Projekt office management

TAGUNG

Die Rolle eines Organisators

--> Spezialist für Organisation und Planung

--> Leiter für Führung und Beratung

Führungsqualitäten

·         Organisation (Aufbau, Ablauf)

·         Betriebswirtschaft (Finanzen, Buchhaltung)

·         Technologien (E-Technologie)

·         Infrastruktur (Stadtplanung)

·         Recht

·         Sozialkompetenz

--> Erfolgreiches Kommunikationsgeschäft

Der Schlüssel zum Erfolg

Zielsetzung Engagement Planung und Kalkulation Programm Veranstaltungsstätte Entscheidungsprozesse Motiviertes Team Verwaltungsabläufe BEGEISTERUNG

Das Handwerkszeug

--> Veranstaltungsprofil: Was? Wer? Warum? Wann? Wie? und Wo?

--> Teilnehmerprofil: Überblick über jeden Teilnehmer

--> Aktionsplan: Organisation und Zeitmanagement

Wohlbefinden der Teilnehmer

"Unser Geist gewinnt an Kraft, wenn wir uns um andere kümmern." - Dalai Lama

Wahl der TagungsregionHier ist zu berücksichtigen:

Zahl der Teilnehmer Erwartungen der Teilnehmer Budget Zeit und Kosten für die Anreise Klima Sehenswürdigkeiten/Freizeitangebote

Entscheidungen zwischen:o Stadtzentrumo Ländliches Gebieto Urlaubsorto Flughafen

Wahl der Tagungsstätte• Request for proposals• Anforderungsformular

-RFP enthält Liste mit von Anforderungen, die der Tagungsort erfüllen soll erläutert werden Anforderungen an:• Den Tagungsort• Kapazitäten für Gesellschaftliche Anlässe• Unterbringungsmöglichkeiten

Side Inspection

-Kontrolle durch Besichtigung

-Bei der Besichtigung soll man nach folgendem fragen:

Referenzen Buchungskonditionen oder Mustervertrag Ideen für die Freizeit Liste lokaler Lieferanten -Checkliste mit Fragen davor vorbereiten Besichtigung der Räumlichkeiten

Die Lage• Zugang zum Tagungsraum• Behindertenzugang• Registrierungsbereich• Fahrstuhl• Toiletten• Zusatzräume• Speiseraum• Ausgänge nach draußen

Die Ausstattung Schalldichtes Wand und Bodenmaterial Akustik Heizung/Klimaanlage Position der Türen Notausgänge Tageslicht/Aussicht Technische Anschlüsse Beleuchtung Gestaltung des Raumes:Säulen, Dekor, Deckenhöhe…

Planung der Bewirtung größtes Erinnerungserlebnis = Essen Speiseplankoordination Absprache mit den einzelnen Bereichen Informationen aus Vergangenheit sammeln Raumplan Raumvolumen Bilder von früheren Veranstaltungen Ort –und Jahreszeitentypische Speisen

Programmerarbeitung

Entscheidungsfaktoren für Planung:

Geld

Zeit

Teilnehmer

Berücksichtigungskomponenten

Dauer und Zeitpunkt der Veranstaltung

Anreisestrecke

Art der Teilnehmer (mit Begleitung)

Ziel der Veranstaltung

Relevant:

Flexibilität im Programm

Fazit: Unerwartete Vorfälle besser steuer- und kontrollierbar

Planung der Freizeit

idealer Ablauf:

angenehmes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeitangeboten für Entspannung

Planung mit Berücksichtigungsfaktoren

Mensch: wer sind die Teilnehmer, ihre Erwartungen, voraussichtliche Teilnehmerzahl

Zeit: Arbeitszeitplan, verfügbare Freizeit, Zeiten für Mahlzeiten vor und nach der Freizeit

Region: Klima und Wetter, was bietet die Veranstaltungsstätte, Catering, Eintrittsgelder & Trinkgelder, Verfügbarkeit Ressourcen: Personal, Transport etc

Sonstiges : Budget, Marketing und PR, Versicherung

1. Kontaktpersonen

-gute Beziehung zu Mitarbeitern und Arbeitspartnern der Veranstaltungsstätte sehr wichtig

„Ein“ Team -> gute Zusammenarbeit

Motivation von Personal:

-Team stets informieren und in Planung mit einbeziehen

-alles schriftlich bestätigen

-um Ratschläge bitten

Anforderungsbogen für Veranstaltung

Wichtig: Flexibilität und Gelassenheit

2.Budgetplanung

Logisches Vorgehen wichtig, um aufkommende Ausgaben voraussehen zu können

2 Arten von Kosten: variabel und fix

Budgetierungsgrundsätze: Zuteilen -Verhandeln -Kontrolle -Buchführung

Versteckte Kosten berücksichtigen, Reserven einplanen

3. Einsparungsmöglichkeiten

-> Steigerung der Umsatzes

->Senkung der Ausgaben (Gemeinkosten)

Mitunter größter Ausgabeposten: Speisen und Getränke

4. Verhandeln

Verhandeln grundsätzlich möglich, aber: NICHT ZUVIEL handeln, um gute Geschäftsbeziehungen zu wahren

Beste Strategie:

1.Vernünftiger Preis

2. Verhandlung über Mehrwert

-> Verzicht auf bestimmte Berechnung?

-> Kostenloser Zusatzservice?

Einsatz von Multimedia

“Mit allen multimedialen Möglichkeiten der Darstellung in Text und Bild, Ton und Grafik. mit zeitgesteuertem Ablauf und beliebiger Veränderbarkeit, auf der Basis aller marktüblichen Softwareprogramme.”- so was in der Art bietet fast jedes Hotel an.

Wenn die Checkliste gemacht ist und die Tema des Veranstaltungs sehr gut erkannt ist, dann können wir weiter Entscheidungen treffen wegen alles was benutzt werden sollten und alles was fehlen.

Tagungstechnik unterscheiden:1. Beamer

2. Dokumentenkamera

3. TV-Gerät

4. Leinwand

5. Flipchart

6. Pinnwand

7. PCs für Tagungsbüro

8. Internetzugänge

9. Mikrofone für Vortrag und Diskussion

10. Telefon, Fax, Kopierer und Drucker

Preise: Tages-Gebühr für Tagungstechnik, wenn ausschließlich Räume gemietet werden:

■ Beamer € 50,00■ Dokumentenkamera € 35,00■ TV-Gerät € 50,00■ Flipchart € 8,00■ Pinnwand € 5,00■ Moderatorenkoffer € 12,00

Marketing• entscheidet über Erfolg und Misserfolg der Tagung Presse weit im Voraus über die anstehende Tagung

informieren

Weiter zu beachten Zimmerliste Behinderte Mitmenschen Umwelt

NachbereitungGROßES DANKESCHÖN Vor Ort Im Unternehmen

Bestuhlungspläne4 verschiedene Bestuhlungsarten

Quellen: