View
218
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
Management Informatie
Onderdeel Bedrijfsprocessen
Les 4: Het systeem
Docent: Fokkelien von Meyenfeldtfvm@bizwiser.nl
Programma week 3.4
• Terugblik op 3.3
• Reorganisatie in stappen
• Waardenkringloop
• Globaal procesmodel
• Procesdecompositie
Boek: Typologieschema p. 12 hfs. 2.1.4, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2,
10
“Reorganisatie is:het door elkaar husselen van
mensen”
(uitspraak van een slachtoffer van diverse reorganisaties)
Met de FlowWiser Aanpak wordt reorganisatieop een heel andere manier benaderd
NIET …… in eerste instantie oplossing zoeken in verplaatsen / ontslaan / aannemen van mensen
WEL …
… met de betrokken medewerkers samenkritisch bekijken hoe er gewerkt wordt
Stap 1
NIET …
… in eerste instantie bestaandestructuren omver gooien
WEL …
… structuren vergelijken met wat er gebeurt in de organisatie in kwestie,en met wat er zou moeten gebeuren
Stap 2
Stap 3
NIET …
… (meteen) zoeken naar wat uniek is
… (meteen) kijken naar directe concurrenten
WEL …
… gang van zaken zo concreet mogelijk formuleren
… zoeken naar overeenkomsten in de profit-sector
… werken met een PROCESMODEL
directeur
directie-secretariaat
systeem-beheer &
-onderhoudcontracten
admin:financiën &personeel
contract-verwerking bestellen
contract-admin
Organigram bestuderen en
(voorlopig) handhaven.
Processen gaan VOOR structuren
Stap 3a
Stap 4
Twee handige begrippen (1)
1 TYPOLOGIE
2 WAARDENKRINGLOOP
111 Bedrijven zonder technisch omzettingsproces
112 Industriële bedrijven
113 Agrarische bedrijven
110 Met doorstroming van eigen goederen (handel, productie)
120 Hoofdzakelijk zonder doorstroming van eigen goederen (dienstverlening)
100 Profitorganisaties
200 Non-profitorganisaties
111.1 Groothandel111.2 Handel direct met particulieren
112.1 Massaproductie homogeen
112.2 Massaproductie heterogeen
112.3 Serie-/stukproductie(niet uitgewerkt)
121 Dienstverlening
122 Financiële instellingen(niet uitgewerkt)
121.1 Enige mate van goederenbeweging
121.2 Beschikbaarstelling ruimten
112.3 Beschikbaarstelling expertise en/of arbeidskracht
Eigen goederenGoederen van derdenVia leiding
ReserveringGeen reservering
210 Overheid en publiekrechtelijke instellingen, voorzover niet vallend onder 100
220 Privaatrechtelijke instellingen, voor zover niet vallend onder 100
VoorbeeldenSuiker, bier
Behang, fietsen, schoenen
ZusterschepenMaatkleding
Landbouw, veeteelt, etc.
Café, dagbladuitgeverijVeling, wasserijGas, elektra, internet-providerHotelTrein, tram etc.Uitzendbureau, advies-bureau
Rijk, provincie, gemeente,onderwijsVerenigingen, kerken
Typologieschema(naar Starreveld)
4a
Stap 5
Twee handige begrippen (2)
(of: “Primair bedrijfsproces”)
Kernproces +
Hoofdprocessen =
WAARDENKRINGLOOP
Stap 5: Waardenkringloop (1)
Inkoop VerkoopOpslag
Schulden
Betalen Geld
Vorde-ringen
Innen
overslag expeditie
Handel 111.1
Stap 5: Waardenkringloop (2)
Inkoop VerkoopOpslag
Betalen Geld Innen
overslag expeditie
Handel 111.2
Stap 5: Waardenkringloop (3)
Inkoop VerkoopProductie
Schulden
Betalen Geld
Vorde-ringen
Innen
opslag expeditie
Massaproductie
Stap 5: Waardenkringloop (4)
Inkoop VerkoopProductie
Schulden
Betalen Geld
Vorde-ringen
Innen
opslag expeditie
Serie/stukproductie
Acquisitie
Inkoop Oplevering
OpslagOnderhoudReservering
Controle
Schulden
Betalen Geld
Vorderingen
Innen
Stap 5:Waardenkringloop (5)
Dienstverleningop basis van
verhuur
registreren
overdragen
teruggeven
© Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2009
Inkoop OpleveringUitvoering
Schulden
Betalen Geld
Vorde-ringen
Innen
Stap 5: Waardenkringloop (6)
Dienstverlening
type 121.3
Acquisitie
Stap 6
Van typologie & waardenkringloop
naar De Fietsketting:het globale procesmodel
voor een specifieke organisatie
Globaal procesmodel
Onder-steuningfinancieel
Onder-steuningpersoneel
Onder-steuningfacilitair
2 2
23 4
5
Infovoorziening
Infovoorziening
0Besturen
2 2
222
Procesmodel “Universeel 1”Niveau 0: Primair bedrijfsprocesHuidige situatie
Auteur: Fokkelien von MeyenfeldtBizWiser B.V.
