View
743
Download
0
Category
Preview:
DESCRIPTION
kunjungan instansi
Citation preview
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Praktik Kerja Instansi (Prakerin)
Praktek kerja instansi (Prakerin) merupakan bagian darin Pendidikan
Sistem Ganda (PSG) yang berupa peneleggaraan pendidika keahlian
profesional yang memadukan secara sistematik dan sinkron antara program
pendidikan disekolah dan program pengusahaan yang diperoleh melalui
kegiatan bekerja langung di dunia kerja untuk mencapai suatu tingkat
keahlian profesional. Tanpa diadakannya Pendidikan Sitem Ganda ini, kita
tidak dapat langsung terjun ke instansi karena kita belum mengetahui
sepenuhnya situasi dan kondisi didalam lingkungan kerja.
Praktik kerja istansi yang dilaksanakan oleh siswa/siswi di Sekolah
Menengah Kejuruan merupakan program tahunan sekolah berdasarkan
kurikulum yang ada. Dalam hal ini ada beberapa tujuan yang ingin dicapai
dalam melaksanakan kegiatan prakerin, diantaranya :
1. Menyiapkan Siswa/Siswi lulsan Sekolah Menengah Kejuruan menjadi
warga negara yang adaptif, kreatif, dan produktif.
2. Meyiapkan Siswa/Siswi agar setelah menyelesaikan belajarnya di Sekolah
Menengah Kejuruan siap dan mampu terjun ke dunia kerja.
3. Menyiapkan Siswa/Siswi agar mampu berkarir, berkompetisi, dan
mengembangkan diri sesuai minat dan bakat yan dmiliki.
1
2
4. Meningkatkan, memperluas, dan memantapkan keterampilan para
siswa/siswi sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja yang sesuai
dengan kompetisi kehlian yang dimiliki.
5. Melatih kemampuan siswa/siswi dalam beradaptasi dengan lingkungan
atau dunia kerja yang sesungguhnya (nyata)
6. Meningkatkan kedisiplinan dan tanggung jawab siswa/siswi dalam
melaksanakan tugas dan kewajibannya.
B. Tujuan Pembuatan Laporan
Sekolah melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Instansi (Prakerin),
siswa/siswi diwajibkan menyusun laporan kegiatan yang berhubungan dengan
pengalaman dan pengamatan yang diperoleh selama melaksanakan Program
Kerja Instansi (Prakerin). Tujuan pembuatan lapora prakerin adalah sebagai
berikut:
1. Sebagai bukti fisik dari pelaksanaan prakerin dilakukan siswa/siswi di
instansi terkait.
2. Menghimpun data yang berkaitan dengan hasil pelaksanaan prakerin
sebagai penetahuan tambahan yang berguna bagi yang berkepentingan.
3. Agar siswa/siswi mampu memahami, mengembnagkan, dan
mempraktikan pelajaran yang diperoleh disekolah dan menerapkannya
didunia kerja yang nyata.
3
4. Agar siswa/siswi mampu mencari alternatif pemecahan masalah dari
permasalaha yang dihadapi dilapangan kerja secara luas dan mendalam
yang dapat dikupas didalam laporan yang akan disusun.
C. Kerangka Laporan
a. Urutan halaman pada bagian awal/persiapan yang terdiri dari :
1. Halaman judul.
2. Halaman pengesahan oleh Kepala Instansi dan Pembimbing tempat
prakerin dilaksanakan.
3. Halaman pengesahan dari sekolah.
4. Kata pengantar.
5. Daftar isi.
6. Daftar lampiran.
b. Pendauluan terdiri dari :
1. Uraian tujuan pelaksanaan prakerin.
2. Uraian tujuan pembuatan laporan.
3. Kerangka laporan.
4. Manfaat prakerin.
c. Uraian umum terdiri dari :
1. Sejarah instansi pelaksanaan instansi.
2. Struktur organisasi instansi pelaksanaan tersebut.
3. Visi, Misi, dan Tugas Pokok instansi terkait.
4. Tugas pokok setiap Kepala Bidang dan bagian-bagiannya
4
d. Uraian khusus merupakan bagian utama dari laporan yang terdiri dari :
1. Uraian teori
2. Uraian persiapan kerja
3. Uraian proses kerja
4. Data teknis (jika ada)
5. Pembahasan
e. Penutup, merupakan bagian terakhir dari laporan yang berisi
kesimpulan-kesimpulan yang dapat diambil berkaitan dengan kondisi
umum instansi dan hasil pelaksanaan prakerin.
