Lean världens populäraste förbättringskoncept · PDF fileFöretag och...

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Lean – världens populäraste förbättringskonceptsprunget ur en filosofi - ett förhållningssätt – ett sätt att tänka

Nu inom HR, service och tjänster

Mittuniversitetet den 30 mars 2015

Dag LotsanderLean NordicVD

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Hållpunkter och innehåll09.00 Bakgrund, filosofi, övningar10.00 Paus 10 min10.10 Filosofi, övningar, metodik11.00 Paus 10 min – fyll gärna på kaffe, frukt11.10 Metoder, verktyg12.00 Föredrag slut12.10 Diskussion Angelika, Pär och Dag13.00 Avslut

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Dag Lotsander

• 20 år med Toyota: Sr GM i Sverige och Sr Consultant på HK Europa• Lean Nordic start 2008: Inför, inspirerar, utbildar, coachar inom Lean

och ständiga förbättringar: service- och tjänster, HR/admin, sälj/marknad och stödfunktioner inom industrin

Genomfört sedan 2005: - Flertal kompletta införanden av lean- Tränat över 2 400 ledare - > 500 föreläsningar/kickoffer/introduktioner

Exempel på större uppdrag:- Toyota Nordic/Europe - Länsförsäkringar- Thomas Cook Nordic / Ving / Spies - Samsung Nordic- NCC- Migrationsverket, Försäkringskassan- Halmstad/Laholm/Hylte/Umeå/Kil/Upplands Bro kommuner

Företag och organisationer som jag inspirerat, utbildat, genomfört kickoff och/eller helt/delvis infört Lean hosAcando HIQ NCC StångåBussAccenture Hudiksvalls kommuner o LT Nethouse Sundbyberg cheferAffärshögskolan Linköping Hudiksvalls näringsliv Newsec SwedbankAkademiska hus Hylte kommun Nordea Svensk VagnparksfinansAlfa Print Hyltes näringsliv Normark Svenska BostäderAlmi Mitt IBC Euroforum Norrmejerier SveviaAlmi Mälardalen IFL Nowaste Logistics SVTAnthill Igelstaverket Omegapoint TC MittApoteket IIR Finland PEAB Tele 2 Arcona IKEA Personalvetardagarna Telenor AstraZeneca IT Arkitekterna Poolia Telge bostäderAutoliv IT Huset Posten TeliaSoneraAutoplan, Swedbank itSMF IT SOUTH PriceWaterhouseCoopers Tetra PakAxfood itSMF i Danmark Prime PR Thomas CookBeckers IUC i Olofström Proffice Tieto Borlänge kommun o näringsliv Jordbruksverket Proxima TMF StämmaBoxgroup Jönköping International Business School PTS, Post o Telestyrelsen TMH, Toyota Material Handling ABBrandingenjörerna Karolinska Sjukhuset Samsung Nordic TrafikverketCapgemini Kemetyl Saab AB TransportbranschenCarema Key Note CBN Sandvik TryckeribranschenConnex KnowIT SAS Tyresö företagarföreningDanderyds Gymnasium Klättermusen SCA Umeå kommunDanske Bank KommIT Scanautomatic Umeå LänsstyrelsenDSV Kommuninvest stämma Scania Umeå NäringslivetEricsson Hudiksvll Kone i Finland Schenker UnilabsERP Compact Konsultkompaniet SEB Universitetssjukhuset i LundFastigo KSU Studsvik SFK Utsikt affärsutvecklingFinansdepartementet KWH Pipe Vaasa SHB VattenfallFlextronics Landstinget i Malmö Silex Villa Paulis nätverkFMV Lean Forum Skanska Vin o SpritFora Linköpings Universitet Skatteverket Ving Sverige ABFounders alliance Logica Skogs och lantarbetsgivareförbundet VinnovaFöretagsutbildarna Laholms kommun SLTF VismaFörsäkringskassan Lunds Universitetssjukhus Snellman Oy World Quality Day FinlandGreen MA LRF Solar World Quality Day SverigeGuide Konsult Länsförsäkringar Solna stad WyethGuldgalan i Östersund MAS Malmö Sjukhus SSI VägverketGävle kommun Manpower Stadium Vällingby Centrum Göteborgs energi Mimer Västerås Statoil VärdskapetHaldex Menigo foodservice Stockholms Läns LT Åre KommunHandelsbanken Mitthögskolan Stockholms Stad ÅreföretagarnaHalmstads kommun MSD Läkemedel Stronghold Östergötlands läns LTHerrestads Vårdcentral Migrationsverket

