การบริหารสํานักงาน (Office Management)

Chapter 7 แนวคิด กิจกรรมตาง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในสํานักงานสงผลตอการทํางานของบุคลากร ซึ่งคุณภาพในการบริหารสํานักงานจึงเปนปจจัยที่ทําใหองคกรประสบความสําเร็จ หรือความลมเหลว ดังน้ันจึงควรที่จะคํานึงถึงปจจัยตาง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองคกร เพื่อหาทางใหการบริหารสํานักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด

วัตถปุระสงค 1 เพื่อใหเขาใจถึงวัตถุประสงคของ

การบริหารงานสํานักงาน 2 เพื่อใหทราบถึงตําแหนงงาน

ภายในสํานักงาน 3 เพื่อใหเขาใจถึงระบบในการ

จัดการ และบริหารสํานักงาน 4 เพื่อใหเขาใจถึงหลักการบริหาร

สํานักงาน 5 เพื่อใหเขาใจถึงลักษณะงานของ

ผูบริหารสํานักงาน 6 เพื่อใหทราบถึงคุณสมบัติของ

ผูบริหารสํานักงาน

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 144

กิจกรรมตาง ๆ ที่เกิดขึ้นภายในสํานักงานสงผลตอการทํางานของบุคลากร ไมวาจะเปนงานดานเอกสาร งานดานการบริหารสํานักงาน และงานดานการเงิน เปนตน ดังน้ัน สํานักงานจึงเปนศูนยรวมของงานทุกชนิด โดยเฉพาะงานดานธุรการ ซ่ึงคุณภาพในการบริหารสํานักงานจึงเปนปจจัยที่ทําใหองคกรประสบความสําเร็จ หรือความลมเหลว ดังน้ันจึงควรที่จะคํานึงถงึปจจัยตาง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองคกร เพ่ือหาทางใหการบริหารสํานักงานมีประสิทธิภาพสูงสุด 1 วัตถุประสงคของการบริหารงานสํานักงาน

จุดประสงคพ้ืนฐานของการบริหารงานสํานักงาน ก็คือการรวบรวมอํานาจการควบคุมงานสํานักงานตลอดจนงานดานบริการตาง ๆ ไวในสวนกลาง โดยทั่วไปมีวัตถุประสงค ดังตอไปน้ี

1. ประสานกิจกรรมอันเปนงานสํานักงานซึ่งปฏิบัติอยูในหนวยงานตาง ๆ 2. รักษามาตรฐานดานปริมาณ และคุณภาพของการผลิต 3. จัดระบบ และวิธีปฏบิตัิงานใหมีประสิทธภิาพซึ่งชวยใหผลกําไรสูงขึน้ 4. จัดสภาพแวดลอมการทํางานทั้งดานปจจัยทางวัตถุ และทางจิตใจใหเปนที่พึงพอใจ

ตอพนักงาน 5. จัดใหมีการควบคุมพนักงานสํานักงานอยางมีประสิทธิภาพ 6. จัดใหมีขอมูลที่จําเปนอยางครบถวนทันทวงทีทีต่องการ 7. กําหนดหนาที่ความรับผิดชอบใหพนักงาน 8. กําหนดตารางเวลาการทํางานเพื่อใหพนักงานทํางานใหสําเร็จตามเปาหมาย

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 145

9. ชวยสนบัสนุนใหพนักงานปฏิบัติงานอยางมีประสิทธิภาพ 10. สนับสนุนใหมีเครื่องมือในการทํางานที่เหมาะสม

ปจจุบันมีเทคโนโลยี และซอฟตแวรที่เขามาชวยใหผูบริหารสํานักงานสามารถทํางานได

อยางมีประสิทธิภาพ ดังน้ันจึงไมใชเรื่องใหญที่จะควบคุมใหพนักงานทํางานไดตามวัตถุประสงคที่ไดกําหนดไว 2 ตําแหนงงานภายในสํานักงาน

