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PROCESO ADMINISTRATIVO 1
Sesión No. 9
Nombre: Organización
Objetivo
El estudiante comprenderá los elementos de la organización tales como:
estructura organizacional, manuales y descripción de actividades a partir de los
cuales se establecerá el cambio organizacional.
Contextualización
Dentro del proceso administrativo encontramos la organización como
segunda etapa: ¿Cuál es su propósito principal en un mundo globalizado?
Dentro del proceso administrativo, la organización ha cambiado debido a las
exigencias del entorno externo. El mundo ha experimentado grandes cambios
que afectan la forma de hacer las
cosas en las actividades cotidianas. El
comercio internacional, traducido en
un intercambio de gran variedad de
productos, ha originado que el
mercado mundial se vuelva mucho
más competitivo.
Esto implica que las organizaciones se deban adaptar a esta dinámica
empresarial, por lo que es necesario realizar cambios y modificaciones en sus
estructuras. Los enfoques anteriores han sido desplazados por nuevas
herramientas, en la medida en que los administradores buscan adecuar modelos
y técnicas que permitan a los empleados llevar a cabo, de una mejor manera, las
actividades de la organización. Estas herramientas buscan modificar los
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procesos de trabajo, trayendo como consecuencia que el proceso administrativo
deje poco a poco el ámbito interno operativo de la empresa y se vincule más con
la tendencia de expansión a través de nuevas formas de trabajo y gestión que
permitan reorganizar los procesos productivos.
Introducción al Tema
El entorno mundial, marcado por el
fenómeno de la globalización, se caracteriza
hoy en día por la integración de los mercados.
Las barreras fronterizas han sido rebasadas por
el intercambio comercial, exigiendo a las
empresas un cambio en su manera de producir,
debido en gran parte a la competitividad que
exige la dinámica de los mercados.
En este sentido, el proceso administrativo debe afrontar el nuevo
paradigma, a través de mejorar y ajustar sus distintas etapas.
La organización, al ser parte de él, debe adecuarse a las nuevas exigencias,
retomando hacia su interior los cambios que demanda su estructura
organizacional en la definición de actividades. Es así que la mayoría de las
organizaciones, independientemente del tipo o de cuál sea su área de trabajo o
actividad, requieren una estructura organizada que defina con claridad sus
funciones, división del trabajo, niveles de autoridad y responsabilidad, con el fin
de evitar problemas por una posible duplicidad de funciones, además de
describir con precisión los puestos del personal.
PROCESO ADMINISTRATIVO 3
En esta sesión explicaremos la organización, bajo qué principios se gobierna,
qué elementos conforman la estructura organizacional, cuál es la función del
manual administrativo y el organigrama, y la importancia de definir las
actividades.
Explicación
Definición y principios de organización
¿Qué lugar ocupa la organización dentro del proceso administrativo
y cuáles son sus principales principios?
La organización como segunda etapa del proceso administrativo “… consiste
en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y
responsabilidades así como el establecimiento de métodos, y la aplicación de
técnicas tendientes a la simplificación del trabajo” (Münch, 2007, p. 45). Puede
ser de dos tipos: formal e informal.
(Gómez, 2004, p. 192)
Formal
• Define la responsabilidad y autoridad de
cada uno de sus miembros, distinguiendo la
cadena de mando y los canales de
comunicación.
Informal
• Se encuentra fuera de la organización
formal; son grupos de influencia que tienen
sus propias reglas, no se establecen por
escrito pero se cumplen.
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En toda empresa, por muy pequeña que sea, organizar implica cumplir con
una serie de preceptos generales o principios; estos
le permiten al administrador guiar sus esfuerzos en un
nuevo ambiente de negocios que exige adapte su
ambiente interno, para poder crecer en un ambiente
externo de alta competitividad.
Ante este nuevo panorama, la forma de aplicar las
distintas etapas del proceso administrativo ha
cambiado; se ha demostrado que la visión tradicional
de Fayol ya no es la mejor opción para entender las
nuevas formas de organización.
Aspectos tales como cultura, cultura organizacional, capital
intelectual, aprendizaje organizacional y organizaciones
inteligentes, así como la revaloración del papel que juega
el factor humano como actor principal de la acción
organizacional, se incorpora a la construcción de nuevos
paradigmas en un intento por obtener una explicación
integral del fenómeno organizacional. (Font, 2000, p. 36).
