Konsultasi Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur dengan Sekretariat Jenderal DPR RI

SEKRETARIS JENDERAL DPR RIDRA. NINING INDRA SHALEH MSI.

JAKARTA, APRIL 2012

Konsultasi Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur dengan

Sekretariat Jenderal DPR RI

Penyusunan Standar Operasional dan Prosedur

Pedoman Penyusunan SOP

Setjen DPR RI telah menyusun Pedoman Penyusunan SOP dan telah ditetapkan dengan Peraturan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 02/PER-SEKJEN/2010 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

Jenis SOP

Sejalan dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal DPR RI bagi DPR RI yaitu memberikan dukungan teknis, administrasi, dan keahlian, maka disusunlah 3 jenis SOP yaitu: SOP Teknis

SOP yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan teknis yang sangat rinci sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain.

Penyusunan SOP Teknis perlu memasukkan langkah-langkah yang spesifik dari proses inisiatif, pengkoordinasian dan pencatatan hasil dari kegiatan.

Contoh penggunaan SOP Teknis seperti: kegiatan perekaman pembicaraan rapat-rapat Alat Kelengkapan DPR RI, kegiatan pemeriksaan dan penelitian barang-barang untuk disimpan dan didistribusikan dari Bagian Perlengkapan.

Lanjutan....

SOP Administratif SOP yang dipergunakan untuk kegiatan dukungan administrasi. SOP administratif perlu memasukkan beberapa langkah yang

spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan.

Contoh SOP Administratif antara lain dalam me-review dokumen seperti kontrak, proyek; menentukan kebutuhan diklat; ataupun menggambarkan prosedur surat menyurat kantor.

SOP Kognitif Penggabungan SOP teknis dan SOP administratif yang

dipergunakan untuk kegiatan dukungan keahlian. Penyusunan SOP kognitif perlu memasukkan beberapa langkah

yang bersifat teknis dan spesifik dari proses inisiatif kegiatan seperti pengkoordinasian kegiatan dan pencatatan hasil dari setiap kegiatan.

Prinsip Penyusunan SOP

KemudahanKejelasanEfisiensi dan

efektivitasKeselarasanKeterukuranDinamisBerorientasi kepada

pengguna

Kepatuhan hukumKepastian hukumPembakuanPertanggungjawabanKeterkaitanKeamananKeterbukaan

Format SOP

Contoh Format SOP.docxLangkah Sederhana (Simple Steps)

Dalam SimpleSteps ini kegiatan yang akan dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek.

Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps) Dalam Hierarchical Steps langkah-langkah yang telah diidentifikasi

dijabarkan ke dalam sub-sub langkah secara terperinci.Grafik

Dalam format ini proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.

Diagram Alir (Flowchart) Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP

tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak (kompleks) dan membutuhkan jawaban “ya” atau “tidak” yang akan mempengaruhi sub-langkah berikutnya.

Langkah Sederhana (Simple Steps)

SOP antara lain:Kepala

Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP

Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan

Kaki Tanda tangan dan nama lengkap

pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

SOP No: Tanggal Persetujuan:

BAGIAN ……………….

BIRO ………………………… Tanggal Revisi:

NAMA SOP

NO KEGIATAN PENANGGUNG

JAWAB KETERANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................

Nama Lengkap NIP. ...................................

Tahapan Berurutan (Hierarchical Steps)

SOP antara lain:Kepala

Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP

Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan

Kaki Tanda tangan dan nama lengkap

pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

SOP No: Tanggal Persetujuan:

BAGIAN …………………

BIRO …………………..

Tanggal Revisi:

NAMA SOP

NO KEGIATAN ESELON I ESELON II ESELON III ESELON IV

STAF KET

1.

2

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Disetujui oleh:

Kepala Biro ...........................................

Nama Lengkap NIP. ...................................

Grafik

SOP antara lain:Kepala

Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP

Isi Rincian kegiatan yang disertai

dengan penanggung jawabnyaKaki

Tanda tangan dan nama lengkap pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

SOP No: Tanggal Persetujuan:

BAGIAN …………………

BIRO …………………..

Tanggal Revisi:

NAMA SOP

Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................

Nama Lengkap NIP. ...................................

TAHAP PELAKSANAAN

TAHAP AKHIR TAHAP AWAL/

PERSIAPAN

Diagram Alir (Flowchart)

SOP antara lain:Kepala

Nama instansi Nama unit kerja Nama unit kerja di atasnya Tanggal persetujuan Nama SOP

Isi Rincian kegiatan Jabatan penanggung jawab Keterangan

Kaki Tanda tangan dan nama lengkap

pejabat pemberi persetujuan (minimal eselon II)

SEKRETARIAT JENDERAL DPR RI

STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

SOP No: Tanggal Persetujuan:

BAGIAN …………………

BIRO …………………..

Tanggal Revisi:

NAMA SOP

KEGIATAN KETERANGAN DOKUMEN

Disetujui oleh: Kepala Biro ...........................................

Nama Lengkap NIP. ...................................

NO

YES

Identifikasi SOP Setjen DPR RI

Kegiatan penyusunan SOP mulai dilaksanakan tahun 2010, dimulai dengan pembentukan Tim Penyusun SOP (dibentuk dengan Keputusan Sekjen DPR RI Nomor 433/SEKJEN/2010) .

Tim telah melakukan identifikasi awal sebanyak 489 SOP di lingkungan Sekretariat Jenderal DPR RI.

Lanjutan...

Tim Penyusun SOP juga telah menetapkan 72 SOP prioritas yang harus diselesaikan selama tahun 2010, dengan 16 diantaranya adalah SOP Unggulan.

Penentuan kriteria unggulan tersebut dengan pertimbangan antara lain: Melakukan dukungan langsung kepada DPR RI Terkait dengan keuangan negara Terkait dengan keselamatan kerja.

Lanjutan...

Selama tahun 2010, Tim telah menyelesaikan 75 SOP (melebihi jumlah yang ditargetkan, 72 SOP).

SOP tersebut telah mendapat persetujuan eselon II di masing-masing unit kegiatan SOP.

SOP yang telah selesai kemudian di berikan kekuatan hukum dengan Keputusan Sekretaris Jenderal DPR RI Nomor 911/SEKJEN/2010 tentang Penetapan Standar Operasional Prosedur di lingkungan Sekretariat Jenderal Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia.

Lanjutan...

Bagian Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) telah melakukan identifikasi ulang terhadap inventarisasi SOP, dan dari identifikasi sementara saat ini terdapat 725 SOP.

Sampai dengan bulan Oktober 2011, jumlah SOP yang telah dibahas dengan Bagian Ortala berjumlah 250 SOP.

JAKARTA, 4 NOVEMBER 2011

Terima Kasih