View
218
Download
0
Category
Preview:
Citation preview
www.procedamus.it
Gianni Penzo Doria
Procedamus e il DPCM 13 novembre 2014
DPCM 13 novembre 2014
• Ci sono 9 riferimenti al Manuale di gestione• Continua il discorso tra documenti, fascicoli e
procedimenti
PROCEDIMENTIAMMINISTRATIVI
Legge 241/1990
DPR 445/2000
D.Lgs. 196/2003
D.Lgs. 82/2005
Legge 190/2012
D.Lgs. 33/2013
La conservazione documentale
CONSERVAZIONE
CLASSIFICAZIONETITOLARIO
FASCICOLATURAPiano per la fascicolatura
SELEZIONEMASSIMARIO
DPCM 13 novembre 2014
5
art. 11Trasferimento nel sistema di conservazione
1. Il responsabile della gestione documentale, ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale: a) provvede a generare, per uno o più documenti informatici, un pacchetto di versamento nelle modalità e con i formati concordati con il responsabile della conservazione e previsti dal manuale di conservazione; b) stabilisce, per le diverse tipologie di documenti, in conformità con le norme vigenti in materia, con il sistema di classificazione e con il piano di conservazione, i tempi entro cui i documenti debbono essere versati in conservazione; c) verifica il buon esito dell’operazione di versamento tramite il rapporto di versamento prodotto dal sistema di conservazione.
La conservazione: fascicoli, serie, aggregazioni documentali e repertori
6
• Non è ammessa la conservazione del documento sciolto• Uno sfascicolato è un desaparecido
CONSERVAZIONE
FASCICOLI
SERIE
AGGREGDOCUMENTALI
REPERTORI
DPCM 13 novembre 2014
7
art. 15Formazione dei fascicoli informaitci
1. I fascicoli di cui all’art. 41 del Codice e all’art. 64, comma 4, e all’art. 65 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l’insieme minimo dei metadati indicati al comma 2‐ter del predetto art. 41 del Codice, nel formato specificato nell’allegato 5 del presente decreto, e la classificazionedi cui al citato art. 64 del citato decreto n. 445 del 2000. 2. Eventuali aggregazioni documentali informatiche sono gestite nel sistema di gestione informatica dei documenti e sono descritte nel manuale di gestione. Ad esse si applicano le regole che identificano univocamente l’aggregazione documentale informatica ed è associato l’insieme minimo dei metadati di cui al comma 1..
Una triade per la trasparenza
1° Corso – Roma, 19‐20 maggio 2015
9
• Umanesimo manageriale, trasparenza e anticorruzioneDocente: Grazia Mannozzi
• Le lettere di Aldo Moro dalla prigioniaDocente: Michele Di Sivo
• Per una nuova governance della PA digitale fondata su management, collaborazione, sharing ed eticaDocenti: Luca Attias e Michele Melchionda
I Gruppi di lavoro 2015
10
• Modello di Manuale di gestione del protocollo informatico aggiornato ai 3 nuovi DPCM
• Tabella dei procedimenti amministrativi e il “Rischio” nel Piano nazionale anticorruzione
• Massimario di selezione per i documenti inerenti al fascicolo edilizio
www.procedamus.it
Laura Flora e Donatella Mazzetto
Regole tecniche per il protocollo informatico:il nuovo Manuale di gestione
Il gruppo di lavoro…
Chi siamo…Angela Angeli, Aponte Antonella, Giovanna Beluffi, Sonia Bertorelle, Maria Elena Bramanti, Maria PiaBumbaca, Serena Bussani, Bianca Maria Camizzi, Lucia Cantagallo, Anna Capano, Gennaro Capasso,Fiorindo Carducci, Teresa Lucia Colombo, Cristina Dalla Longa, Tiziana Dessi, Marco De Poli, Gilberto DeSimone, Roberto Donato, Walter Farina, Laura Flora, Augusta Franco, Alessandra Grandi, Sergio Grillo,Cristina Guidi, Cinzia Imazio, Vincenza Lombardo, Carlo Manfredi, Marina Marino, Nadia Marsili, DonatellaMazzetto, Roberta Mazzoleni, Antonella Messeri, Katia Milanese, Silvana Moresco, Rossana Nardella, LauraNisi, Monica Osti, Ester Panepuccia, Francesca Perrone, Lorella Pertile, Elisabetta Reale, Caterina Riccardi,Samantha Romano, Carla Sfamurri, Sebastiano Solidoro, Anna Zonno, Nerella Zorzetto, Elisabetta Zuccato
vale a dire:48 persone, 21 atenei, MIBAAC, INAF, KION
Da dove siamo partiti…
Da dove siamo partiti…
14
La necessità dell’aggiornamentoLa prima versione del MdG è del 2001, la revisione è del 2005. Da allora ad oggi, molto è cambiato, soprattutto dal punto di vista normativo
Aggiornamento CAD Diffusione della PEC Albo On line Firme elettroniche ‐ digitali Contratti digitali Fatturazione elettronica Regole tecniche, DPCM, DPCM, DPCM
15
Le nuove figure nella gestione documentale…e dal punto di vista organizzativo‐gestionale:
Coordinatore della Gestione DocumentaleResponsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazioneinterna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casidi amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee
Responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, etc.
Dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnicoarchivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali edegli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto diversamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione
16
Il nostro fine
Il risultato principaleComunque vadano i lavori,qualsiasi documento venga prodotto,la cosa più importante è lavorare insieme escambiarsi esperienze tra atenei, nella coalescenza
Gianni Penzo Doria giugno 2014
17
Il nuovo modello di manuale di gestione: a chi si rivolge
Atenei e Istituti di ricerca
Operatori di protocollo, chi si occupa della gestione documentale, informatici
quindi un modello tipo per realtà piccole, realtà più complesse, realtà distribuite sul territorio, realtà concentrate in un’unica sede; modello per atenei ma anche enti di ricerca
18
Il nuovo modello di manuale di gestione. Le finalità
Creare uno strumento operativo agile, idoneo a fornire soluzione a dubbi interpretativi nell’agire quotidiano
Imparare a lavorare sul doppio binario analogico –digitale
Fornire un testo normativamente aggiornato
19
Il nuovo modello di manuale di gestione :la sua struttura
Parte «statica»Introduzione, quadro organizzativo istituzionale, cos’è il documento, cos’è il fascicolo
Parte «dinamica»La gestione dell’archivio corrente, la registrazione e la segnatura, il flusso di lavorazione dei documenti in arrivo e in partenza, l’albo on line, dall’archivio corrente all’archivio di deposito, il sistema informatico
Casistica e comportamenti
20
Organizzazione del lavoro Considerazione delle professionalità diverse e voglia
di condividerle Redazione del Sommario
Sottogruppi. Liberamente autodefiniti
Responsabili dei sottogruppi (quasi imposti)
21
Organizzazione del lavoro
Oltre 500
Diversi incontri
Decine di
Tanti anche anche di domenica
22
Organizzazione del lavoro
Linee guida – parte «destruens»
‐ Spersonalizzazione dalle proprie realtà
‐ Spersonalizzazione dai propri programmi software
‐ Sburocratizazzione: semplificazione dei processi interni
23
Organizzazione del lavoro
Linee guida – parte «costruens»
‐ Procedimentalizzare
‐ Costruire, in parallelo all’analogico, un percorso di gestione documentale digitale
24
Criticità Cambiamento culturale: difficoltà ad abbandonare
il modo di pensare «cartaceo» ed a immaginare un concreto «digitale»
Criticità Difficoltà di fare gruppo (…e sottogruppo)
‐ difficoltà di comunicare e di coordinare‐ la timidezza degli informatici verso gli amm.vi‐ l’attesa degli amm.vi da parte degli informatici
26
…La lontananza
27
Criticità
Difficoltà di incontrarci e di colloquiare.. l’aiuto di ..Skype
NECESSITA’ DI «INCASTRARSI»
Criticità
Professionalità diverse, realtà diverse (ma questo è il bello….)