Es importante que entiendas estas nuevas categorías dentro de la organización.
Por ese motivo, deben añadirse nuevos elementos a los principios tradicionales,
por ejemplo:
Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y
claro, incluyendo las divisiones que sean básicos al mismo; La responsabilidad
siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente; La delegación
de la autoridad deberá ser descendente para su actuación; La división del
trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones. (Gómez, 2004, pp. 216-218).
PROCESO ADMINISTRATIVO 5
Estructura organizacional
¿Cuál es la importancia de la estructura organizacional de las
empresas?
La organización se convierte en guía para el desempeño laboral.
(L. Daft, 2005, p. 86).
Su estructura organizacional determina los niveles jerárquicos en la toma
de decisiones; puede ser vista en dos dimensiones: de forma vertical jerárquico y,
en forma horizontal o lateral. Por ejemplo, los dos primeros son el marco de
referencia estructural, que es la jerarquía vertical que aparece en el
organigrama. La jerarquización refiere a los puestos administrativos que toman
las decisiones y cuentan con autoridad dentro de la organización. El tercero
corresponde al patrón de interacciones entre los empleados. La
Designa las relacione formales de mando, incluso el
número de niveles jerárquicos y el tramo de control de
gerentes y supervisores.
Identifica el agrupamiento de individuos en
departamentos y de estos en la organización total.
Incluye el diseño de sistemas para asegurar la
comunicación, coordinación e integración efectiva de los
esfuerzos de todos los departamentos.
PROCESO ADMINISTRATIVO 6
departamentalización es un aspecto horizontal dentro de la estructura. Esta se
lleva a cabo cuando se realiza la división del trabajo, estableciendo grupos de
empleados para desarrollar las actividades de producción y venta un producto, o
para otorgar un tipo de servicio.
La organización debe proporcionar tanto información vertical como horizontal
para poder alcanzar los objetivos establecidos. Esto marca una diferencia
fundamental. Las relaciones que se
establecen en forma vertical son
diseñadas para tener mejores
pautas de control, en cambio a nivel
horizontal están diseñadas para
establecer una coordinación y
colaboración, lo que implicaría
reducir el control.
Definiciones de actividades
¿Cuál es la importancia de los organogramas y manuales
administrativos en los distintos tipos de organización?
Es claro que el tamaño influye, de manera determínate, en su estructura; por
ejemplo, dentro del tipo de organización encontramos:
Multinacionales
• Tienden a un mayor grado de
jerarquización, especialización y
departamentalización.
Familiares
• Son pequeñas empresas.
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También podemos encontrar el tipo de empresas que generan ganancias
de las que no lo hacen, éstas últimas sólo buscan generar un impacto social y
sobreviven gracias a financiamientos como los subsidios o las donaciones.
Una manera de conocer la estructura interna de la organización,
independientemente de su naturaleza o actividad, es a través del organigrama
siendo “… la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o
de una de sus ares o unidades administrativas, en las que se muestran las
relaciones que guardan entre sí los órganos que las componen”. (Franklin, 1998,
p. 65).
Pueden clasificarse por su naturaleza (micro o macroadministrativos), por su
ámbito (generales o específicos), por su presentación (verticales, horizontales,
mixtos) y por su contenido (integrales, funcionales y de puestos). Éste último va
de la mano con la definición de actividades de la organización, que parte del
análisis del puesto:
…es el proceso de obtener información sobre los puestos al definir sus
deberes, tareas o actividades. […] Cuando se termina, el análisis de puestos da
como resultado un informe escrito que resume la información obtenida del
estudio de veinte a treinta tareas o actividades individuales. Los gerentes de
recursos humanos utilizan estos datos para desarrollar descripciones y
especificaciones el puesto. (Bohlander,: 2001: 88)
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Describe la relación de tareas, obligaciones y responsabilidades, indica el
nombre del puesto, salario, superior jerárquico, requisitos educativos y físicos,
conocimiento del puesto y formas de promoción. En cambio la especificación del
puesto establece lo que necesita una persona para desempeñar el trabajo, como
son conocimientos, habilidades y aptitudes.
Manuales
También el manual administrativo de la organización
cumple la función de informar y comunicar los
objetivos, las políticas, la estructura y sus
funciones. A diferencia de los organigramas…
…son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación que permiten registrar
y transmitir en forma ordenada y sistemática,
información de una organización (antecedentes,
legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas,
procedimientos, etc.), así como las instrucciones y
lineamientos que se consideren necesarios para el
mejor desempeño de sus tareas” (Franklin, 1998, p.