5
BAB II
URAIAN UMUM
A. Sejarah Dinas Pertanian, Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten
Banyumas
Sejak dicanangkannya pelaksanaan percontohan otonomi daerah yang
dititikberatkan pada Daerah Tingkat II pada bulan April 1995 oleh Presiden
Republik Indonesia, Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas merupakan
salah satu Kabupaten Daerah Tingkat II yang ditunjuk untuk melaksanakan
otonomi daerah percontohan tersebut mewakili provinsi Daerah Tingkat I
Jawa Tengah. Dengan dilaksanakan otonomi daerah percontohan ini maka
pada tahun 1995 terjadi perubahan nama yaitu dari Cabang Dinas
Perkebunan Kabupaten Banyumas menjadi Dinas Perkebunan Kbupaten
Banyumas, berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Tingkat II Banyumas
Nomor 13 Tahun 1995 Tanggal 10 Maret 1995, yang telah disahkan oleh
Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah Nomor :
188.3/218A/1995 dan diundangkan dalam Lembaga Daerah Kabupaten
Tingkat II Banyumas bertekat untuk melaksanakan otonomi daerah sejak
tanggal 17 Agustus 1994. Sehubungan dengan hal tersebut maka pada
tanggal 16 Agustus 1995 telah dilaksanakan pelantikan para Pejabat Eselon
III dan IV, sedangkan pada tanggal 17 Agusus 1995 sebai hari pencanangan
Otonomi di Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas. Dengan ditunjuk
Daerah Tingkat II Banyumas sebagai percontohan otonomi daerah tentu
5
6
perlu didukung oleh kelembagaan sebagai sarana pendukung jalannya
pemerintahan di daerah Tingkat II Banyumas, antara lain dibentuk Dinas
Daerah Tingkat II, dimana Dinas Perkebunan Daerah Tingkat II Banyumas
termasuk didalamnya. Sehingga semenjak tanggal 17 Agustus 1995 Cabang
Dinas Perkebunan Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Tengah Kabupaten
Banyumas berubah nama menjadi Dinas Perkebunan Kabupaten Daerah
Tingkat II Banyumas. Berdasarkan Surat Mentri Dalam Negri Nomor :
061/3605/SJ tertanggal 21 Oktober 1994 Perihal Pola Organisasi Dinas
Daerah, Dinas Perkebunan Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas
memakai pola maksimum. Sehingga struktur organisasinya berubah. Semula
struktur pejabat berjumlah 5 orang kemudian berubah menjadi 29 orang, dan
semula Eselon IV/a menjadi III/a.
Pada tahun 1995 Dinas Perkebunan dan Konservasi Tanah terbentuk
berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tingkat II Banyumas No. 14
Tahun 1995 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas
Perkebunan dan Konservasi Tanah Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas
masuk Lembaga Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Banyumas Nomor 13
Tahun 1995 seri : D nomor 11. Eselon III dan pejabat Eselon IV dilantik,
sedangkan Pelantikan pejabat Eselon V dilantik pada tanggal 4 September
1995.
Berdasarkan Peraturan Daerah (PERDA) Nomor 23 Tahun 2000
tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perhutanan dan Konvensi
Tanah abupaten Banyumas. Perancangan Otonomi Daerah yang kedua
7
untuk Kabupaten Banyumas oleh Bupati Banyumas pada tanggal 18 Januari
2001. Pelaksanaan penggabungan Dinas Perkebunan dan Dinas Perhutanan
dan Konvensi Tanah Kabupaten Banyumas operasionalnya sejak tanggal 27
Januari 2001, bertempat di GOR SATRIA PURWOKERTO, tepatnya di
bekas kantor Dinas Perhutanan dan Konservasi Tanah Kabupaten
Banyumas, ditambah gedung satu lagi dengan 17 orang pejabat dan kepala
dinas Eselonnya II/b. Jumla seluruh pegawai 89 orang terdiri dari 83
Pegawai Negri Sipil (PNS) dan 6 orang pegawai Honorair/tidak tetap.
8
B. Struktur Organisasi Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan
Kabupaten Banyumas
9
C. Visi, Misi, Tugas Pokok Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan
Kabupaten Banyumas
1. Visi
Terwujudnya pertanian perkebunan dan kehutanan yang produktif,
efisien, lestari berwawasan lingkungan serta berpotensi investasi,
didukung pemerintahan yang amanah, menuju kesejahteraan masyarakat.
2. Misi
a) Mengembangkan pertanian perkebunan dan kehutanan yang maju,
berkeadilan, merata, berkelanjutan, berkerakyatan, berwawasan
lingkungan dan investasi melalui
b) Pengembangan teknologi dan informasi, serta penyediaan sarana
produksi guna mewujudkan ketahanan pangan dan kesejahteraan
masyarakat.
Meningkatkan pemanfaatan sumberdaya pertanian kebun dan hutan
secara lestari.
c) Menyelenggarakan konservasi dan rehabilitasi sumberdaya lahan dan
hutan.
d) Memberdayakan kelompok tani dan meningkatkan pendapatan dan
peran serta masyarakat sekitar lahan dan hutan.
e) Meningkatkan intensifikasi dan diversifikasi produksi pertanian
perkebunan dan kehutanan.
f) Meningkatkan kinerja aparatur dalam pembangunan pertanian
perkebunan dan kehutanan serta pelayanan masyarakat.
10
3. Tugas Pokok
Tugas Pokok Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten
Banyumas adalah melaksanakan teknis operasional urusan pemerintahan
daerah subbidang tanaman pangan dan hortikultura, subbidang
perkebunan dan subbidang penunjang pada urusan pemerintahan bidang
pertanian dan ketahanan pangan serta bidang kehutanan berdasarkan asas
otonomi dan tugas pembantuan.