บทที่ 1 สํานักงาน ไดกลาวไววา ผูปฏบิตัิงาน หรือบุคลากร ประกอบดวย 4 ประเภท

คือ ผูบริหารระดับสูง, ผูบริหารระดับกลาง, ผูบริหารระดับลาง และระดับปฏิบัติการ ดังน้ัน บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน จึงไดกลางถึงตําแหนงงานภายในสํานักงาน ซ่ึงแบงออกเปน 5 ประเภท ซ่ึงทาํใหการทํางานของสํานักงานเปนไปอยางมีประสิทธภิาพมากที่สุด 2.1 ผูบริหาร (Manager)

ผูบริหาร หนาที่ที่สําคัญของผูบริหารไดแก การประสานงาน การควบคุม ดังนั้นผูบริหารควรมีวิสยัทศันที่กวางไกล ยอมรบัความคิดเห็นของผูใตบังคบับญัชา และควรไดรับความนบัถือจากผูใตบังคบับัญชาดวย 2.2 เจาหนาที่ในสายงาน (Line Professional)

เจาหนาทีใ่นสายงาน ทําหนาทีต่ามสายงานบังคบับัญชา เชน เจาหนาที่ฝายการตลาด เจาหนาทีฝ่ายบัญชี เจาหนาที่ฝายการเงิน และเจาหนาทีฝ่ายบริหารทรพัยากรมนษุย เปนตน 2.3 ที่ปรึกษา (Staff Professional)

หนาที่หลักของที่ปรึกษาก็คอื ใหคําปรกึษาตอผูบริหารขององคกร เชน การวิเคราะหขอมูล การวางแผน การลงทนุ เปนตน ดังน้ันที่ปรกึษาควรที่จะมีความรอบรู มีวิสยัทศันทีก่วางไกล และที่สาํคัญตองมีความรูในดานธุรกิจเปนอยางดี

2.4 เลขานุการ (Secretary)

เลขานกุาร คอืตําแหนงที่สนับสนนุงานของผูบริหาร เปนบคุลากรทีท่ํางานประจําตาง ๆ งานการจัดการ หรือการชวยเหลือภารกิจสวนตวัของผูบริหาร ผูที่ทาํหนาที่เปนเลขานุการควรที่จะ

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 146

ทํางานตาง ๆ ไดอยางคลองแคลว รวดเร็ว เชน การพิมพงาน การใชคอมพวิเตอร และการจดัตารางนัดหมาย เปนตน

รูปภาพ เลขานุการตําแหนงที่สนับสนุนงานของผูบริหาร

2.5 เสมียน (Clerical personal)

เสมียน เปนบุคคลทีไ่มไดกําหนดหนาที่การทํางานทีแ่นนอน ปกติทําหนาที่ชวยเหลือบุคลากรฝายตาง ๆ ในสํานกังาน 3 ระบบในการจัดการ และบริหารสํานักงาน

ปจจุบันที่เทคโนโลยีมีความกาวหนาเปนอยางยิ่ง เม่ือนําเทคโนโลยีมาผนวกเขากับ

สํานักงาน จึงทําใหการทํางานของบุคลากรมีประสิทธภิาพ การจัดการ และบรหิารสํานักงานอัตโนมัติจึงเขามาชวยในการจัดการเรื่องตาง ๆ ดังน้ี

3.1 การตัดสินใจ (Decision Making)

การตัดสินใจจําเปนตองอาศยัขอมูลที่ถูกตอง เพ่ือใหนํามาเปลี่ยนใหเปนสารสนเทศที่ดี สามารถนําไปใชในการตัดสินใจในดานตาง ๆ เชนตดัสินใจในการลงทุน ระบบที่เขามาชวยผูบริหารในการตัดสินใจไดแก ระบบสนบัสนุนการตัดสนิใจ (Decision Support System) ซ่ึงมีโปรแกรมอยูหลายประเภท ไดแก