2004-2010
Verhuren
1 1
Oplevering1.3
Inkoop1.1
KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE
Opslag / OnderhoudReservering /
Controle
1.2
6.1
Globaal procesmodel
Onder-steuningfinancieel
Onder-steuningpersoneel
Onder-steuningfacilitair
2 2
23 4
5
Infovoorziening
Infovoorziening
0Besturen
2 2
222
Procesmodel “Universeel 1”Niveau 0: Primair bedrijfsprocesHuidige situatie
Auteur: Fokkelien von MeyenfeldtBizWiser B.V.
2004-2010
Acquisitie
1 1
Oplevering1.3
Acquisitie1.1
KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE
Uitvoering
1.2
6.2
Proceshiërarchie: decompositie, een
voorbeeld
▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
1 = 1
2 = 3
3 = 9
4 = 27
5 = 81
6= 243
… … … … … … etc.
Niv
eau
Aan
tal
eenheden
Procedure-stappen
Deel-processen
Processen
Procedures
Werk-voorschriften
© Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2010
Hoofdproces
6.3
Stap 7.1
Kernproces aanpakken
Uitgebreid met managers enmedewerkers discussiëren over exacte invulling van de processen 1.1, 1.2 en 1.3.
Vorm: stickersessie
Stap 7.2
Kernproces aanpakken (2)
• Soms moet een proces 1.4 worden toe- gevoegd. • Meer dan vier processen binnen het kernproces werkt niet goed i.v.m. bestuurbaarheid. • Bij meer dan 4: indeling kritisch heroverwegen• Het proces met het hoogste nummer is altijd Opleveren
Stap 8
Om de discussie te vergemakkelijkentekenen we een
Piramide
1Kernproces
1.0Besturen
1.3 Op-
leveren
1.0.1 Plan(zie proces 0.1)
1.4.1 Opleveren
1.4.2 Tellen & Toetsen
1.4.3 Onderbouwen T&T
Heeft te maken meteisen van de subsidie-gever. Op basis hiervanwordt geld verstrekt.
1.0.3 Check(zie proces 0.3)
1.0.4 Act(zie proces 0.4)
Het kernproces moet een meetbaar resul-taat opleveren. Datwordt geborgd inproces 1.3.
1.1 en 1.2:namen & invulling
afhankelijk vanhet type
organisatie
1.1…
1.2…
1.2.y Administratief beheren kernproces
1.1.1 … 1.2.1 …
1.2.2 …
1.2.x …
1.1.2 …
1.1.x …
1.1.y …
Deelproces 1.2.y hoortthuis in elk hoofdproces;exacte positie hangt afvan situatie bij speci-fieke organisatie.
1.0.2 Do(zie proces 0.2)
Stap 9
Profit: vergelijken met standaardproces
Non-profit: bepalen welk standaardproces uit de profit het meest vergelijkbaar is met het in kaart te brengen proces in kaart te brengen proces vergelijken met standaardproces
1
1.1Inkoop
1.2Opslag
1.3Verkoop
1.1.1 Autoriseren
aanvraag
1.1.2 Offerteprocedure
1.2.1 Ontvangst &
Keuring
1.0 BesturenP D C A
1.1.3 Selectie & aanschaf
1.2.2 Opbergen
1.2.3 Uitgifte
1.3.1 Orderverkrijgin
g
1.3.2 Orderbeoordeli
ng
1.3.3 Orderverwerkin
g
Handel
Goede aanvragen naar 1.1.2, foute:retour zender
•Selecteren•Registreren•Bericht leveranciers•Bestellen
•Aanvragen•Registreren•Bewaren tot sluitingsdatum
Stap 10
Processen 0 en 2-5 in kaart brengen.Dit gaat eenvoudiger dan het kernproces,aangezien hier veel standaard is.