30
Metodologia operativa. Studio e analisi
…..il lavoro che non si vede
Aggiornamento normativo Ricerca e analisi giurisprudenza Lettura articoli Linee guida Agid, ANA, Circolari Mailing list: Archivi23, Procedamus Correzione degli elaborati Confronto costante
Attenzione al linguaggio
No tecnicismi, no sciatteria, difficile equilibrio tra tecnicismo e chiarezza
Chiaro! Attenzione al GLOSSARIO Standardizzazione del linguaggio
Aspetti peculiari
Fatturazione elettronica PEC – Posta istituzionale Albo On line Introduzione delle figure del
Responsabile/Coordinatore della gestione documentale
Introduzione della figura del Responsabile dellaconservazione
Le diverse elaborazioni…
Sfrondare il testo da preamboli troppo teorici o fuori luogo
È più facile fare teoria che applicazione concreta della normativa spesso scoordinata e ambigua
Le diverse elaborazioni… Evitare personalismi
Eliminare il «da me si fa così»Eliminare il «copia incolla» dai propri regolamenti fatti comunque prima delle regole tecniche
Le diverse elaborazioni… Ironia e autoironia
Non è un lavoro facile, è una realtà nuova per tutti e questo spaventa, e fa muovere nell’incertezza,
MODELLO DI MANUALE DI GESTIONE DEGLI ATENEI E DEGLI ENTI DI RICERCA ITALIANI
CAPITOLO 1. Il Manuale di gestione
CAPITOLO 2. Quadro organizzativo istituzionale
CAPITOLO 3. Il documento
CAPITOLO 4. Il fascicolo
CAPITOLO 5. La gestione dell’archivio corrente
CAPITOLO 6. Protocollo informatico: registrazione e segnatura
CAPITOLO 7. Flusso di lavorazione dei documenti in arrivo e in partenza
CAPITOLO 8. Albo on line
CAPITOLO 9. Casistica e comportamenti
CAPITOLO 10. Dall’archivio corrente all’archivio di deposito
CAPITOLO 11. Il sistema informatico
Alcune considerazioni finali…
occasione per studiare, conoscere, conoscersi, riflettere, imparare a lavorare insieme
Sapere, fare, saper fare, far sapere, saper far fare (ci dice qualcosa?)
Alcune considerazioni finali…
Necessità di semplificare le attuali procedure interne evitando di banalizzare i documenti e salvaguardando la dignità dei documenti amministrativi della pubblica amministrazione
sburocratizzare
rivedere i processi
Alcune considerazioni finali…Suggerimento
La revisione dei processi finalizzata alla semplificazione non puo’ prescindere da un’ulteriore disciplina che interagisce con l’archivistica, il diritto, l’informatica: la sociologia dell’organizzazione:
‐ Procedimenti che inseguono le persone (competenze)‐ Timore di perdere il controllo avocando a sé sub procedimenti, di
fatto esautorando la persona‐ Diffidenza e incertezza tra UOR della stessa AOO più documenti
interni = maggiore burocrazia (evitabile)
Alcune considerazioni finali…
Siamo in itinere stante la difficoltà interpretativa, i ritardi del legislatore e la (ancora) scarsa elaborazione giurisprudenziale
come detto… «La cosa più importante è lavorare insieme e scambiarsi esperienze tra enti diversi, nella coalescenza»
…come Procedamus?
«la» considerazione finale…
Un grazie particolare alResponsabile scientifico
creatore ancora una volta di retiper l’opportunità che ci ha offerto
E grazie a tutti voi per l’attenzione
www.procedamus.it
Monica Martignon
Procedamus: le prossime integrazioni in Titulus Prima parte
Una storia che inizia nel 2002 …
Progetto Cartesio
Il Progetto Cartesio prende avvio nel 2001 nel marzo 2002 nel Seminario «La memoria critica :
la selezione dei documenti delle università italiane (scarto e conservazione)» viene presentato il metodo
Una storia che inizia nel 2002 …
La memoria critica : la selezione dei documenti delle università italiane (scarto e conservazione)Padova, 16 marzo 2002
Il progetto
Un ricordo un po’ … naif
Il progetto continua….
….mattone per mattone...
…pezzo per pezzo...
