LibreOffice & Zotero

ÉCOLE DES HAUTES ÉTUDES EN SCIENCES SOCIALES

DE ZOTERO AU TRAITEMENT DE TEXTE

FORMATIONS DU 23 MARS AU 11 AVRIL 2012

Écrire et mettre en forme son mémoire avec

LibreOffice Writer & Zotero

Émilien Ruiz (emilien.ruiz@ehess.fr)

CC BY-NC-ND

Prise en main de LibreOffice Writer

De Zotero au traitement de texte Emilien Ruiz (emilien.ruiz@ehess.fr)

Mise en forme et mise en page (opérations de base)

Afficher, rechercher, corriger, remplacer...

Styles et « feuilles de styles »

Appareil critique (tables, index, notes, bibliographie)

Contenu de la présentation

- Prise en main de LibreOffice Writer

- Mise en forme et mise en page (opérations de base)

- Afficher, rechercher, corriger, remplacer…

- Styles et « feuilles de styles »

- Appareil critique (tables, index, notes, bibliographie)

Tutoriel réalisé avec LibreOffice 3.3 et Zotero 3.0

- L’interface et sa personnalisation

- Enregistrement et impression

Page de texte

Barres d’outils

Règles

Mode et taille d’affichage Page en cours et

style de la page

Vous pouvez ajouter ou supprimer des barres d’outils de l’interface :

‘Affichage > Barres d’outils’

Vous pouvez personnaliser les barres d’outils selon vos besoins. Exemple avec la barre d’outils « Formatage » :

Un clic-droit sur la gauche de la barre d’outils vous permet d’accéder aux options de

personnalisation :

Vous pouvez ainsi ajouter des commandes d’autres barres d’outils

(Barre d’outils « Formatage »)

Vous pouvez aussi choisir de simplement faire apparaitre ou disparaitre certains boutons

Un clic-gauche sur la droite de la barre

d’outils vous permet

d’accéder aux mêmes options.

Enregistrer le document en cours

Pensez à enregistrer très régulièrement un fichier en cours. La sauvegarde automatique ne fonctionnera qu’après un 1er enregistrement.

Indiquez la date d’enregistrement directement dans le nom du fichier, et gardez les versions successives

Enregistrez les documents de travail en format natif (celui de votre traitement de texte : .odt pour LibreOffice, .doc ou .docx

pour Word)

Enregistrez les version de diffusion dans une version que le destinataire pourra lire (en

général le .doc fonctionne bien – évitez le .docx)

Idéalement, préférez le PDF

pour la diffusion de vos textes

Aperçu avant impression

N’imprimez jamais un document sans avoir vérifié sa

mise en page par un aperçu avant impression.

Pour sortir de l’aperçu avant impression, cliquez ici

- Mise en forme de la police, des paragraphes, etc.

- Mise en page du document, en-têtes et pieds de page, etc.

- Insertion de notes, de tableaux et d’images

Barre d’outils « Formatage »

La barre d’outils « formatage » vous permet d’agir directement sur :

- > Le style de paragraphe (voir section « styles et feuilles de styles)

- > La police : Type ; Taille ; Style

- > L’alignement du texte (à gauche, centré…)

- > La numérotation, les puces et le retrait de paragraphe

- > La couleur de la police, de surlignage ou d’arrière plan

Vous accédez aux options de mise en forme par l’onglet « Format »

« Caractère » vous permets d’agir sur la police (type, taille, style et effets divers)

Onglet « Format »

« Paragraphe » vous permets d’agir sur les retraits, espacements, interligne, l’alignement du texte, les bordures, etc.

Onglet « Format »

« Page » vous permets d’agir l’orientation de la page, ses marges, l’arrière plan, etc. Mais aussi sur les en-têtes et pieds de page, les

notes, etc.

Une fois certains éléments de mise en forme appliqués, vous pouvez les reproduire sur d’autres parties du texte :

Sélectionnez du texte déjà mis en forme. Cliquez sur « Appliquer le format » puis sélectionnez le texte à mettre en forme de la même façon.