โปรแกรม MRP (Material Requirement Planning) ซ่ึงเหมาะสําหรับกิจการที่มีโรงงาน

(Manufacturing) ซ่ึงมีระบบผลติ โดยภายใตกําลังการผลิตที่มีจํากัดของโรงงาน ทั้งในแงของบุคลากร เครื่องจักรในการผลิต รวมถึงเวลาในการทํางาน ซ่ึงวิเคราะหไดวาทําอยางไรหนวยงานตาง ๆ ภายโรงงานจึงจะสามารถใชขอมูลไดถูกตอง รวดเร็ว เพ่ือใหกิจการสามารถดําเนินงาน และตอสูกบัคูแขงได โดยเปาหมายที่สําคัญคืนตนทุน ทั้งตนทุนมาตรฐาน (Standard

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 147

Cost) และตนทุนที่แทจริง (Actual Cost) เพราะทําใหกิจการสามารถทราบวา การผลิตสินคาใดกอใหเกิดกําไรมากที่สุด หรือสินคาใดผลิตแลวไมคุมทุน เพ่ือเปนขอมูลในการตัดสินใจตอการกําหนดแผนกลยุทธสําหรับผูบริหารตอไป 3.2 การเก็บขอมูล (Data Manipulation)

ขอมูลถึงเปนสิ่งที่สําคัญที่สดุในธุรกิจแตละประเภท เน่ืองจากถาไมมีขอมูล ก็ไมสามารถไปแขงขันกับคูแขงได ดังน้ันการเก็บรักษาขอมูลจึงมีความสําคัญ การเก็บขอมูลไดอาศัยระบบจัดการฐานขอมูล (Database Management System) ซ่ึงเปนระบบที่จัดเก็บ รวบรวม และ คนคืนขอมูลทีดี่ที่สุด ระบบจัดการฐานขอมูลมีหลายประเภท ไดแก Microsoft SQL Server, Oracle, MySQL และ Microsoft Access เปนตน

รูปภาพ ระบบจัดการฐานขอมูล

เม่ือไดระบบจัดการฐานขอมูลที่ดีแลว สวนที่สําคัญไมแพกันก็คือเครื่องใหบริการแมขาย

(Server) เพ่ือรองรับการใหบริการดานขอมูล เชน การจัดเก็บ การแกไข การสืบคน เปนตน ดังน้ัน ควรเลอืกเครื่องเซิรฟเวอรที่มีประสิทธิภาพที่ดี เหมาะสมกับองคกร

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 148

รูปภาพ เครื่องคอมพิวเตอรเซิรฟเวอร

3.3 การจัดทําเอกสาร (Document Handling)

ในการจัดทําเอกสาร มีเครื่องมือหลาย ๆ อยางที่ชวยใหสามารถจัดการไดอยางงายดาย และมีประสิทธิภาพ เชน Microsoft Word, Microsoft Excel ซ่ึงโปรแกรมเหลานี้สามารถพิมพ คํานวณ และแสดงรายงานไดอยางรวดเร็ว และสวยงาม เหมาะสําหรับการนําเสนอไดเปนอยางดี

รูปภาพ โปรแกรม Microsoft Word

3.4 การติดตอสือ่สาร (Communication)

การติดตอสื่อสารเปนสิ่งสําคัญที่ทุกหนวยงาน ทุกองคกร จะขาดไมได เน่ืองจากเปนการทําใหพนักงานไดติดตอกับลูกคา หรือติดตอกับพนักงานดวยกัน ไดอยางสะดวก ในการติดตอสื่อสารอาจทําการติดตอผานระบบโทรศัพท ระบบคอมพิวเตอร ก็ไดทั้งน้ัน หรืออาจประยุกตใชระบบการประชมุทางไกล หรือระบบ VoIP เขามาชวยในการติดตอสือ่สารทําใหชวยลดคาใชจายในการติดตอสือ่สารไดเปนอยางมาก