11
BAB III
URAIAN KHUSUS
A. Uraian Persiapan Kerja
Persiapan kerja merupakan sesuatu hal yang harus dimiliki bagi setiap
siswa/siswi yang akan terjun kedalam dunia kerja nyata. Maka dari itu,
persiapan kerja sangat penting dimiliki demi menunjang kelancaran dan
kesuksesan kerja masing-masing. Pendidikan disekolahan sangat penting
dalam hal ini adalah kedisiplinan. Sering kali pihak sekolah member teguran
kepada siswa/siswi yang melanggar kedisiplinan tersebut dengan hal-hal yang
sangat mendorong kedisiplinan terterap kepada siswa/siswi.
Bukan hanya kedisiplinan yang mendasari persiapn kerja, namun
kemampuan dan kemapanan yang dimiliki oleh setiap siswa/siswi yang akan
terjun kedalam dunia kerja.
B. Proses Kerja
Proses kerja dalam Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan
Kabupaten Banyumas tidak berbeda jauh dengan instansi lannnya. Semua
kegiatan yang terselenggara di dalam Dinas terlaksana dengan baik, sesuai
dengan struktur organisasi dan peraturan tata yang ada di dalam Dinas
tersebut. Proses kerja di Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan
Kabupaten Banyumas adalah sebagai berikut:
11
12
No. Hari Waktu Kegiatan Keterangan
1. Senin 07-15 – 07.30 Apel Pagi
Mengisi daftar hadir
persiapan kerja
Pakaian Hansip
07.30 – 12.00 Kegiatan Kerja
12.00 – 13.00 Istirahat
13.00 – 15.40 Kegiatan Kerja
15.40 – selesai Apel Sore
2. Selasa,
Rabu
07-15 – 07.30 Apel Pagi
Mengisi daftar hadir
persiapan kerja
Pakaian Keki
07.30 – 12.00 Kegiatan Kerja
12.00 – 13.00 Istirahat
13.00 – 15.40 Kegiatan Kerja
15.40 – selesai Apel Sore
3. Kamis 07-15 – 07.30 Apel Pagi
Mengisi daftar hadir
persiapan kerja
Pakaian Batik
07.30 – 12.00 Kegiatan Kerja
12.00 – 13.00 Istirahat
13.00 – 15.40 Kegiatan Kerja
15.40 – selesai Apel Sore
13
4. Jum’at 07-15 – 07.30 Apel Pagi
Mengisi daftar hadir
persiapan kerja
Pakaian Batik
07.30 – 11.00 Kegiatan Kerja
11.00 – selesai Apel Siang
C. Pengurusan Surat
1. Pengertian
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi itu dapat
berupa :
1. Pemberitahuan
2. Pernyataan
3. Perintah
4. Permintaan / permohonan
5. Laporan
2. Fungsi Surat
a. Sebagai sarana komunikasi.
b. Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan
atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
c. Sebagai alat bukti tertulis.
d. Sebagai alat untuk mengingat.
14
e. Sebagai bukti historis.
f. Sebagai pedoman kerja.
Surat dibagi menjadi 2 macam yaitu, surat masuk dan surat keluar.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan
yang berasal dari seseorang atau organisasi lain. Sedangkan surat keluar
adalah surat yang dibuat atau dikirim oleh suatu organisasi atau perseorangan
kepada organisasi lain.
3. Sistem Pengurusan Surat
a. Pengurusan surat masuk sistem buku agenda
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu
organisasi/instansi, surat masuk dapat diterima melalui :
1) Kurir instansi pengirim surat dengan menggunakan buku ekspedisi.
2) Kurir kantor pos
3) Diambil langsung oleh kurir instansi yang bersangkutan.
Langkah-langkah pengurusaan surat masuk pada umumnya
dilakukan sebagai berikut :
1) Peneriman
Tugas penerimaan surat biasanya dilakukan sebagai berikut :
a. Menerima surat dan meneliti ketepatan alamat surat.
b. Menandatangani bukti penerimaan/pengiriman surat.
c. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang diterima.
15
d. Penyampaian surat kepada yang bersangkutan dengan surat.
2) Penyortiran.
Penyortiran surat adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut. Penyortiran surat meliputi kegiatan sebagai
berikut :
a. Menggolongkan surat
Surat masuk dapat digolongkan bedasarkan :
a) Wujud surat
Wujud surat meliputi :
a) Surat biasa atau bersampul, wujud surat biasa atau
bersampul adalah surat yang ditulis diatar kertas dan
dimasukan kedalam sampul (amplop) kemudian dikirim
melalui jasa pengiriman surat atau melalui kurir instansi
terkait.
b) Memo atau nota, wujud surat berbentuk memo dan nota
adalah surat digunakaan secara intern dalam suatu
organisasi atau instansi tertentu, yang digunakan untuk
meminta atau memberi informasi atau petunjuk antar
pejabat organisai atau instansi.
c) Kartu pos, adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10
x 15 cm atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila surat
singkat dan tidak rahasia.
16
d) Warkat pos, adalah gabungan antara sampul surat dengan
kertas surat.
e) Telegram, wujud surat telegram adalah surat yang ditulis
pada blangko telegram yang berisi pkok-pokok singkat
permasalahan.
f) Surat tanda bukti, surat tanda bukti merupakan salah satu
bentuk bukti tertulis tentang adanya suatu kegiatan
penyampaian dan penerimaan barang dari suatu organisasi
tertentu.
b) Sifat surat
Surat menurut sifatnya diantaranya sebagai berikut :
a) Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang
isinya menyangkut kepribadian penyusun. Surat pribadi
mempunyai dua jenis yaitu, surat pribadi yang bersifat
kekeluargaan (misalnya, surat Untuk keluarga atau
sahabat) dan surat setengah resmi (misalnya, surat lamaran
pekerjaan).
17
b) Surat dinas
Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan
oleh lembaga, baik lembaga pemerintah atau swasta dan
ditandatangani olehpejabat atau yang mewakilnya.
b. Pembukaan sampul surat
Pembukaan smpul surat adalah kegiatan membuka dan
mengeluarkan surat dari sampul surat. Langkah-langkah untuk
membuka surat agar tidak merusak surat yang didalam sampul
adalah sebagai berikut :
a) Sampul surat diketokan diatas meja, agar surat yang berada
didalam sampul tidak terlalu merapat kebagian atas sampul
yang akan dibuka. Sehingga pada saat kita membuka ujung
sampul surat tersebut tidak rusak.
b) Buka ujung sampul dengan menggunakan cutter atau alat
pemotong lainya.
c) Keluarkan surat dengan hati-hati agar surat tersebut tidak
rusak.
c. Pemeriksaan tanggal dan lampiran surat
Setelah surat dikeluarkan dari sampul, dan sebelum surat
dicatat kedalam buku agenda harus dibubhi stampel agenda atau
stampel tanggal (time stamp atau electric clock datin machine).
18
AGENDA BAGIAN ARSIP
Tanggal Diterima :..............................................
Nomor Agenda :..............................................
Tanggal Diteruskan :..............................................
Tanda Tangan :..............................................
Stampel agenda dububuhkan dibagikan yang kosong atas
halaman pertama dari surat tersebut. Berikut adalah contoh
stempel agenda :
d. Pembacaan Isi Surat
Kegiatan pembacaan surat merupakan kegiatan mencari
pokok dari isi surat dan memberikan catatan penting tentang
surat tersebut.
3) Pengagendaan surat
Pengagendaan surat adalah kegiatan pencatatan surat kedalam
buku agenda serta pemberian nomor urut surat tersebut. Buku
agenda dibagi menjadi tiga macam, yaitu :
a) Buku agenda tunggal (campuran)
Buku agenda tunggal adalah buku yang digunakan untuk
mencatat surat masuk dan surat keluar sekaligus secara
beurutan (campuran) pada tiap-tiap halaman.
19
b) Buku agenda kembar
Buku agenda kembar adalah buku ayng digunakaan
untuk mencatat surat masuk surat keluat dan masing-masing
buku (terpisah), surat masuk mempunyai buku tersendiri
begitupun surat keluar juga mempunyai buku tersendiri.
c) Buku agenda berpasangan
Buku agenda berpasangan adalah buku yang digunakaan
untuk mencatat surat masuk dan keluar dimana halaman
sebelah kiri digunakan untuk mencatat surat keluar, atau
sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri
4) Pendisposisian surat
Kegiatan ini merupakan kegiatan mengenai pengolahan surat
selanjutnya, apakah surat akan disimpan atau akan diteruskan
kepada unit terkait sesuai dengan isi disposisi tersebut. Disposisi
adalah intruksi singkat dari pimpinan mengenai isi surat. Ada
beberapa macam disposisi, antara lain adalah :
a) Disposisi reproduction
Disposisi reproduction yaitu disposisiyang menjukan bahwa
surat tersebut masih perlu ditindak lanjut.
b) Disposisi deponern
Disposisi deponern yaitu disposisi yang menunjukan bahwa
surat telah selesai diproses dan dapat disimpan.
20
c) Disposisi langsung
Disposis langsung yaitu disposisi yang langsung ditulis pada
lembar surat.
d) Disposisi tidak langsung
Dispossisi tidak langsung yaitu disposisi yang ditulis pada
lembar khusus disposisi.
5) Pengarahan surat masuk
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus
diarahkan dan diteruskan kepada petugas yang berhak
mengolahnya. Pengarahan surat ini biasanya ditulis dalam lembar
disposisi (action slip).
Pengarahan surat meliputi kegiatan sebagai berikut :
a) Surat masuk yang diarahkan harus disertai atau dilampiri
lembar disposisi (action slip) pengolah surat atau sekretaris.
b) Surat yang telah disertai dengan lembar disposisi diteruskan
kepada pimpinan atau pejabat bagian untuk memperoleh
tanggapan tentang isi surat.
c) Surat yang telah disertai lembar disposisi disampaikan
kembali kepada sekretaris atau pengolah surat dan
selanjutnya diserahkan kepada unit pengolah untuk diproses
sesuai dengan lembar disposisi.
21
6) Penggandaan surat
Untuk surat masuk yang sifatnya sangat segera dan harus
ditanganai sekaligus oleh beberapa yang surat aslinya satu lembar,
maka surat ini harus digandakan. Begitu juga halnya dengan surat-
surat penting, penggandaan surat-surat penting sebagai cadangan
bila dokumen aslinya hilang.
7) Pendistribusian dan penyampaian surat
Pendistribusian surat kepada pejabat dalam organisasi yang
bersangkutan menggunakan buku ekspedisi intrn. Berikut contoh
kolom buku ekspedisi intern :
No.
Urut
Tgl.
