Palestra Marilea de Castro

Matriz - Betim - MGFilial Centauro - Contagem - MGFilial Hammer - Contagem - MGFilial Paraná - PR

Ferramentaria

Filial São Jose dos Pinhais - PRFilial Thera -MGFilial Tec Ferramentaria –MGFilial TaubatéFilial Belo Horizonte-Tec

CLIENTES

Dificuldade de tomada de decisões  ‐ Informação correta no 

tempo certo.

Volume de documentos em papel tornado difícil sua 

recuperação.

Atualmente a capacidade de gerar documentos é superior à capacidade de gerenciá‐los.

Procurar documentos em

papel é como procurar num

labirinto..

Dificuldade de recuperação de documentos Setor Juridico

Tempo de atendimento dificultava o processo de

defesa trabalhista. Interferencia na produtividade

Deposito de documentos espalhados por todas as

empresas do grupo.

Atendimento a fiscalização comprometido

Procurar uma empresaque resolvesse oproblema.Contratação de empresade consultoria queiniciou o Trabalho em1998.

• 1ª Etapa:• Centralização do Acervo para criação do

Arquivo Central da Aethra.• Desejo do Presidente: Eu quero uma empresa

que não tenha armários ou gavetas. • Garantia de Investimento em Tecnologia

(Software e Hardware)• Liberação de espaço Fisico para constituição

do Arquivo Central.

Arquivo

Brasil Design

Hammer

Tec em Moldes e Estampos

Tec IIHammer Contagem

Perfilados Hammer

Betim

• Recursos Humanos• Materiais• Infra-estrutura

Os objetivos e metas do negocio Aethra determinam

seus processos organizacionais que são

direcionados por sistemas normativos (políticas, normas,

procedimentos) e operacionalizados através de transações que

envolvem documentos , informações e conhecimento.

É considerado a ligação entre os processos de uma empresa, seus sistemas normativos, registro informacionais e o conhecimentoO processo de organização, armazenagem e de recuperação considera esta ligação.

Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros

Taxonomia e Temporalidade

Documental

Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos

Metodologia e Ferramentas

Mapeamento / Processos de Negócios

Organização dos

Registros

Tecnologias (GED,

Workflow)

Rastreabilidade e Resultados

2ª Etapa: Definido pelo Presidente do Grupo Aethra• Descentralização do Acervo para criação das

Unidades de Documentação.• Manter na empresa documentos relativos aos últimos

seis meses.• Liberação de recursos: Garantia de Investimento em

Tecnologia (Software e Hardware).• Criação dos arquivos nas empresas do Grupo Aethra• Liberação do espaço ocupado com arquivos no prédio

administrativo.• Contratação de empresa de armazenamento de

documentos.

Arquivo

Aethra Betim

Filial Hammer

Filial Contagem

Filial ParanaFilial Tec 

Ferramentaria/ BH

Filial Thera

Filial Corporativa

Filial TaubatéFilial Paraná

UND-HAMMER

• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC

GED / TAXONOMIA/ TTD

• Recuperar um documento

quase imediatamente sem sair

de sua mesa de trabalho.

•Documentos nunca serão

perdidos, extraviados ou

estarão indisponíveis.

•Um tempo muito pequeno é

exigido para a recuperação e

visualização de documentos na

tela do computador.

GED

Resultado: economia de tempo e a redução de 

custo. 

Tabela de Temporalidade Documental

1ª Tabela da Aethra:Elaborada em Papel

Aprovação através da assinatura

No futuro:Será gerada pelo sistema

A aprovação por consenso.Depende da vontade politica

Ele abrangerá: modelo de documentos, quanto tempo se guarda na Aethra, quem se

responsabiliza pelo descarte e em que midia será preservado.

Taxonomia: é uma lista crescente de conceitos e

categorias segundo os quais se organizam conteúdos

empresariaisPrecisa ser intuitiva

Mapa de localização de documentos.

Baseado no macro fluxo empresarial

• Aethra Matriz – Betim• Aethra Filial Hammer-Cinco• Aethra Filial Tec BH• Aethra Filial Tec Ferrametaria• Aethra Filial Contagem- Contagem• Aethra Filial Paraná- São Jose dos Pinhais• Aethra Filial Rui Barbosa-São José dos Pinhais• Aethra Filial Taubaté• Aethra Filial Corporativo (Administrativo)• AKC

• JURIDICO• CONJUNTOS

SOLDADOS• QUALIDADE• ESTAMPARIA• TANQUES• EIXOS• PAVIMENTO

• FISCAL• CONTABILIDADE• ENGENHARIA• FINANCEIRO• COMERCIAL• COMPRAS• RECURSOS HUMANOS

INDICADORES

Implantar práticas que garantam a rastreabilidade dosregistros

Taxonomia e Temporalidade

Documental

Identificação e Análise dos Registros e Documentos associados aos processos

Metodologia e Ferramentas

Mapeamento / Processos de Negócios

Organização dos

Registros

Tecnologias (GED,

Workflow, COLD)

Rastreabilidade e Resultados

• Volume de documentos e caixas,• Numero de solicitação de

pesquisa,• Numero e custo do transporte,• Numero de documentos

scaneados.

COMO O CDI É VISTO PELA EMPRESA?• PARCEIRO• ORGANIZADOR• GARDIÃO

NO FUTURO:• CONSULTORES INTERNOS

MARILEA DE CASTROcdi.marilea@aethra.com.brAethra Sistemas Automotivos SA