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Office integratiOn
Microsoft Dynamics und das 2007 Microsoft Office System: Integrations-Highlights Whitepaper
www.microsoft.de/dynamics www.microsoft.com/austria/dynamicswww.microsoft.ch/dynamics
Mitarbeiterproduktivität als erfolgsfaktor für Unternehmen ein Unternehmen ist nur dann erfolgreich, wenn seine Mitar-
beiter erfolgreich sind. Und um erfolg zu haben, muss jeder
einzelne produktiv arbeiten können. Dafür braucht jeder Mitar-
beiter einfache, intuitiv zu bedienende Werkzeuge, die ihn bei
seinen aufgaben unterstützen. Wie Software von Microsoft. Mit
einer Unternehmenssoftware, die einfach zu bedienen ist, können
ihre Mitarbeiter Herausforderungen besser meistern, ihre eigene
Produktivität steigern und den erfolg ihres Unternehmens
vorantreiben.
in den vergangenen Jahren hat sich jedoch ein trend entwickelt,
der die Produktivität in Unternehmen nachweislich hemmt:
Mitarbeiter sind gezwungen, verschiedene anwendungen und
Programme zu nutzen, um ihre aufgaben erledigen zu können.
einerseits benötigen sie Zugriff auf Unternehmensdaten und
Prozesse, die in einer strukturierten Lösung für erP (enterprise
resource Planning), ScM (Supply chain Management) oder
crM (customer relationship Management) abgebildet werden,
andererseits nutzen sie für viele unstrukturierte aufgaben ihre
Softwarewerkzeuge für die individuelle Produktivität, um z.B.
mit Kollegen und geschäftspartnern zu kommunizieren oder
einfach, um ihre eigene arbeit zu organisieren. Diese beiden
Welten – die der strukturierten und der unstrukturierten Daten
und Prozesse – existieren in den meisten Unternehmen neben-
einander, ohne dass es nutzbare Verbindungen oder Schnittstel-
len gibt. Die folge sind Wissenslücken, unvollständige Prozesse
und eine fragmentarische Datenbasis.
KUrZBeScHreiBUng
ein weiterer Punkt ist, dass nicht jeder anwender jedes Programm
im gleichen ausmaß nutzt. Mitarbeiter, die vor allem mit der
Unternehmenslösung arbeiten, haben häufig andere arbeitsge-
wohnheiten und benutzen je nach ihrer rolle im Unternehmen
immer nur einen bestimmten Bereich in der Software. Damit
diese anwender wirklich produktiv sein können, muss eine
Unternehmenslösung über eine intuitive Benutzeroberfläche
verfügen, die leicht zu erlernen ist. Diese Oberfläche muss so
gestaltet sein, dass jeder anwender mit nur wenigen Klicks zu
allen aufgaben, die er an einem typischen arbeitstag erledigen
muss, navigieren kann. Und vor allem muss die Benutzerober-
fläche einen rollenbasierten Zugang ermöglichen, damit die
anwender nicht mit informationen überflutet werden. Optimal
ist eine Oberfläche, die Daten und Prozesse rollenspezifisch
anzeigt und die einen direkten Zugriff auf alle strukturierten
und unstrukturierten abläufe und aufgaben bietet.
andere anwender in Unternehmen, vor allem die entscheidungs-
träger und Planer, verbringen einen großteil ihrer arbeitszeit
damit, mit individuellen Produktivitätswerkzeugen neue Dateien
zu erstellen und mit Kollegen und geschäftspartnern zu kom-
munizieren. für diese art von arbeit haben sich Microsoft
Office-anwendungen wie Microsoft® Office Outlook® 2007,
Microsoft® Office Word 2007 und Microsoft® Office excel® 2007
bewährt. Dennoch benötigen auch diese anwender oft infor-
mationen, die in der Unternehmenssoftware gespeichert sind
und denen strukturierte transaktionen zu grunde liegen. für
sie wird deshalb eine Benutzeroberfläche benötigt, auf der die
grenzen zwischen strukturierten und unstrukturierten Daten
und Prozessen verschwinden.
Microsoft liefert Lösungen, die diese beiden ansätze zusammen-
führen. Software von Microsoft ist ihren Mitarbeitern vertraut,
neue funktionen sind leicht zu erlernen. für Unternehmen bieten
wir integrierte Umgebungen an, in denen die anwendungen
einem rollenbasierten Designansatz folgen, so dass die Software
genauso arbeitet wie das gesamte Unternehmen. Dieses Konzept
liefert ihnen ein Mehr an transparenz und ihre Mitarbeiter
können produktiver arbeiten.
02
aufgrund der gemeinsamen technologischen Basis lassen sich
Unternehmenslösungen von Microsoft leicht in ihre it-System-
landschaft integrieren. So erhöhen Sie gleichzeitig den Wert
ihrer bisherigen investitionen in it-Lösungen. rollenbasierte
und prozessorientierte Software bietet ihrem Unternehmen die
folgenden Vorteile:
• Die Software ist ihren Mitarbeitern vertraut, der Lernaufwand
deshalb gering. So können die anwender von anfang an
produktiv arbeiten.
• Die Software ist leicht zu integrieren und fügt sich in beste-
hende Systeme ein.
• Die Software wird Motor der Produktivität in ihrem Unter-
nehmen, da zentrale geschäftsprozesse automatisiert werden.
Das praxisnahe Design sorgt dafür, dass ihre abläufe trans-
parenter werden.
• Die Software wird Basis sicherer entscheidungen, da Sie jeder-
zeit alle aktuellen Daten und Vorgänge einsehen können.
Diese Whitepaper liefert ihnen Beispiele, wie die Microsoft
Dynamics™-Unternehmenslösungen und das 2007 Microsoft®
Office System ineinandergreifen. anhand von typischen
geschäftsszenarien erfahren Sie, welche Vorteile sich aus der
nahtlosen integration dieser Produktfamilien ergeben.
