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APRESENTAÇÃO
A atividade de eventos vem crescendo notavelmente no Brasil e no mundo. Há
décadas os profissionais vêm se aperfeiçoando e desdobrando-se a cada dia
em outras atividades, cada vez mais específicas. A base desse crescimento e
solidez é o conhecimento e o estudo, através de cursos acadêmicos e
educação continuada. Se o segmento de Eventos por um lado oferece um
leque de especializações, por outro, absorve mão de obra graduada em
diversas áreas, como Comunicação Social, Marketing, Publicidade, Relações
Públicas, Administração, Turismo, Hotelaria e correlatas da área das Ciências
Humanas.
Atualmente, os governos promovem eventos como parte de suas estratégias
para o desenvolvimento econômico, crescimento da nação e marketing de
destino, um exemplo disso é o Salão do Turismo, evento já consolidado
nacionalmente.
E, principalmente, a promoção de eventos que se proliferam em todos os
Estados, das mais diversas e variadas formas.
O Turismo de Eventos é, hoje, o maior produtor de negócios e gerador de
renda, emprego e divisas. O país se prepara para entrar em fase de pré-evento
diante da previsão de abrigar um dos maiores eventos mundial: a Copa do
Mundo de 2014. Para tanto é preciso estar preparado, e essa etapa começa
agora, com a informação, o conhecimento e a mão de obra se especializando
em segmentos que se classificam na estrutura de suporte para eventos.
O turismo de negócios é uma realidade. Embora sempre nos remetêssemos ao
turismo como atividade de lazer, belezas naturais e atrativos culturais, a
realidade da relação dos negócios com o turismo está cada vez mais unificada.
Não é possível fazer uma dissociação e isto traz para o turismo como negócios,
3
uma série de benefícios. Os eventos trazem uma relação de negócios e de
forma intrínseca, uma atividade turística.
Neste curso de Produção e Gestão de Eventos, ao abordarmos temas técnicos
e descrevermos instrumentos e ferramentas de trabalho que geram a
produção, veremos também a forma de como gerir e administrar os eventos de
forma produtiva e rentável. E, seja qual for o evento, teremos incluso um veio
turístico. Bom curso e bom aproveitamento!
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ÍNDICE APRESENTAÇÃO-------------------------------------------------------------------------02
CAPÍTULO 1-----------------------------------------------------------------------------------04
Eventos: uma introdução
CAPÍTULO 2-----------------------------------------------------------------------------------19
Fases e etapas do evento: Pré-evento
CAPÍTULO 3-----------------------------------------------------------------------------------26
Fases e etapas do evento: Transevento
CAPÍTULO 4-----------------------------------------------------------------------------------28
Organização de Mesas
CAPÍTULO 5-----------------------------------------------------------------------------------37
Normas de Cerimonial Público e Ordem de Precedência
CAPÍTULO 6-----------------------------------------------------------------------------------41
Cerimonial e Protocolo
CAPÍTULO 7-----------------------------------------------------------------------------------62
Símbolos Nacionais
CAPÍTULO 8-----------------------------------------------------------------------------------69
Eventos e Turismo
CAPÍTULO 9-----------------------------------------------------------------------------------74
Turismo de Eventos e de Negócios
CAPÍTULO 10---------------------------------------------------------------------------------77
Entidades de Fomento e organização de eventos
CAPÍTULO 11---------------------------------------------------------------------------------80
Documentos importantes | Pós-evento | Dicas
CAPÍTULO 12---------------------------------------------------------------------------------89
Gerenciando Eventos como projetos
GLOSSÁRIO DE EVENTOS--------------------------------------------------------- 92
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CAPÍTULO 1 Eventos: uma introdução
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1. EVENTOS: UMA INTRODUÇÃO 1.1 CONCEITOS DE EVENTO
Os eventos sociais, acadêmicos, científicos, públicos ou particulares, oficiais ou
empresariais, têm por finalidade reunir profissionais e especialistas de uma
determinada área de atuação para transmissão de informações de interesse
comum aos participantes. As informações são transferidas oralmente, de
maneira formal ou informal, e, via de regra, reunidas e disseminadas aos
participantes através de documentos específicos.
Os eventos podem ser realizados, de acordo com a importância e a
abrangência do assunto tratado, de pequenos encontros de especialistas até
congressos internacionais reunindo um grande número de participantes.
Assumem um papel de grande importância no processo da comunicação, na
medida em que a transmissão de idéias e fatos novos são levados à tona e
divulgados de forma segura, rápida e objetiva.
Evento é o conjunto de ações previamente planejadas com o objetivo de
alcançar resultados definidos junto ao seu público alvo. Segundo o dicionário Aurélio, evento é qualquer acontecimento de especial
interesse, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação.
Para Relações Públicas, evento é considerado “a execução de projeto
devidamente planejado de um acontecimento, com o objetivo de manter, elevar
ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse”
(CESCA, 1997).
Evento é um fato e com tal é abordado em quase todas as definições descritas. A fim de aproximar mais o tema deste curso com a temática do
turismo, tratemos de eventos como “parte significativa na composição do
produto turístico, atendendo intrinsecamente as exigências de mercado em
matéria de entretenimento, lazer, conhecimento, descanso e tantas outras
motivações” (MARTIN apud ANDRADE, 1999)
Pode-se caracterizar como impactos positivos do setor de eventos para o
turismo, segundo Edna Leite Dias (BAHL, 2003):
- é uma área pouco atingida em época de crise;
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- não depende do regime governamental;
- gera divisas e empregos;
- não é influenciada pela sazonalidade da atividade turística;
Giacaglia (2008) aponta ainda como benefícios gerados pelos eventos tanto
para empresas quanto para os consumidores:
- estreitamento das relações com os clientes, possibilitando a interação destes
com os profissionais da empresa, facilitando as vendas;
- apresentação dos produtos e serviços da empresa para seu mercado
consumidor;
- ganho de novos clientes, além da geração de banco de clientes potenciais de
prospecção para a equipe de vendas;
- obtenção de informações sobre o mercado e concorrentes;
- diversidade de empresas no mesmo espaço, facilitando para os
consumidores;
- possibilidade de estabelecimento de novos contatos comerciais e parcerias;
- alavancagem da imagem institucional.
O planejamento é a principal ferramenta de trabalho para a execução de um evento. Conhecer a fundo todos os assuntos relacionados a este conteúdo
é de extrema importância para quem trabalha ou pretende trabalhar nesta área
com tantos desdobramentos. Evento, produção e gestão exigem conhecimento e embasamento técnico.
1.2 CLASSIFICAÇÃO E TIPOLOGIA DOS EVENTOS Os eventos podem ser classificados, do ponto de vista organizacional, em
institucionais e promocionais.
• Os eventos institucionais são aqueles que visam criar ou firmar o
conceito / imagem da empresa, entidade, instituição, governo ou pessoa,
sem objetivos mercadológicos imediatos;
• Os eventos promocionais: são aqueles que visam à promoção da
empresa, da entidade, instituição, governo, pessoa, produto ou de um
serviço visando fins mercadológicos.
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De forma abrangente, os eventos podem ser classificados por diversas formas.
As principais formas de classificação dos eventos são:
* Por categoria – podem ser classificados como institucional - quando visa criar
ou firmar o conceito e a imagem de uma empresa, entidade, governo ou
pessoa e promocional ou mercadológico - quando objetiva a promoção de um
produto ou serviço, visando fins mercadológicos.
* Por localização ou abrangência – são agrupados segundo o alcance do
evento e na captação dos participantes. Podem ser: mundiais, internacionais,
latino-americanos, brasileiros, regionais ou municipais.
* Por data ou frequência – podem ser fixo - quando tem data invariável de
acordo com as comemorações cívicas (7 de setembro), religiosas (Dia de
Nossa Senhora Aparecida), específicas (Carnaval), periódica (Copa do
Mundo).
* Por sua dimensão – está relacionado com o número total de participantes.
Podem ser:
- Macro – mobiliza milhares de pessoas, colaboradores e participantes.
Exemplo: Copa do Mundo.
- Grande porte-mobiliza milhares de pessoas, sendo operado apenas por
empresas privadas. Exemplo: Festa de Peão de Barretos.
- Médio porte-com adesão de até mil participantes.
- Pequeno porte – abrange apenas um segmento e tem número específico e
reduzido de público.
* Pelo perfil dos participantes:
Geral, aberto a vários setores. Ex.: Salão do Automóvel de São Paulo
Dirigido e realizado entre profissionais com atividades comuns. Ex.:
Convenção Nacional do Comércio Logista
Especifico composto por técnicos e profissionais com atividades e
interesses comuns. Ex.: Congresso Internacional de Endocrinologia
*Por adesão – opção em aderir ou não.
São classificados como: fechado - adesão restrita em que o participante recebe
o convite restrito do organizador, que normalmente paga todas as despesas e,
aberto-podendo o participante ser pagante ou não, ao acesso e serviços.
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* Por objetivo ou área de interesse – é identificado de acordo com a finalidade
e os objetivos do evento. Podem ser: artístico, científico, cultural, desportivo,
cívico, gastronômico, religioso, empresarial, social, técnico, político, turístico
dentre outros.
* Por tipologia – os tipos de eventos mais conhecidos e os que mais
representam maior movimentação para a infraestrutura turística serão descritos
abaixo. É importante lembrar que cada uma das classificações descritas pode e
geralmente agrupa inúmeros tipos de eventos.
Exposições: São formas de expor produtos, objetos, fotografias, serviços, documentos a um
público geral ou específico com a finalidade de divulgar e/ou vender. Existem,
todavia, várias formas de se expor com características diferentes. Dessa forma,
as exposições podem ser classificadas em:
- Feira: é uma iniciativa ampla em que uma ou várias empresas se associam
para divulgar e promover seus produtos, técnicas e serviços, visando à
comercialização.
- Roadshows: é um tipo de exposição que se caracteriza pelo fato de ser
montado sobre rodas (ônibus ou carreta), constituindo-se num evento
itinerante. Tem por objetivo divulgar, promover novas tecnologias, políticas de
atuação e preservação, conquistar associados e parceiros, demonstrar
produtos e serviços, informar sobre uma empresa, organização, governo,
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partido político entre outros. É geralmente apresentado em regiões menos
acessíveis às informações de mercado.
- Showcasing: tipo de evento que se constitui em uma alternativa mais
econômica de exposição em que os produtos e serviços estão dispostos em
vitrines fechadas e os visitantes não tem contato direto com os expositores,
comunicando-se por telefones instalados em cabines anexas, diretamente
ligadas à central de informação do expositor.
- Mostra: caracteriza-se como um evento de pequeno porte com data móvel,
podendo ou não ser itinerante, mantendo sua formatação original. Visam
apenas divulgar produtos, serviços, documentos etc.
- Salão: é um espaço de exibição publica de produtos e serviços destinados a
um público mais ou menos segmentado. Tem como finalidade a promoção,
divulgação e informação, não pretendendo a venda direta.
Encontros técnicos e científicos:
- Congresso:
É uma programação centrada em uma área do conhecimento com objetivo de
atualização, divulgação ou transferência de conhecimentos científicos e novas
técnicas. È realizado, geralmente em vários dias, podendo contar com a
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inclusão de outros encontros dentro deste. É promovido por entidades
associativas ou profissionais.
- Conferência:
É a exposição de um assunto de amplo conhecimento do conferencista, que
geralmente é pessoa reconhecidamente competente. Após a explanação, o
conferencista responde às perguntas formuladas pelos ouvintes. Este tipo de
evento, normalmente, é um dos formatos utilizados em seminários e
congressos. Tem curta duração quando acontece como evento isolado.
- Simpósio:
Considerado uma variação de mesa redonda e com o objetivo de realizar um
intercâmbio de informações, o simpósio conta com vários expositores e com a
presença de um coordenador, que orienta a discussão a fim de não desviá-la
do tema geral de interesse. Possui duas diferenças da mesa redonda: os
participantes são especialistas de grande renome e eles não debatem entre si.
- Painel:
Caracterizado por um grupo de apresentações, no qual até quatro expositores
apresentam temas predeterminados, orientados por moderadores. É uma
forma de reunião limitada a um pequeno número de especialistas. Na
apresentação, os expositores colocam individualmente seus pontos de vista
sob o tema, sendo que o orador principal dispõe de tempo maior para sua
explanação. A seguir, acontecem os debates e são respondidas as perguntas
da platéia, que são feitas por escrito, sem a necessidade de identificação,
conforme as regras da mesa redonda.
- Seminário:
Semelhante ao congresso, porém de menor porte e tem por objetivo a
transmissão, atualização, o debate, a divulgação ou a transferência de
conhecimentos e técnicas centrados num tema básico, que pode ser
desdobrado em subtemas.
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- Oficinas:
As oficinas refletem a apresentação e discussão de estudos da área
educacional, novos produtos e dinâmicas, com o objetivo de disseminar o
conhecimento e a prática relativos aos temas enfocados. Possuem a
formatação semelhante aos workshops e podem fazer parte de eventos de
maior porte.
- Workshops:
Muito utilizado na área empresarial, tem objetivo promocional ou comercial. É
um evento de curta duração, sendo dividido em um momento expositivo, sobre
determinado tema, serviço ou produto e em um momento de demonstração do
produto ou serviço. Geralmente exigem resultados imediatos, por parte dos
participantes.
- Fórum:
É um tipo de reunião, cujo objetivo é conseguir efetiva participação de um
público numeroso, motivado por um coordenador, que levanta o problema de
interesse geral.
Desfile:
Pode ter caráter social, marketing, promocional, moda, filantrópico, cívico ou
comunitário. Na maioria das vezes, o público compra o convite. Na platéia,
atrações como artistas, celebridades, autoridades, etc.. Grandes eventos são
realizados em Desfile, como o SPFW – São Paulo Fashion Week, que recebe
público nacional e internacional, além das celebridades e imprensa.
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- Desfile cívico
É apresentado geralmente pelas Forças Armadas, em datas especiais ou por
escolas que também comemoram datas cívicas. Os desfiles são realizados, em
sua grande maioria, em vias públicas.