Surat
Nomor
Surat
Dikirim Kepada
Nama
Penerima
Paraf dan
Tgl. Terima
8) Penyimpanan surat
Filling sytem (system penimpanan arsip) adalah suatu
kegiatan mengamankan atau menyimpan arsip dengan
menggunakan system tertentu, agar pada saat surat tersebut
dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Ada
beberapa cara menyimpan surat, antara lainsebagai berikut :
a) Filling sytem abjad, sistem penyimpanan yang penyimpanan
suratnya dengan menggunakan nama, baik nama orang atau
instansi.
22
b) Filling sytem nomor, sistem penyimpanan surat yang
penimpananya dengan menggunakan nomor, urut sesuai
dengan masuknya surat tersebut masuk kedalam suatu
instansi.
c) Filling sytem tanggal, suatu sistem penyimpanan arsip
bedasarkan tahun, bulan, tanggal yang dijadikan sebagai
kode.
d) Filling sytem wilayah, suatu sistem penyimpanan arsip
bedasarkan alamat surat yang tertera didalam surat.
e) Filling sytem subjek, suatu system penyimpanan arsip
bedasarkan isi suatu surat.
Langkah-langkah penyimpanan surat masuk dalam suatu
organisasi antara lain :
a) Meneliti tanda pada lembar disposisi, apakah surat tersebut
sudah siap disimpan atau harus ditindaklanjuti terlebih
dahulu.
b) Mengindeks atau membri kodepada surat tersebut.
c) Menyortir atau memisahkan surat sesuai kode surat.
d) Menimpan kedalam map (folder).
e) Menata arsip sesuai dengan system penyimpanan yang
digunakan.
23
Dari uraian diatas, dapat digambarkan dengan skema sebagai
berikut:
GAMBAR SKEMA ARUS SURAT MASUK SISTEM BUKU AGENDA
disposisi disposisi disposisi
Penerimaan
Penyortiran
Agenda Masuk
Pimpinan Kepala Bagian Kepala Bagian
Sekretaris/Kepala Tata Usaha
Pemrosesan
Arsip
24
b. Pengurusan surat keluar sistem buku agenda
Surat keluar adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh suatu
organisasi kepada pihak lain. Surat yang dibuat kemudian dikirim
mempunyai beberapa asalan, yaitu :
1) Merupakan jawaban dari surat masuk atau surat yang diterima oleh
suatu lembaga instansi atau organisasi.
2) Merupakan suatu kebutuhan.
3) Karena akan memberikan suatu informasi kedapa pihak lain.
Langkah-langkah pengurusan surat keluar pada umunya dilakukan
sebagai berikut :
1) Persiapan
Dalam persiapan pembuatan surat harus memperhatikan hal-
hal sebagai berikut :
a) Menentukan jenis, ukuran kertas yang tepat untuk digunakan
dalam pembuatan surat.
b) Mengemukakan/menuangkan ide, fakta dan informasi yang
lengkap dan mudah dipahami.
c) Menentukan bentuk surat yang standar, yang sesuai dengan ciri
organisasi.
d) Menghindari singkatan yang tidak lazim, kata-kata sulit dan
istilah-istilah yang tidak umum.
e) Menggunakan bahasa yang singkat, jelas, dan baku.
f) Pembuatan konsep surat (draft).
25
2) Pembuatan konsep surat
Pembuatan konsep surat adalah kegiatan membuat rencana
dan penyusunan penyusunan surat keluar. Konsep surat dibuat
dengan menggunakan lembar konsep berbentuk folio ganda. Dari
segi pembuatanya, konsep surat dapat dilakukan dengan dua
system, yaitu :
a) Sentralisasi, dimana pembuatan konsep surat dupsatkan pada
satu unti tertentu, yaitu bagian surat menyurat (mail department)
b) Desentralisasi, konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing
bagian sesuai dengan kebutuhan bagian.
Dari segi pembuatanya, konsep surat dapat dibuat oleh :
a. Atasan atau pimpinan
Ada beberapa kemungkinan pembuatan konsep dilakukan
oleh pimpinan, diantaranya adalah :
1) Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan
mengetiknya sendiri (biasanya untuk surat yang sifatnya
rahsia).
2) Atasan mebuat sendiri secara lengkap kemudian
menyerahkanya kepada juru tik.
3) Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan
dilengkapi oleh sekretaris atau bawahanya untuk
diselesaikan, kemudian diserahkan kembali pimpinan untuk
diperiksa.
26
4) Atasan membuat surat dengan cara mendiktekan kepada
sekretaris atau juru tik. Pendiktean konsepkonsep surat ada
dua macam yaitu ;
a) Pendiktean langsung, yaitu pengambilan dikte secara
langsung oleh sekretaris dari pimpinan dengan
menggunalan tulisan steno.
b) Pendiktean tidak langsung, yaitu pendiktean dngan
menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing
machine).
b. Konseptor
Untuk surat-surat yang sifatnya rutin atau incidental,
biasanya pimpianan menyerahkan pembuatan konsep surat
kepada konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep
surat).
Konsep surat untuk memenuhi persyaratan sebagai berikut :
1) Bersifat formal ( dinal)
2) Obyektif
3) Ringkas dan jelas isinya
4) Sopan dan ramah bahasanya
5) Seragam dalam bentuknya
6) Rapi dlam pengetikannya
27
3) Persetujuan konsep surat
Apabila konsep surat telah selelsai, maka konsep surat harus
dimintakan persetujuan pimpinan. Apabila terdapat kesalahan atau
perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut harus
dibetulkan oleh pimpinan.
