View
233
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
1/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
MANUAL DE COMPRAS
PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
APCS Y EEPPMMS DEL DEPARTAMENTO DE CRDOBA
2011
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
2/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
2
.. ..
.
. 00034771
311 430 27 88
cooaguas@hotmail.comdonjoaco1989@hotmail.com
Representante legal:JOAQUIN RAMON DIAZ SANCHEZ
MANUAL DE COMPRAS
EMPRESA: ADMINISTRACIN PBLICA COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIADE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO DE
PUEBLO NUEVO COOAGUAS A.P.C E.S.P
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
3/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
3
CONTENIDO
1.1. DEFINICIONES..................................................................................................... 6
1.2. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS................................................... 82. DOCUMENTACIN RELACIONADA.11
2.1. FORMATODEREGISTRODEPROVEEDORES ......................................... .11
2.2. FORMATOLISTAACUMULADADEPROVEEDORES . 12
2.3. FORMATOTABLACOMPARATIVADE PROVEEDORES ............................ 13
2.4. FORMATODEORDENDECOMPRA ............................................................ 14
3.1. ELABORACINOFORMULACIN ............................................................... 15
3.2. EJECUCINYCONTROL ............................................................................. 16
3.3. CUADRODEEJECUCINDECONTROLPRESUPUESTAL ....................... 17
4.1. FORMATODECONTROLDEINGRESOSPRESUPUESTADOS GF01 ...... 20
4.2. FORMATODECONTROLDEEGRESOSPRESUPUESTADOSGF02 ........ 21
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCIN .................................................................................................... 4
OBJETIVO............................................................................................................... 5
ALCANCE ............................................................................................................... 5
1. MANUAL DE COMPRAS .................................................................................... 6
3. FORMULACIN DEL PRESUPUESTO ........................................................... 15
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
4/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
4
INTRODUCCIN
La gestin de compras es el proceso que gestiona las actividades para la compra
de insumos, suministros, compra de servicios de apoyo y compra de activos fijos,
as como la seleccin de los proveedores, definiendo las especificaciones tcnicaspara la adquisicin y la entrega de los mismos.
Las compras deben realizarse a proveedores que ya han sido evaluados y su
calificacin se encuentra en el rango de Excelente a Aceptable, todas las compras
a realizar que superen los topes establecidos de acuerdo a presupuesto de
compras, deben estar autorizadas previamente por el Gerente a travs de una
orden de compra, todas las compras de activos fijos deben ser autorizadas por laGerencia.
En el presente documento se presenta la descripcin para la elaboracin e
implementacin del plan de compras en las Administradoras Pblicas
Cooperativas APCS y las Empresas Pblicas Municipales EEPPMMS.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
5/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
5
OBJETIVO
Este documento tiene por objetivo de presentar un procedimiento para la
elaboracin de las compras, este procedimiento debe desarrollar proveedores
confiables en cuanto a calidad, precio y oportunidad de entregas, as como los sistemas
que se requieren para su desarrollo y control. La entidad debe asegurarse que los
productos comprados cumplen con los requisitos especificados.
ALCANCE
Este documento aplica a toda adquisicin de requerimientos tales como materiales,
equipos, insumos, herramientas, papelera, entre otros, para satisfacer las necesidades
y requisitos de las Administradoras Pblicas Cooperativas APCS y las EmpresasPblicas Municipales EEPPMMS.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
6/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
6
ADMINISTRACIN DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS DELMUNICIPIO DE PUEBLO NUEVO EMPRESA ADMINISTRACIN PBLICA
COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIA DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUAPOTABLE Y SANEAMIENTO BASICO DE PUEBLO NUEVO COOAGUAS A.P.CE.S.P
1. MANUAL DE COMPRAS
1.1. Definiciones
Calidad:Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con
los requisitos.
Cotizacin: Documento que contiene pre valor indicado por los diferentesproveedores para la venta de los elementos requeridos por la empresa, el cual a
su vez incluye especificaciones, forma de pago, forma de entrega y otras
particularidades del bien o servicio que se desea adquirir.
Control de la calidad:Parte de la gestin de la calidad orientada al cumplimento
de los requisitos de la calidad
Factura: Documento que soporta una transaccin de compraventa de bienes o
prestacin de servicios.
Insumos: Materiales adquiridos por la empresa que se necesitan para el proceso
ulterior del servicio que ofrece. Por ejemplo: equipos, qumicos para el tratamiento
de agua, las tuberas, los accesorios para las redes, entre otros.
