View
0
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
#tuki2018 #stöd2018
Viestintä häiriötilanteessa Kriisiviestinnän suunnittelu työpajan 11 riskiskenaarioiden pohjalta
09.15 – 10.15 Viestintä häiriötilanteessa. Kriisiviestinnän suunnittelu työpajan 11 riskiskenaarioiden pohjalta10.15 – 10.30 Bio- ja jaloittelutauko10.30 – 11.30 Kriisiviestintätehtävä ja purku: Tehtävä tarkennetaan
#tuki2018 #stöd2018
Ulkonaon pimeää ja
ja sataa kaatamalla
Pikatesti 1 – Mitä kolmion sisällä lukee?
#tuki2018 #stöd2018
#tuki2018 #stöd2018
Edellisen työpajan harjoituksessa tunnistettuja uhkakuvia
#tuki2018 #stöd2018
Viestintää tulee harjoitella ennen varsinaista kriisiä osana tilannejohtamista
• Miksi? – Siksi, että kiireessä saat viestittyä asiat heti mahdollisimman selkeästi ja eheästi
• Kriisiviestintä on kiinteä osa häiriötilanteen johtamista, eikä niitä voi erottaa peräkkäisiksi toiminnoiksi
• Mikäli häiriötilanteessa on useita osapuolia, tulee heidän organisoitua kriisissä siten, että yhteistyö viestinnän osalta on mahdollista.
Tämä edellyttää harjoittelua.
#tuki2018 #stöd2018
Nokian vesikriisin tiedottaminen oli liian keskitettyä, joka johti laajaan epidemiaan
• Nokian vesikriisin keskeiset tapahtumat ja niihin liittyvä tiedotus ja päätöksenteko
• Raportin sivu 40 - Linkki:
http://shop.kunnat.net/download.php?filename=uploads/p081117093234T.pdf
#tuki2018 #stöd2018
#tuki2018 #stöd2018
Viestintää tulisi suunnitella ja valmistella etupainotteisesti
• Tiedote antaa medialle signaalin ryhtyä seuraamaan tilanteen kehittymistä
• Tiedotteen antamisen jälkeen lisätiedon tarve kasvaa yleensä voimakkaasti
• Sidosryhmät haluavat lisätietoa
• Julkinen tiedote herättää vaikutuspiirissä olevien ihmisten huolen
• Tiedottaminen ja viestintä edellyttävät:
• hyvää ja selkeää kriisitiedottamisen ohjeistusta
• koulutusta ja harjoittelua
• henkilövastuiden määrittämistä
• riittäviä viestintätehtäviin varattavia resursseja
• usein myös yhteistyötä muiden viranomaisten sekä kuntien viestintävastaavien kanssa
Lähde: Vaaratiedoteopashttp://julkaisut.valtioneuvosto.fi/handle/10024/79045
#tuki2018 #stöd2018
A B
Pikatesti 2 – Kumpi pystyviivoista on pidempi?
#tuki2018 #stöd2018
Onnistunut kriisiviestintä edellyttää suunnitelmallisuutta
Kriisiviestintäsuunnitelma koostuu kolmesta osa-alueesta:
1) Kriisiin varautuminen2) Suunnitelma kriisin aikaiseen toimintaan ja
viestintään3) Tukimateriaali
#tuki2018 #stöd2018
Kriisiviestinnän avaamisessa käytetään tietovuotoon liittyvää skenaariota
Kansainvälinen kyberterroristi-ryhmä on hyökännyt
suomalaisia julkishallinnon organisaatioita kohtaan.
Ryhmä tavoittelee taloudellista hyötyä kiristämällä
organisaatioita.
Ryhmä on vuotanut julkisuuteen pienen osan tiedosta,
johon heillä on pääsy ja he uhkaavat myös tiedon
korruptoimisella.
• Miten aktivoidaan jatkuvuussuunnitelman mukainen kriisiviestintä?
• Kuka päättää kriisiviestinnästä?
• Kuka viestii asioista?
• Mitä tilanteesta kerrotaan julkisuuteen?
• Miten tilannekuvaa pidetään yllä?
#tuki2018 #stöd2018
Jokaisen tulee ilmoittaa häiriöstä tai poikkeavasta tilanteesta eteenpäin heti
Sain soiton
mahdollisesta
tietovuodosta…
Minä näin outoja
tyyppejä juoksevan
pakettiautoon…
Jatkuvuussuunnitelman mukaisesti
häiriöistä ilmoitetaan (jollekin)
päivystäjälle tai IT-tukeen.
1
Case Nokia: Kuntalaiset ottavat yhteyttä vesihuollon asiakaspalveluun
#tuki2018 #stöd2018
Tieto saapuu turvallisuuspäivystäjälle, joka aktivoi suunnitellun toiminnan
Päivystäjä (tai joku muu) käynnistää
jatkuvuussuunnitelman mukaisen
toiminnan ja aktivoi johdon.
2Useita havaintoja
poikkeavasta käytöksestä
sekä tietovuodosta…
Prosessin ensimmäisiä kohtia, jossa tarvitaan selkeätä sisäistä viestintää ja tilannekuvan määrittelyä.
Case Nokia: Vesilaitoksen päivystäjä tiedottaa johtoa asiasta
#tuki2018 #stöd2018
Tilannearvion jälkeen johtaja nimeää koordinaattorin käynnistämään toimenpiteitä
Johto kokoaa häiriöhallintaryhmän, joka
päivittää tilannekuvan ja päättää
viestinnästä.