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 149

รูปภาพ การใชงาน VoIP

รูปภาพ โปรแกรม MSN อีกทางเลือกในการติดตอสือ่สารภายในองคกร

3.5 การเก็บรักษา (Storage)

การเก็บรักษาที่จะกลาวถึงน้ี เปนการเก็บรักษาขอมูล เน่ืองจากขอมูลมีความสําคัญ ดังน้ันจะทําอยางไรใหขอมูลที่เกบ็ไวไมสญูหาย ขอมูลที่เก็บไวไมเสยีหาย ดังน้ันอุปกรณที่ใชในการจัดเก็บควรมีความเสถียรภาพ ไมเสียงาย เชน ฮารดดิสก (Hard Disk) แผนซีดีรอม (CD-ROM)

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 150

รูปภาพ สื่อที่ใชในการจัดเก็บขอมูล

4 การบริหารสํานักงาน

การบริหารสํานักงานเปนสิ่งที่ทําใหองคกรประสบผลสําเร็จ การบริหารสํานักงานจึงประกอบดวยงานสําคัญ 4 ประการ คือ

4.1 การวางแผน (Planning)

การวางแผน คือการเตรียมความพรอม เตรียมงาน และเตรียมการปฏิบัติงานสํานกังานไวลวงหนา ควรที่กําหนดวางานในสํานกังานมีอะไรบาง ตองปฏิบตัิอยางไร ซ่ึงการทํางานทุกอยางตองมีการคิด วิเคราะห ออกแบบ และวางแผน ซ่ึงควรประกอบดวยกิจกรรมตาง ๆ ดังน้ี

1. การวางแผนกิจกรรมตาง ๆ ในระยะสั้น (Short Plan) เปนกิจกรรมที่มีระยะเวลาไมเกิน 1 ป

2. การวางแผนกิจกรรมตาง ๆ ในระยะยาว (Long Plan) เปนกิจกรรมที่มีระยะเวลาตั้งแต 3 – 5 ป ขึ้นไป

3. การวางแผนความตองการกําลังคน (Staffing) เปนการกําหนดวิธีการจัดหา การคัดเลือก การฝกอบรมพนกังานของสํานักงาน

4. การวางแผนแบบฟอรมสํานักงาน (Office Form) 5. การวางแผนระบบ และกระบวนการปฏบิตัิงานสํานักงาน

(Office System and Procedure) 6. การวางแผนวธิีการปฏิบตัิงาน (Office Method)

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 151

7. การวางแผนการใชอุปกรณเครื่องใชสํานักงาน (Office Equipment & Machine) 8. การวางแผนเกี่ยวกับเนื้อทีป่ฏิบัติงานสํานักงาน (Office Space) 9. การจัดระบบการรับสงขอมูล 10. การจัดระบบการจัดเก็บเอกสาร 11. การวางแผนเกี่ยวกับสภาพแวดลอมและสภาพที่ตั้งสํานักงาน (Office

Environment & Location)

4.2 การจัดองคการ (Organizing Management) การจัดองคการ เปนการกําหนดกิจกรรมตาง ๆ ในสํานักงาน เชน กําหนดหนาที่ความ

รับผิดชอบในการทํางานใหกับบุคลากร การจัดหาวัสดุและเครื่องไมเครื่องมือที่จําเปน อีกทั้งยังตองสรางความสัมพันธที่เหมาะสมภายในหนวยงาน การจัดองคการในสํานักงานประกอบดวยกิจกรรมตาง ๆ ดังน้ี

1. การกําหนดหนาที่ และความรับผิดชอบของบุคลากร 2. การกําหนดหนาที่ และโครงสรางการจัดการองคการ 3. การกําหนดความสัมพันธระหวางบุคคลโดยใชผังการจัด

