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Ministero dell’Istruzionedell’Università e della Ricerca
Procedure
Istruzioni Operative
Redatto dal Gruppo SGQ
il 01/09/2015
Approvato da DS
il 01/09/2015
Accreditato dalla Regione Veneto per la Formazione SuperioreAut. n. A0410 D. n. 221 del 05/06/2006
Via Mora, 93 - 36100 Vicenza 0444 92 34 46 0444 92 40 92 VIIS01800C@istruzione.it
Revisione n. 8 del 01/09/2015
Indice delle Procedure
e
delle Istruzioni Operative
Sistema Gestione Qualità
Rev. N. 8
Descrizione
Numero
revisione
Mese/
anno
Procedura n° 4.2.3"Tenuta sotto controllo dei documenti" 4 01/09/15
Procedura n° 4.2.4 “Tenuta delle Registrazioni della Qualità” 3 01/09/15
Procedura n° 8.2.2 " Audit Interni" 5 01/09/15
Procedura n° 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme" 4 01/09/15
Procedura n° 8.5.2 "Azioni Correttive” 4 01/09/15
Procedura n° 8.5.3 "Azioni Preventive” 4 01/09/15
Procedura n° 7 “Programmazione/erogazione del servizio scolastico" 4 01/09/15
Istruzione operativa IO6-01 Risorse umane 4 01/09/15
Istruzione operativa IO6-02 Risorse umane (formazione) 5 01/09/15
Istruzione operativa IO7-01 Servizi di sportello e recupero 6 01/09/15
Istruzione operativa IO7-02 Passaggi e trasferimenti degli studenti 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-03 Orientamento 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-04 Accoglienza 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-05 Formazione Classi 5 01/09/15
Istruzione operativa IO7-06 Assegnazione Team docenti alle classi 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-07 Comunicazione interna 5 01/09/15
Istruzione operativa IO7-08 Acquisizione comunicazione esterna 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-09 Programmazione didattica 5 01/09/15
Istruzione operativa IO7-10 Iscrizioni 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-11 Approvvigionamento 7 01/09/15
Istruzione operativa IO7-11/01Valutazione dei fornitori 6 01/09/15
Istruzione operativa IO7-11/02 Indici per la valutazione dei fornitori 5 01/09/15
Istruzione operativa IO7-13 Progettazione Piano Offerta Formativa 4 01/09/15
Istruzione operativa IO7-14 Viaggi di Istruzione 5 01/09/15
Note: L'Istuzione operativa IO07-12 “Gestione Alternanza Scuola Lavoro” è stata eliminata in quanto la
normativa prevede l'Alternanza come obbligo curriculare. Pertanto rientra nella Programmazione Annuale
dei CdC.
L'Istuzione operativa IO07-15 “Gestione registrazione assenze, entrate e uscite in orario diverso” è stata
eliminata perché superata dalla gestione informatizzata attraverso il Registro Elettronico/badge studenti.
Documento di proprietà dell’I.P.S.S.. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Tenuta sotto controllo dei
documenti
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.3
Revisione n.4
Procedura n° 4.2.3
"Tenuta sotto controllo dei documenti"
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 1/10/2002
1 Trasferimento sede 1/9/2003
2 Miglioramento dei riferimenti alla modulistica 4.2.(audit RINA 8 maggio 2008)
1/9/2008
3 Nuova denominazione dell’Istituto 1/9/2011
4 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione e interazione tra processi
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Identificazione dei documenti della Qualità
7 Modifiche dei documenti
8 Documenti di origine esterna
9 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015
_____________________________ _____________________
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 1 di 5
Tenuta sotto controllo dei
documenti
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.3
Revisione n.4
1. SCOPO
La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità per la gestione dei documenti
del Sistema di Gestione della Qualità ( SGQ ).
2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONE TRA PROCESSI
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alla gestione dei documenti
relativi al Sistema per la Gestione della Qualità adottato ed in uso nell'Istituto secondo
quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 9001:2008 : Manuale della Qualità, Procedure
gestionali, Istruzioni Operative e Modulistica.
3. INPUT
Sistema per la Gestione della Qualità adottato nell’Istituto
Documenti del SGQ: Manuale della Qualità, Procedure gestionali, Istruzioni Operative
e Modulistica.
Normativa di origine esterna: Norme ISO e Legislazione scolastica
Regolamenti d’Istituto
Piani della qualità
Piani della Formazione
Piano dell’Offerta Formativa
4. OUTPUT
Documenti prescrittivi (Manuale, Procedure, Istruzioni Operative) e moduli di
registrazione conformi ai requisiti della norma ISO EN UNI 9001:2008.
Documenti della Qualità costantemente aggiornati dal Gruppo SGQ in collaborazione
delle funzioni competenti e sotto il controllo di DS.
Documenti della Qualità e Modulistica diffusi e divulgati al personale a cura di RQ e
DSGA
Elenco generale e lista di distribuzione dei documenti costantemente aggiornato da RQ.
Istruzioni Operative distribuite dai responsabili di funzione dell’istituto e conservate
come copia originale in vigore da RQ in modo da garantirne la reperibilità.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
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Tenuta sotto controllo dei
documenti
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.3
Revisione n.4
5. RESPONSABILITA’
Il Gruppo SGQ, composto dal Rappresentante della Direzione (RD), dal Responsabile della
Qualità (RQ) e dal Responsabile degli Audit Interni (RAI), redige il Manuale della Qualità,
le Procedure e le Istruzioni Operative, coadiuvato da eventuali Funzioni interessate. La
successiva approvazione spetta sempre al Dirigente Scolastico.
In ogni documento del SGQ dovrà essere indicato il numero di revisione e la data di inizio
validità.
Ogni nuovo documento influente sul sistema qualità deve essere visionato e inserito
nell’“Elenco dei documenti e dei moduli del SGQ” dal Gruppo SGQ secondo la procedura.
Il RQ o il DSGA sono responsabili della comunicazione alle Funzioni Interessate, della
consegna del nuovo documento e del ritiro dell’eventuale precedente edizione.
I documenti della Qualità (Manuale – Procedure – Istruzioni Operative) sono consultabili
presso la sala insegnanti delle singole sedi. Copia di suddetti documenti è a disposizione del
DS e del DSGA nei rispettivi uffici. Il RQ e il DSGA sono autorizzati a distribuire copie
delle IO alle funzioni interessate.
Presso il RQ viene conservata almeno una copia di ciascun documento precedente l'ultima
edizione con la chiara indicazione di fine validità ( dicitura “ANNULLATO”).