Vous pouvez aussi annuler une ou plusieurs opérations, ou les rétablir si vous les avez annulez par erreur

Bien entendu, vous pouvez couper (Ctrl+X), copier (Ctrl+C) ou coller du texte (Ctrl+V)

De nombreuses options de mise en forme sont accessibles par un simple « clic-droit » sur du texte

sélectionné

En têtes et pieds de pages

Insérez systématiquement : - Nom, Prénom - Numéro de page - Date

Et éventuellement : - Le type de document - Le cadre dans lequel il est réalisé

Onglet « Insertion »

‘Insertion > Champs’ vous permet d’ajouter automatiquement la date, les numéros de page, etc. à l’endroit où vous avez placé le

curseur dans votre document

En cliquant sur « Autres » vous avez accès à des possibilités supplémentaires,

comme les noms et numéros de chapitres

‘Insertion > Notes’ vous permet d’ajouter des notes

Vous pouvez ensuite choisir de les placer en fin de document ou en bas de page. Vous pouvez aussi choisir de personnaliser le caractère utilisé pour une note

Pour vos mémoires universitaires, préférez les notes de bas de page aux notes de fin de

document

Pensez aussi aux caractères spéciaux

Il vous permettront, notamment, de trouver

les majuscules accentuées (pour écrire

État et non Etat par exemple…)

Onglet « Insertion » Vous pouvez insérer un tableau vide

Onglet « Insertion » Mais vous pouvez aussi convertir du texte en tableau

Commencez par écrire votre texte en plaçant des tabulations pour marquer les colonnes Puis sélectionnez le texte et répétez l’opération précédente. Le tableau est créé

automatiquement

Tabulations ( )

(Insertion > Tableau ou

Ctrl+F12)

Onglet « Tableau »

Toutes ces options, et plus encore, sont accessibles via l’onglet « Tableau »

Avant de créer un tableau avec le traitement de texte,

posez vous toujours la question suivante :

est-ce que l’utilisation d’un tableur ne serait pas plus

appropriée ?

Images Vous pouvez insérer des images (photographies ; graphiques ; etc.) par simple « copié – collé ». Vous pouvez aussi passer par le menu « Insertion » :

Sélectionnez simplement l’image sur votre ordinateur (comme pour joindre un fichier à un e-mail) - Puis cliquez sur « Ouvrir »

L’image est alors insérée et vous pouvez la mettre en forme, ajouter une légende, etc. Via :

Les barres d’outils qui apparaissent à

cette occasion

Un simple « clic-droit » directement

sur l’image

Afficher, rechercher, corriger, remplacer…

- Révéler la mise en forme d’un document

- Navigation et corrections dans un texte long

- Utilisation des outils de correction automatique

- Suivi des modifications et commentaires

Afficher la mise en forme

Ou, directement dans la barre d’outils :

Rechercher et remplacer Directement dans la barre d’outils

ou Ctrl + F

‘Format > AutoCorrection’ Vous pouvez personnaliser les options de correction automatique

Utile pour les corrections orthographiques, cet outil permet aussi d’automatiser vos prises de notes.

Naviguer dans le document

Ou via la barre d’outils :

Vous pouvez ainsi naviguer parmi les

titres du document,

ou parmi les sections, les

tableaux, etc.

À condition d’avoir utilisé un

style de titre pour la mise en

Suivi des modifications

En suivant le chemin « Édition >

Modifications > Enregistrer » vous

activerez « suivi des modifications ».

Cela vous permettra de vérifier ce qui

a été modifié dans le document.

Cette fonction est très utile lorsque

l’on travaille à plusieurs ou lorsque

l’on se fait relire.

Il suffit ensuite d’accepter ou de

refuser les modifications proposées.

Suivi des modifications

Vous pouvez aussi ajouter des

commentaires : Insertion > Commentaire ; ou

Ctrl+Alt+N (…)

- Utilisation, création et modification de styles de paragraphes

- Les styles de page

- Trouver et utiliser des « feuilles de styles »

Un style est un regroupement d’attributs de mise en forme spécifique : couleur, taille, type de police ;

espacement de paragraphe ; etc.

Utiliser les styles est une nécessité pour :

-une navigation simplifiée dans le document en cours d’écriture ;

-la création rapide de tables (des matières, des illustrations, etc.) ;

-répondre aux critères de mise en forme pour le dépôt électronique des thèses.

C’est aussi le meilleur moyen d’éviter de vous retrouver à mettre en forme votre mémoire à la dernière minute en fin d’année… et gagner ainsi du temps d’écriture, voire de relecture.

Appliquer un style prédéfini

Sélectionnez du texte dans votre document

Choisissez le style à appliquer à ce texte dans la barre d’outils

Le texte est alors mis en forme en fonction d’attributs prédéfinis

Si le style que vous souhaitez utiliser ne

figure pas dans la liste automatique de la barre d’outils, vous pouvez en

afficher d’autres

Modifier ou créer un style

Méthode 1

Sélectionnez le texte. Faites un « clic-droit » puis choisissez « Éditer le style de paragraphe… »

Apportez les modifications souhaitées à la mise en forme. Cliquez sur « Actualisation automatique » si

vous souhaitez que cela soit appliqué à tous les paragraphes sur lesquels ce style a été appliqué dans le document. Vous pouvez aussi renommer le style (ce qui

en créera un nouveau)

Il n’est pas possible de renommer les styles prédéfinis fournis avec LibreOffice (Standard, titre 1, etc.)

