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GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR
REPÚBLICA DEL ECUADOR
SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
Instructivo para la desconcentración de clases de registros contables (fase 3)
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES
DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3) 2012
GOBIERNO NACIONAL DE LA REPUBLICA
DEL ECUADOR
3
INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE
REGISTROS CONTABLES (Fase 3)
No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o
transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de
almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del MINISTERIO DE
FINANZAS DEL ECUADOR.
DERECHOS RESERVADOS
Copyright © 2012 primera edición
MF y logotipo MF son marcas registradas
Documento propiedad de:
MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Autor: Ing. Luis Alberto Fiallos
Analista de Estados Financieros
Aprobado: Dra. Sonia Proaño
Directora Nacional de Estados Financieros:
Eco. Magdalena Vicuña
Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental:
Fecha: 05/07/2012
Actualización: 18/06/2014
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ÍNDICE
Contenido
BASE LEGAL ............................................................................. 5
ÁMBITO DE APLICACIÓN ......................................................... 6
PROCEDIMIENTO ...................................................................... 6
REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE17
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INSTRUCTIVO PARA LA DESCONCENTRACIÓN DE CLASES DE REGISTROS CONTABLES (Fase 3)
Dirigido a: Entidades de gobierno central, descentralizadas y autónomas y empresas públicas que operan en el e-Sigef
BASE LEGAL
La Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas, en
concordancia con los artículos 152 y 158 del Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas que respectivamente señalan:
“Art. 152.- Obligaciones de los servidores de las entidades.- Las máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de las unidades financieras, de observar la normativa contable… ”.
“Art. 158.- Normativa aplicable.- El ente rector de las finanzas públicas tiene la facultad privativa para expedir, actualizar y difundir los principios, normas técnicas, manuales, procedimientos, instructivos y más disposiciones contables, que serán de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades y organismos del Sector Público no Financiero.”
Por lo expuesto, esta Subsecretaría emite las directrices para la desconcentración de
clases de registros contables (fase 3), para que las entidades ejecuten en la
herramienta informática e-Sigef los registros contables de forma directa.
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ÁMBITO DE APLICACIÓN
En esta oportunidad se liberaran clases de registros contables tipo, direccionadas a
ajustes y regularizaciones de bienes y existencias.
Las directrices emitidas en este documento son de aplicación para las entidades que
operan en el sistema e-Sigef.
Las clases de registro contables tipo reemplazarán a algunas clases de registro
contables parametrizadas en la herramienta informática e-Sigef, las cuales pasarán a
estado restrictivo, las clases de registro contable tipo, tienen la característica de que
están a nivel de cuenta de mayor o de nivel 1, y dan la opción para que la entidad
pueda seleccionar la cuenta a un nivel más desagregado que es el que tiene la
asociación presupuestaria
PROCEDIMIENTO
El registro de los asientos contables, la verificación de la documentación suficiente, la
aplicación de las normas de control interno y el adecuado funcionamiento de la gestión
financiera es responsabilidad de la Entidad. La misión de la Subsecretaría de
Contabilidad Gubernamental es consolidar y analizar los estados financieros del sector
público, así como la emisión de directrices contables, políticas y manuales de
procedimientos relativos a activos, pasivos y patrimonio público.
A continuación se detallan las clases de registro contables desconcentradas para las
entidades de Gobierno Central, Descentralizadas y Autónomas y Empresas Públicas
que operan en el sistema e-Sigef, las cuales se registrarán de la misma forma como
indica en el “Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registro Contables
(fase 2)”.
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1.- En el caso que la entidad se encuentre produciendo, deberá utilizar las siguientes
clases de registro para productos semiterminados y terminados.
TXCP - TRASLADO EXISTENCIAS CONSUMO CORRIENTE A EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX
131.01.00 Existencias de Bienes de Uso y Consumo Corriente
XXXX
TXST - TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS SEMITERMINADOS A EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX
132.03.00 Existencias de Productos Semiterminados XXXX
TXTC - TRASLADO EXISTENCIAS PRODUCTOS TERMINADOS A COSTOS ACUMULADOS DE PRODUCTOS TERMINADOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
133.93.00 Costos Acumulados de Productos Terminados XXXX
132.05.00 Existencias de Productos Terminados XXXX
2.- Para la acumulación de costos en proyectos y programas automáticos, deberán
utilizar las clases de registro descritas a continuación, las cuales se encuentran
asociadas a un tipo de transacción 100 y 101 respectivamente.