Leanfilosofin

Citat från originalet”Kreativitet, utmaning och mod – tre grundförutsättningar”

”Gör vad ni vill så länge ni tar ansvar”

”Eftersom det är människor som utför, händer ingenting förrän vi utvecklar och utbildar vår personal”

”Den högsta ledningen är bara fanbärare när affärsbeslut fattas. Den förlorar sin betydelse om inte andra följer flaggan”

”Ju mer ett företag har i lager desto mindre sannolikt är det att det har vad det behöver”

”Vi utbildar våra medarbetare att avslöja problem så att de kan lösas”

”Slösaktig verksamhet är inte arbete”

”Roten till ett problem är nyckeln till en långvarig lösning”

Shoichiro Toyoda

Kiichiro Toyoda

Eiji Toyoda

Kiichiro Toyoda

Taiichi Ohno

Alex Warren

Taiichi Ohno

Taiichi Ohno

2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 20141989

Viktiga händelser och milstolpar Lean generellt och när pionjärerna inom Bank & Försäkring startade

2006: Start av införande

2005:Toyota Sweden ger ut sammanfattning av The Toyota Way (105.000 ex)

2004: Boken The Toyota Way utkommer

2006: Lean Forum fokus service tjänster

2011: Boken ”Detta är Lean” utkommer, ger enormt genomslag

2011: Innovationsrådet bildas på initiativ av regeringen

2012: Högskolor börjar ta in Lean service i sina utbildningar

2016: Lean Service & Tjänster. Universi-tetsutbildningpreliminär start

2015

1989: Boken ”The Machine that changed the world” kommer

2005: Start av pilot december

2011: Start av införande

2008: Start av införande

2005: Start av pilot hösten

År

I V&O

II

IB&F

2520151050

IndustriBank & FörsäkringVård & omsorgMyndigheter & kommuner

III

I

M&K I

”Mognad”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

De fem i topp:

”The CI Tool Box”

1. ”The Mindset Tool Box”

2. Hitta slöserierProcesskartläggning & Värdeflödesanalys

3. ProblemlösningPDCA/ 5 varför och fiskbensdiagram

4. VisualiseringMorgonmöten, ArenornaFörbättringsmöten

5. Tvärfunktionell förankringA3-Metoden

• Värderingar• ”Mindset”• Attityder• Inspiration• WOW

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Utförasitt

arbete

Utvecklasitt

arbete

Alla anställda har två jobb

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

The Toyota Business Practices

TBP

Toyota Way

Action

Values

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Värderingar enligt lean /The Toyota Way

Ständig förbättring

Respekt för människor

Utmaning

Kaizen

Gå ut och se

Respekt

Teamwork

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Ständig förbättring

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Dan Eliasson, ny rikspolischef 1 jan 2015

Citatet från hans tid som GD på Migrationsverket

“Med lean som koncept har vi lyckats korta väntetiderna för våra asylsökande med flera månader. Med lean har vi också lyft våra medarbetares möjligheter att påverka, och inspirerat våra chefer till en ny typ av ledarskap.”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Synen på slöserier och falska behov

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Traditionell förbättring vs TTW/Lean

Nuläge

Traditionell förbättring”Jobba snabbare”

Lean”Jobba smartare”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Lean är…

Lean är:• Ett förhållningssätt• Tillföra kundnytta• Identifiera och eliminera slöseri• Prestigelösa chefer• Medarbetare som syns och

engagerar sig• Mindre rädsla, mer trygghet• Göra mer med mindre• En konkurrensfaktor