4) Pengagendaan surat
Setelah konsep surat selesai dibuat, selanjutnya surat tersebut
dicatat ke dalam buku agenda keluar (buku verbal) untuk memberi
kode atau nomor surat. Misalnya pada baris nomor surat tertulis
nomor : 067/PM/IX/2012, yang artinya :
027 : nomor surat yang diambil dari buku agenda keluar (urutan
surat keluar).
PM : (pemberitahuan) yaitu masalah yang dibahas dalam surat.
IX : Menunjukan bulan pembuatan surat.
2012 : tahun pembuatan surat.
5) Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan dan telah mendapatkan kode atau nomor surat,
kemudiandiserahkan kepada unit pengetikan untuk diketik ke
dalam bentuk tertentu dengan baik dan benar. Dalam pengetikan
konsep surat harus menggunakan bentuk suratyang biasa dipakai
28
oleh kantor yang bersangkutan. Selain itu juga harus
memperhatikan apa saja yang akan diketik dalam surat tersebut.
Adapun bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan di instansi
antara lain :
a. Full Block Style (bentuk lurus penuh)
b. Block Style (bentuk lurus)
c. Semi Block Style (bentuk setengah lurus)
d. Hanging Paragraph (bentuk alinea menggantung)
e. Indented Style (bentuk lekuk)
f. Bentuk surat dinas
Dalam pengetikan surat harus mengetahui apa saja yang
akan diketik, dan peralatan apa saja yang akan dipakai. Dalam
pengetikan, antara surat dinas dengan surat niaga berbeda, sesuai
dengan bentuk surat yang dipakai dalam kantor tersebut. Untuk
mengetahui proses pengetikan surat dinas adalah sebagai berikut :
a. Pengetikan kepala surat, biasanya untuk kepala surat sudah
tercetak dalam kop surat. Kop surat yang lengkap terdiri dari
nama badan instansi, alamat, nomor telepon, alamat kawat, dan
sejenisnya yang perlu dicantumkan di kop surat.
Kepala surat terdiri atas :
1) Logoatau lambang huruf yang tercetak disebelah kiri atas.
2) Nama instansi dengan huruf kapital.
3) Alamat instansi lengkap.
29
4) Singkatan harus dihindari.
5) Nama kota harus diikuti dengan kode pos.
6) Jika ada, cantumkan nama atau alamat kantor cabang dan
jenis usaha, karena kepala surat merupakan reklame dari
suatu kantor.
b. Pengetikan alamat yang dituju, isi surat, dan penutup
disesuaikan dengan surat yang diketik.
6) Pemeriksan konsep
Pemeriksaan konsep harus dilakukans ecara teliti, sehingga
konsep surat tersebut bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui
koreksi kesalahan. Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik
dilakukan oleh :
a. Pengetik surat (juru tik), pemeriksan dilakukan sebelum surat
diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer
sebelum diarahkan ke pimpinan.
b. Konseptor, setelah diperiksa juru tik, surat dieserahkan kembali
kepada konseptor untuk diperiksa.
c. Penanggung jawab surat, sebelum surat mendapat persetujuan
dan ditandatangani oleh pegawai terkait, surat harus dibaca
terlebih dahulu oleh penanggung jawabsurat untuk menghindari
kesalahan pada pengetiakan surat.
d. Agendaris, sebelum surat diagendakan, seorang agendaris juga
perlu memeriksa atau mengoreksi surat tersebut.
30
7) Penandatanganan surat
Apabila surat tidak terdapat kesalahan, kemudian surat jadi
(net surat) disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang terkait
dengan surat untuk memperoleh persetujuan surat dengan bentuk
menandatangani surat tersebut.
8) Pemberan cap dinas
Surat yang telah ditandatangani kemudian diberi cap
(stampel instansi). Apabila terdapat surat yang belum terdapat cap
dinas maka surat tersebut diragukan keabsahanya dan dianggap
kuran sah. Cap dinal (stampel dinas) dibubuhkan deisebelah kiri
tandatangan dan menyinggung tanda tangan tersebut.
9) Melipat surat
Surat yang telah mendapat persetujuan dan siap untuk
dikirim terlebih dahulu digandakan untuk keperluan lain, seperti
pengarsipan surat keluar, mencegah sesuatu tang ridak diinginkan,
surat tidak sampai kealamat yang dituju dan lain sebagainya. Surat
yang asli dikirim kealamat yang dituju dan copyan surat disimpan
untuk arsip. Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan
rapi ke dalan bentuk tertentu, menyesuaikan dengan amplop surat.
31
Ada beberapa bentuk lipatan surat, antara lain:
a. Lipatan tunggal (single fold)
b. Lipatan ganda sejajar (parallel double fold)
c. Lipatan baku (standard fold)
d. Lipatanbaku rendah (low standard fold)
e. Lipatan arkodion (accordion fold)
f. Lipatan akordion rendah (low accordion fold)
g. Lipatan model perancis (French fold)
h. Lipatan model baron (baronial fold)
i. Penyamplan surat
Surat yang telah dilipat, kemudian dimasukan kedalam
sampul (amplop), pada sampul surat dilengkapi dengan:
a. Alamat pengirim, bila tidak menggunakan kop surat.
b. Nomor surat diketik desebelah kiri bawah kop surat.
c. Cap dinas dibubuhkan disebelah kiri bawah nomor surat.
d. Stampel bebas bea (prangko) secukupnya
10) Pengiriman surat
Setelah penyampulan surat dan pencatatan kedalam buku
verbal, surat dikirim oleh unit pengirim dengan menggunakan jasa
pengiriman tertentu atau langsung oleh unit pengirim daru instansi
tersebut.
