Loppuraportti ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden ... · Tausta ja tavoitteet...

Loppuraportti ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden selvityksestä5.5.2017 Final

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi1

Sisällys

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi2

• Tausta ja tavoitteet• Nykytilan kartoitus

– tulokset– keskeiset havainnot

• Tulevaisuuskuva– Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat– Organisoinnin neljä erilaista laajuusvaihtoehtoa

• Yhteenveto ja työryhmän suositus• Lisäselvitystä vaativat asiat ja viestit jatkovalmisteluun

Tausta ja tavoitteetPirkanmaa2019 –uudistuksen tavoitteena on parantaa toiminnan vaikuttavuutta ja asiakaslähtöisyyyttä. Työryhmän tehtävänä oli 1) valmistella selvitykset ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelun volyymeistä, tuotanto- ja palveluverkosta sekä tuotannon järjestelyistä, henkilöstöstä, hankintatavoista, tuki- ja asiantuntijapalveluiden resursseista ja tarpeista, toimintaan liittyvistä tietojärjestelmistä ja -palveluista sekä mahdollisesti siirtyvistä ja siirrettävistä sopimuksista 2) tunnistaa ja rakentaa yhteistyöpinnat muihin teemaryhmiin sekä 3) esittää vaihtoehtoja alueellisen ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelun järjestämiseksi. Työryhmän kokoonpano:• Tarja Alatalo, toimitusjohtaja, Tampereen Voimia, pj.• Hannele Heino, sairaalahuoltopäällikkö, Pshp• Virpi Kemi, sijaisena Aila Seppälä, ruokapalvelujohtaja, Pshp• Eira Koskinen, ruoka-ja siivouspalvelupäällikkö, Akaa• Sanna Liljaranta, hallinto-ja talouspäällikkö, Tampereen Voimia, sihteeri• Anu Mäenpää, palveluohjaaja, Pirkkala• Raine Nuolikoski, toimitusjohtaja, Sastamalan Ruoka-ja Puhtauspalvelut Oy, vpj.• Kaija Rönni, palvelupäällikkö, Ikaalinen• Tuija Silvan, tuotantopäällikkö, Tampereen VoimiaTyöskentely• Työryhmä kokoontui 5 kertaa; 16.11.16, 7.2.17, 7.3.17, 4.4.17 ja 4.5.17. Nykytilakysely (ajalla 15.12.2016-20.1.2017)

lähetettiin 22 Pirkanmaan kuntaan, Jämsään, Kuhmoisiin ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiriin. Vastauksia saatiin 23 kappaletta, Parkano ja Kihniö eivät vastanneet. Jämsän tiedot jätettiin pois yhteenvedosta. Lisäksi sidosryhmille järjestettiin 14.3.2017 kuulemis- ja keskusteluseminaari, johon osallistui 42 henkilöä.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi3

Nykytilan kartoitus

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi4

Yleistä

• Tarkoitus selvittää sekä kuntien ja sairaanhoitopiirin itse tuottamia että ostopalveluina hankkimia palveluita sekä yhteistoiminta-alueilla järjestettäviä palveluita.

• Vastausaktiivisuus 92 %; Kihniö ja Parkano eivät vastanneet• Tulokset koottu alueittain

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi5

Organisointitapa

• Ateria- ja puhtauspalvelut on organisoitu Pirkanmaalla monin eri tavoin. Yleisintä on, että palvelut ovat osana muuta toimialaa organisaatiossa.

• Noin kolmasosassa kuntia on kuntarajat ylittäviä yhteistoiminta-alueita.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi6

Hankinnat

• Hankintayhtiöiden käyttö on yleisintä.• Lisäksi on muodostettu muita hankintarenkaita.• Muutamat kunnat tekevät hankintoja itsenäisesti.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi7

Kehityshankkeet ja investoinnit

• Suunnitelmien mukaan investoinnit keittiöverkkoon liki 30 miljoonaa euroa.– Useita erilaisia ja eri tasoisia investointeja on tehty tai vireillä keittiöverkoston

kehittämiseksi eri puolilla Pirkanmaata vuosina 2015 – 2018– Osa kunnista valmistelee keskus- tai aluekeittiöratkaisuja lähitulevaisuudessa.– Tuotantoa on keskitetty tai sitä ollaan keskittämässä edelleen. Yksi kunta on

toisaalta siirtymässä tuottamaan ateriapalveluita pääosin ilman omaa valmistusta.