I destinatari dei documenti rendono operativi gli stessi verificandone l'esatta applicazione
all'interno della propria area e sono tenuti alla distruzione delle copie obsolete. Chiunque ha
facoltà di proporre modifiche o segnalare la necessità di un nuovo documento. Nel caso di
modifiche il proponente si rivolge direttamente al Responsabile di Funzione interessato che,
dopo aver esaminato la proposta e averne verificata la idoneità all'applicazione, la sottopone
al Gruppo SGQ che, se lo riterrà opportuno, provvederà ad una nuova emissione dopo
l’approvazione del DS.
6. IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DELLA QUALITA'
I diversi tipi di documenti vengono identificati come segue, con riferimento alla norma UNI
EN ISO 9001:2008 quando possibile:
Manuale della Qualità = MQ
Procedura = Proc
Istruzione Operativa = IO
Modulo = codice alfanumerico
MQ: identifica il Manuale. Nella intestazione delle pagine si trova la dicitura Cap, n° del
capitolo, n° di revisione e data di inizio validità. Al piè di pagina il n° di pagina
rispetto al totale. Nei riferimenti all’interno dei documenti, si trova la scritta MQ
seguita da Cap, n° del capitolo ed eventuale n° del paragrafo.
Proc: identifica una procedura:
se la procedura è relativa ad uno specifico punto della norma UNI EN ISO
9001:2008, il prefisso è seguito dalla numerazione di detto punto della norma;
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
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Tenuta sotto controllo dei
documenti
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.3
Revisione n.4
se la procedura si riferisce ad una quota parte di un punto della norma il prefisso è
seguito dal numero di questo punto della norma, da un trattino e da un numero
progressivo.
IO: identifica un’Istruzione Operativa. Il prefisso è seguito da un numero progressivo.
Nel caso di IO costituite da più parti il numero è seguito da un trattino ed un altro
numero progressivo a partire da 01.
Codice Alfanumerico: identifica un modulo del SGQ.
Ogni lettera identifica una specifica area in cui si realizza il servizio scolastico
(all. 7.1-07al MQ); ad esempio la lettera B riguarda la modulistica relativa
all’accesso del cliente, alla lettera D è riferibile alla modulistica relativa
all’erogazione del servizio.
I moduli relativi alle procedure:
Procedura n° 8.2.2 "Audit Interni"
Procedura n° 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme"
Procedura n° 8.5.2 "Azioni Correttive”
Procedura n° 8.5.3 "Azioni Preventive”
sono identificati dalla lettera “M” seguita dal numero della procedura a cui fanno
riferimento, da un trattino e da un altro numero progressivo a partire da 01.
Negli altri casi il codice alfanumerico è dato da lettera e numero progressivo
correlato ai diversi processi indicati nel MQ - All.7.1-01 “Realizzazione del
Servizio”. Il codice alfanumerico è seguito da un trattino ed un altro numero
progressivo.
7. MODIFICHE DEI DOCUMENTI
La prima emissione di ogni documento avrà come indice di revisione 0. Ogni volta che un
documento viene modificato in una o più parti aumenta di un livello l’indice di revisione.
Le modifiche ai documenti implicano le seguenti operazioni:
indicazione negli appositi campi della data di emissione e, nel caso di procedure o
sezioni del manuale, della natura della modifica (nella nuova edizione del documento
le parti del testo che sono state modificate devono essere evidenziate da una riga
verticale sul bordo destro del testo. La suddetta riga ha lo scopo di individuare
velocemente e sicuramente le variazioni apportate rispetto al testo precedente)
verifica ed approvazione, dimostrate dalle firme negli appositi campi, da parte dei
responsabili autorizzati(gli stessi della prima emissione)
distribuzione dei documenti e delle successive revisioni effettuata dal Gruppo SGQ
che se necessario delega i Responsabili di Funzione
distruzione, da parte dei destinatari, di tutti i documenti sostituiti.
conservazione dell’originale del documento superato, identificato dalla dicitura
“ANNULLATO” in apposito archivio predisposto dal RQ.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
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Tenuta sotto controllo dei
documenti
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.3
Revisione n.4
8. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA
La responsabilità della selezione, dell'aggiornamento, del mantenimento e della
conservazione dei documenti e dei dati di origine esterna, ognuno per l’area di propria
competenza, è di:
DS: Il Dirigente Scolastico riceve ed esamina le disposizioni normative, gli
aggiornamenti legislativi e i documenti contrattuali della scuola secondaria
superiore che sono poi consegnati al DSGA per i successivi atti di protocollo,
catalogazione e archiviazione a cura del personale amministrativo.
DSGA: Il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi è responsabile della procedura
di protocollo, catalogazione, archiviazione delle disposizioni normative, degli
aggiornamenti legislativi e dei documenti contrattuali inerenti le attività
dell'Istituto ( art.32 del Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001). E’ inoltre
consegnatario-responsabile della tenuta e della cura dell’inventario( art.24
comma7 Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001 fatto salvo quanto previsto
dall’art.27)
RQ: Il Responsabile Qualità è responsabile del procedura di protocollo ed
archiviazione della norma UNI EN ISO 9001:2008.
9. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità : Sezione 4.
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Pagina 5 di 5
Tenuta delle
Registrazioni della
Qualità
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.4
Revisione n. 3
Procedura n° 4.2.4
“Tenuta delle registrazioni della Qualità”
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 1/10/2002
1 Trasferimento sede 1/9/2003
2 Denominazione dell’Istituto 01/09/11
3 Nuova denominazione dell'Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione e interazione tra processi
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
7 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DSil 1/9/2015 il 1/9/2015
_______________________ ________________________
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Pagina 1 di 4
Tenuta delle
Registrazioni della
Qualità
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.4
Revisione n. 3
1. SCOPO
La presente procedura definisce le modalità di identificazione, raccolta, accesso, archiviazione,
eliminazione dei documenti di registrazione della Qualità.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano ai documenti di registrazione
dell’Istituto “B. Montagna”, attinenti al Sistema di Gestione per la Qualità.
La presente procedura si applica ogni volta che si manifesti la necessità di produrre una
registrazione per documentare le attività svolte e l’esito delle medesime.
3. INPUT
Tutti i documenti attinenti al SGQ, debitamente compilati, costituiscono gli input di questa
procedura.
4. OUTPUT
Chiara evidenza del servizio scolastico erogato
5. RESPONSABILITA’
Per i documenti di registrazione della Qualità sono definite le modalità di gestione delle
responsabilità di seguito riportate
In occasione del riesame da parte del Dirigente Scolastico (DS), il rappresentante della
direzione (RD) redige una relazione riportante le osservazioni, le conclusioni e le decisioni
relative. Tali relazioni devono essere conservate e archiviate a cura del RD per un periodo
minimo di 3 anni.
