Requisição de Material - ufersa.edu.br · Para toda requisição de material é necessário ter...

Requisição de Material

Conteúdo

● Acesso ao sistema

● Consulta de Materiais

● Requisição de Materiais:

– Compras

– Empenho SRP (Sistema de Registro de Preço)

● Requisição de Serviços

Acesso SIPAC

● Portal Administrativo > Requisições

Requisição de Materiais

● Fluxo Geral

● Consultar Material

● Solicitar Cadastro de Material

● Solicitar de um SRP

● Solicitar Compra de Material

Fluxo Geral

CONSULTAR MATERIAL

• Localiza materiais cadastrados.

• Só é possível requisitar material se estiver cadastrado.

• Ponto de partida para as requisições.

Acesso SIPAC

● Requisições > Material > Catálogo > Consultar Material

Filtros de Consulta

● Grupo de Materiais (possui auto-complete ao digitar pelo menos 3 letras)

● Opções Avançadas (Em estoque, SRP, Compras em andamento)

Resultado da Consulta

SOLICITAR CADASTRO DE MATERIAL

• Gestor do catálogo é o responsável pela inclusão de um novo material.

• Só deve-se solicitar o cadastro de um material quando este não for encontrado.

Visão Macro

Visão Detalhada

Acesso SIPAC

● Deverá ser realizada uma busca pelo material

● Caso não seja encontrado, acessar o link de “Solicitar Cadastro de Material” no fim da página:

Etapa 1: Selecionar tipo do material

● Deverá ser informado se é um material permanente ou de consumo.

Etapa 2: Selecionar o grupo do Material

● Todo material é vinculado a um grupo de material que deve ser definido.

Etapa 3: Informações do Material

● Campos:

– Denominação: Nome do material que irá aparecer no sistema e relatórios

– Unidade de Medida

– Valor Estimado: Valor, em reais, estimado para o material.

● Não trata-se obrigatoriamente do valor de uma cotação

● Esse valor é armazenado no sistema como um informativo

– Especificação: Especificações detalhadas do material.

Etapa 3: Informações do Material

– Link de Busca: Endereços web de onde encontrar o material

– Aplicação do Material: Em que e/ou como o material será utilizado

– Sugestão de Fornecedores

– Foto do Material: Arquivo contendo a imagem do produto (se possível utilizar formatos jpg ou png).

– Orçamento do Material: Qualquer documento que contenha o orçamento do material pode ser anexado a solicitação.

Exemplo

Demais Funcionalidades

● SIPAC: Requisições > Material > Catálogo

– Acompanhar Solicitação de Cadastro de Material*

– Listar Minhas Solicitações de Cadastro*

REQUISIÇÃO DE MATERIAL EM REGISTRO DE PREÇO

• ....

Visão Macro

Visão Detalhada

Acesso SIPAC

● Deverá ser realizada uma busca pelo material

● Uma vez encontrado o material, se existir registro de preço ativo, poderá ser solicitado.

Tela de Solicitação

● A tela contém duas informações

1. Informações do processo de referente ao registro de preço

2. Informações da solicitação

1

2

Informações referente ao registro de preço

● A partir desta informação é possível consultar todos os dados referente ao processo de registro de preço.

Informações referente ao registro de preço

Informações do item selecionado, onde é possível visualizar dados de empenhos e solicitações.

Exibe os itens do fornecedor presentes na Ata.

Etapa 1: Quantidade Solicitada

● A Quantidade solicitada não pode ser maior do que o saldo disponível.

● Através do preço e quantidade calcula-se o orçamento necessário para realizar a aquisição.

Etapa 2: Adicionar itens

● É possível incluir mais itens a requisição em registro de preço, desde que o item seja da mesma ata.

Etapa 3: Ações

● Editar: Altera a quantidade.

● Excluir: Retira o item da requisição.

● Gravar: Grava as informações da requisição, e pode posterior mente ser alterada. Esta ação não envia a requisição para compra.

● Enviar: Envia a requisição para compra, após esta ação a requisição não poderá mais ser alterada.