KUrZBeScHreiBUng
03
ihren Mitarbeitern vertraut Bekannte Oberfläche
Personalisierte navigation
Datennutzung in Outlook
Unternehmensdaten in Microsoft Office-Dokumenten
Leicht zu integrieren Snap-ins für die Steuerung von geschäftsprozessen aus Microsoft Office
Jederzeit aktuelle Kundeninformationen
individuelle geschäftsberichte mit excel
Zugriff auf Unternehmensdaten aus Microsoft Office
Kommunikation ohne reibungsverluste
Motor der Produktivität rollenbasierte anzeige von informationen und Prozessen über SharePoint
automatisierung von genehmigungsverfahren und Benachrichtigungen
globale Suche über strukturierte und unstrukturierte Daten
gemeinsame arbeit an Prozessen
Basis sicherer entscheidungen alle geschäftszahlen im Blick
Visualisierung von Verkaufschancen
einfacher Datenexport nach Microsoft Office
Kontextuelle Business intelligence mit excel oder excel Services
Kennzahlen (Key Performance indicators)
Zusammenfassung
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inHaLtSVerZeicHniS
04
ihren Mitarbeitern vertrautMicrosoft Dynamics – das ist Unternehmenssoftware, die ihnen
und ihren Mitarbeitern mehr Zeit für das Wesentliche gibt: ihren
erfolg. Microsoft Dynamics funktioniert so, wie Sie arbeiten, und
passt sich ganz einfach an ihr Unternehmen an. Und Microsoft
Dynamics arbeitet genau wie andere Produkte und technolo-
gien von Microsoft, die Sie bereits kennen und schon seit Jahren
einsetzen, zum Beispiel das Microsoft Office System. Deshalb
können Sie ihre Unternehmenslösung vom ersten tag an effektiv
nutzen. ein weiterer Vorteil ist der rollenbasierte ansatz, der dem
Lösungsdesign zu grunde liegt. Damit arbeiten die anwender in
einer individualisierbaren Umgebung, die ihre häufigsten auf-
gaben in den Mittelpunkt stellt und die sie außerdem ganz nach
ihren eigenen gewohnheiten gestalten können. ihre Vorteile:
geringer Schulungsaufwand, kurze entwicklungszyklen und ein
schnellerer return on investment (rOi).
Bekannte OberflächeMicrosoft entwickelt integrierte, anpassbare Unternehmenslö-
sungen, deren Look-and-feel das moderne anwendungsdesign
von Microsoft Office widerspiegelt. Jeder anwender erhält
gemäß seiner rolle Zugriff auf wichtige funktionen, und auch
die grundlegende transaktionserfassung – für manche rollen
im Unternehmen die zentrale aufgabe – wird vollständig auf
dieser neuen Oberfläche abgebildet. Da den anwendern die
Bedienung aus ihrer erfahrung mit Office von anfang an ver-
traut ist, sind keine langen Schulungen notwendig. Jeder Mit-
arbeiter kann sich eigenständig und ohne „Berührungsängste“
im System bewegen und die selbsterklärenden funktionen
optimal nutzen.
eine der grundlegenden Verbesserungen des 2007 Microsoft
Office Systems ist die Multifunktionsleiste, über die jeder an-
wender leichter auf funktionen und eigenschaften zugreifen
kann. Der Microsoft Dynamics-aktionsbereich folgt diesem
Oberflächenkonzept; gleichzeitig verfügen die Microsoft
Dynamics-Lösungen aber auch über einen navigationsbereich
im linken Bereich des Bildschirms und einen Bereich mit den
Benutzerfavoriten. Zudem werden die Verarbeitungssequenzen
von Workflow-Dokumenten transparent abgebildet.
VertraUtHeit
abbildung 1: Direkter Zugriff auf wichtige informationen
und Prozesse und einfache Bedienerführung (Designkonzepte
aus 2007 Microsoft Office System für Microsoft Dynamics)
Personalisierte navigationMit Microsoft Dynamics kann jeder anwender seine ansichten
selbst mit nur wenigen Klicks personalisieren, um seine Prozesse
besser im Blick zu behalten. Die Software bietet eine listenbasierte
navigation mit aufklappbaren Menüs, sodass jeder anwender
einfach eigene favoriten anlegen und so schneller auf häufig
genutzte Bereiche in der Unternehmenslösung zugreifen kann.
Die einfachen anpassungsoptionen und die Personalisierung
des navigationsbereichs tragen dazu bei, dass sich die Produkti-
vität und effizienz ihrer Mitarbeiter nachhaltig erhöhen.
Das rollenbasierte Design von Microsoft Dynamics liefert
jedem anwender über so genannte Homepages alle benötigten
informationen und Prozesse direkt an seinen arbeitsplatz.
Zugleich stellt der rollenbasierte Zugriff sicher, dass irrelevante
Bereiche ausgeblendet werden und nur autorisierte Mitarbeiter
auf sensible Daten zugreifen können. Die Homepages können
mit weiteren informationsquellen bestückt werden, sodass ein
Mitarbeiter beispielsweise alle wichtigen Kennzahlen für seinen
Bereich auf einen Blick einsehen kann – eine wichtige grund-
lage für intelligente und rasche geschäftsentscheidungen.