- Paradas
São eventos abertos ao público, por interesse e, em geral, por simpatia e
curiosidade. Normalmente, trazem carros alegóricos ou de som e uma
parafernália de equipamentos lúdicos. Um exemplo bastante famoso é a
Parada GLBT.
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Excursões:
- Técnicas:
Caracterizam-se por deslocamentos de pessoas, dentro ou fora de seu local de
origem residencial, com o objetivo de propiciar o convívio e a interação com um
novo produto, serviço, idéia ou instituição. São normalmente realizadas por
agencias de viagens ou operadoras turísticas. Podem ter o caráter de excursão
(um dia, sem pernoite) ou de viagem (mais de 24 horas e menos do que seis
meses).
- De incentivo:
As políticas de incentivo vêm sendo adotadas com muita frequência como
maneira de motivar equipes de vendas e outros funcionários, proporcionando o
aumento da produção desta mão-de-obra. Esse incentivo geralmente se
caracteriza como um prêmio, sendo o mais usual a viagem de turismo e lazer.
A colocação dos funcionários e a premiação são realizadas em eventos abertos
ou fechados, que dão início ao processo de incentivo que culmina no prêmio da
viagem.
Cerimônias:
Casamento Formatura
- Casamento:
Os casamentos constituem cerimônias únicas e devem ser planejadas de
forma especial. O casamento é uma celebração religiosa e/ou civil entre duas
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pessoas e exige a contratação de alguns serviços e fornecedores que levem
em conta não só a criatividade e a necessidade do cliente, mas o que ele está
disposto a pagar. Nas cerimônias de bodas, o casal renova seus votos de
casamento, seja ao lado dos filhos, netos ou demais familiares. Abaixo, segue
a lista de nomenclatura para bodas de casamento.
Bodas de casamento
Número de anos Nomenclatura 01 Papel 02 Algodão 03 Couro 04 Flores 05 Madeira 06 Ferro 07 Cobre ou lã 08 Bronze 09 Pote de madeira 10 Estanho 11 Aço 12 Seda 13 Renda 14 Marfim 15 Cristal 20 Louça ou Porcelana 25 Prata 30 Pérola 35 Coral 40 Rubi 45 Safira 50 Ouro 55 Esmeralda 60 Brilhante 65 70
Diamante Vinho
- Posse:
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Consiste em oficializar determinada pessoa a uma função para qual foi eleito
ou designado. As posses devem obedecer ao Cerimonial e Protocolo oficial. Algumas instituições têm em seu regimento como se deve proceder na
cerimônia.
- Cerimônias acadêmicas:
As cerimônias acadêmicas são compostas pela formatura, outorga de títulos e
aula magna. Devem obedecer ao Cerimonial Castrense.
A outorga de títulos consiste em cerimônia de homenagem em reconhecimento
aos serviços prestados à comunidade acadêmica.
A aula magna abre o ano letivo, sob a característica de uma palestra em
sintonia com o curso. Cerimonial Castrense, caso estejam presentes o
Magnífico Reitor e Doutores Pró - Reitores e Professores Doutores.
Encontros de convivência:
Os encontros de convivência são realizados com o intuito de reunir pessoas em
momento de descontração e lazer. Podem estar inseridos em eventos de
negócios, encontros religiosos ou serem concebidos essencialmente ao lazer.
Coquetel Show
- Coquetel
É uma reunião social onde as pessoas têm determinado objetivo e cuja
característica é o serviço ser passante e os convidados circulando em pé. Tem
tempo determinado para começar e finalizar.
- Almoço ou jantar:
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Podem ser realizados em restaurantes, clubes, hotéis, refeitórios de empresas,
clubes, residências, etc.. Estes locais devem ser reservados, o cardápio e o
serviço, previamente escolhidos.
- Festival:
É um evento de cunho artístico-cultural, periódico, objetivando competição,
promoção comercial ou divulgação. Sua principal característica é a de ser um
espaço formador, fomentando a experimentação artística e a formação de
recursos humanos.
- Show:
Trata-se de uma apresentação de música, dança, outras atividades artísticas e
culturais, a um público específico, com finalidade de oferecer entretenimento.
Programas de visitas:
- Famtour:
Bastante utilizado no meio turístico, consiste em visitas e viagens programadas
pelos operadores e empresas turísticas destinadas aos agentes de viagens. A
finalidade deste evento é fazer com que o profissional que comercializa
pacotes e produtos turísticos conheça melhor seus produtos para melhor
divulgá-los e vendê-los.
- Open Day-
Evento tipo visita, com tempo determinado, nas dependências da empresa,
indústria, loja, etc... Estilo reunião para mostrar sistemas, métodos,
equipamentos e materiais a determinado segmento de público, com o intuito de
aproximar a empresa do seu mercado. Existem dois tipos de open Day. O
primeiro se destina à visitação por grupos de interesse, como revendedores,
distribuidores, agentes, associações de classe e novos funcionários. O
segundo destina-se a visitação de missões especiais, comitivas estrangeiras,
autoridades e personalidades diversas, sobretudo quando a empresa mantém
relações internacionais.
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1.3 PERFIL DO PROFISSIONAL DE EVENTOS
A organização de eventos requer profissionalismo do início do projeto ao pós-
evento. Em todas as etapas dos eventos são envolvidas diversas pessoas
dentre fornecedores, profissionais de som, luz, espaços, bufês, bebidas, toldos,
stands, transporte, segurança, coordenadores, recepcionistas, mestre de
cerimônias, decorador, músicos etc. Para todos eles, um denominador comum:
qualidade na prestação dos serviços.
É imprescindível um planejamento rigoroso do evento e a contratação de
serviços de fornecedores e recursos humanos que trabalhem com o mesmo
patamar de qualidade e profissionalismo. Além disso, podemos elencar alguns
itens de destaque do perfil do profissional da área de eventos.
Para o gerente ou coordenador de eventos é necessário, conhecimento das
funções, perfil de liderança, dinamismo, habilidade de motivar e inspirar os
demais envolvidos e capacidade de lidar com imprevistos.
- Conhecimento das funções:
Para organizar ou trabalhar em eventos, é necessário ter conhecimento técnico
sobre o assunto e suas especificidades. É necessário conhecer ainda que
superficialmente, cada função a ser exercida por todos que compõem a equipe.
Aproveite para pesquisar um
pouco mais sobre o assunto nos
sites e vídeos relacionados deste
curso.
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Um evento proporciona, sobretudo, contato com pessoas, intercâmbio de
informações e abordagem a autoridades. O conhecimento amplo de assuntos
não relacionados com o evento em si também vai contribuir para seu
andamento eficaz e evitará constrangimentos e situações embaraçosas.
- Discrição:
Num evento, as pessoas que estão trabalhando não devem jamais chamar
atenção. Devem agir de forma transparente. Ter discrição, saber resolver os
problemas de forma que outras pessoas não percebam. Trabalhar em eventos
é trabalhar nos bastidores. No foco das atenções apenas o cliente, o público, o
produto e os convidados.
- Apresentação:
Muito relacionada com o fator discrição, a apresentação da equipe é algo muito
importante. Deve-se observar neste item como o profissional se apresenta
tanto no modo de falar quanto no que usa de vestimenta. Em evento ou
compromisso oficial trajar-se de forma correta é norma a ser cumprida de
acordo com o horário, local, tons, cores, padrões, texturas, clima, idade, tipo
físico, cargo. Tudo deve ser observado, analisado e cumprido.
- Pontualidade:
O horário pré-determinado tanto de inicio como de término do evento deve ser
respeitado. Alguns locais não permitem solenidades e outros acontecimentos
após determinado horário e isso deve ser respeitado. Assim, a pontualidade
deve ser um fator presente em todo o processo de organização do evento. E,
como o evento é feito por pessoas, o cumprimento do horário pelos
profissionais deve ser rigorosamente utilizado. É uma questão de respeito para
com o público que chegou no horário previsto.
- Versatilidade e Agilidade:
A capacidade de improvisar e conduzir situações imprevistas devem ser uma
característica e um talento do profissional de produção e gestão de eventos.
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Ser versátil diante de uma situação não programada e ser ágil para executar a
solução. Ambas as ações não podem ser, sequer, notadas pelo público.
- Comunicabilidade:
Evento não acontece com o trabalho de uma ou duas pessoas. Evento é,
essencialmente, o resultado do trabalho de uma equipe. Como todo trabalho
em equipe exige comunicação entre seus integrantes a fim de favorecer a
praticidade das atividades, nos eventos isso também deve acontecer,
frequentemente. As informações são passadas por olhares, andanças,
direcionamentos, frutos de observação e atenção ao que acontece todo o
tempo em todo o espaço. Quando é preciso o uso da fala, essa comunicação
deve ser rápida e direta, porém eficaz para não deixar dúvidas sobre o que
fazer ou o que está acontecendo.
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CAPÍTULO 2 Fases e etapas do evento: pré-evento
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2. Fases e etapas do evento: pré-evento 2.1. PRÉ-EVENTO O pré-evento corresponde à fase inicial do evento. É neste momento em que são
definidos o projeto e o planejamento das atividades, detalhamento dos custos a serem
disponibilizados para o evento, definição dos tipos de serviços a serem contratados
dentre outros.
Dentre as principais etapas desta fase, tem-se:
-Contato com o contratante (cliente)
Ao ser procurado por alguma empresa, instituição, pessoa física, enfim cliente, o
profissional deve ser pontual e apresentar-se física e mentalmente preparado para a
ocasião. A primeira impressão é a que fica.
- Definição dos objetivos
Conhecer tudo que envolve o evento serve, sobretudo, para dar direcionamento na
organização e na obtenção dos resultados esperados no mesmo.
A definição dos objetivos vai depender muito do tipo do evento que será realizado. São
totalmente diversos um dos outros e portanto exige projeto específico. Cada evento é
por si só, único. Pelo menos para aquele cliente, naquele momento.
- Orçamento disponível
O valor a ser gasto em tcada projeto deve ser o primeiro passo a ser discutido e, a
partir daí, dar início aos ajustes de ambos os lados: cliente, dono do recurso, e gestor
do evento, que vai transformar o dinheiro em sucesso. Regra geral é o passo principal,
demorado e criterioso para ser fechado. Daí em diante é trabalhar nas fases
seguintes.
- Estratégias e apresentação do plano
Depois de definidos os objetivos e orçamento, deve-se partir para a escolha das
estratégias a serem adotadas, sempre relacionando com as etapas anteriores.
A estratégia constitui fator determinante para o alcance dos resultados e do sucesso
do evento. Devem constar as seguintes ações e decisões: o objetivo, o público-alvo,
tipo, o tema, o local, a data e horário, o que se pretende atingir e obter como feedback.
No mais é utilizar as ferramentas da administração, como estabelecer cronograma,
fluxograma e checagem diária das atividades. O controle financeiro (entrad/saída)
também é diário.
- Tema e público-alvo
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As escolhas do tema e do público-alvo estão relacionadas à tipologia do evento. O
título ao lado da logomarca facilitará a divulgação, e a segmentação do público
proporcionando atingir uma divulgação mais direta e em menos tempo.
- Local, data e dia
Escolher o local é definir o evento. Para eventos de médio a grande porte, observe-se:
- a infraestrutura: hospedagem, alimentação, entretenimento, transporte e
deslocamento interno, além das vias de entrada e saída, qualidade desses serviços,
dentre outros.
- situação geral e sociopolítica: verificar a situação em relação a segurança física,
epidemias, movimentos ou conflitos sociais e políticos da cidade, estado ou país
- acessibilidade: no que diz respeito ao transporte aéreo, rodoviário, ferroviário ou
fluvial.
- atrações turísticas que motivem a adesão ao evento
- conveniência dos patrocinadores potenciais
- apoio dos órgãos públicos
- nível de aceitação
Outros pontos a serem observados:
Espaço - necessário a depender do tipo de evento e do público esperado. Por
exemplo, se o evento for qualquer tipo de exposição (feira, salão, mostra) o local deve
ser amplo e que permita a disposição de stands. Já para um encontro cientifico
(seminário, palestra, congresso) é útil um espaço com cadeiras ou poltronas
confortáveis e proporcionais ao número de participantes.
Infraestrutura – condição para instalações de som, retroprojetor ou data show, pontos
de energia, palco, cortinas, banheiros, copa/ cozinha, estacionamento, sala de apoio,
recepção, limpeza, segurança, iluminação pública, hospedagem, acessibilidade,
facilidade de serviços de transporte público e privado para o local, facilidades de
serviços como lanchonetes e restaurantes, meios de hospedagem, farmácia dentre
outros, elevadores e rampas de acesso.
Data e Dia – reservar na agenda de eventos da localidade com bastante antecedência,
para garantir que nenhum outro evento similar divida o público interno. Não só de
público externo constitui-se um evento. Os dois públicos se complementam e somam
divisas para o sucesso e a divulgação do acontecido. Quanto ao dia da semana é
interessante aproveitar feriados prolongados e finais de semanas para que possa com
isso agregar companhias aos participantes principais, aumentando a prestação de
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serviços e consequentemente a arrecadação em hotéis, restaurantes,
entretenimentos, citys tours, etc..
- Captação de Recursos
Cada vez é maior a procura por organizadores de eventos que estejam aptos a
trabalharem na captação de recursos. A gestão do evento começa por aí.
No Brasil, o patrocínio em eventos culturais e artísticos é favorecido por leis de
incentivo fiscal à cultura nas esferas federal, estadual e municipal. Dentre as principais
leis de incentivo, destacam-se:
- Lei Rouanet: Lei Federal nº 8.313, de 1991, que permite às empresas abater até 4%
do Imposto de Renda.
- Lei do audiovisual: Lei Federal nº 8 685, modificada pela Medida Provisória 1.515,
que permite desconto de até 3% para pessoas jurídicas e de até 5% para pessoas
físicas sobre Imposto de Renda para quem comprar cotas de filmes em produção, no
limite de R$ 3 milhões.