องคการ (Organization Chart) 4. หลักการจัดรูปสํานักงานอยางเปนทางการ และไมเปนทางการ 5. การจัดสิ่งแวดลอมในสํานักงาน 6. การกําหนดหลักการจัดองคการ 7. การจัดพื้นที่ และการจัดแผนผังสํานักงาน

รูปภาพ ตัวอยางผังการจัดองคการ

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 152

4.3 การปฏิบัติ หรือการดําเนินการสํานักงาน (Actuating) เปนการปฏิบตัิงานซึ่งสวนใหญเกี่ยวของกับคน เปนการเก็บรักษาความสัมพันธอันดี

ระหวางผูบังคบับัญชา และผูใตบังคับบญัชา ซ่ึงเกี่ยวกบัเรื่องตาง ๆ ดังตอไปน้ี 1. การสรรหาและการคัดเลือก 2. การจูงในบุคลากรสํานักงาน 3. การบังคับบญัชา 4. การพัฒนาบุคลากรและการประเมินผลการปฏิบัติงาน 5. การบริหารเงินเดือน การเลื่อนตําแหนง และการโยกยาย 6. การใชบทบาทผูนํา 7. การใชหลักมนุษยสัมพันธ 8. การสั่งการ

4.4 การควบคุม (Controlling) การควบคุมงานสํานักงานตองปฏิบัติใหสอดคลองกับการวางแผน ดังน้ันการควบคุม

งานสํานักงานจึงควรควบคมุในเรื่องเก่ียวกับ 1. แบบฟอรม (Form Control) 2. ปริมาณ และคุณภาพของสํานักงาน (Office Quantity & Quality) 3. เวลาปฏิบตัิงานสํานักงาน (Office – Time Use)

รูปภาพ ตัวอยางตารางปฏบิัติงาน

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 153

4. คาใชจาย และงบประมาณในสํานักงาน

รูปภาพ ประยุกตใชซอฟตแวรในการจัดการคาใชจาย และงบประมาณในสํานักงาน

5. คูมืองานสํานักงาน (Office Manual)

รูปภาพ คูมือสํานักงานที่พนักงานตองปฏิบัตติาม

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 154

5 ลักษณะงานของผูบริหารสํานักงาน

ลักษณะของผูบริหารสํานักงานที่ดีควรมีลกัษณะที่เปนผูนํา กลาคิด กลาแสดงออก มีอํานาจในการควบคุมงาน สามารถควบคุมงานใหบรรลุตามวตัถุประสงค และทําใหงานมีประสิทธิภาพ เม่ือกลาวถงึ ”ประสิทธภิาพ” ยอมหมายถึงปริมาณ คุณภาพ และการบรกิาร ถึงแมจะมีประสิทธิภาพสูงแตงานยังคงตองอยูภายใตเง่ือนไขที่ไดกําหนดไว คือ ทรัพยากร และเวลา จึงจะถือวามีประสิทธภิาพสูงสุด

ลักษณะที่ดีของผูบริหารควรที่จะมีอัธยาศัย และมนษุยสัมพันธทีดี่ เพ่ือที่จะไดเขากับบุคคลอื่น ๆ ไดงาย ผูใตบังคบับัญชาจึงจะกลาปรึกษา สงผลใหไดแนวทางในการแกปญหาตามมา

บางหนวยงานที่มีขนาดเลก็ผูบริหารสํานักงาน อาจเปนบุคคลเดียวกบั หัวหนาสํานักงาน ซ่ึงหัวหนาสํานักงานก็ทําหนาที่ควบคุมดูแลงานภายในสํานักงานทั้งหมด หรือสวนใดสงหน่ึงของสํานักงาน ดังน้ัน ผูบริหารสาํนักงาน หรือหัวหนาสํานักงาน จึงควรเปนบุคคลทีมี่ความรอบรู มีความรูความสามารถในวิชาชีพ ลักษณะงานของผูบริหารสํานักงานจึงแบงออกเปน 4 ประเภทหลัก ดังน้ี

