Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes Capítulo 13 Gestión de los Interesados del Proyecto...
Preview:
Citation preview
- Diapositiva 1
- Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes Captulo 13 Gestin de los
Interesados del Proyecto Fuentes: Information Technology Project
Management, Fifth Edition, Copyright 2007 PMBOK, Quinta edicin
- Diapositiva 2
- Procesos de la gestin de Interesados Identificar a los
Interesados Identificar a todas las personas, grupos u
organizaciones impactadas por el proyecto, identificando y
documentando sus intereses, participacin, interdependencias,
influencias y potencial impacto Planificar la gestin de los
interesados Desarrollar estrategias para que todos los interesados
participen de forma efectiva con base en sus necesidades e
intereses Gestionar los compromisos con los Interesados Comunicarse
y trabajar con los interesados con el fin de satisfacer sus
necesidades/requisitos, resolver polmicas y fomentar grupos de
inters adecuados Controlar los compromisos con los interesados
Hacer seguimiento y control de los interesados, de los grupos y
ajustar las estrategias y planes para involucrar a todos los
interesados
- Diapositiva 3
- Anlisis de los Interesados Se recopila y analiza informacin
cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses,
expectativas y la influencia de los interesados Identificar a los
potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo
potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de
poder/inters Matriz de poder/influencia Matriz de
influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia
y legitimidad
- Diapositiva 4
- Anlisis de los Interesados Para personas u organizaciones
involucradas y/o impactadas negativamente Conocer las razones de su
oposicin Elaborar un plan de tratamiento Para los implicados del
equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento
- Diapositiva 5
- Anlisis de los interesados El anlisis de los Interesados es un
documento que brinda informacin importante sobre: Las
organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los
interesados en el proyecto Hechos nicos sobre los interesados Nivel
de influencia e inters de los interesados en el proyecto
Sugerencias para la gestin de las relaciones con los
interesados
- Diapositiva 6
- Ejemplo de anlisis de interesados del proyecto (Stakeholders)
Interesados claves del proyecto AhmedSusan OrganizacinDireccin
internaEquipo del proyecto rolPatrocinador y uno de los fundadores
de la compaa Experto en secuenciacin del ADN Factores
nicosTranquilo, enfocado en el negocio PHD en biologa, fcil
trabajar con ella Nivel de intersMuy alto Nivel de influenciaMuy
altoExperta en la materia Sugerencias en el manejo de las
relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice
y rpido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las
especificaciones
- Diapositiva 7
- Modelos de clasificacin Matriz de poder / inters Matriz de
poder / influencia Matriz de influencia / impacto Modelo de
prominencia Clases de interesados con base en: su poder, urgencia y
legitimidad
- Diapositiva 8
- Matriz de Poder / Inters
- Diapositiva 9
- Registro de Interesados Documento donde se identifica a los
interesados. Contenido : Informacin de identificacin Nombre Puesto
en la organizacin Ubicacin Rol Datos de contacto Informacin de
evaluacin Principales requisitos Principales expectativas
Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el
inters es mayor Clasificacin de los interesados Interno/Externo
Partidario/Neutral/Opositor
- Diapositiva 10
- Matriz de anlisis de los interesados Interesado Inters(es) en
el Proyecto Evaluacin de impacto Estrategias potenciales para Ganar
Apoyo o Reducir Obstculos
InteresadoUbicacinObservacionesRiesgoPlanActividadRolResponsabilidad
Seguimiento FechaObservacinAccinResponsableEstado Ejemplo 1 Ejemplo
2
- Diapositiva 11
- Identificar a los Interesados 4.1 Develop Project Charter 5.2
Collect requirements 8.1 Plan Quality Management 10.1 Plan
Communications Management 11.1 Plan Risk Management 11.2 Identify
Risks 12.1 Plan procurement Management 12.1 Plan procurement
Management 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan Stakeholder
Management Project Stakeholder Management Organizational process
assets Enterprise environmental factors Project charter Stakeholder
register Procurement documents Enterprise/ Organization Stakeholder
register
- Diapositiva 12
- Identify stakeholders 4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin
del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 8.1 Planificar la gestin de
la Calidad 10.1 Planificar la gestin de las Comunicaciones 11.1