Ter info volgen hier voorbeelden vande piramides 0 en 2-5 (dia 29-33).
Voor volgende les
Lezen
Deze presentatie dia’s 1-28H 2.1.4H 6.2H 7.2H 8.2H 9.2H 10, met name 10.2 en 10.3
Presentaties en aanvullendmateriaal:zie www.sterre-producties.nl, tabblad AO&ICT, blinde link
0Besturen
0.3Check
0.1Plan
0.4Act
0.2Do
0.1.1Info
verzame-len & uit-werken
0.1.2Overleggen
0.2.2Monitorenuitvoering
0.1.4Regelen invoering
(projecten instellen)
0.2.1 Af-sprakenmakenovermetenuit-voering
0.1.3Vaststellen
0.3.1Info ver-zamelen
0.3.2Overleggen
0.3.3Analyseren
0.3.4Vaststellen
0.4.1Beleid
bijstellen
0.4.3 Nieuw beleid
formuleren
0.4.2Uitvoeringprocessen
consolideren
In samenwerkingmet deelprocessen2.2.5 en 5.2.4.
2Info
…info in-komend …info intern
…infouitgaand
2.1.1 Inkomende
informatie op papier
2.1.3 Interne informatie ontvangen
2.2.1 Informatie verwerken
2.2.5 Onderhoud & beheer processen / procedures
2.2.2 Informatie uitwisselen
2.0 BesturenP D C A
2.3.1 Uitgaande
informatie op papier
2.3.2 Uitgaande informatie
elektronisch
2.1 2.2 2.3
O n d e r s t e u n e n…
2.3.3 Interne informatie verzenden
2.2.3 Controleren &
vastleggen2.2.4 Archiveren
Voor hele organisatie,
in samenwerking met
deelprocessen 0.4.2,
1.2.5, 3.2.5, 4.3.4 & 5.2.4
2.1.2 Inkomende informatie
elektronisch
3Onder-
steuningpersoneel
3.1Instroom
3.2Doorstroom
3.3Uitstroom
3.1.1 Werven
3.1.2 Selecteren
3.1.3 Aannemen
3.2.1 Introduceren
3.2.4 Service
3.2.2 Functionerings-
& beoordelingscyclus
3.3.1 Beëindigen
dienst-verband
3.0 BesturenP D C A
3.2.5 Administratief
beheren hoofdproces 3
3.2.3 Verzuimadmin
* Deelproces 3.2.5 hoort
thuis in elk hoofdproces;
exacte positie hangt afvan situatie bij speci-
fieke organisatie.
4Onder-
steuningfacilitair
4.1Inkoop
4.2Opslag
4.3Onderhoud
4.1.1 Autoriseren
aanvraag
4.1.2 Offerteprocedure
4.2.1 Ontvangst &
Keuring
4.0 BesturenP D C A
4.1.3 Selectie & aanschaf
4.2.2 Opbergen
4.2.3 Uitgifte
4.3.1 Onderhouden
Rijksmaterieel
4.3.2 Onderhouden
eigen materieel
4.3.3Onderhouden
gebouwen
4.3.4Administratief beheren
hoofdproces 4
Deelproces 4.3.4 hoort thuis in elk hoofdproces;exacte positie hangt afvan situatie bij speci-fieke organisatie.
5Onder-
steuningfinancieel
5.1plannen &
beheren
5.2 admini-streren
5.1.1 Forecasting & budgettering
5.1.2 Rapportages
(management & extern)
5.1.3 Kostprijscalculatie
5.1.4 Investeringsselectie
5.2.1 Inkoopadministratie / deelproces 4.1.35.2.2 Projectadministratie
5.0 Besturen PDCA
5.2.4 Administratieve
Organisatie
5.2.5 Grootboekadministratie 5.2.6 Salarisadministratie
5.2.7 Cash management
5.2.3 Administratie t.b.v. kernproces
Beheer AO in nauwesamenwerking metde deelprocessen2.2.5 en 0.4.2.
Recommended