Méthode 2

Vous pouvez aussi faire un « clic-droit » sur le nom du style

Procédez ensuite aux modifications souhaitées…

Méthode 3

Sélectionnez un texte que vous avez mis en forme, et dont vous voulez faire un style

Cliquez ensuite sur « nouveau style à partir… »

Donnez lui un nom qui vous permettra de le retrouver

facilement dans la liste

Votre style est alors créé, vous n’avez plus qu’à l’appliquer

Styles de page

Pour la mise en page du

document, vous pouvez

aussi passer par la

configuration des « styles

de page »

Soit par simple « double-

clic » sur « Standard » dans

la barre d’état

Soit par le chemin « Format

> Styles et formatage »

Une « feuille de styles » est un modèle de document conçu de façon à contenir un ensemble cohérent de styles prédéfinis qui correspondent

aux besoins de mise en forme de documents spécifiques.

Vous pouvez créer vous-même ce modèle (cela revient à créer vos propres styles), mais il peut aussi vous être fourni par une institution (un

éditeur, une université, etc.)

La « Feuille de styles »

Vous trouverez les feuilles de styles dans vos « Modèles de documents »

Un modèle de document texte LibreOffice est un fichier au format .ott

Lorsque vous avez créé des styles qui vous conviennent, vous pouvez enregistrer un tel modèle :

Vous trouverez des feuilles de styles « prêtes à l’emploi » sur de nombreux sites institutionnels. Voir, par exemple, sur le site du programme « Cyberthèses » ou sur celui de l’école doctorale de Sciences po. Paris :

http://www.cybertheses.org/?q=fr/node/24

http://ecoledoctorale.sciences-po.fr/theses/style_sciences-po.htm

Une fois que vous avez créé ou téléchargé un modèle de document, vous avez deux possibilités

Soit vous vous contentez d’ouvrir le document, ce qui créera de fait un nouveau fichier basé sur ce modèle. Vous n’aurez ensuite qu’à l’enregistrer dans le format natif de votre traitement de texte pour qu’il ne soit plus considéré comme un modèle

2 Soit vous enregistrez le modèle dans LibreOffice de façon à pouvoir recréer des documents sur cette base sans avoir à chercher systématiquement le fichier .ott sur votre ordinateur. Il faut alors l’ajouter au dossier « Templates » de votre ordinateur.

Ajouter un modèle de document à LibreOffice Writer : Commencez par ouvrir la boîte de dialogue « Modèles et documents » (vu supra)

Cliquez sur « Gérer »

Faites un « Clic-droit » sur « Mes modèles »

et sélectionnez « Importer un modèle »

Sélectionnez ensuite le fichier sur votre

ordinateur, comme pour l’ajout d’une pièce jointe

à un e-mail.

La feuille de style figurera alors dans vos modèles

de documents

Appareil critique (tables, index, notes, bibliographie…)

- Utiliser Zotero pour insérer des notes et créer des

bibliographie

- Création de tables des matières et d’index

http://devhist.hypotheses.org/554

Notes et bibliographies avec Zotero Un outil comme Zotero vous permet de gérer vos

références bibliographiques. Il permet aussi, et surtout,

de les citer dans vos travaux sans avoir à les réécrire

systématiquement.

Si vous utilisez la version intégrée à Firefox, vous devez commencer par installer le

plugin d’intégration à LibreOffice (celui-ci est déjà installé dans la version Standalone)

Procédez comme lors de

l’installation de Zotero, en

vous rendant directement

sur le site www.zotero.org

Veillez à installer le plugin compatible

avec votre traitement de texte

Notes et bibliographies avec Zotero

Une fois le plugin installé,

vous le verrez apparaitre

dans la liste des modules

complémentaires de Firefox

Et une nouvelle barre d’outils

fera son apparition dans

LibreOffice Writer

Si vous ne voyez pas cette barre

d’outils.

Veillez à ce qu’elle soit bien

sélectionnez dans « Affichage >

Barres d’outils »

Permet d’insérer

une citation (note de

bas de page, de fin

de document…)

Permet d’éditer (modifier,

corriger, etc.) une note déjà

insérée

Permet de créer

une bibliographie

à partir des notes

insérées avec

Zotero

Permet d’éditer (modifier,

corriger, etc.) une

bibliographie déjà insérée

Permet de mettre à

jour les références

insérées (notes et

bibliographies) en

fonction des

modifications faites

dans Zotero

Permet de reconfigurer le

mode de citation (notes de

bas de page ou notes de fin

de document) et le style de

citation des références

Supprime tout lien

entre le document et

Zotero : conservation

des références mais

plus de mise à jour

possible.