Planificar la Gestin de Riesgos 11.2 Identificar Riesgos 12.1
Planificar la gestin de las Adquisiciones 12.1 Planificar la gestin
de las Adquisiciones 13.1 Identificar a los Interesados 13.2
Planificar la Gestin de los Interesados Gestin de los Interesados
del Proyecto Activos de procesos de la organizacin Factores
ambientales de la Empresa Acta de constitucin Registro de
interesados Documentos de adquisiciones Empresa/ Organizacin
Registro de interesados
- Diapositiva 13
- Identificar a los Interesados Proceso que: Pertenece al grupo
del Proceso de Iniciacin Pertenece al rea de conocimiento Gestin de
los Interesados Entradas 1.Acta de Constitucin del Proyecto
2.Documentos de Adquisicin 3.Factores Ambientales de la Empresa
4.Activos de los Procesos de la Organizacin Salidas 1.Registro de
Interesados Herramientas y tcnicas 1.Anlisis de los Interesados
2.Juicio de Expertos 3.Reuniones
- Diapositiva 14
- Identify stakeholders Inputs 1.Project charter 2.Procurement
documents 3.Enterprise environmental factors 4.Organizational
process assets Outputs 1.Stakeholder register Tools &
Techniques 1.Stakeholder analysis 2.Expert judgment 3.Meetings
- Diapositiva 15
- Clasificacin de interesados Indiferente Resistente Neutral De
apoyo Lder InteresadoIndiferenteResistenteNeutralDe apoyoLder
Interesado 1D D Interesado 2 DD Interesado 3 D A A Actual D
Deseado
- Diapositiva 16
- Plan de gestin de los interesados Formal / informal Detallado /
Genrico Contenido sugerido: Niveles de compromiso actuales y
deseables Alcance e impacto de cambio de interesados
Interrelaciones y superposiciones entre los interesados Requisitos
de comunicacin de los interesados Informacin a entregar; incluido
idioma, formato, contenido y nivel de detalle Motivo de distribucin
de informacin e impacto esperado Tiempo y frecuencia de distribucin
de informacin Mtodo de actualizacin y perfeccionamiento del plan de
gestin
- Diapositiva 17
- Planificar la Gestin de los Interesados 4.2 Desarrollar el Plan
para la Direccin del Proyecto 5.2 Recopilar Requisitos 13.1
Identificar a los Interesados 13.2 Planificar la Gestin de los
Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los Interesados
Gestin de los Interesados del Proyecto Activos de procesos de la
organizacin Factores ambientales de la Empresa Plan de direccin del
proyecto Documentos del proyecto actualizados Plan de gestin de
interesados Registro de interesados Documentos del proyecto
Empresa/ Organizacin
- Diapositiva 18
- Plan Stakeholder Management 4.2 Develop Project Management Plan
5.2 Collect requirements 13.1 Identify stakeholders 13.2 Plan
Stakeholder Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement Project
Stakeholder Management Organizational process assets Enterprise
environmental factors Project management plan Project documents
updates Stakeholder management plan Stakeholder register Project
documents Enterprise/ Organization
- Diapositiva 19
- Planificar la Gestin de los Interesados Proceso que: Pertenece
al grupo del Proceso de Planificacin Pertenece al rea de
conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan para la
Direccin del Proyecto 2.Registro de Interesados 3.Factores
Ambientales de la Empresa 4.Activos de los Procesos de la
Organizacin Salidas 1.Plan de Gestin de los Interesados
2.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Herramientas y
tcnicas 1.Juicio de Expertos 2.Reuniones 3.Tcnicas Analticas
- Diapositiva 20
- Plan Stakeholder Management Inputs 1.Project management plan
2.Stakeholder register 3.Enterprise environmental factors
4.Organizational process assets Outputs 1.Stakeholder management
plan 2.Project documents updates Tools & Techniques 1.Expert
judgment 2.Meetings 3.Analytical techniques
- Diapositiva 21
- Entender necesidades de comunicacin grupales e individuales Las
personas no son partes intercambiables Como se ilustra en el libro
de Brooks, The Mythical Man-Month*, no se puede asumir que una
tarea prevista inicialmente para que la realice una persona en dos
meses, se puede hacer en un mes con dos personas Nueve mujeres no
pueden producir un beb en un mes! * Ley Brooks: "agregar ms
personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms" Ver:
http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month
http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
- Diapositiva 22
- Preferencias personales afectan las necesidades de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico A las
personas intuitivas les gusta entender el panorama general mientras
los receptivos necesitan detalles paso a paso A los pensadores les
gusta conocer la lgica detrs de las decisiones, mientras que las