Ancora una…
Testo unico sulla documentazione amministrativa delle università
Tabella dei procedimenti amministrativi
‐ verifica normativa di riferimento
‐ analisi della documentazione relativa
‐ definizione termini di conservazione
‐ analisi flussi documentali
‐modalità di accesso alla documentazione
L’ultima
- Thesaurus delle voci di indice
- Thesaurus degli oggetti più frequenti
Progetto Cartesio
L’applicazione all’Università degli studi dell’Aquila (2005)
Il TUDA all’Università degli studi di Padova (Bressanone, luglio 2005)
UniDOC 2008‐2012
Una storia che prosegue …
Da Cartesio …
Parliamo di metodo: Cartesio e Calvino (M. Toschi alla 4a Conferenza organizzative degli archivi delle università italiane, Padova 2002 )
Cartesio: scientificità, competenza, procedere in modo incrementale, condivisione dei risultati (replicabilità) e diffusione libera
Calvino (Le lezioni americane, 1984): leggerezza, rapidità, esattezza, visibilità e molteplicità
… a Procedamus 1
I partecipanti alla prima fase di mappatura e reingegnerizzazione di alcuni procedimenti amministrativi: Bari, Cagliari, Firenze, Genova, Lecce, Messina e Roma La Sapienza
Con lo scopo di fornire metodi e strumenti per la semplificazione orientata alla dematerializzazione
… a Procedamus 2
Costituzione di gruppi di lavoro all’interno del Progetto UniDOC, edizione 2013, fra cui il Gruppo di lavoro sulla Tabella dei procedimenti amministrativi: prima bozza, presentata a Benevento settembre 2013
La condivisione/contaminazione/coalescenza con il Gruppo di lavoro del CoDAU su Trasparenza e Anticorruzione: prima versione Ferrara novembre 2013
… alla Tabella dei Procedimenti
Cos’è la Tabella dei Procedimenti:
Un patrimonio di conoscenza Un modello condivisibile, funzionale e normalizzato Uno strumento in costante aggiornamento
La Tabella dei Procedimenti – la triade della trasparenza
Nel TUDA DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 64Sistema di gestione dei flussi documentali4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
La Tabella dei Procedimenti – la triade della trasparenza
Nel CADD.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82art. 41Procedimento e fascicolo informatico1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati;…2ter. Il fascicolo informatico reca l’indicazione: dell’amministrazione titolare del procedimento, che cura la costituzione e la gestione del fascicolo medesimo; delle altre amministrazioni partecipanti; del responsabile del procedimento; dell’oggetto del procedimento; dell’elenco dei documenti contenuti, salvo quanto disposto dal comma 2 quater.
La Tabella dei Procedimenti – la triade della trasparenza
Nel Decreto TrasparenzaD.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33art. 23Obblighi di pubblicazione concernenti i provvedimenti amministrativi 2. Per ciascuno dei provvedimenti compresi negli elenchi di cui al comma 1 sono pubblicati il contenuto, l’oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l’atto.
La Tabella dei Procedimenti – la triade della trasparenza
I cardini della Tabella sono:
Documento FascicoloProcedimento
La Tabella dei Procedimenti – Definizioni 1
Processo è l’insieme delle risorse strumentali utilizzate e dei comportamenti attuati da persone fisiche o giuridiche finalizzati alla realizzazione di una procedura determinata
Procedura è un insieme di attività ripetitive, sequenziali e condivise poste in essere per raggiungere un risultato determinato (es. l’accensione di un computer, la preparazione di un dolce, la realizzazione di un software)
Procedimento è costituito da una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale.
La Tabella dei Procedimenti – Definizioni 2
Affare insieme dei documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata o proceduralizzata
Attività è una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche‐dati ma non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
Procedimento è costituito da una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale
La Tabella dei Procedimenti
La rilevazione
I partecipanti Il rilevamento e la raccolta dati: strumenti e
modalità La restituzione dei dati La tempistica Obiettivo/i
I modelli di raccolta dati 1
I modelli di raccolta dati 2
I modelli di raccolta dati 3
I modelli di raccolta dati 4
Il futuro della Tabella dei Procedimenti
Strumento dinamico Le diverse funzioni: archivistica, organizzativa,
trasparenza, di accesso e di controllo sociale Macro e micro: il panorama nazionale e i singoli
atenei aderenti
Prima di passare la parola a Lucia, domande?