Lean är inte:• Bara metoder/verktyg• Ett besparingsprogram• Ekonomistyrning• En förbättringskampanj

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Eliminera och förebygga slöseri

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Slöserier inom HR, service och tjänster

• Sortera och leta• Felaktig prioritering• Felaktiga mätetal• Över- och underbelastning• Störningar• Felaktig frekvens• Suboptimering

• Misstag, fel eller otillräcklig kunskap

• Missförstånd eller kommunikationsproblem

• Onödig närvaro• Felaktiga avvägningar

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Bikupa

• Slöserier i din närhet – privat eller i jobbet

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Verklig och falsk efterfrågan/behov

Verklig efterfrågan/behov• Efterfrågan som är önskvärd utifrån verksamhetens

syfte och uppdrag

Falsk efterfrågan/behov• Efterfrågan som beror på att verksamheten har

underlåtit att göra något eller gjort något fel ur kundens perspektiv.

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Bikupa

• Falsk efterfrågan/behov i din närhet på jobbet

• Falska behov: Behov skapade av misstag eller brister i det man gör för att uppfylla kundens krav

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Vad händer utanför vår process/avdelning?

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Vänd myntet

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Vem är egentligen kunden?

.. den som:

Betalar licensBetalar skattAlla som tittarBara tittar inom SverigeTittar även utanför SverigeBor i Sverige

..eller:

DemokratinPublic ServiceUtlandssvenskarnaPolitikernaMin chefEva HamiltonJournalisterna

menar du:

Min kundSVT´s kund

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Kunddefinitionen enligt leanfilosofin:

“Mottagaren av det värdeskapande du gör i ditt processteg”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Leta efter slöserier i processerna

A B CStändiga förbättringar

Proaktivitet

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Vanliga resultat när lean införs på rätt sätt

För kunden

För organisationen

För medarbetarna

• Säkra leveranser i tid, med rätt kvalitet och i rätt omfattning• Ökad flexibilitet, förkortade leveranstider• Bättre dialog med leverantören

• Förbättrad kvalitet. Ökade intäkter• Minskad belastning, sänkt kostnad• Ökad flexibilitet, förkortade ledtider• Förbättrad förmåga att hålla överenskomna tider

• Minskad stress, ökat engagemang• Bättre samarbete ger minskad frustration• Ökad förståelse för helheten• Bredare och mer utvecklande arbetsuppgifter

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Vad är styrkan med Lean?

Vi själva!

Gemensamt synsätt!

Att vi känner att vi kan påverka

Alla får en chans att utvecklas

Högre kvalitét i förändringsarbetet

Alla vet vad som händer

Stärker sammanhållningen i gruppen

Bättre överblick förenklar prioriteringar

Jag har utvecklats som person

och vågar ta större platsi gruppen!

Vi har en större acceptans för

förändringar

Bättre dialog-vi går nu mer ”rakt på sak”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Från gnäll till professionell!

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Workshop:

“Värdet för oss och för vår verksamhet”

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Värde för oss och vår verksamhetFör att kunna bedöma om lean är bra för den egna verksamheten, måste man först vara klar över vad LEAN är.

Dela ut de tio korten i gruppen. Läs därefter upp ett kort i taget och diskutera om det beskriver vad LEAN är eller om det inte gör det. När ni är överens, placera kortet i rätt ruta nedan. Om ni kommer fram till att kortet beskriver vad LEAN är, placera det då bredvid rätt beskrivning av vad LEAN ger.