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Ruta: Contabilidad/Registro de Operaciones No Presupuestarias/Ajustes y
Reclasificaciones/Ajustes por Acumulación de Costos en Proyectos y Programas.
APRY-ACUMULACION COSTOS PROYECTOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en proceso XXXX
151.00 Inversiones en obras en proceso XXXX
Tipo de transacción 101
APRG - ACUMULACION COSTOS PROGRAMAS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
152.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en ejecución XXXX
152.00 Inversiones en Programas en ejecución XXXX
Tipo de transacción 100
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LPBP - LIQUIDACION DE PROYECTOS - BIENES DE USO PUBLICO
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
151.98 Aplicación a Gastos de Gestión XXXX
151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución XXXX
Tipo de transacción 009
LPIN - LIQUIDACION DE PROGRAMAS - INTANGIBLES
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
152.98 Aplicación a Gastos de Gestión XXXX
152.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Programas en Ejecución XXXX
Tipo de transacción 011
Nota: Para la acumulación de costos en proyectos y programas manuales las
entidades deberá utilizar las clases de registro ACPY para Proyectos y ACPP
para Programas, la ruta será: Contabilidad - Registro Contable – Comprobante
Contable UE.
3.- La disminución de existencias se procederá con la utilización de la siguiente clase
de registro contable:
DEB1- CONSUMO EXISTENCIAS BIENES Y SERVICIOS DE CONSUMO
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
634.00.00 Bienes y servicios de consumo XXXX
131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX
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4.- Para la actualización de existencias se utilizará la clase de registro:
DEB2- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX
131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX
DEB3- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX
133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX
DEB4- ACTUALIZACION DE EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52.00 Actualización del Patrimonio XXXX
135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución XXXX
5.- Para la incorporación de existencias no registradas se utilizara la clase de registro:
IEB5- INCORPORACION EXISTENCIAS PARA CONSUMO CORRIENTE
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
131.00.00 Existencias para consumo corriente XXXX 629.51.00 Actualización de Activos
XXXX
IEB6- - INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN PRODUCTOS EN PROCESO
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
133.00.00 Inversiones en Productos en Proceso XXXX 629.51.00 Actualización de Activos
XXXX
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IEB7- - INCORPORACION EXISTENCIAS INVERSIONES EN COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
135.00.00 Inversiones en Comercialización y Distribución XXXX 629.51.00 Actualización de Activos
XXXX
6.- Para la baja de Bienes de Larga Duración se procederá con la utilización de las
siguientes clases de registro contables:
DBA1- ACTUALIZACION BIENES DE ADMINISTRACION
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52 Actualización del Patrimonio XXXX
141.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
141.00.00 Bienes de administración XXXX
DBP2 - ACTUALIZACION BIENES DE PRODUCCION
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52 Actualización del Patrimonio XXXX
142.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
142.00.00 Bienes de producción XXXX
DBY4- ACTUALIZACION BIENES DE PROYECTOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52 Actualización del Patrimonio XXXX
144.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
144.00.00 Bienes de proyectos XXXX
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DBA5-ACTUALIZACION BIENES DE PROGRAMAS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
639.52 Actualización del Patrimonio XXXX
611.00 Patrimonio XXXX
145.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
145.00.00 Bienes de programas XXXX
7.- En caso de que las instituciones efectúen compras de bienes de larga duración y
que no han sido registrados contablemente, se procederá a realizar un ajuste, para que
dichos bienes se registren en el grupo 14 correspondiente.