– Lisäksi mainitaan vireillä olevan suunnitelmia mm. tuotantotavan muutoksista ja yhtiöittämisestä.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi8

Toiminnan tulokset ja vaikutukset

• Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden toiminnassa ja organisoinnissa on kiinnitetty huomiota asiakasvaikuttavuuteen, työhyvinvointiin, tuottavuuteen ja laatuun.

• Vastauksista ei selviä, kuinka kattavaa ja systemaattista toiminnan tulosten mittaaminen ja hyödyntäminen on.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi9

Ateriamäärä

Pirkanmaalla yhteensä noin 27,3 milj. ateriaa / vuosi

• Oma tuotanto 25,8 milj. ateriaa / vuosi- Kunnan vastuulla 19,5 milj. ateriaa / vuosi- Soten vastuulla 6,3 milj. ateriaa / vuosi

• Ostopalvelu 1,5 milj. ateriaa / vuosi - Kunnan vastuulla 1,3 milj. ateriaa / vuosi- Soten vastuulla 0,2 milj. ateriaa / vuosi

Aterioiden tuotantovolyymi keskittyy Tampereelle, PSHP:lle ja keskisen alueen kuntiin.

Aterioita on jäämässä kuntiin 3/4 ja siirtymässä Sote-maakuntaan 1/4. Sote –aterioita eniten Tampere –PSHP-alueella.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi10

• Pirkanmaalla keittiöitä yhteensä yli 500 kpl- keskus-/alue- ja valmistuskeittiöt 134 kpl- palvelukeittiöt 343 kpl- ostopalvelukohteet 35 kpl - lisäksi osastokeittiöitä 200-300 kpl lähinnä Soten

toimipaikoissa.• Keskus-/alue- ja valmistuskeittiötä on runsaasti

suhteessa valmistettaviin ateriamääriin.• Kunnissa on keittiöitä, joissa tehdään sekä

Sote-aterioita että kunnan vastuulla olevia aterioita tai keskitytään joko sote-aterioihin tai kunnan aterioihin.

• Ateriatuotantotavat - cook – serve (valmista ja tarjoile) 74 %- cook – chill (valmista ja jäähdytä) 19 %- kylmävalmistus 7 %• Ateriatuotannon keskittäminen ja tuottaminen

cook – chill- ja kylmävalmistustuotantotavoilla on lisääntynyt, mutta perinteisiä cook – serve -tuotantotavalla toimivia tuotantokeittiöitä on edelleen runsaasti.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi11

Ateriapalveluverkko ja tuotantotavat

Ateriapalveluhenkilöstö• Pirkanmaalla n. 1 200

henkilötyövuotta, vuokratyövoimaa n. 60 htv

• Soten osuus ka 28 % noudattaa ateriavolyymien jakautumista, suurin määrä Tre-PSHP-alueella

• Henkilöstön jakautumisella yhteys palveluverkon rakenteeseen

• Joillakin kunnilla myös ateriapalvelua tukevia resursseja, jotka jäänee kunnille

• Suunnittelu- ja kehittämisresurssit niukat

• Tiedot ovat suuntaa antavia, tarkemmin erillisessä henkilöstöselvityksessä

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi12

Puhtauspalveluvolyymi

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi13

• Kokonaisvolyymi noin 2,1 milj. neliötä• Tuotetaan valtaosaltaan omana

palvelutuotantona, 71 %• Kohdistuu selkeästi kuntien vastuulla

oleviin tiloihin, 72 %• Ostopalveluja käytetään ja valtaosaltaan

kohdentuvat kunnan vastuulla oleviin tiloihin, 86 %

• Reilu puolet (noin 1,1 milj. neliötä) kohdentuu kokonaisuuteen Tampere ja PSHP, ostopalvelut painottuvat Tampere-alueelle