personas sentimentales quieren saber cmo las afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos,
mientras que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
- Diapositiva 23
- Otras consideraciones sobre comunicaciones Rara vez el receptor
interpreta un mensaje tal y como lo quiere el remitente La ubicacin
geogrfica y antecedentes culturales afectan la complejidad de las
comunicaciones del proyecto Diferentes horarios laborables Barreras
idiomticas Diferentes normas culturales
- Diapositiva 24
- Gestionar las expectativas de los interesados Los gerentes de
proyecto deben comprender y trabajar con las diversas partes
interesadas Idear maneras para identificar y resolver problemas Dos
instrumentos importantes: Matriz de expectativas de gestin Registro
de polmicas
- Diapositiva 25
- Ejemplo de matriz de expectativas de gestin Medida de
xitoPrioridadExpectativasSugerencias Alcance2La especificacin del
alcance define claramente los requerimientos obligatorios y
opcionales Enfocarse en alcanzar los requerimientos obligatorios
antes de considerar los opcionales Tiempo1No hay fecha para la
terminacin del proyecto. Cada gran tem se debe acordar y programar
de la manera ms realista Cumplir con todas las fechas importantes
Terminar a tiempo El patrocinador y el gerente del programa deben
estar atentos a cualquier problema que pueda afectar el
cumplimiento del calendario Costos3Este proyecto es crucial para la
organizacin. Si se justifica claramente la necesidad de ms fondos,
ellos tienen que estar disponibles Hay reglas estrictas para los
gastos del proyecto y procesos de escalamiento. Los costos son muy
importantes, pero se pueden analizar cambios en stos para alcanzar
los objetivos del proyecto dentro del cronograma Calidad6La calidad
es importante y se espera que tengamos buenos procesos para probar
el sistema El personal nuevo debe tomar cursos internos para estar
seguros que ellos entienden nuestros procesos de calidad. Todos los
estndares corporativos de calidad deben ser tenidos en cuenta
Satisfaccin del cliente4Nuestros clientes esperan que seamos
profesionales, que respondamos preguntas a tiempo, y trabajemos con
ellos para terminar el proyecto Todas las presentaciones y
documentos formales para los clientes deben ser elaborados por
escritores profesionales. Las peticiones del cliente deben ser
contestadas en menos de 24 horas Proyeccin del ROI5El caso de
negocio para este proyecto prev un ROI* del 40% dentro de los dos
aos siguientes a la implementacin Nuestro departamento de finanzas
trabajar con el cliente para medir el ROI. Satisfacer/sobrepasar
esta proyeccin nos ayudar en futuros negocio con este y otros
clientes Etc. * ROI: Return On Investment
- Diapositiva 26
- Ejemplo de registro de polmicas Polmica # DescripcinImpacto en
el proyecto Fecha de reporte Reportada por Asignada aPrioridad
(A/M/B) Fecha de respuesta EstadoComentarios 1Costo de los
servidores 10% mayor a lo planeado Pequeo incremento de costos en
el proyecto 5/15JeanOdedA6/15CerradaEl patrocinador accedi a
aumentar los fondos para cumplir el plazo 2Dos personas abandonaron
el proyecto Necesario reasignar personal
9/26GauravKarenM10/2AbiertaSi Karen no puede reasignar personal en
una semana deber hablar directamente con Peter Etc.
- Diapositiva 27
- Formas de manejar los conflictos Confrontacin: Enfrentar el
conflicto directamente por medio de un acercamiento
problema-solucin Compromiso: Usar un acercamiento dar- recibir
Suavizar: no enfatizar en reas de diferencia pero si en las de
acuerdo Forzar: Acercar a ganar-perder Retiro: Retirarse de un
desacuerdo real o potencial
- Diapositiva 28
- El conflicto puede ser bueno El conflicto a menudo produce
resultados importantes, tales como nuevas ideas, mejores
alternativas, y la motivacin para trabajar ms duro y con ms
colaboracin Pensamiento grupal: conformidad con los valores o
normas ticas de un grupo; el pensamiento de grupo puede
desarrollarse si no hay puntos de vista conflictivos
Investigaciones sugieren que conflictos relacionados con tareas,
con frecuencia mejoran el rendimiento del equipo, pero que
conflictos emocionales a menudo bajan el rendimiento del
equipo
- Diapositiva 29
- Informe de lecciones aprendidas El gerente del proyecto y los
miembros del equipo deben preparar un informe de lecciones
aprendidas Una reflexin que documenta las cosas importantes que se
aprendieron al trabajar en el proyecto El gerente de proyecto a
menudo combina la informacin de todas los informes de lecciones
aprendidas en un informe resumen Disponer de una plantilla para
registrar las lecciones aprendidas
- Diapositiva 30
- Gestionar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el