Il Direttore Servizi Generali Amministrativi (DSGA) conserva le registrazioni relative al
grado di istruzione, alle qualifiche, alle competenze acquisite, alle esperienze maturate,
durante il servizio e prima dell’assunzione, nonché gli atti relativi all’aggiornamento nel
fascicolo personale di ogni dipendente.
Le registrazioni dei monitoraggi, delle misurazioni dei risultati e dei processi che
evidenziano il soddisfacimento dei requisiti sono archiviati, per un periodo di 3 anni, dalla
Funzione individuata dal DS come responsabile di quella operazione.
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Pagina 2 di 4
Tenuta delle
Registrazioni della
Qualità
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.4
Revisione n. 3
Le registrazioni relative ai risultati delle attività di riesame relativi al POF, sono conservate
a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni.
Le registrazioni dei reclami sono conservate per un periodo minimo di 3 anni, a cura di RQ
Le registrazioni del monitoraggio e dell’analisi della soddisfazione del cliente sono
archiviate da RQ, per un periodo minimo di 3 anni.
Tutti i documenti di ingresso, di riesame, di verifica e modifica della progettazione sono
conservati a cura di DSGA nei fascicoli relativi ai vari progetti per 3 anni.
Le registrazioni relative alla qualità delle prestazioni dei fornitori e delle eventuali azioni
sono conservate da DSGA nell’archivio fornitori rinnovato annualmente.
Le liste dei fornitori qualificati riportano l’elenco dei fornitori che dimostrano di possedere
adeguati requisiti relativi sia alla fornitura di prodotti che di servizi. La responsabilità
dell’inserimento nella lista è del DSGA. Le liste aggiornate dei fornitori devono essere
disponibili presso gli uffici di segreteria secondo la tipologia del servizio o prodotto e copia
deve essere consegnata al RQ.. Le liste di fornitori sono conservate per un periodo di tre
anni.
La produzione/erogazione del servizio scolastico è identificabile attraverso le registrazioni
relative ai verbali del Consiglio d’Istituto, del Collegio dei Docenti, dei Consigli di Classe,
dei Registri di Classe e Personali dei docenti, Registri di valutazione finale, Registri
d’esame ecc.; tutte queste registrazioni sono conservate dall’ufficio segreteria didattica
dell’Istituto, sotto la responsabilità del DSGA, secondo quanto previsto dalla normativa
vigente.
L’Istituto individua attività di monitoraggio e misurazione per assicurare la conformità del
servizio ai requisiti richiesti.
I documenti che riportano gli esiti degli Audit Interni effettuati, con l’indicazione delle NC
riscontrate, sono compilati da personale addestrato e incaricato delle verifiche stesse e
conservati a cura del RAI in apposito raccoglitore per un periodo minimo di 3 anni.
Le registrazioni che descrivono le NC riscontrate, le eventuali azioni intraprese non
sfocianti in AC e l’esito degli interventi, sono archiviate da RQ per un periodo minimo di 3
anni.
Le registrazioni che hanno comportato Azioni Correttive sono invece archiviate da RD per 3
anni.
I documenti che riportano le Azioni Preventive intraprese, sono gestiti e archiviati a cura del
RD, per un periodo minimo di 3 anni.
E’ cura del RD redigere rapporti annuali sul miglioramento continuo dell’Istituto,
comprendenti anche le AC e AP che costituiscono la base per il riesame del SGQ.
Tali rapporti sono archiviati a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 3 di 4
Tenuta delle
Registrazioni della
Qualità
Sistema Gestione Qualità
Proc 4.2.4
Revisione n. 3
6. MODALITA’ OPERATIVE
Le registrazioni della Qualità seguono le fasi sotto elencate:
Identificazione rispetto all’oggetto della registrazione al fine di permetterne la
rintracciabilità
raccolta e catalogazione in modo da prevenirne lo smarrimento;
archiviazione e custodia in condizioni ambientali idonee per permetterne la leggibilità
durante tutto il periodo di conservazione richiesto e prevenirne deterioramenti e
danneggiamenti;
eliminazione dopo il periodo di conservazione previsto, rispettando le modalità previste
dalla legge;
7. RIFERIMENTI
Manuale Qualità : Sezioni 6, 7, 8.
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Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 4 di 4
Programmazione/erogazione
del servizio scolastico
Sistema Gestione Qualità
Proc 7
Revisione n. 4
Procedura n° 7
"Programmazione/erogazione del servizio scolastico"
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
1 Prima edizione 1/10/2002
2 Trasferimento sede 1/9/2003
3 Nuova Denominazione dell’Istituto 1/9/2011
4 Nuova Denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione e interazione tra processi
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
6.1 Nomina delle figure di sistema
6.2 Programmazione
6.3 Pianificazione delle attività
6.4 Archiviazione della documentazione
7 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS
il 1/9/2015 il 1/9/2015
__________________ __________________
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 1 di 5
Programmazione/erogazione
del servizio scolastico
Sistema Gestione Qualità
Proc 7
Revisione n. 4
1. SCOPO
La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità del processo di programmazione
ed erogazione del servizio scolastico dell’IIS “Bartolomeo Montagna” al fine di verificarne
l’idoneità a conseguire gli obiettivi di Qualità prefissati dalla Direzione.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONI TRA PROCESSI
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano al processo fondamentale di
realizzazione del servizio scolastico, che si struttura nei seguenti sotto processi e processi
complementari.
Il processo fondamentale di realizzazione del servizio scolastico (Manuale della Qualità:All.7.1-
01 e All.7.1-02) è basato sui seguenti sottoprocessi:
Offerta del corso di studi (analisi del territorio, orientamento, azioni per promuovere l’offerta
dell’Istituto)
Accesso del cliente (iscrizioni, formazione classi, affidamento alle classi del team docenti,
accoglienza)
Tali sottoprocessi costituiscono i presupposti per la realizzazione delle attività relative al processo
fondamentale costituito da:
Programmazione del servizio scolastico (piano triennale dell’offerta formativa,
programmazione operativa delle attività scolastiche)
Erogazione del servizio didattico-educativo: programmazione didattica; gestione dell’attività di
insegnamento e certificazione.
Affinché il processo fondamentale possa essere realizzato al meglio, l’Istituto individua i seguenti
processi trasversali di supporto:
Gestione delle risorse umane
Gestione amministrativa e controllo finanziario
Sistema informativo
Ambiente di lavoro
Approvvigionamento.