Nota no conforme: Notificacin dirigida al proveedor en la cual se informa la no
conformidad acerca del producto comprado en caso de que no cumpla con las
especificaciones de la orden de pedido, se anotan descuentos al valor de la
factura o la devolucin total del bien comprado.
Orden de Compra: Es un formato con numeracin consecutiva, donde se detallan
los materiales solicitados al proveedor, se dan la instrucciones de despacho de los
materiales.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
7/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
7
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan,las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Notas:
Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros
procesos.
Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos en
prctica bajo condiciones controladas para aportar valor.
Producto: Resultado de un proceso
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
Notas:
Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin.
En una situacin contractual un proveedor puede denominarse "contratista"
Requisicin interna de materiales: formato interno en el cual se detalla el pedido
a realizar.
Saldos: Diferencia entre las entradas y las salidas de almacn.
Sistema de inventario peridico: Sistema en el cual la empresa determina elvalor de las existencias de materiales mediante la realizacin de un conteo fsico
en forma peridica, en cual se puede denominar inventario inicial o inventario final
segn sea el caso.
Sistema de inventario permanente: Sistema en el cual la empresa conoce el
valor de los materiales en existencia en cualquier momento, sin necesidad de
realizar un inventario fsico. Generalmente se aplica a inventarios sistematizados.
Suministros: Artculos necesarios para el funcionamiento de la entidad, pero que
no llegan a ser partes del producto que se comercializa. Por ejemplo:
herramientas, elementos de oficina, papelera, entre otros.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
8/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
8
1.2. Desarrollo del procedimiento de compras
Act. Descripcin Responsable
01Cuando un material se aproxima a las cantidades mnimas de pedido,se comunica su requerimiento al Coordinador Operativooportunamente, detallndose sus especificaciones y las cantidadessolicitadas.
Empleadosdependencias
02 Se empieza a revisar si se cuenta con algn proveedor que puedasurtir el requerimiento que se solicita.
CoordinadorOperativo
03
Si no se cuenta con un proveedor, se hace indispensable empezar labsqueda de proveedores que puedan cumplir con la exigencia deproporcionar el requerimiento que se presenta. Esto se puede efectuarmediante el directorio telefnico, contactos del sector, etc.
CoordinadorOperativo
04
Se hace un anlisis de los proveedores nuevos en funcin de calidad,servicio y precio, a fin de seleccionar con cules se desea estableceruna relacin comercial. Estos se registran o se actualizan en un listado
de proveedores disponibles
CoordinadorOperativo
05
Se solicitan cotizaciones a los proveedores (tanto nuevos comoantiguos). En la cotizacin se manifiesta las especificaciones de losproductos que se ofrece, la calidad y garanta de los materiales, y lascondiciones de pago y de entrega.
CoordinadorOperativo
06
Se resumen en la Tabla comparativa de cotizaciones las caractersticasprincipales que los diferentes proveedores ofrecen en respuesta lasolicitud, con respecto a los productos y / o servicios solicitados, paratomar una decisin acerca de quin va a proveerlos.
CoordinadorOperativo
07 Le manda la tabla comparativa al Gerente. CoordinadorOperativo
08 Escoge la mejor alternativa y la pasa al Gerente. Gerente
09
Se hace reserva y causacin. En el presupuesto se prevn desde
comienzo del ao los gastos y costos aproximados de esa vigenciafiscal. Gerente
10Si el monto de la compra esta dentro del rango de la Caja Menor, elproducto o servicio se adquiere a travs de ella como un gasto delejercicio.
Gerente
11Si el monto de compra supera el rango permitido de lo dispuesto porJunta, se requiere solicitar autorizacin formal para seguir adelante conel proceso de compra.
Gerente
12
Se elabora la orden de compra, en la cual se especifica la identificaciny las cantidades del producto requerido.Esta orden se le hace llegar al proveedor por correo, va fax, opersonalmente.
CoordinadorOperativo
13 El proveedor enva la mercanca de acuerdo a las condiciones
previamente acordadas.
Proveedor
14Se inspecciona y revisa la mercanca, a fin de verificar que cumple conlas especificaciones. Si no las cumple, se devuelve a manos delproveedor.
CoordinadorOperativo
15Si se acepta la reposicin del material devuelto por parte del proveedorpasamos al punto 14.