Etapa 4: Confirmação

● Número da Solicitação

● Status

● Valor

● Apenas para requisições que ainda não foram enviadas.

Modificar requisição em registro de preço

Modificar requisição em registro de preço

● Enviar: Envia uma a requisição para compra. Uma vez que a requisição for enviada não poderá ser mais alterada ou excluída.

● Editar: Pode-se alterar quantidades e itens.

● Excluir

Etapa 5: Enviar

Etapa 6: Seleção Orçamentária

● Para toda requisição de material é necessário ter orçamento. Há duas possibilidades: a) Usar orçamento da unidade b) Solicitar orçamento a outra unidade.

Solicitar Autorização a outra unidade

● Quando for solicitado a autorização de outra unidade, a requisição será enviada para a unidade que está sendo solicitado a requisição e só irá para compra, após a autorização do orçamento.

Orçamento da Unidade

● Caso a unidade tenha orçamento e optar por usá-lo é necessário informar qual o orçamento a ser utilizado.

● No exemplo abaixo só tem um orçamento, mas pode haver outros.

Etapa 7: Confirmação do envio da requisição

● Uma vez confirmado o envio da requisição é disponibilizado dois relatórios para impressão.

1

2

Relatórios

1

2

Acompanhar Requisições Enviadas

● Utilizado para visualizar dados de requisições já foram enviadas.

● Não se pode modificar ou excluir dados nessa rotina

● Uso apenas para consultas.

Acompanhar requisições enviadas

• Visualizar Requisição• Comprovante da requisição

REQUISIÇÃO DE MATERIAL PARA COMPRAS

• ....

Visão Macro

Visão Detalhada

Acesso SIPAC

Etapa 1: Tipo de Compra

● É necessário informar o tipo de compra, se será em sistema de registro de preço (SRP) ou não.

Etapa 2: Grupo de Material

● Uma requisição só pode conter materiais de um mesmo grupo de material, ou seja, para materiais de grupo de material diferente deve haver uma requisição.

Etapa 3: Incluir Materiais

● Buscar o material

● Selecionar o material

Etapa 3: Incluir Materiais

● Informar quantidade

● Informações adicionais:

– Em Estoque

– Registro de Preço Vigente

– Licitações em Andamento (é possível visualizar a licitação)

Etapa 3: Incluir Materiais

● Em uma mesma requisição podem ser incluídos quantos itens desejar, desde que façam parte do mesmo grupo de material.

● Uma vez incluído todos os itens, deve-se continuar com o cadastro da requisição.

Etapa 4: Confirmar

● Gravar: Armazena a requisição no sistema e não envia para compras. A requisição pode ser modificada ou cancelada a qualquer momento pelo solicitante.

● Gravar e Enviar: Enviar a requisição para compras. A requisição não pode ser modificada, exceto se o compras retornar.

Etapa 5: Vínculo orçamentário

● Esta etapa só será exibida quando a opção enviar for selecionada.

● Segue o mesmo fluxo explicado na etapa 6 da requisição de material ao almoxarifado.

Etapa 6: Confirmação

● Ao confirmar a gravação ou o envio, o número da requisição é informado, esse número servirá para acompanhar a tramitação da requisição.

Demais Funcionalidades:

Modificar requisições

● Uma requisição só pode ser modificada quando:

– Não tiver sido enviada para o compras

– O compras retornar a requisição para ajustes

● A modificação consiste:

– Alterar quantidade

– Remover ou adicionar material

– Alterar vínculo orçamentário (Apenas no envio)

● Não pode:

– Alterar grupo de material da requisição

Acesso SIPAC

● Exibe as requisições não enviadas

Enviar Editar Excluir

Demais Funcionalidades:

Acompanhar Requisições

● Filtro de Busca para localizar a requisição.

● O filtro tipo de requisição é obrigatório, e deve ser especificado para que se consiga localizar a requisição.

Demais Funcionalidades:

Acompanhar Requisições

● A consulta retornará a lista com as requisições localizadas.