32
a. Pengiriman langsung oleh unit pengirim, surat dikirim atau
diserahkan langsung oleh kurir pengiriman surat
denganmenggunakan buku ekspedisi.
b. Pengiriman dengan menggunakan jasa pengiriman, surat dikirim
dengan menggunakan jasa pengiriman surat seperti pos.
c. Pengirimna menggunakan jaringa elektronik, surat dikirim
dengan menggunakan e-mail atau dengan menggunakan
faximile.
Hal-hal yang harus deperhatikan dalam mengirim surat
antra lain adalah sebagai berikut :
1) Mencatat segala keterangan yang akan diposkan kedalam buku
catatan.
2) Memeriksa pelayanan pos dan menghitung jumlah perangko
yang akan dikirim.
3) Apabila akan menggunakan fasilitas mesin perangko, semua
dokumen yang akan dikirim via pos, perangkonya dibubuhi
dengan cap menggunakan mesin tersebut.
4) Untuk jenis peket atau perangko yang tebal, hendaknya alamat
diketik diatas label berperekat (gummend label) ditempelkan
pada amplop.
33
Pengiriman surat keluar dibagi menjadi dua bagian :
a) Pengiriman surat keluar intern, dalam sistem agenda
menggunakn buku ekspedisi intern.
b) Pengiriman surat keluar ekstern, dalam system agenda
menggunakan buku ekspedisi ekstern.
11) Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju, sedangkan
tindasanya (lembar kedua) disimpan bedasarkan system
penyimpanan pada instansi tersebut.
Dari uraian diatas dapat digambarkan dengan skema sebagai
berikut:
34
GAMBAR SKEMA ARUS SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA
PERINTAH PEMBUATAN SURAT
PEMBUATAN KONSEP
PERSETUJUAN KONSEP
PENGETIKAN
PENELITIAN
PENANDATANGANAN
PENYIMPANAN PENGIRIMAN
35
D. Sistem Kearsipan
1. Arsip
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani (greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam
bahsa latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Sebagai
perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip menurut bebrapa
sumber,yaitu :
a. Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah segenap warkat dari suatu
organisasi kenegaraan atau swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan
kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan dipandang berharga untuk
disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b. Undang –Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah naskah-naskah yang
dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara, perorangan dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan atau pelaksanaan kegiatan pemerintah.
c. Lembaga Administrasi Negara (LAN), menyatakan bahwa arsip adalah
kertas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan
atau dokumen lain dalam sebagala macam bentuk dan sifatnya atau
salinan serta dengan segala cara penciptaanya dan yang dihasilkan oleh
diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi fungsi-
fungsi kebijakan karena pentingnya informasi yang terkandung
didalamnya.
36
d. Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, karena mempunyai nilai kegunaan agar saat
diperlukan dapat ditemukan kembali.
Dari bebrapa pendapat atau sumber diatas , dapat disimpulkan bahwa
arsip adalah kumpulan data/warkat/surat naskah berupa kertas, berkas, foto,
film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain
dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun
menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Inti dari penanganan arsip mengacu pada bendanya yang diproses
sesuai kebutuhan dan keperluan instantsi atau badan organisai arsip
meruapakan kegiatan yang rutin dilakukan setiap harinya.
2. Kearsipan
Ada bebrapa pendapat mengenai pengertian kearsipan , diantaranya adalah :
a. Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian pernuatan
penyelengaraan kearsipan sejak dimulainya pengumpulanya warkat
sampai dengan penyingkiranya.
b. Soebroto, kearsipan adalah aktifitas penerimaan, pencatatan,
penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan
arsip.
37
c. Drs. E. Martono, kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan data
atau record atas dasar system tertentu serta dengan prosedur tertentu yang
sistematis, sehingga apabila sewatu-waktu diperlukan dapat ditemukan
kembali dengan waktu yang singkat.
Bedasarkan pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa, kearsipan
adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan dan penyimpanan arsip dengan
mengunakan system tertentu, sehingga apabila arsip itu dibutuhkan dapat
ditemukan kembali secara tepat dan cepat.
Inti dari kegiatan kearsipan adalah penyimpanan arsip dan penemuan
kembali arsip yang telah disimpan. Kerasipan mengacu pada kegiatanya,
diantara kegiatan kearsipan adalah :
a. Kegiatan penciptaan, yaitu pengurusan surat masuk dam surat keluar
b. Kegiatan penyimpanan arsip (filling) dan penemuan kembali (finding),
yaitu kegiatan penyimpanan arsip dengan sistem tertentu sehingga adapt
ditemukan kembali saat arsip dibutuhkan.
c. Kegiatan penyelamayan arsip, yaitu kegiatan pengamanan, pemeliharaan,
dan perawatan arsip.
d. Kegiatan penyusutan arsip, yaitu kegiatan mengurangi jumlah arsip yang
disimpan dengan cara penilaian atau pemindahan, pemusnahan arsip dan
penyerahan arsip ke Arnas.