Weitere informationen zum rollenbasierten Design erhalten
Sie auf folgender Website (in englischer Sprache): http://www.
microsoft.com/dynamics/product/familiartoyourpeople.mspx
05
abbildung 2: Produktiveres arbeiten mit individuellen
Homepages, auf denen funktionen und Daten aus Microsoft
Dynamics und elemente aus Microsoft Office Outlook
angezeigt werden
Datennutzung in Microsoft Office OutlookViele Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sich die
Mehrzahl der Mitarbeiter mit neuer Software und neuen
technologien schwertut. investitionen in it-Lösungen können
sich deshalb nur schwer amortisieren. nicht so mit Microsoft
Dynamics: Die Software hilft Unternehmen, das volle Potenzial
ihrer investitionen auszuschöpfen, weil sich die Mitarbeiter
nicht erst lange an neue arbeitsweisen gewöhnen müssen. Mit
den vertrauten Werkzeugen von Microsoft Dynamics werden
die anwender von anfang an unterstützt, produktiv zu arbeiten
und ihre Produktivität im Laufe der Zeit noch zu steigern.
Mit Microsoft Dynamics™ crM kann beispielsweise ein Vertriebs-
mitarbeiter all seine Daten, Kampagnen und Marketinginfor-
mationen mit Microsoft Office Outlook bearbeiten. er kann
seine Kontakte, aktivitäten und Verkaufschancen einsehen,
aktualisieren und mit Kollegen austauschen oder auf aktuelle
Produktinformationen, neue aktionen, Wettbewerbsanalysen
und Verträge zugreifen. Da er all seine aufgaben mit Microsoft
Office Outlook effektiv steuern kann, braucht er nicht mehr
zwischen verschiedenen anwendungen hin- und herzuschalten
oder eine neue Software zu erlernen. gerade in Unternehmen,
die schon technologien und Lösungen von Microsoft einsetzen,
VertraUtHeit
06
macht sich Microsoft Dynamics crM schnell bezahlt, da alle
Prozesse auf einer gemeinsamen Plattform laufen – investiti-
onen in Software und Schulungen sind deshalb doppelt sicher.
in der Vergangenheit scheiterten crM-Projekte häufig an der
mangelnden Benutzerakzeptanz. Hier liegt eine der wesent-
lichen Stärken von Microsoft Dynamics crM: Die Lösung ist
nahtlos in andere Microsoft-Produkte integriert. Die anwender
können ihre aufgaben einfacher als vorher erledigen, da
ihnen die Software von anfang an vertraut ist und sie nicht in
verschiedenen Systemen nach ihren Daten suchen müssen.
abbildung 3: integration von Microsoft Dynamics crM
und Microsoft Office Outlook für eine lückenlose Verfolgung
von Kontakten, Vertriebsdaten, Kampagnen, Wettbewerbs-
informationen und vielem mehr
Unternehmensdaten in Microsoft Office-Dokumentenreporting, Budgetierung und absatzplanung können aufwändig
und zeitraubend sein, sind aber für jedes erfolgreiche Unter-
nehmen unabdingbar. Mit bewährten Werkzeugen, die ihre
Mitarbeiter bereits kennen, können diese aufgaben einfacher
gelöst werden, und die Produktivität steigt. Microsoft Dynamics
ermöglicht die Überprüfung, Bearbeitung und aufbereitung von
Unternehmensdaten mit Microsoft Office excel, sodass wenige
Klicks genügen, um aussagekräftige ergebnisse zu erhalten.
ein weiterer Vorteil der Microsoft Office excel-integration ist
die tatsache, dass auch anwender, die keinen direkten Zugriff
auf die erP- oder crM-Software haben, mit den aktuellen
Unternehmensdaten arbeiten können. Wenn beispielsweise
der Vertriebsleiter eine Liste mit den umsatzstärksten artikeln
an sein team versenden möchte, braucht er nur die export-
funktion für Microsoft Office excel anzuklicken. Mit einem
weiteren Klick hängt er die Liste an eine e-Mail an, die er an
alle teammitglieder schickt. Und jeder Mitarbeiter kann diese
Liste in Microsoft Office excel öffnen und – in abhängigkeit
seiner Zugriffsrechte – von dort in die Ursprungsdaten
verzweigen, indem er die integrierte Smarttags-funktion aus
Microsoft Dynamics verwendet.
abbildung 4: austausch von Unternehmensdaten aus
Microsoft Dynamics mit anwendern, die keine Zugriffslizenz
für die Unternehmenslösung haben (Smarttags-funktion
mit Microsoft Office excel)
VertraUtHeit
07
erfassung und austausch von Unternehmens-daten mit Microsoft® Office infoPath® 2007 und Microsoft® Onenote® 2007Klar definierte Prozesse für die erfassung von informationen
zu neuen interessenten, Verkaufschancen und anderen
zentralen geschäftsdaten gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter
in ihrem Unternehmen jederzeit mit den richtigen Daten
arbeitet, dass ihre informationen umfassend und aktuell sind
und dass Sie fundierte entscheidungsgrundlagen schaffen.
Mit Microsoft Office infoPath können Sie eigene formulare
erstellen, die die erfassung wichtiger Details vorgeben und
die jederzeit einen einfachen Zugriff auf ihre wesentlichen
informationen ermöglichen.
abbildung 5: Microsoft Office infoPath-formulare für die
erfassung von crM-informationen und für deren Speicherung
in Microsoft Dynamics; Microsoft Office Onenote-notizen
für Kontakte oder Kampagnen, die mit Microsoft Dynamics-
Datensätzen verknüpft werden können
Leicht zu integrierenMicrosoft Dynamics liefert Unternehmenslösungen, die genauso
funktionieren wie andere Microsoft-technologien, die Sie bereits
in ihrem Unternehmen einsetzen und tagtäglich nutzen. Die
Software fügt sich nahtlos in ihre it-Systemlandschaft ein, ist
leicht zu administrieren und ermöglicht es ihnen, den Wert ihrer
technologie-investitionen zu steigern. ihre Mitarbeiter erleben
die leistungsfähige erP- oder crM-Software in einer vertrauten
arbeitsumgebung.