Monica Martignon
monicam@iuav.it
www.procedamus.it
Teresa Lucia Colombo
Procedamus: le prossime integrazioni in Titulus Seconda parte
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del progetto Procedamus: di che cosa parliamo
La tabella dei procedimenti – Anno 2013 La tabella dei procedimenti – Anno 2014 La tabella dei procedimenti – Integrazioni in Titulus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del progetto Procedamus: Iniziano i lavori
Costituzione Gruppo di lavoro all’interno del progetto Unidoc‐ Edizione 2013
Responsabile scientifico: Gianni Penzo Doria Coordinatrici: Teresa Lucia Colombo e Monica Martignon
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del progetto Procedamus: Iniziano i lavori
20 le Università coinvolte: Bari Politecnico, Bari, Basilicata, Bologna, Ca’ Foscari, Chieti, Firenze, Iuav, L’Aquila, Mediterranea Reggio Calabria, Palermo, Pavia, Piemonte Orientale, Perugia, Roma Foro Italico, Roma La Sapienza, Sannio, Sassari, Trieste, Udine
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 ‐ Seconda fase del Progetto Procedamus ‐Iniziano i lavori
Punto di partenza:
Rilevazione dei procedimenti amministrativi, degli affari e delle attività mappati nel Progetto Cartesio
Collegamento a titolario di classificazione – Indice di classificazione
Riferimento a Regolamento sulla L. 241/1990 – Tempi (massimo e medio) di conclusione dei procedimenti
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐Iniziano i lavori: Punto di partenza
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
UniDOC - Tabella dei procedimentirev. 001 - 6 giugno 2013
codtitcl Procedimento Tit. Tempo Massimo (gg)
Tempo Medio (gg)
103 Regolamento generale di ateneo - Redazione, modifica e aggiornamento I/3 180 giorni 30 giorni 104 Stemma, gonfalone e sigillo - Concessione gratuita I/4 30 giorni 30 giorni 104 Stemma, gonfalone e sigillo - Concessione onerosa (per uso commerciale) I/4 30 giorni 30 giorni105 Contabilità integrata di ateneo (CIA) - Gestione della procedura I/5 180 giorni 30 giorni 105 Sistema informativo e sistema informatico - Progettazione, modifica e integrazione I/5 180 giorni 30 giorni 105 Contabilità integrata di ateneo (CIA) - Rapporti con il Cineca I/5 180 giorni 30 giorni 105 Informativa giuridica - Diffusione materiale informativo e interpretativo su normativa,
leggi e circolari I/5 15 giorni 30 giorni
105 Abilitazioni ai sistemi informatici I/5 7 giorni 30 giorni106 test I/6 30 giorni 106 Documento programmatico sulla sicurezza (dati e informazioni) - Redazione,
integrazione e modificaI/6 180 giorni 30 giorni
106 Protezione dei dati personali e rapporti con il Garante I/6 180 giorni 30 giorni 106 Trattamento e tutela dei dati personali e sensibili - Privacy I/6 180 giorni 30 giorni
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 ‐ Seconda fase del Progetto Procedamus ‐Che cosa abbiamo fatto
Distribuzione tabella ai componenti del gruppo Raccolta osservazioni, suggerimenti, proposte di
modifica Aggiornamento tabella Presentazione 1^ bozza – Unidoc 3° modulo ‐
Benevento – Settembre 2013
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐L’orizzonte si allarga
Presentazione della bozza anche al Convegno dei Direttori generale – Rimini – 26 – 28 Settembre 2013
Esame tabella da parte del Gruppo di lavoro sulla trasparenza e l’anticorruzione costituito nell’ambito del CoDAU
Validazione tabella in sede di Giunta esecutiva CoDAU
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐L’orizzonte si allarga
Sostegno alla tabella da parte di CRUI (Nota congiunta del Presidente CRUI e di CodAU a CIVIT del 21 novembre 2013)
Tabella proposta da CoDAU come prodotto «omogeneo» per tutte le Università
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐ Come abbiamo lavorato
Via telematica: scambio e‐mail e skype Due riunioni de visu tra il Responsabile scientifico , le
coordinatrici e i componenti del Gruppo di lavoro CoDAU
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2013 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐ Che cosa abbiamo ottenuto
Mappatura di:• n 497 procedimenti (54%)• n 262 affari (18%)• n 164 attività (28%)
Documento omogeneo, normalizzato e condivisibile dei procedimenti, delle attività e degli affari tipici delle Università italiane
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐ I lavori continuano
Raccolte le adesione per il nuovo Gruppo di lavoro sulla tabella dei procedimenti amministrativi nell’ambito del progetto Unidoc – Edizione 2014 – 1° modulo – Chieti 3 –4 giugno 2014
Responsabile scientifico: Gianni Penzo DoriaCoordinatrici: Martignon Monica – Teresa Lucia Colombo
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus ‐ I lavori continuano
14 le Università coinvolte di cui: • 9 riconfermate: Bari Politecnico, Bari, Basilicata, Bologna,
Ca’ Foscari, Iuav, L’ Aquila, Pavia, Roma La Sapienza, • 5 nuove adesioni: Insubria, Padova, Parma, Salento,
Verona
Una partecipazione non universitaria: Kion/Cineca
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 ‐ Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: Obiettivi
Revisione e aggiornamento della tabella redatta nell’anno 2013 alla luce del D.Lgs 33/2013 (decreto trasparenza)
