La necesidad de establecer un sistema de auditoría en los archivos y en la gestión documental :...

La necesidad de establecer un sistema de auditoría en los archivos y en la

gestión documental : reflexiones generales y propuestas

Didier GrangeArchivero de la Ciudad de Ginebra

Asesor especial - ICA

III Jornada Internacional de Archivos, Tacna, 22 Octubre 2015

Hypótesis

Propuesta

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Guidelines for auditing management systems – ISO 19011

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ISO 30300ISO 30300. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.

ISO 30301. Información y documentación. Requisitos.

ISO 30302. Guia para la implementación

ISO 30303. Requisitos para los organismos que relaizan la auditoría y la certificación

ISO 30304. Guia de evaluación

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Definiciones

Auditoría - definición

1 - « A review of information-related activities to ensure that suffcient policies, procedures, and controls are in place and compiled to meet all operational, legal and regulatory obligations and to identifiy where and how improvements should be made »

[2 - « Any action to confirm that an item has not been altered or changed from the original item »]

ARMA International TR 25-2014, p.2

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1 - Un examen suficiente de las actividades relacionadas con la información para asegurar que las políticas, procedimientos y controles están en su lugar y compilados para cumplir con todas las obligaciones operacionales, legales y reglamentarias e identificar dónde y cómo se deben hacer mejoras

[2 - Cualquier acción para confirmar que un artículo no ha sido alterado o cambiado desde el artículo original]

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Auditoría - definición

« An independent review and examination of records and activities to test for compliance with established policies and standards, often with recommendations for changes in controls or procedures »

SAA, A Glossary of Archival and Records Terminology, 2005

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Una revisión y examen de los documentos y actividades independientes para comprobar el cumplimiento con las políticas y normas establecidas, a menudo con recomendaciones para cambios en los controles o procedimientos

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Caracteristicas &

Funcionamiento

Qué auditar ?

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Conformidad Buenas Prácticas / Puntos fuertes Puntos débiles No conformidad Riesgos Oportunidades de mejora

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Ejemplos

16http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/English/parl_oag_201411_07_e_39965.html

Performance audit reports - Canada

[This report presents the results of a performance audit conducted by the Office of the Auditor General of Canada under the authority of the Auditor General Act.]

A performance audit is an independent, objective, and systematic assessment of how well government is managing its activities, responsibilities, and resources. Audit topics are selected based on their significance. While the Office may comment on policy implementation in a performance audit, it does not comment on the merits of a policy.

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Performance audits are planned, performed, and reported in accordance with professional auditing standards and Office policies. They are conducted by qualified auditors who establish audit objectives and criteria for the assessment of

performance; gather the evidence necessary to assess performance against the

criteria; report both positive and negative findings; conclude against the established audit objectives; and make recommendations for improvement when there are

significant differences between criteria and assessed performance.

Performance audits contribute to a public service that is ethical and effective and a government that is accountable to Parliament and Canadians.

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Recomendaciones

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Pensar y Actuar

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Didier Grange

Archives de la Ville de GenèvePalais Eynard

4 Rue de la Croix-Rouge1211 Genève 3

SUISSE

Tel 0041(22)418.2984didier.grange@ville-ge.ch

grange@ica.org