● É possível:

– Visualizar Requisição

– Imprimir a requisição

– Visualizar Compras

Acompanhar Requisições:

Visualizar Requisição

● ....

Acompanhar Requisições:Imprimir Requisição

● Em alguns casos não é necessário /possível imprimir a requisição.

Cadastrar Requisição de Material (Consulta de Material)

● Outra forma de cadastrar uma requisição de material é pela funcionalidade de Consulta de Material.

● As requisições feitas por essa funcionalidade são todas do tipo registro de preço.

● Basta apenas informar a quantidade a ser damandada.

● Podem ser inseridos mais itens pela função “Nova Consulta de Material”

Cadastrar Requisição de Material (Consulta de Material)

● Carrinho de Compra

– Conceito que visa facilitar no momento da requisição.

– Consistem em listar todas as requisições gravadas e que ainda não enviadas.

– Na consulta podem ser demandados materiais de grupos diferentes, para cada grupo, automaticamente será criado um item no carrinho.

Cadastrar Requisição de Material (Consulta de Material)

● Carrinho de Compra

Cadastrar Requisição de Material (Consulta de Material)

REQUISIÇÃO DE SERVIÇOS

• Descreve itens de aquisição de um serviço

• Difere da requisição de materiais

• Processo mais descritivo

Visão Macro

Visão Detalhada

● Os itens da requisição de serviço são descritivo, diferentemente da requisição de materiais que estão no catálogo.

● Detalhar o máximo possível o serviço para facilitar na montagem do processo.

● Apenas parte do fluxo é abordado pelo sistema.

– Vinculo orçamentário e calendário de compra não fazem parte do fluxo no sistema.

Observações Gerais

Acesso SIPAC

● Informar o máximo de detalhes possível que auxilie no processo de compra

Etapa 1: Descrever itens da requisição

● Os itens devem ser divididos de forma coesa e consistente.

● No exemplo abaixo para cada campus foi criado um item detalhado.

Etapa 1: Descrever itens da requisição

● Se um serviço for referente a um bem da universidade, este deve ser associado a requisição.

Etapa 2: Associar Bens

● O único campo do complemento obrigatório é a unidade de custo.

● Apesar de não ser obrigatório o campo observação é de extrema importância. É a primeira informação que o setor de contratos visualiza.

Etapa 3: Definir Complemento

Etapa 4: Imprimir Comprovante

Os fluxos abaixo não fazem parte do processo do sistema:

– Envio/Recebimento do comprovante

– Autorização Chefia/Orçamentária

OUTRAS FUNCIONALIDADES

● A requisição só poderá ser modificada se não tiver sido enviada ou se o setor de contratos retornar a requisição.

Modificar Requisição

● São listadas todas as requisições de serviços que estão no setor (não foram enviadas ou foram retornadas).

– Enviar

– Editar

– Excluir

Modificar Requisição

● É possível rastrear todas as requisições enviadas.

● Mostra dados da requisição, processo de compras, empenhos, ...

Acompanhar requisições enviadas

● Filtros de Busca

– Para localizar as requisições de serviço deve ser, obrigatoriamente, o tipo de requisição “REQUISIÇÃO DE SERVIÇO”

Acompanhar requisições enviadas

● Visualizar dados da requisição

● Comprovante

Acompanhar Requisições Enviadas

● É possível visualizar diversas informações do processo de compra

INFORMAÇÕES IMPORTANTES

● Exemplo inadequado: 01(um) pacote de Papel madeira

● Exemplo adequado: 01 (um) pacote com 100 unidades de papel tipo madeira, tamanho A2(42cm x 59,4cm), gramatura 230.

Descrição inadequada ou insuficiente

● Exemplo inadequado: 10(conjunto) de luva tipo látex .

● Exemplo adequado: 10 (pares) de Luva para limpeza multiuso – látex 100% natural. Forro 100% de algodão para absorver a transpiração. Bordas ajustadas que aumentam a proteção, evitando a entrada de água. Superfície antiderrapante, termo-isolante e anatômica. De acordo com NBR 13393. Na cor amarela ou azul, tamanho “M”, embalagem com 01 (um) par; resistente e flexível. Similar a Scotch Brite.

