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Colaboración Inteligente
Oportunidad
Significativamente más competitivoLealtad limitada del cliente$50 millones servicios de red
CFO / ComprasCentrados en reducircostos.
Costo de oportunidad
$1 Billón
Costo de $1000 Millones en RH
Host
TrustEngagementSelflessness
Output
Hipótesis
39 millones de juntas diarias en Mexico!
Cual es el valor de la actividad mas frecuenteen tu empresa? Considera esta paradoja: eslo que mas haces en tu trabajo y cuando lespreguntamos todos los empleados lasdescriben como “una perdida de tiempo”,“innecesarias”, “inefectivas”!
El comportamiento de tus colaboraciónpuede ser predecido y por lo tantocambiado. Pudiendo generar millones a tuempresa no deberían de ser tratadas comoun “costo operativo”
Porque Colaboramos? Allí nos juntamos como grupos o equipos, miembros del área, allí negociamos y resolvemos problemas, tomamos decisiones y construimos confianza.
Cuando lo que traemos a la mesa no esta alineado a los objetivos, es cuando hay sacrificio de resultados.
Que tan seguido mandas minutacon acciones concretas?
Mean: 3.75Std Dev: 1.31
Que tan seguido recibes unaagenda antes de la junta?
Mean: 3.64Std Dev: 1.06
• 8.23% Nunca
• 11.76% Rara vez
• 16.47% Ocasionalmente
• 23.52% Frecuentemente
• 40% Usualmente
Nunca: 1.17%Rara vez: 15.29% Ocasionalmente: 27.64% Frecuentemente: 30% Usualmente: 25.88%
Encuestas sentimentales muestran que:
47% incluyeron temas como:• Mala calidad del audio• Mucha retro del que llama• No se escucha• Hablan mucho• Discusiones muy
largas• No ponen MUTE
23% dijeron cosas como:• No le entiendo al que habla• Falta de atención• Tratar de hacer mas de
una cosa a la vez• Distracciones
Preguntas abiertas dicen:
Acepto perono asistio
Envio de compromisos
Envio de Agenda antes de…
Encuestas
Observaciones
Contraste entre lo que dicen en las encuestas y lo que observamos hacen
1
0
Patrón de juntas semanales; cíclico y predecible
Min
uto
sTo
tale
s
Juntas semanales
Predecimos que esta empresa gastara $1,230,725.00 adicionales en empleados / tiempo durante las conferencias de los próximos 12 días.
1) Estas Consiente de cuanto inviertes en tus juntas?2) Como puedes incrementar lo que obtienes de esa inversión?3) Cual es el impacto en la moral de tus empleados?4) Como afecta la moral de tus empleados su productividad?
Preguntas:
Comportamientos
Thursday
Tuesday
Wednesday
Monday
Friday
Sunday Saturday
9914%
1313%
1013%
1413%
912%
1210%
159%
119%
164%
172%
181%
Jueves es el dia con mas juntas 99 (antes de las 9 y despues de las 6) es el horario con mas juntas
54% de las personas dicen que tener juntas encimadas es su estrés numero 1 afectando su resultado emocional en el trabajo. Como podemos mejorar la productividad de la gente? Con mejores practicas y herramientas de calendarización.
Calculador de costo por empleado
Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday
9am 36.92$ 26.75$ 59.98$ 34.66$ 25.62$
10am 13.29$ 7.24$ 40.46$ 15.15$ 6.11$
11am 39.74$ 33.68$ 66.91$ 41.59$ 32.55$
12pm 54.42$ 48.36$ 81.59$ 56.27$ 47.23$
1pm 19.40$ 13.34$ 46.57$ 21.26$ 12.22$
2pm 11.62$ 5.56$ 38.79$ 13.47$ 4.43$
3pm 3.84$ (2.22)$ 31.01$ 5.69$ (3.35)$
4pm 37.93$ 31.87$ 65.10$ 39.78$ 30.74$
5pm 35.21$ 29.16$ 62.38$ 37.07$ 28.03$
6pm 69.28$ 63.22$ 96.45$ 71.13$ 62.09$
Es predecible el comportamiento de tus juntas, para hacerlo mas efectivo:1) Como hacemos para que en vez de “$100” te cuesten “$95”? O como mejoramos lo que conseguimos con esos $”100”?
Promedio de juntas que empiezan a tiempo
3 cosas para hacer tu colaboración mas efectiva
1. Variables controlables
2. Cuidando la parte emocional
3. Conciencia del costo
Mas y mas vamos a colaborar. Productividad en la colaboración es una acción humana, tiene que ver con las decisiones que tomamos o las que ignoramos.Para que la colaboración genere un valor, tenemos que eliminar o minimizar las frustraciones e incrementar la efectividad.