- Lei de Incentivo à Cultura: Lei Estadual nº 8.819 que permite destinar recursos
públicos a projetos aceitos, até 80% do custo total de cada um.
Para tanto necessário se faz registrar o projeto pelo menos um ano antes, em leis de
patrocínio para captação de recursos dos governos.
Nas empresas privadas, a programação de Marketing elabora o calendário de eventos
geralmente no ano anterior, o que significa dizer que é preciso também, se antecipar
com as solicitações de patrocínios, apoios e colaborações.
A definição de cotas em quaisquer das etapas é estudada entre o cliente, o gestor e o
produtor do evento.
Um detalhe muito importante a ser observado é o da necessidade de estruturar uma
equipe bem treinada para comercializá-las. Uma equipe de vendedores qualificados
para tal é essencial para o sucesso da captação de recursos.
- Reunião com os envolvidos
Para a realização de um evento ser satisfatório, toda a equipe deve estar informada
sobre o evento num todo e cada etapa detalhadamente. Todos devem ser cientes das
suas funções e quais as atividades que serão desenvolvidas. Além de todos estarem
“falando a mesma língua”, os colaboradores devem trabalhar em sintonia e com muita
comunicação, a fim de evitar falhas na execução das atividades e conflitos pessoais
internos.
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É interessante propor à equipe de colaboradores e parceiros um momento inicial de
apresentação com dinâmicas de grupo a fim de integrar o grupo. Reuniões frequentes
também é uma boa idéia para acompanhamento do grupo e resolução de possíveis
conflitos. Isso é de fundamental importância. Todos se manterem informados todo o
tempo.
- Contratação de serviços de terceiros
Em sua grande maioria os serviços que compõem a organização e a execução de um
evento, são terceirizados.
- equipamentos audiovisuais - retroprojetor, data show, som, microfone, filmadora
- gráfica -divulgação, crachás, ficha de inscrição, folders, cartaz, papelaria
- Bufê – toa a parte de A&B (alimentos e bebidas)
- decoradores/ambientadores
- fotógrafos/cinegrafistas
- seguranças
-manobristas
- recepcionistas
- transporte para palestrantes ou artistas
- mestre de cerimônia
- tradutores/intérpretes, etc..
Antes de contratar serviços de terceiros, é importante procurar conhecer a ficha
técnica do fornecedor, buscando referências e indicações. É interessante analisar,
sobretudo, a idoneidade da empresa, a situação econômica, histórico de sua atuação,
qualificação dos seus profissionais, recursos técnicos e tecnológicos e áreas de
atuação. Além disso, para assegurar que os serviços contratados sejam efetuados, é
imprescindível a celebração de um contrato entre as partes. O contrato é um
documento oficial que descreve todas as responsabilidades e direitos dos envolvidos,
bem como as áreas de atuação e serviços pertinentes.
- Elaboração do programa
O programa geral do evento deve ser elaborado em conformidade com o tema
principal definido. É feito em combinação com o contratante.
Os principais itens a constar neste programa são: período de realização do evento,
horário de inicio e término, tema principal, atividades a serem oferecidas ao público e
seus respectivos dias, horários e local (is), horários de intervalos para lanche e
almoço, promoções a serem realizadas no evento, informações sobre transporte e
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hospedagem, caso necessário, aos convidados e participantes, atividades paralelas,
como passeios, visitas, excursões etc., valor a ser pago pelo participante e formas de
pagamento.
- Confecção do material promocional
O briefing do produto é passado a equipe de Marketing (profissionais de publicidade
ou designer) que elabora o material promocional e apresenta ao cliente. Cabe ao
produtor e gestor do evento acompanhar essa etapa afim de que sejam cumpridas as
regras de tempo e ações.
A distribuição deste material deve atingir o público geral e, desse total, ser esperada a
confirmação de 60%.
- Divulgação
Os tipos de mídia a serem utilizados para divulgação devem estar de acordo com o
público que se quer atingir. Para eventos abertos ao público em geral, por exemplo,
mídias como TV e rádio faz muito efeito. No entanto, se o público que se quer atingir é
de uma determinada área de conhecimento, como é o caso de congressos científicos,
mídias como TV e rádio devem ser utilizadas, mas deve-se convergir distribuição de
material para associações, conselhos, instituições, ligadas à área em questão.
Malas diretas, jornais corporativos, informativos científicos, sites específicos e folderes
devem ser enviados diretamente aos interessados. O rádio foi, é e continua sendo o
maior divulgador de fatos entre todos os meios de comunicação. Todos escutam e
chega onde outros meios não alcançam.
- Inscrições ou cadastro dos participantes / visitantes
Fixar e comunicar os locais e as formas de efetuar a inscrição, cadastro ou compra de
ingressos. Em casos de shows, festivais, em que o público é mais aberto, os locais
devem ser centrais para a comodidade do participante.
Geralmente os eventos científicos, a empresa organizadora, gestora e produtora do
evento é responsável palas inscrições e demais tópicos de secretaria.
Com o advento da internet essa tornou-se uma aliada nessa e em outras fases da
gestão do evento.
2.2. PROPOSTA DE PROJETO PARA EVENTOS Com o intuito de melhorar o planejamento e operacionalização de um evento é
essencial a elaboração de um projeto com informações básicas a fim de direcionar o
desenvolvimento das atividades necessárias à sua efetivação.
27
Aqui neste tópico, será apresentada uma proposta para elaboração de projeto para
eventos. Lembrando que, a depender do tipo do evento, alguns itens devem ser
retirados e outros acrescentados.
PROPOSTA PARA ELABORAÇÃO DE PROJETO DE EVENTOS 1. Título
2. Entidade ou empresa promotora
3. Entidade ou empresa organizadora
4. Cidade-sede
5. Apresentação do evento (tema, local, data(s), público-alvo, resumo do
evento anterior etc).
6. Objetivos
7. Justificativa
8. Programa do Evento
9. Orçamento (recursos materiais (administrativo), recursos humanos,
materiais de divulgação, recursos audiovisuais e equipamentos...)
10. Cronograma
11. Anexos (instalações, planta ou croqui do local, modelo de ficha de
inscrição, e de formulário de avaliação, regulamento de funcionamento do
evento, modelos de materiais de divulgação, cotas de patrocínio, fotos,
dentre outros)
28
CAPÍTULO 3
Fases e etapas do evento: transevento
29
3. FASES E ETAPAS DO TRANSEVENTO
3.1 EVENTO
Também conhecida como transevento, esta fase consiste na aplicação das
atividades previstas no pré-evento. O instrumento de trabalho mais eficaz nesta
fase é o check-list ou mapa de produção, que nada mais é do que o documento
que informa a relação de providências, tarefas e materiais necessários ao
evento.
A secretaria do evento é responsável pelo apoio administrativo do evento,
portanto deve ser instalada e completamente equipada no local com materiais
e equipamentos como computador, impressora, Xerox, telefones, internet, e
material de escritório.
As principais atribuições da secretaria são:
• efetuar inscrições e credenciamento
• recepcionar os participantes, convidados e autoridades
• providenciar materiais para os palestrantes
• atender aos participantes com informações e provisão de materiais
• atender e apoiar ao plenário
• entregar certificados
O serviço de recepção é considerado o cartão de visitas, pois o primeiro
contato que o participante terá ao chegar a um evento é com os recepcionistas.
As atribuições dos recepcionistas serão definidas pelos coordenadores, mas é
valido lembrar que esses profissionais do serviço de recepção devem estar
bem apresentáveis e preparados para lidar com o público. Dessa forma,
quesitos como uniformidade, identificação, maquiagem discreta e poucas jóias,
além de sapatos confortáveis devem ser lembrados ao pensar neste serviço.
A depender da tipologia, do público e, principalmente do porte do evento, é
interessante a existência de uma sala de imprensa, bem como uma sala VIP
para recepcionar jornalistas, bem como autoridades e convidados especiais.
No mais, a execução do evento em si deve buscar seguir todo o planejamento
realizado, buscando evitar imprevistos e dissabores. Todavia, se acontecer
alguma falha, o profissional encarregado e toda sua equipe devem ter agilidade
30
e versatilidade para solucionar o problema de modo que os participantes ou
convidados não percebam a falha.
CAPÍTULO 4 Montagem de mesas
31
4. MONTAGEM DE MESAS 4.1 TIPOS DE MESA
A depender do tipo de evento, as mesas podem ser dispostas de diversas
maneiras. Deve-se atentar para o espaço, para o motivo do evento dentre
outros aspectos. Abaixo, segue alguns dos principais e mais utilizados.
Em toda cerimônia oficial um dos aspectos mais importantes é o referente à
hierarquia.
Regra geral as mesas são montadas em numeração ímpar. Tradição e
facilitação da colocação das pessoas nos lugares.
4.2 COMPOSIÇÃO DE MESA Na composição das mesas devem ser observadas as precedências e, em
algumas situações, usar o bom senso. Abaixo, segue alguns modelos.
Mesas de Honra
Evento com mesa composta com número ímpar de pessoas
1) Maior autoridade presente (quem preside a mesa)
2) 2ª pessoa mais importante presente
3) Anfitrião
4) 3ª pessoa mais importante
5) 4ª pessoa mais importante 4 2 1 3 5
Evento com mesa composta com número par 1) Maior autoridade presente
2) Anfitrião
3) 2ª pessoa mais importante presente
4) 3ª pessoa mais importante presente
5) 4ª pessoa mais importante presente
6) 5ª pessoa mais importante presente 5 3 1 2 4 6
32
Evento em que há homenageado sem presença de chefes do poder 1) Anfitrião (abrirá o evento e presidirá a mesa)
2) Homenageado
3) 1ª pessoa mais importante presente
4) 2ª pessoa mais importante presente
5) 3ª pessoa mais importante presente 4 2 1 3 5
Evento em que há homenageado e chefe do poder 1) Chefe do poder (abrirá o evento e, se desejar, presidirá a mesa)
2) Homenageado
3) Anfitrião (se o 1º não presidir, caberá a este)
4) Pessoa mais importante na sequência
5) Pessoa mais importante na sequência
OBS: No caso do representante do chefe do poder ser o Vice, este ocupa
também a posição 1. 4 2 1 3 5
Evento em que há representante do poder mais homenageado 1) Anfitrião 2) Homenageado 3) Representante do Chefe do Poder 4) Pessoa mais importante na sequência
5) Pessoa mais importante na sequência 4 2 1 3 5
33
Evento em empresa privada com a presença de chefias do poder 1) Governador
2) Prefeito
3) Presidente da empresa
4) Presidente da Associação Comercial
5) Convidado 4 2 1 3 5
Evento em empresa privada com homenageado 1) Presidente da empresa
2) Funcionário da empresa homenageado
3) Diretor de RH
4) Diretor de RP
5) Chefia do setor do homenageado 4 2 1 3 5
*Observação Importante: Se o lugar da lateral for ocupado por uma mulher
em decorrência de precedência, deverá ser trocado com o homem mais
próximo.
Cabeceira
Recepções à mesa
Um dos pontos mais observado nos profissionais e nos participantes de
eventos de qualquer natureza é o comportamento e a postura pessoal à mesa.
34
É dever conhecer copos, taças, talheres, pratos, guardanapos e guarnições e
utiliza-los obrigatoriamente dentro das regras de conduta estabelecidas pela
ocasião. O profissional tem o direito de não saber, mas o dever de aprender.
Da entrada a saída, todo o comportamento pesa na figura do participante,
convidado ou anfitrião.
Ao entrar em um restaurante, fazê-lo com discrição conduzindo à frente a
pessoa mais importante, caso cheguem juntos. Quando sozinho, escolher a
mesa e informar ao maitre por quem espera. O maitre informa ao convidado, á
entrada, onde está sendo esperado e o conduz. Levantar-se para a chegada de
outros e esperar que o mais importante tome lugar, primeiro.
Levantar-se sempre que uma mulher ou superior peça licença ao sair/entrar à
mesa. Fazer os pedidos dentro da ordem hierárquica, dentro dos valores
sociais. Primeiro as mulheres, segundo os mais importantes hierarquicamente.
Controlar a bebida.
Evitar cumprimentos calorosos com passantes, após o início dos serviços.
Obedecer às regras do servir e do serviço.
Comer com parcimônia.
Evitar o uso do celular.
Levantar e sair junto ao grupo e deixar as despedidas para a área externa ao
local da refeição.
Mesa à francesa
Mesa à inglesa
35
Mesa em U
Mesa quadrada com 4 cabeceiras
Mesas Circular
À Mesa 4.3 SERVIÇOS E ARRANJOS DE MESA
36
Aqui serão exibidas as principais formas de servir alimentos e bebidas.
Os esquemas abaixo apresentados têm como referência a lista abaixo a fim de
facilitar a compreensão.
1. Prato 2. Guardanapo 3. Garfo 4. Garfo para peixe 5. Colher para sopa 6. Faca para peixe 7. Faca 8. Copo para vinho branco 9. Copo para vinho tinto 10. Copo para água 11. Copo para champanhe 12. Prato para pão 13. Faca para manteiga 14. Faca para sobremesa 15. Colher para sobremesa 16. Garfo para sobremesa 17. Garfo para ostra ou melão
Serviço à brasileira No serviço à brasileira, as travessas são colocadas sobre a mesa para que os
convidados se sirvam, cabendo ao anfitrião destrinchar as carnes e servir as
bebidas. O anfitrião será o primeiro iniciar a comer e o último terminar a
refeição. Ao término o serviçal retira os pratos usados, os copos, as travessas
e, em seguida, leva à mesa às sobremesas e suas respectivas guarnições,
acompanhadas de água e copos. Por fim licor e café. Figura - Arranjo à brasileira
37
Serviço à francesa O serviço à francesa é considerado o mais cerimonioso de todos, sendo muito
utilizado em reuniões oficiais, formais, e de caráter diplomático. Este serviço
exige que se tenha uma equipe de maitre, garçons, auxiliares e serviçais
treinada para esse fim. É utilizado para servir em várias mesas de oito a doze
pessoas, podendo ser utilzado também em mesas ligadas abrangendo maior
número de convidados, desde que o serviço seja baseado na convenção
básica de serviçal/pessoa. Os convidados de honra ficam à direita dos
anfitriões; posiciona-se os demais, por ordem hierárquica seja social, familiar,
oficial. Os anfitriões ocupam as cabeceiras e os casais devem ser separados, e
intercalados para proporcionar conversação e movimentação ao
acontecimento. Homens e mulheres, intercalados. É descartada a presença de
crianças.