Ausência de Informações ou parâmetros

● As especificações do material são definidas no

cadastro do material e não no momento da

requisição do material.

Lembrete

● Previsão de consumo mensal e anual(prazo de validade),

– Exemplo: Água sanitária a validade máxima é 06 meses

● Compras/serviços programadas

– Exemplo: A manutenção periódica dos equipamentos de laboratórios deverá ser realizada no período de férias acadêmicas.

● Excesso/falta de produtos em estoque

● Informações complementares:

– Condições especiais de armazenamento, exemplo: Local refrigerado com temperatura controlada +/- 7ºC.

– Acondicionamento do produto, exemplo: Caixa de papelão, pallet de madeira etc...

– Orientações para o manuseio, exemplo: Necessário a utilização de luvas de látex.

Planejamento inadequado

Padrões Métricos Usuais

Nome Símbolo Grandeza

Ampére a Corrente elétrica

Área ha Hectares

Brix Bx Quantidade de compostos solúveis

Comprimento de onda λ Espectro Eletromagnético

coulomb C Quantidade de eletricidade, carga elétrica

farad F Capacitância elétrica

henry H Indutância

Hertz hz Frequência

Litro l Volume

Metro m Comprimento

Metro cúbico m³ Volume

Metro quadrado m² Área

Ohm W Resistência elétrica

Quilograma Kg Massa

Segundo s Tempo

Temperatura °c Grau Celsius

tesla T Indução magnética

Tonelas t Massa

Volts v Tensão elétrica

Watt w Potência

weber Wb Fluxo magnético

Padrões técnicos específicos dos equipamentos

Critérios técnicos Unidade Padrão

Acidez pH

Calibração 0,01mm

Consumo Litro/km

Densidade g/cm³

Desvio padrão +/-0,01mg

Eficiência energética 95%(kWh)

Fluxo de ar m³/s

Fluxo luminoso ou intensidade de luz 1000lm(lúmem)

Incerteza +/-0,01mV

Linearidade +/-2mg

Nível ruído dB

Potência(relação a força motora) 1/4hp ou 1/4cv

Precisão +/-0,2%

Pressão Lbf/pol² ou kgf/cm²

Produtividade litro/hora; unidade/por minuto

Quantidade de matéria mol

Reprodutibilidade +/-2%

Resolução +/-0,001g

Rotação 2000rpm (Rotação por minuto)

Tempo de estabilização +/-2s

Vácuo mmHg

Vazão Litro/minutos

Velocidade m/s

Viscosidade Kg/(m*s) ou mPa*s

● Balança analítica: capacidade: 210 g; com sensibilidade e repetividade de 0,1mg; linearidade 0,3 mg, mostrador digital de cristal líquido, unidade de medida g, mg,%, pct, ct, mom.lb,oz,ozt,tael, dwt, gn,m,b,t,o,d (sólido, líquido), contagem de peças. Temperatura de operação 0 °C-40°C; sistema de calibração externo; Coeficiente de sensibilidade à temperatura de +/-2ppm/C° (10 -30°C), Conector de entrada e saída de dados para impressora eletrônica; Homologada pelo

IMETRO, conforme portaria 236/94. Prato 80 mm; voltagem 220 volts; dimensões aproximadas: L = 194 x P = 325 x A = 260 mm; Com gancho hidrostático e peso para calibração. Similar ao modelo AY-220, da marca SHIMADZU.

● Estufa para secagem e esterelização: câmara interna em chapa de aço inox, com classificação mínima em AISI 304, caixa externa com tratamento anticorrosivo e pintura eletrostática em epoxitexturizado; Isolação térmica em todas as laterais e portas; porta com guarnição de silicone; suporte para 03 prateleiras e 03 prateleira, controlador de temperatura digital microprocessado ( Sistema PID), sensor tipo PT100, tensão de 220v, Temperatura mínima de 15° acima da temperatura ambiente até no mínimo 200°C, 1 porta, no mínimo 100 L, Cabo de energia trifilar

com aterramento, dupla isolação, tomada e plug de três pinos, NBR NM 243 e NBR 14136, 220Volts, 60hz. Similar ao modelo MA 033/5l300 da Marconi.