I processi elencati interagiscono per realizzare gli obiettivi per la Qualità con particolare
attenzione alla soddisfazione del cliente (Manuale della Qualità:All.7.1-01 e All.7.1-02).
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Pagina 2 di 5
Programmazione/erogazione
del servizio scolastico
Sistema Gestione Qualità
Proc 7
Revisione n. 4
3 INPUT
Gli input sono costituiti da:
Normativa dell’istituzione scolastica riportata al paragrafo 2.3 del Cap.2 del Manuale della
Qualità
Norme UNI EN ISO 9001:2008
Esigenze nel territorio di figure professionali negli indirizzi servizi socio sanitari, e produzioni
tecnico sartoriali e audiovisive, rilevate dai rapporti occupazionali delle associazioni di categoria
e dalle richieste che pervengono da parte di Enti e Aziende
Esigenze ed aspettative del cliente rilevabili dal sistema di monitoraggio , e dai questionari
relativi alle diverse fasi del servizio erogato (v. cap. 8 del Manuale della Qualità)
Gli input della dirigenza rilevabili dagli esiti del Riesame della Direzione effettuato alla fine
dell’anno scolastico in preparazione del nuovo Piano triennale dell’Offerta Formativa.
Scheda di valutazione dell’efficacia delle attività inserite nel P.O.F. a.s. precedente
I reclami dei clienti rilevabili da osservazioni verbali, schede di NC, schede di reclamo.
4 OUTPUT
Gli output sono costituiti da:
Programmazione ed erogazione del servizio
Aggiornamento del P.T.O.F.
Aggiornamento delle figure professionali
Adeguata preparazione per gli studenti
Certificazione dei saperi in fase conclusiva
Documenti di registrazione
Archiviazione della documentazione
Elementi utili per la predisposizione della politica e degli obiettivi dell’a.s. successivo.
5. RESPONSABILITA'
La responsabilità del processo è del Dirigente Scolastico che si avvale della collaborazione delle
figure individuate nel funzionigramma assegnando loro specifici compiti per la parte di
competenza.
Il Dirigente Scolastico si adopera per:
- far recepire gli obblighi legali e regolamentari nell’ambito del SGQ, stabilendo apposite
istruzioni operative;
- valutare, attraverso il riesame periodico, la soddisfazione e i reclami dei clienti, i processi e le
conformità del servizio erogato, i risultati degli Audit e delle attività di autovalutazione
- assicurare che le esigenze e le aspettative dei clienti siano determinate, tradotte in requisiti,
comunicate e comprese a tutti i livelli all'interno dell'Istituto.
Le funzioni coinvolte nelle responsabilità dei processi / sotto processi e processi trasversali di supporto,
sono riportate nell’All.7.1-01 del MQ, nelle procedure e nelle istruzioni operative.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 3 di 5
Programmazione/erogazione
del servizio scolastico
Sistema Gestione Qualità
Proc 7
Revisione n. 4
6 MODALITA'OPERATIVE
6.1 Nomina delle figure di sistema
Il Dirigente Scolastico, dopo aver indetto le riunioni degli organi collegiali competenti per
l’individuazione delle funzioni di non diretta emanazione, annualmente nomina le figure di
sistema ed assegna gli incarichi relativi alle funzioni descritte nel funzionigramma (All. 5.5.1-01
del MQ).
Nell’assegnazione degli incarichi tiene presente i seguenti requisiti di base:
Normativa ministeriale relativa alla dotazione organico
Esigenze organizzative dell’Istituto quali il numero delle classi, il numero dei laboratori e
la loro ubicazione
Proposte del Collegio Docenti
Esigenze del P.T.O.F.
Esigenze riscontrate dal riesame della Direzione
Obiettivi della Qualità
Particolari esigenze dei singoli uffici
Curricula del Personale (titoli ed esperienze professionali)
Esperienze pregresse nell’incarico specifico
Requisiti del servizio
Caratteristiche personali del dipendente ritenute importanti dal DS e dal DSGA per lo
svolgimento dell’incarico specifico
6.2 Programmazione
La programmazione del servizio offerto, sulla base delle indicazioni generali fornite dal dirigente,
viene definita per aree di competenza nel corso di apposite riunioni collegiali prima dell’inizio di
ogni anno scolastico. Il Dirigente fornirà indicazioni sulla politica che si intende perseguire e
sugli obiettivi che si vogliono raggiungere nell’ottica del miglioramento continuo. Per
l’attuazione della programmazione, si rinvia alle indicazioni descritte nelle Istruzioni Operative
IO7-09 “Programmazione didattica” e IO7-13 “Progettazione del Piano Triennale dell’Offerta
Formativa”.
6.3 Pianificazione delle attività
L’attività di pianificazione della progettazione e dello sviluppo del processo di erogazione del
servizio avviene in base ai bisogni formativi dei clienti, ricavabili dalle proposte effettuate dal
Comitato Didattico Scientifico, presieduto dal Dirigente Scolastico. Questi, avvalendosi della
collaborazione dello staff di presidenza, stabilisce le fasi operative, i responsabili e le interfacce
tra i diversi gruppi coinvolti, i tempi e le risorse; delinea, infine, le attività di riesame, verifica e
validazione. Le modalità di svolgimento sono descritte in specifiche istruzioni operative relative
alla programmazione ed erogazione del servizio (All.7.1-01 MQ).
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 4 di 5
Programmazione/erogazione
del servizio scolastico
Sistema Gestione Qualità
Proc 7
Revisione n. 4
6.4 Archiviazione della documentazione
La documentazione è conservata agli atti della scuola, secondo la procedura 4.2.3 “Tenuta sotto
controllo dei documenti”e 4.2.4 “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”.
7. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, Cap.7 - Realizzazione del servizio
Manuale della Qualità, Cap. 8 – Misurazioni, Analisi e Miglioramento
Proc4.2.3 “Tenuta sotto controllo dei documenti”
Proc4.2.4 “Tenuta delle registrazioni della Qualità”.
IO7-09 “Programmazione didattica”
IO7-13 “Progettazione del Piano Triennale dell’Offerta Formativa”.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
Pagina 5 di 5
Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
Procedura n° 8.2.2
" Audit interni"
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 01/10/2002
1 Trasferimento sede 01/09/2003
2 Adozione modello unico M8.5.2/3 “Richiesta di Azione
Correttiva/Preventiva”
01/09/2005
3 Modifica sostanziale al par. 5 “Responsabilità” 01/09/2006
4 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/2011
5 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
7 Riferimenti
Redatta dal Gruppo SGQ Approvato da DS
il 01/09/2015 il 01/09/2015
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Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
1. SCOPO
La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità nelle attività di verifica e
controllo del Sistema per la Gestione della Qualità (SGQ).