1. งานหลัก 1) ใหคําปรึกษาแนะนํา 2) ชักจูง ฝกอบรมและควบคมุบุคลากร 3) เสรมิสรางใหเกิดใหมนุษยสมัพันธอันดีกับบุคลากร

2. งานที่เก่ียวของกับการปฏิบัติงาน 1) วางแผนงานในหนวยงาน 2) การบริหารงานบุคคล 3) บริหารงานเอกสาร 4) ประสานงานกับหนวยงานอื่น 5) กระจายภาระงานอยางยุติธรรม 6) พัฒนา และนําเอาวิธีการใหมมาใชเพ่ือปรับปรุงประสิทธิภาพของงาน

3. หนาที่ตอผูใตบังคบับัญชา 1) ใหการฝกอบรมบุคลากร 2) พัฒนาตัวแทนบุคลากร (เพ่ือทดแทนบุคลากรทีล่าหยุดพักผอน ลาปวย

และอ่ืน ๆ) 3) มอบหมายความรับผิดชอบงาน

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 155

4) ประนีประนอมเพ่ือไมใหบุคลากรเกิดความขัดแยง 5) มีคุณธรรมในการบริหารงาน 6) มีศิลปะในการบริหารบุคคล 7) ควบคุมการทาํงานโดยใหมีความยืดหยุนพอควร

4. หนาที่ที่มีตอผูบังคับบญัชา 1) รับผิดชอบตองานในหนวยงานของตนเองอยางเต็มความสามารถ 2) ประสานงานกับหัวหนางานอื่น 3) มีวิธีการหรือหลักการที่จะปรับปรุงงาน 4) มีความสามารถในการจัดระบบ และวิธกีารปฏิบัติงาน

6 คุณสมบัตทิี่ดีของผูบริหารสํานักงาน

จากที่กลาวมาขางตน ผูบริหารตองทํางานในหนาที่ตาง ๆ โดยแตละหนาที่อาจแตกตางกันออกไป เชน หนาที่ในตดัสินใจ หนาที่ในการใหคําปรึกษา หนาที่ในการควบคุมงาน เปนตน จึงทําใหผูที่ตองการจะเปนผูบริหารสํานักงานควรที่จะมีคุณสมบัติดังตอไปน้ี

1. มีความเปนผูนํา (Leadership) 2. มีไหวพริบ (Intelligence) 3. มีจิตใจมั่นคง (Stability) 4. มีสัมพันธไมตรี 5. มีความสามารถในการมอบหมายงานใหผูอ่ืนทํา (Ability to Delegate) 6. มีวิสัยทศัน (Vision) 7. มีความเขาใจในการจัดองคการเปนอยางดี (Understanding Organization) 8. มีความสามารถในงานชวยบริหาร หรืองานธุรการ (Administrative Ability) 9. มีการศึกษา (Education) 10. มีอารมณขัน (Humor) 11. มีความสามารถในการคิดวเิคราะห (Analytical Ability) 12. มีความสามารถทางดานการจัดการ (Management Ability) 13. มีความสามารถในการขายความคิด (Selling Ability) 14. คุณสมบัติอ่ืน ๆ

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 156

7 การบริหารทรัพยากรภายในสํานักงาน

จากที่กลาวมาขางตน ผูบรหิารสํานักงาน หรือหัวหนาสํานักงาน ตองมีคุณสมบัตติาง ๆ มากมายหลายประการ ดังน้ันผูบริหารสํานักงานจึงควรเปนผูทีท่ําหนาที่บริหารสํานักงาน โดยนําทรัพยากรการบริหารตาง ๆ (Management Resource) มาใชรวมกัน เพ่ือใหบรรลุเปาหมายอยางมีประสิทธิผล โดยใหเกิดประโยชนสูงสุด ดวยวธิกีารตาง ๆ เพ่ือใหเกิดประสิทธิภาพ โดยใชทรัพยากรที่มีอยูปยางประหยัด และเหมาะสม ซ่ึงสามารถบริหารทรัพยากรภายในสํานักงานไดดังตอไปน้ี