Os convidados de honra devem ser servidos primeiro, e em seguida, as
senhoras, a dona da casa, e, por fim, todos os homens. As travessas são
levadas a cada um dos convidados para que estes mesmos se sirvam. Figura - Arranjo à francesa
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Serviço à americana O serviço à americana é popularmente conhecido no Brasil como serviço de
bufê e pode ser servido em qualquer refeição, desde o café da manha à ceia. A
mesa pode ser arrumada colocando-se os pratos seguidos de talheres e
guardanapos. Arranjos de flores ou frutas ocupam as laterais e as ofertas de
comidas, sequenciadas pela ordem que devem ser escolhidas. Para cada
oferta o talher sobreposto e frente a cada uma delas o seu acompanhamento
específico. Dispensam-se as ofertas de pratos que necessitem o uso da faca,
pois como o serviço é em pé e prato à mão, usa-se apenas o garfo. Etiqueta é
conforto e bem estar.
Em outro espaço as bebidas podem ser expostas com copos e guardanapos
laterais.
As sobremesas serão postas, após todos terem sido servidos e o bufê
americano ser desfeito e re-arrumado. Idem para a mesa de água, café, licor e
acompanhantes. Figura - Arranjo à americana
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Serviço à Inglesa Existem duas versões do serviço à inglesa:
- Serviço à inglesa direto Nos restaurantes, o garçom apresenta as travessas de comida, serve a todos e
utiliza como suporte uma mesa menor e mais estreita, posta ao lado onde
descansam as travessas, permitindo ficarem sobre os olhares dos comensais e
à disposição para solicitar repetição.
- Serviço à inglesa indireto Os garçons servem os pratos já feitos e enfeitados diretamente aos
convidados, sempre pela direita dos mesmos, começando pelas senhoras.
Dica: à mesa os ingleses não apóiam as mãos em momento algum. Quando
não estão manejando os talheres, elas estão no colo, sobre o guardanapo. Figura - Arranjo à inglesa
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41
CAPÍTULO 5
Cerimonial e Protocolo
42
5. Cerimonial e Protocolo 5.1 CONCEITOS
CERIMONIAL – rigorosa observância de certas formalidades em eventos oficiais entre autoridades nacionais e estrangeiras; conjunto de formalidades de atos solenes e festas públicas.
Entende-se como ato solene, uma reunião de caráter social e formal.
Base legal: Decreto federal 70.27 de 09/03/1972
Trata das: “Normas do cerimonial da República
Exemplos: Posse do Presidente da república
Recepção autoridades estrangeiras e
Cerimônias oficiais em geral
PROTOCOLO – é a ordem hierárquica que determina normas de conduta dos governos e seus representantes em ocasiões oficiais ou particulares.
É o rigoroso cumprimento de certas formalidades em eventos oficiais ou particulares, entre autoridades nacionais ou estrangeiras. É o conjunto de formalidades que se devem seguir num ato solene ou festa pública. É sinônimo de etiqueta. É também registro de atos públicos oficiais.
O Protocolo regula a conduta nas cerimônias públicas ou privadas.
São normas a serem cumpridas por um membro de qualquer corporação.
O protocolo implanta normas e métodos a serem seguidos para regular a conduta nas cerimônias públicas e privadas, estabelecendo as regras para troca de correspondência oficial e privada, atuando no modo de vestir e de se portar socialmente.
O Protocolo é um instrumento de ação que assegura ao ser social o direito de ser reconhecido pelo seu cargo e a posição que ocupa na sociedade frente a autoridades públicas, políticas, administrativas, privadas enfim por todos que compõem a sociedade, em todos os cargos, níveis e poderes. A hierarquia existe em todas as sociedades organizadas.
HIERARQUIA - é a ordem e subordinação dos poderes civis, militares eeclesiásticos;
43
- é a série continua de graus ou escalões, em ordem crescente ou decrescente; é ainda a ordenação da autoridade, em diferentes níveis, dentro de uma estrutura própria.
5.2 COMPETÊNCIAS DO PROFISSIONAL DE CERIMONIAL
Mestre de Cerimônias é o responsável pela apresentação do evento, procedendo à leitura
do roteiro e conduzindo o andamento da solenidade. Tem origem, esse cargo, na religião,
por ser o sacerdote que dirige o cerimonial litúrgico em quaisquer das linhas religiosas.
É uma função geralmente exercida por comunicadores- jornalista, repórteres, artistas, por
necessitar de boa dicção, ser discreto e ter apresentação. Deve manter postura imparcial,
não interferir com improvisos e conhecer o meio em que está atuando.
A atuação do MC segue um roteiro escrito por profissionais da empresa ou da área
específica. Por vezes ele próprio escreve em comum acordo com os organizadores do
evento.
Todo o roteiro e o script devem ser entregue à mesa de trabalho para que possa situar os
componentes da mesa com o fluxo das atividades.
O MC deve exercer sua atividade sob o comando de um dos organizadores do evento. O
seu trabalho de apresentação é que dará sequência aos acontecimentos.
O MC usa comumente o sistema de fichas de presenças para formação da mesa,
informar aos oradores as autoridades com cargo e nome a serem citados e fazer os
registros de presenças de destaque durante o evento.
O MC deve ter postura rígida de comportamento enquanto estiver em ação. Saber entrar
e sair do púlpito nas horas precisas. Na coxia, sem ser visto pelo público, acompanha
pelo roteiro o que está acontecendo para manter o ritmo do evento e estabelecer critérios
pré-evento, para duração das falas.
Súmula das funções do MC:
• A condução da cerimônia
• A ligação entre as fases da solenidade e os participantes e convidados
44
• Incumbência de anunciar as fases da cerimônia, identificando os envolvidos em
cada uma e acrescentando informações complementares quando necessário
• Seguir o roteiro-script- em comum acordo dom o organizador do evento
Características pessoais:
• Boa aparência • Traje discreto • Boa impostação de voz (linear • Desenvoltura para falar em público • Facilidade para improvisar
• A abertura de uma cerimônia é sempre muito delicada e tem que ser planejada
anteriormente, principalmente se houver composição de mesa diretora.
• As duas primeiras filas devem ser reservadas para os que farão parte da mesa.
A melhor e mais discreta forma de isolar essa área é com fita ou corda de seda.
O MC inicia a sessão solene compondo a mesa diretora.
• A maior autoridade é a 1ª a ser chamada. Também é correto chamar o anfitrião
em 1º lugar. O texto é sempre em torno de ” Para compor a mesa diretora
convidamos o CARGO e o NOME. O anfitrião permanece de pé atrás da cadeira
do meio
• Subindo o convidado especial, o anfitrião indica a cadeira do centro e dirige-se à
cadeira a direita do convidado. Também é correto o anfitrião sentar-se ao meio,
para presidir a sessão.
• Mesa composta, todos ainda de pé, o MC anuncia o Hino Nacional.
• Ao término do hino, dispensam-se os aplausos
• Segue o roteiro pré-escrito pela organização
• As recepcionistas trabalham na coxia atentas as laterais da mesa e outra na
lateral, abaixo do MC para apoiá-lo, se preciso.
• Cabe ao MC encerrar a solenidade, desfazendo a mesa diretora e dar as últimas
informações.
• As demais pessoas que compõem a equipe de trabalho, são formadas e
nominadas como Organizadoras e Gestoras do evento.
45
CAPÍTULO 6
Normas de Cerimonial Público e Ordem de Precedência
46
6. Normas de Cerimonial e Protocolo e Ordem Geral de Precedência
Decreto Federal 70.274, de 09 de novembro de 1972
• Do que trata as Normas do Cerimonial Público • Do que trata a Ordem Geral de Precedência • Normas do Cerimonial Público Estadual • Decreto 11.074, de 05 de janeiro de 1978
NORMAS DE CERIMONIAL E ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Decreto Federal de número 70.274 de 09 de março de 1972 – aprovou as Normas do
Cerimonial Público e a Ordem Geral de Precedência.
Este decreto atualizou o anterior, que datava de 1948.
Hoje, apresentando deficiências e omissões, em face principalmente do surgimento de
novos cargos na esfera federal e estadual, mudanças que ainda não conseguiu
acompanhar.
Cabe nessas normas a disposição correta das bandeiras nacional, estadual e municipal.
É lei exigida para todos os eventos oficiais, empresarias e sociais.
Ainda assim, estão sendo utilizados e consagrados mecanismos de diferenciação que
levam em conta sexo, idade, interesse, ordem alfabética ou cultura.
Como mecanismo de ação, utiliza-se como opção em eventos de ordem esportiva, de
clubes de serviços e sociais, o critério de ordem alfabética.
Para a área de TURISMO, com o crescimento contínuo na área de negócios, tais regras
devem ser aplicadas para dar credibilidade aos eventos, oficiais ou não.
É o ponto crucial, é a base do cerimonial de eventos.
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É a palavra chave do assunto Cerimonial em Eventos. Precedência deriva do latim
Praecedere, sentar na frente, donde derivam, por contaminação semântica, passar na
frente, situar-se antes.
É o conceito ou ordem pela qual se estabelece a estrutura máxima do Estado, na medida
em que domina a ordem hierárquica de disposição das autoridades do estado, de um
Organismo ou de um Grupo Social.
A Precedência sempre foi motivo de controvérsias, somente em 1815 durante a
Conferência de Viena é que se alcançou uma solução com o novo regulamento. Em 1961,
a Conferência de Viena sobre Relações Diplomáticas determinou a Ordem de
Procedência definitiva entre os Chefes de Missões Diplomáticas.
No momento atual no Brasil vigora o Decreto nº 70.274 de 09.03.1972, alterado pelo
Decreto nº 83.186, de 19.02.1979, sendo necessária uma revisão, pois, suas disposições
são adaptadas às vezes oficiosamente, papa acomodar situações individuais de pessoas
e/ou autoridades.
Ainda que a Ordem de Precedência reflita os usos e costumes nacionais, bem como a
organização pública interna, existem conceitos que são universais e de aceitação geral e
pública quanto ao Corpo Diplomático e ao Clero Católico. Por exemplo:
• Núcleo Apostólico será sempre o Decano do Corpo Diplomático • Cardeais terão precedência sobre Chefes de Missões Diplomáticas • Corpo Diplomático é o primeiro e deve permanecer coeso em um mesmo
local • Grau, idade, antiguidade ou data histórica, são fatores relevantes e
priorizados • Dicas: em toda e qualquer situação são seguintes as adoções de
precedência:
- o mais velho tem precedência sobre o mais jovem
- a senhora tem precedência sobre os homens
- as crianças passam antes dos adultos
Exerce-se a precedência como uma questão de arte de viver sujeita as
circunstâncias específicas no protocolo.
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Do que trata a Ordem Geral de Precedência
• Presidência da República • Ministros de Estado • Governo Estadual • Governo Municipal • Personalidades Estrangeiras • Da Representação • Do Hino Nacional • Da Bandeira Nacional • Das Honras Militares
O Cerimonial que se observa em cada Estado para a recepção dos Chefes de missão
deverá ser uniforme a respeito de cada classe.
Os Governos dos Estados federados têm que seguir as normas do cerimonial Público da
República em tudo que nelas é regulamentado.
Na Igreja
O lugar de honra é o altar. À direita ficará a bandeira Nacional e, à esquerda a Bandeira
da Santa Sé.
A ordem de Precedência, de acordo com a ordem hierárquica é a seguinte:
1. Cardeal Primaz 2. Cardeal 3. Núncio Apostólico 4. Patriarcas, Arcebispos e Bispos 5. Pronotórios Apostólicos 6. Prelado Doméstico 7. Camareiro Doméstico 8. Arcediagos 9. Arciprestes 10. Vigários Episcopais 11. Vigários e Sacerdotes
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12. Diáconos e Religiosos, etc..
Nas Universidades
Nas Universidades a precedência é regulada pelo princípio de antiguidade, ou ainda,
como alternativa interna, obedece-se ao Organograma ou Estrutura Hierárquica.
Como fonte, citamos o Cerimonial da Universidade do Estado de São Paulo- USP,
aprovado em 28.02.1940, que o torna defasado, mas ainda é o mais utilizado:
• Reitor • Vice-Reitor • Diretor • Professor Honorário – “Honoris Causa” • Professor Titular • Professor Assistente • Professor Adjunto
No Âmbito Militar
A Lei 6.800 de 09.08.1980, que dispões cobre o estatuto dos Militares e sobre a
Hierarquia Militar e Disciplina é a que, por conseguinte, estabelece a precedência entre
militares. A consultar tal referência, diante do evento a ser realizado, com vistas ao
Turismo.
No Âmbito Privado
Nas empresas e entidades privadas, para as quais não existe uma ordem de Precedência
estabelecida, dar-se-á sempre por ordem alfabética. Existindo instituições oficiais no
mesmo evento, deverão ser colocadas em primeiro lugar seguida das empresas privadas.
Existem dois fatores que estabelecem a ordem de rpeced\ência nas empresas e
instituições privadas:
• Data de criação e/ou fundação • Organograma
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No Poder Judiciário
Nas solenidades do Supremo Tribunal de Justiça, o presidente ocupa o lugar central, à
sua extrema direita é o lugar cativo do Presidente da República, e a direita o presidente
do Tribunal Eleitoral.
Nos eventos dos Estados, do poder Judiciário, os Governadores ocupam o lugar de
honra, ao lado direito do Presidente do Tribunal.
Do Lugar de Honra
E o que se situa à direita da pessoa de maior hierarquia no local que se realiza o evento.