Conclusiones• La colaboración de una empresa puede ser predecida.• La efectividad cambia según el día, la hora y el numero de participantes, el
host, el tema, etc.• Sucede para generar valor en la organización, pero no son medidas como
cualquier otro generador de valor en la empresa.• Hay una muy alta correlación entre el sentimiento de ser productivo y
actividades tácticas de la colaboración: empezar a tiempo, seguir laagenda, etc.
Si pasamos tanto tiempo en juntas, y no hay “awareness” de las necesidadesde los participantes (logro, relaciones sociales, poder, etc) entonces lanecesidad se vuelve negativo y se convierte en quejas y es un uso de tiempomuy improductivo.
Segundo PuntoLas organizaciones necesitan en esta época de lacolaboración es la habilidad de identificar y analizar elvalor creado (o destruido) por cada uno de susempleados.
Ya que los ejecutivos entiendan el valor de lacolaboración y analicen el beneficio de la colaboración yel costo de la misma, podrán intervenir directamente ycon estrategias justificadas.
En la era de la ciencia las decisiones se tomaban únicamente con base en datos y hechos.
La meta de la solución de problemas era el encontrar respuestas y los retos de las organizaciones eran mas o menos domables (quizás eran complejos y requerían tiempo y muchas personas, pero no eran disruptivos)
Construye un puente en la parte mas ancha del rio y en el menor tiempo posible. Las restricciones son pocas y las soluciones eran lineales. Esa era se acabo!
La época del control y la predicción se ha terminado y ha sido remplazado por un ambiente mas caótico.La solución de problemas paso de ser algo individual a ser algo claramente social.
En vez de buscar “la respuesta adecuada” estamos buscando que todos estemos de acuerdo en las posibles soluciones.
Las habilidades y conocimientos de la era de la ciencia siguen siendo importantes, pero ya no son suficientes.
Nuestro foco se ha volteado a la colaboración.
En la era de la ciencia buscábamos responder “que es esto….” en la era de la colaboración buscamos responder “que podría ser esto….”
Los empleados de las empresas quieren opinar en como mejorar el servicio al cliente y como reducir
costos.
Para poder hacer algo de verdad en esta era de la colaboración dependemos de nuestras habilidades sociales, pero desafortunadamente (o afortunadamente) nuestras herramientas para esta era son bastante primitivas.
2 grandes retos:
• La colaboración del grupo necesita una plataforma de participación
• Los niveles mas altos de colaboración necesitan una cultura de relevancia mutua
La nueva economía de la colaboración
• Una transición de dictar ordenes a participación (que debemos de hacer?)
• De una relación transaccional a una relación de relevancia
• La carga esta en el líder en poder acomodar la piezas de tal forma que mas empleados se sientes relevantes.
Orquesta Orpheus
Orquesta Orpheus: Como le hacen para llevar ese ritmo? Ese nivel de energía? Y esta orquesta lo logra cada vez…
Orquesta Orpheus
La razón principal por la que la orquesta de Orpheus toca música diferente a otras orquestas, es porque opera diferente a otras. El ingrediente ausente en las orquestas Orpheus es quizás el mas familiar para todos – el nombre, todo poderoso director.
Orpheus toca absolutamente sin un director de orquesta. Sin embargo es una las orquestas mas celebradas hoy en día y desde su creación en 1972.
Puede ser muy solitario estar hasta arriba. Pero solo si el líder tiene que resolver todos los
problemas de la organización solito. Hoy día, para ser un líder exitoso sin perder la salud y la
vida social es necesario cambiar la forma de pensar de lo que significa dirigir.
Los líderes reconocen quelas ideas mas poderosassuelen salir de los lugaresmenos esperados; el geniocreativo que se encuentra bienadentro de la organización, querodea la organización.
Colaboración Inteligente
Mejorar el tiempo que los empleados pasan generando valor
Proteger * generar * operar valor
Al hablar del impacto económico de la colaboración es común describirla como mas o menos “eficiente” o mas o menos “productiva”, nosotros queremos encontrar la relación entre estos 2 conceptos.
Yoel Kluk
Efectividad
Eficiencia
La diferencia entre la realidad y el ideal
Productividad
Punto de vista sistémico
El individuo
El clima
El resultado esperado
El proceso
Adminsitrador
Moderador
Escribano
Innovador
Individuo• Clarificador
• Ideador
• Desarrollador
• Implementador
Clima
• Riesgo
• Juego
• Ideación
• Debate
• Conflicto
Resultado esperado
• Toma de decisiones
• Ideación
• Actualización
Proceso
Herramienta y Perfil
Individuo
Clima
Resultado
Clarifica el propósito, las metas y entendimientos comunes. Para que colaborar?
Considera a los participantes, quien debe de verdad ser invitado?
Decide el propósito, el flujo y la forma de entregarlo
Una agenda bien planeada y distribuida 24 horas a 48 horas antes
Debes asignar papeles
El que lleva la junta es responsable del involucramiento
Documentar y enviar el cierre el mismo día
Revisar y mantener un alto control de calidad
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