Présentation publipostage

Publipostage avec OpenOffice

J.-François Rossel

Rappel

Le 22 juin 2009 j'avais présenté le même sujet, mais c'était avec Word et Excel.

Vous retrouvez le sujet sur le blog des CAID, sous souvenirs des lundis ou sous http://www.slideboom.com/presentations/77624/Publipstage

Première étape

Il faut commencer par créer une base de données.

C'est elle qui contient les données variables d'une lettre publipostage, telles que les noms, prénoms, adresses etc.

Voici notre base de données

1)Aller sur Fichier2)Nouveau3)Classeur

Variables d'adressageQuand vous êtes sur votre document OpenOffice calc, c'est là que vous devez définir quels sont vos variables pour votre publipostage.

Dans l'exemple qui nous occupe nous trouvons les éléments suivants :Civilité (qui définit si c'est un Monsieur ou une Madame)Le prénomLe NomL'adresseLe n° postalLa localitéLe pays (pas nécessaire si nous envoyons dans le même pays)

Ces éléments sont indispensables pour l'adressage des lettres

Variables dans le contenu

Les variables utilisées dans l'exemple sont Qualif, qui définit la forme utilisée pour les

salutations par exemple, Rdv, est le lieu où nous donnons rendez-

vous à la personne concernée Et enfin l'heure à laquelle le rendez-vous

est fixé à l'endroit désigné

Sauvegarde du document

La base de donnée ainsi créée doit être sauvegardé dans un endroit facile à retrouver, pas que vous soyez obligé de faire de longues recherches.

Dans notre exemple il est sauvegardé sous « Participants.ods »

Créer le document texte

Ici vous devez : soit créer un document texte qui servira de

base de lettre soit utiliser un document que vous avez

déjà enregistré tel qu'un modèle de lettre

Quand votre document est créé ou ouvert nous allons procéder comme ceci

Procédure

1)Quand le document est ouvert

1) Cliquer sur « Affichage »

2) Cliquer sur « Source de données »

3) A ce moment apparaît le plan de travail suivant :

Construction du document

A ce niveau il faut « déposer » les éléments de la base de données dans la lettre de publipostage

1. On va d'abord remplir la zone d'adresse

1. Cliquer sur « Civilité » puis glisser à l'endroit prévu à cet effet dans votre document

2. Ainsi de suite jusqu'à ce que la zone d'adresse soit remplie à votre convenance

Zone de texte

Cette zone sera remplie en fonction des besoins.

C'est ici que vous introduisez des variables soit de rendez-vous, d'heure, de place dans un aurocar etc...

Alors vous écrivez votre document et à chaque endroit précis selon votre texte, vous cliquez sur par exemple « Rdv » et le glissez au bon endroit.

Finalisation

En restant sur le document, vous cliquez :

1) Outils

2) Assistant publipostage

3) Ensuite vous cliquez sur suivant jusqu'à « Enregistrer, imprimer ou envoyer le document »

4) Vous cliquez sur imprimer et le travail est terminé.

Et les étiquettes ?

Vous connaissant, j'imagine que vous aimeriez bien savoir comment faire ?

Eh bien c'est la même chose !

Sauf que l'on doit ouvrir :

1) Fichier

2) Nouveau

3) Etiquettes

Ensuite il faut construire son document de base

On utilise les mêmes éléments

La base de données peut être la même Dans le menu étiquettes on va rechercher en

l'occurence « Participants » Ensuite il suffit d'utiliser les champs de la

base de donées et de les mettre en ordre pour les étiquettes

Enfin on reprend ce document et on repart dans l'assistant publipostage

Alors...

Tout est relatif !

Merci de votre bienveillante attention.