7.1 ทรัพยากรมนุษย (Human Resource)

ทรัพยากรมนุษย หมายถึงการใชประโยชนจากทรัพยากรมนุษยเพ่ือใหบรรลุวัตถุประสงคขององคกร ซ่ึงการบริหารทรัพยากรมนุษยในการทํางานเปนสิ่งสําคญั และมีความจําเปนที่ตองกระทํา เพ่ือใหทรัพยากรมนุษยที่มีอยูในองคกรสามารถทํางานไดอยางมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ตลอดจนเพื่อความอยูรอด และความเจริญกาวหนาขององคกร ดังน้ันผูบริหารสํานักงานควรที่ศึกษาประเด็นในดานตาง ๆ เชน

1. การบริหารทรพัยากรมนุษยคืออะไร 2. ทําไมการบรหิารทรัพยากรมนุษยจึงมีความสําคัญตอผูบริหารทุกคน 3. ลักษณะของสายงานหลัก และสายงานทีป่รึกษาของการบริหารทรัพยากร

มนุษย 4. อํานาจหนาที่ของสายงานหลักเทียบกับสายงานที่ปรึกษา 5. หนาที่ความรบัผิดชอบของการบริหารทรพัยากรมนุษยของผูบริหารตามสาย

งานหลัก 6. ความรับผิดชอบของการบริหารทรัพยากรมนุษยของแผนกทรัพยากรมนุษย 7. ความรวมมือของการบริหารทรัพยากรมนุษย ของสายงานหลัก และสายงานที่

ปรึกษา

ซ่ึงวัตถปุระสงคของการบรหิารทรัพยากรมนุษย มีดังตอไปน้ี 1. เพ่ือจัดหาคนที่มีคุฯสมบัตทิี่เหมาะสมกับงาน 2. เพ่ือใชทรัพยากรมนุษยใหเกิดประโยชนสูงสุด 3. เพ่ือพัฒนาทักษะ และความสามารถของกําลังแรงงานใหมีประสิทธิภาพสูงสุด 4. เพ่ือรักษาพนักงานที่มีความสามารถใหคงอยูใหนานที่สุด 5. เพ่ือสื่อสารนโยบายการบรหิารทรัพยากรมนุษยใหกับพนักงานทุกคนไดทราบ

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 157

7.2 ทรัพยากรอุปกรณเครื่องมือเครื่องใชตาง ๆ (Equipment Resource) เครื่องมือเครื่องใชตาง ๆ หมายถึงอุปกรณสํานักงาน อุปกรณคอมพิวเตอร และอุปกรณ

ที่ใชในการสื่อสาร ซ่ึงอุปกรณตาง ๆ ที่ไดกลาวมานี้มีราคาที่คอนขางแพง ดังน้ันผูบริหารสํานักงานควรที่จะมีการวางแผนใหดีวาจะใหพนักงานใชอุปกรณใดบางตามหนาที่ของงาน และความสามารถของพนักงาน ซ่ึงจะชวยใหใชงานอุปกรณตาง ๆ ไดอยางมีประสิทธิภาพ และเหมาะสมตอความตองการของพนักงาน ซ่ึงจะชวยพนักงานทํางานไดดีขึ้น ซ่ึงจะสงผลโดยตรงตอองคกรเปนอยางยิ่ง 7.3 วิธีการบริหาร (Management Method) และวิธีปฏิบตัิการ (Operation Method)