Plan para la Direccin del Proyecto 4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 10.1 Planificar la gestin de las
Comunicaciones 10.3 Controlar las Comunicaciones 13.2 Planificar la
Gestin de los Interesados 13.3 Gestionar los compromisos de los
Interesados 13.4 Controlar los compromisos de los Interesados
Gestin de los Interesados del Proyecto Documentos del proyecto
actualizados Solicitud de cambios Registro de cambios Activos de
procesos de la organizacin actualizados Plan de gestin de
interesados Activos de procesos de la organizacin Plan de direccin
del proyecto actualizado Documentos del proyecto Plan de gestin de
las comunicaciones Registro de asuntos Empresa/ Organizacin
- Diapositiva 31
- Manage Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management
Plan 4.5 Perform Integrated Change Control 4.5 Perform Integrated
Change Control 9.4 Manage Project Team 10.1 Plan Communications
Management 10.3 Control Communications 13.2 Plan Stakeholder
Management 13.3 Manage Stakeholder Engagement 13.4 Control
Stakeholder Engagement Project Stakeholder Management Project
documents updates Change requests Change log Organizational process
assets updates Stakeholder management plan Organizational process
assets Project management plan updates Project documents
Communications management plan Issue log Enterprise/
Organization
- Diapositiva 32
- Gestionar los Compromisos de los Interesados Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin Pertenece al rea de
conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan de Gestin de
Interesados 2.Plan de Gestin de Comunicaciones 3.Registro de
Cambios 4.Activos de los Procesos de la Organizacin Salidas
1.Registro de Incidentes 2.Solicitudes de Cambio 3.Actualizaciones
al Plan para la Direccin del Proyecto 4.Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organizacin Herramientas y tcnicas 1.Mtodos de
Comunicacin 2.Habilidades Interpersonales 3.Habilidades de
Gestin
- Diapositiva 33
- Manage Stakeholder Engagement Inputs 1.Stakeholder management
plan 2.Communications management plan 3.Change log 4.Organizational
process assets Outputs 1.Issue log 2.Change requests 3.Project
management plan updates 4.Project documents updates
5.Organizational process assets updates Tools & Techniques
1.Communication methods 2.Interpersonal skills 3.Management
skills
- Diapositiva 34
- Controlar los Compromisos de los Interesados 4.2 Desarrollar el
Plan para la Direccin del Proyecto 4.3 Dirigir y Gestionar la
Ejecucin del Proyecto 4.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del
Proyecto 4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios 13.3
Gestionar los compromisos de los Interesados 13.4 Controlar los
compromisos de los Interesados Gestin de los Interesados del
Proyecto Plan de direccin del proyecto Documentos del proyecto
actualizados Datos sobre el desempeo del trabajo Informacin sobre
el desempeo del trabajo Solicitud de cambios Activos de procesos de
la organizacin actualizados Plan de direccin del proyecto
actualizado Documentos del proyecto Registro de asuntos Empresa/
Organizacin Documentos del proyecto
- Diapositiva 35
- Control Stakeholder Engagement 4.2 Develop Project Management
Plan 4.3 Direct and Manage Project Work 4.4 Monitor and Control
Project Work 4.5 Perform Integrated Change Control 13.3 Manage
Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement Project
Stakeholder Management Project management plan Project documents
updates Work performance data Work performance information Change
requests Organizational process assets updates Project management
plan updates Project documents Issue log Enterprise/ Organization
Project documents
- Diapositiva 36
- Controlar los Compromisos de los Interesados Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control Pertenece
al rea de conocimiento Gestin de los Interesados Entradas 1.Plan
para la Direccin del Proyecto 2.Registro de Incidentes 3.Datos
sobre el Desempeo del Trabajo 4.Documentos del Proyecto Salidas
1.Informacin sobre el Desempeo del Trabajo 2.Solicitudes de Cambio
3.Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
4.Actualizaciones a los Documentos del Proyecto 5.Actualizaciones a
los Activos de los Procesos de la Organizacin Herramientas y
tcnicas 1.Sistema de Gestin de Informacin 2.Juicio de expertos
3.Reuniones
- Diapositiva 37
- Control Stakeholder Engagement Inputs 1.Project management plan
2.Issue log 3.Work performance data 4.Project documents Outputs
1.Work performance information 2.Change requests 3.Project
management plan updates 4.Project documents updates
5.Organizational process assets updates Tools & Techniques
1.Information management systems 2.Expert judgment 3.Meetings