• Kokemusta ostopalvelujen käytöstä osana on melko laajasti (10 kuntaa ja Pirkanmaan sairaanhoitopiiri

Puhtaus- ja laitoshuoltopalvelujen henkilöstö

• Pirkanmaalla 1 600 htv, vuokratyövoimaa n. 40 htv

• Hoitohenkilökunnan osuutta laitoshuoltopalveluiden toteuttamisessa ei kartoitettu

• Soten osuus ateriapalveluja pienempi, n. 20 % keskimäärin, eroja alueittain

• Vähäisesti myös puhtauspalvelua tukevia resursseja, jotka jäänee kunnille

• Keskeiset muut palvelut– ruokailuun liittyvät palvelut (15 vastaajaa)– vuodehuolto (9 vastaajaa)– välinehuolto (10 vastaajaa)– leikkaussalin valmistelu– muita sovittuja palveluja– esim. sisäiset potilaskuljetukset

• Tiedot ovat suuntaa antavia, tarkemmin erillisessä henkilöstöselvityksessä

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi14

Järjestelmät

Ateriapalvelut• Kaikilla kunnilla käytössä tietojärjestelmä tuotannon-/ toiminnan

ohjaukseen tai keittiön työprosessin ohjaukseen• Keittiömitoituksissa hyödynnetään järjestelmiä niukasti• Järjestelmällä ei suoraa yhteyttä tuotantotapaan, volyymiin tai

palveluverkon rakenteeseenPuhtauspalvelut• Järjestelmiä käytössä pääosin työmäärä- ja kustannuslaskentaan,

siivousmitoituksiin ylläpito- ja perussiivoukseen, laskentaa myös alihankintana

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi15

Tulevaisuuskuva- tavoiteltava toiminta-ja palvelumallin kuvaus

- toiminnan organisoinnin erilaisia laajuusvaihtoehtoja arviointeineen

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi16

Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat (1)Terveyden ja hyvinvoinnin edistäminen vahvistuu• Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelut linkittyvät vahvasti hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen

tavoitteiden toteuttamiseen niin kunnissa kuin maakunnassa terveellisten, turvallisten ja laadukkaiden palveluiden kautta sekä asiakkaiden osallisuuden keinoin.

Laajempi tukipalvelukokonaisuus toimii paikallisesti asiakkaan tukena• Ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluita johdetaan yhtenä kokonaisuutena toiminnan laadun,

asiakasvaikuttavuuden ja tehokkuuden parantamiseksi. Maakunnan ja kuntien ydinpalvelut keskittyvät perustehtäväänsä. Palvelu toimii paikallisesti asiakaskohtaisten tarpeiden mukaan ja paikalliset mahdollisuudet huomioiden.

Keskitetty tuotanto ja uusi teknologia parantavat tuottavuutta ja palvelun laatua ja vähentävät investointeja• Tukipalveluissa hyödynnetään uusia, innovatiivisia teknologioita.• Puhtauspalveluissa yhdenmukaistetaan teknistä laatua ottaen huomioon tilan käyttötarkoitus ja

asiakkaan toiminta.• Ateriatuotantoa keskitetään harvoihin keittiöihin ja tuotantotapana on pääosin ’cook and chill’

(valmista ja jäähdytä) ja kylmävalmistus. Investointitarpeita vähennetään hyödyntämällä valmistuskapasiteettia nykyistä laajemmalla alueella.

• Näin parannetaan työn tuottavuutta ja kapasiteetin käyttöä sekä asiakastyytyväisyyttä valinnanvaran, ruoan laadun ja palvelun joustavuuden lisääntymisen kautta

• Henkilöstön uudistuva ammattiosaaminen ja osallistava johtaminen korostuu. 5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi17

Tavoiteltavan toiminta- ja palvelumallin suuntaviivat (2)Moniosaava henkilöstö tuottaa hyvän palvelukokemuksen tuloksellisella työllä• Palvelussa asiakasrajapinnassa hyödynnetään monipalvelutyötä sekä parannetaan tuottavuutta

ja työhyvinvointia teknologian avulla. Henkilöstön asiakaslähtöinen palvelu- ja ammattiosaaminen korostuu. Tukipalveluhenkilöstö on syvällä asiakkaan prosesseissa tukemassa asiakkaan onnistumista. Työnjaosta hoitotyön ja tukipalvelun kesken sovitaan siten, että kokonaisprosessi on asiakaslähtöinen ja tehokas.