147).
Se clasifican por su:
Alcance
• General,
departamental, de
puestos.
Contenido
• Organización,
políticas,
procedimientos,
técnicas.
Función
• De personal, ventas,
producción,
finanzas, entre
otros.)
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Conclusión
La organización dentro del proceso administrativo ha sido estudiada desde
distintos enfoques, definiciones y conceptualizaciones, porque los distintos tipos
de organizaciones reflejan en sus áreas una serie de cambios producidos por
aspectos como la cultura organizacional, el aprendizaje así como la
revalorización del factor humano.
Es evidente la gran velocidad con la
que suceden los cambios en el mundo
actual, debido al acelerado ritmo de vida
en los ámbitos económico, político y
social, han afectado las estructuras
organizacionales, al llevar al
administrador a tomar decisiones no
planeadas por cambios tan repentinos,
esto hace que el ambiente de las
organizaciones cambie constantemente.
Es un hecho que el proceso administrativo se debe
adecuar a las nuevas circunstancias para un mejor
desempeño de las organizaciones y de los individuos.
En la siguiente sesión abordaremos la siguiente fase del proceso, la de
dirección, donde se ejecutan las otras etapas; comprende elementos como la
toma de decisiones, la comunicación, la motivación y el liderazgo, aspectos que
tienen que ver con la parte subjetiva de los individuos.
PROCESO ADMINISTRATIVO 10
Para aprender más
Lee los siguientes artículos:
¿En qué consisten las competencias laborales? ¿Qué tipo de pruebas se
requiere aplicar a los candidatos para los distintos puestos? ¿Qué tipo de
empresas realizan un proceso de selección de personal más completo?
Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios
organizacionales. Consultado el 26 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/de-la-teoria-de-la-organizacion...
Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. ¿Cómo
aplica en la empresa mexicana? Consultado el 26 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/la-seleccion-de-personal-por-competencias...
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Actividad de Aprendizaje
Instrucciones:
Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta
sesión, ahora tendrás que realizar las siguientes actividades:
1) Leer el siguiente artículo: Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el
análisis del cambio organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis
de los procesos institucionales. Consultado el 26 de abril de 2013:
http://brd.unid.edu.mx/referentes-teoricos-para-el-analisis...
Enseguida de manera individual elabora una infografía del contenido
del artículo. Para el desarrollo de la infografía puedes apoyarte de las
siguientes páginas: http://www.easel.ly/ http://piktochart.com/, colócale un
nombre a tu infografía, dale guardar para que se genere en automático
una liga de la misma y posteriormente compártesela a tu profesor.
Imagen: Recuperada el 16 de diciembre de 2015. De:
http://www.easel.ly/create/?id=https://s3.amazonaws.com/easel.ly/all_easels/1385308/isabel333&key=pri
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Estas actividades representan el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo
siguiente:
Liga de la infografía
Uso de recursos visuales
Ortografía y redacción.
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Bibliografía
Bohlander, G. (2001). Administración de recursos humanos. México:
Thomson/ Learning.
Daft, R. (2005), Teoría y diseño organizacional, México: Thomson.
Franklin, E. (1998). Organización de empresas. México: McGraw Hill.
Gómez, G. (2004). Planeación y organización de empresas. México:
McGraw Hill.
Münch, L. (2007). Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas
funcionales y desarrollo emprendedor. México: Pearson / Educación.
Hemerografía
Font, I. y Córdova, A. (2000). Algunas reflexiones en torno al fenómeno
organizacional. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad
Autónoma Metropolitana Azcapotzalco, Núm. 17, enero-junio.
Tunal, G. (2005). De la teoría de la organización a los estudios
organizacionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad
Autónoma Metropolitana – Azcapotzalco, Núm. 28, julio – diciembre.
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Vértiz, M. (2008). Referentes teóricos para el análisis del cambio
organizacional. Las tesis sobre el cambio y la síntesis de los procesos
institucionales. Revista Gestión y Estrategia, México: Universidad
Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 33, enero – junio.
Zarazúa, J. (2013). La selección de personal por competencias. ¿Cómo
aplica en la empresa mexicana? Revista Gestión y Estrategia, México:
Universidad Autónoma Metropolitana - Azcapotzalco, Núm. 43, enero –
junio