Exemplos

● Sites de fabricante ou revendedores;

● Manuais técnicos;

● Folders

● Prospectos;

● Catálogos;

● Representantes comerciais;

● Histórico de compras UFERSA.

● Etc...

Como obter informações necessárias a solicitações de compras e contratações

Relação de certificações usuais

Certificado/sigla Nome Significado Aplicação

ABNT(Identificar a série ou NBR) Associação Brasileira de NormasTécnicas

É a entidade responsável pelanormalização técnica no país.

Aquisição de produtoseletroeletrônicos, eletromecânicos,EPI´s assim como na normatizaçãode sistemas ambiental da qualidadeetc..

AISI (série 3001, 304, 304L, 316 321etc...)

American Iron and Steel Institute(Instituto Americano de Ferro eAço)

É a Classificação dos aços eferramentas de acordo com asua composição, aplicação oumeio de resfriamento

Fabricação/aquisição deequipamentos laboratoriais,farmacêuticos, hospitalares,frigorífica, laticínios, têxtil, química,petrolífera etc..

ANATEL Agência Nacional deTelecomunicações

É uma agência reguladoravinculada ao Ministério dasComunicações

Aquisição de equipamentos deradiocomunicação, telefonia móvel,telefonia fixa etc...

ANVISA Agência Nacional de VigilânciaSanitária

É uma agência reguladoravinculada ao Ministério daSaúde do Brasil,

Aquisição de medicamentos,alimentos, produtos de limpeza,equipamentos hospitalares,microscópios radioativos,equipamentos laboratoriais etc..

CONAMA, Resolução normativa nº237/97

Conselho Nacional do MeioAmbiente

É o órgão ambientalresponsável pelo licenciamentode empreendimentosutilizadores de recursosambientais, consideradospotencialmente ouefetivamente poluidoras.

Licenciamento de áreas paraconstrução, ampliação, instalação eoperação de empreendimentos.

Relação de certificações usuais

Certificado/sigla Nome Significado Aplicação

INMETRO Instituto Nacional de Metrologia,Qualidade e Tecnologia

É a entidade brasileiraresponsável pela verificaçãodas normas técnicas e legaisvigentes no que tange àsunidades de medida, métodosde medição, medidasmaterializadas, instrumentos demedição e produtos pré-medidos.

Aquisição de equipamentoseletroeletrônicos, eletromecânicos,mecânicos, instrumentos demedição, materiais de consumo,expediente, etc...

ISO (série 14000) International Organization forStandardization (OrganizaçãoInternacional para aPadronização)

É uma série de normasinternacionais desenvolvidaspara área de gestão ambiental.

Aquisição de material deexpediente mobília em geral

NBR 13393 Norma brasileiraregulamentadora nº 13393

Estabelece o padrão brasileiropara Luva à base de borrachanatural.

Aquisição de luvas para limpezadoméstica

NBR 14136 Norma brasileiraregulamentadora nº 14136

Estabelece o padrão brasileiropara tomadas e plugueselétricos e está baseada nanorma internacional IEC 60906-1.

Aquisição de tomadas e plugueselétricos, cabos de ligação dosequipamentos, cordões,conectores, extensões etc..,

NBR 17 OU NR 17 Norma regulamentadorabrasileira nº 17 ou Normaregulamentadora nº 17

É o conjunto de normas queEstabelece parâmetros quepermitam a adaptação dascondições de trabalho àscaracterísticas psicofisiológicasdos trabalhadores,

Aquisição/confecção de mobiliárioem geral

Relação de certificações usuais

Certificado/sigla Nome Significado Aplicação

NBR 243 Norma regulamentadorabrasileira nº 243

É a norma que regulamenta osCabos isolados com policloretode vinila (PVC) ou isolados comcomposto termofixoelastomérico, para tensõesnominais até 450/750 V,inclusive – Inspeção erecebimento

Aquisição de cabos elétricos.