É freqüente o convidado de honra ter hierarquia superior ao seu anfitrião, e dar-se a ele o
centro. Isto significa que, cabe ao anfitrião ficar sempre à esquerda do convidado de
honra.
Em um automóvel, o lugar de honra é à direita, no assento do fundo, o último lugar é o
centro.
No vagão de trem, metrô, ônibus, a autoridade de maior hierarquia ocupa o primeiro
assento da fileira um, do lado direito.
Os ministros de Estado presidem as solenidades promovidas por seus
ministérios ou órgãos subordinados. A precedência entre os Ministros de
Estado, ainda que interinos, é determinada pelo critério histórico de criação do
respectivo Ministério, na seguinte ordem (BRITTO, 2002, p. 227):
- Agricultura, Pecuária e Abastecimento
- Cidades
- Ciência e Tecnologia
- Comando da Aeronáutica
- Comando da Marinha
- Comando do Exército
- Comunicações
- Cultura
- Defesa
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- Desenvolvimento Agrário
- Desenvolvimento Social e Combate à Fome
- Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior
- Educação
- Esporte
- Fazenda
- Integração Nacional
- Justiça
- Meio Ambiente
- Minas e Energia
- Planejamento, Orçamento e Gestão
- Previdência Social
- Relações Exteriores
- Saúde
- Trabalho e emprego
- Transporte
- Turismo
Quando estiverem presentes personalidades estrangeiras, o Ministro de Estado
das Relações Exteriores terá precedência sobre seus colegas, observando-se
critério análogo com relação ao Secretário-Geral de Política Exterior do
Ministério das Relações Exteriores, que terá precedência sobre os Chefes dos
Estados-Maior da Armada e do Exército. O disposto no presente parágrafo não
se aplica ao Ministro de Estado em cuja jurisdição ocorrer à cerimônia.
Os presidentes das instituições federais presidem as solenidades de seus
órgãos, quando o ministro não comparecer.
No respectivo Estado, o Governador, o Vice-Governador, o Presidente da
Assembléia Legislativa e o Presidente do Tribunal de Justiça terão, nessa
ordem, precedência sobre as autoridades federais. Tal determinação não se
aplica aos Presidentes do Congresso Nacional da Câmara dos Deputados e do
Supremo Tribunal Federal, aos Ministros de Estado, ao Chefe do Gabinete
Militar da Presidência da República, ao Chefe do Gabinete Civil da Presidência
da República, ao Chefe do Serviço Nacional de Informações, ao Chefe do
52
Estado-Maior das Forças Armadas e ao Consultor-Geral da República, que
passarão logo após o Governador. A precedência entre os Governadores dos
Estados (bem como precedência de colocação de bandeiras dos Estados), do
Distrito Federal e dos Territórios é determinada pela ordem de constituição
histórica dessas entidades, a saber:
1-Bahia
2- Rio de Janeiro
3- Maranhão
4- Pará
5- Pernambuco
6- São Paulo
7- Minas Gerais
8- Goiás
9- Mato Grosso
10- Rio Grande do Sul
11- Ceará
12- Paraíba
13- Espírito Santo
14- Piauí
15- Rio Grande do Norte
16- Santa Catarina
17- Alagoas
18- Sergipe
19- Amazonas
20- Paraná
21- Acre
22- Mato Grosso do Sul
23- Rondônia
24- Distrito Federal
25- Amapá
26- Roraima
27- Tocantins
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As solenidades dos poderes Legislativos e Judiciários seguem cerimonial
próprio e são presididas por membros dos respectivos poderes. Nestes casos,
os governadores ocuparão lugar de honra. As solenidades militares também
seguem cerimonial próprio.
Nos Municípios, o Prefeito presidirá as solenidades municipais. De acordo com
Britto (2002, p. 230), a precedência dos prefeitos é determinada pelo número
de habitantes e dentro de cada bloco (número de habitantes), a ordem de
criação do município que ele representa.
A precedência em cerimônias de caráter federal é determinada pela seguinte
ordem de constituição: os estrangeiros; as autoridades e os funcionários da
União e as autoridades e os funcionários estaduais e municipais. Para
colocação de personalidades nacionais e estrangeiras, sem função oficial, o
Chefe do Cerimonial levará em consideração a sua posição social, idade,
cargos ou funções que ocupem ou tenham desempenhado ou a sua posição na
hierarquia eclesiástica. O chefe do Cerimonial poderá intercalar entre as altas
autoridades da República o Corpo Diplomático e personalidades estrangeiras
Ordem Geral de Precedência • A ordem de precedência nas cerimônias oficiais de caráter federal na Capital da República será a seguinte: 1 - Presidente da República
2 - Vice-Presidente da República
Cardeais
Embaixadores estrangeiros
3- Presidente do Congresso Nacional
Presidente da Câmara dos Deputados
Presidente do Supremo Tribunal Federal
4- Ministros de Estado
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República
Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República
Chefe do Serviço Nacional de Informações
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas
Consultor-Geral da República
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Enviados Extraordinários e Ministros Plenipotenciários estrangeiros
Presidente do Tribunal Superior Eleitoral
Ministros do Supremo Tribunal Federal
Procurador-Geral da República
Governador do Distrito Federal
Governadores dos Estados da União
Senadores
Deputados Federais
Almirantes
Marechais
Marechais-do-ar.
Chefe do Estado-Maior da Armada
Chefe do Estado-Maior do Exército
Secretário-Geral de Política Exterior
Chefe do Estado-Maior da Aeronáutica
5 - Almirantes-de-Esquadra
Generais-de-Exército
Embaixadores Extraordinários e Plenipotenciários (Ministros de 1ª classe)
Tenentes-Brigadeiros
Presidente do Tribunal Federal de Recursos
Presidente do Superior Tribunal Militar
Presidente do Tribunal Superior do Trabalho
Ministros do Tribunal Superior Eleitoral
Encarregados de Negócios estrangeiros
6 - Ministros do Tribunal Federal de Recursos
Ministros do Superior Tribunal Militar
Ministros do Tribunal Superior do Trabalho
Vice-Almirantes
Generais de Divisão
Embaixadores (Ministros de 1ª classe)
Majores-Brigadeiros
Chefes de Igreja sediados no Brasil
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Arcebispos católicos ou equivalentes de outras religiões
Presidente do Tribunal de Justiça do Distrito Federal
Presidente do Tribunal de Contas da União
Presidente do Tribunal Marítimo
Diretores-Gerais das Secretarias do Senado Federal e da Câmara dos
Deputados
Procuradores-Gerais da Justiça Militar, Justiça do Trabalho e do Tribunal
de Contas da União
Secretários-Gerais dos Ministérios
Reitores das Universidades Federais
Diretor-Geral do Departamento de Polícia Federal
Presidente do Banco Central do Brasil
Presidente do Banco do Brasil
Presidente do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social
Secretário da Receita Federal
Ministros do Tribunal de Contas da União
Juízes do Tribunal Superior do Trabalho
Subprocuradores Gerais da República
Personalidades inscritas no Livro do Mérito
Prefeitos das cidades de mais de um milhão de habitantes
Presidente da Caixa Econômica Federal
Ministros-Conselheiros estrangeiros
Adidos Militares estrangeiros (Oficiais-Generais)
7 - Contra-Almirantes
Generais-de-brigada
Embaixadores Comissionados ou Ministros de 2ª classe
Brigadeiros
Vice-Governadores dos Estados da União
Presidentes das Assembléias Legislativas dos Estados da União
Presidentes dos Tribunais de Justiça dos Estados da União
Diretor-Geral do Departamento Administrativo do Pessoal Civil
Chefe do Gabinete da Vice-Presidência da República
56
Subchefes dos Gabinetes Militar e Civil da Presidência da República
Assessor-Chefe da Assessoria Especial da Presidência da República
Assessor-Chefe da Assessoria Especial de Relações Públicas da
Presidência da República
Assistente-Secretário do Chefe do Gabinete Militar da Presidência da
República
Secretários Particulares do Presidente da República
Chefe do Cerimonial da Presidência da República
Secretários de Imprensa da Presidência da República.
Diretor-Geral da Agência Nacional
Presidente da Central de Medicamentos
Chefe do Gabinete da Secretaria Geral do Conselho de Segurança
Nacional
Chefe do Gabinete do Serviço Nacional de Informações
Chefe do Gabinete do Estado-Maior das Forças Armadas
Chefe da Agencia Central do Serviço Nacional de Informações
Chefes dos Gabinetes dos Ministros de Estado
Presidente do Conselho Nacional de Pesquisas
Presidente do Conselho Federal de Educação
Presidente do Conselho Federal de Cultura
Governadores do Território
Chanceler da Ordem Nacional do Mérito
Presidente da Academia Brasileira de Letras
Presidente da Academia Brasileira de Ciências
Presidente da Associação Brasileira de Imprensa
Diretores do Gabinete Civil da Presidência da República
Superintendentes de Órgãos Federais
Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais
Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais
Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e
Empresas Públicas de âmbito nacional
Presidentes dos Tribunais Regionais Eleitorais
57
Presidentes dos Tribunais Regionais do Trabalho
Presidentes dos Tribunais de Contas do Distrito Federal e dos Estados da
União
Presidentes dos Tribunais de Alçada dos Estados da União
Reitores das Universidades Estaduais e Particulares
Membros do Conselho Nacional de Pesquisas
Membros do Conselho Nacional de Educação
Membros do Conselho Federal de Cultura
Secretários de Estado do Governo do Distrito Federal
Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões
Conselheiros estrangeiros
Cônsules-Gerais estrangeiros
Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Mar-e-Guerra,
Coronéis-Aviadores)
8 - Presidente das Confederações Patronais e de Trabalhadores de
âmbito nacional
Consultores Jurídicos dos Ministérios
Membros da Academia Brasileira de Letras
Membros da Academia Brasileira de Ciências
Diretores do Banco Central do Brasil
Diretores do Banco do Brasil
Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social
Diretores do Banco Nacional de Habitação
Capitães-de-Mar-e-Guerra
Coronéis
Conselheiros
Coronéis-Aviadores
Secretários de Estado dos Governos dos Estados da União
Deputados Estaduais
Chefes das Casas Militares dos Governadores
Chefes das casas Civis de Governadores
58
Desembargadores dos Tribunais de Justiça do Distrito Federal e dos
Estados da União
Adjuntos dos Gabinetes Militares e Civil da Presidência da República
Procuradores-Gerais do Distrito Federal e dos Estados da União
Prefeitos das Capitais dos Estados da União e das cidades de mais de
quinhentos mil (500.000) habitantes.
Primeiros Secretários estrangeiros
Procuradores da República nos Estados da União
Consultores-Gerais do Distrito Federal e dos Estados da União
Juizes do Tribunal Marítimo
Juizes dos Tribunais Regionais Eleitorais
Juizes dos Tribunais Regionais do Trabalho
Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de um milhão
(1.000.000) de habitantes
Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Fragata, Tenentes-
Coronéis e Tenentes-Coronéis-Aviadores)
9 - Juízes dos Tribunais de Contas do Distrito Federal e dos Estados da
União.
Juízes dos Tribunais de Alçadas dos Estados da União
Delegados dos Ministérios nos Estados da União
Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais
Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e
Empresas Públicas de âmbito nacional ou estadual.
Monsenhores católicos ou equivalentes de outras regiões.
Ajudantes-de-Ordem do Presidente da República (Majores)
Capitães-de-Fragata
Tenentes-Coronéis do Exército
Primeiros Secretários
Tenentes-Coronéis da Aeronáutica
Chefes do Serviço da Presidência da República
Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito
regional ou estadual
59
Presidentes das Câmaras Municipais das Capitais dos Estados da União e
das cidades de mais de quinhentos mil (500.000) habitantes
Juizes de Direito
Procuradores Regionais do Trabalho
Diretores de Repartições Federais
Auditores da Justiça Militar
Auditores do Tribunal de Contas
Promotores Públicos
Procuradores Adjuntos da República
Diretores das Faculdades Estaduais Particulares
Segundos Secretários
Cônsules estrangeiros
Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-de-Corveta, Majores e
Majores Aviadores
10 – Oficiais de Gabinete Civil do Presidente da República
Adjuntos dos Serviços da Presidência da República
Oficiais do Gabinete Civil da Presidência da República
Chefes de Departamento das Universidades Federais
Diretores de Divisão dos Ministérios
Prefeitos das cidades de mais de cem mil (100.000) habitantes
Capitães de Corveta
Majores do Exército
Segundos Secretários
Majores da Aeronáutica
Secretários-Gerais dos Territórios
Diretores de Departamento das Secretarias do Distrito Federal e dos
Estados da União
Presidente dos Conselhos Estaduais
Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares
Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de cem mil
(100.000) habitantes
Terceiros Secretários estrangeiros
60
Adidos e Adjuntos Militares estrangeiros (Capitães-Tenentes, Capitães e
Capitães-Aviadores).