วิธีการบริหารสํานักงานจะตองมีมาตรฐาน และสามารถถือปฏิบัติได ซ่ึงทําใหพนักงานสามารถที่จะเขาใจ และทาํตามไดอยางถูกตอง ยกตัวอยางงาย ๆ เชนการเขาออกงานของพนักงาน อาจมีการกําหนดเวลาเขาออกที่ชัดเจนของพนักงานทาํใหพนักงานรูเวลา และรูหนาที่ของตัวเองในการทํางานใหเสร็จตามเวลาที่ตนเองมีอยู แตกอ็าจมีผูบริหารสํานักงานบางประเภทที่มีวธิีปฏิบตัิการทีแ่ตกตางออกไปตามแตความเหมาะสมของงาน เชนอาจใหพนักงานเขางาน และออกงานเวลาไหนก็ได ซ่ึงแตละวันตองทํางานครบ 8 ชั่วโมง ตามกําหนดก็เปนได ซ่ึงลักษณะวิธกีารบริหาร และวธิีปฏบิัติ อาจมีความยืดหยุนตามความเหมาะสม 7.4 สิ่งแวดลอม (Environment)

สิ่งแวดลอมมีผลกระทบตอการทํางานเปนอยางมาก ไดแกสิ่งแวดลอมทางภายภาพ ที่ตั้งสํานักงาน เฟอรนิเจอร แผนผังการทํางาน การตกแตงสํานักงาน หรืออาจเปนสภาพแวดลอมตาง ๆ รอบสํานักงาน ซ่ึงสิ่งเหลานี้สงผลโดยตรงตอการทํางานของพนักงานเปนอยางมาก ถาสภาพแวดลอมรอบ ๆ สํานักงาน หรือภายในสํานักงานดี ก็อาจสงผลตอสภาพจิตใจของพนักงาน ทําใหพนักงานที่แรงจูงใจในการทํางาน มีความผอนคลายในการทํางาน ทําใหงานที่ทําออกมาด ีมีประสิทธิภาพ 7.5 ทรัพยากรขอมูล (Information Resource)

ในการทํางานสิ่งที่สําคัญที่สดุก็คือขอมูล ซ่ึงเปนสิ่งที่ชี้วัดวาการทํางานมีประสิทธิภาพมากนอยแคไหน ดังน้ันสํานักงานที่ดีควรที่จะมีขอมูลไวสนับสนุนการทํางานของพนักงาน และชวยผูบริหารในการตัดสินใจในดานตาง ๆ

7.6 ทรัพยากรการเงิน (Financial Resource)

ทรัพยากรการเงินมีความจําเปนตอการพัฒนาสิ่งตาง ๆ ซ่ึงแตละสาํนกังานอาจมีเงินทุนในการพัฒนาที่แตกตางกัน เน่ืองดวยทุนทางการเงินที่จํากัดทําใหหัวหนาสาํนักงานวิธีการจัดการการกับเงินทุนที่แตกตางกัน หัวหนาสํานักงานบางคนอาจจะนําไปลงทนุกับการพัฒนา

บทที่ 6 การบริหารสํานักงาน 158

สิ่งแวดลอม บางคนอาจนําไปลงทุนกับอุปกรณเครื่องมือเครื่องใช ดังน้ันจึงควรที่จะคิดวิเคราะหใหดีวาในสํานกังานของตกบกพรองดานไหน และควรพัฒนาดานไหนมากกวากัน ซ่ึงอยูในดุลยพินิจของผูบริหารสํานักงานแตเพียงผูเดียว

บทที่ 7 การบริหารสํานักงาน 159

1 ยกตัวอยางคณุสมบัติที่ดีของผูบริหารสํานักงาน พรอมยกตัวอยางประกอบ 2 ตําแหนงใดในสํานักงานที่คิดวามีความสําคัญที่สุด เพราะอะไรถึงคิดวาตําแหนงน้ีสําคัญ 3 เครื่องมือ หรือซอฟตแวรใดบางที่ชวยใหผูบริหารตัดสินใจไดอยางมีประสิทธิภาพ 4 มีวิธีการใดบางที่ชวยลดตนทุนในการติดตอสื่อสารภายในองคกร 5 ผังการจัดองคการมีความสําคญัตอองคกรอยางไร

แบบฝกหัดทายบทที่ 7