NBR 8.460. Norma brasileiraregulamentadora nº 8.460

Estabelece o padrão brasileiropara recipientes transportáveisde aço para gás liquefeito depetróleo (GLP)

Aquisição de vasilhamente de gásde cozinha (GLP)

PROCEL Programa Nacional deConservação de Energia Elétrica

É um programa coordenadopelo Ministério de Minas eEnergia que visa orientar oconsumidor sobre os melhoresníveis de eficiência energética.

Aquisição de equipamentoseletroeletrônicos, eletromecânicos.

SAE Society of Automotive Engineers(Sociedade Automotiva deEngenheiros)

É o entidade responsável pelanormalização técnicaAmericana

Aquisição de chapas, barras,cilindros de aço etc...

Termos usuais

Sigla Significado Aplicação

C.A. Certificado de aprovação do Ministério do Trabalho e

Emprego

EPI´s

CAS Chemical Abstracts Service Produtos químicos

EPI Equipamento de Proteção Individual

Saúde e segurança

P.A. Puro para análise ou 99% Produtos químicos

P.O. Puro de origem Produtos animais

PP Pontos por polegada Impressoras

PPM Páginas por minuto Impressoras

PPM Parte por milhão Produtos químicos

GB Unidade de medida de informação

Produtos de Informática em geral

RAM Memória de acesso aleatório Produtos de Informática em geral

● Itens obrigatórios

– Fórmula;

– Aspecto físico(liquido, granulado, pó, incolor, inodor, etc...)

– Grau de pureza;

– Peso molecular

– Registro CAS(Chemical Abstracts Service ou número de referência química)

● Itens complementares

– Ponto de ebulição

– Densidade

– INPM(grau alcoólico);

– Ponto de fusão

Roteiro de elaboração de descrição para produtos químicos

● Exemplo inadequado: litro de ácido sulfúrico

● Exemplo adequado: ÁCIDO SULFÚRICO, ácido sulfúrico, aspecto físico líquido incolor, inodoro, viscoso, cristalino, fórmula química h2so4, massa molecular 98,09, grau de pureza mínima de 95%, Densidade: 1 I = 1,84kg ponto de ebulição 340ºC característica adicional reagente p.a. / acs iso, número de referência química cas 7664-93-9. FRASCO COM 1000 ML

● Exemplo inadequado: litro de álcool etílico

● Exemplo adequado: Álcool etílico, aspecto físico líquido límpido, incolor, volátil, teor alcoólico mínimo de 99,5¨gl, fórmula química C2H5OH, peso molecular 46,07, grau de pureza mínimo de 99,7% p/p INPM, característica adicional absoluto, reagente P.A., número de referência química CAS 64-17-5. FRASCO COM 1000 ML

Roteiro de elaboração de descrição para produtos químicos

INFORMAÇÕES ADICIONAIS

• ....

Acesso ao Sistema

● Página principal do site da UFERSA (http://www2.ufersa.edu.br/portal/)

● Ou diretamente pelo endereço: sipac.ufersa.edu.br

Acesso ao Sistema

● Caso o servidor não possua usuário de acesso ao sistema, basta cadastra-se diretamente no site.

● É necessário ter a matricula SIAPE.

Acesso ao Sistema

● Falta de permissão

– Enviar memorando eletrônico para a Superintendência de Tecnologia da Informação e Comunicação (SUTIC).

– Informar qual o acesso desejado

– Enviar em anexo portaria de nomeação.

Dúvidas

● Ajuda/Treinamento

– Documentação de ajuda:http://www.info.ufrn.br/wikisistemas/doku.php?id=suporte:manuais:sipac:compras:lista

– Ambiente para treinamento: treinamento.ufersa.edu.br/sipac

● Dúvidas Conceituais

– Setor de Compras: 8287

● Dúvidas Funcionais/Erros de sistema

– Ramal SUTIC: 8247

– E-mail: sistemas@ufersa.edu.br