AJB1 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE ADMINISTRACIÓN
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
141.01.03 Mobiliarios XXXX
141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
141.01.06 Herramientas XXXX
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
141.01.09 Libros y Colecciones XXXX
141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
141.01.11 Partes y Repuestos XXXX
141.05.12 Semovientes XXXX
141.05.13 Bosques XXXX
141.05.14 Acuáticos XXXX
141.05.15 Plantas XXXX
629.51 Actualización de Activos XXXX
AJB2 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROYECTOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
144.01.03 Mobiliarios XXXX
144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
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144.01.06 Herramientas XXXX
144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
144.01.09 Libros y Colecciones XXXX
144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
144.01.11 Partes y Repuestos XXXX
144.05.12 Semovientes XXXX
144.05.13 Bosques XXXX
144.05.14 Acuáticos XXXX
144.05.15 Plantas XXXX
629.51 Actualización de Activos XXXX
AJB3 - AJUSTES BIENES DE LARGA DURACIÓN – BIENES DE PROGRAMAS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
145.01.03 Mobiliarios XXXX
145.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
145.01.06 Herramientas XXXX
145.01.07 Equipos, Sistema y Paquetes Informáticos XXXX
145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
145.01.09 Libros y Colecciones XXXX
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
145.01.11 Partes y Repuestos XXXX
145.05.12 Semovientes XXXX
145.05.13 Bosques XXXX
145.05.14 Acuáticos XXXX
145.05.15 Plantas XXXX
629.51 Actualización de Activos XXXX
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8.- Se utiliza este tipo de ajuste cuando se registra un bien de larga duración dentro de
los subgrupos 141, 144 o 145, por error. Así como también para traslado de activos
institucionales.
AJB4- AJUSTE DE BIENES DESTINADOS A LA ADMINISTRACIÓN, PROGRAMAS O PROYECTOS
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
141.01.03 Mobiliarios XXXX
141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
141.01.06 Herramientas XXXX
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
141.01.09 Libros y Colecciones XXXX
141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
141.01.11 Partes y Repuestos XXXX
141.05.12 Semovientes XXXX
141.05.13 Bosques XXXX
141.05.14 Acuáticos XXXX
141.05.15 Plantas XXXX
144.01.03 Mobiliarios XXXX
144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
144.01.06 Herramientas XXXX
144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
144.01.09 Libros y Colecciones XXXX
144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
144.01.11 Partes y Repuestos XXXX
144.05.12 Semovientes XXXX
144.05.13 Bosques XXXX
144.05.14 Acuáticos XXXX
144.05.15 Plantas XXXX
145.01.03 Mobiliarios XXXX
145.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
145.01.06 Herramientas XXXX
145.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
145.01.09 Libros y Colecciones XXXX
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
145.01.11 Partes y Repuestos XXXX
145.05.12 Semovientes XXXX
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145.05.13 Bosques XXXX
145.05.14 Acuáticos XXXX
145.05.15 Plantas XXXX
141.99 Depreciación Acumulada XXXX 144.99 Depreciación Acumulada XXXX 145.99 Depreciación Acumulada XXXX 141.01.03 Mobiliarios XXXX
141.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
141.01.06 Herramientas XXXX
141.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
141.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
141.01.09 Libros y Colecciones XXXX
141.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
141.01.11 Partes y Repuestos XXXX
141.05.12 Semovientes XXXX
141.05.13 Bosques XXXX
141.05.14 Acuáticos XXXX
141.05.15 Plantas XXXX
144.01.03 Mobiliarios XXXX
144.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
144.01.06 Herramientas XXXX
144.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
144.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
144.01.09 Libros y Colecciones XXXX
144.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
144.01.11 Partes y Repuestos XXXX
144.05.12 Semovientes XXXX
144.05.13 Bosques XXXX
144.05.14 Acuáticos XXXX
144.05.15 Plantas XXXX
145.01.03 Mobiliarios XXXX
145.01.04 Maquinaria y Equipo XXXX
145.01.06 Herramientas XXXX
145.01.07 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos XXXX
145.01.08 Bienes Artísticos y Culturales XXXX
145.01.09 Libros y Colecciones XXXX
145.01.10 Pertrechos para la Defensa y Seguridad Pública XXXX
145.01.11 Partes y Repuestos XXXX
145.05.12 Semovientes XXXX
145.05.13 Bosques XXXX
145.05.14 Acuáticos XXXX
145.05.15 Plantas XXXX
141.99 Depreciación Acumulada XXXX
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144.99 Depreciación Acumulada XXXX
145.99 Depreciación Acumulada XXXX
9.- Este tipo de ajustes se los realizaran para la liquidación de bienes de larga duración
referentes a Proyectos y programas, así como también los bienes de administración.