• Asiakkaiden nopean toipumisen ja hyvän elämänlaadun turvaamiseksi hoito-ja hoivayksiköiden aterioiden jakelussa ja tarjoilussa huomioidaan miellyttävä asiakaskokemus ruokailutilanteessa tai kodinomainen ruokailu ja ravitsemushoidon toteutuminen yksilöllisen asiakastarpeen mukaan.

Johtamiseen, asiantuntijuuteen ja kehittämiseen panostetaan, ict vahvana tukena• Keskitettyä toimintaa ohjataan ja tuetaan järjestelmillä ja niiden hyödyntämiseen panostetaan.• Yhtenäinen johtaminen vahvistuu, kun tuki-ja kehitysresurssit (esim. tuotannon, laadun ja

henkilöstön ohjaus, hankinnat) keskittyvät ja tietojohtamista tuetaan vahvemmin ict-ratkaisuilla ja analytiikalla.

• Asiantuntijapalveluita voidaan tuottaa asiakastarpeen mukaisesti• Vahvalla tukipalvelukokonaisuudella varmistetaan huoltovarmuus ja varautumismahdollisuudet

poikkeaviin tilanteisiin.

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi18

VE1. Maakunta toimii itsenäisesti

Maakunta keskittää tukipalvelutoimintansa ja järjestää sen vain omiin tarpeisiinsa

Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat

-Keskitetty ohjaus ja kehittäminen koko maakunnan alueella-Maakunnan on mahdollista investointien avulla luoda kohtuullisen toimiva kokonaisuus ateriapalveluissa-Yhdenmukainen palvelun laatu asiakkaille koko maakunnassa-Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi

-Volyymit eivät kovin isot ( 6,5 milj. ateriaa, 0,6 milj. neliötä) mittakaavaetujen saavuttamiseksi laajalla maantieteellisellä alueella-Toiminnan organisointi (johtamisjärjestelmä, toimintatavat, järjestelmät yms.) aloitettava kokonaan alusta, mikä hukkaa resursseja-Kunnille jää tyhjää kapasiteettia ja kuntien päällekkäiset investoinnit edelleen todennäköisiä

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi19

VE2. Kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta toimivat yhdessäKaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta yhdistävät tukipalvelutoimintansa yhdeksi kokonaisuudeksi

Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat

-Iso organisaatio (noin 170 -180 meur), joka volyymillään voi saavuttaa paljon nykyistä suurempia mittakaavaetuja-Nykyisen tuotantoverkon kapasiteetin hyödyntäminen on tehokkaampaa yli rajojen-Kuntien vastuulla olevat ja sote-ateriat on mahdollista tuottaa yhdessä-Tuotantoverkon str. suunnittelu vähentää pitkällä tähtäimellä kokonaisinvestointeja-Mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja sen resurssoinnin nostamisen uudelle tasolle toiminnan laajuuden ansioista-Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi

-Toiminnan organisointi vaatii pitkäjänteisen työn, jotta hyödyt saavutetaan-Uhkana paikallisten hyvien toimintamallienmenettäminen, ellei organisaation toiminnassa huomioida riittävää liikkumavaraa

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi20

VE3. Maakunta ja kunnat toimivat yhdessä alueellisesti

Maakunta ja kunnat yhdistävät tukipalvelutoimintansa alueellisesti muutamaksi kokonaisuudeksi

Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat

-Saavutettavissa mittakaavaetuja verrattuna nykytilaan, jossa vähäisesti yhteistyötä-Kuntien näkökulmasta saattaa yhteistyön tekemisen kynnys olla matalampi ja kokemus vaikutusmahdollisuuksista parempi sekä alueellisien mahdollisuuksien hyödyntäminen vahvempaa kuin koko Pirkanmaan laajuisessa organisaatiossa-Toiminnan organisoinnissa voidaan rakentaa nykyorganisaatioiden resursseille-Ostopalvelujen hyödyntäminen mahdollista toiminnan joustavuuden parantamiseksi