Snap-ins für die Steuerung von geschäfts- prozessen aus Microsoft Officeein wesentliches Ziel von Microsoft ist die entwicklung von Unter-
nehmenslösungen, die einfach in die vorhandenen it-Systeme
unserer Kunden integriert werden können. Dazu wurde bei-
spielsweise Microsoft Dynamics Snap entwickelt, ein Set von
kleinen Programmen, die eine einfache Schnittstelle zwischen
Microsoft Dynamics und Microsoft Office schaffen. So können
anwender direkt auf ihrer vertrauten Microsoft Office-Ober-
fläche arbeiten und zugleich alle relevanten Daten aus der
Microsoft Dynamics-Lösung abrufen, bearbeiten, verwalten
und systemweit aktualisieren.
Die ersten Microsoft Dynamics Snap-Lösungen, die kostenlos
zum Download zur Verfügung stehen, sind: timesheet Manage-
ment Snap-in, Vacation Management Snap-in, customer Jour-
nal Snap-in, customer report generator Snap-in und Business
Data Lookup Snap-in.
Diese Lösungen wurden in erster Linie für anwender entwickelt,
die viel mit Microsoft Office arbeiten und Zugriff auf die Unter-
nehmensinformationen und -prozesse benötigen, die im Backend
(d.h. in Microsoft Dynamics) gespeichert sind. Mit den Snap-ins
müssen diese anwender nicht mehr zwischen verschiedenen
applikationen wechseln, Daten manuell von einem System
in ein anderes kopieren oder mühsam den ganzen funktions-
umfang einer erP-Lösung erlernen.
integratiOn
ein Kundenberater zum Beispiel kann all seine termine und
aktivitäten mit seinen Kunden in Microsoft Office Outlook
planen. Diese Kalendereinträge werden über das timesheet
Management Snap-in mit den Zeitposten in Microsoft Dynamics
verknüpft, sodass aufgaben nicht mehr manuell abgestimmt
werden müssen. Die fehlerquote, die üblicherweise aus dem
Kopieren und doppelten erfassen von Daten resultiert, sinkt
erheblich. Zudem werden die Posten in echtzeit aktualisiert
und fließen so automatisch in die zentrale abrechnung ein,
ohne dass der Kundenberater seine Zeiten separat in der Unter-
nehmenslösung erfassen muss.
abbildung 6: Verknüpfungen zwischen Microsoft Office
Outlook-Kalendereinträgen und Microsoft Dynamics-Zeitposten
mit dem timesheet Management Snap-in
Jederzeit aktuelle KundeninformationenMit einer weiteren Snap-anwendung, dem customer Journal
Snap-in, lässt sich auch die Produktivität ihrer Vertriebsmitar-
beiter steigern. alle Daten zu einem Kunden, der in Microsoft
Dynamics gespeichert ist, können in einer zentralen ansicht
bearbeitet und immer auf den neuesten Stand gebracht werden.
Die Bearbeitungen können auch im Offlinemodus erfolgen,
wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter bei einem Kunden
vor Ort ist und neue einträge erfasst. Sobald sich der Mitarbeiter
wieder mit dem System verbindet, werden die Änderungen mit
Microsoft Dynamics synchronisiert.
08
Das Snap-in basiert auf einer formularvorlage aus Microsoft
Office infoPath. Diese Vorlagen werden in einer zentralen
Bibliothek gespeichert, sodass jeder Vertriebsmitarbeiter
individuell auf sie zugreifen kann. Wenn sich ein anwender
die Vorlage herunterlädt, kann er damit ein customer Journal-
formular erstellen, um neue informationen zu einem Kunden
zu sammeln. Sobald er das formular ausgefüllt hat, kann er
eine lokale Kopie auf seinem notebook speichern und diese in
einem Kundenmeeting nutzen. alle notizen und Änderungen
an den Vertriebsinformationen, die er während des Meetings
einträgt, werden später mit nur einem Klick in die Microsoft
Dynamics-Lösung übertragen und mit den dort vorhandenen
Datensätzen abgestimmt.
abbildung 7: Microsoft Office infoPath-Vorlagen für eine
360-grad-ansicht ihrer Kunden
integratiOn
individuelle geschäftsberichte mit excelMicrosoft Office excel ist für viele anwender zu einem unent-
behrlichen Werkzeug geworden und unterstützt sie täglich
dabei, Berichte zu erstellen, ergebnisse grafisch aufzubereiten
und ihre transaktionsdaten auszuwerten.
Doch wie kommen die Unternehmensdaten in die tabellen-
kalkulation? Da es meist keine direkte Verknüpfung mit der
Unternehmenssoftware gibt, wissen sich viele anwender nur
mit einer manuellen neuerfassung der Daten zu helfen.
Die finanzabteilung muss beispielsweise kontinuierlich Budgets,
cashflow und ausstehende Kundenzahlungen überwachen, um
die Liquiditätslage des Unternehmens im Blick zu behalten. Das
custom report generator Snap-in kann so eingerichtet werden,
dass aktuelle Daten aus Microsoft Dynamics auf Knopfdruck in
Microsoft Office excel angezeigt werden. Diese können vom
finanzteam nach verschiedenen Kriterien ausgewertet und
bei Bedarf aktualisiert werden. Änderungen werden dabei auto-
matisch in Microsoft Dynamics übernommen.
abbildung 8: Beispiel für ein Budget-Dashboard,
das mit dem custom report generator Snap-in erstellt wurde
09
Zugriff auf Unternehmensdaten aus Microsoft OfficeDas Business Data Lookup Snap-in ist eine anwendung, mit der
jeder Benutzer einfach aus seinen Microsoft Office-Dokumenten
auf die Daten der Microsoft Dynamics-Lösung zugreifen kann.
außerdem kann jeder die Microsoft Office-Dokumente in die
Microsoft Dynamics-Datenbank speichern. So führen Sie bei-
spielsweise alle aspekte ihrer Kundenkommunikation – nämlich
strukturierte und unstrukturierte Daten – an einem zentralen
Ort zusammen und schaffen eine optimale grundlage für pro-
duktiveres und effizienteres arbeiten.