11 - Professores de Universidade
Prefeitos Municipais
Cônegos católicos ou "equivalentes" de outras religiões
Capitães-Tenentes
Capitães de Exército
Terceiros Secretários
Capitães da Aeronáutica
Presidentes das Câmaras Municipais
Diretores de Repartições do Distrito Federal, dos Estados da União e
Territórios
Diretores de Escolas de Ensino Secundário
Vereadores Municipais
• A ordem de precedência, nas cerimônias oficiais, nos Estados da União, com a presença de autoridades federais, será a seguinte: 1 - Presidente da República
2 - Vice-Presidente da República
Governador do Estado da União em que se processa a cerimônia
Cardeais
Embaixadores estrangeiros
3 - Presidente do Congresso Nacional
Presidente da Câmara dos Deputados
Presidente do Supremo Tribunal Federal
4 - Ministros de Estado
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República
Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República
Chefe de Serviço Nacional de Informações
Chefe do Estado-Maior das Forças Armadas
Consultor Geral da República
Vice-Governador do Estado da União em que se processa a cerimônia
61
Presidente da Assembléia Legislativa do Estado da União em que se
processa a cerimônia
Presidente do Tribunal de Justiça do Estado em que se processa a
cerimônia
Enviados Extraordinários e Ministros Plenipotenciários estrangeiros
Presidente do Tribunal Superior Eleitoral
Ministro do Supremo Tribunal Federal
Procurador Geral da República
Governadores dos outros Estados da União e do Distrito Federal
Senadores
Deputados Federais
Almirantes
Marechais do Ar
Chefe do Estado-Maior da Armada
Chefe do Estado-Maior do Exército
Secretário Geral da Política Exterior
Chefe do Estado-Maior da Aeronáutica
5 - Almirantes-de-Esquadra
Generais-de-Exército
Embaixadores Extraordinário e Plenipotenciários (Ministros de 1ª classe)
Tenentes-Brigadeiros
Presidente do Tribunal Federal de Recursos
A ordem de precedência nas cerimônias oficiais, de caráter estadual, será a seguinte: 1 - Governador
Cardeais
2 - Vice-Governador
3 - Presidente da Assembléia Legislativa
Presidente do Tribunal de Justiça
4 - Almirante-de-Esquadra
Generais de Exército
Tenentes-Brigadeiros
62
Prefeito da Capital estadual em que se processa a cerimônia
5 - Vice-Almirantes
Generais-de-Divisão
Majores-Brigadeiros
Chefes de Igreja sediados no Brasil
Arcebispos católicos ou equivalentes em outras religiões
Reitores das Universidades Federais
Personalidades inscritas no Livro do Mérito
Prefeito da cidade em que se processa a cerimônia
Presidente da Câmara Municipal da cidade em que se processa a
cerimônia
Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia
Prefeitos das cidades de mais de um milhão (1.000.000) de habitantes
6 - Contra-Almirantes
Generais-de-Brigada
Brigadeiros
Presidente do Tribunal Regional Eleitoral
Procurador Regional da República no Estado
Procurador Geral do Estado
Presidente do Tribunal Regional do Trabalho
Presidente do Tribunal de Contas
Presidente do Tribunal de Alçada
Superintendentes de Órgãos Federais
Presidentes dos Institutos e Fundações Nacionais
Presidentes dos Conselhos e Comissões Federais
Presidentes das Entidades Autárquicas, sociedades de Economia Mista e
Empresas Públicas de âmbito nacional
Reitores das Universidades Estaduais e Particulares
Membros do Conselho Nacional de Pesquisas
Membros do Conselho Federal de Educação
Membros do Conselho Federal de Cultura
Secretários de Estado
63
Bispos católicos ou equivalentes de outras religiões
7 - Presidentes das Confederações Patronais e de Trabalhadores de
âmbito nacional
Membros da Academia Brasileira de Letras
Membros da Academia Brasileira de Ciências
Diretores do Banco Central do Brasil
Diretores do Banco do Brasil
Diretores do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social
Capitães-de-Mar-e-Guerra
Coronéis do Exército
Coronéis da Aeronáutica
Deputados Estaduais
Desembargadores do Tribunal de Justiça
Prefeitos das cidades de mais de quinhentos mil (500.000) habitantes
Delegados dos Ministérios
Cônsules estrangeiros
Consultor-Geral do Estado
Juízes do Tribunal Regional Eleitoral
Juízes do Tribunal Regional do Trabalho
Presidentes das Câmaras Municipais da Capital e das cidades de mais de
um milhão (1.000.000) habitantes
8 - Juiz Federal
Juiz do Tribunal de Contas
Juízes do Tribunal de Alçada
Presidentes dos Institutos e Fundações Regionais e Estaduais
Presidentes das Entidades Autárquicas, Sociedades de Economia Mista e
Empresas Públicas de âmbito regional ou estadual
Diretores das Faculdades Federais
Monsenhores católicos ou equivalentes de outras religiões
Capitães-de-Fragata
Tenentes-Coronéis
Tenentes-Coronéis-Aviadores
64
Presidentes das Federações Patronais e de Trabalhadores de âmbito
regional ou estadual
Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de quinhentos
mil (500.000) habitantes
Juízes de Direito
Procurador Regional do Trabalho
Auditores da Justiça Militar
Auditores do Tribunal de Contas
Promotores Públicos
Diretores das Faculdades Estaduais e Particulares
Vice-Cônsules estrangeiros
9 - Chefes de Departamento das Universidades Federais
Prefeitos das cidades de mais de cem mil (100.000) habitantes
Capitães-de-Corveta
Majores
Majores-Aviadores
Diretores de Departamento das Secretarias
Presidentes dos Conselhos Estaduais
Chefes de Departamento das Universidades Estaduais e Particulares
Presidentes das Câmaras Municipais das cidades de mais de cem mil
(100.000) habitantes
10 - Professores de Universidade
Demais Prefeitos Municipais
Cônegos católicos ou equivalentes de outras religiões
Capitães-Tenentes
Capitães
Capitães-Aviadores
Presidentes das demais Câmaras Municipais
Diretores de Repartição
Diretores de Escolas de Ensino Secundário
Vereadores Municipais
• Precedência no Judiciário
65
1. Presidente do Tribunal de Justiça
2. Juiz de Direito da Comarca em que se processa a cerimônia
3. Presidente do Tribunal Regional Eleitoral
4. Procurador-Geral da República no Estado
5. Procurador-Geral do Estado
6. Presidente do Tribunal Regional do Trabalho
7. Presidente do Tribunal de Contas
8. Presidente do Tribunal de Alçada
9. Desembargadores do Tribunal de Justiça
10. Juízes do Tribunal Regional Eleitoral
11. Juízes do Tribunal Regional do Trabalho
12. Juiz Federal
13. Juízes do Tribunal de Contas
14. Juízes do Tribunal de Alçada
15. Juízes de Direito
16. Procurador Regional do Trabalho
17. Auditores do Tribunal de Contas
18. Promotores Públicos
• Precedência no Legislativo A precedência é determinada pela ordem de criação da Unidade Federativa
que representam, e na mesma Unidade sucessivamente, pela data da
diplomação ou pela idade.
- Senadores
- Deputados federais
- Deputados estaduais
• Precedência nas Forças Armadas Marinha
1. Almirante
Almirante de Esquadra
Vice-Almirante
Contra-Almirante
66
2. Capitão de Mar e Guerra
Capitão de Fragata
Capitão de Corveta
3. Capitão-Tenente
4. Primeiro-Tenente
Segundo-Tenente
Exército 1. Marechal
General do Exército
General de Divisão
General de Brigada
2. Coronel
Tenente-Coronel
Major
3. Capitão
4. Primeiro-Tenente
Segundo-Tenente
Aeronáutica 1. Marechal do Ar
Tenente-Brigadeiro
Major-Brigadeiro
Brigadeiro
2. Coronel
Tenente-Coronel
Major
3. Capitão
4. Primeiro-Tenente
Segundo-Tenente
Polícia Militar 1. Coronel
Tenente-Coronel
Major
67
2. Capitão
3. Primeiro-tenente
Segundo- tenente
68
CAPÍTULO 7 Símbolos Nacionais
69
7. Símbolos Nacionais
Os símbolos nacionais são as mais caras representações da pátria, expressam o espírito
cívico da nação brasileira. De acordo com a Lei 5.700 de 1º de setembro de 1971, são:
Bandeira Nacional
Em todas as apresentações em território brasileiro, a Bandeira Nacional obedece a
ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA e deve ocupar sempre o lugar de honra. Em
qualquer evento empresarial, funcional, corporativo existe sempre a colocação de uma ou
mais bandeira. A Nacional é a de destaque, sempre hasteada em maior altura e central.
A Bandeira Nacional é colocada no local de honra, seguida pela ordem hierárquica prevista no Decreto citado.
Número par de bandeiras Número ímpar de bandeiras
5 3 1 2 4 6 4 2 1 3 5
Platéia Platéia
A posição da Bandeira deve ser:
• Central ou a mais próxima do centro – e à direita deste, quando com outras bandeiras pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;
• Destacada à frente de outras bandeiras quando conduzida em formaturas ou desfiles;
• À direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. • As embaixadas de outros países no Brasil, por constituírem território
estrangeiro, são os únicos lugares em que a Bandeira Nacional fica à esquerda.
A amplitude das regras é tamanha que chega à precedência de colocação de bandeiras
dos estados brasileiros numa cerimônia, de acordo com sua constituição histórica
(decreto 709234, art. 85):
1. Bahia
70
2. Rio de Janeiro 3. Maranhão 4. Pará 5. Pernambuco 6. São Paulo 7. Minas Gerais 8. Goiás 9. Mato Grosso 10. Rio Grande do Sul 11. Ceará 12. Paraíba 13. Espírito Santo 14. Piauí 15. Rio Grande do Norte 16. Santa Catarina 17. Alagoas 18. Sergipe 19. Amazonas 20. Paraná 21. Acre 22. Distrito Federal 23. Rondônia 24. Mato Grosso do Sul 25. Tocantins 26. Amapá 27. Roraima
As bandeiras de outros países são posicionadas em ordem alfabética do nome do país
em português. Elas devem ter tamanho igual à bandeira nacional.
Posições de bandeiras diversas:
Bandeira da ONU;
Bandeira do Estado anfitrião;
Bandeiras dos municípios, em ordem alfabética;
Bandeiras de Clubes de Serviços e,
Bandeiras de outras Associações.
71
Caso haja um número ímpar de bandeiras, o local de honra é o mastro central e o
segundo local de honra é à sua direita, depois à esquerda e assim sucessivamente.
Caso haja um número par de bandeiras, o local de honra é o mastro central mais à direita,
seguido pelo mastro central à sua esquerda, depois à sua direita, etc..
7.1.1 COLOCAÇÃO DAS BANDEIRAS A Bandeira Nacional ocupará sempre o centro. A partir dela são colocadas as
demais, por ordem de precedências, a partir da sua direita. Caso esteja com
somente uma, a outra ficará à esquerda. A posição direita ou esquerda a que
nos referimos é sempre vista posicionando-se no lugar da bandeira e olhando
para a platéia.
Alguns posicionamentos:
1. Com bandeira do Estado: Nacional à direita e Estado à esquerda
2. Com bandeira do Município: Nacional à direita e município à esquerda
BRASIL MUNICÍPIO
3. Com bandeira do Estado e do Município: Nacional ao centro, Estado
à direita e município à esquerda
ESTADO BRASIL MUNICÍPIO
4. Com bandeira do Estado e da empresa: Nacional ao centro, Estado à
direita e empresa à esquerda
ESTADO BRASIL EMPRESA
BRASIL ESTADO
72
5. Com bandeira do Estado, município e empresa: Nacional no centro-
direita, Estado à esquerda da Nacional, município à direita e empresa à
esquerda.
6. Com bandeiras de vários Estados: coloca-se a bandeira do Estado
anfitrião à direita da bandeira nacional. Os demais estados seguem a
ordem de criação histórica (ver ordem de precedência dos Estados)
7. Bandeira Nacional e de outro país: Nacional à direita e do país
visitante à esquerda.
8. Com bandeira de outros países: segue a ordem alfabética dos países
visitantes, pelo idioma do país anfitrião, exceto se for em organismos
internacionais, que segue o idioma oficial.
9. Com bandeira de outros países e do Estado anfitrião: sobe a
bandeira do país visitante de primeira letra alfabética, que fica à direita
da bandeira do Brasil; em segundo lugar sobe a do Estado anfitrião, à
esquerda, se for número impar de bandeiras. Os países seguem a
ordem alfabética.
PAÍS
VISITANTE B
PAÍS
VISITANTE A
BRASIL
ESTADO
PAÍS
VISITANTE C
Mesmo caso, com número par de bandeiras:
MUNICÍPIO BRASIL ESTADO EMPRESA
RJ ESTADO
ANFITRIÃO
BRASIL BA
BRASIL PAÍS VISITANTE
PAÍS VISITANTE A BRASIL PAÍS VISITANTE B
73
ESTADO
BRASIL
PAÍS
VISITANTE A
PAÍS
VISITANTE B
10. Com bandeira de outro país, do Estado e da empresa: sobre a
bandeira do país visitante, que fica à esquerda da do Brasil; em segundo
lugar sobe a do Estado anfitrião, à direita e por último a da empresa, à
esquerda do pais visitante.
ESTADO
BRASIL
PAÍS
VISITANTE A
EMPRESA
7.2 Hinos O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e do poema de Joaquim Osório Duque Estrada. Poema ou canto de veneração, louvor ou invocação à divindade. Música marcial ou solene, acompanhada de texto. Geralmente executa-se o Hino Nacional, nas cerimônias de abertura ou encerramento de eventos. Nas cerimônias em que se tenha que executar o Hino Nacional Estrangeiro, este deve, por cortesia, preceder o Hino Nacional Brasileiro. Nas solenidades oficiais do Estado, executa-se o Hino Nacional na abertura do evento e, o Hino do Estado no encerramento. Independentemente do teor do evento social, científico, cívico, empresarial, esportivo, etc., o Hino Nacional está presente e, na maioria das vezes, seguido pelo hino estadual. Para todo e qualquer evento, a postura durante a sua audição é igual. O público deve estar de pé, em silêncio, mantendo postura formal em sinal de respeito. O hábito de colocar a mão direita sobre o peito (coração) durante a execução do Hino Nacional segue o modelo dos Estados Unidos e da França. Pode ser utilizado. Oficialmente seguindo a regra, não se aplaude o Hino Nacional, mas nos tempos atuais esse gesto é visto como euforia e amor à Pátria. Os Hinos podem ser executados por bandas de música, orquestras sinfônicas, CDs, fitas, conforme a ocasião e o bom senso. No segmento do turismo usa-se o hino tocado por safonas (Orquestra Sanfônica de Sergipe), Banda de Pífaros e instrumentos isolados como o cavaquinho e o violão.