CoordinadorOperativo
16Se efecta la entrada del material al inventario o almacn.Simultneamente, se hace el registro en el libro de egresos por el valorde la factura correspondiente. Los soportes de la compra se archivan.
CoordinadorOperativo yFinanciero
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
9/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
9
PROCEDIMIENTO: COMPRAS
Empleados Coordinador Operativo Gerente Gerente Proveedor
INICIO
Hacen lospedidos
Revisa sicuenta con
proveedor.
Existen
proveedores
registrados
Buscaproveedores
Hace el
anlisis deproveedores
Diligencia el Registro
de actualizado
Proveedores
Pide cotizacionesa los proveedores
Resume, en la Tabla
Comparativa deCotizaciones
Enva la Tabla
al Gerente
Recibe y
escoge lamejor
alternativa
Enva al
Tesorero
Hace lareserva y
lacausacin
Mayor
al rangode caja
menor?
A B
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
10/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
10
PROCEDIMIENTO: COMPRASJUNTA Coordinador
OperativoGerente Gerente Proveedor
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
Recibe,
inspecciona yverifica la
A
RequiereAutoriza-
cin?
Autorizacin
ositiva?
FIN
Se elabora laorden de
compra
Se enva al
Proveedor
Recibela orden
Enva la
mercanca
Cumple
Devuelve al
proveedor
Recibe yla
cambia
Se efectala entrada ainventarios
Registra enel libro de
egresos
Archiva
soportes
B
Pago por
caja menor
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
11/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
11
2. Documentacin relacionada
2.1. FORMATO DE REGISTRO DE PROVEEDORES
I. DATOS GENERALESNOMBRE O RAZON SOCIAL NIT O C.C. CIUDAD
REPRESENTANTE LEGAL DIRECCION TELEFONO
E-MAIL FAX CELULAR
PERSONA A CONTACTAR CARGO
II. IDENTIFICACIONPERSONA JURIDICA PERSONA NATURAL
III. CLASIFICACIONFABRICANTE REPRESENTANTE
DISTRIBUIDOR PRESTADOR DE SERVICIOS-SUBCONT.IV. TIPO DE PRODUCTO A COMERCIALIZAR
V. SISTEMAS DE CALIDAD DE LA ORGANIZACI NEXISTENTE EN DESARROLLO INEXISTENTE
VI. REFERENCIAS COMERCIALES )ltimos 2 aos)NOMBRE DIRECCION TELEFONO CIUDAD
VII. REFERENCIAS BANCARIASNOMBRE SUCURSAL N CUENTA DIRECCION CIUDAD
VIII. CERTIFICADOS A ADJUNTARCmara decomercio
Calidad Experiencia R.U.T.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
12/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
12
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
2.2. FORMATO LISTA ACUMULADA DE PROVEEDORES
NOMBRE DE LAEMPRESA
NOMBRE DELCONTACTO
ARTICULO PRECIO UNITARIO A FECHADa Mes Ao
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
13/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
13
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
2.3. FORMATO TABLA COMPARATIVA DE PROVEEDORES
Cualquier funcionario de la entidad puede proponer y colectar diversas cotizaciones de los
recursos restricciones identificadas, sin embargo la evaluacin, seleccin y negociacin
es responsabilidad directa del administrador. La Evaluacin bsicamente consiste en dar
un valor porcentual a cada uno de los criterios seleccionados (4 o 5 son suficientes), cada
un de los criterios tiene una evaluacin cualitativa, a esta evaluacin se le asigna un valor
o puntos. La suma de los valores porcentuales es igual a uno (1) y la suma del mximo
valor de cada criterio es igual a cincuenta (50).Ejemplos:
Formas de Pago (5%)Efectivo 6 puntosA plazos o crdito 10 puntos
Precio (10%)Alto 0 puntosMedio 6 puntosBajo 10 puntos
Tiempo de Entrega (25%)Inmediato 10 puntosNormal 6 puntosRetrasado 0 puntos
Calidad (30%)Excelente 10 puntosBuena 6 puntosRegular 0 puntos
Servicio (30%)Atencin 4 puntos+ Asesora 6 puntos+ Garanta 10 puntos
La calificacin la podemos tabular en una sencilla tabla como la siguiente:
PROVEEDOR Formas depago
Precio Tiempo deentrega
Calidad
Servicio
Total
1
2
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
14/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
14
En cada casilla ponen el resultado de multiplicar los puntos obtenidos en cada criterio por
el porcentaje y se suman los valores para obtener una nota final. El mximo puntaje
posible ser de 10 Puntos y el mnimo ser de 0,3 Puntos.