Integrazione tabella con indicazione dei principali documenti prodotti e/o acquisiti per ciascun procedimento descritto
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa abbiamo fatto
Punto di partenza
Bozza tabella dei soli procedimenti amministrativi contenente riferimento ai procedimenti soggetti a pubblicazione ai sensi del D.Lgs 33/2013
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 ‐ Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa abbiamo fatto
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
ID Procedimento amministrativo Tit. Pubblicaz. D.Lgs. 33/2013
7098 Statuto di autonomia ‐ Redazione, modifica e aggiornamento
I/2
7100 Regolamenti di ateneo ‐ Redazione, modifica e aggiornamento su proposta dell'ufficio competente
I/3
7099 Regolamento generale di ateneo ‐ Redazione, modifica e aggiornamento
I/3
7101 Stemma, gonfalone e sigillo ‐ Concessione gratuita I/4 SÌ 7102 Stemma, gonfalone e sigillo ‐ Concessione onerosa (per
uso commerciale) I/4 SÌ
7108 Documento programmatico sulla sicurezza (dati e informazioni) ‐ Redazione, modifica e aggiornamento
I/6
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitarioAnno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa abbiamo fatto
Suddivisione procedimenti in base al numero dei componenti il Gruppo di lavoro
Distribuzione «compiti» ai componenti del Gruppo di lavoro
Rilevazione dei principali documenti relativi a ciascun procedimento a cura dei componenti per la parte di competenza
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa abbiamo fattoSchema rilevazione
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del Progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa abbiamo fatto
A cura delle coordinatrici:
Raccolta e verifica dati pervenuti integrazione tabella procedimenti con i risultati delle
rilevazioni effettuate
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: Risultati ottenuti
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
ID Procedimento ‐ Descrizione Documenti n d’ordine
Tipologia
7098 Statuto di autonomia – redazione, modifica e aggiornamento Lo Statuto di autonomia di Ateneo disciplina l’ordinamento delle Università ed è espressione fondamentale dell’autonomia universitaria sancita dall’art. 33 della Costituzione della Repubblica italiana in cui, all’ultimo capoverso, si stabilisce che le istituzioni di alta cultura (Università e Accademie) hanno il diritto di darsi regolamenti autonomi nei limiti stabiliti dalle leggi dello Stato. Lo statuto di autonomia deve recepire le norme stabilite nella legge n 240 del 30 dicembre 2010, ovvero le norme in materia di organizzazione delle Università, di delega legislativa in materia di qualità ed efficienza del sistema universitario e del personale accademico incluso il reclutamento
7098 1 Redazione – Nomina commissione creazione bozza statuto da parte del Rettore
7098 2 Redazione – Parere degli organi collegiali di governo
7098 3 Redazione – Trasmissione bozza nuovo statuto a MIUR
7098 4 Redazione – Recepimento eventuali osservazioni MIUR
7098 5 Redazione – Approvazione definitiva testo Statuto Senato accademico e Consiglio di amministrazione
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: Risultati ottenuti
n. 274 procedimenti mappati di cui 190 «esplosi» nei relativi documenti
Ancora una volta: disponibilità di uno strumento di lavoro normalizzato e condivisibile da tutti gli Atenei
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Progedamus – I lavori continuano: Come abbiamo lavorato
Via telematica: intenso scambio di e‐mail Due riunioni de visu (Venezia e Varese) tra il responsabile
scientifico, le coordinatrici e alcuni collaboratori
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli Atenei
Personalizzare la tabella e adattarla al contesto istituzionale del proprio Ateneo
Collegare la tabella dei procedimenti alle voci di indice presenti in Titulus (applicativo Procedamus)
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli AteneiApplicativo Procedamus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli AteneiApplicativo Procedamus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli Atenei
Applicativo Procedamus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli Atenei
Applicativo Procedamus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
La Tabella dei Procedimenti elaborata dal gruppo di lavoro interuniversitario
Anno 2014 – Seconda fase del progetto Procedamus – I lavori continuano: che cosa devono fare gli AteneiApplicativo Procedamus
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
Cosa manca? Applichiamo la politica dei piccoli passi…
Con una ‘semplice’ modifica
Si potrebbero ottenere i tempi medi di completamento dei procedimenti censiti in Procedamus.
Il dato potrebbe essere aggiornato automaticamente nelle tabelle di Procedamus con la periodicità che si desidera.
L’elenco dei procedimenti potrebbe essere tenuto aggiornato nella sezione ‘Amministrazione trasparente’ con una modalità analoga a quella di pubblicazione dell’Albo Ufficiale di Ateneo
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
Grazie per l’attenzione
Teresa Lucia Colombolcolombo@unipv.it
Teresa Lucia Colombo
UNIVERSITA’ degli Studi di PaviaServizio Sistemi Archivistici di Ateneo
Recommended