LEAN är inte … LEAN är … LEAN ger …

Mer standardiserat, effektivt, resurssnålt och störningsfritt arbete

Inställningen att hela tiden söka nya lösningar att öka värdet till kunderna

Långsiktiga beslut utifrån vad som är bäst för kunderna och hela verksamheten

Ständig utveckling, det finns alltid ett bättre sätt

Mer kundorientering, mer ansvarstagande, mer kreativ problemlösning, mer lärande, mer stöttande chefer, mer respekt för medarbetarna

© Lean Nordic 2015

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Människor är olika – tillvarata olikheterna

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Ta tillvara olikheterna

SjälvständigLojal NeutralAuktoritetshållning

Relation

Flexibilitet

SaklighetGrundlivhållning 1

4

7

2

5

8

3

6

9

Genomförare Ambassadörer Förändringsledare

50%

20%

30%

60% 25% 15%

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Ta tillvara olikheterna - exempel

SjälvständigLojal NeutralAuktoritetshållning

Relation

Flexibilitet

Saklighet

Grundlivhållning

Mats/Credit (M)

Dan/Finance (M)

Fredrik

Jean/Lean (IL)

Ulrik/Lean (M)

Janke

Dag

50%

20%

30%

60% 25% 15%

AndersEva-Lisa/Lean (IL)

Helen (M)

Irina/Credit (M)

Jens/Finance (M)Carin/Acc (CT)

Tomas/Credit (CT) Patrik/AP (CT)

Lena/Lean (IL)

Theresa/In Sales (M)

Jonas/In Sales (CT)

Jocke/Credit (M)

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Resultat

• Bygglov i Umeå kommun: Resultaten är t. ex. väsentligt kortare ledtider (från 8 veckor till en (!) dag), bättre samarbete mellan avdelningar, ett flertal nedskrivna rutiner, uppdaterade mallar, ordning och reda, tydligare arbetsbeskrivningar och färre inkommande ärenden som inte är kompletta. Resultaten har kommit ur veckovisa förbättringsmöten.

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Hur gör jag då??

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Lean metoder och verktyg

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Lean- en filosofi - ett förhållningssätt – ett sätt att tänka

Know IT 23 aug 2010

Dag LotsanderSr ConsultantToyota Motor Europe |Lexus

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Processkartläggning

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Processkartläggning

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Morgonmötet

• Ett kort möte• Varje dag• Ca 10 min• Fast dagordning • Focus idag!• Stående• Inga telefoner.

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Förbättringsmötet

• Ett kort möte, ca 20-60 min.• Mötet börjar och slutar på

avtalad tid. Alla kommer i tid• Fast agenda• Inga syndabockar• Alla frågor och

förslag är välkomna

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Förbättringsmöte

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

PDCA – process för ständiga förbättringar

Plan

DoCheck

Act

• Studera problemet grundligt• Analysera problemet → grundorsak• Föreslå en eller flera åtgärder• Planera genomförande+utvärdering

• Genomföra åtgärderna• Övervaka och justera

• Utvärdera resultat• Utvärdera processen

• Standardisera• Dela lärdomar• Föreslå ytterligare förbättringar

Förstå den aktuella situationen

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB2008-12-07

Presentation66

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Ytterligare ex. på resultat inom näringslivet

• Toyota Sverige/Europa Ny strategi med stöd av PDCA/A3 metoden gav ökad försäljning, lägre kostnader och mer engagerade medarbetare. Detta gav en resultatförbättring med tiotals milj kr per år i Sverige. Strategin blev europastandard.

• Länsförsäkringar Informations- och utbildningsinsatser som t. ex. processkartläggning, visuell styrning, morgonmöten, förbättringsmöten och problemlösning via PDCA/A3. Lean har nu införts i hela LFAB-företaget och berör ca 1 400 medarbetare.

• Thomas Cook Northern Europe/Ving Stöd vid införandet i Sverige, sedan Norden. Efter alla positiva resultat har Thomas Cook inrättat en leanstab i England, och sprider nu förbättringskonceptet som utvecklades av mig/oss i Sverige till alla länder i Europa.

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Etablera lean/ständiga förbättringar

Förberedelsermed ledning

Utbildning förall personal

Etablera för-bättringsmöten

Uppföljningmed gruppchef

1 2 3 4

≈ 2 veckor ≈ 2 veckor 1-3 månader

Löpande stöd

Kontakta Dag Lotsander på dag@exmdl.se för mer information

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Frågor?

© Lean Nordic / Exm Dag Lotsander AB

Tack!

Dag LotsanderLean Nordicwww.exmdl.se