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Universidad La Gran Colombia
Seccional Armenia
Departamento de Informática y Sistemas
PORTAL ACADEMICO
GUIA PARA ESTUDIANTES
El sistema de información académico es un sistema que permite a los estudiantes de una
manera fácil y eficiente el manejo de procesos académicos tales como consulta de notas y
control de asistencia entre otros.
En este documento se explica en forma breve las opciones que se pueden realizar a través del
portal académico.
1. ¿COMO INGRESAR AL PORTAL?
Se puede acceder al portal desde cualquier computador con acceso a Internet y que tenga
instalado el navegador Internet Explorer , con versión superior a la 4.0.
Seguidamente ingresa a la página de la Universidad digitando www.ugca.edu.co,
inmediatamente carga la página como se visualiza a continuación.
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Estando allí se da clic en el recuadro que dice Portal Académico en esta forma
ingresa al sistema de información académico para estudiantes, se visualiza la siguiente
pantalla.
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Estando allí se da clic en el recuadro que dice Estudiante en esta forma ingresa al sistema de
información académico para estudiantes.
2. ¿COMO INTERACTUAR CON EL PORTAL?
Después de haber ingresado a la página de la Universidad y haber seleccionado el enlace al
Portal, y de haber seleccionado el primer botón rotulado Estudiante ubicado en la parte central
izquierda aparecerá:
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Esta pantalla es para validar el Control de Acceso al Sistema: los datos a ingresar en esta
pantalla son: Código y Contraseña. Estos datos se le suministran al estudiante en el programa
académico respectivo o en su defecto a la Oficina de Admisiones, Registro y Control
Académico.
Una vez ingresa los datos de Código y contraseña debe dar clic en el botón rotulado.
Una vez el sistema verifica los datos se despliega la siguiente pantalla.
Se recomienda a cada estudiante verificar la información allí registrada. Aquí se despliega la
información correspondiente a: Nombre completo, Programa, Documento de Identidad y Lugar
de Expedición, Dirección, Teléfono, Correo Electrónico, Fecha de ingreso, Semestre, Estado
Actual; en caso de requerir algún cambio favor reportarlo al programa académico respectivo o
en su defecto a la Oficina de Admisiones, Registro y Control Académico.
En la parte superior se visualizan algunas opciones como también se pueden observar en la
parte izquierda listadas dentro de un recuadro:
o Ficha Académica
o Plan de Estudios
o Clases Actual
o Selección Asignaturas
o Horarios Actuales
o Actualizar datos
o Cambiar Clave
o Salir
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Dar clic para ingresar a cada una de las anteriores opciones.
A continuación se describe la función de cada una.
Ficha Académica
Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que ha cursado en su carrera.
Esta pantalla muestra una tabla con las siguientes columnas (Código, Materia, Gr, Vez, Def,
Hab, Horas, Final, Hteo, HPra, Num_Reg)
A continuación se explican:
La columna Código, Materia, Grupo corresponden a la identificación de la asignatura; La
columna Vez significa las veces que el estudiante ha cursado una asignatura; La columna Def
corresponden a la nota definitiva de la asignatura; La columna Hab corresponde a la nota de
habilitación de la asignatura; HTeo corresponde a la cantidad de Horas Teóricas y HPra
corresponde a la cantidad de Horas Practicas; y la columna Num_Reg es el numero de registro
de la Materia.
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Clases Actual
Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que está cursando en el periodo vigente,
con las respectivas notas parciales y fallas durante el semestre, también puede observar el aula
y los horarios de cada materia.
En la columna Aula podemos dar clic en “ ” en cualquiera de las filas que le
corresponden a las asignaturas a la cual desee consultar, con lo cual se debe desplegar la
siguiente pagina, con información de la asignatura y algunas opciones para consultar datos y
contenidos de la materia.
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Al dar clic en la opción te llevara de regreso a la pagina principal de los datos del
estudiante.
Al presionar clic la opción se despliega la siguiente página.
En esta página se puede observar los nombres y correos electrónicos de cada uno de los
compañeros que cursan la asignatura.