Por ejemplo:
La empresa ADMINISTRACIN PBLICA COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIA
DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO DE
PUEBLO NUEVO COOAGUAS A.P.C E.S.P, Formas de pago: Se cancela a
plazos, son 10 Puntos por el 5% es igual a 0,5. Precio: alto, son 0 Puntos por el 10%, son
0. Tiempo de entrega: Normal 6 Ptos por 25% eso da 1,50. Calidad: buena son 6 Ptos por
30% resulta 1,80 Servicio: Atencin es 4 Ptos por el 30% es igual a 1, 2. En total la
empresa ADMINISTRACIN PBLICA COOPERATIVA EMPRESA SOLIDARIA
DE SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO DE
PUEBLO NUEVO COOAGUAS A.P.C E.S.Pobtiene una nota de 5.
2.4. FORMATO DE ORDEN DE COMPRA
Orden de Compra No. FECHA : Da Mes Ao
Proveedor :
Descripcin delArtculo
UnidadesRequeridas
Cantidad Solicitada ValorUnitario
delArtculo
Valor Total
TOTAL A PAGAR (Valor en letras y nmeros):
Rubro Presupuestal
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
15/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
15
Favor enviar todo segn lo establecido en la cotizacin presentada.
SOLICITADO POR APROBADO POR Vo. Bo.
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
3. FORMULACIN DEL PRESUPUESTO
El presupuesto es la estimacin o calculo anticipado de los ingresos y egresos de
cada empresa.
El proyecto de presupuesto debe contener:
Ingresos: Operacionales y No Operacionales
Egresos: Gastos de funcionamiento e Inversiones
Disposiciones generales
Para la realizacin del presupuesto se deben seguir las siguientes etapas:
Elaboracin o formulacin
Estudio y aprobacin Ejecucin y control
3.1. ELABORACIN O FORMULACIN
En la etapa de elaboracin o formulacin se concreta el proyecto de presupuesto,
mediante el clculo de ingresos y egresos.
Los ingresos se proyectan haciendo un anlisis detallado y real de las tarifas por
servicio, tarifas por conexin, nmero de suscriptores, matriculas en trmite,
consumos promedios, tarifas actuales; porcentaje de actualizacin mensual e
incrementos tarifarios; incluye los aportes aprobados por el municipio o por otras
entidades oficiales o privadas destinados a cubrir subsidios o a ejecucin de obras
e inversiones.
Estudio y aprobacin
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
16/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
16
El proyecto de presupuesto debe ser elaborado por el administrador del ente
prestador para su presentacin ante el organismo competente de su aprobacin:
Si es una asociacin de usuarios, una junta administradora o una empresa
De carcter comunitario, el presupuesto ser presentado a la Junta
directiva y aprobado por la asamblea general.
Si el ente prestador es directamente el municipio, el proyecto de
presupuesto se presentar ante la oficina de planeacin municipal y
posteriormente ante el Consejo.
En el formato GF- 01 se propone un modelo de presupuesto de ingresos que
contempla los conceptos o rubros que normalmente se requieren en un sistema deacueducto y alcantarillado. Sin embargo cada entidad puede utilizar solamente los
rubros que ms se adapten a sus propias necesidades.
As mismo, en el formato GF-02 contiene un modelo de presupuesto de egresos
que, de igual manera, puede ser adoptado para cada uno de los servicios que
preste la Empresa segn sus conveniencias.
El tercer componente del proyecto de presupuesto se llama Disposiciones
generales el cual consiste en un documento donde se hace una breve descripcin
de todos y cada uno de los rubros de ingresos y de egresos que se anexan al
presupuesto para cada vigencia respectiva.
3.2. EJECUCIN Y CONTROL
Aprobado el presupuesto de ingresos y egresos se abren los libros de control de
ejecucin presupuestal para la vigencia: uno para ingresos y otro para egresos.
Deben registrarse por capitulo y articulo en hoja separada para cada uno, todos
los rubros constitutivos del presupuesto con la asignacin fijada.
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
17/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
17
El control de ejecucin presupuestal, es el registro ordenado, exacto y oportuno
de las operaciones de facturacin, recaudos, gastos, inversiones y aportes de la
entidad.