ein Vertriebsmitarbeiter kann einfach geschäftsbriefe und e-Mails
an die Kundendatensätze in Microsoft Dynamics anhängen,
sodass er bei späteren Kontakten mit einem Kunden alle infor-
mationen mit nur einem Klick findet. So können aufträge
schneller abgeschlossen werden, da ihre Mitarbeiter nicht mehr
verschiedene Programme und Ordner nach Detailinformationen
durchsuchen müssen. Und wenn ein Mitarbeiter einmal ab-
wesend ist, können seine Kollegen aufgrund der gemeinsam
genutzten Datenbasis genauso souverän mit dem Kunden
verhandeln – eine wesentliche Verbesserung im Kundenservice.
abbildung 9: Verknüpfung von strukturierten und unstrukturier-
ten Daten mit Microsoft Office Word und Microsoft Dynamics
integratiOn
Kommunikation ohne reibungsverlusteDie neuen funktionen von Microsoft exchange Server 2007
Unified communications ermöglichen es, Voicemails direkt
im Microsoft Office Outlook-Posteingang zu speichern. Von
dort können sie mit Microsoft Dynamics crM – genau wie ihre
e-Mails – nachverfolgt werden, sodass ihnen ihre schriftliche
und mündliche Kommunikation mit Kunden und Kollegen
zentral zur Verfügung steht.
abbildung 10: Speicherung von Voicemails und der gesamten
schriftlichen Kommunikation in Microsoft Dynamics crM
mit Microsoft exchange Server 2007 Unified communications
10
Motor der ProduktivitätMicrosoft Dynamics hilft ihnen, die Produktivität in ihrem
Unternehmen zu steigern. Zentrale geschäftsprozesse werden
durchgängig automatisiert und die Software lässt sich leicht an
ihre speziellen anforderungen anpassen. Diese eigenschaften,
gepaart mit der rollenbasierten Benutzerführung und der engen
integration in die vertrauten Produktivitätswerkzeuge der
Microsoft Office-familie, tragen dazu bei, dass sich die transpa-
renz im Unternehmen unmittelbar erhöht.
rollenbasierte anzeige von informationen und Prozessen über Microsoft Office SharePoint ServerDie Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-technologien
vereinfachen die Zusammenarbeit innerhalb eines Unterneh-
mens sowie mit Kunden und geschäftspartnern. Die anwender
können einfach eigene Websites mit wichtigen Daten erstellen
und verwalten und diese den Kollegen zur Verfügung stellen.
Websites eignen sich auch für die Koordination von Projektin-
halten und Mitarbeiteraktivitäten, da teamleiter ganze arbeits-
bereiche auf Onlineportalen einrichten können. Die Microsoft
Office SharePoint Server 2007-Umgebung wurde besonders für
einfache und flexible installation, administration und anwen-
dungsentwicklung konzipiert.
PrODUKtiVitat
Mit Microsoft Office SharePoint Server 2007, dem neuen
Serverangebot mit funktionen für Zusammenarbeit, enterprise
content Management, Suchen und Business intelligence, können
anwender nun leichter auf strukturierte und unstrukturierte
Daten zugreifen. Microsoft Dynamics macht sich viele dieser
neuen funktionen zu nutze:
• Suche über inhalte aus Microsoft Office SharePoint Server
2007 und aus Microsoft Office-Dokumenten sowie über ihre
Microsoft Dynamics-Daten, z.B. Verkaufstransaktionen.
• flexiblere Bereitstellung von reportings, sodass Berichte
aus Microsoft Dynamics zusammen mit anderen Berichten,
z.B. aus den SQL reporting Services, in einer gemeinsamen
Kategoriestruktur veröffentlicht werden.
• Kürzere implementierungszyklen mit neuen, vorkonfigurierten
Seiten aus Microsoft Office SharePoint Server 2007 und auto-
matischer einrichtung von Microsoft Dynamics-Webservices
und Suchkatalogen.
• Stabile und einheitliche arbeitsabläufe mit der Windows Work-
flow foundation, sodass die erledigung von zugewiesenen
aufgaben durch erinnerungen in Microsoft Office Outlook
unterstützt wird. für Berichtszwecke wird außerdem ein lücken-
loses Protokoll der Benutzerinformationen mitgeführt.
• rollenbasierte Sicherheitsfunktionen und Datenverbindung
in echtzeit für einfachen austausch von Microsoft Office excel-
Berichten mit Microsoft Dynamics-Daten unter mehreren
Benutzern.
11
automatisierung von genehmigungsverfahren und Benachrichtigungengenehmigungsverfahren und Benachrichtigungen werden in
Microsoft Dynamics mit der Windows Workflow foundation
abgebildet, dem Werkzeug für stabile und einheitliche Work-
flows in Unternehmen. Sie können einfach eigene Workflow-
elemente einrichten, um beispielsweise ihre Prozesse für die
freigabe von rechnungen, die genehmigung von Bestellungen
oder die Überprüfung von Stundenzetteln zu automatisieren.
Zu jedem arbeitsschritt können Benachrichtigungen hinterlegt
werden, sodass jeder betroffene Mitarbeiter eine nachricht mit
den anstehenden aufgaben in seinem Microsoft Office Outlook-
Posteingang vorfindet. Statusmeldungen informieren abtei-
lungsleiter und andere entscheidungsträger über den fortschritt
von Stapelbuchungen oder auch wichtige geschäftskennzahlen
– wie beim Überschreiten von Kostenlimits oder für überfällige
Kundenrechnungen. Zudem bietet ein lückenloses Protokoll alle
informationen zu Änderungen und Benutzerdaten.
neben dieser automatisierung ist die integration zwischen
Microsoft Dynamics und Microsoft Office auch ein wesent-
licher faktor für ihre flexibilität, da ihnen ihre Daten in jeder
gewünschten anwendung vollständig zur Verfügung stehen.