La procedura permette di stabilire, sulla base di una adeguata pianificazione, se quanto
attuato dall’Istituto è conforme a quanto prefissato per il raggiungimento degli obiettivi del
Sistema Qualità e ai requisiti stabiliti dalle norme UNI EN ISO 9001:2008.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle attività di Audit Interni
dell’Istituto “ B. Montagna”.
La conduzione degli Audit interagisce con tutti gli altri processi sviluppati in Istituto per
realizzare la piena soddisfazione del cliente.
3. INPUT
Gli input sono costituiti da:
Necessità di controllo dello stato dei processi del SGQ
Risultati degli Audit Interni precedenti
Audit Interni non programmati richieste dal DS per esigenze specifiche e contingenti.
4. OUTPUT
Gli output sono costituiti da:
Programma annuale degli Audit
Documenti di registrazione degli Audit
Richiesta, da parte del RD, alla Funzione Competente di eventuali AC da intraprendere
a seguito di NC riscontrate;
Archiviazione a cura del RAI dei documenti inerenti la gestione degli Audit
Addestramento e valutazione degli auditors.
5. RESPONSABILITA’
La responsabilità di pianificare gli AI della Qualità è del Dirigente Scolastico (DS) che ne
delega il compito al Gruppo SGQ .
Il piano degli AI è approvato nel corso della riunione annuale di riesame del Sistema per la
Gestione della Qualità da parte del DS.
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Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
Il Gruppo SGQ individua, per ogni specifico audit, i componenti del gruppo di audit interno
(GAI).
Il DS garantisce l’indipendenza del personale che si occupa degli AI nei confronti delle
attività oggetto delle verifiche stesse e ne garantisce l’aggiornamento sulla normativa
pertinente.
I compiti, previsti dalla Procedura, che devono essere assolti dalle varie funzioni
sottoelencate sono i seguenti:
DS ( Dirigente Scolastico ) ha la responsabilità di :
approvare il programma annuale degli AI proposto dal RD
analizzare i risultati degli AI
RD ( Rappresentante della Direzione ) ha la responsabilità di:
programmare il piano annuale degli Audit in collaborazione con il RQ e
il RAI
aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di
Audit
effettuare gli AI su indicazione del RAI
RQ (Responsabile della Qualità ) ha il compito di:
programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il
RD e il RAI
aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di
Audit
effettuare le Audit su indicazione del RAI
RAI ( Responsabile Audit Interni) ha il compito di:
programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il
RQ e il RD
aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di
Audit
preparare il piano della specifica AI
effettuare le AI
redigere il rapporto di AI e distribuirlo
archiviare la documentazione delle AI
GAI ( Gruppo di Audit Interno )ha il compito di:
effettuare le Audit su specifica indicazione del RAI
Le Funzioni verificate hanno il dovere di:
collaborare con il gruppo Audit e fornire il necessario supporto durante lo
svolgimento della verifica stessa
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Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
definire e mettere in atto le AC necessarie per evitare il ripetersi delle NC
eventualmente rilevate
6. MODALITA’ OPERATIVE
6.1 PROGRAMMAZIONE
Il Gruppo SGQ prepara con frequenza annuale, su delega del DS, un programma delle AI
che coinvolge nel tempo stabilito le Funzioni dell’Istituto interessate al SGQ.
Il programma annuale è approvato dal DS nel corso della riunione di riesame del SGQ.
Quando si verificano fatti che consigliano l’effettuazione di Audit supplementari (quali
revisione delle Procedure, variazioni organizzative significative, Azioni Correttive stabilite
da precedenti ispezioni, modifica del programma annuale delle Audit ) il RD, rappresentante
del gruppo, segnala alle Funzioni interessate l’aggiornamento inviando il programma
annuale modificato.
Il Programma delle verifiche ispettive è predisposto per accertare, almeno una volta
all’anno:
Lo stato di attuazione del processo complessivo di realizzazione del servizio scolastico
nelle sue articolazioni di programmazione ed erogazione del servizio e processi
trasversali di supporto.
Le funzioni responsabili dell’attuazione di detti processi (direzione, docenza, servizi
amministrativi ed ausiliari).
6.2 COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT INTERNO
Per le visite ispettive da effettuare il DS delega il gruppo SGQ a definire la composizione
del GAI tenendo presente i seguenti requisiti di base per la scelta del personale:
indipendenza nei confronti dell’attività da verificare
competenza nel settore oggetto della Audit
Su autorizzazione del DS agli Audit possono partecipare anche osservatori esterni.
Il numero dei componenti del GAI è in funzione del tipo e della complessità della Audit e
del tempo entro il quale la si vuole portare a termine.
Il GAI può essere composto dal solo RAI.
La qualifica di auditor interno dell’azienda può essere conseguita per mezzo di uno dei
seguenti iter:
frequenza di un corso sugli Audit della durata non inferiore a 20 ore
conduzione di almeno due Audit eseguite in affiancamento ad un Auditor qualificato.
Il mantenimento della qualifica di auditor interno è subordinato alla conduzione di almeno
due visite ispettive nell’arco di un anno.
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Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
6.3 PIANO DELL’AUDIT INTERNO
Sulla base delle indicazioni ricevute, il RAI prepara il piano della specifica Audit in cui
devono essere indicati il luogo, l’orario, le persone coinvolte ed i documenti da verificare e
lo trasmette ai Responsabili delle Funzioni interessate all’ Audit almeno 48 ore prima.
Ogni Responsabile di Funzione informa i propri collaboratori dell’ Audit programmato ed
individua le persone che devono essere presenti alla riunione iniziale.
6.4 ESECUZIONE DELL’AUDIT
Il GAI si riunisce con i Responsabili della funzione da verificare nel corso di una riunione
iniziale allo scopo di :
presentare i componenti del GAI
esaminare estensione ed obiettivi della Audit e definire il programma temporale
stabilire i canali di comunicazione tra GAI e le Funzioni da verificare
stabilire data e durata della riunione finale
precisare qualsiasi dettaglio non chiaro nel piano di Audit
valutare l’efficacia di AC realizzate sulla base di non conformità precedentemente
rilevate.
Una volta conclusa la riunione iniziale, il GAI raccoglie mediante visite, interviste, esami di
documenti ed osservazioni tutte le informazioni utili per il raggiungimento degli obiettivi
prefissati dal piano della verifica ispettiva.
All’ Audit deve essere presente il Responsabile della Funzione da verificare o, in casi di
impossibilità, un suo delegato per fornire le informazioni ed effettuare gli approfondimenti
necessari.