7.3 AS ARMAS NACIONAIS
Armas Nacionais
74
As Armas Nacionais foram instituídas pelo Decreto nº 4 de 19 de novembro de 1889 e alterada pela Lei 5.443. São utilizadas, principalmente, no Palácio do Planalto, no Congresso Nacional, no Supremo Tribunal Federal, etc.. Selo Nacional
É constituído por um círculo, representando uma esfera celeste, igual ao que se
acha no centro da Bandeira Nacional, tendo em volta as palavras República
Federativa do Brasil. É usado para autenticar os atos do Governo, diplomas
nacionais, certificados, etc..
75
CAPÍTULO 8 Eventos e Turismo
76
8. Eventos e turismo 8.1 EVENTOS E ATIVIDADE TURÍSTICA
Seja como forma de divulgar e promover destinos e produtos turísticos ou com
o intuito de diminuir os efeitos negativos da sazonalidade turística em
determinadas localidades, o evento vem contribuindo para a fomentação do
segmento turístico nas mais diversas regiões, quanto às questões econômicas,
socioculturais e estruturais.
No que diz respeito à divulgação de bens e serviços turísticos, devem ser
utilizadas ferramentas e técnicas de promoção em marketing que respondam à
expectativa de satisfação das motivações turísticas e proporcionem retorno que
mostrem novas condições e exigências do mercado. Torna-se, assim,
imprescindível estabelecer critérios para monitoramento e avaliação dos
processos de desenvolvimento turístico, observando-se a questão da imagem
da venda do produto e as condições reais de estrutura de acordo com essas
imagens a serem colocadas como oferta, no mercado, quer local, nacional ou
internacional.
Dentre as estratégias a fim de reduzir os efeitos negativos da sazonalidade,
podemos citar:
- a prática de política promoções e de preços diferenciados nas estações
- a descoberta e o desenvolvimento de novos segmentos de mercado numa
localidade
- a utilização de produtos e serviços alinhados com as novas tecnologias
- a criação e captação de eventos
A realização dos eventos está sendo utilizada como um instrumento de
diminuição da ociosidade característica da baixa estação, promovendo, assim,
um melhor aproveitamento dos destinos e produtos turísticos e otimizando os
impactos positivos desta atividade econômica a partir da criação de
oportunidades de viagem, consumo e da ampliação e manutenção dos níveis
estáveis de emprego do setor.
O setor do turismo envolve diversos outros setores da economia, provocando
um efeito multiplicador. Podem-se citar como principais benefícios provocados
pelos eventos para a atividade turística:
77
- ampliação do número de visitantes - melhoria da imagem da cidade - manutenção dos níveis e estímulo à geração de emprego e renda - maior produtividade do trade turístico - aumento da arrecadação de impostos - aumento de arrecadação de recursos potenciais que podem ser reaplicados na infraestrutura - divulgação espontânea dos destinos e produtos Diante dos benefícios dos eventos para o setor de turismo, a captação de eventos se torna uma prática com grandes chances para o fomento dos setores de eventos e de turismo. 8.2 ESTRUTURA E APOIO PARA EVENTOS Pontapé inicial para a realização de eventos é a captação dos mesmos. Essa
etapa tem início nos eventos periódicos, quando está sendo realizado o atual
(anual) para ‘in loco’ iniciar o trabalho de negociação do similar que se seguirá.
Existem equipes e empresas organizadoras que fecharam seu link de trabalho
nesse nicho e garantem que o mercado nacional é amplo e sem limites.
Sucesso comprovado pelas realizações periódicas e sucessivas de
congressos, convenções, encontros, palestras, fóruns, sempre com público e
credibilidade dos patrocinadores e interesse pelas empresas geradoras do
acontecimento.
Para a captação de eventos, tornam-se necessárias estratégias administrativas
como conhecimento do produto, do mercado, recursos e infraestrutura
garantida pelo local pleiteador. Como foco maior de exigência, a qualidade nos
serviços a serem prestados.
O calendário de eventos é uma das principais ferramentas que complementam
a captação de eventos para o núcleo receptor. O calendário de eventos pode
ser entendido como um registro das programações dentro de cada núcleo nos
âmbitos cultural, religioso, esportivo etc. elaborado a fim de expressar fatos e
costumes diferenciados, que constituem os atrativos turísticos.
78
Conforme Lage e Milone (2000, p.28), estrutura turística consiste em “o
conjunto de edificações, instalações e serviços indispensáveis ao
desenvolvimento da atividade turística” (meios de hospedagem, alimentação,
entretenimento, agenciamento, informações, dentre outros voltados para o
atendimento ao turista).
Os equipamentos de apoio turístico, caracterizam-se por todo o conjunto de
obras e instalações de estrutura física básica, tais como sistema de
comunicações, transporte e serviços urbanos (água, energia, esgoto, limpeza e
sinalização urbana etc). São considerados por Ignarra (2003) como
precondição para o desenvolvimento turístico.
O serviço de meios de hospedagem é primordial. Não só como a hospedagem
em si, mas principalmente pelas condições de ofertas para realização do
evento em si. Para tanto os empreendimentos de hotelaria e hospedagem, em
qualquer das classificações, dispõem nos seus quadros de funcionários,
profissionais especializados: o Gerente de Eventos.
Esses profissionais mantêm à disposição toda a estrutura que caracteriza as
necessidades de tais realizações:
- espaço para realização do evento: centros de convenções, salões, auditórios,
praças de eventos, salas de reuniões, enfim, espaços que comportem o
número de participantes ou convidados esperado e que esteja de acordo com o
tipo e objetivos do evento.
- capacidade e atendimento hoteleiro: no que diz respeito à oferta
disponibilizada na localidade, deve-se observar se essa oferta atenderá ao
público esperado. Caso determinada cidade não haja uma quantidade de leitos
que atenda e satisfaça o público aguardado para o evento, é interessante
analisar a possibilidade de sugestão de meios de hospedagem em cidades
próximas, contanto que não comprometa a participação e a pontualidade das
pessoas no evento.
- analisar a disponibilidade deste serviço (seja ônibus coletivo, taxi, metrô, trem
etc) a fim de oferecer comodidade aos participantes.
- apoio do governo pode se dar de diversas maneiras. Seja com contribuição
financeira a fim de custear serviços necessários ao evento, seja em questões já
79
esperadas como qualidade do transporte público, limpeza urbana, qualidade de
outros serviços públicos dentre outros.
É importante lembrar que estes serviços de estrutura e apoio turístico são
bastante beneficiados com a realização dos eventos em uma localidade. Cabe
então aos organizadores junto aos empresários e órgãos públicos se unirem e
apoiarem a concretização de eventos diversos a fim de que todos sejam
beneficiados, sobretudo o participante que será um agente divulgador da
cidade-sede do evento e seus serviços.
80
CAPÍTULO 9 Turismo, eventos e negócios
81
9. Turismo, eventos e negócios 9.1 TURISMO DE EVENTOS Turismo como atividade econômica garante a sobrevivência de muitas
localidades que vivem de locais, independentes do seu porte.
Não só os belos cenários configuram a melhor forma de sediar eventos.
É claro que algumas localidades dotadas de beleza acabam por atrair a
atividade e manter-se em movimento contínuo e produtivo. À exemplo, o
arquipélago de Fernando de Noronha, a Ilha de Marajó, a cidade de Gramado.
Mas também os eventos dispersos e distantes dos centros urbanos, onde são
explorados os segmentos: ecológico, meio ambiente, rural, aventura, esportes
radicais, desportivos, históricos, culturais, artísticos, etc., têm apresentado
crescimento e definido calendário de eventos, nacionalmente.
Esse tipo de turismo é mantido independente do evento a ser realizado. O local
por si só garante a movimentação turística.
Turismo de eventos é o segmento que cuida dos mais variados tipos de
acontecimentos que se realizam nas mais diversas áreas, sendo responsável
pelo planejamento e organização do receptivo dessa demanda exclusiva,
dando uma imagem característica aquelas localidades cujo potencial de
interesse resida no fluxo contínuo e crescente de adeptos. .
9.2 TURISMO DE NEGÓCIOS A Cartilha de segmentação do Ministério do Turismo, define assim, turismo de
negócios: “compreende o conjunto de atividades turísticas decorrentes dos
encontros de interesse profissional, associativo, institucional, de caráter
comercial, promocional, técnico, científico e social”.
Existem localidades onde os negócios é que fazem acontecer o
desenvolvimento da atração turística, como São Paulo, a mais cosmopolita
cidade brasileira, onde prevalecem os eventos ligados a todas as formas de
movimentação produtiva quer de capital quanto de estudos. Dos eventos
gerados pelas indústrias e empresas multinacionais aos de caráter acadêmicos
entremeados pelos de produtos, compras, cultura e arte, o crescimento e a
fomentação desse conceito de turismo que acontece mundialmente, é
82
essencialmente paulistano e para lá convergem os maiores recursos de
investimentos e, consequentemente, os melhores resultados.
O segmento do turismo de negócios possui algumas peculiaridades que devem
ser estudadas e observadas, (adaptado de Martin, 2003):
- Rotatividade da sede do evento, possibilitando a descentralização das
atividades e a ampliação dos benefícios destes segmentos a outras regiões e
localidades.
- Necessidade de qualificação profissional constante que consiste na força
motriz dos eventos tanto de negócios como de eventos.
- Único setor de destino único e obrigatório, uma vez que há um
direcionamento do público em um mesmo local em determinado período de
tempo.
- Periodicidade dos eventos, possibilitando o planejamento das atividades e de
marketing com antecedência.
- Acontecem, em sua maioria, independente do período de alta ou baixa
temporada do turismo de lazer
- Volume gerado, uma vez que o turista de negócios tem gasto médio maior em
relação ao turista de lazer
- Maior fidelidade e maior potencial de compra em comparação ao turista de
lazer, que gasta em média menos duas vezes do que o turista de negócios. Se
bem atendido, o turista de negócios tende a ser fiel ao serviço prestado, já que
também tende a ir mais vezes a um determinado local.
- Duração dos eventos, que varia de três a quatro dias, possibilitando
permanência fixa dos participantes na localidade onde está acontecendo o
evento.
83
CAPÍTULO 10 Entidades de fomento e organização de eventos
84
10. Entidades de fomento e organização de eventos 10.1 CONVENTION & VISITORS BUREAU
Os Convention Bureaus são entidades privadas e sem fins lucrativos que
atuam como centro difusor de informações entre as empresas interessadas em
realizar eventos. Seu principal objetivo é captar a realização de eventos, em
sua maioria de grande porte, para as cidades onde atuam. Seu perfil
aglutinador torna-o uma figura-chave na condução no planejamento do
marketing de destino, utilizando para promover a imagem da cidade nos
mercados potenciais.
Embora a independência de órgãos governamentais, alguns convention
recebem recursos públicos. No entanto, em sua maioria, são mantidos por
empresas do trade turístico, denominados parceiros ou mantenedores, como
meios de hospedagem, restaurantes, atrativos turísticos, agências e
operadoras de viagens, transportadoras, além do comércio local.
O primeiro bureau de que se tem noticia foi criado em Detroit, nos Estados
Unidos. No Brasil, os primeiros C&VB do país foram criados na década de
1980, em São Paulo e no Rio de Janeiro. Atualmente, existem diversos C&VB
no Brasil, praticamente em cada cidade do país.
10.2 ABEOC A Associação Brasileira de Empresas de Eventos (ABEOC) é uma entidade
civil, sem fins lucrativos ou caráter político-partidário. Com a finalidade de
congregar, coordenar, orientar e defender os interesses de seus associados
(as empresas de serviços especializados em eventos, como organizadores,
promotoras e prestadoras de serviços para eventos), a ABEOC foi fundada no
ano de 1977.
A ABEOC tem como principais objetivos:
- Defender os interesses das associadas, tornando a atividade de organização
e prestação de serviços em eventos conhecidas, valorizadas e respeitadas
perante o mercado e as entidades institucionais e órgãos públicos;
- Promover e incentivar as relações entre suas associadas no sentido de
possibilitar intercâmbio técnico e comercial através da promoção, realização e
apoio de encontros, reuniões, eventos, cursos, projetos e similares;
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- Realizar um congresso e exposição anual independente ou em parceria com
outras entidades;
- Orientação de interessados em como proceder para atuar na área de eventos
de acordo com a legislação;
- Estímulo a pratica das atividades com um elevado sentido ético nas relações
entre as associadas e, entre essas e o mercado.
10.3 ABRACCEF A Associação Brasileira de Centros de Convenções, Exposições e Feiras tem a
finalidade de promover a integração e a troca de informações relativas às áreas
de operações, finanças, tecnologia, gerenciamento, marketing, comercial,
relações com clientes e desenvolvimento de negócios entre os associados.
Criada em 1985, a ABRACCEF é atualmente constituída por pessoas jurídicas,
empreendimentos ou estabelecimentos empresariais, fixos e permanentes,
administrados por empresas ou instituições, públicas ou privadas, regular e
legalmente constituídas, que tenham dentre seus objetivos sociais a oferta de
espaços e serviços correlatos, específicos e apropriados, a terceiros, para a
realização de eventos de qualquer tipo ou natureza, sob a forma de locação ou
cessão, em caráter temporário, tais como: Centros de Convenções; Centros de
Convenções e de Exposições; Pavilhões de Exposições; Hotéis com Centro de
Convenções; Arenas, Teatros, Casas de Espetáculos e similares; Empresas ou
Instituições com Centros de Convenções; Outros espaços similares.