So können Sie schneller und flexibler auf Veränderungen im
Markt reagieren und ihre Verkaufschancen optimieren.
abbildung 11: Benachrichtigungen zu anstehenden
aufgaben und einfache erledigung mit den vordefinierten
genehmigungsverfahren von Microsoft Dynamics,
basierend auf der Windows Workflow foundation
globale Suche über strukturierte und unstrukturierte DatenDie Suchfunktionen in Microsoft Office SharePoint Server 2007
bieten ihren Mitarbeitern mehr Möglichkeiten, alle strukturierten
und unstrukturierten Daten gleichzeitig nach Kontakten und
informationen zu durchsuchen. Die Suchen nehmen weniger
Zeit in anspruch, da alle informationen zu einem Kunden – wie
transaktionen, offener Saldo, aufzeichnungen aus gesprächen
sowie Produktionsskizzen und Vertragsdaten – mit einem Klick
aufgerufen werden können und direkt auf dem Portal angezeigt
werden. auch die einzelnen Verkaufsschritte lassen sich auf
demselben Portal überprüfen und freigeben.
abbildung 12: Zusammenspiel der Search engine aus
Microsoft Office SharePoint Server 2007 mit Webservices aus
Microsoft Dynamics für die zentrale Suche in strukturierten
und unstrukturierten Daten
12
PrODUKtiVitat
gemeinsame arbeit an ProzessenMicrosoft Dynamics nutzt Dokumentenarbeitsbereiche, die mit
Microsoft Office SharePoint Server 2007 erstellt werden, um
Mitarbeitern eine effiziente und produktive Zusammenarbeit
an gemeinsam genutzten Prozessen zu ermöglichen, z.B. bei
der Bearbeitung von eingangsrechnungen, der Verfolgung von
Kundenaufträgen und beim Berichtswesen. Vertriebsmitarbeiter
können beispielsweise einfach auf die Kundenstammdaten und
die Verkaufshistorie zugreifen und selbst aufträge erfassen.
Mitarbeiter im einkauf können die Lagerbestände und Vorlauf-
zeiten überprüfen, um eine zuverlässige Disposition zu erstellen
und Produktionsleiter können Stücklisten direkt über ein Web-
portal aktualisieren.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 ist die ideale Lösung,
um unternehmensweit verfügbare intranets zu erstellen, auf
denen jeder Mitarbeiter gemäß seinen rollendefinitionen Zu-
griff auf die Unternehmensdaten erhält. ihre Mitarbeiter können
produktiver arbeiten, und Verzögerungen durch fehlende infor-
mationen gehören endgültig der Vergangenheit an.
Zudem können diese Werkzeuge von jedem Mitarbeiter von
anfang an effektiv genutzt werden: Da jeder anwender mit der
Bedienung von Webbrowsern vertraut ist, sind keine Schulungen
notwendig, und die intranets können selbsterklärend gestaltet
werden. So braucht ein Lagerarbeiter nur ein Häkchen im Portal
zu setzen und alle Kollegen erfahren automatisch, dass eine
Lieferung an einen Kunden das Lager verlassen hat. aus der
Kombination von Microsoft Dynamics und Microsoft Office
SharePoint Server 2007 ergeben sich gleich mehrere Vorteile:
Sie spart Zeit und Kosten, ermöglicht fundiertere geschäftsent-
scheidungen und erhöht die integrität ihrer Daten.
Die folgende abbildung zeigt, wie Mitarbeiter auf dem Web-
portal einfach auf einen Verkaufsauftrag und die zugehörigen
Kundeninformationen aus der Microsoft Dynamics-Datenbank
zugreifen können. indem Sie ihre abläufe aus finanzmanage-
ment, Supply chain Management und customer relationship
Management auf einer Onlineoberfläche zusammenführen,
steigern Sie die effizienz innerhalb ihres Unternehmens sowie
in der Zusammenarbeit mit geschäftspartnern, und Sie können
weitere einsparpotenziale realisieren.
abbildung 13: einfacher Zugriff auf Vertriebsinformationen
mit Microsoft Dynamics und Microsoft Office SharePoint
Server 2007
13
PrODUKtiVitat
Basis sicherer entscheidungenWer ein Unternehmen führt, hat täglich mit vielen komplexen
Herausforderungen und chancen zu tun. Damit Sie heute und
in Zukunft erfolgreich agieren können, müssen Sie schneller
handeln, produktiver arbeiten und externe anforderungen
von Kunden und Behörden exakt erfüllen können. Microsoft
Dynamics unterstützt Sie dabei, diese Herausforderungen zu
meistern: Mit den integrierten Business intelligence-Werk-
zeugen aus z.B. Microsoft Office erhöhen Sie den grad an
transparenz in ihrem Unternehmen, sodass Sie stets fundierte
geschäftsentscheidungen treffen können.
alle geschäftszahlen im BlickWichtige Kennzahlen helfen ihnen zu verstehen, wie sich ihr
Unternehmen entwickelt. Sie zeigen ihnen trends auf und
signalisieren ihnen, ob Sie ihre strategischen Ziele erreichen
oder wo sich neue Verkaufschancen auftun. Die Kennzahlen
werden aus den Daten ihrer Unternehmenslösung gewonnen,
und damit Sie sie stets im Blick behalten, wurde Microsoft
Dynamics eng in Lösungen wie Microsoft Office SharePoint
Server, Microsoft Office excel und Microsoft Office Business
Scorecard Manager integriert. So erhalten Sie mit vertrauten
Werkzeugen mehr transparenz und können ihre Daten in ein
leicht verständliches format umwandeln.