Placez le curseur à l’emplacement où vous

souhaitez insérer l’appel de note

Cliquez sur le bouton d’insertion d’une citation

Choisissez le style de citation à utiliser et l’emplacement de la note

Il vous suffit alors de taper un

mot clé pour voir apparaître les

références correspondantes de

votre bibliothèque.

Le module de

citation apparait.

Une fois la première référence choisie, vous pouvez en ajouter d’autre en

procédant de la même façon

Lorsque vous avez achevé votre sélection, cliquez sur « Entrée », la note

est créée.

En cliquant sur les références dans l’éditeur, vous pouvez ajouter numéros

de pages, suffixes et préfixes…

Si vous préférez

utiliser la « vue

classique »

(celle de

l’ancienne

version de

Zotero), il suffit

de cliquer sur le

Sélectionnez ensuite la

référence que vous

souhaitez insérer

Indiquez les éventuelles

précisions à apporter à

la note (préfixe, suffixe,

page de la citation…)

Vous pouvez pré-

visualiser le contenu de

la note (si vous le

modifiez, les mises à

jour :

ne seront plus

possibles).

Une note peut être

composée de plusieurs

références.

Pour insérer une bibliographie à partir des notes insérées dans votre document, il

vous suffira de cliquer sur le bouton suivant de la barre d’outils Zotero :

Elle sera insérée à l’emplacement où vous aurez placé le curseur, dans le style de

citation que vous aurez choisi pour les notes de bas de page. En cas de besoin,

pour modifier ce style, il suffira de cliquez sur l’icône de configuration.

Ainsi créée, la bibliographie sera classée par ordre alphabétique

d’auteurs.

Si vous souhaitez créer une bibliographie thématique, procédez par

étape en créant une bibliographie par thème.

Passez alors par la création directe via les collections

Ouvrez votre bibliothèque Zotero

Sélectionnez la

collection qui vous

intéresse

Cliquez sur « Créer

une bibliographie… »

Sélectionnez le style que

vous souhaitez appliquer

Sélectionnez « Copier dans

le presse-papier »

Il vous suffira ensuite de coller la bibliographie directement dans votre fichier

LibreOffice Writer.

Reproduisez l’opération autant de fois que nécessaire pour constituer votre

bibliographie thématique

Dans l’éventualité où souhaiteriez compléter ou corriger les informations d’une

référence, faites le directement dans Zotero, et les notes et bibliographies seront

ensuite modifiées par un simple clic sur le bouton de mise à jour

Si ce sont les informations complémentaires ajoutées lors de la citation que vous

souhaitez modifier (page ; suffixe et préfixe…), ou si vous souhaitez modifier le

nombre de références citées dans une seule note, cliquez sur éditer.

Aucune de ces opérations de sera possible si vous avez « brisé » le

lien entre Zotero et votre document

Gardez toujours une version de votre fichier maintenant le lien avec Zotero pour

d’éventuelle modifications ultérieures

Insertion d’une table des matières

Pour insérer facilement une table des matières, il

faut que vous titres et sous-titres aient été mis en

forme à l’aide de styles

Cliquez sur « Insertion > Index et tables »

Si vous avez utilisé les styles prédéfinis « Titre » (très recommandé – quitte à en modifier les

attributs), il vous suffira de cliquer sur OK pour créer la table

Vous pouvez choisir le

titre de votre table

Indiquez le nombre de

niveaux de titres que vous

souhaiter faire apparaitre

Elle s’insère automatiquement à l’emplacement où vous aviez placé le curseur

Pour créer une table à partir de vos styles personnalisés, il faut leur attribuer un niveau

hiérarchique Cliquez sur « Outils > Numérotation des chapitres »

Cliquez sur un Niveau

Choisissez le style auquel vous

souhaitez attribuer ce niveau

Il apparaîtra alors dans la liste

Vous n’aurez plus qu’à créer la table en

suivant la procédure indiquée précédemment

Création d’un index Commencez par marquer les entrées

de l’index :

Sélectionnez le texte à indexer dans votre document

puis cliquez sur « Insertion > Index et tables > Entrée »

Les entrées sont alors surlignées (invisible à l’impression)

Création d’un index Procédez ensuite comme pour la table des matières

Prenez soin de choisir « Index » comme « Type » d’index

Création d’un index

Une fois que

vous aurez cliqué

sur OK, l’index

sera créé à

l’endroit où vous

avez placé le

curseur

Vous pouvez aussi

créer un index à partir

d’un fichier de

concordance. Pour la

procédure à suivre,

voir :

http://help.libreoffice.org/Writer/Edit_Concordance_File/fr

Pour aller plus loin

Merci de votre attention

Pour revoir cette présentation, rendez-vous sur :

www.boiteaoutils.info

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