Al termine dell’Audit, prima di redigere il rapporto finale, il GAI tiene una riunione con i
Responsabili delle Funzioni verificate, già prevista nel piano dell’Audit. Scopo principale di
questa riunione è di presentare i risultati dell’Audit in modo da garantire una corretta
comprensione
6.5 RAPPORTO DI AUDIT
Il rapporto di Audit descrive, in una breve relazione, quanto rilevato durante la verifica
ispettiva alle varie Funzioni dell’Istituto; viene preparato dal Responsabile del GAI, con la
collaborazione degli eventuali componenti il gruppo. Egli ne cura la stesura rispondendo
della accuratezza e della completezza di questo documento.
Tale rapporto, sottoscritto dal Responsabile della Funzione verificata, viene consegnato alle
varie Funzioni dell’Istituto per le parti di competenza.La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
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Audit Interni
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.2.2
Revisione n. 5
6.6 AZIONI CORRETTIVE
Per ciascuna NC accertata durante l’Audit viene emessa una segnalazione di NC, su modulo
M8.3-01, consegnata poi alla Funzione Competente e in copia al RQ. La Funzione
Competente deve risolvere la NC, anche proponendo AC, e definire i tempi entro cui queste
soluzioni devono essere attuate (Proc8.3 “Tenuta sotto controllo delle non conformità” e
Proc 8.5.2 “Azioni Correttive”.
6.7 ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
La documentazione relativa agli Audit Interni viene conservata dal RAI per un periodo di 3
anni.
7 RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, Sezione 8.
Proc8.5.2 “Azioni Correttive”
Proc8.3 “Trattamento del prodotto non conforme”
M8.2.2-01 “Programma degli Audit Interni”
M8.2.2-02 “Rapporto di Audit Interno”
M8.3-01 “Segnalazione di NC”
M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”
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Trattamento del prodotto
non conforme
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.3Revisione n.4
Procedura n° 8.3
" Trattamento del prodotto non conforme "
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 01/10/2002
1 Trasferimento sede 01/09/2003
2 Adozione modello unico M8.5.2/3 “Richiesta di Azione
Correttiva/Preventiva”
01/09/2005
3 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/2011
4 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
7 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS
il 01/09/2015 il 01/09/2015
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Trattamento del prodotto
non conforme
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.3Revisione n.4
1. SCOPO
La presente procedura definisce, per l’Istituto “B.Montagna”, le modalità e le responsabilità
nei casi di non conformità del servizio scolastico rispetto alle esigenze o aspettative
dell’organizzazione, dei clienti e delle altre parti interessate.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle non conformità relative alle
aree tenute sotto controllo dal SGQ relative al servizio offerto dall’Istituto.
Il controllo viene condotto in base a specifiche richieste dei clienti interni ed esterni.
Quando viene presentato uno specifico reclamo da un cliente l’Istituto applica quanto
indicato nella seguente procedura al fine di individuare l’eventuale NC e risolverla.
3. INPUT
Gli input sono costituiti da:
NC relative al servizio offerto sorrette da relativa segnalazione da parte della Funzione
Emittente (docente –ATA –genitore –studente –fornitore ) attraverso la compilazione del
modulo “Segnalazione di Non Conformità”( M8.3-01 )
Reclami dei clienti tramite compilazione del modulo M8.5.1-01 “Scheda di
segnalazione Reclami /suggerimenti”
Reclami informali
Esiti degli Audit Interni
4. OUTPUT
Gli output sono costituiti da:
Individuazione ed attuazione delle azioni risolutive atte ad eliminare le cause della Non
Conformità da parte della Funzione Competente;
Individuazione delle eventuali Azioni Correttive (AC) per la risoluzione di Non
Conformità
Verifica da parte del RQ dell’efficacia delle azioni risolutive intraprese per le NC non
sfocianti in AC
Compilazione del registro Segnalazione Non Conformità
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Trattamento del prodotto
non conforme
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.3Revisione n.4
5. RESPONSABILITA’
Le responsabilità sono così attribuite:
Funzione Emittente che rileva la Non Conformità ( NC )
1. Segnala la Non Conformità al Responsabile Qualità
Responsabile Qualità ( RQ )
Individua, nel caso non fosse già stato fatto dalla Funzione Emittente, la Funzione
Competente a risolvere la Non Conformità
Collabora con la Funzione Competente per l’analisi delle cause e la ricerca di soluzione
alla NC nel caso la NC comporti AC contatta il RD e gli consegna la documentazione
relativa
Compila il registro Segnalazione di Non Conformità ( M8.3-02)
Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità non sfocianti in Azioni
Correttive
Funzione Competente ove la NC è stata rilevata
Esamina la segnalazione di non conformità
Analizza le cause della NC
Attua le azioni immediate volte a risolvere la NC ed invia una risposta alla Funzione
Emittente
Propone eventuale Azione Correttiva conseguente a non conformità
Attua Azione Correttiva
Rappresentante Direzione ( RD )
Propone Azioni Correttive a seguito di NC riscontrate durante verifiche ispettive interne
Compila il registro Azioni Correttive ( M8.5.2-01)
Verifica l’attuazione e l’efficacia delle AC intraprese
Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità che hanno portato ad Azioni
Correttive
Dirigente Scolastico ( DS )
1. Convoca periodicamente il Gruppo SGQ per effettuare il riesame della Direzione
durante il quale controlla le informazioni riguardanti le NC e le AC intraprese
nell’Istituto.
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Trattamento del prodotto
non conforme
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.3Revisione n.4
6. MODALITA’ OPERATIVE
6.1 SEGNALAZIONE DELLA NON CONFORMITA’
Chiunque svolga attività nell’Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio
(docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in
evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente.
La gestione delle NC è così articolata:
NC rilevate durante gli AI: nella Proc8.2.2 “Audit Interni” sono descritte le modalità di
esecuzione degli AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC.
NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere
formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non
svolge attività nell’Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la
scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M8.5.1-01) o comunicare il rilievo, in
modo informale, mediante lettera e depositarle nella apposita cassetta situata nell’ingresso
delle sedi e identificata con la dicitura “MIGLIORARE INSIEME”. Sarà cura di RQ
analizzare le segnalazioni e attivarsi presso le Funzioni Competenti.
NC rilevate durante il riesame del SGQ
NC rilevate in altre fasi.
Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le
responsabilità specifiche.
6.2 ESAME E TRATTAMENTO DELLA NON CONFORMITA’
Il RQ, dopo aver esaminato le segnalazioni, decide quale Funzione possa risolvere con
competenza l’anomalia riscontrata o il disservizio. Completa o integra la scheda di
“Segnalazione di Non Conformità” M8.3-01, indicando una numerazione progressiva per
anno scolastico e comunica il problema alla Funzione Competente.
