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Quinto Componente Quinto Componente FuncionalFuncional
SeguimientoSeguimiento
1. Marco teóricoa-Definición según LGCI y Normasb-Deberes del Jerarca y Titulares c-Estudio de las normas
2. Autoevaluación de Control Interno3. Resumen4. Presentación de un caso práctico
Agenda
SeguimientoSeguimiento
Ambiente de control
SeguimientoSeguimiento
Valoración de riesgos
Actividades de control
Sistemas de Información
Seguimiento
Según ley- (Art.17) Conjunto de actividades para
-Valorar calidad funcionamiento del Sistema
-Asegurar atención pronta de hallazgos
-Detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos
Según norma- (1.3.-Declaración interpretativa)
- Proceso de seguimiento continuo
- Valorar calidad de la gestión institucional
- Valorar la calidad del Sistema
¿En qué consiste el Seguimiento?
SeguimientoSeguimiento
ValorarValorar la calidad del funcionamiento del Sistema
Características: Aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones; además debe brindar seguridad (Art.7 LGCI)
ValorarValorar la calidad de la gestión institucional
Características: Eficiencia, eficacia, información confiable y oportuna, legalidad y resguardo del patrimonio, en la consecución de los objetivos (Art.8 LGCI y Norma 1.2)
¿En qué consiste el Seguimiento?
SeguimientoSeguimiento
Características del Sistema
• Según: (Art. 7 LGCI):
Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente
Completo:Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos
Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee
Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales.
Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles
SeguimientoSeguimiento
• (Artículo 17 LGCI)
• Que los funcionarios realicen acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales
• Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema
• Que sean implantadas los resultados de las evaluaciones periódicas dentro de los diez días hábiles a su notificación
Deberes de Jerarcas y Titulares Subordinados
SeguimientoSeguimiento
Normas Generales
SeguimientoSeguimiento
Seguimiento del control interno en operación
Observar y evaluar el funcionamiento de los controles
Determinar la vigencia y la calidad del control interno
Las modificaciones pertinentes para mantener su efectividad
SeguimientoSeguimiento
Seguimiento de las actividades
Proceso de seguimiento constante
Conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos
Encauzar las labores hacia tales objetivos y toma las acciones correctivas pertinentes
SeguimientoSeguimiento
Seguimiento constante del ambiente
El jerarca y los titulares subordinados
Deben efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo
Permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones
Incidan en el desarrollo de las funciones institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos
SeguimientoSeguimiento
Evaluación del desempeño institucional
El jerarca y los titulares subordinados
Deben efectuar una evaluación permanente de la gestión
En los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes,
Prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables
SeguimientoSeguimiento
Es la obligación de responder ante una responsabilidad conferida
El jerarca y todos los funcionarios deben rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados
El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas
Rendición de cuentas
SeguimientoSeguimiento
Las deficiencias y desviaciones detectadas, deben ser identificadas oportunamenteidentificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva y correctiva más acertada en el caso concreto.
Reporte de deficiencias
SeguimientoSeguimiento
Propósito: Impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional.
Incluye:
• Determinación de las causas
• Alternativas de solución
• Alternativa más adecuada
• Aplicación oportuna de la alternativa de solución más adecuada
Toma de acciones correctivas
SeguimientoSeguimiento
Administración estime oportuno
Emisión de recomendaciones para fortalecer el Control Interno
Deberá coordinar con la Auditoría Interna
Obtener criterios que coadyuden al éxito de la contratación y resultados
Asesoría externa
SeguimientoSeguimiento
Servicios de auditores externos
El Jerarca debe tomar previsiones y velar sobre los contratos
Verifiquen el cumplimiento de la entidad u órgano
La Administración debe garantizar que los contratados cumplan con la normativa
Acatamiento de la normativa en auditorías externas
SeguimientoSeguimiento
SeguimientoSeguimiento
AutoevaluaciónQué es?
Cumplimiento El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado.
ValidezEstá diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes)
Suficiencia Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI)
SeguimientoSeguimiento
Autoevaluación
¿PARA QUÉ ?
• Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales.
• Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma.
• Procesos/actividades/operaciones/competencias
• Productos/servicios/atribuciones
¿SOBRE QUÉ SE APLICA ?
SeguimientoSeguimiento
Autoevaluación
Qué se necesita?
Actividades
Preparatorias
Ejecución
Informe y Seguimiento
SeguimientoSeguimiento
Autoevaluación
¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN?
• Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control• Registro histórico de los resultados de la autoevaluación • Programa de mejoras alineado al PAO.• Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional.
¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS?
• Uso exclusivo de la Administración activa
SeguimientoSeguimiento
Criterios mínimos de auto-evaluación
Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado.
Marque con X cuando:
Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes
Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna.
En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada.
Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada.
Marque con X cuando:
La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución.
Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia.
Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe:
Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada.
Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así:
1. Pendiente de documentar proceso de inventarios2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos.
Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE.
Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior.
Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno.
GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno)
SI NO PARCIAL N/A
CÓDIGO DE PREGUNTA
Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS DISPOSICIONES
PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL
MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL (Aplicables a cada órgano de la organización y
a ésta como un todo)
G 3 01G 3 02
Aspecto evaluado G,A,R,C,I,SG,A,R,C,I,S
Artículo de la Ley evaluadoConsecutivo del Artículo a la Ley evaluado
Generalidades del Seguimiento
SeguimientoSeguimiento
Los sistemas de control interno deben estructurarse para monitorearse así mismos.
Algunos métodos y herramientas son:
•Listas de verificación
•Cuestionarios
•Técnicas de diagrama de flujo
•Importación del sistema de control interno.
•Método científico de investigación
¿Cómo monitorear?
SeguimientoSeguimiento
• La importancia del Seguimiento radica en que a través de él se puede valorar la calidad del funcionamiento del sistema y de la gestión de manera integral. Detectar las deficiencias y emprender las acciones correctivas necesarias para garantizar la efectividad del sistema y el logro de los objetivos institucionales
• Recordar que el autocontrol y la rendición de cuentas son una obligación inherente a todo funcionario público.
Resumen
SeguimientoSeguimiento
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¡Muchas ¡Muchas gracias!gracias!
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