Al presionar clic la opción se despliega la siguiente página.
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En esta página se puede observar notas o trabajos que el docente haya dejado.
También podemos observar los contenidos de la materia entrando en el link
que se muestra en la siguiente pantalla.
Este enlace nos muestra la siguiente página.
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En esta página podemos observar todo el contenido de la materia, dando clic en cada uno de las
opciones que se muestran en la lista de la parte izquierda dentro del recuadro amarillo
(Descripción, Justificación, Objetivos, Metodología, Capítulos, Bibliografía, Enlaces,
Impresión).
Selección Asignaturas
Esta opción permite al estudiante registrar las asignaturas en las fechas estipuladas por la
universidad.
Para iniciar la actualización de datos personales debe dar clic sobre el link Actualizar Datos
Personales.
Para realizar el registro en linea debe primero actualizar los datos personales, Siguiendo paso a
paso las indicaciones. Dar clic sobre el boton Siguiente.
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Verificar que los campos correspondan a sus datos. Si es correcto presione el boton siguiente
de lo contrario actualize y presione el boton siguiente.
Diligenciar los datos de residencia e información laboral y presione el boton siguiente.
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Verificar que los campos correspondan a su información familiar. Si es correcto presione el
boton siguiente de lo contrario actualize y presione el boton siguiente.
Verifique la jornada a la cual usted asiste y presione el boton siguiente.
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Si la información suministrada es correcta presione el boton siguiente.
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Posterior a la actualización de datos se podra efectuar la selección de asignaturas dandole clic
sobre generar y efectuar la selección de asignaturas; recuerde que el proceso de registro solo se
podra realizar una vez. Verifique los cursos seleccionados antes de registrarlos.
Se informan las fechas de inicio y finalización del registro en linea; dar clic sobre Selección de
asignaturas.
Dar clic sobre Selección de Asignaturas.
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Se debera seleccionar el grupo al cual desea inscribirse; luego debera dar clic sobre Tomar los
cursos seleccionados.
Se deberá imprimir esta pantalla para presentar a su facultad.
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Plan de Estudios
Esta opción permite al estudiante ver las asignaturas que se cursaran en el transcurso de la
carrera.
Esta pantalla muestra una tabla con las siguientes columnas (Código, Materia, Créditos,
Núcleo, H-T, H-P, Semestre, Tipo)
A continuación se explican:
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La columna Código, Materia corresponden a la identificación de la asignatura; La columna
Créditos corresponde a la cantidad de horas que le corresponde a la materia separadas en horas
de clase y extra clase (1 Crédito equivale a 48 horas); La columna Núcleo corresponde a los
núcleos de conocimiento en las mallas; La columna H-T corresponde la cantidad de Horas
Teóricas y La columna H-T a la cantidad de Horas Practicas; la columna Semestre corresponde
al semestre al que pertenece la materia; y la columna Tipo corresponde al tipo de materia sea
Cualitativa u Obligatoria.
Cambiar Clave
Esta es una de las opciones más importantes, ya que de esta depende la seguridad y la
privacidad de los datos del estudiante, se recomienda realizar el cambio de contraseña
periódicamente.
Procedimiento: Selecciona la opción Cambiar Clave; el sistema le solicita ingresar el código
del estudiante, la clave anterior (con la que ingreso al portal) luego le solicita colocar la nueva
clave, después volver a repetir la clave nueva para garantizar que no se presentaron errores. (La
clave nueva debe no ser inferior a cuatro caracteres y no superior a quince; puede contener
letras y números) Posteriormente deberá seleccionar el botón a
continuación se le mostrará el siguiente mensaje en caso
de no ser así deberá repetir el proceso anterior.
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Salir
Seleccionar esta opción para salir por completo de su portal de estudiante. (Por seguridad
siempre debe oprimir esta opción cuando termine de realizar su consulta o ingreso de
información.)
RECOMENDACIONES FINALES:
o Reporte su correo electrónico y los datos personales si es necesario al programa para
mantener actualizado el sistema.
o Cualquier dificultad o información errónea se debe reportar al programa para que esta sea
corregida.
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