3.3. CUADRO DE EJECUCIN DE CONTROL PRESUPUESTAL
Mensualmente se debe elaborar este cuadro tanto para INGRESOS como para
EGRESOS. Los datos requeridos para diligenciar este cuadro, se toman de los
libros de presupuesto. En los formatos GF-01 y GF-02 las columnas que contienen
los conceptos de ejecucin presupuestal, con el solo fin de no repetir el contenido
de cada uno de los rubros presupuestales de ingresos y egresos en cuadros por
separado. La empresa para adoptar el modelo de presupuesto, debe acoger lo
indicado en la columna (1); luego elaborar los cuadros de control de ejecucinpresupuestal de acuerdo a lo indicado para las columnas (2) en adelante, hasta la
columna (8). La ejecucin presupuestal debe hacerse mensualmente.
Los datos que se consignan en las columnas de control de ejecucin presupuestal
son los siguientes:
(2) Valor del presupuesto inicial para cada rubro.
(3) Valores en que el presupuesto inicial ha sido aumentado (crdito) o disminuido(contracrdito).
(4) Valor del presupuesto modificado, es decir el inicial ms el crdito o menos elcontracrdito, segn corresponda.
(5) Participacin del rubro en relacin con el total del presupuesto. Se obtienedividiendo la columna 3 por el total del presupuesto.
(6) Se coloca el valor total de la ejecucin acumulada de cada rubro, en la fechadeterminada.
(7) El porcentaje ejecutado es el valor de la ejecucin acumulada (columna 5)
dividido por el presupuesto definitivo de cada rubro (columna 3).
(8) El porcentaje por ejecutar se obtiene restando de 100 el valor de la columna(6).
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
18/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
18
Act. Descripcin Responsable
01Se recopilan todos los soportes y datos con respecto tanto acostos y gastos como a ingresos estimables. Gerente
02 Se calculan los ingresos y egresos en los cuales la entidadestima o proyecta que va a incurrir en el ejercicio. Gerente
03 Se elabora el documento de presupuesto. El Administrador lorevisa para confirmar que est correcto. Gerente
04
Se presenta el presupuesto ante la Junta Directiva para su vistobueno.Este documento debe tener como anexo la definicin de todos ycada uno de los rubros de ingresos y de egresos que en l vaconsignado.
Gerente
05Aprobado el presupuesto, se abren los libros de control deejecucin presupuestal para el ejercicio: uno para ingreso y otropara egresos.
Gerente
06Este registro debe efectuarse por captulo y artculo en hojaseparada para cada uno de los rubros que constituyen alpresupuesto, con su asignacin fijada.
Gerente
07 Si se presenta una asignacin presupuestal en el ejercicio, seelabora la autorizacin correspondiente. Gerente
08
Mensualmente se debe elaborar un informe, que permita conocerla manera como se est ejecutando el presupuesto.Los datos requeridos para su elaboracin, se toman de los librosde ejecucin presupuestal.
Gerente
Tomado de Manual de Procedimientos para Prestadores Menores y zonas rurales, Ministerio deAmbiente, Vivienda y Desarrollo Territorial
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
19/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
19
PROCEDIMIENTO: FORMULACIN DEL PRESUPUESTO
Gerente Junta Directiva
INICIO
Recopilainformacin
sobre gastose ingresos
estimables
Calcula costos eingresos y proyecta
para la vigencia
Elabora elPresu uesto
Enva GerenteRecibe y analiza
informacin
Firma?
Devuelve paracorreccin
Presenta a la Junta
Directiva
Hacecorrecciones
Recibe yanaliza
informacin
Aprueba
Devuelvepara
corregir
Abre librosde ejecucin
presupuestal
Divide porrubros
Pideautorizacin
Registraasignacin
Elaborainforme
mensual deejecucin
FIN
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
20/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
20
4. DOCUMENTACIN RELACIONADA
4.1. FORMATO DE CONTROL DE INGRESOS PRESUPUESTADOS GF 01
1 2 3 4 5 6 7 8
.