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CAPÍTULO 11 Documentos importantes | Pós-evento
Dicas
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11. Documentos importantes | Pós-evento | Dicas 11.1 MODELO DE CHECK LIST
MODELO DE CHECK LIST Evento: Semana do Turismo
Local: Auditório da Instituição Organizadora
Data:22/09 a 27/09 de 2000 Horário: das 19h30 às 22h30
Responsável: João Carlos Azevedo DISCRIMINAÇÃO UNIDADE/ SETOR RESPONSÁVEL SITUAÇÃO
1-Reserva do local Coordenação do curso Carla Matos Em andamento
2-Reunião para
montagem da comissão
organizadora
Coordenação do curso Carla Matos Ok
3-Distribuição de
atividades para as
diversas comissões de
trabalho
Coordenação geral do
evento
Sandra Regina Ok
4-Definição do tema e
programação do evento
Comissão
organizadora
5-Contratação de
empresas e/ou
profissional autônomo
para criação de material
de divulgação
Comissão financeira,
de divulgação e
marketing
6-Buscar patrocínio e
apoio cultural
Comissão financeira,
de divulgação e
marketing
7-Definição do material
de divulgação
Comissão
organizadora
8-Contratação de
gráfica para impressão
do material de
divulgação e
administrativo
Comissão
organizadora
9- Fazer listagem de
convidados e
Secretaria do evento
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palestrantes
10-Enviar carta convite
para autoridades,
palestrantes, diretoria
da instituição e demais
funcionários
Secretaria do evento
11-Fazer reserva de
equipamentos de
audiovisual no
departamento
responsável
Secretaria do evento
12-Fazer solicitação de
serviço de copa (café,
água e chá)
Secretaria do evento
13-Solicitação de
mobiliário ao
departamento
competente
Secretaria do evento
14-Fazer follow up dos
convidados,
autoridades e outros.
Secretaria do evento
15- Fazer a divulgação
na mídia
Comissão financeira,
de divulgação e
marketing
16-Fazer a divulgação
do evento na instituição
Comissão financeira,
de divulgação e
marketing
17-Montar as pastas
dos participantes e
convidados
Comissão de recepção
18-Definição de
recepcionistas e escala
de trabalho
Comissão de recepção
19-Verificação e
liberação de
estacionamento
Secretaria do evento
20-Elaborar carta de Secretaria do evento
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Fonte: MATIAS (2007, p.137)
11.2 MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS
MODELO DE BRIEFING DE EVENTOS EMPRESA/ CONTRATANTE Razão Social: Endereço: Fone: Fax: Contato: Cargo: Depto: Segmento de atuação da empresa: Produto e/ou linha de produto ou serviço:
1- EVENTO 1.1 Titulo: 1.2 Objetivo principal do evento (comemoração, reengenharia, cientifico, técnico,
confraternização, promocional, institucional e outros) 1.3 Qual a tipologia do evento? 1.4 Há tema definido? ( )Sim ( ) Não
Caso a resposta seja afirmativa, qual é?
2- PÚBLICO-ALVO 2.1 Perfil do público-alvo: sexo, faixa etária, escolaridade, nível socioeconômico, grau hierárquico; 2.2 Número estimado de participantes; 2.3 Qual a origem geográfica dos participantes?
agradecimento para os
palestrantes
21-Providenciar os
certificados dos
participantes
Secretaria do evento
22-Definir mestre de
cerimônia
Comissão
organizadora
23-Treinar as
recepcionistas
Coordenação geral do
evento
24-Elaborar cartas de
agradecimentos para os
convidados,
patrocinadores e a
todos que colaboraram
com o evento
Secretaria do evento
25- Convocar reunião
de avaliação do evento
Coordenação geral do
evento
26-Elaborar relatório de
avaliação
Coordenação geral
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3- DATA/ DURAÇÃO
4- LOCAL 4.1 Existe um local determinado para o evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, onde?
5- PROGRAMA
5.1 Existe um programa do evento? ? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, anexá-lo.
6- HOSPEDAGEM 6.1 Inclui hospedagem? ( ) Sim ( ) Não 6.2 Qual a categoria dos hotéis a serem utilizados?
7- TRANSPORTE
7.1 Qual o meio de transporte que será utilizado para esse evento? 7.2 Existe empresa transportadora oficial do evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja afirmativa, qual?
8- SERVIÇOS 8.1 O que será oferecido aos participantes? ( ) alimentação ( ) brindes ( ) traslados ( ) atividades sociais, culturais e turísticas ( ) Outros. Especificar:
9- CONVIDADOS E AUTORIDADES 9.1 Quem são os convidados e as autoridades? 9.2 Qual o diferencial de serviços e as horas que serão oferecidas a eles?
10- VERBA 10.1 Existe verba prevista? ( ) Sim ( ) Não 10.2 Qual valor?
11- COMISSAO ORGANIZADORA 11.1 Existe uma comissão organizadora? ( ) Sim ( ) Não 11.2 Quem são os contatos?
12- IDIOMA
12.1 Qual o idioma oficial do evento?
13- DIVULGAÇÃO 13.1 Como será feita a divulgação? 13.2 Quais veículos de comunicação serão utilizados? 13.3 Existe logotipo do evento? ( ) Sim ( ) Não Caso a resposta seja negativa, é necessário criar um logotipo para o evento. 13.4 Criar material de divulgação de acordo com o tema e utilizar o logotipo e cores especiais.
14- EQUIPAMENTOS 14.1 Quais equipamentos audiovisuais e administrativos serão utilizados?
15- MATERIAIS
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15.1 Quais os materiais administrativos e do participante que serão utilizados?
16- SERVIÇOS 16.1 Quais serviços serão necessários? ( ) tradução simultânea ( ) Buffet para jantar e/ou almoço, coquetel, coffee-break e outros. ( ) decoração ( ) sonorização ( ) filmagem ( ) fotografia ( ) outros. Especificar:
17- RECURSOS HUMANOS 11.3 Quantidade: 11.4 Com que qualificação? 11.5 Para esse evento, haverá a contratação de outros prestadores de serviços, como:
( ) agencia de propaganda ( ) serviços gráficos ( ) assessoria de imprensa ( ) agência de viagens e turismo ( ) assistência medica hospitalar ( ) transportadora rodoviária para traslados ( ) seguro ( ) outros. Especificar:
Fonte: MATIAS (2007, p. 134)
11.3 MODELO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO
MODELO DE QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO 1. Como você qualifica o evento quanto a:
Programação Ótimo Bom Regular Fraco Temas/ assuntos Conferências Trabalhos apresentados Projetos Debates Mediadores Carga horária Operacionalização Ótimo Bom Regular Fraco Secretaria Recepção Manutenção Limpeza Segurança Apoio Sinalização Instalações Climatização Informações Folheteria / material Pontualidade Multimeios Equipamentos em geral Atrações locais Outros ( )
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Serviços Ótimo Bom Regular Fraco Transportes de acesso Traslados Hotel Alimentação Atividades sociais e turísticas
Estacionamento Guias Recepcionistas Intérpretes
2. Na sua opinião: Qual foi o ponto forte do evento? Qual foi o ponto fraco do evento?
3. Como você tomou conhecimento do evento? Folheto ( ) Cartaz ( ) Mala direta ( ) Televisão ( ) Emissora: __________________ Jornal ( ) Nome: _____________________ Revista ( ) Nome: _____________________ Radio ( ) Emissora: ___________________ Home Page ( ) Endereço: ___________________ Indicação pessoal ( ) Nome: _____________________ Outros ( ) Quais? _____________________
4. Qual marca de empresa ou entidade lhe chamou mais a atenção e por quê?
5. Quais sugestões você daria para um próximo evento dentro dessa área em relação a:
Tema: Palestrantes: Localidade:
6. Qual atividade profissional que você exerce?
7. Qual é a cidade e o Estado que você reside?
8. Observações e sugestões:
Fonte: BRITTO (2002, p. 301)
11.4 DICAS
- De uma maneira geral o período recomendável tecnicamente planejar um
evento é com antecedência de um ano, porém quando os eventos são
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periódicos, é importante já ter definido ao final do evento em execução, data e
local do próximo. Nessa fase faz-se a captação da futura versão
- Conhecer sobre a parte técnica da elaboração e gestão de eventos
- Conhecimentos, ainda que superficiais, nas áreas envolvidas
- Habilidades para evitar e lidar com imprevistos
- Selecionar profissionais e prestadores de serviços com perfil de competência
- Evitar realizar eventos em horários que concorram com outras programações
de forte apelo popular, naquela mesma localidade
- Evitar erros que comprometa o andamento ou a imagem do evento
- Cumprir o tempo de discursos e falas
- Garantir a pontualidade da programação
- Acrescentar percentual financeiro como reserva técnica diante do fluxo de
mercado
- Evidenciar item quanto a possibilidade da mudança e/ou valorização da
moeda
11.5 SERVIÇOS EM ALIMENTOS E BEBIDAS Materiais, iguarias e
equipamentos Quantidade/ medida Observações
Arroz em churrasco como guarnição
100 gramas Por pessoa
Cafezinho em congressos e reuniões
50 ml Por pessoa
Canapés 15 Por pessoa em coquetéis ou coffee -break
Docinhos de festa 5 a 10 Por pessoa. Banheiros químicos - 01 a cada 300 pessoas.
Água mineral sem gás em coquetéis
300 ml Por pessoa.
Churrasquinhos/ espetinhos 3 unidades Mínimo de 150 gramas de carne por pessoa
Carne vermelha em churrascos
400 gramas Por pessoa se houver guarnição e outros tipos de
carne. Sem guarnição, é recomendado 500 gramas.
Cerveja em lata com álcool 4 latas Por pessoa. Cerveja em lata sem álcool 2 latas Por pessoa.
Cerveja garrafa 600 ml Por pessoa. Garçom - 01 a cada dez mesas. Maitre - 01 a cada dez mesas.
Universo de seguranças em eventos de massa
- 01 a cada 120 pessoas.
Refrigerante 600 ml Por pessoa. Vinho 400 ml Por pessoa. Caso seja
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servido somente vinho, aumentar a quantidade em
20%. Wisky e destilados Duas doses Por pessoa. Depende da
quantidade de outras bebidas.
Salgadinhos para coquetel 10 a 15 Por pessoa. Fonte: Adaptado de Rispoli (2005).
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3.2 PÓS-EVENTO É etapa de encerramento do evento. Consiste em: - Fechamento contábil - Avaliação técnica e financeira - Avaliação mercadológica -Providências finais de expediente administrativo e gerenciais - Avaliação dos envolvidos empresas, ou pessoas - Feedback do cliente Diante dessas atividades, ocorre a confrontação dos resultados esperados com os realizados, proporcionando a análise dos pontos positivos e negativos do evento Cada evento deve ser uma plataforma para outro - Avaliação Geral- importante etapa do pós-evento, onde os produtores e gestores analisam pontos fortes e fracos de todos e do evento em si. Como resultado, um relatório documental Para essa avaliação interna, utiliza-se da distribuição ‘in loco’ de questionários específicos para cada área. Etapa realizada em reunião coletiva imediatamente ao encerramento das atividades. Documento sigiloso e de propriedade do produtor e do gestor. - Serviços de secretaria no Pó-evento Dentro do pós-evento ainda podemos identificar como atividades relacionadas a esta etapa os serviços de secretaria descritos abaixo: - elaboração e envio de ofícios ou cartas de agradecimento; - separação, catalogação e arquivo de correspondências; - envio ou entrega de certificados (esta atividade também pode ser feita no encerramento do evento) - publicação dos Anais do evento (caso seja encontro científico) - envio de release aos meios de comunicação com resultados do evento; - organização da desmontagem das instalações e equipamentos e transporte dos materiais terceirizados; - planejamento da reunião de encerramento.
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CAPÍTULO 12 Gerenciando Eventos como projetos
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12. Gerenciando Eventos como Projetos
Todo Evento é um Projeto e precisa ser gerenciado com tal, mas afinal o que seria um projeto? “Um Projeto é um esforço TEMPORÁRIO realizado para criar um produto ou serviço EXCLUSIVO”(PMBOK).
TEMPORÁRIO: Significa que todo projeto tem um inicio e um fim definido.
EXCLUSIVO: Significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes já realizados
O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. (PMBOK)
Gerenciar um projeto inclui:
Identificação das necessidades;
• Estabelecimento de objetivos claro e alcançáveis;
• Balanceamento das demandas conflitantes de Qualidade, Escopo, Tempo e Custo;
• Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas dos stakeholderes.
Processos de Gerenciamento de Projetos
Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento
Áreas de Conhecimento em Projetos:
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GLOSSÁRIO DE EVENTOS (baseado de Britto, 2002 e Rispoli, 2005 e leituras complementares) Adriças: corda de fina espessura da cor branca utilizada no hasteamento das bandeiras Anais: registro das publicações ou documentos de um congresso ou similar Anfitrião: quem recebe os convidados; dono da casa; em eventos organizacionais é, quase sempre, a autoridade maior da empresa, presente ao encontro Balão Blimp: balões infláveis promocionais, utilizados no espaço aéreo do evento Blaster técnico em pirotecnia Briefing :resumo de informações, das quais surgirão propostas de ação. Cast: lista de artistas. Chancela: assinatura no evento em conjunto com o realizador Check list ou mapa de produção : lista de controle ou ordenação Cerimonial: conjunto de regras que orientam as cerimônias oficiais, civis, militares, públicas, privadas e religiosas Croqui: arte ou mapa de localização ou que representa a idéia (lay out) Curador: responde legalmente pelas exposições de artes. Trabalha na pesquisa e seleção das obras e cuida da tramitação burocrática de exposições e mostras de arte Ecad: escritório central de arrecadação e distribuição dos direitos autorais Etiqueta: formalidade no trato social. Pressupõe urbanidade e respeito no trato entre pessoas, tanto em contato social, familiar, profissional Mesa diretiva: mesa ocupada por autoridades e convidados mais importantes Mestre-de-cerimônia: pessoa que apresenta e dirige um encontro, obedecendo script Oratória: arte de falar ao público Palestrante: aquele que palestra Precedência: antecedência no tempo, na ordem ou no lugar. A formalização da ordem de precedência é uma das partes mais importantes do cerimonial Protocolo: em relação ao cerimonial, o que determina os lugares na estrutura política e administrativa em um evento. Púlpito: tribuna para pregadores
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Release: texto de divulgação, para as mídias Script: texto ou roteiro protocolar de cerimônias e apresentações (Mestre de Cerimônias) Trade turístico: conjunto de empresas do segmento turístico. Tribuna: lugar elevado de onde falam os oradores; púlpito Vernissage: exposições e mostras artísticas.
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