có khả năng thựchiện được.

6. Thông qua giao tiếp hiệu quả, các bên hiểu nhau và biết rõ nhữnggì họ đã thỏa thuận.

7. Giúp xây dựng mối quan hệ công việc và danh tiếng mà bạn muốngiữa các bên.

36

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Travor D.Clark, Sea-change partners, Negotiation skills and business culture, 2008.

2. THÁI TRÍ DŨNG, Kỹ năng giao tiếp và thương lượng trong kinhdoanh, NXB Thống kê 2007.

3. VŨ HỮU KIÊN, Bài giảng kỹ năng đàm phán, Inwent and VCCI, 2008.

4. HOWARD RAIFFA, The art and science of negotiation, The balknappress of harvard university press, 2002.

5. Roger Fisher and Danny Ertel, Getting Ready to negotiate, Penguinbooks, 1995.