+
%
%
%
01
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
21/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
21
4.2. FORMATO DE CONTROL DE EGRESOS PRESUPUESTADOS GF 02
MUNICIPIO
NOMBRE ENTIDAD
Formato GF-02 Presupuesto de Gastos Ao __________1 2 3 4 5 6 7 8
Art Concepto PresupuestoInicial
ModificacionesCred + cont.-
Presupuestodefinitivo
% Ejecucinacumulada
%ejecutado
% porejecutar
CAPITULO I - GASTOS DEFUNCIONAMIENTO
GastosadministrativosServicios personales
1 Sueldo personalnmina
2 Auxilio de Transportes
3 Prima de servicio
4 Honorarios
5 Prestacin de servicio6 Capacitacin
7 Prima de vacaciones
Transferencias
8 Fondo de cesantas
9 Servicios mdicos(EPS)
10 Fondo de pensiones11 Aporte caja de
compensacin
12 Aportes ICBF
13 Aportes SENA
14 Contribuciones a laComisin deRegulacin ySuperintendencia deservicios pblicos
Gastos Generales
15 Materiales ySuministros
16 Compra equipo deoficina
17 Mantenimiento deOficina
18 Servicios pblicos
19 Viticos y Gastos deViaje
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
22/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
22
20 Impresos,publicaciones ypublicidad
21 Comunicaciones ytransportes
22 Dotacin al personal23 Pliza de manejo y
cumplimiento24 Sistematizacin y
facturacin25 Otros gastos generales
Gastos operacionales
Servicios personales
26 Sueldo personalnmina
27 Auxilio de Transportes
28 Prima de servicios29 Honorarios
30 Prestacin de servicio31 Capacitacin
32 Prima de vacaciones
33 Horas extras,dominicales y recargonocturnoTransferencias
34 Fondo de Cesantas
35 Servicios mdicos
(EPS)36 Fondo de pensiones
37 Aporte a caja decompensacin
38 Aporte I.C.B.F
39 Aporte SENAGastos Generales
40 Materiales ySuministros
41 Sustancias qumicas
42 Reactivos y elementosde laboratorio
43 Energa para bombeo44 Viticos y Gastos de
Viaje45 Dotaciones
Subtotal gastos defuncionamientoCAPITULO 2.SERVICIO DE LADEUDA
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
23/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
23
46 Amortizacin capital
47 Intereses
48 Comisiones
CAPITULO 3.INVERSIONES
49 Acueducto
50 Alcantarillado
51 Aseo
Total Presupuesto deGastos
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
24/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se AgotaCel: 311 430 27 88 Fax: 775 20 05 - Email: cooaguas@hotmail.com, donjoaco1989@hotmail.com
Cra 9 N10 85 - B/ las Flores Alcalda Municipal
24
CANTIDAD DETALLE VALORUNITARIO
ADMINISTRACI NTner Laser H.P.
Recargas Tner H.P.Cartucho para Impresora Cannon (negro)Recargas para Impresora Cannon (negro)Cartucho para Impresora Cannon (Color)Recargas para Impresora Cannon (negro)Resma de Papel tamao cartaResma de Papel tamao OficioCarpeta Caf Tamao cartaCarpeta Azul Tamao oficioCajas de grapas.
Cajas de cancho legajador.Cajas de clip.Cajas de lapicerosResaltadoresLibretas para apuntesLibros columnariosCarpetas A - ZMemorias USBBolsas de manila (carta)Bolsas de manila (oficio)Rollos de papel para fax
Corrector
Pares de GuantesRastrillosEscobas Palma RealBuguisBombas de EspaldaPalasCajas de tapaboca * 100SacosRulas con cubierta
Limas
Bultos de sulfato de Aluminio tipo ACanecas de Hipoclorito de Calciopala cuadrada metlicapala de puntaT de
7/25/2019 Manual de Compras Cooaguas
25/25
COOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVOCOOAGUAS DE PUEBLO NUEVO
NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977NIT: 90034977----1111
Cuidemos el Agua porque Gota a Gota el Agua se Agota 25
T de 1T de 2T de 3T de T de 4
T de 6TaponesAdaptador hembra Adaptador macho Uniones de presin Unin de reparacin de 2Unin de reparacin de 4Unin de reparacin de 6Unin de Mecnica de 2Unin mecnica de 4Unin mecnica de 6SeguetacodosTubos de presin de Tubo de presin de 1Tubos de presin de 2Tubo de presin de 3Tubo de presin de Tubo de presin de 4Tubo de presin de 6Caja de Tefln
Caja de BrilloCepillo de palmaTarros de 1/8 de Pegante celtaCajas de herramientasLlaves de pasoBuguiCurva de 6Curva 4
_________________________JOAQUIN DIAZ SANCHEZGERENTE:COOAGUAS APC Pueblo Nuevo
Recommended