Ogni modulo M8.3-01 deve essere tenuto dal RQ che provvede alla registrazione sul M8.3-
02 “Registro segnalazione Non Conformità”.
La Funzione Competente decide in merito al trattamento della Non Conformità e sarà sua
cura dare corso, dopo aver consultato il RD, alle eventuali Azioni Correttive definite
secondo quanto previsto dalla procedura n. 8.5.2 “ Azioni Correttive”, utilizzando il modulo
M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”.
Qualora il rilievo segnalato non preveda alcuna azione correttiva, la Funzione Competente
invia comunicazione esplicativa alla Funzione Emittente entro trenta giorni.
6.3 ARCHIVIAZIONE
La documentazione relativa alle Non Conformità è conservata dal RQ nel caso in cui non sia
stata decisa una Azione Correttiva, in caso contrario copia della segnalazione e modulistica
relativa alla AC, è archiviata dal RD.
In entrambi i casi il periodo di conservazione delle registrazioni è di tre anni.
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Trattamento del prodotto
non conforme
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.3Revisione n.4
6.4 RIUNIONI PERIODICHE DI VALUTAZIONE
Il DS, durante il Riesame della Direzione, analizza le NC che hanno generato una AC sulla
base del documento di sintesi elaborato dal RD.
7. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità 8.3
Procedura N°8.5.2”Azioni Correttive”
Procedura N°8.5.3”Azioni Preventive”
M8.3-01 “Trattamento del prodotto non conforme”
M8.3-02 “Registro segnalazione Non Conformità”
M8.5.1-01 “ Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ”
M8.5.2-01 “Registro Azioni Correttive”
M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”
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Azioni Correttive Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.2Revisione n. 4
Procedura n° 8.5.2
"Azioni Correttive”
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 01/10/02
1 Trasferimento sede 01/09/2003
2 Adozione modello unico M8.5.2/3 “Richiesta di Azione
Correttiva/Preventiva”
01/09/2005
3 Nuova Denominazione dell’Istituto 01/09/2011
4 Nuova Denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione e interazione tra processi
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
7 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS
il 01/09/2015 il 01/09/2015
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Pagina 1 di 4La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
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Azioni Correttive Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.2Revisione n. 4
1.SCOPO
La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Correttive (AC)
intraprese per eliminare le cause di Non Conformità (NC) effettive, in funzione
dell’importanza dei problemi riscontrati e dei relativi rischi.
2.CAMPO DI APPLICAZIONE ED INTERAZIONE TRA PROCESSI
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutte le aree del Sistema di
Gestione della Qualità che influenzano la qualità dei prodotti e servizi forniti dall’Istituto.
La gestione delle Azioni Correttive interagisce con tutti gli altri processi sviluppati dall’IIS
“B. Montagna”; in particolare deve tenere in evidenza gli obiettivi per la qualità individuati
dalla direzione, i monitoraggi effettuati, l’analisi dei dati dei processi del SGQ al fine di
pervenire ad un miglioramento continuo dell’organizzazione per una completa soddisfazione
del cliente (M8.5.1)
3.INPUT
Gli input del processo sono:
risultati emersi dagli Audit Interni
segnalazioni o reclami dai clienti
riesame del Sistema per la Gestione della Qualità da parte della Direzione
richiesta di AC per NC giudicate rilevanti
richiesta di nuove AC da parte del RD ai vari responsabili di Funzione derivanti dal
riesame delle AC precedentemente adottate e risultate non efficaci
4.OUTPUT
Gli output sono:
definizione e adozione dell’AC attraverso la compilazione del modulo M8.5.2/3 “Richiesta di
Azione Correttiva/Preventiva”
approvazione dell’AC proposta dalla Funzione competente da parte del RD o del DS
verifica dell’attuazione da parte della Funzione Competente
verifica dell’efficacia dell’AC da parte del RD
compilazione del rapporto annuale sulle AC da parte del RD
compilazione registro AC da parte del RD
archiviazione della documentazione inerente l’AC da parte del RD
5.RESPONSABILITA’
Il RD è la Funzione responsabile della procedura ed ha inoltre i seguenti compiti:
supportare le varie Funzioni Competenti per l’eliminazione delle cause di NC attraverso
l’individuazione di adeguate Azioni Correttive
proporre eventuali AC per il miglioramento del SGQ
rilevare ed evidenziare, nel corso dei riesami da parte della Direzione, le carenze
ripetitive del SGQ al fine di proporre AC
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Azioni Correttive Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.2Revisione n. 4
verificare l’efficacia delle AC intraprese
elaborare un rapporto annuale sulle AC
archiviare la documentazione relativa alle AC.
La Funzione Emittente è la funzione che rileva la NC. Essa ha la responsabilità di compilare
la scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti M8.5.1-01 e di inserirla nelle apposite
cassette, situate all’ingresso delle sedi, e identificate con la dicitura “MIGLIORARE
INSIEME” o di aprire formalmente il modulo di segnalazione della NC (M8.3-01) e di
trasmetterlo al RQ che a sua volta lo consegnerà alla Funzione Competente. (Proc8.3)
La Funzione Competente è la funzione nel cui ambito di responsabilità si è verificata la NC ed
è essa che ha la responsabilità di proporre le relative Azioni Correttive, supportata da RD.
La Funzione Competente, nel cui ambito si è decisa una AC, deve:
svolgere l’analisi interna per la ricerca e l’individuazione delle cause della NC, con
l’eventuale supporto delle funzioni specialistiche di volta in volta interessate
proporre l’AC che si ritiene risolutiva del problema
individuare le verifiche più opportune per controllare il risultato delle azioni messe in atto
per la risoluzione della NC che ha richiesto una AC
verificare il risultato dell’azione intrapresa, con il supporto di RD
6.MODALITA’ OPERATIVE
6.1 SEGNALAZIONE DELLE NON CONFORMITA’
Chiunque svolga attività nell’Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio
(docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in
evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente.
La gestione delle NC è così articolata:
NC rilevate durante gli Audit Interni.: nella Proc8.2.2 “Audit Interni” sono descritte le
modalità di esecuzione delle AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC.
NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere
formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non
svolge attività nell’Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la
scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M8.5.1-01) e porla nella apposita cassetta
situata nell’ingresso delle sedi e identificata con la dicitura “MIGLIORARE INSIEME”.
Sarà cura del RQ analizzare le segnalazioni e consegnarle alle Funzioni Competenti.
NC rilevate durante il riesame del SGQ da parte della Direzione
NC rilevate in altre fasi.
Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le
responsabilità specifiche.
6.2 DEFINIZIONE DELLE AZIONI CORRETTIVE
Al ricevimento della segnalazione della NC la Funzione Competente della NC (eventualmente
supportata dalle altre Funzioni Interessate) avvia un’indagine per accertare i fatti accaduti al
fine di :
valutare la fondatezza della NC rilevata
predisporre e mettere in atto le azioni immediate per risolverla
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Azioni Correttive Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.2Revisione n. 4
valutare la necessità di effettuare AC per evitare il ripetersi della NC, analizzando le
cause primarie che hanno generato la NC, la possibilità del ripetersi di eventi negativi, il
rapporto costo/beneficio di una eventuale AC, il grado di frequenza con cui si
manifestano le NC.. Se decide in tal senso deve informare il RD.
Il RD compila la prima parte del modulo M8.5.2/3, indicando la Funzione Emittente o la
fonte di informazione e la causa della NC e, insieme alla Funzione Competente e alle altre
eventuali funzioni coinvolte, definisce modalità, costi e tempi di attuazione.
Entro i termini previsti per la attuazione della AC, il RD effettua un controllo finale per
verificarne l’effettiva realizzazione, quindi ne controlla l’efficacia, motivandone
sinteticamente le risultanze.
L’AC viene inserita nel registro AC (M8.5.2-01), indicando una numerazione progressiva per
anno scolastico.
Per AC che implichino comunque una spesa si segue l’iter previsto dalla procedura relativa
agli approvvigionamenti con l’approvazione finale del DS.
Il RD elabora, con periodicità annuale, un documento di sintesi relativo a tutte le AC
intraprese. Questo documento, in cui sono indicate le realizzazioni ed i risultati delle AC,
viene discusso durante le riunioni per il riesame del SGQ da parte della Direzione.
6.3 DOCUMENTAZIONE
La documentazione completa relativa all’analisi delle AC viene archiviata dal RD per un
periodo di tre anni.
7. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, sezione 8.5.2
Proc8.3 “Trattamento del prodotto non conforme”
Proc8.2.2”Audit Interni”
M8.5.1-01 “Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti”
M8.3-01 “Segnalazione di NC e richiesta di AC”
M8.3-02 “Registro Segnalazione Non Conformità”
M8.5.2-01 “Registro delle Azioni Correttive”
M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”
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Azioni Preventive
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.3Revisione n. 4
Procedura n° 8.5.3
"Azioni Preventive”
Indice di Revisione
Revisione Natura della revisione Data
0 Prima edizione 01/10/2002
1 Trasferimento sede 01/09/2003
2 Adozione modello unico M8.5.2/3 “Richiesta di Azione
Correttiva/Preventiva”
01/09/2005
3 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/2011
4 Nuova denominazione dell’Istituto 01/09/15
Indice
Paragrafo Titolo
1 Scopo
2 Campo di applicazione
3 Input
4 Output
5 Responsabilità
6 Modalità operative
7 Riferimenti
Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015
_________________ ___________________
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
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Azioni Preventive
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.3Revisione n. 4
1. SCOPO
La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Preventive (AP)
intraprese per eliminare “a monte” le cause potenziali di Non Conformità (NC) in relazione
all’importanza dei problemi e dei relativi rischi.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutto il Sistema per la Gestione
della Qualità dell’Istituto “B.Montagna”.
La gestione delle Azioni Preventive interagisce con tutti gli altri servizi e/o processi presenti
nell’Istituto e in particolare interagisce con la definizione degli obiettivi per la Qualità da
parte del DS e con il monitoraggio e la misurazione dei processi del SGQ.
La finalità è di dimostrare la capacità del servizio scolastico offerto di poter raggiungere i
risultati che L’Istituto si è prefisso e la piena soddisfazione dei clienti.
3. INPUT
Gli input possono essere di origine interna od esterna.
Esempi di fonti di origine interna sono:
Risultati di monitoraggi
Verifiche Ispettive
Andamento degli indicatori della qualità
Grado di soddisfazione dei clienti
Riesame da parte della Direzione
Proposte di AP da parte di tutte le funzioni dell’Istituto
Richieste di nuove AP ai vari responsabili di Funzione derivanti dal riesame delle
AP precedentemente adottate e risultate non efficaci.
Esempi di fonti di informazione di origine esterna sono:
Rilievi dei clienti
Risultati di prove da parte dell’Invalsi, di enti o istituti esterni.
4. OUTPUT
Gli output del processo sono:
valutazione dell’esigenza di adottare AP;
selezione delle AP appropriate e loro tempi di attuazione;
verifica da parte del RD dell’attuazione ed efficacia delle AP intraprese;
archiviazione, a cura del RD , dei documenti pertinenti la gestione delle AP per un
periodo minimo di 3 anni.
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.
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Azioni Preventive
Sistema Gestione Qualità
Proc 8.5.3Revisione n. 4
5. RESPONSABILITA’
La Funzione responsabile di questa procedura è il Rappresentante della Direzione (RD) che,
coadiuvato dal RQ, ha i seguenti compiti:
supportare le varie Funzioni nell’individuazione delle NC potenziali;
supportare le varie Funzioni nell’eliminazione delle cause di NC potenziali;
verificare l’attuazione e l’efficacia delle AP intraprese;
elaborare un rapporto annuale sulle AP;
Il Dirigente Scolastico ha la responsabilità di approvare le Azioni Preventive da attuare
quando le ritiene opportune per il miglioramento dell’offerta del servizio scolastico, dopo
aver esaminato le informazioni presentate dal RD.
6. MODALITA’ OPERATIVE
L’Azione Preventiva implica una gestione migliorativa delle attività, basata
sull’individuazione in anticipo dei possibili pericoli di insorgenza di Non Conformità.
Nella proposta delle AP possono essere coinvolte tutte le funzioni dell’Istituto.
In base ai dati a sua disposizione, ai costi e ai benefici derivanti da una applicazione sul
SGQ, la Direzione decide in merito all’approvazione delle AP, ne definisce il Responsabile
attuativo e mette a disposizione le risorse necessarie.
Le AP sono documentate in un apposito modulo (M8.5.2/3 “Richiesta di Azione
Correttiva/Preventiva”) emesso dal Rappresentante della Direzione (RD) e approvato dalla
Direzione. Tutte le AP sono riassunte nel registro delle AP (M8.5.3-02).
Il RD conserva registrazione delle AP intraprese per un periodo minimo di 3 anni.
7. RIFERIMENTI
Manuale della Qualità, Sezione 8.5.3
M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”
M8.5.3-02 “Registro Azioni Preventive”
La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.
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