38
E. Pembahasan
Kantor Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan Kabupaten
Banyumas dilaksanakan berdasarkan otonomi daerah yang dititikberatkan
pada Daerah Tingkat II. Kabupaten Dati II Banyumas merupakan salah satu
Kabupaten Dati II yang ditunjuk untuk melaksanakan percontohan Otonomi
Daerah. Dengan dilaksanakannya Otonomi Daerah ini maka terjadi perubahan
Nomenklatur Dinas – Dinas Daerah.
Keadaan personalia menunjukan besar kecilnya jumlah seluruh pegawai
yang ada dalam suatu instansi atau kantor. Kebutuhan akan jumlah personalia
atau pegawai tergantung pada berat ringannya suatu pekerjaan, untuk
pekerjaan yang berat dan memerlukan waktu yang lama didalam
penyelesaiannya, maka membutuhkan tenaga pegawai yang lebih banyak
dibandingkan dengan pekerjaan yang ringan dan memerlukan waktu yang
relative singkat.
Untuk menjamin pelaksanaan dan kegiatan dalam melaksanakan
tugasnya maka setiap unsure staf dan pelaksana didalam masing-masing seksi
wajib memelihara hubungan kerjasama secara erat dan serasi tanpa terikat
formalitas, namun tetap memperhatikan tata tertib administrasi dan disiplin
kerja.
Struktur organisasi garis merupakan bentuk sederhana, dimana
kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada tiap-tiap tingkatan mulai dari
atasan sampai bawahan. Struktur organisasi garis mempunyai keuntungan
sebagai berikut :
39
1. Terdapat pembagian tanggungjawab dan kekuasaan yang jelas
2. Bentuknya sederhana dan mudah untuk dipahami
3. Terdapat tanggung jawab dan kekuasaan mengalir dalam setiap garis lurus
Arsip merupakan sebuah promoter didalam sebuah instansi, karena
sebagian besar proses kerja didalam sebuah instansi berasal dari sebuah arsip.
Secara etimologi arsip berasal dari bahasa yunani (Greek), yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Kata arsip dalam bahasa latin disebut
felum (bundle) yang artinya tali atau benang.
Dari beberapa pendapat atau sumber, dapat disimpulkan bahwa arsip
adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar, peta, bagan, atau dokumen lain dalam
segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga
pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun
menurut system tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan
penemuan kembali dengan cepat dan tepat. Inti dari penanganan arsip
mengacu pada bendanya yang diproses sesuai keperluan dan kebutuhan setiap
instansi. Dalam sebuah instansi atau badan organisasi arsip merupakan
kegiatan yang rutin dilakukan setiap harinya.
40
Kerasipan merupakan kegiatan yang tidak lepas didalam sebuah
instansi, dimana kerasipan adalah kegiatan dari proses pengolahan arsip.
Berdasarkan beberapa pendapat dari para ahli dapat disimpulkan bahwa,
kersipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan dan
penyimpanan arsip dengan menggunakan system tertentu, sehingga apabila
arsip tersebut dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Inti
dari kegiatan kearsipan adalah penyimpanan arsip dan penemuan kembali
arsip yang telah disimpan.
41
BAB IV
PENUTUP
Puji Syukur penyusun dapat menyelesaikan laporan Praktik Kerja Instansi
(Prakerin) ini yang diharapkan dapat bermanfaat bagi penyusun pada khususnya
dan bagi pembaca paa umumnya. Laporan ini merupakan bukti fisikdari kegiatan
Praktik Kerja Instansi (Prakerin) yang sangat membantu siswa/siswi untuk
menunjang kelulusan.
A. Kesimpulan
1. Arsip merupakan salah satu benda yang sangat berharga didalam dunia kerja
pada umumnya, dimana arsip berperan aktif dalam menunjang kegiatan
sehari-hari didalam sebuah lingkungan instansi.
2. Kearsipan dalam sebuah instansi merupakan kegiatan yang amat sangat
penting diperhatikan, dimana dalam kegiatan ini merupakan salah sau cara
untuk mengelola arsip agar arsip tetap terjaga dari keutuhannya.
3. Sistem penyimpanan arsip juga harus diperhatikan, sehingga ketika arsip
dibutuhkan maka akan cepat dan tepet ditemukannya.
4. Dinas Pertanian Perkebunan dan Kehutanan adalah instansi yang memantau
perkembangan hutan, kebun, dan pertanian di daerah Kabupaten Banyumas
yang bekerja sama dengan lingkungan dan masyarakat sekitar.
5. Sistem pengolahan arsip yang digunakan adalah dengan menggunakan kartu
kendali.
41
42
DAFTAR PUSTAKA
1. Anhar, Dra. 1980. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta : PT Tema
Baru
2. http://dinpertanbunhut.banyumaskab.net
3. Karso, Drs. 1989. Kearsipan II. Purwokerto : LPAP PROFESIONAL
4. Wahyuni, dkk. Menangani Surat Masuk dan Keluar. Surakarta :
CV.MEDIATAMA
5. www.sentraoffice.com/filling-cabinet
Recommended