Wenn Sie mit Microsoft Dynamics, Microsoft Office und
Microsoft SQL Server arbeiten, können Sie ihre Unternehmens-
daten einfach in einen Daten-cube oder in eine tabellenkal-
kulation exportieren und diese auf einer Portalseite veröffent-
lichen, z.B. als Scorecard, Pivottable oder Bericht. So können
ihre entscheidungsträger immer dann auf die auswertungen
zugreifen, wenn sie sie brauchen – alle Daten werden in echtzeit
aktualisiert. Mit den excel Services aus Microsoft Office Share-
Point Server ist es außerdem möglich, eine webbasierte Version
einer tabellenkalkulation oder einer Pivottable ohne Microsoft
Office excel-client zu öffnen und zu bearbeiten. Wenn eine
tiefer gehende analyse notwendig ist, kann die Pivottable
einfach wieder mit dem Microsoft Office excel-client geöffnet
werden; alle Live-Links zu den Daten werden beibehalten.
entScHeiDUngen
ihre entscheidungsträger können sich jeweils auf die informa-
tionen konzentrieren, die für ihre Bereiche wesentlich sind, und
alle vertrauten Microsoft Office excel-Werkzeuge für analysen
und reporting nutzen, auch z.B. für ad-hoc-auswertungen
von Daten und tabellen. es ist dabei nicht notwendig, Daten-
cubes zu erstellen. außerdem können Sie Microsoft Dynamics-
Daten auch für Microsoft Office Visio verfügbar machen, um
Diagramme zu erstellen, oder für Microsoft MapPoint, um die
Lage z.B. von Kundenadressen anzuzeigen. ebenso können
Sie die Daten in grafiken für Microsoft Office PowerPoint und
Microsoft Office excel nutzen und in Berichte der SQL repor-
ting Services einbinden. Und auch diese ergebnisse können Sie
wiederum auf einer SharePoint-Portalseite veröffentlichen. ihr
Mehrwert: Sie nutzen auch weiterhin alle vertrauten Lösungen
und anwendungen, wie Microsoft Dynamics und Microsoft
Office, und stellen mit dem Onlinezugriff zugleich sicher, dass
die informationen unternehmensweit effizient ausgetauscht
und verwendet werden können.
eine weitere Möglichkeit, um mit Microsoft Dynamics und
Microsoft Office zu fundierteren geschäftsentscheidungen
zu kommen, ist das Scorecarding aus Microsoft® Office Perfor-
mancePoint™ Server 2007 (früher bekannt als Business Score-
card Manager). tägliche aktivitäten aus Microsoft Dynamics
werden mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens
verknüpft und transparent aufbereitet. auf diese Weise ver-
schaffen Sie ihren Mitarbeitern ein umfassenderes Verständnis
des gesamten geschäfts. Scorecards können so eingerichtet
werden, dass Soll- und ist-Zahlen gegenübergestellt werden,
oder ist-Zahlen und strategische Werte oder prognostizierte
Werte. außerdem zeigen ihnen die ampelwarnungen auf einen
Blick, ob ein Wert zu große abweichungen aufweist. So können
ihre Mitarbeiter schneller reagieren, z.B. um ein Problem zu
beheben oder um eine neue Verkaufschance zu nutzen.
14
Wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten, können Sie Daten aus
Microsoft Dynamics direkt in Microsoft Office Outlook bear-
beiten und mit Kollegen austauschen oder auch als teil einer
Webseite in Microsoft Office SharePoint Server verwenden. Mit
dem schnellen und einfachen Zugriff erhöht sich das Wissen
über ihre abläufe, sodass Sie fundiertere entscheidungen
treffen können. Langfristig verhilft jeder Mitarbeiter ihrem
Unternehmen zu mehr erfolg.
auch die geschäftsführung profitiert direkt von dem rollen-
basierten Unternehmensportal, da sie online und ohne die
Hilfe des finanzteams eigene auswertungen erstellen und die
Unternehmensleistung bestimmen kann. Die Kennzahlen aus
den transaktionen lassen sich mit den Zielen vergleichen, und
jeder Datensatz kann bis ins Detail aufgeschlüsselt werden,
wenn in der Scorecard eine abweichung festgestellt wird. Mit
nur wenigen Mausklicks wird die Pivottable in den excel Ser-
vices gefiltert und neu ausgegeben. So erhält die geschäfts-
führung mehr transparenz in allen Unternehmensbereichen
– und jeder aspekt kann mit den Business intelligence-Werk-
zeugen (Berichten, Diagrammen) genauer untersucht werden,
z.B. die Lagerbestände oder Krankheitstage von Mitarbeitern.
abbildung 14: Scorecards für ein umfassendes Verständnis
der Unternehmensleistung, mit Microsoft Office SharePoint
Server 2007, Microsoft Office Business Scorecard Manager
und Microsoft Dynamics
entScHeiDUngen
Visualisierung von VerkaufschancenDie integration von Microsoft Dynamics crM und Microsoft
Office bietet ihnen viele Möglichkeiten, um Daten genauer
zu analysieren und eine bessere entscheidungsgrundlage zu
schaffen. Wenn Sie beispielsweise ihre Microsoft Dynamics
crM-Daten in excel anzeigen, können Sie Vertriebsinforma-
tionen auch visuell mit Diagrammen und farblichen Markie-
rungen aufbereiten und so trends noch leichter erkennen.
abbildung 15: Visualisierung von Verkaufschancen
mit Microsoft Dynamics crM und Microsoft Office excel
für ein besseres Verständnis von trends und Mustern
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einfacher Datenexport nach Microsoft OfficeDer kombinierte einsatz von Microsoft Dynamics mit den an-
wendungen aus 2007 Microsoft Office System, die ohnehin im
gesamten Unternehmen von nahezu jedem Mitarbeiter genutzt
werden, birgt den wesentlichen Vorteil, dass wichtige geschäfts-
informationen automatisch an jeden arbeitsplatz geliefert
werden – und das dazu in einem format, das jeder anwender
bereits kennt. Mit dem Microsoft Office XML-format können
z.B. Daten aus Microsoft Dynamics-formularen unternehmens-
weit ausgetauscht und gemeinsam genutzt werden. Sie können
außerdem einfach in excel, Word und andere Microsoft Office-
Programme eingebunden werden, z.B. für effiziente analysen
oder einfache Weiterleitung.