-Maakunnan näkökulmasta samaa toimintaa useassa organisaatiossa-Volyymin kautta saavutettavat mittakaavaedut yhden yhteisen organisaation mallia (VE2) pienemmät-Volyymin maantieteellinen jakautumien Pirkanmaalla epätasainen, mistä johtuen mielekkään kokonaisuuden aikaansaaminen voi vaatia isoakin maantieteellistä aluetta-Investoinnit olisi kannattavampaa suunnitella koko Pirkanmaan tasolla

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi21

VE4. Maakunta ja osa Pirkanmaan kunnista toimii yhdessä

Maakunta ja osa kunnista yhdistävät tukipalvelutoimintansa. Osa kunnista haluaa järjestää tukipalvelunsa edelleen itse tai muutaman muun kunnan kanssa.

Vahvuudet ja mahdollisuudet Heikkoudet ja uhat

-Kunnissa, joissa sote-tukipalvelujen ja kunnan tukipalvelujen välillä ei ole lähtötilanteessakaan juuri hyödynnetty synergiaetuja, keskittyminen kapeampaan asiakassegmenttiin voi olla hyödyllistä-Maakunta ja kunnat voivat optimoida parhaiten juuri itseään hyödyttävät kumppanuudet, jos yhteisiä intressejä löytyy -Ostopalvelut mahdollisia toiminnan joustavuuden parantamiseksi

-Mitä vähemmän kuntia mukana yhteisessä organisaatioissa, sitä pienemmät mittakaavaedut saavutettavissa, mutta palvelujen laaja alueellinen hajautuminen voi olla myös rasite-Investoinnit hajaantuvat tai tehdään päällekkäisiä investointeja riippuen yhdistyjien määrästä

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi22

Yhteenveto ja työryhmän suositus

Laajuus-vaihtoehto

Tuottavuus Investointi-taso

Nykytila - ++

VE1 - ++

VE2 ++ --

VE3 + -

VE4 + (?) - (?)

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi23

Palvelutoiminnan tuottavuuden parantamiseksi ja päällekkäisten investointien hillitsemiseksi olisi suositeltavaa, että kaikki Pirkanmaan kunnat ja maakunta yhdistäisivät ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalvelunsa (VE2). Mahdollisesti kaikki kunnat eivät halua lähteä mukaan yhteiseen organisaatioon, joten realistinen kehityspolku tavoitteeseen on VE4, jolloin maakunta ja osa Pirkanmaan kunnista hoitaisi tukipalvelunsa yhdessä. Maakunnan ja kuntien alueellinen yhteistoiminta useampana kokonaisuutena (VE3) hajottaisi maakunnan resursseja. Maakunnan ateria-, puhtaus- ja laitoshuoltopalveluiden toimiminen yksin (VE1) ei paranna toimintaa nykyiseen verrattuna Pirkanmaalla.

Lisäselvitystä vaativat asiat ja viestit jatkovalmisteluun

• Hankintalain sidosyksikkösäännösten ja valinnanvapauslainsäädännön tarkemmat vaikutukset tukipalvelujen organisointimahdollisuuksiin

• Kuntien ja maakunnan halukkuus yhteistyöhön• Tarkempi tuotantoverkkosuunnitelma todennäköisimpiin vaihtoehtoihin.

Tukipalvelun tarkempaa suunnittelua varten on olennaista tietää, millaiseksi sote-palvelujen tuleva palveluverkko muotoutuu.

• Vaiheistus ja tarkempi toimenpideohjelma tavoitteiden saavuttamiseksi• Resurssi väliaikaishallintoon

– tehtävänä jatkovalmistelu päätöksentekoa varten– yksi projektipäällikkötyyppinen henkilö, jolla on palveluliiketoiminnan

vahvaa osaamista ja toimialan tuntemusta– hyödynnetään konsulttityötä ja verkoston johtamiskokemusta ja

asiantuntemusta

5.5.2017 www.pirkanmaa2019.fi24