AJB5- AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROYECTOS BIENES LARGA DURACION
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
141.00.00 Bienes de Administración XXXX
151.99.00 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión XXXX
151.41.00 Bienes Muebles
XXXX
151.42.00 Bienes Inmuebles XXXX
151.43.00 Bienes de Exportaciones
XXXX 151.44.00 Bienes Biológicos
XXXX
151.45.00 Bienes Muebles no Depreciables
XXXX 151.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables
XXXX
141.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
AJB6 - AJUSTE LIQUIDACION BIENES DE ADMINISTRACION – PROGRAMAS BIENES LARGA DURACION
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
141.00.00 Bienes de Administración XXXX
152.99.00 Depreciación Acumulada de Bienes de Inversión XXXX
152.41.00 Bienes Muebles
XXXX
152.42.00 Bienes Inmuebles XXXX
152.43.00 Bienes de Exportaciones
XXXX 152.44.00 Bienes Biológicos
XXXX
152.45.00 Bienes Muebles no Depreciables
XXXX 152.46.00 Bienes Biológicos no Depreciables
XXXX
141.99.00 Depreciación Acumulada XXXX
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REGISTRO EN LA HERRAMIENTA INFORMATICA VIGENTE
Para la utilización de las clases de registros desconcentradas, los usuarios de las
instituciones que utilizan la herramienta informática e-Sigef, deberán considerar el
siguiente procedimiento:
1. Analizar el caso presentado por la entidad, con respecto a los ajustes en las
diferentes cuentas contables y sus respectivos auxiliares utilizados.
2. Definir en forma teórica el asiento contable a utilizar, para lograr la regulación del
ajuste contable a solucionar.
3. Confirmar los saldos de las cuentas contables que se está analizando, en la
herramienta informática e-Sigef.
4. Verificar la documentación suficiente y competente, que sirva de soporte para
sustentar la aplicación del ajuste contable a efectuar.
5. Una vez identificado el problema y la posible solución de los débitos y créditos
que serán aplicados contablemente, consultará en la herramienta informática e-
Sigef, si las cuentas contables, a las que hace referencia el análisis, se
encuentran parametrizadas para su aplicación, a través de la siguiente ruta de
consulta:
AJB7- AJUSTE LIQUIDACION DE PROYECTOS - BIENES PARA LA INSTITUCION
Código Descripción Debe Haber Ítem Presupuestario
141.00.00 Bienes de Administración XXXX
151.92 Acumulación de Costos en Inversiones en Obras en Proceso
XXXX
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Ruta: Catalogo/Contabilidad/Asiento Tipo de Operaciones
Ingresando a esta ruta le permitirá visualizar la siguiente lista de clases de registros:
Por medio de la opción de Filtros, ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla, el
servidor podrá realizar la búsqueda de la cuenta contable que requiere, para lo cual
deberá llenar los campos como se muestra a continuación:
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En el ejemplo se busca una cuenta 124.98.01; se utiliza el filtro hasta la opción de
Cuenta Nivel 1, para que aparezcan todas las opciones de parametrización existentes
en la herramienta informática e-Sigef; al dar click en “Aplicar Criterios”, aparecen las
clases de registros conforme a los datos seleccionados a través del filtro.
Se debe tomar en consideración la descripción de la clase de registro como primera
opción, y la naturaleza del movimiento contable que necesite (Débito o Crédito D/C)
como segunda alternativa, tal como se muestra en la pantalla:
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Una vez identificada la clase de registro, podrá visualizar el movimiento contable con
una nueva consulta por Filtros, de la siguiente manera:
Dar click en el ícono de “Consultar Todos los Registros” para limpiar las
consultas anteriores y llenar los campos del Filtro como se indica:
En esta opción se verificara las cuentas contables que posee la clase de registro
seleccionada.
Ejecutar la clase de registro contable; la entidad será la responsable del
adecuado uso de la clase de registro contable, cumpliendo con las principios
contables y normativa contable vigente para realizar el registro por medio de la
herramienta informática e-Sigef, tal como se muestra en la siguiente ruta:
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El funcionario deberá seguir los procedimientos de utilización general contemplados en
todo registro de ajuste contable dentro del sistema; los cuales son: Crear, Detallar y
Aprobar. A continuación se presentan las pantallas que muestran el proceso.
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Después de llenar la cabecera, se ingresa a la pantalla de detalles, donde se digitan las
cuentas que forman parte del asiento contable con sus respectivos auxiliares, montos y
naturaleza de la cuenta.
Una vez ingresados los datos, deberá confirmar que el asiento contable esté cuadrado,
que los auxiliares y el monto sean los correctos, para proceder con la aprobación del
mismo.
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