alle Daten und formulare aus Microsoft Dynamics können über
die Listenseiten und aufgabenseiten nach Microsoft Office excel
und Word exportiert werden. Dazu müssen Sie z.B. in einem
Verkaufsauftrag einfach nur auf die Word-Schaltfläche klicken
– und schon wird er in ein Microsoft Office Word-Dokument
konvertiert. Dank der Definition mit OfficeXML können Sie ver-
schiedene Stylesheets auf dieselben informationen anwenden.
abbildung 16: einfacher Datenexport von Microsoft Dynamics
nach Microsoft Office
entScHeiDUngen
Kontextuelle Business intelligence mit Microsoft Office excel oder excel Services Mit Microsoft Office excel können Sie die Konsistenz und die
genauigkeit ihrer finanzinformationen ganz einfach erhöhen.
tabellenkalkulationen, Pivottables und Pivotcharts sind aktua-
lisierbar, da automatisch echtzeitdaten in die Dateien geladen
werden. Microsoft Office SharePoint Server 2007 stellt dazu die
Plattform bereit, auf der Mitarbeiter ihre excel-Kalkulationen
einfach über einen Browser aufrufen und mit Kollegen gemein-
sam nutzen können. Die Dateien werden automatisch direkt aus
Microsoft Dynamics exportiert, sodass Sie stets mit den aktu-
ellen Daten arbeiten können. Unabhängig von der anwendung,
mit der ihre Mitarbeiter die informationen nutzen, können alle
Änderungen einfach in ein Microsoft Office excel- oder excel
Services-format zurückgespielt werden, sodass sie unterneh-
mensweit zur Verfügung stehen.
abbildung 17: eine konsistente und präzise informations-
grundlage mit echtzeitdaten aus Microsoft Dynamics in einem
Microsoft Office excel-format, das automatisch aktualisiert wird
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Kennzahlen (Key Performance indicators)Mit der integration von Microsoft Dynamics in die technologien
von Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird die Zusam-
menarbeit ihrer Mitarbeiter untereinander sowie mit Lieferanten
und Kunden gestärkt. indem Sie ihre Prozesse aus finanzma-
nagement, customer relationship Management und Supply
chain Management in Webportale einbinden, verbessern Sie
ihre effizienz, senken ihre Kosten und steigern ihre Unterneh-
mensleistung.
ein controller benötigt beispielsweise alle aktuellen Details zur
Liquiditätslage des Unternehmens oder periodenspezifische
Übersichten zu allen ausgaben. Mithilfe von Microsoft Office
SharePoint Server 2007 und Microsoft Dynamics erhält er
eine Zusammenfassung aller Live-Kennzahlen (KPis) auf seinem
Dashboard für führungskräfte, auf das er über einen Web-
browser zugreift.
So erhält der controller auf einen Blick alle wesentlichen infor-
mationen, die seine geschäftsentscheidungen unterstützen.
für weitere Details kann er in die einzelnen transaktionen
verzweigen, aus denen sich seine KPis auf dem Dashboard
zusammensetzen. Microsoft Office SharePoint Server 2007
und Microsoft Dynamics sind damit die ideale Lösung, um alle
finanz- und transaktionsdaten zentral zusammenzuführen und
auf einer übersichtlichen Oberfläche zur Verfügung zu stellen.
entScHeiDUngen
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abbildung 18: Darstellung aller transaktionsdaten
aus Microsoft Dynamics auf Dashboards von Microsoft
Office SharePoint Server 2007
Mit Microsoft Dynamics können Sie innerhalb kurzer Zeit die
Produktivität ihrer Mitarbeiter unternehmensweit steigern. auf
der bereits vertrauten Benutzeroberfläche des Microsoft Office
Systems, die nur minimale Schulung erfordert, arbeiten ihre
angestellten mit den leistungsfähigen funktionen aus Microsoft
Dynamics und können alle Unternehmensdaten nutzen, die sie
für ihre täglichen aufgaben benötigen. Der Zugriff ist rollenba-
siert, so dass ihre Mitarbeiter nicht mit informationen überladen
werden. Jeder anwender kann die Oberfläche darüber hinaus
an seine eigenen arbeitsgewohnheiten anpassen und abläufe
weiter automatisieren. Microsoft Dynamics – das ist Unterneh-
menssoftware, die ihre Mitarbeiter wirklich nutzen, weil sie
einfach und nachvollziehbar funktioniert. Und für ihr gesamtes
Unternehmen heißt das: Mehr flexibilität und effektivität und
letztlich auch mehr rentabilität.
Die integration von Microsoft Dynamics und Microsoft Office
gibt ihren Mitarbeitern einen direkten und sicheren Zugriff
auf all das, was sie für ihre arbeit brauchen. Sie profitieren von
mehr transparenz, können produktiver arbeiten und sich auf
das konzentrieren, was wirklich zählt: ihren erfolg.
Microsoft Dynamics steht für integrierte, anpassungsfähige
Unternehmenslösungen, die zur langfristigen Sicherung ihres
erfolgs beitragen und Sie darin unterstützen, schnell fundierte
geschäftsentscheidungen zu treffen. Microsoft Dynamics folgt
in Design und funktion den bekannten Microsoft-Standards
und ist eng mit den Microsoft-Produkten verzahnt. täglich
anfallende aufgaben und zentrale geschäftsprozesse in den
Bereichen finanzmanagement, customer relationship Manage-
ment und Supply chain Management können durchgängig
automatisiert und optimiert werden
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