3
Tilanne
eskaloitunut nopeasti,
eikä aikaa ole
hukattavana…
Häiriöhallintaryhmä arvioi tilanteen tarkemmin ja toimii tilannekuvan mukaisesti
Case Nokia: Vesilaitoksen johto kokoaa kriisiryhmän ja tiedottaa mediaa
#tuki2018 #stöd2018
Ryhmä arvioi tilanteen tarkemmin ja toimii tilannekuvan mukaisesti
Häiriöryhmän koordinaattori kokoaa
ryhmän ja jakaa tehtävät sekä
varmistaa, että häiriön hallinta etenee
sovitusti
4Ryhmä
kokoontuu kahden tunnin
välein tilannehuoneessa
ja päättää
toimenpiteistä…
Ensimmäiset viralliset viestit asiasta tulisi julkaista viimeistään prosessin tässä vaiheessa. Valmiit mallit ovat tärkeässä roolissa nopean ja täsmällisen viestinnän onnistumiseksi.
Case Nokia: Vesiepidemiaryhmä kokoontui, mutta resursseja viestintään ei
lisätty – seurauksena laaja epidemia
#tuki2018 #stöd2018
Kriisiviestinnän prosessi
TilannekuvaPäätös
kriisiryhmästäPäätös
viestinnästä
Sisällön laadinta
Tiedottaminen Palautuminen
• Mitä todellisuudessa tapahtunut
• Mistä tieto on peräisin• Onko tilannekuvaa luotu
• Ketä kutsutaan paikalle• Jaetaan tehtävät• Kuka esiintyy
julkisuudessa
• Oma henkilöstö ensin• Keneen vaikutukset
kohdistuu• Muut sidosryhmät
• Rajataan mitä kerrotaan• Pysytään totuudessa
ilman spekulointia• Valmistaudu vastaamaan
mitä, missä, milloin, miten vaikuttaa ja koska tilanne on ohi
• Riittävä resursointi asiakaspalveluun
• Sosiaalinen media• SMS, sähköpostijakelut• Lehdistötiedotteet• Viranomaistiedote• Hätätiedote
• Tiedota häiriön päättymisestä
• Viesti myös henkilöstölle tilanteen normalisoitumisesta
• Dokumentoi kriisin aikainen toiminta ja viestintä
#tuki2018 #stöd2018
Taustamateriaalit
• Valtionhallinnon sivusto, jossa ohjeita viestintään (linkki)
• Valtionhallinnon viestintä häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa
• Vaaratiedoteopas (linkki)
• Varaudu. Opas kunnan viestintään kriisi- ja erityistilanteissa (linkki)
Muuta asiaan liittyvää materiaalia
• Kriisiviestintä kuntoon. SPR (linkki)
• Paloturvallisuusvideoita eri kielillä (linkki)
#tuki2018 #stöd2018
Vio let t i
Turkoosi
Punainen
Vihreä
Sin inen
Kel ta inen
Purppura
Valkoinen
Pikatesti 3 – Luettele värit ylhäältä alas
#tuki2018 #stöd2018
Harjoitus
• Jakaudumme 6 hengen ryhmiin, joissa on kaksi 3 hengen tiimiä.
• Ryhmä rakentaa sillan A4 paperista ja maalarinteipistä
• Molemmat tiimit rakentavat sillan puolikkaan, jotka yhdistetään kokonaiseksi sillaksi
• Tiimit toimivat näkemättä toisiaan ja viestivät vain keskustelemalla
• Tehtävä on kolmivaiheinen
1. Sillanpuolikkaan suunnittelu ja sen kommunikointi toiselle tiimille (5 min)
2. Sillanpuolikkaan rakentaminen ja rakentamisen aikainen viestintä toiselle tiimille (15 min)
3. Siltojen yhdistäminen ja viestinnän onnistumisen arviointi (5 min)
#tuki2018 #stöd2018
Viestintäharjoitus
Tavoite:• Rakentaa kokonainen silta kahden pöydän välille• Harjoitella viestintää paineen alla
Aikataulu:• Kokonaisuudessaan harjoitukseen on varattu 45
minuuttia, joka jakaantuu neljään osaan• Tehtävän anto ja kysymykset • Sillan suunnittelu ja viestintä• Sillanpuolikkaan rakennus ja viestintä• Sillanpuolikkaiden yhdistäminen• Harjoituksen purku
Ryhmien muodostus:• 6 hengen ryhmät, joissa on kaksi 3 hengen tiimiä
• Miettikää roolinne harjoituksen aikana
• Tiimit sijoittuvat eri tiloihin• Viestintä tapahtuu keskustelemalla aulassa
(valvottu tila)
#tuki2018 #stöd2018
Materiaalit: • 1 teippirulla ja lyijykyniä• 25 A4 paperiarkkia• Sakset
Kommunikointi tapahtuu aulassa ilman apuvälineitä. Ainoastaan keskustelu on sallittua
#tuki2018 #stöd2018
Harjoituksen purku
• Mikä harjoituksessa oli vaikeaa?
• Sillan suunnittelu?
• Tiedon jakaminen?
• Ratkaisun kuvaus?
• Mikä helpottaisi ja nopeuttaisi tehtävää?
#tuki2018 #stöd2018
Recommended